Das beste Warenwirtschaftssystem für Ihr Geschäft wählen

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt den Warenfluss von der Bestellung bis zum Abverkauf. Sie legen einmal einen Artikel im System an und buchen sämtliche Warenbewegungen: Einkäufe, Rückgaben an den Lieferanten, Buchungen auf ein anderes Lager, Verkäufe, Rücknahmen vom Kunden. Sie wissen anschließend immer, wo welcher Artikel liegt und wie oft dieser Artikel verkauft wurde. Die Artikeldaten stehen für die verschiedensten Absatzkanäle zur Verfügung: Ihr stationäres Geschäft sowie sämtliche E-Commerce Kanäle wie Onlineshop, Amazon oder Ebay. Ein gutes Warenwirtschaftssystem bietet für Unternehmer zudem viele Auswertungsmöglichkeiten und viele Schnittstellen, beispielsweise zu Buchhaltungsprogrammen, zu Rechnungsprogrammen oder zu Kassensystemen. Je mehr Schnittstellen ein Warenwirtschaftssystem aufweist, desto stärker entwickelt sich das Programm zu einem ERP-System, das neben den Warenprozessen sämtliche Prozesse und organisatorische Abläufe in einem Unternehmen verwaltet.

So führen Sie ein Warenwirtschaftssystem ein

Sie wollen ein Warenwirtschaftssystem in Ihrem Unternehmen einführen? Wir geben Ihnen einen Überblick und unterstützen Ihre Kaufentscheidung.

1. Vorteile eines Warenwirtschaftssystem
2. Aufbau und Module eines Warenwirtschaftssystems
3.  Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
4. Was ist bei der Einführung zu beachten?
5. Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?
6. Anbieter von Warenwirtschaftssystemen
7. Richtig arbeiten mit einem Warenwirtschaftssystem - 5 Tipps
8. Fazit: ohne Warenwirtschaft kein Einzelhandel und kein E-Commerce

1. Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

"Ich habe mein Lager im Kopf. Ich weiß, was meine Kunden wollen. Daher brauche ich kein Warenwirtschaftssystem" ist eine typische Aussage traditioneller Einzelhändler. Mit folgender Tabelle wollen wir zeigen, dass diese Einstellung falsch ist.

Wer mehr als 100 verschiedene Artikel lagert und wer E-Commerce betreibt, braucht zwingend eine Warenwirtschaft. Ansonsten droht Blindflug bei der Lagerverwaltung. Im E-Commerce besteht außerdem die große Gefahr, durch zu viele Leerverkäufe die Kunden zu verärgern. Darüber hinaus sind die Kosten der Lagerverwaltung und des Warenhandlings ohne Warenwirtschaft zu hoch. Denn Sie brauchen Personal, um bei über 10.000 Artikeln im Lager jede einzelne Warenbuchung beim Einkauf, beim Verkauf, bei der Nachbestellung oder bei der Umlagerung handschriftlich per Lagerkartei festzuhalten. Auch bei der Inventur hilft Ihnen eine Warenwirtschaft, weil Sie Ihre Artikel einfach einscannen, anstatt handschriftlich zu erfassen.

2. Aufbau und Module eines Warenwirtschaftssystems

Hier erhalten Sie einen Überblick, welche Module ein gutes Warenwirtschaftssystem haben sollte:

1. Stammdatenverwaltung
2. Wareneingang
3. Lagerhaltung
4. Verkauf: Anbindung Kasse und Shopsystem
5. Retouren-Modul
6. Inventur-Modul
7. Statistik: Controlling-Module
8. Schnittstellen zu Buchhaltung und CRM

#1 Stammdatenverwaltung

Die Stammdatenverwaltung umfasst die Daten Ihrer Lieferanten, Ihrer Artikel, Ihrer Lagerorte und Ihrer Mitarbeiter. Die Stammdaten stehen für sämtliche Geschäftsprozesse zur Verfügung. Beispielsweise legen Sie bei der Bestellung oder beim Wareneingang die Artikelstammdaten der Waren an. Diese Artikeldaten stehen Ihnen dann für sämtliche Vorgänge beim Handling der Waren zur Verfügung: bei Buchungen auf ein anderes Lager, beim Verkauf oder bei Retouren

#2 Wareneingang

Das Modul Wareneingang brauchen Sie, um Waren schnell in das System einzugeben. Vielleicht hat Ihr Lieferant bereits elektronische Lieferscheine oder bietet die Artikeldaten als CSV-Datei an. Wenn Ihr Wareneingangsmodul diese Daten lesen kann, erfolgt der Wareneingang auf Knopfdruck.

