- Seit 2020 gelten strengere Regeln für elektronische Kassensysteme, etwa die Meldepflicht.
- Auch für nicht-elektronische Kassen (z. B. offene Ladenkasse) gelten besondere Regeln.
- Das Finanzamt kann jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau (Prüfung) vornehmen.
- Bei einem Pflichtverstoß drohen Bußgelder bis zu 25.000 € sowie Steuernachzahlungen.
| Strenge Regeln zur prüfungssicheren Kassenführung
Die GoBD Kasse ist nichts anderes als eine elektronische Kasse, die den Regeln der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entspricht.
Die GoBD hat im Jahre 2015 die seit 2001 geltenden Regeln zur GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst. Die wesentlichen Regeln zur ordnungsgemäßen Führung einer GOBD Kasse lauten:
- Einzelaufzeichnung: Jeder Kassiervorgang muss grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden.
- Manipulationssicherheit: Eine GOBD Kasse darf nicht manipuliert werden können. Der Betreiber der Kasse muss dies gegenüber dem Finanzamt mit einem TSE-Zertifikat dokumentieren.
- Belegausgabepflicht: Händler müssen an ihre Kunden Belege ausgeben. Ist dies technisch nicht möglich, muss der Händler mit häufigeren Betriebsprüfungen durch das Finanzamt rechnen.
- Registrierung der Kasse beim Finanzamt: Jede elektronische Kasse und jedes elektronische Bezahlsystem muss beim Finanzamt angemeldet sein. Diesbezüglich gilt ab 2025 eine neue Meldepflicht, welche die erstmalige Anmeldung eines neuen Systems, aber auch den Austausch, die Außerbetriebnahme und einen Standortwechsel beinhaltet.
- Unangemeldete Kassennachschau: Finanzbeamte können jederzeit unangemeldet eine Kassennachschau, also eine Kassenprüfung, bei einem stationären Händler vornehmen.
Hintergrund dieser Regelungen sind Fälle von Datenmanipulation von elektronischen Kassen durch eine sogenannte Zapper-Software. Mit einer Zapper-Software ließen sich Kassenvorgänge im Nachhinein "frisieren". Dies deckte die Finanzverwaltung auf und reagierte mit entsprechenden Regeln.
Hält sich ein Unternehmer nicht an diese Regeln, drohen hohe Strafen. Verstößt eine Kasse gegen die GoBD und gegen Regeln zur ordnungsmäßigen Führung einer Kasse, werden Bußgelder von bis zu 25.000 € auferlegt.
Lässt sich die Kassenführung aufgrund fehlender oder unordentlicher Dokumentationen nicht nachvollziehen, kann das Finanzamt zudem eine ungünstige Schätzung vornehmen.
| Regeln zur prüfungssicheren Kassenführung für alle Kassen
Sorgfalt ist das oberste Gebot
Sorgfalt bei der Kassenführung ist ein absolutes Muss. Jeder Unternehmer sollte exakte Vorgehensweisen bei der Kasseneröffnung und beim Kassenabschluss aufstellen. Je einfacher die Kasse zu bedienen ist, desto einfacher ist es, Sorgfalt einzuhalten.
Dokumentation "besonderer" Kassiervorgänge
Jeder Unternehmer sollte alle Kassiervorgänge dokumentieren, bei denen ein Prüfer bei der Kassennachschau Steuerbetrug vermuten könnte. Dazu zählen:
- Stornos
- Umtausch gegen Barauszahlung
- Verkäufe mit Verrechnung einer geleisteten Anzahlung
- Verkäufe mit Verrechnung eines Coupons
- Barausgaben für Einkäufe vor Ort
Am besten dokumentieren Unternehmer alle Geschäftsvorfälle dieser Art mit schriftlicher Bezeugung durch Mitarbeiter. Einen Umtausch gegen Barauszahlung machen große Handelsunternehmen beispielsweise nur, wenn der umtauschende Kunde Name, Adresse und Unterschrift hinterlässt.
Eine verrechnete Anzahlung sollte vom Beleg her nachvollziehbar sein. Unternehmer sollten jeden Bar-Einkauf vor Ort mit einem entsprechenden Einkaufsbeleg dokumentieren. Auch Barentnahmen oder Bareinlagen müssen Unternehmer dokumentieren.
Keine unerlaubten Tricks!
Anfang der 1990er Jahre flog ein Eisdieleninhaber in München auf, weil er jeden 3. Verkaufsvorgang an seiner Kasse stornierte und auf diese Weise Schwarzgeld generierte. Seine Eisdiele ging in der Folge insolvent und der Unternehmer verbrachte ein paar Jahre im Gefängnis.
