Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Pflichtinhalte, Vorsteuer ziehen und Beispiele

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über einen Betrag von höchstens 250 € brutto, also inklusive Umsatzsteuer.

Für die Kleinbetragsrechnung gelten vereinfachte Regeln: Es sind weniger Angaben nötig als bei einer normalen Rechnung. Das dient dazu, den Aufwand bei Bar- oder Kartenzahlungen zu reduzieren.

Typische Beispiele für Kleinbetragsrechnungen im Alltag sind:

• Taxiquittungen
• Parktickets
• Kassenbons aus dem Einzelhandel
• Quittungen von mobilen Handwerkern und Reparaturdiensten
• Automatenbons von Park- oder Fahrkartenautomaten

In all diesen Fällen findet die Bezahlung direkt vor Ort statt – bar oder per Karte. Genau für solche Situationen ist die Kleinbetragsrechnung gedacht.

Die folgende Abbildung zeigt eine Parkquittung, ein typisches Beispiel für eine Kleinbetragsrechnung. Sie enthält keine Angaben zum Rechnungsempfänger bzw. Leistungsempfänger. Wer will schon am Parkautomaten Name und Anschrift angeben?

• § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV): Regelt die Pflichtangaben auf einer Kleinbetragsrechnung.
• § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG): Allgemeine Vorschriften für Rechnungen. Diese gelten für Kleinbetragsrechnungen zusätzlich.
• Aufbewahrungspflicht: Kleinbetragsrechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden, wie normale Rechnungen auch.
• Scannen erlaubt: Papierbeleg darf vernichtet werden, wenn er korrekt eingescannt und digital archiviert wird.

Viele Kassensysteme, Buchhaltungsprogramme und Apps unterstützen dieses Verfahren automatisch.

Eine elektronische Rechnung im strukturierten Format (etwa XRechnung oder ZUGFeRD) ist bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Eine Kleinbetragsrechnung ist in der Regel ein Papierbeleg, etwa ein Kassenbon, eine handschriftliche Quittung oder eine Quittung aus einem Automaten.

Viele Kassensysteme ermöglichen zusätzlich, Kleinbetragsrechnungen als E-Rechnungen zu erstellen und an den Kunden zu versenden.

Die Kleinbetragsrechnung gilt ausschließlich für Unternehmer mit Sitz in Deutschland. Wichtig ist es, 3 Fälle zu unterscheiden:

1. Unternehmer, die vor Ort einkaufen: Sie empfangen Kleinbetragsrechnungen.
2. Einzelhändler und Dienstleister: Sie erstellen Kleinbetragsrechnungen.
3. Lieferungen ins Ausland (EU, Drittländer): Kleinbetragsrechnungen sind nicht erlaubt.

Ein typisches Beispiel ist: Ein Unternehmer kauft Büromaterial im Schreibwarengeschäft und erhält einen Kassenbon. 

Für Empfänger von Kleinbetragsrechnungen gilt:

• Kassenbon prüfen: Enthält er alle Pflichtangaben? Nur dann ist der Vorsteuerabzug erlaubt.
• Einkäufe über 250 €: Unbedingt eine ordentliche Rechnung vom Händler verlangen.
• Nettobetrag ist Betriebsausgabe: Der Einkäufer darf den Nettobetrag der Kleinbetragsrechnung als Betriebsausgabe geltend machen. Voraussetzung ist aber, dass die Betriebsausgabe unbeschränkt abzugsfähig ist.
• Vorsteuer buchen: Die Umsatzsteuer auf dem Kassenbon buchen Sie als Vorsteuer.
• Achtung Kleinunternehmer: Kleinunternehmer dürfen aus einer Kleinbetragsquittung keine Vorsteuer ziehen.

Wichtig also: Empfänger von Kleinbetragsrechnungen sollten wissen, welche Betriebsausgaben absetzbar sind und welche nicht. Darüber informiert unser Ratgeber über Betriebsausgaben.

Einzelhändler, Gastronomen oder Dienstleister wie Friseure erstellen Kleinbetragsrechnungen und geben Kassenbons und Quittungen aus.