#3 Lagerhaltung

Das Lagerhaltungsmodul ist wichtig, wenn Sie mehrere Läger verwalten. Das können zum Beispiel Ihre Filialen sein. Damit sind Sie in der Lage, Waren auf verschiedene Lagerorte umzubuchen.

#4 Verkauf: Anbindung Kasse und Shopsystem

Außerdem ist ein Verkaufsmodul wichtig. Dieses Verkaufsmodul beinhaltet eine Kasse bzw. stellt die Schnittstelle zu einer Kasse dar. Im Idealfall wirkt sich jeder Verkauf über die Kasse sofort auf den Lagerbestand aus. Wenn Sie E-Commerce betreiben, sollte das Verkaufsmodul auch eine Schnittstelle zu Ihrem Shopsystem oder zu Amazon und andere Marktplätze aufweisen. Jeder Onlineverkauf sollte ebenfalls sofort zur Bestandsänderung führen.

#5 Retourenmodul

Besonders im E-Commerce sind Retouren ein leidiges Thema. Wenn Ihr Warenwirtschaftssystem über ein gutes Retouren-Modul verfügt, können Sie dieses leidige Thema zumindest organisatorisch gut bewältigen.

#6 Inventur-Modul

Am Ende eines Geschäftsjahres wartet auf den Einzelhändler die Inventur. Daher braucht ein gutes Warenwirtschaftssystem auch ein Inventur-Modul. Aufgabe der Inventur ist es, die aktuellen Bestände an Waren anlässlich einer Stichtagsinventur vollständig zu erfassen. Die erfassten aktuellen Bestände werden am Ende der Inventur mit den rechnerischen Beständen abgeglichen. Im Falle von Lagerabwertungen sollte Ihnen das Warenwirtschaftssystem ebenfalls unter die Arme greifen.

#7 Statistik: Controlling-Module

Statistik-Module sind ein wichtiger Punkt beim Warenwirtschaftssystem

• Abverkaufsstatistiken: abgestuft auf die Ebenen Artikel, Warengruppe, Sortimentsbereich, Filialen. Mitarbeiter
• Renner-Penner-Listen
• Lagerbestandslisten
• Effizienzstatistiken: Lagerumschlag und Deckungsbeitragsstatistiken mit dem Ziel, das Einkaufsverhalten rationaler gestalten

#8 Schnittstellen zu Buchhaltung und CRM

Natürlich braucht jede Warenwirtschaft auch eine Schnittstelle zur Buchhaltung. Damit vereinfachen und automatisieren Sie zeitraubende Arbeiten im Rahmen der monatlichen Buchhaltung.

3. Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Auf dem Markt für Warenwirtschaftssysteme herrscht mittlerweile eine große Vielfalt. Wir finden spezielle Warenwirtschaftssysteme für spezielle Branchen, Multi-Channel-Lösungen oder Lösungen von Anbietern von Buchhaltungssoftware. Auch Anbieter von Kassensystemen bieten mittlerweile Warenwirtschaftsmodule im Kontext ihrer Kassensoftware an.

Ein Warenwirtschaftssystem selbst zu entwickeln, ist für den Gründer in der Regel keine Alternative. Oder doch? Wer beispielsweise ein Unternehmen auf dem Wege der Nachfolge gründet, kann möglicherweise vor der Herausforderung stehen, ein eigenes, unternehmensindividuelles Warenwirtschaftssystem entwickeln zu müssen.

4. Was ist bei der Einführung zu beachten?

In jedem Fall brauchen Sie ein Pflichtenheft. Im Pflichtenheft definieren Sie Ihre Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem auf der Basis Ihrer Anforderungen. Legen Sie fest, welche Anforderungen absolut notwendig und K.O.-Kriterien für die Anschaffung sind. Ein Anbieter, der die K.O.-Kriterien nicht erfüllt, kommt nicht in Frage.

