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Reisekosten sind nur dann absetzbar, wenn die Reise beruflich veranlasst ist und als Auswärtstätigkeit gilt.
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Absetzbar sind Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten.
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Selbstständige setzen ihre eigenen Reisekosten als Betriebsausgaben ab.
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Privater Luxus auf der Geschäftsreise darf grundsätzlich steuerlich nicht geltend gemacht werden.
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Eine Reisekostensoftware hilft dabei, die Reisekosten vollständig und korrekt zu berechnen.
| Welche Reisekosten dürfen geltend gemacht werden?
Das Finanzamt akzeptiert Reisekosten nur unter 2 Voraussetzungen:
- Die Dienstreise muss einem betrieblichen Zweck dienen
- Der Reisende muss sich außerhalb der eigenen Betriebsstätte und der privaten Wohnung befinden.
Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:
| Kostenart | Beschreibung |
| Fahrtkosten | Zug-, Flug oder Bustickets werden in voller Höhe abgesetzt, für Pkw 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer, für jedes andere motorbetriebe Transportmittel können 0,20 Euro angesetzt werden. |
| Übernachtungskosten | Selbstständige und Unternehmer können ihre Übernachtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. |
| Verpflegungskosten | Unternehmer haben die Möglichkeit, die Verpflegung für ihre Mitarbeiter während einer Dienstreise zu stellen und die Kosten dafür als Betriebsausgabe abzusetzen. Freiberufler und Einzelunternehmer können folgende Reisekostenpauschalen absetzen: Ab 8 Stunden Abwesenheit: Reisekostenpauschale von 14 Euro. Ab 24 Stunden: Reisekostenpauschale von 28 Euro. |
| Reisenebenkosten | Dazu zählen bspw. Trinkgelder, Parkscheine etc. |
Achtung: Der Ausdruck „Reisekostenpauschale“ ist etwas irreführend. Tatsächlich gelten diese Reisekostenpauschalen nicht für die gesamten Reisekosten, sondern bezeichnen Pauschalen für die Verpflegung (und bei Angestellten auch für Übernachtungen – siehe Abschnitt „Wie gehen Angestellte richtig mit Reisekosten um?“).
Reisekosten müssen angemessen sein
Wenn Sie Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen möchten, müssen diese notwendig und angemessen sein. Was als angemessen gilt, ist eine Auslegungssache des Finanzamts. In der Regel werden etwa Übernachtungen in einem Mittelklassehotel problemlos anerkannt, ein 5-Sterne-Hotel ist dagegen deutlich schwieriger zu rechtfertigen. Es sei denn, Sie können nachweisen, dass kein günstigeres Hotel in zumutbarer Entfernung verfügbar war.
| Reisekosten bei Unternehmern
Dürfen Sie Reisekosten als Unternehmer absetzen? Ja, Sie dürfen sie grundsätzlich als Betriebsausgaben ansetzen, wenn es sich um eine Geschäftsreise handelt. Dazu müssen Sie alle relevanten Belege sammeln und einreichen.
Die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter erstatten Sie und setzen diese dann ebenfalls als Betriebsausgabe ab. In der Regel gehen die Mitarbeiter dabei in Vorleistung und reichen bei Ihnen alle gesammelten Belege ein. Es ist jedoch auch möglich, die Buchungen direkt über die Firmenkreditkarte vorzunehmen.
Alternativ können Sie nach vorheriger Absprache die Reisekosten inklusive Umsatzsteuer Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Dabei können Sie frei verhandeln und sollten etwas großzügigere Kilometerpauschalen oder Übernachtungskosten in Rechnung stellen, um die tatsächlichen Kosten wirklich zu decken.
In jedem Fall sollte eine ordentliche Reisekostenabrechnung vorliegen.
| Reisekostenabrechnungen: Beispielrechnung und Spezialfälle
Beispiel: Diese Reisekosten können bei einer Dienstreise anfallen
Der Unternehmer Max Mustermann tritt eine dreitägige Geschäftsreise von Frankfurt nach München an. Er fährt von seiner Wohnung aus mit dem Bus direkt zum Bahnhof und steigt dort in den Zug nach München. In München besucht er für zwei Tage eine Messe und übernachtet in einem Hotel. Nach der Messe fährt er mit Zug und Bus nach Hause zurück.
Da Herr Mustermann die Reise aus beruflichen Gründen antritt und vorübergehend außerhalb seiner Wohnung sowie außerhalb seiner Betriebsstätte tätig wird, handelt es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Er darf Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten steuerlich geltend machen.
- Fahrtkosten: Bus- und Zugtickets (sowohl für An- und Abreise als auch für die Fahrt zur Messe) in voller Höhe als Betriebsausgaben
- Übernachtungskosten: Hotelrechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe
- Verpflegungskosten: Für die Verpflegung wird die Reisekostenpauschale angesetzt. Es gelten jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag sowie 28 Euro für den vollen (zweiten) Tag.
