Reisekosten: Geschäftsreisen richtig abrechnen

Sobald Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihres Unternehmens tätig werden, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor. Im Rahmen dieser beruflichen Auswärtstätigkeit fallen Reisekosten an. Erfahren Sie, welche Arten von Reisekosten es gibt, wie sie geltend gemacht werden und wie eine Reisekostenabrechnung aussehen muss.

Was sind Reisekosten?

Wer beruflich reisen muss, um z. B. einen Kunden oder eine Messe besuchen, für den fallen in der Regel auch Kosten an – für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Diese Kosten werden in der Buchhaltung unter dem Begriff Reisekosten subsumiert. 

Seit der Reisekostenreform im Jahr 2014 müssen vor allem Selbstständige und Freiberufler einiges beachten, um ihre Reisekosten korrekt abzurechnen.

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:

KostenartBeschreibung
FahrtkostenZug-, Flug oder Bustickets werden in voller Höhe abgesetzt, für Pkw 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer, jedes andere motorbetrieben Transportmittel 0,20 Euro
ÜbernachtungskostenEs gilt eine Pauschale von 20 Euro innerhalb Deutschlands. Die Pauschalen für Übernachtungskosten im Ausland unterscheiden sich je nach Land. Eine vollständige Liste der geltenden Pauschbeträge gibt es jährlich aktuell auf der Seite des Finanzministeriums.
VerpflegungskostenAb 8 Stunden Abwesenheit gilt eine Pauschale von 12 Euro, ab mehr als 24 Stunden 24 Euro
ReisenebenkostenDazu zählen bspw. Trinkgelder, Parkscheine etc.
    TIPP

    Eine Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn man regelmäßig von zu Hause arbeitet. Arbeitet ein Mitarbeiter im Homeoffice, gilt der Weg ab Verlassen der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte bis zur Rückkehr als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Diese kann nach dem Reisekostengesetz abgesetzt werden.

    Mehr zum Thema Homeoffice

    Reisekosten richtig abrechnen

    Reisekosten für Selbstständige

    Wenn Sie selbstständig arbeiten, können Sie die Reisekosten beim Finanzamt von der Steuer absetzen. Alternativ können Sie nach vorheriger Absprache die Reisekosten inklusive Umsatzsteuer Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Dabei können Sie frei verhandeln und sollten großzügigere Kilometerpauschalen oder Übernachtungskosten in Rechnung stellen, um die tatsächlichen Kosten zu decken.

    Reisekosten für Angestellte 

    Sind Sie angestellt, werden die Reisekosten für Dienstreisen in der Regel direkt von Ihrem Arbeitgeber übernommen. In diesem Fall machen Sie die Reisekosten gegenüber dem Arbeitgeber geltend. Das gilt auch für angestellte Geschäftsführer-Gesellschafter.

    In jedem Fall brauchen Sie eine vollständige Reisekostenabrechnung – diese ist immer dann erforderlich, wenn Sie geschäftlich eine Reise außerhalb der festen Arbeitsstätte antreten.

    Um Reisekosten abrechnen zu können, müssen folgende Angaben gemacht werden:

    • Name der reisenden Person
    • Reisedauer 
    • Reisedaten (inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise)
    • Reiseziel (Stadt/Land)
    • Reisezweck (geschäftlicher Anlass)
    • Unterschrift

    Zusätzlich müssen alle entstandenen Kosten aufgelistet und durch Rechnungen oder Quittungen belegt werden.

    • Fahrtkosten
    • Übernachtungskosten
    • Verpflegungsaufwand
    • Reisenebenkosten 

    Können Belege in Ausnahmefällen nicht erstellt werden, z. B. wenn Sie Trinkgeld geben oder Münzen in eine Parkuhr werfen, Sie aber trotzdem diese Kosten absetzen möchten, können Sie auf den sogenannten Eigenbeleg zurückgreifen.

