Abo-Rechnungen erstellen: Inhalt und Muster

Manche Unternehmen wie Fitness-Studios oder SaaS-Anbieter bieten Leistungen, für die regelmäßige Zahlungen anfallen. Solche Rechnungen fallen monatlich gleich hoch aus. Hier helfen Abo-Rechnungen, den Ablauf der Rechnungsstellung für wiederkehrende Leistungen zu vereinfachen. Wir bieten Vorlagen und Rechnungs-Beispiele und zeigen, wie Sie mit Rechnungsprogrammen automatisch Abo-Rechnungen erstellen.

Corona-Krise 2020: Steuersatzsenkung bei der Umsatzsteuer

Aufgrund der Corona-Krise gelten vom 1.07.2020 bis zum 31.12.2020 folgende Mehrwertsteuersätze:

 Aktuelle Umsatzsteuersätzebisher
Regelsteuerssatz16%19%
Ermäßigter Steuersatz5%7%

Für Unternehmen in der Gastronomie gelten folgende Regeln:

 1.7.2020 bis 31.12.20201.1.2021 - 30.6.2021ab 1.7.2021
Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen5%7%19%
Getränke16%19%19%

Denken Sie bei der Umsatzsteuer-Umstellung an folgende Dinge:

  • Ist das Kassensystem angepasst?
  • Sind alle Eingangsrechnungen geprüft?
  • Sind die Rechnungsformulare angepasst?

Möglicherweise sind diese neuen Regelungen ein guter Anlass über eine neues Kassensystem, eine digitale Rechnungssoftware oder eine Buchhaltungslösung nachzudenken.

1. Die Abo-Rechnung in der Praxis

Typische Anwendungsfälle, in denen Unternehmer eine Abo-Rechnung bzw. eine Serienrechnung verwenden, sind:

  • Mitgliedsbeiträge in Fitnessstudios
  • Zeitungs-Abonnements
  • Monatliche Gebühren für Software-as-a-Service
  • Monatliche Kursgebühren für eine gebuchte Schulung
  • Wartungsgebühren für Hardware und Software
  • Monatliche Rechnungen für Gebäudedienstleistungen, z.B. Reinigung und Wartung

Den Betrag für die sich wiederholende Dienstleistung vereinbart der Unternehmer vorher mit seinem Kunden schriftlich, entweder auf Basis eines Angebotes oder Vertrages. Die Berechnung erfolgt regelmäßig, entweder monatlich, quartalsweise oder jährlich.

Der jeweils fällige Rechnungsbetrag ändert sich dabei nicht. Wie lange ein solches Abonnement dauert, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. In manchen Fällen läuft die Mitgliedschaft nach einer gewissen Zeit (zum Beispiel nach einem Jahr) aus und muss verlängert werden. Umgekehrt ist es auch möglich, dass sich die Mitgliedschaft automatisch verlängert, wenn keine Kündigung erfolgt.

2. Wie sieht eine Abo-Rechnung aus?

Grundsätzlich müssen Abo-Rechnungen die gleichen Pflichtangaben aufweisen wie jede andere ordentliche Ausgangsrechnung auch. Das bedeutet konkret:

  • Name und Anschrift des Auftragnehmers 
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID des Auftragnehmers
  • Name und Anschrift des Auftragnehmers bzw. Empfängers
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum 
  • Umfang und Art der erbrachten Leistung 
  • anzuwendende Steuersätze oder gegebenenfalls Steuerbefreiungen mit notwendigen Begründungen
  • Höhe des fälligen Rechnungsbetrags (netto und brutto)
  • klar definierter Leistungszeitraum (z. B. Monatsrechnung für Dezember 2020)

Daneben sind noch ein paar zusätzliche Angaben nötig, damit der Kunde problemlos zahlen kann:

  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
  • Bankverbindung
  • Kundennummer
  • Zahlungsfrist

Wiederkehrende Abo-Rechnungen für den gleichen Kunden unterscheiden sich somit voneinander nur im Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und in der Rechnungsnummer. Ansonsten können Sie bei der Ausstellung stets auf die gleiche Vorlage zurückgreifen.

