Die GOBD Kasse - Regeln zur prüfungssicheren Kassenführung

Ab dem 1.1.2020 haben sich die Regeln für die Führung einer Kasse verschärft. Wir zeigen die Regeln zur GOBD Kasse und geben Empfehlungen für alle Arten von Kassen, von der einfachen offenen Ladenkasse bis zu elektronischen Kassensystemen mit mobilen Bezahlsystemen.

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1. Strenge Regeln zur prüfungssicheren Kassenführung

Die GOBD Kasse ist nichts anderes als eine elektronische Kasse, die den Regeln der GOBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) entspricht. Die GOBD hat im Jahre 2015 die seit 2001 geltenden Regeln zur GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst. Die wesentlichen Regeln zur ordnungsmäßigen Führung einer GOBD Kasse lauten:

  • Einzelaufzeichnung: Jeder Kassiervorgang muss grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden.
  • Manipulationssicherheit: Eine GOBD Kasse darf nicht manipuliert werden können. Der Betreiber der Kasse muss dies gegenüber dem Finanzamt mit einem TSE-Zertifikat dokumentieren.
  • Belegausgabepflicht: Händler müssen an ihre Kunden Belege ausgeben. Ist dies technisch nicht möglich, muss der Händler mit häufigeren Betriebsprüfungen durch das Finanzamt rechnen.
  • Registrierung der Kasse beim Finanzamt: Jede elektronische Kasse und jedes elektronische Bezahlsystem muss beim Finanzamt angemeldet sein.
  • Unangemeldete Kassennachschau: Finanzbeamte können jederzeit unangemeldet eine Kassennachschau, also eine Kassenprüfung, bei einem stationären Händler vornehmen.

Hintergrund dieser Regelungen sind Fälle von Datenmanipulation von elektronischen Kassen durch eine sogenannte Zapper-Software. MIt einer Zapper-Software liesen sich Kassenvorgänge im Nachhinein "frisieren". Dies deckte die Finanzverwaltung auf und reagierte mit entsprechenden Regeln.

Hält sich ein Unternehmer nicht an diese Regeln, drohen hohe Strafen. Verstößt eine Kasse gegen die GOBD und gegen Regeln zur ordnungsmäßigen Führung einer Kasse, werden Bußgelder von bis zu 25.000 € auferlegt. Bei schlampiger Kassenbuchführung drohen Steuernachzahlungen durch Hinzurechnung von Umsätzen. Wird dem Unternehmer Vorsatz nachgewiesen, folgt eine strafrechtliche Verfolgung bis hin zur Einschaltung der Steuerfahndung.

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Regeln zur prüfungssicheren Kassenführung für alle Kassen

Sorgfalt ist das oberste Gebot

Sorgfalt bei der Kassenführung ist ein absolutes Muss. Jeder Unternehmer sollte exakte Vorgehensweisen bei der Kasseneröffnung und beim Kassenabschluss aufstellen. Je einfacher die Kasse zu bedienen ist, desto einfacher ist es, Sorgfalt einzuhalten.

Dokumentation "besonderer" Kassiervorgänge

Jeder Unternehmer sollte alle Kassiervorgänge dokumentieren, bei denen ein Prüfer bei der Kassennachschau Steuerbetrug vermuten könnte. Dazu zählen:

  • Stornos
  • Umtausch gegen Barauszahlung
  • Verkäufe mit Verrechnung einer geleisteten Anzahlung
  • Verkäufe mit Verrechnung eines Coupons
  • Barausgaben für Einkäufe vor Ort

Am besten dokumentieren Unternehmer alle Geschäftsvorfälle dieser Art mit schriftlicher Bezeugung durch Mitarbeiter. Einen Umtausch gegen Barauszahlung machen große Handelsunternehmen beispielsweise nur, wenn der umtauschende Kunde Name, Adresse und Unterschrift hinterlässt. Eine verrechnete Anzahlung sollte vom Beleg her nachvollziehbar sein. Unternehmer sollten jeden Bar-Einkauf vor Ort mit einem entsprechenden Einkaufsbeleg dokumentieren. Auch Barentnahmen oder Bareinlagen müssen Unternehmer entsprechend dokumentieren.

