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Um rechtssichere XRechnungen im XML-Format zu erstellen, eignen sich professionelle Softwarelösungen am besten.
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Die Leitweg-ID als Identifikationsnummer von Behörden wird Rechnungsstellern bei der Auftragsvergabe mitgeteilt.
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Das Erstellen von XRechnungen gelingt dank intuitiver Benutzeroberfläche einfach und schnell.
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XRechnungen an Bund und Länder werden durch einen Upload auf den Portalen ZRE bzw. OZG-RE übermittelt.
XRechnung - Was ist das?
Die XRechnung bezeichnet den verpflichtenden technischen Standard für das Rechnungsformat XML an Behörden des Bundes und der Länder. Der XRechnungsstandard gilt für Rechnungen ab einem Nettowert von 1.000 Euro.
Eine XML-Rechnung enthält strukturierte Daten, die von Computern leicht auszulesen sind. Für Menschen ist die XML-Rechnung nicht lesbar bzw. unverständlich.
Eine erweiterte Variante der XRechnung ist das Format ZUGFeRD. Das ZUGFeRD erstellt aus einer Rechnung zwei Dateien: die maschinenlesbare XML-Datei sowie die vom Menschen lesbare PDF-Datei.
| Rechnungssoftware und Tools
Die X-Rechnung im XML-Format bzw. als ZUGFeRD können intuitiv in wenigen Klicks erstellt werden. So haben viele Softwarehersteller passende Lösungen erstellt, nachdem der Standard für XRechnungen Ende 2020 gesetzlich verankert wurde.
Neben professioneller Rechnungssoftware gibt es zum Erstellen von XRechnungen diverse AddOns, Generatoren und Webanbieter. Der Bund bietet als Empfänger zusätzlich zum Rechnungs-Upload die Option zum Ausfüllen eines Webformulars für XRechnungen an.
Wir erläutern, welche Lösung am sinnvollsten ist.
Rechnungssoftware für XRechnung und ZUGFeRD
Fünf Anbieter aus unserem großen Rechnungssoftware-Vergleich haben das Rechnungsformat ZUGFeRD ohne Aufpreis bereits integriert.
Anbieter | Testnote | ZUGFeRD integriert | Preis (mtl.) |
1,3 | ja | ab 8,90 € | |
1,3 | ja | ab 5,90 € | |
2,1 | ja | 25,20 € | |
2,4 | ja | 8,00 € | |
2,8 | ja | ab 15,00 € |
XRechnung durch AddOns, Generatoren und Weblösungen
Bei der ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) können Unternehmen über ein Webformular alle Daten für die XRechnung rechtssicher eintragen. Sinnvoll ist das nur, solange es sich um Einzelfall-Rechnungen handelt.
Nachteil der Weberfassung per Formular: Die XRechnung wird nicht durch das firmeninterne Buchhaltungssystem erstellt, sondern durch die externe Plattform des Bundes. Der Posten muss nachträglich elektronisch erfasst werden.
Zum Erstellen von XRechnungen existieren eine Reihe von Alternativen, die aber nur als Zwischenlösungen dienen können. Gründer ohne Buchhaltungssoftware mit XRechnungs-Option, können übergangsweise auf Software mit AddOns (Belware), Generatoren (Faktoora) und Webanwendungen (Modify) zurückgreifen.
Das Erstellen der XRechnungen mit einem AddOn (z.B. Excel) entspricht nicht der GoBD-Richtlinie für ordnungsgemäße Buchhaltung. Entgegen der gesetzlichen Vorschrift bleibt ein Risiko auf die nachträgliche Veränderbarkeit der Daten bestehen.
Eine Reihe von Softwareunternehmen wirbt mit Angeboten für einen kostenlosen Service zum Generieren von XRechnungen. Häufige Nachteile offenbaren sich nach der Registrierung:
- Kostenloser Service als Lockangebot einer Rechnungssoftware mit zunächst eingeschränkten Funktionen. Volle Nutzung ist dann kostenpflichtig
- Nur begrenzte Anzahl von XRechnungen gratis
- Technisch nicht auf dem neuesten Stand
- Kein Datenschutz (DSGVO)
Vorsicht bei PDF/XRechnungs-Umwandlern: Auch dort ist die Nutzung nicht gratis, sondern mit einer zeitlichen Begrenzung verbunden. Danach muss eine Vollversion einer Software gebucht werden.
Im Vergleich zu professioneller Rechnungssoftware haben Webgeneratoren und AddOns mit Blick auf die XRechnung folgende Nachteile:
- Versionskonflikte von AddOns bei Excel. Funktionalität, Optimierung und Aktualisierung sind nicht gewährleistet
- Mangel an Verlässlichkeit auf Dauer
- Haftungsfragen bei technischen Problemen sind unklar
- Fehlender Datenschutz
- Zeit- und Vertrauensverlust
- Keine All-in-One-Lösung für die Buchhaltung
| Leitweg-ID und weitere Pflichtangaben
Eine XRechnung an Behörden enthält alle Pflichtangaben einer herkömmlichen Rechnung. Zusätzlich muss auf der XRechnung die Leitweg-ID aufgeführt sein.