Lassen Sie sich nicht einlullen von Aussagen: „Funktion X ist bereits in Entwicklung. Kommt irgendwann.“

Wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft oder ein E-Commerce-Unternehmen neu gründen, ist die Einführung eines Warenwirtschaftssystems kein Problem. Weil bei der Gründung alles neu ist, definieren Sie das System Ihres Warenhandlings nach Ihren Vorstellungen.

Komplizierter ist die Neueinführung eines Systems, wenn noch überhaupt kein Warenwirtschaftssystem vorhanden ist. Da begegnen Ihnen nicht nur Widerstände im Unternehmen nach Art der bayerischen Beamtengrundsätze: „Haben wir noch nie so gemacht. Haben wir immer schon so gemacht. Da könnte ja jeder daherkommen.“ Sie haben außerdem das Problem, das bestehende Lager so schnell wie möglich in das System einzupflegen. Hier könnten Sie sich folgende Strategien überlegen:

• Einen Sonderverkauf machen, um möglichst viel vom alten Lager abzuverkaufen.
• Sie pflegen das Altlager Schritt für Schritt ein.
• Außerdem führen Sie das Altlager parallel als nicht-bestandsgeführte Ware. Sie haben dann in Ihrer Verkaufsstatistik Verkäufe bestandsgeführter Waren und Altlagerverkäufe. Ihre Lagerstatistiken werden in diesem Fall erst dann stimmen, wenn Sie das Altlager komplett verkauft oder übernommen haben.
• In der Altlagerphase könnten Sie Verkäufe des Altlagers für die Verkaufsberater zusätzlich incentivieren in Form einer Altlagerprämie.

Die Umstellung auf das Warenwirtschaftssystem geht einfacher, wenn Sie eine Systemumstellung machen und von System A auf System B wechseln. Möglicherweise können Sie die Datenstrukturen von System A in einem Rutsch auf System B übertragen. Rechnen Sie aber auch hier mit dem Teufel im Detail und einer Umstellungsphase von gut einem Jahr.

Welche Maßnahmen müssen Sie treffen, um Ihr Warenwirtschaftssystem optimal einzuführen?

• Intensive Mitarbeiterschulung ist das Wichtigste.
• Definieren Sie klare Regeln für das Warenhandling: Was passiert beim Wareneingang? Wer nimmt Pakete an? Welche Regeln gelten bei der Filialbuchung? Wie sind Rücksendungen zum Lieferanten zu buchen? Wie sind Kundenretouren zu buchen?

Je besser Sie Ihre Mitarbeiter schulen und je klarer Ihrer Regeln zum Warenhandling, desto erfolgreicher die Einführung Ihres Warenwirtschaftssystems.

5. Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems umfassen die Kosten für die Software und die Hardware. Sie können in der Regel für die Software selbst mittlerweile jeden normalen PC verwenden. Trotzdem gibt es Spezialhardware, beispielsweise die Registrierkasse, der Bondrucker oder der Etikettendrucker für die Warenauszeichnung.

Die Preisspanne bei den einzelnen Systemen ist mittlerweile groß. Es gibt Angebote für unter 100 € pro Monat bis hin zu Individualentwicklungen, die hohe Einmalinvestitionen im 5-stelligen Bereich und laufende monatliche Wartungskosten bis zu 1.000 € erfordern. Entsprechend unterschiedlich sind die Preismodelle am Markt. Hier gibt es die Möglichkeit, ein gesamtes System zu kaufen und einen Wartungsvertrag für Softwareupdates abzuschließen. Dabei wird häufig Leasing für die Finanzierung des Gesamtpaketes angeboten. Es finden sich aber mehr und mehr teilweise sehr günstige Abo-Modelle. Wichtig ist hier natürlich, sich den Anbieter bzw. das System genau anzusehen.

Wenn Sie sich als Gründer ein Warenwirtschaftssystem anschaffen, müssen Sie logischerweise die Einmalinvestition und die laufenden Kosten Ihres Warenwirtschaftssystems in die Finanzplanung mit einbeziehen.