Keine unerlaubten Tricks!

Anfang der 1990er Jahre flog ein Eisdieleninhaber in München auf, weil er jeden 3. Verkaufsvorgang an seiner Kasse stornierte und auf diese Weise Schwarzgeld generierte. Seine Eisdiele ging in der Folge insolvent und der Unternehmer verbrachte ein paar Jahre im Gefängnis. Unternehmer sollten sich nicht in Versuchung führen lassen. Alles, was sich ein Unternehmer an Mogeleien und Tricks vorstellen kann, ist bei einer Kassennachschau vermutlich schon einmal aufgedeckt worden.

Die Belegpflicht beachten

Selbst die antiquierteste mechanische Registrierkasse ist in der Lage, einen Kassenbeleg zu generieren. Den braucht ein Kunde ohnehin, wenn er Waren umtauscht oder gekaufte Ware reklamiert. Moderne Kassensysteme oder mobile Bezahlsysteme liefern den Beleg sogar elektronisch. Das sollte auf dem Beleg stehen:

  • Name und Anschrift des Unternehmens
  • Datum und Uhrzeit der Belegerstellung
  • Art und Menge der Einkäufe bzw. Bestellungen
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Zahlbetrag, Mehrwertsteuersatz und Summe Mehrwertsteuer
  • Seriennummer der elektronischen Kasse bzw. Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Konsistentes Geldtransitkonto

Das Geldtransitkonto ist das Konto im buchhalterischen Kontenplan, auf dem die Bargeldeinzahlungen bei der Hausbank dokumentiert werden. Das Bargeld, das der Unternehmer am Ende des Tages beim Kassenabschluss der Kasse entnimmt, muss am nächsten Werktag bei der Bank eingezahlt werden. Unternehmer sollten darauf achten, dass es hier keine Unstimmigkeiten gibt.

Auf Kassennachschau und Kassensturz vorbereitet sein

Jeder stationäre Dienstleister kann unangekündigten Besuch von einem Kassenprüfer bekommen. Unternehmer sollten sich darauf vorbereiten und Kassenstürze üben. Am besten stellt der Unternehmer verbindliche schriftliche Regeln auf, wie die Prozesse bei der Kassenführung auszusehen haben.

2. GOBD Kasse: Regeln für elektronische Kassen

Die Regeln zur GOBD Kasse gelten für elektronische Kassen sowie elektronische und digitale Bezahlsysteme aller Art: elektronische Registrierkasse, elektronische Kassensysteme, Kartenterminals und Zahlungs-Apps.

TSE-Modul zertifiziert

Elektronische Kassen und Kassensysteme benötigen eine Sicherheitseinrichtung, die eine Manipulation des Datenspeichers verhindert. Diese TSE-Vorrichtung benötigt ab Herbst 2020 ein amtliches Zertifikat. Nicht alle elektronischen Kassen sind TSE-fähig, daher gibt es 3 Bestimmungen:

  • Elektronische Kassen, die vor dem 26.11.2010 angeschafft wurden, dürfen ab 1.1.2020 nicht mehr verwendet werden.
  • Systeme, die nach dem 26.11.2010 angeschafft wurden, müssen mit einem TSE-Modul nachgerüstet werden.
  • Systeme, die nach dem 26.11.2010 angeschafft wurden, und nicht auf TSE umzurüsten sind, dürfen ab dem 31.12.2022 nicht mehr verwendet werden.

Elektronische Einzelaufzeichnung

Elektronische Kassen und Kassensysteme müssen eine Einzelaufzeichnung aller Kassenvorgänge zulassen. Der elektronische Speicher ersetzt dabei die Kassenrolle aus Papier. Auch die Kassenabschlüsse speichert das System manipulationssicher ab. Die Systeme müssen so beschaffen sein, dass die Prüfer vom Finanzamt bei der Kassennachschau die elektronischen Speicher prüfen und auslesen können.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation dokumentiert das Setup einer elektronischen Kasse. Sie umfasst:

  • Bedienungsanleitung und Programmdokumentation
  • Programmieranleitung
  • Stammdaten und Änderungen an den Stammdaten
  • Angelegte Artikel und Warengruppen

Die Verfahrensdokumentation ist so aufzubewahren, dass sie der Unternehmer bei einer Kassennachschau jederzeit vorlegen kann.

