Buchhaltungsservice und Buchhaltungsbüro finden

Die Buchhaltung bereitet vielen Selbstständigen Kopfzerbrechen und kostet Zeit. Besser ist es, die Buchhaltung auszulagern. Neben dem Steuerberater gibt es hier Anbieter für Buchhaltungsservice an. Wir zeigen, was ein Buchhaltungsservice leistet und wo seine Grenzen sind.

1. Vorteile und Nachteile eines Buchhaltungsservice

Ein externes Buchhaltungsbüro dient zur Auslagerung, zum Outsourcing der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Das verschafft dem Unternehmer Freiräume. Andererseits ist der externe Buchhalter kein Steuerberater und darf den Unternehmer nicht in Steuersachen beraten.

  • Zeitersparnis
  • Kostenersparnis bei Personal und EDV
  • Kein Versäumen von Fristen
  • Fehler in der Buchhaltung deckt die Versicherung des Buchhaltungsbüros
  • Höhere Qualität der Buchhaltung durch Expertise des Buchhalters
  • Verbot der Beratung in Steuersachen
  • Keine Fristverlängerung bei der Steuererklärung, wenn der Unternehmer ohne Steuerberater arbeitet.
  • Höhere Jahresabschlusskosten, weil der Steuerberater Buchungen stichprobenweise prüfen muss.

Ein Buchhaltungsbüro ersetzt nicht den Steuerberater. Wer als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH mit komplexen steuerlichen Fragen konfrontiert ist, braucht den Rat des Steuerberaters. Ein Buchhaltungsservice kann dabei nicht helfen. Trotzdem kann der externe Buchhalter aufgrund seines Leistungsspektrums die Beratungsleistungen des Steuerberaters auf wertvolle Weise ergänzen.

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2. Leistungen eines Buchhaltungsbüros

Zu den wesentlichen Leistungen eines Buchhaltungsbüros zählen 6 Aufgaben:

Eine wichtige Vorarbeit ist es, Ordnung in die Belege zu bekommen. Der Buchhalter sortiert und kontiert die Belege, weist sie also dem richtigen Konto im Kontenplan zu. Bereits an dieser Stelle ist der externe Buchhalter für den Unternehmer von großem Nutzen.

Zu den laufenden Geschäftsvorfällen der Finanzbuchhaltung gehören Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, die Buchungen auf dem Geschäftskonto und im Kassenbuch. Bei Händlern kommt die Buchung der Kasse sowie der Zahlungsdienstleister, beispielsweise PayPal, hinzu.

Zur Lohnbuchhaltung gehören folgende Leistungen:

  • Anmeldung neuer Mitarbeiter
  • Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie des Überweisungsträgers für die Lohnüberweisungen
  • Abrechnung von kurzfristig oder geringfügig Beschäftigten
  • Meldungen an Krankenkassen, Rentenversicherung und Finanzamt
  • Erstellung von Mitarbeiterbescheinigungen

Bei Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen gibt es in der Regel ein Zahlungsziel. Am Monatsende müssen daher nicht aller Rechnungen bezahlt sein. Hier schafft ein Buchhaltungsservice Überblick über die offenen Rechnungen im Rahmen der Debitorenbuchhaltung und der Kreditorenbuchhaltung.

  • Debitoren: Welche Kundenrechnung ist noch offen?
  • Kreditoren: Welche Lieferantenrechnung muss noch bezahlt werden?

Die Gesamtübersicht über alle offenen Rechnungen erhält der Unternehmer in Form einer OPOS-Liste.

Nach Fertigstellung einer Monatsbuchhaltung (oder Quartalsbuchhaltung) erhält der Unternehmer von seinem Buchhaltungsservice zusammen mit der OPOS-Liste eine BWA und eine SUSA. Je nach Setup des Rechnungswesens kann bei den Auswertungen auch eine Kostenrechnung enthalten sein.