Überschreitet der Einkaufsbetrag eines Geschäftskunden die Grenze von 250 €, sollte ein Händler stets eine vollständige Rechnung anbieten.

Erstellt ein Kleinunternehmer eine Kleinbetragsrechnung, darf der Kassenbon oder die Quittung keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG hingewiesen werden – zum Beispiel mit dem Satz: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Händler und Dienstleister müssen in erster Linie darauf achten, die Kasse am Monatsende korrekt zu buchen. Einen rechtlich korrekten Kassenbeleg sollte für ein gutes Kassensystem selbstverständlich sein.

Wichtig beim Kassensystem ist, dass es die Abläufe eines Händlers unterstützt. Dies untersuchen wir in unserem Kassensystem-Vergleich.

Wer Kunden im EU-Raum beliefert, muss ordentliche Rechnungen stellen. Kleinbetragsrechnungen sind nicht erlaubt bei:

• Innergemeinschaftlichen Lieferungen: also Warenlieferungen an Geschäftskunden in der EU mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungen mit Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG): In dem Fall schuldet der Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer, etwa bei Dienstleistungen.

Wer innerhalb der EU oder weltweit E-Commerce betreibt, benötigt also eine ordentliche Rechnung mit den entsprechenden Hinweisen für das Exportgeschäft. Auch wenn der Rechnungsbetrag nur 100 € beträgt.

Die Pflichtangaben hängen davon ab, ob der Ersteller der Kleinbetragsrechnung Regelunternehmer oder Kleinunternehmer ist. 

• Regelunternehmer weisen Umsatzsteuer aus. Denn Regelunternehmer müssen Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen.
• Kleinunternehmer erstellen Kleinbetragsrechnungen ohne Umsatzsteuer mit einem Hinweis auf § 19 UStG.

6 Pflichtangaben benötigt eine Kleinbetragsrechnung in diesem Fall:

1. Name und Anschrift des Ausstellers
2. Ausstellungsdatum
3. Art und Menge der gelieferten Waren/Dienstleistungen
4. Brutto-Einzelpreise
5. Gesamtbetrag brutto
6. Umsatzsteuersatz (7 %, 19 %, ggf. beide)

Der Unternehmer muss sich beim Kauf seines Kassensystems vergewissern, dass die Kasse korrekte Kassenbons druckt. Das ist für moderne Kassensysteme aber selbstverständlich. 

Beim Quittungsblock ist auf das Feld für die Umsatzsteuer (bzw. die Mehrwertsteuer) zu achten. In dieses Feld wird der Umsatzsteuersatz eingetragen (7 % oder 19 %).
 

Auf dem Kassenbon eines Kleinunternehmers muss stehen:

1. Name und Anschrift des Ausstellers

2. Ausstellungsdatum

3. Art und Menge der gelieferten Waren/Dienstleistungen

4. Einzelpreise

5. Gesamtbetrag

6. Kein Umsatzsteuerausweis, sondern ein Hinweis auf § 19 UStG: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Das Kassensystem des Kleinunternehmers muss also zwingend Bons ohne Umsatzsteuer und mit dem Kleinunternehmerhinweis ausgeben. Quittungsblöcke für Kleinunternehmer dürfen keine Angaben zur Mehrwertsteuer enthalten.

Folgende freiwillige Angaben auf Kleinbetragsrechnungen sind nicht erforderlich, aber sinnvoll:

• Rechnungsnummer (Bon-Nummer erstellt ein Kassensystem automatisch)
• Rabatte werden direkt auf dem Bon ausgewiesen, wenn sie gewährt werden
• QR-Codes, damit der Empfänger den Beleg effizient verarbeiten kann.

Welche Zusatzangaben möglich sind, hängt vom eingesetzten Kassensystem ab.

Folgende Angaben sind für die ordentliche Rechnung wichtig, für eine Kleinbetragsrechnung aber nicht erforderlich:

• Steuernummer
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. Leistungsempfänger
• Laufende Rechnungsnummer
• Lieferzeitpunkt/Leistung
• Rechnungspositionen mit Nettobetrag + Umsatzsteuer 
• Nettobetrag der Rechnung
• Zahlungsfrist

Die folgende Tabelle verdeutlicht die Unterschiede zwischen ordentlicher Rechnung und Kleinbetragsrechnung.

