E-Rechnungen mit maschinell lesbaren Daten sind seit dem 1.01.2025 Pflicht im B2B-Geschäft. Sie müssen in der Lage sein:
- E-Rechnungen zu empfangen
- E-Rechnungen zu validieren
- E-Rechnungen zu buchen
- E-Rechnungen zu archivieren
Dazu benötigen Sie eine professionelle Software, etwa ein Buchhaltungsprogramm.
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Um rechtssichere XRechnungen im XML-Format zu erstellen, eignen sich professionelle Softwarelösungen am besten.
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Die Leitweg-ID als Identifikationsnummer von Behörden wird Rechnungsstellern bei der Auftragsvergabe mitgeteilt.
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Das Erstellen mit XRechnungs-Software gelingt dank intuitiver Benutzeroberfläche einfach und schnell.
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XRechnungen an Bund und Länder werden durch einen Upload auf den Portalen ZRE bzw. OZG-RE übermittelt.
XRechnung - Was ist das?
Die XRechnung bezeichnet den verpflichtenden technischen Standard für das Rechnungsformat XML an Behörden des Bundes und der Länder.
Eine XML-Rechnung enthält strukturierte Daten, die von Computern leicht auszulesen sind. Für Menschen ist die XML-Rechnung nicht lesbar bzw. unverständlich. Um zu prüfen, ob eine XRechnung korrekt ist, bedarf es eines E-Rechnungs-Validators.
Eine erweiterte Variante der XRechnung ist das Format ZUGFeRD. Das ZUGFeRD erstellt aus einer Rechnung zwei Dateien: die maschinenlesbare XML-Datei sowie die vom Menschen lesbare PDF-Datei.
| Womit XRechnung erstellen? Software vs. Tools
Zum Erstellen der XRechnung im XML-Format bzw. als ZUGFeRD gibt es 4 Optionen. Wir zeigen, welche Möglichkeiten es gibt und klären über die jeweiligen Vor- und Nachteile auf:
#1 . AddOns
- Vorteile: Erweiterung lässt sich schnell in bestehende Programme integrieren. SAP bietet praxistaugliche Lösungen für seine Software.
- Nachteile: Eingeschränkte Funktionalität bei Excel-AddOns. Aktualisierungen sind nicht gewährleistet. Wahrscheinliche Versionskonflikte, technisch rückständig. Excel-AddOns entsprechen nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD). Risiko nachträglicher Veränderbarkeit. Kein Datenschutz (DSGVO).
#2. Generatoren
- Vorteile: Zunächst kostenlos. Sinnvoll, wenn Rechnungen an Behörden die Ausnahme sind.
- Nachteile: Lockangebot für kostenpflichtige Rechnungssoftware. Technischer Standard ungeklärt. Haftung liegt beim Rechnungssteller.
#3. Webformular ZRE
- Vorteile: Sicheres, rechtskonformes Einreichen der Rechnung direkt bei der ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes). Technisch einwandfrei. Keine Haftungsprobleme. Einfache Handhabung. Gut für gelegentliche Rechnungen.
- Nachteile: Keine Schnittstelle zu eigener Rechnungssoftware. Der Posten muss nachträglich elektronisch erfasst werden.
#4 . Rechnungssoftware
- Vorteile: Bietet integrierte XRechnungs-Funktion. Schnelle, kostengünstige Erstellung. Rechtssicher. Technisch stets up to date. Optimale All-in-One-Lösung.
- Nachteil: Kostenpflichtig.
Zusammengefasst: Die besten Lösungen bieten professionelle Softwareanbieter mit ihren sicheren Komplettlösungen. Die anderen Optionen sollten nicht oder nur übergangsweise genutzt werden – etwa, wenn Rechnungen an die öffentliche Hand nur selten gestellt werden.
Rechnungssoftware für XRechnung und ZUGFeRD
6 Softwarehersteller aus unserem großen Rechnungssoftware-Vergleich haben das Rechnungsformat ZUGFeRD ohne Aufpreis bereits integriert.
Anbieter | Testnote | XRechnung /ZUGFeRD integriert | Preis (mtl.) |
1,2 | ja | ab 8,90 € | |
Lexware Office | 1,3 | ja | ab 5,90 € |
1,6 | ja | 39,00 € | |
| OrgaMAX | 1,7 | ja | 19,00 € |
1,8 | ja | 9,90 € | |
2,0 | ja | 21,00 € |
| Leitweg-ID und weitere Pflichtangaben
Eine XRechnung an Behörden enthält alle Pflichtangaben einer herkömmlichen Rechnung. Zusätzlich muss auf der XRechnung die Leitweg-ID aufgeführt sein.
Was ist die Leitweg-ID in der XRechnung?
Die Angaben der Leitweg-ID stellen sicher, dass die XRechnung an die richtige Behörde gelangt. Jede Behörde verfügt über eine eigene Leitweg-ID, die sich aus einer Grobadressierung, einer Feinadressierung und einer Prüfziffer zusammensetzt.
Woher bekomme ich eine Leitweg-ID?