UStVA und Jahresabschlüsse darf ein externer Buchhaltungsservice laut Steuerberatungsgesetz nicht erstellen. Er darf aber Abschlussarbeiten für Bilanz/GuV sowie EÜR durchführen. Dazu gehört auch, sämtliche Buchhaltungskonten abzustimmen.

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Streitfall Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

Ein Buchhaltungsservice darf keine UStVA ans Finanzamt schicken. Gleichwohl tun es manche Buchhaltungsbüros, was zuweilen für juristischen Streit sorgt. Die externen Buchhaltungsservices argumentieren damit, dass mit Abschluss der Buchhaltung die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) mit einem Knopfdruck über Elster an das Finanzamt geschickt werden kann. Rechtlich einwandfrei ist es nur, wenn ein Steuerberater dem externen Buchhalter dazu die Befugnis erteilt. Dazu gehört auch die digitale Anbindung seiner Buchhaltungssoftware an die einer Kanzlei, so dass der Steuerberater stets eine Kontrollmöglichkeit hat.

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Weitere Leistungen

Buchhaltungsbüros bieten neben dem Buchhaltungsservice weitere Leistungen an. Welche das sind, hängt ab von der Qualifikation des jeweiligen Buchhalters. Folgende Zusatzservices sind möglich:

  • Leistungen im Bereich der Debitorenbuchhaltung, z.B. das Mahnwesen
  • Spezielle Abrechnungsdienstleistungen, z.B. die Baulohnabrechnung
  • Buchhaltung für Onlineshops
  • Beratung zu Büroorganisation und Ablage
  • Schreibarbeiten aller Art
  • Unternehmensberatung, Finanzierungsberatung und Gründungsberatung
Zusammenarbeit mit einem Buchhaltungsservice

Buchhaltungsservices arbeiten auch mobil, d.h. sie besuchen den Kunden vor Ort und buchen mit der Software des Kunden. Wichtig ist es, die Art der Zusammenarbeit mit dem Büro zu klären:

  • Wie soll die Belegübergabe stattfinden?
  • Regeln und Termine für die Lohnbuchhaltung
  • Durchführung der Buchungen
  • Monatsabschluss bzw. Quartalsabschluss: Bis zum 10. des Folgemonats muss die Buchhaltung wegen der UStVA fertig sein, bei Dauerfristverlängerung 1 Monat später
  • Vorbereitung der USTVA-Meldung: Macht der Unternehmer über Elster, die Partner-Kanzlei des Buchhaltungsbüros oder das Buchhaltungsbüro im Auftrag und in der Verantwortung einer Kanzlei.
  • Vorbereitungen der Jahresabschlussarbeiten nach Abschluss des Geschäftsjahres: Kontenabstimmung und Übergabe der Buchhaltung an den Steuerberater, der den Jahresabschluss erstellt.

Arbeitet der Unternehmer ohne Steuerberater, muss er seine Steuererklärungen selbst machen, Der externe Buchhaltungsservice darf hier nur zuarbeiten, nicht beraten.

TIPP

Eine Buchhaltungssoftware hilft auch bei der Zusammenarbeit mit einem Buchhaltungsbüro.

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3. Buchhaltungsbüro finden

Da freie Buchhalter häufig vor Ort beim Kunden arbeiten, ist die lokale Suche nach einem Buchhaltungsdienstleister wichtig. Allerdings nehmen die Angebote an digitalen Buchhaltungsdiensten zu, die oft auch ein zusätzliches Standbein von Steuerkanzleien sind. Empfehlungen von Steuerberatern sind ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Wahl eines Buchhaltungsservice. Oft werben die Buchhaltungsbüros damit, dass sie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer als Netzwerkpartner haben.