Die folgenden Fehler auf einer Kleinbetragsrechnung gefährden den Vorsteuerabzug:

• Den Kunden (Rechnungsempfänger bzw. Leistungsempfänger) auf dem Beleg nennen: Das kann eine ordentliche Rechnung vortäuschen
• Falscher Unternehmensname des Rechnungserstellers
• Unklare Bezeichnung der Waren und Dienstleistungen (z. B. „diverse Waren/diverse Dienstleistungen“)
• Fehlerhafte Angaben zur Umsatzsteuer
• Falsches Ausstellungsdatum

Sobald Pflichtangaben fehlen oder falsch sind, geht der Vorsteuerabzug verloren. Prüfen Sie daher gründlich Ihre Quittungen und Kassenbons, die Sie erhalten. 

Um Kleinbetragsrechnungen zu erstellen, verwenden lokale Händler und Dienstleister folgende Tools:

• Kassensysteme
• Quittungsblöcke, um Kleinbetragsrechnungen handschriftlich zu erstellen
• Ticket-Automaten (z. B. in Parkhäusern)
• Systeme und Software für den Ticket-Verkauf (z. B. für Messe- und Event-Anbieter)

Moderne Kassensysteme erstellen dabei automatisch rechtskonforme Bons und übergeben die Tagesumsätze direkt an die Buchhaltung.

Unser Kassensystem-Vergleich zeigt 12 führende Lösungen, die Kleinbetragsrechnungen korrekt ausgeben und gleichzeitig die Buchhaltungsabläufe unterstützen.

Gebucht wird nicht die einzelne Kleinbetragsrechnung, sondern die Tagesabschlüsse oder Monatsabschlüsse einer Kasse.

So funktioniert die Buchung der Betriebseinnahmen mit einem Kassensystem:

• Tagesabschluss: Die Rechnungssummen aller täglichen Kleinbetragsrechnungen ergibt die Tagessumme im Tagesabschluss.
• Monatsabschluss: Die Summe aller täglichen Tagesabschlüsse pro Monat ergibt den Monatsabschluss.

Je nach Kassensystem und Buchhaltungssoftware erfolgt die Buchung täglich oder gesammelt monatlich.

Ein Kassensystem in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware spart Zeit und vermeidet Fehler:

• Lückenlose Erfassung aller Zahlungsvorgänge
• Automatische Erstellung einer Kleinbetragsrechnung pro Kassiervorgang
• Automatische Übergabe der Tages oder Monatssummen in ein Buchhaltungsprogramm
• Automatische Buchung der Betriebseinnahmen und Umsatzsteuersummen
• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung auf Knopfdruck

Wichtig bei einem Kassensystem sind folgende Punkte:

• GOBD-Konformität: Kassiervorgänge dürfen nicht manipuliert werden können.
• TSE-Modul: Speichert die Kassendaten und bietet Schnittstellen für die Prüfer im Finanzamt
• Anmeldung der Kasse beim Finanzamt: Jede Kasse muss dem Finanzamt gemeldet werden.

Außerdem sollte das Kassensystem die Abläufe im Betrieb und beim Bezahlen so gut wie möglich unterstützen. In unserem Kassensystem-Vergleich stellen wir die besten Kassen für Händler, Dienstleister und Gastronomen vor.

Folgende Probleme treten in der Praxis häufig auf:

• Unvollständige Belege: Kleinbetragsrechnungen gehen verloren
• Zeitaufwand beim Buchen: Manuelle Buchung von Kasseneinnahmen dauert länger als bei digitalen Abläufen.
• Fehlerrisiko: Tippfehler bei der händischen Buchung der Kasseneinnahmen
• Risiko Betriebsprüfung: Finanzbeamte sind bei händischer Kassenführung bzw. Belegführung grundsätzlich misstrauischer.

Ein digitales Kassensystem mit Buchhaltungsschnittstelle sorgt dagegen für sichere Belege, einfache Buchung und effizientere Abläufe.