Unternehmer sollten sich nicht in Versuchung führen lassen. Alles, was sich ein Unternehmer an Mogeleien und Tricks vorstellen kann, ist bei einer Kassennachschau vermutlich schon einmal aufgedeckt worden.
Die Belegausgabepflicht beachten
Unabhängig von der Art des Kassensystems muss dem Kunden ein Kassenbeleg angeboten werden. Bei einer nicht-elektronischen Kasse, etwa der offenen Ladenkasse, wird anstelle des Belegs eine (handschriftliche) Quittung ausgestellt. Elektronische Kassen erstellen den Kassenbeleg auf Knopfdruck.
Folgende Angaben müssen auf einem Bon oder einer Quittung stehen:
- Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum und Uhrzeit der Belegerstellung
- Art und Menge der Einkäufe bzw. Bestellungen
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zahlbetrag, Mehrwertsteuersatz und Summe Mehrwertsteuer
- Seriennummer der elektronischen Kasse bzw. Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Konsistentes Geldtransitkonto
Das Geldtransitkonto ist das Konto im buchhalterischen Kontenplan, auf dem die Bargeldeinzahlungen bei der Hausbank dokumentiert werden. Das Bargeld, das der Unternehmer am Ende des Tages beim Kassenabschluss der Kasse entnimmt, muss am nächsten Werktag bei der Bank eingezahlt werden.
Unternehmer sollten darauf achten, dass es im Kassenbericht keine Unstimmigkeiten gibt.
Auf Kassennachschau und Kassensturz vorbereitet sein
Jeder stationäre Dienstleister kann unangekündigten Besuch von einem Kassenprüfer bekommen. Unternehmer sollten sich darauf vorbereiten und Kassenstürze üben. Am besten stellt der Unternehmer verbindliche schriftliche Regeln auf, wie die Prozesse bei der Kassenführung auszusehen haben.
| GoBD Kasse: Vorschriften für elektronische Kassensysteme
Die Regeln zur GoBD Kasse gelten für elektronische Kassen sowie elektronische und digitale Bezahlsysteme aller Art: elektronische Registrierkasse, elektronische Kassensysteme, Kartenterminals und Zahlungs-Apps.
TSE-Modul zertifiziert
Elektronische Kassen und Kassensysteme benötigen eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE), die eine Manipulation des Datenspeichers verhindert. Diese TSE-Vorrichtung muss vom Bindesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein.
Nicht alle elektronischen Kassen sind TSE-fähig, daher gibt es 3 Bestimmungen:
- Elektronische Kassen, die vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, dürfen ab 1.1.2020 nicht mehr verwendet werden.
- Systeme, die nach dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen mit einem TSE-Modul nachgerüstet werden.
- Systeme, die nach dem 26.11.2010 angeschafft wurden, und nicht auf TSE umzurüsten sind, dürfen ab dem 31.12.2022 nicht mehr verwendet werden.
Bei der TSE wird zwischen einer Hardware- und der Cloud-TSE unterschieden. Die Hardware-TSE ist ein physisches Speichermedium wie eine SD-Karte oder ein USB-Stick, das in das Kassensystem oder den Bondrucker eingesetzt wird. Es ist eine regelmäßige Wartung nötig.
Die Cloud-TSE speichert die elektronischen Signaturen hingegen in der Cloud. Dadurch fallen monatliche Gebühren an, allerdings entfällt der Wartungsaufwand.
Einzelaufzeichnungspflicht
Elektronische Kassen und Kassensysteme müssen eine digitale Einzelaufzeichnung aller Kassenvorgänge zulassen. Auch die Kassenabschlüsse speichert das System manipulationssicher ab.
Die Systeme müssen so beschaffen sein, dass die Prüfer vom Finanzamt bei der Kassennachschau die elektronischen Speicher prüfen und auslesen können.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dokumentiert das Setup einer elektronischen Kasse. Sie umfasst:
- Bedienungsanleitung und Programmdokumentation
- Programmieranleitung
- Stammdaten und Änderungen an den Stammdaten
- Angelegte Artikel und Warengruppen
Die Verfahrensdokumentation ist so aufzubewahren, dass sie der Unternehmer bei einer Kassennachschau jederzeit vorlegen kann.
Anmeldung einer GoBD Kasse beim Finanzamt
Jede elektronische GoBD Kasse muss beim Finanzamt registriert sein. Der Unternehmer muss die Kasse oder das Bezahlsystem anmelden und abmelden und außerdem den Einsatzort angeben. Das gilt auch für den Wechsel des Einsatzortes, wenn die mobile GoBD Kasse oder das mobile Bezahlsystem an verschiedenen Standorten eingesetzt wird.