6. Anbieter von Warenwirtschaftssystemen

Die Anbieterszene bei Warenwirtschaftssystemen ist groß und vielfältig. Daher wollen wir zunächst allgemeine Überlegungen anstellen, die sich an Ihrer persönlichen Situation als Gründer oder Unternehmer im Einzelhandel oder E-Commerce orientieren.

#1 Branchenlösungen: Warenwirtschaftssysteme für spezielle Branchen

In manchen Einzelhandelsbranchen finden Sie sogenannte Branchenlösungen als Warenwirtschaftssysteme. Hierzu zählen bspw. folgende Anbieter für Warenwirtschaftssysteme im Bereich der Branchenlösungen:

• Textilbereich: IPOS von ebg-data.de, FashionLager®
• Spielwaren: Signum, KISS, VEPOS
• Juweliere: Clarity & Success
• Schuhe: Signum, Cashtex etc.
• Fahrräder: e-vendo, velo.port

Wenn Sie im stationären Einzelhandel gründen, kann eine Branchensoftware eine gute Lösung als Warenwirtschaftssystem sein. 

#2 Warenwirtschaftssysteme für den E-Commerce und Multichannel

Im Bereich des E-Commerce und Multichannel-Retailing besteht die Herausforderung für ein Warenwirtschaftssystem in 3 Bereichen:

• Das System muss zur Shopsoftware passen
• Es braucht Schnittstellen zur Kundenverwaltung
• Schnittstellen zu Ebay, Amazon & Co. sind wichtig.
• Zwingend ist ein Bestandsabgleich in Echtzeit. Bestellt der Kunde, muss die Verfügbarkeit im Shop sofort korrigiert werden, wenn ein Artikel nach Bestellung abverkauft ist.

Insbesondere im Multichannel-Vertrieb ist dieser Echtzeit-Bestandsabgleich wichtig. Das System muss den Bestand im Shop nicht nur bei Onlineverkäufen abgleichen, sondern auch bei Verkäufen im Geschäft. Das ist programmiertechnisch sehr anspruchsvoll.

In der Praxis ist es oft so, dass zunächst der Shop erstellt wird. Das macht der Gründer beim Shopentwickler seines Vertrauens. Der verwendet eine gängige Shopsoftware, beispielsweise Shopware, Magento, oder Oxid eSales. Häufig ist die Shopsoftware zuerst da. Sprich: der Händler ist froh, dass sein Onlineshop steht und merkt auf einmal: Hoppla, ich brauche ja auch noch ein Warenwirtschaftssystem.

Die Systeme für Shopsoftware sind für diese Problematik in der Regel gut aufgestellt. So gibt es nahezu für jede Shopssoftware-Lösung eine Schnittstelle oder sogar ein Plugin für die Warenwirtschaft. Welche Warenwirtschaftslösungen es für die Shopsysteme Shopware, Magento oder Oxid eSales gibt, zeigt Ihnen folgende Liste:

• Shopware: Pickware, Vario, Tricoma
• Magento: Signum, Vario, Ecoplan, Pixi
• Oxid eSales: Oxid ERP als eigenständiges System oder die Anbindung über eine ERP-Schnittstelle

Jedes System hat unterschiedliche Möglichkeiten. Informieren Sie sich am besten im Vorfeld über die Kompatibilität zwischen Shopsoftware einerseits und Warenwirtschaftssystem andererseits.

#3 Ausgewählte Anbieter in einer Übersicht

Jetzt stellen wir Ihnen in einer Übersicht einige wichtige Anbieter für Warenwirtschaftssysteme vor. Uns geht es vor allen Dingen darum, Unterschiede und Schwerpunkte aufzuzeigen. Wir stellen zunächst Inventorum, Pickware und Sage50 vor. Diese Systeme richten sich tendenziell an kleinere Händler. Anschließend zeigen wir Ihnen mit Vario, Signum und SAP Business One umfangreichere Lösungen.