Diese Punkte helfen, Ihre Prozesse im Büro zu optimieren:

• Der optimale Ablauf beim Empfang von Kleinbetragsrechnungen
• Quittungen aus dem Ausland
• Vorteil eines Buchhaltungsprogramms
• Nachteile nicht-digitaler Belegführung

Damit helfen wir Ihnen, Ihre Prozesse im Büro zu optimieren.

• Quittung beim Bezahlen prüfen: Enthält die Kleinbetragsrechnung alle Pflichtangaben?
• 250 € Check: Ist der Zahlbetrag bzw. Gesamtbetrag höher als 250 €, muss eine ordentliche Rechnung angefordert werden.
• Papierbelege effizient sammeln: Verwenden Sie eine einfache Ablage, die sicherstellt, dass kein Papierbeleg verloren geht.
• Kleinbetragsrechnung buchen: Das richtige Betriebsausgabenkonto wählen und die Umsatzsteuer aus dem Beleg herausrechnen. Ein Buchhaltungsprogramm macht das automatisch.
• 8 Jahre aufbewahren: Papierbelege prüfungssicher archivieren. Denken Sie daran, dass Kassenbons auf Thermopapier mit der Zeit verblassen. Ein Scannen der Papierbelege ist daher notwendig. Die Ablage der Papierbelege muss einfach und nachvollziehbar sein.

Mit einer Buchhaltungssoftware sparen Sie Zeit durch Automatisierung:

• Scannen des Belegs mit einer App: Unmittelbar nach der Bezahlung erfassen Sie mit einem Klick den Beleg mit Ihrem Smartphone. Beispiel: Parkticket bezahlen und im Auto mit der Buchungs-App den Beleg scannen.
• Automatische Belegerkennung: Die Buchhaltungssoftware erkennt Bruttobetrag und Umsatzsteuer; sie macht einen Buchungsvorschlag, den Sie mit 1 Klick bestätigen.
• Korrekte Buchung der Betriebsausgabe: Beim Buchen schlägt die Software ein Ausgabenkonto vor, etwa das Konto „Reisekosten“.
• Korrekte Buchung der Umsatzsteuer: Die Software ordnet die Umsatzsteuer dem richtigen Umsatzsteuerkonto zu (Konto Umsatzsteuer 19 %; Konto Umsatzsteuer 7 %)
• Automatische Umsatzsteuervoranmeldung: Am Monatsende erstellt die Software die Umsatzsteuervoranmeldung auf Knopfdruck.

Auch bei der monatlichen BWA oder der Vorbereitung der Anlage EÜR bzw. der Bilanz hilft eine gute Buchhaltungssoftware.

Die manuelle Bearbeitung von Papierbelegen kostet Zeit, erhöht das Risiko einer unvollständigen Buchhaltung und zu hohen Steuerzahlungen:

• Kleinbetragsrechnungen gehen verloren: Dadurch können Kleinbetragsrechnungen als Betriebsausgaben nicht geltend gemacht werden. Das ist schädlich für die Umsatzsteuer und die Einkommensteuer.
• Zeitraubende manuelle Belegbuchung: Einen Beleg abzutippen dauert 5- bis 6-mal länger, als ihn mit einer Software automatisiert zu erfassen.
• Gefahr von Buchungsfehlern: Vor Tippfehlern ist auch der beste Buchhalter nicht gefeit.
• Hoher Aufwand der Papierablage: Thermopapier-Belege verblassen; müssen also zwingend auf richtigem Papier kopiert werden.

Besser ist es also, eine Buchhaltungssoftware zu nutzen. Insbesondere dann, wenn im Buchhaltungsalltag viele Kleinbetragsrechnungen anfallen.

Im Ausland gezahlte Kleinbetragsrechnungen (z. B. Parktickets) dürfen als Betriebsausgaben gebucht werden – allerdings ohne Vorsteuerabzug.

Beispiel: Eine Eintrittskarte auf einer Messe in Mailand dürfen Sie mit dem vollen Bruttobetrag als Betriebsausgabe geltend machen.

