Was sind Reisekosten und wer kommt dafür auf?

Bei Dienstreisen fallen Reisekosten für Sie oder Ihre Mitarbeiter an. Diese können Sie in der Regel als Betriebsausgaben geltend machen. Wir erklären, was alles unter die Reisekosten fällt und wie Sie diese als Selbstständiger oder Unternehmer für sich und Ihre Mitarbeiter korrekt berechnen sowie absetzen. 

Voraussetzung ist jedoch eine korrekte Reisekostenabrechnung. Diese erstellen Sie am einfachsten und schnellsten mit einer Reisekostenabrechnungs-Software.

Welche Reisekosten können geltend gemacht werden?

Wenn Sie als Selbstständiger beruflich reisen, um z. B. einen Kunden, einen anderen Firmenstandort oder eine Messe zu besuchen, fallen in der Regel Kosten an – für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Diese Kosten können in der Buchhaltung unter dem Begriff „Reisekosten“ zusammengefasst und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, schließlich handelt es sich dabei um Dienstreisen. Auch auf Reisekosten, die aufgrund von Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter anfallen, trifft das Gesagte zu.

Die Voraussetzungen dafür, dass das Finanzamt eine Dienstreise anerkennt, sind:

  • Der Reisende muss sich außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und der eigenen privaten Wohnung befinden.
  • Die Dienstreise muss beruflich veranlasst sein. 
  • Der Reisende muss eine gewisse Distanz überwinden. In der Regel erkennt das Finanzamt eine Dienstreise an, wenn das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt. 

Hinweis: Auch wenn keine Dienstreise vorliegt, lassen sich z. B. Fahrtkosten für geschäftlich veranlasste Fahrten als Betriebsausgaben geltend machen. Sie gehören dann aber streng genommen nicht zu den Reisekosten. 

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen:

KostenartBeschreibung
FahrtkostenZug-, Flug oder Bustickets werden in voller Höhe abgesetzt, für Pkw 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer, für jedes andere motorbetriebe Transportmittel können 0,20 Euro angesetzt werden.
ÜbernachtungskostenSelbstständige und Unternehmer können ihre Übernachtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen. Diese Kosten sind mit 7 % vorsteuerabzugsfähig. 
VerpflegungskostenUnternehmer haben die Möglichkeit, die Verpflegung für ihre Mitarbeiter während einer Dienstreise zu stellen und die Kosten dafür als Betriebsausgabe abzusetzen. Freiberufler und Einzelunternehmer können folgende Reisekostenpauschalen absetzen: Ab 8 Stunden Abwesenheit: Reisekostenpauschale von 14 Euro. Ab 24 Stunden: Reisekostenpauschale von 28 Euro.  
ReisenebenkostenDazu zählen bspw. Trinkgelder, Parkscheine etc.

Achtung: Der Ausdruck „Reisekostenpauschale“ ist etwas irreführend. Tatsächlich gelten diese Reisekostenpauschalen nicht für die gesamten Reisekosten, sondern bezeichnen Pauschalen für die Verpflegung (und bei Angestellten auch für Übernachtungen – siehe Abschnitt „Wie gehen Angestellte richtig mit Reisekosten um?“). 

Reisekosten müssen angemessen sein

Wenn Sie Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen möchten, müssen diese notwendig und angemessen sein. Was als angemessen gilt, ist eine Auslegungssache des Finanzamts. In der Regel werden beispielsweise Übernachtungen in einem Mittelklassehotel problemlos anerkannt, ein 5-Sterne-Hotel ist dagegen deutlich schwieriger zu rechtfertigen – es sei denn, Sie können nachweisen, dass kein günstigeres Hotel in zumutbarer Entfernung verfügbar war. 

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    Selbstständige und Unternehmer: Reisekosten abrechnen

    Zuerst stellt sich die Frage, ob Sie Reisekosten erstatten, ob Sie Ihre eigenen Reisekosten absetzen oder ob Sie die Kosten sogar in Rechnung stellen wollen. 

    Als Selbstständiger werden Sie in der Regel Ihre eigenen Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen. Dazu müssen Sie alle relevanten Belege sammeln und einreichen. 

    Die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter erstatten Sie und setzen diese dann ebenfalls als Betriebsausgabe ab. In der Regel gehen die Mitarbeiter dabei in Vorleistung und reichen bei Ihnen alle gesammelten Belege ein. Es ist jedoch auch möglich, die Buchungen direkt über die Firmenkreditkarte vorzunehmen – so fällt die Abrechnung leichter. 