Anmeldung einer GOBD Kasse beim Finanzamt

Jede elektronische GOBD Kasse muss beim Finanzamt registriert sein. Der Unternehmer muss die Kasse oder das Bezahlsystem anmelden und abmelden und außerdem den Einsatzort angeben. Das gilt auch für den Wechsel des Einsatzortes, wenn die mobile GOBD Kasse oder das mobile Bezahlsystem an verschiedenen Standorten eingesetzt wird.

Für den ordnungsgemäßen Betrieb einer elektronischen GOBD Kasse sind 2 Parteien verantwortlich. Der Hersteller der Kasse sowie der Unternehmer als Betreiber der Kasse. Der Hersteller verantwortet das korrekte Funktionieren der Kasse, insbesondere der TSE-Vorrichtung und die Zertifizierung. Der Unternehmer muss die korrekte und GOBD konforme Handhabung der Kasse nachweisen.

3. Vorschriften für nicht-elektronische Kassen

Offene Ladenkassen und elektro-mechanische Registrierkassen haben keinen elektronischen Speicher, fallen also nicht unter die Regeln für die GOBD konforme elektronische Kasse. Hier greifen die allgemeinen Vorschriften zur Führung einer Kasse.

Offene Ladenkassen

Offene Ladenkassen dürfen grundsätzlich verwendet werden. Allerdings muss der Unternehmer aus zwei Gründen mit häufigeren Prüfungen rechnen. Eine Einzelaufzeichnung ist bei der offenen Ladenkasse nicht möglich. Außerdem kann der Unternehmer der Belegausgabepflicht nicht nachkommen. So ist beispielsweise die Situation bei einer Eisdiele oder beim Betreiber eines Marktstandes.

Wichtig bei der offenen Ladenkasse sind sauber und zeitnah geführte Kassenberichte am Ende des Tages. Diese Berichte sind handschriftlich zu führen, Berichte mit Excel sind nicht erlaubt. Belege zu Ausgaben, Entnahmen und Einlagen sollten jedem einzelnen Kassenbericht hinzugefügt werden.

Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft einen solchen Kassenbericht.

Kassenbericht: Eisdiele Cocobello
Datum Samstag, 25.5.2019Erläuterung
Anfangsbestand(=)300 ۆbertrag vom Vortag
Barverkäufe(+)3.157 €getätigte Barverkäufe
Ausgaben(-)200 €Immer mit Belegen dokumentieren!
Einlagen(+)0 € 
Kassenendbestand(=)3.257 € 
Bargeldentnahme(-)2.157 €Wird am nächsten Tag bei der Hausbank eingezahlt; im Geldtransitkonto dokumentiert
neuer Anfangsbestand(=)300 €Wird auf den nächsten Tag übertragen

Wichtig ist es, diese handschriftlichen Kassenberichte am Endes des Tages sorgfältig anzufertigen und abzuheften. Am besten mit Unterschrift und Namen desjenigen, der den Abschluss gemacht hat. Hat ein Geschäftsjahr eines Unternehmens 300 Geschäftstage, müssen bei einer Kassennachschau 300 solcher handschriftlicher Aufzeichnungen vorhanden sein.

Ein nachträgliches Erstellen solcher Aufzeichnungen ist nicht empfehlenswert. Prüfer finden das meist schnell heraus. Aufzeichungen mit gleicher Schrift und gleichem Stift weisen darauf hin, dass die Kassenberichte nicht zeitnah erstellt wurden.