Zu den Spezialfällen der Kleinbetragsrechnung zählen:

• Bewirtungsbelege
• Fahrausweise
• Steuerlich „kritische“ Betriebsausgaben

Steuerlich kritische Betriebsausgaben sind all jene Betriebsausgaben, die nur teilweise (beschränkt abzugsfähig) oder gar nicht abgesetzt (nichtabzugsfähige Betriebsausgaben) werden dürfen.

Beim Bewirtungsbeleg gelten zusätzlich zu den Pflichtbestandteilen einer Kleinbetragsrechnung weitere notwendige zusätzliche Angaben:

• Angaben zum Anlass der Bewirtung: Die Bewirtung muss zwingend einen geschäftlichen Zweck erfüllen.
• Angaben zu den bewirteten Personen: Sämtliche Gäste des Unternehmers müssen gelistet werden.
• Zu 70 % absetzbar als Betriebsausgabe: Beträgt die Nettosumme des Bewirtungsbelegs 100 €, dürfen nur 70 € steuerlich geltend gemacht werden.
• Umsatzsteuer zu 100 %: Die Umsatzsteuer aus dem Bewirtungsbeleg darf vollständig als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Bewirtungsbelege über 250 € benötigen zusätzliche Informationen:

• Name und Anschrift des Gastes: Auf dem Beleg muss der Name des gastgebenden Unternehmers stehen. 
• Steuernummer der Gaststätte: Auch die Umsatzsteuer-ID ist möglich.
• Aufgeschlüsselter Rechnungsbetrag: Der Beleg enthält explizit den Nettobetrag und den Bruttobetrag.
• Ausweis der Umsatzsteuer in einer Summe: Der Beleg enthält neben dem Umsatzsteuer-Satz auch den Umsatzsteuerbetrag des Bewirtungsbelegs.

Fahrausweise sind Kleinbetragsrechnungen. Sie werden in § 34 UStDV geregelt (Unterparagraf zum Kleinbetragsrechnungsparagrafen, § 33 UStDV). Zu Fahrausweisen zählen:

• Bahn-Tickets (Deutsche Bahn)
• Fahrscheine lokaler Verkehrsbetriebe: Bus, U-Bahn, S-Bahn
• Flugtickets

Die wichtigsten Regeln zu Fahrausweisen sind: 

• Pflichtangaben wie gehabt: Bei den Pflichtangaben gibt es keine Unterschiede zur normalen Kleinbetragsrechnung.
• Aufbewahrung von 8 Jahren: Kein Unterschied zur normalen Kleinbetragsrechnung.
• Kein Vorsteuerabzug bei Flügen ins Ausland: Bei Tickets für internationale Flüge ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Die Ticketsysteme der Airlines erstellen das Ticket ohne Umsatzsteuer.
• Internationale Zugtickets: Nur für den inländischen Anteil des Ticketbetrages darf die Umsatzsteuer gezogen werden.

Dazu zählen:

• Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben
• Nicht abziehbare Betriebsausgaben

Solche Kleinbetragsrechnungen dürfen nicht zu 100 % abgesetzt werden. Denn beschränkt abziehbare Betriebsausgaben betreffen Unternehmen und Privatbereich gleichermaßen. Typische Fälle sind:

• Tankquittungen als KfZ-Kosten: Sie dürfen nur dann zu 100 % abgesetzt werden, wenn der Tankvorgang auf einer 100-prozentigen Geschäftsreise stattgefunden hat. Das muss der Unternehmer im Zweifel mit einem Fahrtenbuch nachweisen.
• Verpflegung auf Reisen: Private Restaurantbesuche auf Geschäftsreisen dürfen nicht abgesetzt werden. Abgesetzt werden dürfen dagegen Verpflegungsmehraufwandspauschalen. Kleinbetragsrechnungen sind in so einem Fall nicht relevant.

Dies sind in der Regel Kassenbons und Quittungen für private Einkäufe. Sie dürfen nicht abgesetzt werden, das heißt:

• Kein Absetzen als Betriebsausgabe
• Kein Absetzen der Vorsteuer