    Alternativ können Sie nach vorheriger Absprache die Reisekosten inklusive Umsatzsteuer Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Dabei können Sie frei verhandeln und sollten etwas großzügigere Kilometerpauschalen oder Übernachtungskosten in Rechnung stellen, um die tatsächlichen Kosten wirklich zu decken.

    In jedem Fall sollte eine ordentliche Reisekostenabrechnung vorliegen. 

    Reisekostenabrechnungen: Beispielrechnung und Spezialfälle

    Beispiel: Diese Reisekosten können bei einer Dienstreise anfallen

    Der selbstständig tätige Max Mustermann tritt eine dreitägige Geschäftsreise von Frankfurt nach München an. Herr Mustermann fährt von seiner Wohnung aus mit dem Bus direkt zum Bahnhof und steigt dort in den Zug nach München. In München übernachtet er in einem Hotel. Außerdem geht Herr Mustermann auf eine Messe. Nach einer weiteren Übernachtung fährt er mit Zug und Bus nach Hause zurück.

    Da Herr Mustermann die Reise aus beruflichen Gründen antritt und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte sowie außerhalb seiner Wohnung tätig wird, gilt dies als eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (Dienstreise). Er darf Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten steuerlich geltend machen.

    • Fahrtkosten: Bus- und Zugtickets (sowohl für An- und Abreise als auch für die Fahrt zur Messe) in voller Höhe als Betriebsausgaben
    • Übernachtungskosten: Hotelrechnung in voller Höhe als Betriebsausgabe
    • Verpflegungskosten: Für die Verpflegung wird die Reisekostenpauschale angesetzt. Es gelten jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag sowie 28 Euro für den vollen (zweiten) Tag. 
    • Reisenebenkosten: Eintritt für die Messe

    Diese Spezialfälle müssen Sie bei Reisekosten berücksichtigen

    Bei der Abrechnung von Reisekosten gibt es immer mal wieder Spezialfälle, welche die korrekte Berechnung komplizierter machen. 

    Reisekosten bei einer Reise mit Partner

    Sofern Sie Ihren Lebenspartner aus privaten Gründen auf eine Geschäftsreise mitnehmen, können Sie die zusätzlich anfallenden Reisekosten nicht abziehen. Haben Sie also ein Doppelzimmer gebucht, können Sie nur die Kosten abrechnen, die angefallen wären, wenn Sie ein Einzelzimmer im gleichen Hotel gebucht hätten (Sie könnten zum Nachweis beispielsweise die Preisliste des Hotels anhängen). Das Gleiche gilt natürlich für Ihre Mitarbeiter, wenn sie einen Partner auf eine Dienstreise mitnehmen. 

    Arbeit und Vergnügen: gemischte Reisekosten

    Wer an eine Geschäftsreise ein paar Urlaubstage dranhängt, muss das auch bei seinen Reisekosten berücksichtigen. Gemischte Reisekosten können nur anteilig abgesetzt werden. Auch Privatvergnügen wie Wellness-Behandlungen, Minibar- oder Pay-TV-Nutzung können Sie nicht als Reisekosten geltend machen, sondern müssen für diese privat aufkommen.

    Längere Geschäftsreisen durch verschiedene Länder 

    Sobald sich eine Reise über mehrere Tage durch verschiedene Länder mit verschiedenen Verkehrsmitteln erstreckt, droht ein Reisekosten-Chaos. In solchen Fällen ist eine professionelle Reisekosten-Software nahezu unerlässlich.

    TIPP

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    Wie gehen Angestellte richtig mit Reisekosten um?

    In der Regel erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten für Dienstreisen. Eindeutig verpflichtet ist er dazu allerdings nicht. Vielmehr steht dem Reisenden ein „Aufwendungsersatz“ zu, wenn die Reise beauftragt war. Da die Frage, was das im Detail bedeutet, äußerst schwierig zu beantworten sein kann, empfiehlt es sich, schon vor der Reise genau zu klären, welche Kosten übernommen werden. 

    Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten, werden diese als steuerfreie Einkünfte gewertet – das gilt auch für angestellte Geschäftsführer-Gesellschafter. Dazu müssen Sie eine vollständige Reisekostenabrechnung vorlegen. Erhalten Sie keine Reisekostenerstattung, können Sie die anfallenden Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung absetzen.