Inventorum ist eine sehr einfache Lösung. Sie bedient den kleinen stationären Händler und baut um ein Kassensystem Funktionen der Warenwirtschaft und E-Commerce-Möglichkeiten auf. Sage ist für den stationären Händler, der auf einfache Weise E-Commerce via Onlineshop und Marktplätze betreiben möchte. Pickware ist die Lösung für alle Betreiber eines Shopware-Onlineshops mit der Möglichkeit, stationäre Geschäfte zu betreiben und über Marktplätze wie Amazon oder Ebay zu verkaufen.

Betrachten wir nun 3 weitere Anbieter für Warenwirtschaftssysteme. Diese Warenwirtschaftssysteme sind insbesondere für größere Händler sehr gut geeignet. In der folgenden Tabelle stellen wir SAP Business One, Signum und Vario vor.

Diese 3 Anbieter erlauben mit ihren Warenwirtschaftssystemen Multi-Channel-Retailing. Vario hat ein standardisiertes Konzept. Sämtliche Module lassen sich online bestellen. Signum und SAP Business One dagegen sind frei konfigurierbare Systeme. Diese Warenwirtschaftssysteme lassen sich zum ERP-System ausweiten und erfordern hohen Aufwand für Konzeption. Mit einer 4-stelligen Investition in die Konzeptions- und Konfigurations- und Einführungsphase müssen Sie daher rechnen.

7. Richtig arbeiten mit einem Warenwirtschaftssystem – 5 Tipps

Ein Warenwirtschaftssystem anschaffen ist das eine, richtig damit arbeiten, das andere. Wir geben Ihnen hier 5 Tipps, wenn Sie das erste Mal mit einem Warenwirtschaftssystem arbeiten:

1. Legen Sie im Warenwirtschaftssystem sinnvolle Warengruppen und Artikelgruppen an
2. Definieren Sie stabile Prozesse beim Warenfluss
3. Optimieren Sie Ihr Lager mit Hilfe der Warenwirtschaft
4. Nehmen Sie von Zeit zu Zeit Lagerstichproben vor
5. Legen Sie sich ein Konzept für Ihre Inventur zurecht
    

#1 Legen Sie im Warenwirtschaftssystem sinnvolle Warengruppen und Artikelgruppen an

Viele Warenwirtschaftssysteme arbeiten mit Artikelgruppen oder Warengruppen. Diese dienen dazu, den Überblick über die verschiedenen Warenarten im Geschäft zu bekommen.

• Eine Modeboutique hat zum Beispiel als Warengruppe „Damenoberbekleidung“. Zugehörige Artikelgruppen wären zum Beispiel „Blusen“, „Tops“, „Röcke“.

In der Regel legen Sie so eine Artikelhierarchie an, bevor Sie mit dem Warenwirtschaftssystem starten. Ihr Vorteil: Sie können später gezielte Auswertungen vornehmen und sehen, welche Warengruppen oder Artikelgruppen wie gut laufen.

Unser Tipp für die Anlage von Warengruppen und Artikelgruppen: Machen Sie das nicht zu detailliert. Auswertungen für mehr als 100 Artikelgruppen sind selten aussagekräftig.

#2 Definieren Sie stabile Prozesse beim Warenfluss

Als nächstes bestimmen Sie, wie die Prozesse beim Warenfluss auszusehen haben. Legen Sie Prozessbeschreibungen für den Wareneingang, für die Lagerhaltung und für den Verkauf an. Achten Sie auf typische Quellen für Fehlbuchungen. Das sind zum Beispiel die Retouren vom Kunden oder die Retouren an den Lieferanten.