3. Textvorlage und Beispiel

Wir haben Vorlagen und Beispiele für die Serienrechnung in vielen gängigen Formaten für Sie erstellt.

Teaserbild: Spezialrechnungsvorlagen
TIPP

Vorlagen sind gut. Rechnungsprogramme sind besser, speziell bei der Abo-Rechnung sparen Sie viel Zeit.

Zum Rechnungssoftware-Vergleich

4. Abo-Rechnungen automatisch erstellen

Immer wieder gleiche Rechnungen schreiben – diese Arbeit ist nicht nur nervtötend, sondern auch vollkommen unnötig. Softwareprogramme nehmen Unternehmern viele buchhalterische Tätigkeiten ab. Anstatt manuell einzelne Rechnungsdaten und -nummern anzugleichen, müssen Nutzer lediglich eine Vorlage einrichten. Den Rest erledigt die Rechnungssoftware von selbst. Wie funktioniert der optimale Ablauf mit einem Rechnungsprogramm?

Serienrechnung mit einer Rechnungssoftware erstellen

Dabei erstellen Sie in der Vorlage zunächst die ganz normale Rechnung für die Leistung, die Sie dem Kunden regelmäßig berechnen. Folgende Daten geben Sie ein:

  • Kunde
  • Art der Leistung (Produkt oder Service)
  • Menge (Stück, Stunden, oder sonstige Einheiten)
  • Preis
  • Mehrwertsteuersatz, der für die Leistung relevant ist

Auf Basis dieser Daten errechnet das System den Rechnungsbetrag. Anschließend definieren Sie den regelmäßigen Turnus für die Rechnung.

  • Startdatum: Wann ist die erste Abo-Rechnung fällig?
  • Turnus: In welchen Abständen soll die Abo-Rechnung verschickt werden?
  • Enddatum: Gibt es ein Enddatum für die Leistung, dann geben Sie es ein.
  • Sie legen fest, ob Sie die Abo-Rechnung automatisch versenden wollen.

In der Regel legen Sie die Leistung beispielsweise für ein Jahr fest. Kündigt der Kunde zum Jahresende, dann brauchen Sie nichts mehr tun. Verlängert der Kunde sein Abo, setzen Sie das Datum einfach auf den nächstmöglichen Zeitpunkt des Vertragsendes.

Alternativ: der Ablauf der Abo-Rechnung bei Nutzung einer Vorlage (Word, Excel, Pages, etc.)

Auch hier erstellen Sie zunächst die Rechnung mit Ihrer Rechnungsvorlage. Sie geben Kunden und abzurechnende Leistung ein. Sie müssen aber hier alles mit Hilfe eines Terminkalenders planen und können lediglich auf eine bereits vorgefertigte Rechnung zurückgreifen. Das bedeutet:

  • Versenden der ersten Rechnung
  • Terminplanung für die Folgerechnungen
  • Bei jeder Folgerechnung müssen Sie Rechnungsdatum und Rechnungsnummer manuell ändern
  • Jede erstellte Rechnung müssen Sie physisch ausdrucken und in einen Ordner ablegen.

Der Aufwand, die Abo-Rechnung mit einer Vorlage zu erstellen ist also höher. Auch die Risiken, dass Sie Rechnungen zu spät stellen, weil Mitarbeiter im Büro ausgefallen sind oder dass Sie Fehler bei der Nummerierung machen, sind grundsätzlich gegeben.

5. FAQs: Häufige Fragen zur Abo-Rechnung

Eine Abo-Rechnung ist eine wiederkehrende Rechnung, die eine immer gleich bleibende Leistung abrechnet. Grundlage dafür ist ein Auftrag, eine Bestellung oder ein Vertrag.

