E-Rechnungen mit maschinell lesbaren Daten sind seit dem 1.01.2025 Pflicht im B2B-Geschäft. Sie müssen in der Lage sein:
- E-Rechnungen zu empfangen
- E-Rechnungen zu validieren
- E-Rechnungen zu buchen
- E-Rechnungen zu archivieren
Dazu benötigen Sie eine professionelle Software, etwa ein Buchhaltungsprogramm.
- Abo-Rechnungen erleichtern die Abrechnung wiederkehrender Leistungen wie Mitgliedschaften oder Software-Abos.
- Pflichtangaben einer Abo-Rechnung sind identisch mit normalen Rechnungen, ergänzt um Zahlungsdetails.
- Ein Rechnungstool erstellt Abo-Rechnungen automatisch, spart Zeit und schreibt die Abo-Rechnung als E-Rechnung.
- Abo-Rechnungen mit Vorlagen erstellen, dauert dagegen zu lange.
| Die besten Programme für Abo-Rechnungen
Gut zu wissen: Die führenden Rechnungsprogramme erstellen Abo-Rechnungen automatisch und erleichtern die Büroarbeit enorm.
sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro Rechnungen sowie Accountable sind 4 Top-Programme aus unserem E-Rechnungssoftware-Vergleich.
- Bestes Gesamtpaket
- Sehr gut für Abo-Rechnungen
- Alle E-Rechnungsfunktionen
- Note 1,2
- Für sehr viele Belege
- Sehr gut für Abo-Rechnungen
- Alle E-Rechnungsfunktionen
- Note 1,3
- Solides Büroprogramm
- Abo-Rechnungen möglich
- E-Rechnungen möglich
- Note 1,6
- Steuerlich korrekt buchen
- Abo-Rechnungen möglich
- Bereit für die E-Rechnung
- Note 2,1
Eine Abo-Rechnung ist eine wiederkehrende Rechnung, die eine immer gleichbleibende Leistung abrechnet.
| Die Abo-Rechnung in der Praxis
Typische Anwendungsfälle, in denen Unternehmer eine Abo-Rechnung bzw. eine Serienrechnung verwenden, sind:
- Mitgliedsbeiträge in Fitnessstudios
- Zeitungs-Abonnements
- Monatliche Gebühren für Software-as-a-Service
- Monatliche Kursgebühren für eine gebuchte Schulung
- Wartungsgebühren für Hardware und Software
- Monatliche Rechnungen für Gebäudedienstleistungen, z.B. Reinigung und Wartung
Den Betrag für die sich wiederholende Dienstleistung vereinbart der Unternehmer vorher mit seinem Kunden schriftlich, entweder auf Basis eines Angebotes oder Vertrages. Die Berechnung erfolgt regelmäßig, entweder monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Unternehmer können Abo-Rechnungen für einen begrenzten Zeitraum festlegen. Oder sie können unbegrenzt laufende Serienrechnungen stoppen, pausieren und später wieder aktivieren.
Der jeweils fällige Rechnungsbetrag ändert sich dabei nicht. Wie lange ein solches Abonnement dauert, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. In manchen Fällen läuft die Mitgliedschaft nach einer gewissen Zeit (zum Beispiel nach einem Jahr) aus und muss verlängert werden. Umgekehrt ist es auch möglich, dass sich die Mitgliedschaft automatisch verlängert, wenn keine Kündigung erfolgt.
Abo-Rechnungen sind auch für Anwender der Kleinunternehmerregelung möglich. Wer als Kleinunternehmer wiederkehrende Leistungen erbringt, spart sich mit einer Abo-Rechnung viel Arbeit.
| Wie sieht eine Abo-Rechnung aus?
Grundsätzlich müssen Abo-Rechnungen die gleichen Pflichtangaben aufweisen wie jede andere ordentliche Ausgangsrechnung auch. Das bedeutet konkret:
- Name und Anschrift des Auftragnehmers
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Auftragnehmers
- Name und Anschrift des Auftragnehmers bzw. Empfängers
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Umfang und Art der erbrachten Leistung
- anzuwendende Steuersätze oder gegebenenfalls Steuerbefreiungen mit notwendigen Begründungen
- Höhe des fälligen Rechnungsbetrags (netto und brutto)
- klar definierter Leistungszeitraum (z. B. Monatsrechnung für Dezember 2020)
Daneben sind noch ein paar zusätzliche Angaben nötig, damit der Kunde problemlos zahlen kann:
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Bankverbindung
- Kundennummer
- Zahlungsfrist
Wiederkehrende Abo-Rechnungen für den gleichen Kunden unterscheiden sich somit voneinander nur im Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und in der Rechnungsnummer. Ansonsten können Sie bei der Ausstellung stets auf die gleiche Vorlage zurückgreifen.
Abo-Rechnungen gibt es in allen E-Rechnungsformaten. Wer mit einer professionellen Rechnungssoftware Abo-Rechnungen erstellt, hat die Wahl zwischen dem ZUGFeRD- oder dem XRechnungsformat.
