Eröffnungsbilanz erstellen: Aufbau und Beispiel
Die Eröffnungsbilanz steht am Anfang jeder Buchhaltung, so heißt es. Wer muss sie erstellen? Und wie wird sie erstellt? Wir erläutern die Eröffnungsbilanz, bringen Beispiele und bieten ein Tool zur Erstellung der Eröffnungsbilanz mit Vorlagen.
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Andreas erklärt die Eröffnungsbilanz, ob dabei ein Steuerberater sinnvoll ist und ob es dazu Tools gibt.
Die Eröffnungsbilanz listet sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens bei der Unternehmensgründung (Gründungsbilanz) und zu Beginn jedes Geschäftsjahres auf. Sie liefert also die Antwort auf drei wichtige Fragen:
- Wie hoch ist das Betriebsvermögen?
- Wie ist das Betriebsvermögen finanziert?
- Wie hoch ist das Eigenkapital des Unternehmers?
Nur registerpflichtige Unternehmen benötigen eine Eröffnungsbilanz. Also Rechtsformen wie GmbH, UG, Kaufmann e.K. oder OHG und KG.
1. Wer muss eine Eröffnungsbilanz erstellen?
Wer bilanzierungspflichtig ist, muss zwingend eine Eröffnungsbilanz erstellen. Bilanzierungspflichtig heißt, dass der Unternehmensgewinn über den Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt wird. Das betrifft folgende Rechtsformen:
- Kaufmann (Kauffrau) e.K.
- OHG, KG, GmbH & KG als Personengesellschaften
- Sämtliche Kapitalgesellschaften: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, etc.
Kleingewerbetreibende mit weniger als 600.000 € Umsatz bzw. 60.000 € Gewinn und Freiberufler müssen demnach keine Eröffnungsbilanz erstellen. Auch Einzelunternehmen, die weniger als 600.000 € Umsatz bzw. 60.000 € Gewinn im Jahr erwirtschaften, sind von der Pflicht befreit.
Kleingewerbetreibende und GbRs mit positiver Geschäftsentwicklung müssen damit rechnen, ab Erreichen der Größenschwellen im Rahmen eines Rechtsformwechsels bilanzierungspflichtig zu werden. In so einem Fall erstellen diese Unternehmen eine Gründungsbilanz im Sinne einer Umwandlungsbilanz.
Wann muss die Eröffnungsbilanz erstellt werden?
Es gibt 3 wesentliche Anlässe. Für Unternehmensgründer sind zwei Fälle dabei besonders wichtig.
Bei der Gründung eine Unternehmens (Gründungsbilanz)
Dieser Fall ist für alle Selbstständigen relevant, die beispielsweise bei Ihrer Gründung die Rechtsform einer GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) wählen. Bilanzierungspflichtige Unternehmer erstellen die Eröffnungsbilanz als Gründungsbilanz mit Beginn der Tätigkeit des Unternehmens. Stichtag der Gründungsbilanz ist das Gründungsdatum des Unternehmens. Auch im Handelsregister wird die Gründungsbilanz hinterlegt. Die Eröffnungsbilanz ist die Basis für die weitere Buchhaltung des Unternehmens. Wird das erste Geschäftsjahr abgeschlossen, erstellt der Unternehmer einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV.
Bei Unternehmenskauf, Umwandlung bzw. Rechtsformwechsel
Eine Umwandlung ist für erfolgreiche Gründer ein sehr realistisches Szenario:
- Ein Kleingewerbetreibender wechselt zur Rechtsform Kaufmann e.K. oder 1-Personen-GmbH.
- Eine GbR wird wachstumsbedingt zur OHG oder wandelt um in eine GmbH.
Auch in Fällen eines Unternehmenskaufs, eines Besitzerwechsels oder einer Fusion sind Eröffnungsbilanzen erforderlich.
Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahrs
Dieser Fall berührt mehr den Bereich der Buchhaltungstechnik. Bei der doppelten Buchführung wird aus der Bilanz des Jahresabschlusses die Eröffnungsbilanz für das neue Geschäftsjahr. Die Herausforderung für den Unternehmer ist also nicht dieser technische Vorgang, sondern die Erstellung des Jahresabschlusses. Dafür bieten wir Unternehmern günstige Jahresabschlusspakete.
