Buchhaltung und Rechnungen mit FastBill erledigen

Viele Freiberufler und Selbstständige berichten von den positiven Erfahrungen mit der Buchhaltungssoftware FastBill. Was FastBill alles kann, wieviel es kostet und wo es noch Nachbesserungsbedarf gibt, erfahren Sie im Test. Für einen Überblick über weitere Buchhaltungssoftware besuchen Sie unseren Buchhaltungssoftwarevergleich

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Raphael hat FastBill getestet und gibt Feedback zu Vor- und Nachteilen der Software.

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Redakteur Raphael
Das Wichtigste auf einen Blick
  • FastBill eignet sich für Selbstständige, Freiberufler und GmbHs.

  • Herzstück von FastBill ist die Rechnungserstellung.

  • FastBill bietet verschiedene Leistungspakete für unterschiedliche Szenarien.

FastBill Vor- und Nachteile

  • 14 Tage Testzeitraum 
  • Vielseitige Möglichkeiten der Rechnungserstellung  
  • Digitale Belegerfassung 
  • Grafische Auswertung von wichtigen KPIs 
  • Kostenlose Scan-App für Belege 
  • Viele Optionen nur gegen Aufpreis zubuchbar/vollständige Automatisierung im Vergleich ziemlich teuer 
  • GoBD (konform nicht zertifiziert) 

1. FastBill Test: Fazit

FastBill zeichnet sich durch eine sehr gute Rechnungserstellung aus, die durch eine große Auswahl an Optionen perfekt auf den Kunden abgestimmt werden kann. Die Buchhaltungsfunktionen von FastBill sind solide und vollkommen ausreichend für grundlegende Abläufe. Wer FastBill kostengünstig nutzen möchte, sollte sich vorher im Klaren sein, welche Attribute er für seine Rechnungserstellung und Buchhaltung benötigt und das dementsprechende Leistungspaket wählen. Die Summe der vielen entgeltlichen Zusatzangebote kann ansonsten schnell ins Geld gehen.

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2. Wie funktioniert das Onboarding?

Der schlanke Onboardingprozess bei FastBill ist gut strukturiert und in drei wesentliche Schritte aufgeteilt: 

  • 1. Angabe der Nutzungsintention: Der Nutzer gibt an, wie er FastBill nutzen möchte. Die Einstellung kann später noch geändert werden. 

  • 2. Hinterlegung von Kontaktdaten: Der Nutzer trägt Kontaktdaten für sein Konto ein.

  • 3. Unternehmensinformationen: Der Nutzer gibt die Rechtsform, Branche und Mitarbeiteranzahl an. Kleinunternehmerregelung kann ausgewählt werden. 

Einmal fertig eingerichtet öffnet sich das FastBill Dashboard und der Nutzer kann mit seiner Buchhaltung starten.

Tipp

Ein geführtes Onboarding kann gegen ein Entgelt dazugebucht werden. Für weitere manuelle Einführung stellt FastBill How-To-Videos auf dem Youtubekanal FastBill Academy zur Verfügung.

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3. Rechnung schreiben mit FastBill

Eine neue Rechnung oder ein Angebot in FastBill kann ganz einfach über die Quicklinks im FastBill Dashboard erstellt werden. Hier können auch neue Ausgaben erfasst werden. Leider sind die Quicklinks nicht editierbar, bieten aber trotzdem die Möglichkeit zur schnellen Angebot- und Rechnungserstellung sowie Ausgabenerfassung.

Der Nutzer findet auf dem FastBill Dashboard eine Übersicht über seine aktuellen Rechnungen, Kunden und die größten Transaktionen. Mithilfe der Drag-Drop-Funktion kann er Dokumente in FastBill hochladen.

Vorlagen erstellen und abspeichern

Für einen schnelleren Prozess können Vorlagen erstellt für Rechnungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen erstellt werden. Diese können auch mit einem individuellen Logo versehen werden. 

Rechnung erstellen

Im Vorschaubildschirm müssen alle wichtigen Daten für das Erstellen einer konformen Rechnung angegeben werden. Hier können erstellte Vorlagen gewählt werden. 

Bei der Erstellung eines neuen Kunden ist zusätzlich über die Leitweg-ID der Versand von FastBill XRechnungen möglich.

Rechnungsoptionen & Online-Zahlungswege

FastBill unterstützt die Zahlung über verschiedene Online-Zahlungswege. Zu den Optionen gehören PayPal, Sofortüberweisungen sowie stripe. Ebenso können standardisierte Rechnungsangaben für Dokumente und Kontodaten festgehalten werden. 

Online-Zahlungswege der FastBill GmbH
Die angebotenen Online-Zahlungswege der FastBill GmbH.

Geschäftskonto einbinden

Für eine bessere Übersicht kann der Nutzer sein Geschäftskonto mit einem FastBill Account verbinden und so zielgerichtet eingehende und ausgehende Transaktionen mit offenen Forderungen verknüpfen.  