Vorschriften für elektro-mechanische Registrierkassen

Bei alten, elektro-mechanischen Registrierkassen gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Die Einzelbuchungen werden auf Kassenrollen aus Papier dokumentiert, nicht wie bei der GOBD Kasse auf elektronischen Speichermedien. Diese Kassenrollen sind vollständig aufzuheben. Eine Bon-Ausgabe ist grundsätzlich möglich, daher sollten sich Unternehmer an diese Pflicht halten. Auch hier sind die Kassenabschlüsse sehr wichtig. Beim Kassenabschluss erstellt die Kasse sogenannte Z-Bons. Diese Z-Bons zeigen pro Tag den Anfangsbestand, die Summe aller Barverkäufe, die Summe aller Unbarverkäufe und den Tagesendbestand unter Berücksichtigung von Ausgaben, Einlagen und Entnahmen. Auch der bei der Hausbank einzuzahlende Bargeldbetrag wird ausgewiesen.

Diese Z-Bons müssen sorgfältig abgelegt werden. Z-Bons haben eine fortlaufende Nummer. Bei 300 Geschäftstagen hat der erste Z-Bon die Nummer x+1 und der letzte die Nummer x+300. Die Aufbewahrung der Rollen über 10 Jahre ist eine organisatorische Herausforderung. Hier besteht die Gefahr der Unordnung und des Verlustes von Rollen.

TIPP

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4. Wie prüft das Finanzamt?

Das Finanzamt prüft die GOBD Kasse und die ordnungsmäßige Führung der Kasse entweder im Rahmen einer Betriebsprüfung oder im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau. Davon sind alle stationären Händler, Gastronomen und Dienstleister betroffen, ganz egal, ob sie eine offene Ladenkasse oder ein digital vernetztes Kassensystem einsetzen.

Welche Branchen werden häufig geprüft?

Generell gilt: Je höher der Anteil an Barzahlungen, desto häufiger wird geprüft. Daher sind folgende Branchen besonders im Visier der Prüfer:

Kassensturz

Beim Kassensturz im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau vergleicht der Prüfer vom Finanzamt den Ist-Bestand der Kasse mit dem rechnerischen Sollbestand. Das ist prinzipiell nur bei Registrierkassen möglich. Aber auch bei der offenen Ladenkasse kann der Betriebsprüfer Plausibilitätskontrollen durchführen. Nehmen wir eine Eisdiele, die 10 Sorten Eis anbietet.

  • 10 Eisbehälter à 5 Liter
  • 1 Kugel Eis kostet 1,50
  • Pro Liter Eis lassen sich 30 Kugeln formen
  • Gesamtkapazität: 1.500 Kugeln Eis

Sind die Behälter am frühen Nachmittag nur noch halbvoll, hat der Händler also ca. 750 Kugeln Eis verkauft. Der Kassenbestand müsste also lauten: Anfangsbestand + 750*1,5 €, also 1125 € zuzüglich Anfangsbestand. Befinden sich nur 500 € + Anfangsbestand in der Kasse, muss der Prüfer von Unregelmäßigkeiten ausgehen. In jedem Fall schaut sich der Prüfer die Kassenberichte an: Den des aktuellen Tages und die der Vortage.

Wareneinsatzkontrollen

Läuft der unangekündigte Besuch beim Unternehmer nicht zufriedenstellend ab, kann eine Sonderprüfung beantragt werden. Dann prüft das Finanzamt auch die Wareneinkäufe und ermittelt auf dieser Basis die Wareneinsätze. Wird Umsatz unterschlagen, sind die Wareneinsätze höher als normal, weil die Wareneinkäufe meistens regulär eingekauft wurden.

Kontrolle von Wetterdaten

Dies ist insbesondere in der Gastronomie eine gängige Prüfungsmethode. Bei Schönwetter sind die Umsätze bestimmter Gastronomen häufig höher als bei Schlechtwetter. Die Finanzverwaltung prüft also Tagesumsätze, ordnet jedem Tag das entsprechende Wetter zu und prüft, ob die Umsatzzeitreihe mit dem Wetterverlauf plausibel korreliert.

Welche Rolle spielte eine Zapper-Software bei den Regeln zur GOBD Kasse?