- Reisenebenkosten: Eintritt für die Messe
Bus- und Zugtickets, Taxiquittungen sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Da dürfen Sie auch die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.
Knifflige Fälle bei einer Geschäftsreise
Wer Reisekosten abrechnet, trifft auf komplizierte Spezialfälle.
Geschäftsreisen mit Partner: Kosten für den Partner dürfen Sie nicht als Betriebsausgaben geltend machen. Statt eines Doppelzimmers dürfen Sie nur ein Einzelzimmer abrechnen.
Privates Vergnügen auf der Geschäftsreise: Wer an eine Geschäftsreise ein paar Urlaubstage dranhängt, muss das auch bei seinen Reisekosten berücksichtigen. Gemischte Reisekosten können nur anteilig abgesetzt werden. Auch Privatvergnügen wie Wellness-Behandlungen, Minibar- oder Pay-TV-Nutzung dürfen Sie nicht als Reisekosten geltend machen.
Längere Geschäftsreisen im Ausland: Sobald sich eine Reise über mehrere Tage durch verschiedene Länder mit verschiedenen Verkehrsmitteln erstreckt, droht ein Reisekosten-Chaos. In solchen Fällen ist eine professionelle Reisekosten-Software nahezu unerlässlich.
| Dienstreisen von Mitarbeitern
In der Regel erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten für Dienstreisen. Eindeutig verpflichtet ist er dazu allerdings nicht. Vielmehr steht dem Reisenden ein „Aufwendungsersatz“ zu, wenn die Reise beauftragt war. Da die Frage, was das im Detail bedeutet, äußerst schwierig zu beantworten sein kann, empfiehlt es sich, schon vor der Reise genau zu klären, welche Kosten übernommen werden.
Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten, werden diese als steuerfreie Einkünfte gewertet. Das gilt auch für angestellte Geschäftsführer-Gesellschafter. Dazu müssen Sie eine vollständige Reisekostenabrechnung vorlegen. Erhalten Sie keine Reisekostenerstattung, können Sie die anfallenden Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung absetzen.
| Reisekosten sparen mit 7 Tipps
Folgende 7 Tipps helfen, Reisekosten einzusparen:
- Notwendigkeit der Reise checken: Prüfen Sie, ob ein Videocall genügt.
- Regeln für Geschäftsreisen festlegen: Etwa Höchstgrenzen für Hotelpreise, Vorgaben für Buchungsklassen oder die Pflicht, wirtschaftliche Verkehrsmittel zu wählen.
- Frühzeitig buchen: Je später die Buchung, desto teurer sind Flüge, Bahntickets und Hotels.
- Bahn statt Flug oder Mietwagen prüfen: Gerade bei Inlandsreisen oder Strecken bis etwa 4–5 Stunden ist die Bahn oft günstiger als Flug plus Transfer. Auch Taxis und Mietwagen sollten nur genutzt werden, wenn sie wirklich nötig sind.
- Hotels nach Preis-Leistungs-Verhältnis auswählen: Oft ist ein günstiges Hotel mit guter Verkehrsanbindung zum Ort des Termins günstiger.
- Reisen bündeln und Routenplanung: Legen Sie die Termine so, dass Reisewege und Reisedauer gering sind.
- Reisekosten regelmäßig auswerten: Analysieren Sie Ihre Geschäftsreisen und die ihrer Mitarbeiter. Was kann beim nächsten Mal eingespart werden?
Reisekosten sind beruflich oder betrieblich veranlasste Aufwendungen bei Auswärtstätigkeit, die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- und Nebenkosten umfassen.
Als Pauschalen für die Reisekosten gibt es den Verpflegungsmehraufwand und die Kilometerpauschale Reisen mit dem PKW.
Für die Verpflegungspauschale gelten in Deutschland folgende Sätze:
- 14 € für den Tag der Anreise und Abreise
- 28 € für jeden auswärtigen Tag
Die Kilometerpauschale liegt aktuell bei 0,30 € pro Kilometer.
Die Fahrtkosten bezeichnen, die Kosten eines Verkehrsmittels bei einer Fahrt.
Reisekosten umfassen zusätzlich zu den Fahrtkosten die Kosten für Übernachtung, Geschäftsessen oder Eintrittskarten für Messen.
Dies sind die Regeln, um Reisekosten abzusetzen:
- Die Reise ist betrieblich veranlasst, etwa die Fahrt zu einer Messe, einem Seminar oder einer Tagung.
- Die Reisekosten sind angemessen hoch.
- Privates auf einer Geschäftsreise darf nicht abgesetzt werden.
Faustregel: Das Finanzamt akzeptiert das, was Sie auch einem angestellten Geschäftsführer zugestehen würden.
Angestellte bekommen Reisekosten in der Regel von ihrem Arbeitgeber erstattet. Geschieht das nicht, können die Reisekosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
GmbH-Geschäftsführer rechnen Reisekosten über die GmbH ab. Erstattet werden beruflich veranlasste Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten sowie Verpflegungspauschalen nach den steuerlichen Vorgaben.
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