Debitorenbuchhaltung im Überblick
Die Debitorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der sich mit der Erfassung und Verwaltung von Geschäftsvorfällen befasst, die im Zusammenhang mit den Schuldnern bzw. Debitoren des Unternehmens stehen. Somit werden in der Debitorenbuchhaltung alle Forderungen oder Außenstände dokumentiert, die das Unternehmen gegenüber Geschäftspartnern hat.
In der Regel geht es bei der Debitorenbuchhaltung um die Kunden des Unternehmens – gegen sie hat der Gründer nach Lieferung von Waren und/oder Dienstleistungen Forderungen in Höhe des verhandelten Kaufpreises. Aus den Informationen der Debitorenbuchhaltung werden wesentliche Steuerungszahlen abgeleitet. So ist zum Beispiel die Liquidität unter anderem abhängig von der Zahlungsmoral der Kunden, also wie schnell Kunden die offenen Rechnungen bezahlen. Dies wird über die Debitorenbuchhaltung sichtbar. Im Rahmen der geschrieben und noch nicht bezahlten Rechnungen fungiert die Debitorenbuchhaltung als Grundlage für das Forderungsmanagement.
Das Gegenteil der Debitorenbuchhaltung ist übrigens die Kreditorenbuchhaltung. Hierbei müssen Sie im Blick behalten, wem Sie Geld schulden: mehr erfahren.
Warum sind offene Rechnungen ein Problem?
Die Debitorenbuchhaltung ist - auch wenn der Name etwa sperrig klingt - nicht zu vernachlässigen. Schließlich bedeuten offene Rechnungen ausbleibende Zahlungsausfälle und damit ein Risiko für die Liquidität Ihres Unternehmens. Im schlimmsten Fall können Sie eigenen Zahlungsverpflichtungen nämlich dann selbst nicht mehr nachkommen und gehen notgedrungen in die Insolvenz. So weit muss es nicht kommen. Behalten Sie daher offene Rechnungen stets im Blick und reagieren Sie entsprechend. Hierfür stehen Ihnen die klassischen Instrumente zur Verfügung:
- Zahlungserinnerungen
- Mahnungen
- Inkasso beauftragen
Ein effizientes Forderungsmanagement beginnt schon vor der Rechnung
Laufen Sie Ihren Forderungen nicht erst hinterher, wenn die Zahlungen ausbleiben. Das Ziel sollte sein, dass es erst gar nicht so weit kommt. Daher setzt ein wirkungsvolles Forderungsmanagement bereits vor der Erstellung der Rechnung an. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie von Anfang an die Chancen erhöhen, dass Ihre Rechnungen pünktlich bezahlt werden: Lesen Sie mehr zum Thema Forderungsmanagement.
Zahlungserinnerung bei säumigen Schuldnern
Wenn in der Debitorenbuchhaltung nun festgestellt wird, dass eine Rechnung nicht innerhalb des Zahlungsziels beglichen wurde, geht es darum die nächsten Schritte einzuleiten. Bevor man zum Mittel der Mahnung greift, hilft oft schon die Zahlungserinnerung.
Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie vorgehen, wenn Sie Kunden an offene Posten erinnern wollen und stellen die Unterschiede zur Mahnung vor. Damit Sie direkt loslegen können, geben wir Ihnen Formulierungsvorschläge für die Zahlungserinnerung mit auf den Weg und bieten eine kostenfreie Vorlage zum Download an.
Nach der Zahlungserinnerung folgt die Mahnung
Wenn die Zahlungserinnerung nicht zum Erfolg führt, sollte im nächsten Schritt die Mahnung erfolgen. Wir zeigen Ihnen, worauf bei der Mahnung zu achten ist.
Generell ist es zu empfehlen, dass Sie im Unternehmen neben der Debitorenbuchhaltung Strukturen und Abläufe für das Vorgehen bei säumigen Schuldnern etablieren. So stellen Sie sicher, dass ein möglichst hoher Anteil der offenen Forderungen auch tatsächlich eingetrieben werden können: das Mahnwesen einrichten.