Nehmen wir ein paar Beispiele:

• Wareneingang: Wer packt die Ware aus? Wer kontrolliert die Ware? Wer gibt die Ware ins Warenwirtschaftssystem ein bzw. pflegt elektronische Lieferscheine ein? Muss die Ware ausgezeichnet werden oder gibt es Etiketten vom Lieferanten mit Barcode?
• Lagerung: Was passiert nach dem Wareneingang? Wie wird Ware von Lager A nach Lager B gebucht?
• Verkauf: Wie funktioniert die Warenbuchung über die Kasse? Welche Schritte sind zu tun, wenn ein Kunde online bestellt?
• Kundenretouren: Wie läuft der Umtausch im Geschäft ab? Wie hat die entsprechende Lagerbuchung auszusehen?
• Rückgabe an Lieferant: Wie läuft das ab? Wer bucht die Ware vom Lager wieder ab?
• Konzept für die Warengruppen

Die Praxis zeigt, dass häufig die Retouren das kritische Problem sind. Zwar wird die Ware beim Verkauf über die Registrierkasse über die Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem immer richtig gebucht, bei der Retoure wird aber häufig per Hand gebucht. Und das kann im Eifer des Gefechts vergessen werden.

#3 Optimieren Sie Ihr Lager mit Hilfe der Warenwirtschaft

Mit einer Warenwirtschaft sehen Sie sofort, welche Artikel gut und welche schlecht laufen. Identifizieren Sie mit Hilfe von Renner-Penner-Listen, welche Artikel Sie großzügig nachdisponieren, damit Sie bei den „heißen“ Artikeln stets verkaufsfähig sind. Und listen Sie die Penner rigoros aus.

Stellen Sie sicher, dass Ihnen das System Renner-Penner-Listen liefert und auch sogenannte Dispositions-Listen. Eine Dispo-Liste zeigt Ihnen pro Lieferanten, welche Waren in welchen Zeitraum wie oft verkauft wurden und wie viele davon noch lagernd sind. Damit können Sie dann die guten Artikel gezielt nachdisponieren.

#4 Machen Sie von Zeit zu Zeit Lagerstichproben

Diebstahl ist im stationären Einzelhandel ein großes Problem. „Liegt der Warenschwund bei der Inventur bei über 1%, kann man von Mitarbeiterdiebstahl größeren Ausmaßes ausgehen“, so ein Verantwortlicher der Juweliers-Kette Christ anlässlich eines Meetings von Dugena-Juwelieren.

Die Warenwirtschaft sollte Ihnen helfen, mit punktuellen Stichproben illoyalem und kriminellem Treiben Einhalt zu gebieten. Gehen Sie von Zeit zu Zeit durchs Lager und fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, Ihnen bestimmte Waren zu zeigen.

#5 Legen Sie sich ein Konzept für die Inventur zurecht

Jede gute Warenwirtschaft sollte ein Inventurmodul haben. Die Inventur als physische Bestandsaufnahme des Warenlagers und der Vorräte ist aufwendig und zeitraubend und birgt viele Tücken. Machen Sie sich mit dem Inventurmodul Ihres Warenwirtschaftssystems rechtzeitig vertraut und planen Sie Ihre Inventur entsprechend.

Fazit: ohne Warenwirtschaft kein Einzelhandel und kein E-Commerce

Wer als Einzelhändler oder Onlinehändler ein umfangreiches Lager hat, braucht zwingend ein Warenwirtschaftssystem. Ein gutes Warenwirtschaftssystem unterstützt die Prozesse vom Wareneingang über die Lagerhaltung bis zum Verkauf. Sämtliche Daten eines Produkts stehen Ihnen in allen Prozessphasen zur Verfügung. Gute Warenwirtschaftssysteme sind offen konstruiert und bieten Schnittstellen zu externen Programmen, beispielsweise zu Buchhaltungsprogrammen oder zu Onlineshopsystemen. Ein weiterer Vorteil eines Warenwirtschaftssystems ist der Überblick über die Lagerhaltung. Umfangreiche Statistiken und KPIs zeigen Ihnen, wie effizient Ihre Warenwirtschaft funktioniert.

Der Markt für Warenwirtschaftssysteme ist unübersichtlich. Entscheidend ist daher, dass Sie die Anforderungen für Ihr Unternehmen exakt definieren. Erstellen Sie daher ein Pflichtenheft und legen Sie die K.O.-Kriterien für die Auswahl des Warenwirtschaftssystems fest. Wenn Sie eine endgültige Auswahl getroffen haben, gilt es, dass System auch konsequent im Unternehmen einzuführen und die Abläufe darauf auszurichten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Warenwirtschaftssystem, damit Sie alle Vorteile auch tatsächlich nutzen können.