Verwandt mit der Abo-Rechnung ist die Jahresrechnung, die einmal pro Jahr versendet wird. Ein typisches Beispiel dafür sind Rechnungen der Stadtwerke. Sie schicken jährlich die Rechnung für ein ganzes Jahr mit Angabe der jeweiligen Fälligkeitszeitpunkte.
| Textvorlage und Beispiel
Wir haben Vorlagen und Beispiele für die Serienrechnung in vielen gängigen Formaten für Sie erstellt.
Nachteil der Rechnungsvorlagen
- Dauert bis zu 6-mal länger als mit einer Rechnungssoftware.
- Kein automatisierter Versand der wiederkehrenden Rechnungen.
- Vorlagen in Word und Excel sind nicht GOBD-konform.
- Kein automatisiertes Mahnen überfälliger Rechnungen.
- Word- bzw. Excel-Vorlagen widersprechen der E-Rechnungspflicht.
| Abo-Rechnungen automatisch erstellen
Immer wieder gleiche Rechnungen schreiben – diese Arbeit ist nicht nur nervtötend, sondern auch vollkommen unnötig. Softwareprogramme nehmen Unternehmern viele buchhalterische Tätigkeiten ab. Anstatt manuell einzelne Rechnungsdaten und -nummern anzugleichen, müssen Nutzer lediglich eine Vorlage einrichten. Den Rest erledigt die Rechnungssoftware von selbst. Wie funktioniert der optimale Ablauf mit einem Rechnungsprogramm?
Serienrechnung mit einer Rechnungssoftware erstellen
Dabei erstellen Sie in der Vorlage zunächst die ganz normale Rechnung für die Leistung, die Sie dem Kunden regelmäßig berechnen. Folgende Daten geben Sie ein:
- Kunde
- Art der Leistung (Produkt oder Service)
- Menge (Stück, Stunden, oder sonstige Einheiten)
- Preis
- Mehrwertsteuersatz, der für die Leistung relevant ist
Auf Basis dieser Daten errechnet das System den Rechnungsbetrag. Anschließend definieren Sie den regelmäßigen Turnus für die Rechnung.
- Startdatum: Wann ist die erste Abo-Rechnung fällig?
- Turnus: In welchen Abständen soll die Abo-Rechnung verschickt werden?
- Enddatum: Gibt es ein Enddatum für die Leistung, dann geben Sie es ein.
- Sie legen fest, ob Sie die Abo-Rechnung automatisch versenden wollen.
In der Regel legen Sie die Leistung beispielsweise für ein Jahr fest. Kündigt der Kunde zum Jahresende, dann brauchen Sie nichts mehr tun. Verlängert der Kunde sein Abo, setzen Sie das Datum einfach auf den nächstmöglichen Zeitpunkt des Vertragsendes.
Serienrechnung mit einer Rechnungssoftware erstellen
Dabei erstellen Sie in der Vorlage zunächst die ganz normale Rechnung für die Leistung, die Sie dem Kunden regelmäßig berechnen. Folgende Daten geben Sie ein:
- Kunde
- Art der Leistung (Produkt oder Service)
- Menge (Stück, Stunden, oder sonstige Einheiten)
- Preis
- Mehrwertsteuersatz, der für die Leistung relevant ist
Auf Basis dieser Daten errechnet das System den Rechnungsbetrag. Anschließend definieren Sie den regelmäßigen Turnus für die Rechnung.
- Startdatum: Wann ist die erste Abo-Rechnung fällig?
- Turnus: In welchen Abständen soll die Abo-Rechnung verschickt werden?
- Enddatum: Gibt es ein Enddatum für die Leistung, dann geben Sie es ein.
- Sie legen fest, ob Sie die Abo-Rechnung automatisch versenden wollen.
In der Regel legen Sie die Leistung beispielsweise für ein Jahr fest. Kündigt der Kunde zum Jahresende, dann brauchen Sie nichts mehr tun. Verlängert der Kunde sein Abo, setzen Sie das Datum einfach auf den nächstmöglichen Zeitpunkt des Vertragsendes.
Alternativ: der Ablauf der Abo-Rechnung bei Nutzung einer Vorlage (Word, Excel, Pages, etc.)
Auch hier erstellen Sie zunächst die Rechnung mit Ihrer Rechnungsvorlage. Sie geben Kunden und abzurechnende Leistung ein. Sie müssen aber hier alles mit Hilfe eines Terminkalenders planen und können lediglich auf eine bereits vorgefertigte Rechnung zurückgreifen. Das bedeutet:
- Versenden der ersten Rechnung
- Terminplanung für die Folgerechnungen
- Bei jeder Folgerechnung müssen Sie Rechnungsdatum und Rechnungsnummer manuell ändern
- Jede erstellte Rechnung müssen Sie physisch ausdrucken und in einen Ordner ablegen.
Der Aufwand, die Abo-Rechnung mit einer Vorlage zu erstellen ist also höher. Auch die Risiken, dass Sie Rechnungen zu spät stellen, weil Mitarbeiter im Büro ausgefallen sind oder dass Sie Fehler bei der Nummerierung machen, sind grundsätzlich gegeben.