Vorlagen für die Zahlungserinnerung oder Mahnung
Sie sind sich unsicher bei der Formulierung Ihrer Zahlungserinnerung oder Mahnung? Nutzen Sie bestehende Vorlagen. Je nach Kunde können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen - von der freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur Drohung mit dem Anwalt.
Die Debitorenbuchhaltung in der Buchhaltung richtig abwickeln
Nach den praktischen Schritten, mit denen Sie offene Posten aus der Debitorenbuchhaltung begegnen sollten, gehen wir nachfolgend auf die Details der korrekten Abwicklung der Debitorenbuchhaltung ein. Hierzu finden Sie Informationen zu folgenden Themen:
Das Kontokorrentbuch in der Debitorenbuchhaltung
In der Finanzbuchhaltung werden für die Debitorenbuchhaltung Personenkonten in einem Nebenbuch, dem Kontokorrentbuch, geführt. Sie weisen in der Debitorenbuchhaltung den jeweiligen Stand der Forderungen aus. Besteht eine laufende Geschäftsbeziehung mit einem Partner, so führt der Gründer für diesen Partner am besten ein gesondertes Einzelkonto in der Debitorenbuchhaltung. Diese Einzelkonten werden im Kontokorrentbuch der Debitorenbuchhaltung zusammengefasst.
In der Debitorenbuchhaltung wird die Kontokorrentbuchführung als Offene-Posten-Buchführung bezeichnet. Ihre Ausgestaltung hängt wesentlich von Art und Größe des Unternehmens ab, d.h. dem Gründer steht die Ausgestaltung und Organisation seiner Konten in der Debitorenbuchhaltung frei. Um als ordnungsmäßig zu gelten, müssen jedoch einige Voraussetzungen in der Debitorenbuchhaltung erfüllt sein:
- Der Gründer muss alle Geschäftsvorfälle in der Debitorenbuchhaltung der Zeitfolge nach aufzeichnen. Bei Rechnungen reicht es, wenn eine Kopie der Rechnung in der Zeitfolge abgelegt wird. Bei der doppelten Buchführung müssen die Tagessummen in die betroffenen Konten in der Debitorenbuchhaltung übernommen werden. Der Gründer muss die betreffenden Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahren.
- Bis zum Ausgleich der Rechnung muss der Gründer in der Debitorenbuchhaltung eine zweite Abschrift der Rechnung so ablegen, dass jederzeit die Forderungen gegenüber einzelnen Kunden festgestellt werden können.
- Bei der doppelten Buchführung müssen regelmäßig die offenen Posten mit dem Saldo des Debitoren-Sachkontos - in der Regel „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" - abgestimmt werden. Der Zeitpunkt und das Ergebnis der Abstimmung muss festgehalten werden.
Offene Posten im Kontenrahmen verbuchen
In der Debitorenbuchhaltung bekommen die Debitorenkonten in der Regel eine fünfstellige Nummer, die nicht im Sachkontenrahmen liegt. Bei der DATEV liegen die Standardkontenrahmen der Debitorenkonten für die Debitorenbuchhaltung im Nummernbereich von 10000 bis 69999. Für die zweifelsfreie Zuordnung von Buchungen sollte ein Mindestmaß an Firmendaten in der Debitorenbuchhaltung hinterlegt sein um ggf. auch nachträglich zuordnen und abstimmen zu können. So sollte zumindest für deutsche Unternehmen der Firmenname in der Debitorenbuchhaltung erfasst werden. Für ausländische Sachverhalte sollte man als Gründer auch weitere Informationen wie beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Debitorenbuchhaltung hinterlegen.
In der betrieblichen Praxis werden für Großkunden oft einzelne Konten in der Debitorenbuchhaltung angelegt, während andere Geschäftspartner gesammelt abgewickelt werden. Bei der gesammelten Abwicklung können die verschiedenen Kunden auch in Gruppen in der Debitorenbuchhaltung zusammengefasst werden. Diese kann der Gründer z.B. als „Diverse" bezeichnen und gegebenenfalls mit einem Buchstabenzusatz (Diverse A, Diverse B, Diverse C,…) ergänzen.