    TIPP

    Auch wenn Sie während der Reise kostenlos (z. B. bei Freunden) übernachten, steht Ihnen eine Übernachtungspauschale zu. Mehr darüber lesen Sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

    Mehr über den Verpflegungsmehraufwand

    Reisekosten einsparen: Mit diesen 7 Tipps ganz leicht

    Wenn Sie häufig geschäftlich verreisen müssen, sollten Sie die Reisekosten im Blick behalten. Mit einer guten Planung können Sie bei einer Geschäftsreise einiges an Reisekosten einsparen. Folgende 7 Tipps können Ihnen dabei behilflich sein:

    #1 Flexibel sein

    Fahren oder Fliegen ist unter der Woche wesentlich günstiger als an Wochenenden (insbesondere freitags und sonntags) und vor Feiertagen. Schulferien sind überdies ungünstige Reisezeiträume. Wenn Sie zur richtigen Zeit reisen und bei der Wahl des Bahnhofs oder Flughafens auch noch flexibel sind, können Sie von günstigeren Preisen profitieren. 

    #2 Sparpreise sichern

    Wissen Sie über Ihre nächste Geschäftsreise frühzeitig Bescheid, besteht die Möglichkeit, sich Frühbucherrabatte zu sichern. Die Deutsche Bahn bietet beispielsweise Sparpreise (bereits ab 19,90 Euro) an. Auch Gruppentarife kommen ggf. infrage. 

    #3 Preisvergleich lohnt sich

    Vergleichsportale wie Hometogo, Trivago, Swoodoo oder FromAToB helfen dabei, Reisekosten niedriger zu halten, indem sich das jeweils günstigste Angebot für Hotels, Flüge oder Zugverbindungen finden lässt. Oft finden Sie hier kurzfristig auch noch Last-minute-Schnäppchen. Beachten Sie in diesem Zusammenhang jedoch den nächsten Punkt:

    #4 Regelmäßig Cookies entfernen

    Möglicherweise stellen Sie fest, dass ein Angebot seit Ihrem letzten Besuch auf der entsprechenden Website teurer geworden ist. Dahinter kann die Absicht stecken, Sie mit scheinbar stetig ansteigenden Preisen zu einer schnelleren Buchung zu animieren. Um sich dieser Strategie gar nicht erst auszusetzen, löschen Sie daher die entsprechenden Cookies in Ihrem Webbrowser, bevor Sie weiterrecherchieren. 

    #5 Mit Zug oder öffentlichen Verkehrsmitteln ans Ziel

    Ein großer Teil der Reisekosten entfällt häufig auf Fahrten mit einem Taxi. Planen Sie daher Ihre Reisen so, dass Sie (bzw. Ihre Mitarbeiter) das Ziel direkt vom Bahnhof oder Flughafen aus zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichen können. 

    #6 Wählen Sie den Zug

    Die Bahn ist nicht nur das mit Abstand umweltfreundlichste, sondern häufig auch das schnellste und bequemste Verkehrsmittel innerhalb Deutschlands. Ein weiterer Vorteil: Bahnhöfe sind in der Regel mitten in der Stadt, während man von einem Flughafen aus erst noch ein Taxi in die Stadt nehmen muss. 

    #7 Für Unternehmer: Klare Regeln aufstellen

    Wenn von Anfang an festgelegt ist, welche Flug- oder Hotelklasse für Dienstreisen genehmigt ist, gibt es in diesem Punkt keine Diskussionen mit Ihren Mitarbeitern. 

    FAQ zum Thema Reisekosten

    1. Was sind Reisekosten?
      Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen.
    2. Welche Voraussetzungen müssen zum Absetzen von Reisekosten erfüllt sein?
      Die Reise muss beruflich veranlasst sein und in der Regel über die Stadtgrenzen hinausführen. Außerdem müssen die Reisekosten angemessen sein.  
    3. Wie können Angestellte Reisekosten abrechnen?
      Angestellte bekommen Reisekosten in der Regel von ihrem Arbeitgeber erstattet. Geschieht das nicht, können die Reisekosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
    4. Wie können Selbstständige und Unternehmer Reisekosten abrechnen?
      Selbstständige und Unternehmer können Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen. Angestellte Gesellschafter-Geschäftsführer setzen Reisekosten wie Angestellte ab.

    Fazit: Eine Software erleichtert die korrekte Abrechnung von Reisekosten

    Sobald Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihres Unternehmens tätig wird, liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor und die damit einhergehenden Reisekosten können abgesetzt werden. Dabei lohnt sich der Einsatz einer entsprechenden Software, welche die Reisekostenabrechnung deutlich erleichtert. 

    Als Selbstständiger oder Unternehmer können Sie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Angestellte können Reisekosten erstatten lassen oder als Werbungskosten absetzen. 

    Reiskosten-Software im Vergleich