Wer von öffentlichen Trägern einen Auftrag erhält, findet im Schriftverkehr mehrere Angaben, die mit dem Vorgang unmittelbar zusammenhängen. Darunter befindet sich in der Regel auch die Leitweg-ID. Auftragnehmer erhalten die Leitweg-ID also automatisch. Falls die Angabe fehlt, sollte bei der Behörde nachgefragt werden.
Weitere Pflichtangaben auf der XRechnung
Tritt die öffentliche Hand als Auftraggeber auf, will sie auf den XRechnungen mehrere Pflichtangaben vermerkt haben. Folgende Daten muss die Xrechnung enthalten:
- Projektnummern (z.B. 810304244110)
- Lieferantennummern (z.B. 70012), die auf jeder XRechnung vermerkt werden müssen.
- Vertragsnummern (z.B. 03SVIIC5ER)
- Leitweg-ID
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen gemäß Vertragsvereinbarung
- E-Mail-Adresse des Auftragnehmers
- Kassenzeichen (z.B. 810304244199 in Feld "Projektnummer")
- Förderkennzeichen (z.B. 03SVIIC4AW in Feld "Vertragsnummer")
- Sonstige Angaben zum Auftragnehmer in Feld "Bestellnummer"
Projektnummern, Vertragsnummern, Lieferantennummern und Leitweg-ID sind Rechnungsdaten, die von der Behörde in der Regel schon im Schriftverkehr vor der Rechnungsstellung angegeben werden.
Zu den besonderen Angaben bei der XRechnung kommen die Daten, die auf jeder Rechnung zur Pflicht gehören. Im Beitrag Rechnung schreiben befindet sich eine Zusammenfassung der Angaben.
| XRechnung schreiben: So wird's gemacht!
Das Erstellen einer Rechnung im XRechnungs-Format ist mit professionellen Buchaltungsprogrammen schnell erledigt. Wir zeigen, wie es im aktuellen Format ZUGFeRD 2.2 zum Beispiel mit der Buchhaltungssoftware sevDesk funktioniert.
Nach dem Programmstart können genügt ein Klick auf den Button Rechnung erstellen und der Nutzer wird in wenigen Schritten zum Erstellen der XRechnung geführt.
Kundendaten anlegen
Kundendaten des Auftraggebers werden unter „Kontakte erstellen“ eingetragen. Handelt es sich um eine Behörde, muss der blau hinterlegte Schieberegler für den ZUGFeRD-2-Standard aktiviert werden. Dann wird auch die Leitweg-ID abgefragt.
XRechnung fertigstellen
Das Schreiben einer ZUGFeRD-Rechnung erfolgt im Menü „Kontakte“ über die Auswahl des Auftraggebers. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem alle Rechnungsdaten abgefragt werden.
Über den blauen Button oben rechts Versenden / Drucken / Herunterladen wird die ZUGFeRD-Rechnung erstellt. Die fertige XRechnung kann danach gespeichert und an die Behörde übermittelt werden.
| XRechnung an Behörde übermitteln
Die fertigen XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien können je nach auftraggebender Behörde über folgende Portale eingereicht werden:
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Bund: ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes)
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Länder und mittelbare Bundesverwaltung (Körperschaften, Anstalten, Stiftungen): OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform für Rechnungsempfänger)
Bei der ZRE und der OZG-RE muss dafür zunächst ein Nutzerkonto angelegt werden. Das Übermitteln geschieht dann durch den Upload der Datei beim Klick im Menü auf Rechnung einreichen.
| Offene Fragen
In 14 Bundesländern ist das XRechnungsformat gemäß der EU-Richtlinie EN-16931 im XML-Format bereits Pflicht. Rheinland-Pfalz folgt am 01.01.2024 und Hessen ab 18.04.2024.
Rechnungen, die der Geheimhaltung nach § 8 ERechVO unterliegen sowie Auslandsbeschaffungen gemäß § 9 ERechVO sind vom Übermitteln elektronischer Rechnungen ausgenommen.
Forderungen bis 1.000 Euro netto benötigen keinen XRechnungsstandard. Hier genügt die Papierrechnung oder die E-Rechnung als PDF-Datei aus Word oder anderen Programmen.
Für die XRechnungen besteht die gängige Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Der Datenträger darf nicht im Nachhinein veränderbar sein. Das gesicherte Format muss jederzeit maschinell auslesbar sein. Papierausdrucke werden bei Prüfungen nicht akzeptiert.
Die meisten Anbieter wie sevDesk oder Lexware können die Daten bisheriger Buchhaltungssoftware einfach importieren. Vor der Entscheidung für eine bestimmte Software sollte aber gezielt nach der Möglichkeit gefragt werden.
Die aktuellen Spezifikationen X-Rechnung 2.2.0 sind als PDF-Download bei der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) verfügbar. Die KoSIT legt die aktuellen Rechnungsstandards für XRechnungen fest.
Peppol ist ein Non-Profit-Unternehmen, das innerhalb der EU über ein internationales Netzwerk verfügt, um XRechnungen an Behörden rechtssicher elektronisch abzuwickeln.