Zeiterfassung & Abrechnung

Geleistete Arbeiten zu jeweiligen Projekten können übersichtlich und einfach festgehalten und in Rechnung gestellt werden. Die Funktion der Zeiterfassung ist mit nur einem Klick auf die Icons am rechten Bildschirmrand erreichbar. 

Zeiterfassung in Echtzeit bei FastBill
Die Zeiterfassung in Echtzeit bei FastBill.

Angebots- und Rechnungserstellung

Die Rechnungserstellung ist das Herzstück der FastBill GmbH und erfolgt schnell sowie problemlos. Die Funktionen der Rechnungserstellung im Überblick:

Vielfältige Rechnungsfunktionen

FastBill bietet vielfältige Optionen im Bereich der Angebots- und Rechnungserstellung, mit individuell einstellbarem eigenem Rechnungslayout und in professioneller Optik, frei von Abieterbranding. Es ist als Nutzer auch möglich eRechnungen auszustellen, die direkt von der Buchhaltungssoftware erkannt und einsortiert werden können. 

Auch wiederkehrende Rechnungen und beigefügte Bezahllinks kann der Nutzer für schnelle Zahlung und das Bereitstellen von Abo-Modellen & Co. erstellen. Bei Problemen oder Unstimmigkeiten kann mit Gutschriften und Storno-Rechnungen kundenfreundlich und effizient auf Kundenwünsche reagiert werden.

Rechnungserstellung von Fremdwährungsrechnungen auf Englisch
Rechnungserstellung von Fremdwährungsrechnungen auf Englisch bei FastBill

Ein integriertes Modul für OSS-Verfahren ermöglicht es im EU-Ausland geschuldete Umsatzsteuerbeträge zentral abzuführen. Für Kunden aus dem Ausland lassen sich Fremdwährungsrechnungen auf Englisch erstellen. 

Mit dem manuellen Mahnwesen können Kunden bei ausbleibender Zahlung angemahnt und erinnert werden. Ein automatisiertes Mahnwesen ist gegen Entgelt erwerbbar.

Kleine Funktionslücken bei Spezialfällen

Nicht zu Leistungsumfang von FastBill gehört die Teilzahlungsrechnung. Somit sind keine Ratenzahlungen möglich. Auch sind bei FastBill auch keine Abschreibungen (Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen) für Büromaterial & Co. integrierbar.

4. Die Buchhaltung bei FastBill

Die Buchhaltung wurde additiv an das einstige Rechnungstool FastBill angereichert. Sie umfasst mehrere Optionen.

Gutes Zusammenspiel mit ELSTER

Mit der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) erhalten kleine und mittlere Unternehmen eine Übersicht über Gewinne und Verluste des Unternehmens.  

Die E-Bilanz, welche für die elektronische Übermittlung einer Unternehmensbilanz an das zuständige Finanzamt benötigt wird, ist inkludiert.

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UST-VA) ist selbständig mit ELSTER erstellbar und ermittelt, die tatsächlich zu zahlende Summe an Umsatzsteuer. Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Gewinn und Verlustrechnung (GuV) sind mit einem externen Steuerberater erstellbar. 

FastBill nutzt den Standard-Kontenrahmen SKR03 und ist kompatibel mit den meisten Unternehmen und Kunden. Für eine themengerechte Zuordnung von individuellen Dateien können zudem bis zu 5 Geschäftskoten verbunden werden. 

Umsatzsteuer-Voranmeldung bei FastBill
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann bei FastBill erledigt werden.

Beleg- und Anlagenbuchhaltung für die Zuordnung langlebiger Vermögensgegenstände, die nicht verbraucht werden und dem Unternehmen auf lange Sicht nutzen, ist problemlos möglich. 

Kassenbuch & Onlinebanking fehlen

FastBill verfügt leider über kein Kassenbuch und somit keinen gesammelten Überblick über sämtliche Zahlungsvorgänge des Unternehmens und den damit verbundenen Kassenstand. Onlinebaking innerhalb von FastBill ist nicht möglich. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr, welches nicht mit dem Kalenderjahr identisch ist, gehört ebenfalls nicht zu den Funktionen von FastBill. 

Ebenso sind Stapel- und Dialogbuchungen nicht möglich. Jeder Mitarbeiter kann abhängig vom Zugriffsrecht alle Daten bearbeiten und es sind keine Echtzeit-Buchungen möglich. Es besteht keine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. Gehälter und Löhne von Mitarbeitern müssen separat abgerechnet werden.

Übersicht Buchhaltung

Der Bereich Buchhaltung innerhalb von FastBill bietet eine Übersicht über die eingegangenen und ausgegangenen Transaktionen. Ebenso umfasst FastBill über die Reiter Debitoren, Kreditoren, Aufwendungen und Geldkonten die wichtigsten Bereiche für die Buchhaltung.

Buchhaltungsübersicht bei FastBill
Die Buchhaltungsübersicht bei FastBill.