Grundsätzlich muss eine Abo-Rechnung sämtliche Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung enthalten. Im Falle der Abo-Rechnung ist wichtig:

  • Bezug zur Vereinbarung bzw. Vertrag. Beispiel: Gemäß Ihrer Bestellung vom (Datum Auftrag) liefern wir Ihnen...
  • Leistungszeitraum ist der entsprechende Zeitraum des Abonnements. Beispiel: Ihr Abonnement für (Monat, Jahr)

Natürlich. Wer für die Kleinunternehmerregelung optiert hat und regelmäßig wiederkehrende Leistungen erbringt, kann sich die Arbeit mit einer Abo-Rechnung wesentlich erleichtern.

Eine elektronische Abo-Rechnung ist GoBD-konform, wenn sie als elektronisches Dokument nicht manipulierbar ist und 10 Jahr gespeichert werden kann. Wer ein GoBD-konformes Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramm verwendet, kann davon ausgehen, dass die damit erstellten Abo-Rechnungen ebenfalls GoBD-konform sind.

Das geht dann, wenn sie die Abo-Rechnung auf Papier ausdrucken und physisch in einem Pendelordner ablegen. Wichtig ist dabei die fortlaufende Nummer und die Vollständigkeit der Pflichtangaben einer Rechnung.

Höherer Arbeitsaufwand, mögliche Fehler und Aufwand bei der Terminplanung für Rechnungserstellung und Rechnungsversand sind die entscheidenden Nachteile einer Serienrechnungsvorlage in Word oder Excel. Hinzukommt, dass Word-Vorlagen oder Excel-Vorlagen nicht GoBD-konform sind. Sie dürfen die Rechnung also nicht elektronisch ablegen.

Auch wenn Sie keine zeitliche Befristung festgelegt haben, können Sie die automatische Rechnungserstellung jederzeit mit einem Klick stoppen. Genauso leicht lässt sich eine pausierte Abo-Rechnung wieder aktivieren. Das kann von Vorteil sein, wenn Kunden eine Mitgliedschaft für einen bestimmten Zeitraum nicht nutzen möchten. Diese Option bieten beispielsweise Fitnessstudios häufig an. Ebenso kommt die automatische Aktivierung zum Einsatz, wenn ein bestehender Vertrag ausläuft und der Kunde nochmals verlängern möchte.

Die Alternative ist die Jahresrechnung, die einmal pro Jahr versendet wird und mit den regelmäßigen Zahlungszeitpunkten versehen wird. Das ist beispielsweise bei Mietrechnungen häufig der Fall. Der Vermieter stellt eine Rechnung pro Jahr und weist in der Rechnung auf die Zahlungsfälligkeiten pro Monat hin, gemäß des Mietvertrages.

Es gibt keinen Unterschied. Die Abo-Rechnung ist eine Serienrechnung. Der Name Abo-Rechnung hat sich eingebürgert, weil diese Form der Rechnung speziell bei Abonnements gerne verwendet wird.

TIPP

Erstellen Sie Abo-Rechnungen oder Serienrechnungen mit einer Rechnungssoftware. Das vereinfacht den Ablauf.

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6. Fazit: Abo-Rechnung nur mit Software erstellen

Wiederkehrende Serienrechnungen vereinfachen die Erstellung von Rechnungen bei wiederkehrenden Leistungen. Wenn Sie eine Rechnungssoftware oder eine Buchhaltungssoftware mit guten Funktionen im Bereich Rechnungsstellung verwenden, legen Sie die Abo-Rechnung einmal an, alle weiteren Rechnungen aus dem Abonnement oder Vertrag erstellt das System automatisch. Selbst den Versand können Sie automatisieren.

Wenn Sie mit einer Vorlage arbeiten, können Sie zwar die wesentlichen Abrechnungsdaten, den Kunden und die gebuchten Leistungen, in einer Vorlage anlegen, müssen aber zu jedem Abrechnungszeitpunkt diese Vorlage erneut in die Hand nehmen, um Rechnungsdatum und Rechnungsnummer zu ergänzen.

Um für Abo-Rechnungen den optimalen Ablauf zu schaffen, sollten Sie mit einem Rechnungsprogramm arbeiten. Mit einer Software sparen Sie Zeit und vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler bei Datum und Rechnungsnummer. Der Rechnungsversand erfolgt schneller und Sie erhalten schneller Ihr Geld für Ihre Leistungen.

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