Unterschiede in der Rechnungsstellung: normale Rechnung versus Kleinbetragsrechnung
Die Regelungen für die Kleinbetragsrechnung sind natürlich nur im B2B-Bereich wichtig. Aber hier geht es um die Frage, ob Sie als Käufer die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer als Vorsteuer absetzen dürfen.
Welche Angaben benötigt die Kleinbetragsrechnung? Zur Liste der erforderlichen Rechnungsbestandteile auf der Kleinbetragsrechnung gehören:
- Name, Anschrift des Rechnungserstellers
- Rechnungsdatum
- Rechnungspositionen mit Art der Ware oder der Serviceleistungen
- Bruttopreise
- Bruttogesamtbetrag, wobei Sie auf der Kleinbetragsrechnng pro Mehrwertsteuersatz den jeweiligen Bruttobetrag und die darin enthaltene Mehrwertsteuer ausweisen.
Der Vergleich mit den Angaben, die herkömmlicher Weise in einer Rechnung enthalten sein müssen, zeigt, wie viel geringer der Aufwand für eine Kleinbetragsrechnung ist:
| Notwendiger Bestandteil für | |||
| Angaben auf der Rechnung | Ordentliche Rechnung | Kleinbetragsrechnung | |
| Rechnungsersteller | Vollständiger Firmenname und Anschrift | ja | ja |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-IdNr. | ja | ||
| Rechnungsempfänger | Vollständiger Firmenname und Anschrift | ja | |
| Wichtige Angaben | Rechnungsdatum | ja | ja |
| fortlaufende Rechnungsnummer | ja | ||
| Lieferzeitpunkt / Leistungszeitpunkt | ja | ||
| Rechnungs-Positionen | Art / Anzahl Waren und Dienstleistungen | ja | ja |
| Nettopreis pro Rechnungs-Position | ja | nur Bruttopreis pro Rechnungs-Position | |
| Umsatzsteuer und Ust.-satz pro Rechnungs-Position | ja | ||
| Rabatt pro Rechnungsposition (wenn vereinbart) | ja | ||
| Rechnungs-Summe | Gesamtsumme netto pro Ust.-satz | ja | Bruttosumme pro Ust.-satz und die enthaltene Ust. pro Ust.-satz |
| Summe Mehrwertsteuer pro Ust.-satz | ja | ||
| Bruttobetrag / Zahlbetrag gesamt | ja | ja | |
| Angabe Zahlungs-Zeitpunkt | Zahlungsfrist / Zahlungsdatum mit Skonto | ja | |
| Zahlungsfrist / Zahlungsdatum ohne Skonto | ja | ||
Sie sehen also, wie einfach eine Kleinbetragsrechnung zu erstellen ist. Allerdings müssen Sie bei der Rechnungssumme auf den korrekten Ausweis der Mehrwertsteuer achten. Enthält eine Rechnung mehrere Mehrwertsteuersätze, dann müssen Sie auf der Kleinbetragsrechnung die Bruttoendsummen pro Mehrwertsteuersatz angeben und die darin enthaltene Mehrwertsteuer darstellen. In so einem Fall braucht die Kleinbetragsrechnung zusätzlich eine Bruttogesamtsumme.
Alle Pflichtangaben auf einer Rechnung fasst die nachfolgende Infografik zusammen. Für eine Kleinbetragsrechnung können Sie die Angaben dann entsprechend reduzieren. Per Klick auf die Infografik kommen Sie zum kostenfreien Download der Grafik und einer Erklärung der einzelnen Positionen.
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Rechnungsprogramm kostenlos testenWas müssen Sie bei der Kleinbetragsrechnung unbedingt beachten?
Eine Kleinbetragsrechnung kann bis zu einem Wert von 250 Euro genutzt werden. Wenn Sie als Unternehmen eine Leistung erbringen, dann müssen Sie eine Rechnung pro Leistung stellen. Sie dürfen nicht den Rechnungsbetrag einer Leistung auf mehrere Rechnungen verteilen, nur um sich den Aufwand zu sparen, eine ordentliche Rechnung auszustellen.