Eine Zappersoftware ist eine Software zur Manipulation von Kassendaten. Damit konnten stationäre Dienstleister ihre Kassen "frisieren" und Tagesumsätze klein rechnen. Hier gab es in der Vergangenheit dreiste Fälle, in denen der Techniker bei der Systeminstallation den stationären Dienstleistern sogar die Funktionsweise der Zapper-Software erläuterte. Diese unlauteren Praktiken sind durch die neuen Regeln zur GOBD konformen Kassenführung nicht mehr möglich.

Kontrolle und Prüfung der elektronischen Speicher der GOBD Kasse

Bei der elektronischen Kasse prüft das Finanzamt die Verfahrensdokumentation und die elektronischen Speicher. Der Unternehmer hat sich dabei kooperativ zu verhalten und bei der Kassenprüfung aktiv mitwirken. Geprüft werden die Tagesabschlüsse, die konsistente Führung des Geldtransitkontos und besondere Kassenvorgänge wie Stornos oder Umtäusche gegen Bargeld. Diese Kassenvorgänge werden per Stichprobe kontrolliert.

Was passiert bei Beanstandungen?

Wird eine Kasse beanstandet, macht das Finanzamt eine Zuschätzung zum Umsatz. Nehmen wir folgendes Beispiel: Die festgestellte Abweichung von den Tageseinnahmen beträgt 50€ pro Tag auf Basis der erhobenen Stichproben. Dann rechnet das Finanzamt die Tage zurück bis zur letzten Betriebsprüfung und multipliziert die Anzahl der Tage mit der durchschnittlichen Abweichung. Nehmen wir an, die letzte Betriebsprüfung ist 6 Jahre zurück, dann lautet die Rechnung:

  • 6 Jahre x 300 Geschäftstage/Jahr * 50 € Umsatzabweichung/Tag 
  • => 90.000 € Zuschätzung beim Umsatz bzw. Gewinn

Auf diese Zuschätzung bezahlt der betroffene Unternehmer Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer zuzüglich Säumniszuschläge und Verzugszinsen. Ein guter Steuerberater kann hier helfen und versuchen, die Zuschätzung herunterzuhandeln.

Wird dem Unternehmer neben Schlamperei auch Vorsatz nachgewiesen, steht im schlimmsten Fall die Steuerfahndung vor dem Geschäft und räumt sämtliche Akten inklusive EDV aus. In jedem Fall erfolgt ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.

TIPP

Bei Prüfungen durch das Finanzamt unterstützt Sie ein guter Steuerberater.

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Fazit: Welche Kasse ist im Hinblick auf Kassenvorschriften besser?

Die Vorschriften zur Kassenführung sind streng und für elektronische Kassen gibt es spezielle GOBD Regeln.

Die elektronische Kasse hat einen klaren Vorteil: Die elektronische Speicherung spart Platz und reduziert Fehlerquellen der händischen Aufzeichnung. Die TSE-Einrichtung und Zertifizierung ist in erster Linie eine Herausforderung für den Hersteller. Der Unternehmer ist aber dafür verantwortlich, eine gesetzeskonforme GOBD Kasse einzusetzen und richtig zu bedienen. Hinzukommen die Rationalisierungsvorteile der elektronischen Kasse bzw. einer Kassensoftware für die Kassenbuchführung durch automatisierte Schnittstellen zu Kassenbuch und Erlöskonten.

Die offene Ladenkasse hat nur einen scheinbaren Vorteil: Den Wegfall von Einzelaufzeichnungs- und Belegausgabe-Pflicht erkauft der Unternehmer durch häufigere Kassenprüfungen. Eine Registrierkasse mit Kassenrollen ist ebenfalls umständlich und zeitaufwendig in der Handhabung.

Die viel diskutierte Belegausgabepflicht ist im Prinzip auch kein Problem, da alle Registrierkassen in der Regel Kassenbons drucken. Ansonsten gilt für alle Betreiber einer Kasse: Sorgfalt ist das oberste Gebot und jeder Unternehmer sollte den Fall eines überraschenden Besuchs durch einen Prüfer vom Finanzamt proben. Je einfacher das Kassensystem und je transparenter, desto weniger Angst muss der Unternehmer haben. Wählen Sie daher ein modernes, GOBD konformes Kassensystem aus.

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