2. Inhalte, Aufbau und Beispiel
Die rechtliche Grundlage für die Eröffnungsbilanz findet sich im § 242 HGB (Handelsgesetzbuch). Die Pflichtangaben umfassen:
- Name, Ort und Gründungsdatum des Unternehmens
- Name und Unterschriften aller Geschäftsführer
In der Eröffnungsbilanz müssen alle Vermögensgegenstände aufgelistet werden, die Eigentum des Unternehmens sind. In der Grafik finden Sie ein Beispiel für die Eröffnungs- bzw. Gründungsbilanz eines Unternehmens.
Die Aktiva in der Eröffnungsbilanz: Was gehört dem Unternehmen?
Die Aktiva sind Werte, die dem Unternehmen gehören („Mittelverwendung“). Sie werden auf der linken Seite der Eröffnungsbilanz aufgeführt. Aktiva sind das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen.
- Anlagevermögen wird längerfristig im Unternehmen genutzt, z. B. Räumlichkeiten im Besitz des Unternehmens, Maschinen, Möbel, Firmenwagen etc.
- Umlaufvermögen wird kurzfristig genutzt und verbraucht, z. B. Rohstoffe, Büromaterial, aber auch Gelder auf dem Konto und in der Kasse.
Die Passiva in der Eröffnungsbilanz: Wer hat in welcher Höhe finanziert?
Die Passiva gehören auf die rechte Seite der Eröffnungsbilanz („Mittelherkunft“). Zu ihnen gehören Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten.
- Eigenkapital: Was haben die Unternehmer selbst in das Unternehmen eingebracht?
- Rückstellungen: Rückstellungen sind ausstehende Beträge, deren Höhe noch nicht exakt berechnet werden kann und deren Fälligkeit noch nicht genau bekannt ist.
- Verbindlichkeiten: Dazu gehören Schulden (auch in Form von Krediten), deren Höhe und Fälligkeit bekannt sind.
Das Eigenkapital in der Eröffnungsbilanz
Die Darstellung des Eigenkapitals in der Eröffnungsbilanz unterscheidet sich nach der Rechtsform.
- Kaufmann e.K.: Das Eigenkapital ergibt sich als Differenz von Vermögensgegenständen und Schulden. In der Buchhaltungspraxis wird für den Inhaber ein Kapitalkonto angelegt.
- OHG: Hier gibt es Kapitalkonten für die Kapitaleinlagen der OHG-Gesellschafter.
- KG: Das Eigenkapital weist Kapitalkonten für die Kapitaleinlagen der Komplementäre und Kommanditisten aus.
- UG (haftungsbeschränkt): Stammkapital, auch gezeichnetes Kapital genannt, beinhaltet die Geschäftsanteile aller Gesellschafter. Der Wert muss mindestens 1 € betragen.
- GmbH: Stammkapital (gezeichnetes Kapital) ist die Summe alle Geschäftsanteile der Gesellschafter von mindestens 25.000 €.
Sind bei der GmbH die Stammeinlagen nicht voll einbezahlt, werden die ausstehenden Einlagen auf der Aktivseite vor dem Anlagevermögen ausgewiesen.
3. So erstellen Sie eine Eröffnungsbilanz
Vorlagen zur Eröffnungsbilanz ersetzen nicht den Steuerberater.
Im Prinzip sind es die gleichen Arbeiten, die ein handelsrechtlicher Jahresabschluss erfordert. Der Unternehmer listet im Rahmen einer Inventur die Vermögensgegenstände des Unternehmens sowie Schulden bzw. Verbindlichkeiten auf.
Inventar und Inventur für die Gründungsbilanz
Im Rahmen der Gründungsbilanz sind dies:
- Sämtliches Inventar: Grundstücke, Gebäude sofern vorhanden, Mobiliar, Geräte, Maschinen und die dazu gehörigen Rechnungen
- Vorräte und Waren und die dazu gehörigen Rechnungen
- Bankauszüge des Geschäftskontos mit dem Saldo zu Beginn der Geschäftstätigkeit
- Offene Rechnungen Lieferanten
- Darlehensstände der Hausbank
Bewertung der Vermögensgegenstände
Die Vermögensgegenstände sind mit ihrem Wert zu erfassen. Als Wert nimmt der Unternehmer in der Regel den Einkaufspreis für einen Gegenstand. Ein Bürostuhl für 200 € wird in der Eröffnungsbilanz mit eben diesen 200 € bewertet. Etwas komplizierter ist die Bewertung von Gegenständen, die der Unternehmer in das Unternehmen einbringt. Bewertungsfragen sollte der Unternehmer mit seinem Steuerberater besprechen, dann ist er auf der sicheren Seite.