    Eigenbeleg erstellen

    Dieser Eigenbeleg muss stets einzeln erstellt werden, einen betrieblichen Aufwand betreffen und die Höhe der angegebenen Kosten glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg müssen Sie dann folgende Angaben machen:

    • Vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
    • Art der Kosten
    • Datum
    • Alle nötigen Kostendetails
    • Eine Begründung, warum ein Eigenbeleg erstellt wird
    • Unterschrift

    Eigenbelege sind übrigens nicht vorsteuerabzugsfähig. Wie auch für alle anderen Belege der Reise beträgt auch hier die Aufbewahrungspflicht die üblichen zehn Jahre.

    Beispiel einer Reisekostenabrechnung

    Wie eine Reisekostenabrechnung aussehen könnte, veranschaulicht folgendes Beispiel:

    Herr Max Mustermann tritt für sein Unternehmen eine zweitägige Geschäftsreise von Frankfurt nach München an. Herr Mustermann nimmt bei der Reise den Zug. Bei der Anreise fährt er von seiner Wohnung aus mit dem Bus direkt zum Bahnhof. In München übernachtet er in einem Hotel, in dem das Frühstücksbuffett in Anspruch nimmt. Für das Frühstück übernimmt die Max Mustermann GmbH die Kosten. Diese werden auf der Hotelrechnung ersichtlich. Daneben geht er an einem Tag auf eine Messe.

    Da Herr Mustermann aus beruflichen Gründen außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte als auch seiner Wohnung tätig wird, gilt dies als eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Er darf Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten steuerlich geltend machen:

    • Fahrtkosten: Bus- und Zugtickets
    • Übernachtungskosten: Hotelrechnung
    • Verpflegungskosten: Für die Verpflegung wird der Pauschalbetrag angesetzt. Da Herr Mustermann mehr als 24 Stunden in München verbringt, gilt die Pauschale von 24 Euro.
    • Reisenebenkosten: Eintritt für die Messe
    TIPP

    Es empfiehlt sich, für die Reisekosten eine Reisekostenabrechnungs-Software zu nutzen, um unnötigen Mehraufwand einzusparen.

    Software für Reisekosten

    Spezialfälle der Reisekostenabrechnung

    Bei der Abrechnung von Reisekosten gibt es auch immer wieder mal Spezialfälle, die das Abrechnen durchaus komplizierter werden lassen.

    Verpflegungsmehraufwand

    Ein gutes Beispiel hierfür ist der Verpflegungsmehraufwand. Ob Gummibärchen, ein Schokoriegel oder ein Sandwich. Auch solche Kleinigkeiten gelten als volle Mahlzeit und müssen von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Zur Veranschaulichung ein kleines Beispiel:

    Sie fliegen beruflich bedingt am frühen Morgen nach München und am späten Abend wieder zurück. Für den Hin- und Rückflug zahlen Sie 150 Euro für das Flugticket. An Board wird Ihnen (ohne zusätzlichen Aufpreis) jeweils ein belegtes Brot mit Kaffee gereicht. Die Berechnung sähe hier wie folgt aus:

    KostenpunktBetrag
    Kosten für das Flugticket (brutto)150 €
    Vorsteuer (150 € : 119 × 19 % Mwst.)23,95 €
    Kosten für das Flugticket (netto)126,05 €
    - Pauschale für Frühstück (24 € × 20 %)- 4,80 €
    - Pauschale für das Abendessen (24 € × 40 %)- 9,60 €
    = absetzbare Flug- bzw. Reisekosten111,65 €

    Ihre abzusetzenden Reisekosten belaufen sich also auf 111,65 Euro.

    Reise mit Partner

    Sofern Sie Ihren Partner oder Ihre Partnerin aus privaten Gründen auf eine Geschäftsreise mitnehmen, können Sie die anfallenden Mehrkosten nicht abziehen. Haben Sie also ein Doppelzimmer gebucht, können Sie nur die Kosten abrechnen, die angefallen wären, wenn Sie ein Einzelzimmer im gleichen Hotel gebucht hätten, zum Beispiel, indem Sie die Preisliste des Hotels anhängen. 

    Arbeit und Vergnügen: Gemischte Reisekosten

    Wer an eine Geschäftsreise ein paar private Urlaubstage dranhängt, muss das auch bei seinen Reisekosten berücksichtigen. Gemischte Reisekosten können nur anteilig abgesetzt werden. Auch Privatvergnügen wie Wellness, Minibar oder Pay-TV können Sie natürlich nicht als Reisekosten geltend machen, sondern müssen Sie privat bezahlen.