Für den ordnungsgemäßen Betrieb einer elektronischen GoBD Kasse sind 2 Parteien verantwortlich. Der Hersteller der Kasse sowie der Unternehmer als Betreiber der Kasse. Der Hersteller verantwortet das korrekte Funktionieren der Kasse, insbesondere der TSE-Vorrichtung und die Zertifizierung. Unternehmer müssen die korrekte und GoBD konforme Handhabung der Kasse nachweisen.
Am 1. Januar 2025 trat in Deutschland eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme in Kraft. Unternehmen müssen ihre Kassensysteme bis spätestens 31. Juli 2025 beim Finanzamt über das Portal "Mein ELSTER" anmelden. Die Meldung umfasst folgende Informationen:
- Art des Kassensystems
- Seriennummer
- Anschaffungs- oder Außerbetriebnahmedatum
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Für Kassensysteme, die nach dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat ab Anschaffung. Diese Maßnahme soll die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kassenbuchführung erhöhen und Steuerbetrug vorbeugen.
Unternehmen, die dieser Meldepflicht nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen rechnen. Es ist daher wichtig, sich rechtzeitig auf diese Verpflichtung vorzubereiten und die erforderlichen Daten für die Meldung zusammenzustellen.
| Regeln für nicht-elektronische Kassen
Offene Ladenkassen und mechanische Registrierkassen haben keinen elektronischen Speicher, fallen also nicht unter die Regeln für die GoBD-konforme elektronische Kasse. Ladenbesitzer müssen sich an die allgemeinen Vorschriften zur Führung einer Kasse halten.
Offene Ladenkassen
Offene Ladenkassen dürfen grundsätzlich verwendet werden. Allerdings muss der Unternehmer aus zwei Gründen mit häufigeren Prüfungen rechnen:
- Eine Einzelaufzeichnung ist bei der offenen Ladenkasse nicht möglich.
- Unternehmer können der Belegausgabepflicht kaum nachkommen.
Grund dafür ist die ständig wechselnde Kundschaft, insbesondere im Handel und in der Gastronomie. Liegt eine solche Situation vor, beispielsweise am Marktstand, kann eine Befreiung beim Finanzamt beantragt werden.
Wichtig bei der offenen Ladenkasse sind sauber und zeitnah geführte Kassenberichte am Ende des Tages. Diese Berichte sind handschriftlich zu führen, Berichte mit Excel sind nicht erlaubt. Belege zu Ausgaben, Entnahmen und Einlagen sollten jedem einzelnen Kassenbericht hinzugefügt werden.
Besondere Sorgfalt beim Kassenbericht
Kassenberichte sollten sorgfältig handschriftlich am Ende des Tages erstellt und abgeheftet werden. Am besten mit Unterschrift und Namen desjenigen, der den Abschluss gemacht hat.
Wichtig: Hat ein Geschäftsjahr eines Unternehmens 300 Geschäftstage, müssen bei einer Kassennachschau 300 Kassenberichte vorliegen. Ein nachträgliches Erstellen von Kassenberichten ist nicht erlaubt.
Vorschriften für elektromechanische Registrierkassen
Bei alten, elektromechanischen Registrierkassen gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Die Einzelbuchungen werden auf Kassenrollen aus Papier dokumentiert. Diese Kassenrollen sind vollständig aufzuheben. Eine Bon-Ausgabe ist grundsätzlich möglich, daher sollten sich Unternehmer an diese Pflicht halten.
Wie bei der offenen Ladenkasse sind die Kassenabschlüsse bei der elektromechanischen Kasse wichtig für die Kassenprüfung. Beim Kassenabschluss erstellt die Kasse sogenannte Z-Bons.
Diese Z-Bons zeigen pro Tag den Anfangsbestand, die Summe aller Barverkäufe, die Summe aller Unbarverkäufe und den Tagesendbestand unter Berücksichtigung von Ausgaben, Einlagen und Entnahmen. Auch der bei der Hausbank einzuzahlende Bargeldbetrag wird ausgewiesen.
| Wie prüft das Finanzamt?
Das Finanzamt prüft die GOBD Kasse und die ordnungsmäßige Führung der Kasse entweder im Rahmen einer Betriebsprüfung oder im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau. Davon sind alle stationären Händler, Gastronomen und Dienstleister betroffen, ganz egal, ob sie eine offene Ladenkasse oder ein digital vernetztes Kassensystem einsetzen.
Welche Branchen werden häufig geprüft?