    Qualitätskriterien von Buchhaltungsbüros

    Zu den wichtigsten Qualitätskriterien eines Buchhaltungsservice zählen:

    • Know-how in Buchhaltung durch eine Ausbildung als Steuerfachangestellter oder Bilanzbuchhalter und ständige Weiterbildung
    • Zuverlässigkeit und Termintreue
    • Korrektheit der Buchungen
    • Beratung in Sachen Buchhaltungsorganisation sowie professionelle Kommunikation mit dem Kunden
    • Mitgliedschaft im Verband der freien Buchhalter (www.bbh.de)
    • Ausdrücklicher Hinweis auf die erlaubten Buchhalter-Tätigkeiten nach dem Steuerberatungsgesetz auf der Website des Buchhalters
    • Hinweis auf eine Haftpflichtversicherung auf der Website, die für Buchungsfehler einsteht.

    Im Idealfall sollte der Buchhaltungsservice auch eine laufende Fortbildung im Bereich Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung nachweisen.

    Anbieter von Buchhaltungsservices

    Zu den typischen Anbietergruppen für Buchhaltungsdienstleistungen zählen:

    • Freie externe Buchhaltungsbüros, auch solche, die zu Steuerkanzleien gehören.
    • Externe Lohnbuchhaltungsbüros
    • Büroservice-Dienstleister, die auch Buchhaltung anbieten
    • Buchhaltungsdienste von Buchhaltungssoftware-Anbietern, z.B. Buchhaltungsbutler
    • Digitale Buchhaltungs-Dienste, z.B. Accountable
    TIPP

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    4. Fazit: Outsourcen lohnt sich

    Über einen Buchhaltungsservice lagern Unternehmer die laufende Buchhaltung aus. Der externe Buchhalter übernimmt die Finanzbuchhaltung und die Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle sowie die Lohnbuchhaltung.

    Hier ist vor allen Dingen wichtig, was der freie Buchhalter nicht darf:  Das sind sämtliche Aufgaben, die im Steuerberatungsgesetz ausschließlich dem Steuerberater oder dem Wirtschaftsprüfer vorbehalten sind. Ein Buchhaltungsbüro darf keine Steuerberatung machen, keine Jahresabschlüsse und Steuererklärungen erstellen und keine UStVAs übermitteln.

    Ein guter Buchhaltungsservice besitzt mindestens eine Ausbildung zum Steuerfachangestellten und hat mehrjährige Berufspraxis in Steuerkanzleien oder bei Wirtschaftsprüfern. Gute Kontakte zu Steuerkanzleien sind sinnvoll. Idealerweise ist der Buchhalter digital gut aufgestellt und verfügt über eine mit Steuerkanzleien kompatible Software. Wichtig für die Auswahl sind Empfehlungen, speziell von Steuerberatern sowie gute Bewertungen im Web.

    Das Risiko besteht darin, dass der Steuerberater bei unkorrekten Buchungen umfangreich nacharbeiten muss, weil Buchungen nicht korrekt sind. In der Regel sind die Kosten für Jahresabschluss und EÜR höher, weil der Steuerberater die Buchhaltungsarbeiten des freien Buchhalters prüfen muss.

    Ein Buchhaltungsservice über einen freien Buchhalter oder ein Buchhaltungsbüro ist sinnvoll, weil es den Unternehmer von zeitraubenden Buchhaltungsaufgaben entlastet. Zusammenfassend sind 3 Punkte wichtig:

    • Über einen Buchhaltungsservice lassen sich Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung auslagern.
    • Als Spezialist für Büroarbeit kann er bei der Optimierung der Büroabläufe helfen.
    • Ein Buchhaltungsservice ist keine Alternative für den Steuerberater.

    Beim Suchen eines Buchhaltungsdienstleisters ist die lokale Suche wichtig. Im Bereich der Online-Buchhaltung gibt es vermehrt digitale Buchhaltungsdienste, bei denen die örtliche Nähe des Dienstleisters keine Rolle mehr spielt. Lernen Sie beispielsweise Apps für Steuerberatung und Buchhaltung kennen, über die Sie digitale Buchhaltungsleistungen und Steuerberatung je nach Bedarf abrufen können.

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