    Längere Geschäftsreisen durch verschiedene Länder 

    Sobald sich eine Reise über mehrere Tage durch verschiedene Länder mit verschiedenen Verkehrsmitteln erstreckt, ist das Reisekosten-Chaos perfekt. In solchen Fällen ist eine professionelle Reisekosten-Software unerlässlich.

    TIPP

    Sie suchen eine einfach zu bedienende Buchhaltungssoftware für Ihre Reisekostenabrechnung? Unser Partner Unternehmerheld bietet eine speziell auf die Bedürfnisse von Gründern abgestimmte Online-Buchhaltung zum günstigen Preis. 

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    Reisekosten einsparen: mit diesen 7 Tipps leicht gemacht

    Wenn Sie häufig geschäftlich verreisen müssen, sollten Sie die Reisekosten im Griff behalten. Mit einer guten Planung können Sie bei einer Geschäftsreise einiges an Reisekosten einsparen. Folgende 7 Tipps können Ihnen dabei behilflich sein:

    #1 Passen Sie die Reisedaten flexibel an

    Fahren oder fliegen ist unter der Woche immer wesentlich günstiger als an Wochenenden (vor allem: Freitag und Sonntag) und vor Feiertagen. 

    #2 Sparpreise sichern

    Wissen Sie über Ihre nächste Geschäftsreise frühzeitig Bescheid, besteht die Möglichkeit Frühbucherrabatte zu sichern. Die Deutsche Bahn bietet beispielsweise Sparpreise (bereits ab 19,90 Euro) an.

    #3 Preisvergleich lohnt sich

    Vergleichsportale wie Hometogo, Trivago, Swoodoo oder FromAToB helfen dabei, Reisekosten zu sparen und das jeweils günstigste Angebot für Hotels, Flüge oder Zugverbindungen zu finden. Oft finden Sie hier kurzfristig auch noch Last-Minute-Schnäppchen.

    #4 Vermeiden Sie die Schulferien

    Gerade die Schulferien sind natürlich bekannt für Familienurlaube. Aus diesem Grund steigen in dieser Zeit die Reisekosten enorm an. Versuchen Sie daher, die Hauptbuchungssaison nach Möglichkeit zu meiden.

    #5 Hotel Business Tarife sichern

    Manche Hotelketten, wie beispielsweise HRS, bieten sogenannte Business-Tarife an. Damit können Sie bis zu 30 Prozent für ausgewählte Hotels sparen, wenn Sie regelmäßig reisen.

    #6 Fahren Sie Zug

    Trotz ihres schlechten Rufs in Sachen Verspätung ist die Bahn nicht nur das mit Abstand umweltfreundlichste, sondern häufig auch das schnellste und bequemste Verkehrsmittel innerhalb Deutschlands. Ein weiterer Vorteil: Bahnhöfe sind in der Regel mitten in der Stadt, während man von Flughäfen erst noch ein Taxi in die Stadt nehmen muss. 

    #7 Kaufen Sie sich eine Bahncard

    Wenn Sie viel im Inland reisen, können Sie mit einer Bahncard schnell Reisekosten sparen. Hier gibt es die Möglichkeit einer Bahncard 25 oder 50. Für Menschen, die mehrmals in der Woche innerhalb Deutschlands reisen, könnte sich sogar eine Bahncard 100 rechnen. 

    Reisekosten korrekt abrechnen spart bares Geld

    Sobald also Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter aus beruflichen Gründen, vorübergehend außerhalb Ihres Unternehmens tätig wird, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor, deren damit einhergehende Reisekosten abgesetzt werden können.

    Als Reisekosten können Sie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Reise betrieblich veranlasst ist.

    Denken Sie auch unbedingt an die Belege! Am besten Sie nehmen sich immer einen Papierumschlag mit, in dem Sie alle Belege – von Zugticket bis Restaurantbeleg – sorgfältig aufbewahren.