Was ist die Leitweg-ID in der XRechnung?
Die Angaben der Leitweg-ID stellen sicher, dass die XRechnung an die richtige Behörde gelangt. Jede Behörde verfügt über eine eigene Leitweg-ID, die sich aus einer Grobadressierung, einer Feinadressierung und einer Prüfziffer zusammensetzt.
Wo bekomme ich eine Leitweg-ID?
Bei Aufträgen durch den Bund oder die Länder wird Auftragnehmern die Leitweg-ID automatisch mitgeteilt. Wurde die Leitweg-ID vom Auftraggeber nicht ans Unternehmen übermittelt, ist es ratsam dort nachzufragen.
Weitere Pflichtangaben auf der XRechnung
Tritt die öffentliche Hand als Auftraggeber auf, vergibt sie Projektnummern (z.B. 810304244110) und Lieferantennummern (z.B. 70012), die auf jeder XRechnung vermerkt werden müssen.
Vertragsnummern (z.B. 03SVIIC5ER) über den zustande kommenden Handel sind ebenfalls Pflicht auf der XRechnung.
Projektnummern, Vertragsnummern und Lieferantennummern sind Rechnungsdaten, die in der Regel schon im Schriftverkehr vor der Rechnungsstellung angegeben werden.
| XRechnung erstellen
Das Erstellen einer Rechnung im XRechnungs-Format ist mit einer professionellen Buchaltungssoftware schnell erledigt. Wir zeigen, wie es im aktuellen Format ZUGFeRD 2.2 zum Beispiel mit der Buchhaltungssoftware sevDesk funktioniert.
Nach dem Programmstart können genügt ein Klick auf den Button Rechnung erstellen und der Nutzer wird in wenigen Schritten zum Erstellen der XRechnung geführt.
Kundendaten anlegen
Kundendaten des Auftraggebers werden unter „Kontakte erstellen“ eingetragen. Handelt es sich um eine Behörde, muss der blau hinterlegte Schieberegler für den ZUGFeRD-2-Standard aktiviert werden. Dann wird auch die Leitweg-ID abgefragt.
XRechnung fertigstellen
Das Schreiben einer ZUGFeRD-Rechnung erfolgt im Menü „Kontakte“ über die Auswahl des Auftraggebers. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem alle Rechnungsdaten abgefragt werden.
Über den blauen Button oben rechts Versenden / Drucken / Herunterladen wird die ZUGFeRD-Rechnung erstellt. Die fertige XRechnung kann danach gespeichert und an die Behörde übermittelt werden.
| XRechnung an Behörde übermitteln
Die fertigen XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien können je nach auftraggebender Behörde über folgende Portale eingereicht werden:
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Bund: ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes)
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Länder und mittelbare Bundesverwaltung (Körperschaften, Anstalten, Stiftungen): OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform für Rechnungsempfänger)
Bei der ZRE und der OZG-RE muss dafür zunächst ein Nutzerkonto angelegt werden. Das Übermitteln geschieht dann durch den Upload der Datei beim Klick im Menü auf Rechnung einreichen.
| Offene Fragen
Die meisten Anbieter wie sevDesk oder Lexware können die Daten bisheriger Buchhaltungssoftware einfach importieren. Vor der Entscheidung für eine bestimmte Software sollte aber gezielt nach der Möglichkeit gefragt werden.
Die aktuellen Spezifikationen X-Rechnung 2.2.0 sind als PDF-Download bei der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) verfügbar. Die KoSIT legt die aktuellen Rechnungsstandards für XRechnungen fest.
In 13 Bundesländern ist das XRechnungsformat gemäß der EU-Richtlinie EN-16931 im XML-Format bereits Pflicht. Mecklenburg-Vorpommern führt zum 01.04.2023 die XRechnungspflicht ein. Rheinland-Pfalz folgt am 01.01.2024 und Hessen ab 18.04.2024.
Rechnungen, die der Geheimhaltung nach § 8 ERechVO unterliegen sowie Auslandsbeschaffungen gemäß § 9 ERechVO sind vom Übermitteln elektronischer Rechnungen ausgenommen.
Forderungen bis 1.000 Euro netto benötigen keinen XRechnungsstandard. Hier genügt die Papierrechnung oder die E-Rechnung als PDF-Datei aus Word oder anderen Programmen.
Für die XRechnungen besteht die gängige Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Der Datenträger darf nicht im Nachhinein veränderbar sein. Das gesicherte Format muss jederzeit maschinell auslesbar sein. Papierausdrucke werden bei Prüfungen nicht akzeptiert.
Peppol ist ein Non-Profit-Unternehmen, das innerhalb der EU über ein internationales Netzwerk verfügt, um XRechnungen an Behörden rechtssicher elektronisch abzuwickeln.