Debitorenbuchhaltung: Welche Rechnungen sind noch offen?

Seine Debitoren bzw. Schuldner sollte jeder Unternehmer genau im Blick halten. Zu viele offene Rechnungen können nämlich schnell zu Liquiditätsengpässen und damit zur Unternehmenskrise führen. Die Debitorenbuchhaltung trägt einen Teil dazu bei, offene Posten auf einen Blick zu erkennen.

Bestandteil des Forderungsmanagements ist es dann, auch Überschreiten von Zahlungszielen Zahlungserinnerungen und falls notwendig Mahnungen zu schreiben.



Debitorenbuchhaltung im Überblick

Die Debitorenbuchhaltung ist der Teilbereich der Finanzbuchhaltung, der sich mit der Erfassung und Verwaltung von Geschäftsvorfällen befasst, die im Zusammenhang mit den Schuldnern bzw. Debitoren des Unternehmens stehen. Somit werden in der Debitorenbuchhaltung alle Forderungen oder Außenstände dokumentiert, die das Unternehmen gegenüber Geschäftspartnern hat.

In der Regel geht es bei der Debitorenbuchhaltung um die Kunden des Unternehmens – gegen sie hat der Gründer nach Lieferung von Waren und/oder Dienstleistungen Forderungen in Höhe des verhandelten Kaufpreises. Aus den Informationen der Debitorenbuchhaltung werden wesentliche Steuerungszahlen abgeleitet. So ist zum Beispiel die Liquidität unter anderem abhängig von der Zahlungsmoral der Kunden, also wie schnell Kunden die offenen Rechnungen bezahlen. Dies wird über die Debitorenbuchhaltung sichtbar. Im Rahmen der geschrieben und noch nicht bezahlten Rechnungen fungiert die Debitorenbuchhaltung als Grundlage für das Forderungsmanagement.

Das Gegenteil der Debitorenbuchhaltung ist übrigens die Kreditorenbuchhaltung. Hierbei müssen Sie im Blick behalten, wem Sie Geld schulden: mehr erfahren.

Zahlungserinnerung bei säumigen Schuldnern

Wenn in der Debitorenbuchhaltung nun festgestellt wird, dass eine Rechnung nicht innerhalb des Zahlungsziels beglichen wurde, geht es darum die nächsten Schritte einzuleiten. Bevor man zum Mittel der Mahnung greift, hilft oft schon die Zahlungserinnerung.

Nach der Zahlungserinnerung folgt die Mahnung

Wenn die Zahlungserinnerung nicht zum Erfolg führt, sollte im nächsten Schritt die Mahnung erfolgen. Wir zeigen Ihnen, worauf bei der Mahnung zu achten ist.

Generell ist es zu empfehlen, dass Sie im Unternehmen neben der Debitorenbuchhaltung Strukturen und Abläufe für das Vorgehen bei säumigen Schuldnern etablieren. So stellen Sie sicher, dass ein möglichst hoher Anteil der offenen Forderungen auch tatsächlich eingetrieben werden können: das Mahnwesen einrichten.

Vorlagen für die Zahlungserinnerung oder Mahnung

Sie sind sich unsicher bei der Formulierung Ihrer Zahlungserinnerung oder Mahnung? Nutzen Sie bestehende Vorlagen. Je nach Kunde können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen - von der freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur Drohung mit dem Anwalt.

Formsache: das Kontokorrentbuch in der Debitorenbuchhaltung

In der Finanzbuchhaltung werden für die Debitorenbuchhaltung Personenkonten in einem Nebenbuch, dem Kontokorrentbuch, geführt. Sie weisen in der Debitorenbuchhaltung den jeweiligen Stand der Forderungen aus. Besteht eine laufende Geschäftsbeziehung mit einem Partner, so führt der Gründer für diesen Partner am besten ein gesondertes Einzelkonto in der Debitorenbuchhaltung. Diese Einzelkonten werden im Kontokorrentbuch der Debitorenbuchhaltung zusammengefasst.