Arbeiten für die Eröffnungsbilanz je nach Rechtsform
Die Rechtsformen Kaufmann e.K., Personengesellschaften sowie Kapitalgesellschaften erfordern bei der Erstellung einer Gründungsbilanz unterschiedliche Darstellungen des Eigenkapitals. Bei den Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG) wird das Eigenkapital als Kapitaleinlage dargestellt, bei den Kapitalgesellschaften (UG, GmbH) als Stammeinlage.
| Rechtsform | Inventur von Vermögensgegenständen und Schulden | Nachweis des Eigenkapitals | Notwendigkeit von Kapitalkonten? |
| Kaufmann e.K. | Ja | ergibt sich rechnerisch | nicht unbedingt, machen die Steuerberater aber |
| OHG | Ja | Kapitaleinlagen der Gesellschafter | Ja |
| KG | Ja | Kapitaleinlagen von Komplementären und Kommanditisten | Ja |
| UG (haftungsbeschränkt) | Ja | Stammeinlagen der Gesellschafter im Gesamtwert von mindestens 1 € | Ja, als Gesellschafterkonten |
| GmbH | Ja | Stammeinlagen der Gesellschafter im Gesamtwert von mindestens 25.000 € | Ja, als Gesellschafterkonten |
Im Falle von Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften sind die buchhalterischen Anforderungen an die Eröffnungsbilanz besonders hoch. Insbesondere auch dann, wenn Gesellschafter Sacheinlagen in die Gesellschaft einbringen. Ein Steuerberater ist hier dringend erforderlich.
4. Warum ist ein Steuerberater sinnvoll?
Die Gründungsbilanz ist insofern herausfordernd, als der Unternehmer hier zum ersten Mal mit komplexen Themen der Buchhaltung konfrontiert wird. Hinzu kommen rechtliche Vorschriften im Rahmen der Gründung, die bei Mißachtung Strafen nach sich ziehen. Bereits vor Erstellung der Gründungsbilanz sollte der Unternehmer daher mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.
Vorteile des Steuerberaters
- Versiert mit komplizierten Rechtsformen (Personengesellschaften, GmbH, UG)
- Kann Fragen der Bewertung bei Sacheinlagen klären
- Schiedsrichter bei Bewertungsfragen im Gesellschafterkreis
- Verfügt über das Knowhow im Bereich Buchhaltung
- Vermeidung von Fehlern und unwissentlichen Falschangaben
- Einhaltung von Formen und Fristen
Weitere Hilfsmittel
Speziell bei der Neugründung hilft eine Vorlage für die Gründungsbilanz. Sie dient in erster Linie als Checkliste und schafft eine erste Übersicht. Alternativ kann der Unternehmer eine gute Buchhaltungssoftware nutzen, als Erleichterung für die Inventur der Vermögensgegenstände und der Schulden. Sprechen Sie sich auch hier mit Ihrem Steuerberater ab, was am besten ist.
5. Was kostet die Eröffnungsbilanz?
2 Kostenfaktoren spielen bei der Eröffnungsbilanz eine Rolle:
- Kosten für den Steuerberater
- Kosten für die Nutzung einer Buchhaltungssoftware
Die Kosten für den Steuerberater orientieren sich in der Regel an der Steuerberatergebührenverordnung (StBVV). Die Gebühren berechnen sich nach der Größe des Unternehmens, wobei im Falle der Gründung die Werte der Eröffnungsbilanz maßgeblich sind. In komplexeren Fällen wie einer Umwandlung oder Verschmelzung können auch noch Notargebühren hinzukommen, wenn beispielsweise eine Eröffnungsbilanz aus Gründen des Gesellschafterschutzes beurkundet werden muss.
6. Häufige Fragen zur Eröffnungsbilanz
Die Eröffnungsbilanz listet sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens bei der Gründung und zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres.
Die Gewinnermittlung bei der doppelten Buchführung erfolgt durch Vermögensvergleich. Die Eröffnungsbilanz ist daher der Vergleichsmaßstabfür die Bilanz am Ende eines Geschäftsjahres.