Generell gilt: Je höher der Anteil an Barzahlungen, desto häufiger wird geprüft. Daher sind folgende Branchen besonders im Visier der Prüfer:
- Gastronomie: Lesen Sie unseren Vergleich GOBD konformer Kassensysteme für Restaurants, Bars und Cafes.
- Stationärer Einzelhandel: Lesen Sie unseren Vergleich GOBD konformer Kassensysteme für Händler.
- Friseure und Beautysalons: Lesen Sie unseren Vergleich GOBD konformer Kassensysteme für Friseure und Hairstylisten.
Kassensturz
Beim Kassensturz im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau vergleicht der Prüfer vom Finanzamt den Ist-Bestand der Kasse mit dem rechnerischen Sollbestand. Das ist prinzipiell nur bei elektronischen Kassensystemen und mechanischen Registrierkassen möglich. Aber auch bei der offenen Ladenkasse kann der Betriebsprüfer Plausibilitätskontrollen durchführen.
Beispiel: Nehmen wir eine Eisdiele, die 10 Sorten Eis anbietet.
- 10 Eisbehälter à 5 Liter
- 1 Kugel Eis kostet 1,50
- Pro Liter Eis lassen sich 30 Kugeln formen
- Gesamtkapazität: 1.500 Kugeln Eis
Sind die Behälter am frühen Nachmittag nur noch halbvoll, hat der Händler also ca. 750 Kugeln Eis verkauft. Der Kassenbestand müsste lauten: Anfangsbestand + 750 * 1,5 €, also 1125 € zuzüglich Anfangsbestand. Befinden sich nur 500 € + Anfangsbestand in der Kasse, muss der Prüfer von Unregelmäßigkeiten ausgehen.
In jedem Fall schaut sich der Prüfer die Kassenberichte an: Den des aktuellen Tages und die der Vortage.
Wareneinsatzkontrollen
Läuft der unangekündigte Besuch beim Unternehmer nicht zufriedenstellend ab, kann eine Sonderprüfung beantragt werden. Dann prüft das Finanzamt auch die Wareneinkäufe und ermittelt auf dieser Basis die Wareneinsätze. Wird Umsatz unterschlagen, sind die Wareneinsätze höher als normal, weil die Wareneinkäufe meistens regulär eingekauft wurden.
Kontrolle von Wetterdaten
Dies ist insbesondere in der Gastronomie eine gängige Prüfungsmethode. Bei Schönwetter sind die Umsätze bestimmter Gastronomen häufig höher als bei Schlechtwetter. Die Finanzverwaltung prüft also Tagesumsätze, ordnet jedem Tag das entsprechende Wetter zu und prüft, ob die Umsatzzeitreihe mit dem Wetterverlauf plausibel korreliert.
Kontrolle und Prüfung der elektronischen Speicher der GoBD Kasse
Bei der elektronischen Kasse prüft das Finanzamt die Verfahrensdokumentation und die elektronischen Speicher. Der Unternehmer hat sich dabei kooperativ zu verhalten und bei der Kassenprüfung aktiv mitzuwirken.
Geprüft werden die Tagesabschlüsse, die konsistente Führung des Geldtransitkontos und besondere Kassenvorgänge wie Stornos oder Umtäusche gegen Bargeld. Diese Kassenvorgänge werden per Stichprobe kontrolliert.
Was passiert bei Beanstandungen?
Wird eine Kasse beanstandet, macht das Finanzamt eine Zuschätzung zum Umsatz. Nehmen wir folgendes Beispiel: Die festgestellte Abweichung von den Tageseinnahmen beträgt 50 € pro Tag auf Basis der erhobenen Stichproben. Dann rechnet das Finanzamt die Tage zurück bis zur letzten Betriebsprüfung und multipliziert die Anzahl der Tage mit der durchschnittlichen Abweichung.
Nehmen wir an, die letzte Betriebsprüfung ist 6 Jahre zurück, dann lautet die Rechnung:
- 6 Jahre x 300 Geschäftstage/Jahr * 50 € Umsatzabweichung/Tag
- = 90.000 € Zuschätzung beim Umsatz bzw. Gewinn
Auf diese Zuschätzung bezahlt der betroffene Unternehmer Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer zuzüglich Säumniszuschläge und Verzugszinsen. Ein guter Steuerberater kann hier helfen und versuchen, die Zuschätzung herunterzuhandeln.
Wird dem Unternehmer Vorsatz nachgewiesen, steht im schlimmsten Fall die Steuerfahndung vor dem Geschäft und räumt sämtliche Akten inklusive EDV aus. In jedem Fall erfolgt ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.