Bei der Kleinbetragsrechnung sind Angaben zum Empfänger unnötig. Manchmal werden sie jedoch trotzdem gemacht. Wenn das der Fall ist, müssen Sie prüfen, ob die Angaben korrekt sind. Sind sie nämlich falsch, ist die Kleinbetragsrechnung ungültig. Wenn Sie als Unternehmer eine Kleinbetragsrechnung ausstellen, sollten Sie sich die Arbeit einfach machen und auf die Angabe des Empfängers verzichten. Wenn Sie als Empfänger einer Leistung eine Kleinbetragsrechnung erhalten, sollten Sie die Rechnung genau prüfen. Ist unnötigerweise Ihre Empfängeradresse angegeben und dabei auch noch fehlerhaft formuliert, sollten Sie die Rechnung reklamieren und den Rechnungssteller bitten, eine korrekte Kleinbetragsrechnung auszustellen.
Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen. Auch eine Kleinbetragsrechnung müssen Sie 10 Jahre lang aufbewahren.
Infografik zur Kleinbetragsrechnung: Pflichtbestandteile und Erläuterungen
Die Kleinbetragsrechnung in der Praxis: 3 typische Fragen von Gründern
Wir haben drei typische Fragen zur Kleinbetragsrechnung zusammengestellt, die häufig zu Beginn von Gründern im Zusammenhang mit der Buchhaltung gestellt werden:
- Muss ich für Beträge unter 250 Euro eine Kleinbetragsrechnung erstellen?
- Wann ist das Thema "Kleinbetragsrechnung" für mich als Gründer überhaupt relevant?
- Wie ist das beim Geschäftsessen im Lokal?
Antwort zu Frage 1
Nein, Sie müssen als Gründer in Ihrer Rechnungssoftware keine zwei Arten von Rechnungen anlegen. Auch für Beträge unter 250 Euro können Sie eine ordentliche Rechnung anstatt der Kleinbetragsrechnung ausstellen.
Antwort zu Frage 2
Relevant wird das Thema für Sie, wenn Sie beispielsweise Betriebsbedarf beim örtlichen Einzelhandel einkaufen. Nehmen wir an, Sie kaufen Büromaterial in einem Büromarkt oder Büromöbel in einem Möbelhaus. Ab einer Einkaufssumme von 250 Euro müssen Sie eine ordentliche Rechnung verlangen, weil Sie sonst die ausgewiesene Mehrwertsteuer der Rechnung nicht als Vorsteuer geltend machen können. Unter 250 Euro sollte der Kassenbon den Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung genügen, insbesondere, wenn der Bon aus einer Registrierkasse kommt.
Antwort zu Frage 3
Auch hier gelten die Regelungen für die Kleinbetragsrechnung und die ordentliche Rechnung. Der Bewirtungsbeleg ist eine Kleinbetragsrechnung mit der Besonderheit, dass Sie hier den Anlass der Bewirtung sowie Namen der bewirteten Personen angeben werden müssen. Tatsächlich gilt die 250 Euro-Grenze auch bei Bewirtungsbelegen. Einen Überblick über die Pflichtangaben eines Bewirtungsbelegs finden Sie hier.
Wie ist das mit Lieferungen ins EU-Ausland?
Wenn Sie Lieferungen ins EU-Ausland tätigen, gelten die Vorschriften für die normale Rechnung unabhängig vom Rechnungsbetrag. Das bedeutet, dass Sie auch bei Rechnungsbeträgen unter 250 Euro eine ordentliche Rechnung stellen. Sie enthält zwingend die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) und den Hinweis auf das Reverse Charge Verfahren.
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Rechnungsprogramm gratis testenFazit zur Kleinbetragsrechnung
Die Regelungen zur Kleinbetragsrechnung sollen den buchhalterischen Aufwand bei Rechnungen für kleine Rechnungsbeträge reduzieren. Im Vergleich zur ordentlichen Rechnung sind die Pflichtbestandteile bei der Kleinbetragsrechnung sehr überschaubar. In der Praxis ist das vor allen Dingen bei Ihren Einkäufen von betrieblichen Materialien oder kleineren Dienstleistungen relevant. Wenn Sie in Ihrem Rechnungsprogramm bereits eine ordnungsgemäße Rechnung angelegt haben, müssen Sie nicht auf die Kleinbetragsrechnung umstellen. Für Lieferungen ins EU-Ausland gelten die Regeln zur Kleinbetragsrechnung nicht. Sie müssen in diesem Fall eine ordentliche Rechnung ausstellen mit Umsatzsteuer-Id und Reverse Charge Hinweis.