Auf der linken Seite der Eröffnungsbilanz stehen die Vermögensgegenstände des Unternehmens, die sogenannten Aktiva. Rechts daneben stehen die Schulden, die sogenannten Passiva. Das Eigenkapital des Unternehmens steht ebenfalls auf der Passivseite. Es ergibt sich rechnerisch aus der Differenz zwischen Vermögenswerten und Schulden.
Bilanzidentität bedeutet, dass die Schlussbilanz des Vorjahres mit der Eröffnungsbilanz des aktuellen Jahres übereinstimmen muss.
Für die Gründungsbilanz ist eine Vorlage sinnvoll. Als Checkliste und zur Veranschaulichung hilft sie dem Unternehmer, die Unterlagen für die Eröffungsbilanz aufzulisten. Der Steuerberater sollte aber final die Eröffnungsbilanz erstellen. Für Eröffnungsbilanzen im laufenden Geschäft zu Beginn eines neuen Geschäftsjahrs helfen Vorlagen wenig. Denn die Werte der Eröffnungsbilanz entsprechen denen der Bilanz des abgelaufenen Geschäftsjahrs und werden mit einer professionellen Buchhaltungssoftware auf Knopfdruck übernommen.
Die Eröffnungsbilanz muss dem Finanzamt innerhalb von drei Monaten nach dem Stichtag vorliegen. UGs und kleine GmbHs bekommen in der Regel eine Frist von sechs Monaten zugestanden.
Theoretisch geht es auch ohne Steuerberater, wenn der Unternehmer über umfangreiches buchhalterisches Know-how verfügt. Fehler bei der Eröffnungsbilanz straft das Finanzamt ab. Das kann teuer und auch strafrechtlich relevant werden. Um diese Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmer die Eröffnungsbilanz mit Hilfe eines Steuerberaters machen.
Die Eröffnungsbilanz muss vom Inhaber bzw. vom Geschäftsführer des Unternehmens unterschrieben werden. Wichtig ist dabei, dass alle Unterschriften das gleiche Datum tragen.
Die Eröffnungsbilanz zur Gründung (Gründungsbilanz) sollte auf das Datum ausgestellt werden, an dem die Aufnahme der Tätigkeit begonnen hat. Das gilt auch dann, wenn die Gesellschaft sich zu diesem Zeitpunkt noch „in Gründung“ befindet. Eröffnungsbilanzen nach einem abgeschlossenen Geschäftsjahr tragen das Datum des ersten Tages vom neuen Geschäftsjahr.
Nach § 5b Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz) muss die Eröffnungsbilanz per „Datenfernübertragung“, also auf elektronischem Weg, an das Finanzamt übermittelt werden. Die Übermittlung in Papierform ist nicht mehr zulässig. Erforderlich ist dafür ein Zugang zu Elster, dem elektronischen Finanzamt.
Nein, eine Eröffnungsbilanz wird grundsätzlich nicht vom Notar beurkundet. In sehr komplexen Fällen einer Fusion oder eines Unternehmenskaufs kann es sein, dass der Notar auch die Eröffnungsbilanz beurkundet. Diese Eröffnungsbilanz wurde dann vorher aber von einem Wirtschaftsprüfer testiert. Wird eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen in eine GmbH umgewandelt, liegt die Bilanz des vorherigen Unternehmens dem notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag bei, sofern das vorherige Unternehmen bilanzierungspflichtig war. Diese Bilanz muss aber nicht zwangsläufig notariell beurkundet sein.
7. Fazit: Lassen Sie sich steuerlich beraten
Eine Eröffnungsbilanz müssen all die Unternehmen erstellen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Die Thematik ist durchaus komplex, daher sollten Sie Ihre Eröffnungsbilanz nur dann selbst erstellen, wenn Sie über umfassende buchhalterische Kenntnisse verfügen. Auch die Verwendung einer Vorlage für die Eröffnungsbilanz ist nur bedingt hilfreich und kann solche Kenntnisse nicht ersetzen. Da bei Falschangaben Strafen drohen, ist es sinnvoll, sich steuerlich beraten zu lassen. Dazu vermitteln wir gerne einen guten Steuerberater.
Machen Sie Ihre Eröffnungsbilanz nie ohne Steuerberater. Er hilft bei allen Fragen zur Bewertung von Vermögen und Schulden und übernimmt die kniffligen Buchungsarbeiten.
Mit unserem Jahresabschlusspaket erhalten Sie den handelsrechtlichen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV zum Pauschalpreis.