In der Debitorenbuchhaltung wird die Kontokorrentbuchführung  als Offene-Posten-Buchführung bezeichnet. Ihre Ausgestaltung hängt wesentlich von Art und Größe des Unternehmens ab, d.h. dem Gründer steht die Ausgestaltung und Organisation seiner Konten in der Debitorenbuchhaltung frei. Um als ordnungsmäßig zu gelten, müssen jedoch einige Voraussetzungen in der Debitorenbuchhaltung erfüllt sein:

  1. Der Gründer muss alle Geschäftsvorfälle in der Debitorenbuchhaltung der Zeitfolge nach aufzeichnen. Bei Rechnungen reicht es, wenn eine Kopie der Rechnung in der Zeitfolge abgelegt wird. Bei der doppelten Buchführung müssen die Tagessummen in die betroffenen Konten in der Debitorenbuchhaltung übernommen werden. Der Gründer muss die betreffenden Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahren.
  2. Bis zum Ausgleich der Rechnung muss der Gründer in der Debitorenbuchhaltung eine zweite Abschrift der Rechnung so ablegen, dass jederzeit die Forderungen gegenüber einzelnen Kunden festgestellt werden können.
  3. Bei der doppelten Buchführung müssen regelmäßig die offenen Posten mit dem Saldo des Debitoren-Sachkontos - in der Regel „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" - abgestimmt werden. Der Zeitpunkt und das Ergebnis der Abstimmung muss festgehalten werden.

In der Debitorenbuchhaltung bekommen die Debitorenkonten in der Regel eine fünfstellige Nummer, die nicht im Sachkontenrahmen liegt. Bei der DATEV liegen die Standardkontenrahmen der Debitorenkonten für die Debitorenbuchhaltung im Nummernbereich von 10000 bis 69999. Für die zweifelsfreie Zuordnung von Buchungen sollte ein Mindestmaß an Firmendaten in der Debitorenbuchhaltung hinterlegt sein um ggf. auch nachträglich zuordnen und abstimmen zu können. So sollte zumindest für deutsche Unternehmen der Firmenname in der Debitorenbuchhaltung erfasst werden. Für ausländische Sachverhalte sollte man als Gründer auch weitere Informationen wie beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der Debitorenbuchhaltung hinterlegen.

In der betrieblichen Praxis werden für Großkunden oft einzelne Konten in der Debitorenbuchhaltung angelegt, während andere Geschäftspartner gesammelt abgewickelt werden. Bei der gesammelten Abwicklung können die verschiedenen Kunden auch in Gruppen in der Debitorenbuchhaltung zusammengefasst werden. Diese kann der Gründer z.B. als „Diverse" bezeichnen und gegebenenfalls mit einem Buchstabenzusatz (Diverse A, Diverse B, Diverse C,…) ergänzen.

Durch die Führung der Debitorenkonten in der Debitorenbuchhaltung ist es jederzeit möglich einzusehen, was jeder Kunde noch schuldig ist und ob er die Zahlungsfristen einhält. Die noch nicht erfüllten Debitoren bzw. die Salden der Debitorenkonten werden in der EDV-Buchhaltung automatisch auf dem Sachkonto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" erfasst.

Buchung ohne Kontokorrent in der Debitorenbuchhaltung

Generell können Forderungen auch ohne Personenkonten in der Debitorenbuchhaltung verbucht werden. Dazu werden die Erlöse direkt auf dem Sachkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" verbucht. Da in diesem Fall keine Personenkonten in der Debitorenbuchhaltung gebucht werden, wird dieser Geschäftsvorfall auch nicht im Kontokorrentbuch erfasst und daher auch nicht unter den Debitoren ausgewiesen.

Ist allerdings vorgesehen, dass Forderungen über die Personenkonten erfasst werden, so geschieht das ausschließlich über die Debitorenkonten der Debitorenbuchhaltung. Im DATEV-System gibt es beispielsweise eine Fehlermeldung, wenn versucht wird, Geschäftsvorfälle direkt über das Sammelkonto der „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" in der Debitorenbuchhaltung zu verbuchen.

TIPP

Die Debitorenbuchhaltung kann ein Steuerberater für Sie erledigen - so haben Sie stets die offenen Posten im Blick. Wir empfehlen Ihnen den passenden Steuerberater.

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