Durch die Führung der Debitorenkonten in der Debitorenbuchhaltung ist es jederzeit möglich einzusehen, was jeder Kunde noch schuldig ist und ob er die Zahlungsfristen einhält. Die noch nicht erfüllten Debitoren bzw. die Salden der Debitorenkonten werden in der EDV-Buchhaltung automatisch auf dem Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" erfasst.
Buchung ohne Kontokorrent in der Debitorenbuchhaltung
Generell können Forderungen auch ohne Personenkonten in der Debitorenbuchhaltung verbucht werden. Dazu werden die Erlöse direkt auf dem Sachkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" verbucht. Da in diesem Fall keine Personenkonten in der Debitorenbuchhaltung gebucht werden, wird dieser Geschäftsvorfall auch nicht im Kontokorrentbuch erfasst und daher auch nicht unter den Debitoren ausgewiesen.
Ist allerdings vorgesehen, dass Forderungen über die Personenkonten erfasst werden, so geschieht das ausschließlich über die Debitorenkonten der Debitorenbuchhaltung. Im DATEV-System gibt es beispielsweise eine Fehlermeldung, wenn versucht wird, Geschäftsvorfälle direkt über das Sammelkonto der „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" in der Debitorenbuchhaltung zu verbuchen.
Übernimmt die Debitorenbuchhaltung: die passende Buchhaltungssoftware
Eine Rechnungs- bzw. Buchhaltungssoftware übernimmt generell viele Aufgaben der Buchführung für Sie. Dazu zählt auch die Debitorenbuchhaltung zählen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Posten aktuell offen sind und können meist auch direkt aus dem System heraus eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schicken. Außerdem bietet Ihnen die Software häufig auch viele weitere Zusatzinformationen zu dem jeweiligen Kunden an. Bspw. wie viel Umsatz innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit dem Kunden erzielt wurde oder wie lang Zahlungen in der Regel auf sich warten lassen. Wir zeigen Ihnen, was eine Buchhaltungssoftware können muss und stellen Buchhaltungssoftware im Vergleich vor.
Weniger Zeit mit der Debitorenbuchhaltung verbringen: Factoring nutzen
Eine gute Debitorenbuchhaltung hilft dabei, schnell einen Überblick über offene Posten, Zahlungsziele und säumige Kunden zu erhalten. Dann können Sie als Unternehmer schnell reagieren und mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen hoffentlich eine Zahlung erreichen. Dies bedeutet jedoch grundsätzlich immer Arbeit und kommt es dann doch zum Zahlungsausfall, kann dies unangenehme Folgen für Sie haben. Vor diesem Hintergrund eignet sich Factoring als Instrument, um schnell Ihr Geld nach Rechnungsstellung zu erhalten. Wie erklären Ihnen im Detail, wie Rechnungsvorfinanzierung funktioniert und stellen Anbieter für Factoring vor.
Fazit: Debitorenbuchhaltung mit wichtiger Funktion für Ihr Unternehmen
Die Debitorenbuchhaltung dokumentiert, wer Ihnen noch Geld schuldet. Dies ist einerseits gut zu wissen, andererseits sollten Sie die Erkenntnisse nutzen und handeln. Schließlich können sich lange Zahlungszielüberschreitungen oder gar spätere Zahlungsausfälle gravierend auf die Liquidität Ihres Unternehmens auswirken. Im schlimmsten Fall ist gar der Fortbestand gefährdet. Gehen Sie daher proaktiv mit den Themen Zahlungserinnerungen und Mahnungen um. Diese sind Teil Ihres Forderungsmanagements.
In der Praxis sollten Sie nicht warten, dass Ihnen Ihr Steuerberater mit der monatlichen Auswertung der Buchhaltung eine Liste der Debitoren schickt. Dann sind schießlich oftmals schon bis zu 2 Monate seit Rechnungsstellung vergangen. Mit einer Buchhaltungssoftware haben Sie direkt in Echtzeit einen aktuellen Stand und können direkt handeln.
Wer Zeit in der Debitorenbuchhaltung sparen und das Risiko von Zahlungsausfällen reduzieren möchte, sollte sich über die Möglichkeiten von Factoring informieren.