Import, Export & Zugänge

FastBill bietet die Möglichkeit Dateien als Excel, XML oder CSV-Dateien zu exportieren und Daten aus XML oder CSV-Dateien zu importieren. Zudem kann bei FastBill ein Zugang für einen externen Steuerberater angelegt werden. 

Weitere Funktionen

Support

Der Support der FastBill GmbH ist nur per Mail (support(at)fastbill.com) von Montag bis Freitag 9-17 Uhr zu erreichen. Unterstützend zu der direkten Kontaktaufnahme verfügt die FastBill GmbH über einen FAQ-Bereich, einen Youtubekanal, einen Blog und ein Lexikon. 

In der Software selbst gibt es die Möglichkeit nach hilfreichen Schlagwörtern zu suchen oder direkt eine Kontaktaufnahme zu starten. 

Support FastBill Schlagwortsuche und Kontaktaufnahme
FastBill bietet einen Support mit Schlagwortsuche und Kontaktaufnahme.

Partnerprogramme & Schnittstellen

Fast Bill verfügt über alle gängigen Schnittstellen. 

  • DATEV 

  • ELSTER 

  • Steuerberater-Netzwerk 

  • Steuerberaterzugang 

  • Datenimport/-export via CSV 

  • API-Link 

  • Individuelle Referenz E-Mail (Dateiformate: PDF, JPG, PNG) 

Das CRM-Tool “CentralStationCRM” kann ab einer Monatspauschale von 19 Euro zugebucht werden und über eine Schnittstelle genutzt werden.

Automatische Belegerfassung & –zuweisung

Mithilfe von OCR-Texterkennung von FastBill können alle an die Referenzmail gesendete Belege und Dokumente vorsortiert und automatisch zugewiesen werden. Anschließend besteht die Möglichkeit, die Dokumente mit Transaktionen zu verknüpfen.

5. Preise & Kosten

Kostenloser Testzugang

FastBill bietet 14-tägigen Testzugang, um das Programm besser kennenzulernen und sich mit den Funktionen der Software vertraut zu machen, bevor die Entscheidung über ein entgeltliches Abo gefällt wird. Eine Verlängerung der Testphase ist nicht möglich. Während der Testphase erhält der Nutzer standardisierte einführende Informationen per Mail.

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Leistungspakete

FastBill ist für alle Branchen nutzbar und optimal für Selbstständige, Freiberufler, Kleingewerbe und GmbHs sowie UGs. FastBill GmbH bietet dem Nutzer drei verschiedene Leistungspakete

Starter-Paket für 9,99 €:

  • Preiswerteste Version 

  • Perfekt für Solo-Selbstständige und Businessstarter 

  • Basales Standardgerüst an Funktionen 

  • Belege & Dokumente sowie Angebote & Rechnungen unbegrenzt erstellbar 

Inhalt: Solides Grundgerüst an Funktionen. Persönliches Kundencenter nicht integriert. 

Pro-Paket für 29,99 €:

  • Für kleinere Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl im einstelligen Bereich 

  • Persönliches Kundencenter inkludiert 

  • Bis zu fünf Bankkonten verknüpfbar 

  • Fünf Mitarbeiterslots 

Inhalt: Die Starter-Version bietet hier nur ein Konto und einen Mitarbeiterslot. Das persönliche Kundencenter entlastet den Nutzer und schafft Raum für andere Aufgaben.

Premium-Paket für 59,99 €:

  • Für größere Unternehmen mit zweistelliger Mitarbeiteranzahl 

  • Automatischer Belegimport und automatisiertes Mahnwesen integriert.  

  • Automatische Kategorisierung von Ein- und Ausgaben 

  • Monatliche Statusreports: Statusreports zu Finanzen und Rechnungen in zweiwöchigem Rhythmus. 

  • Finanzbuchhaltung durch Steuerkanzlei: Eine digitale Steuerkanzlei kümmert sich um den Großteil der Finanzbuchhaltung. 

Inhalt: Kombiniert den Großteil aller zubuchbaren Inhalte und eignet sich für etablierte kleine Unternehmen, die sich einen gewissen Service leisten und so Zeit sparen können.

Zubuchbare Optionen (Add-ons)

Add-ons: Zubuchbare Leistungen bei FastBill
Add-ons: Diese zubuchbaren Leistungen bietet FastBill.

Insgesamt bietet die FastBill GmbH fünf Möglichkeiten für zusätzlichen Service und die Softwareerweiterungen. Abhängig von der Wahl des Leistungspakets sind manche dieser Add-ons schon komplett oder in gewisser Menge im gekauften Produkt enthalten:

Mitarbeiterzugänge: Mitarbeiterslots mit konfigurierbaren Zugriffsrechten kosten den Nutzer pro Mitarbeiter eine kleine monatliche Gebühr von fünf Euro. Ein Mitarbeitermaximum wird von FastBill nicht angegeben.

Belegautomatisierung (Invoices): Belege aus externen Online-Portalen werden von FastBill automatisch gesammelt und zusammengeführt. Der Aufpreis differiert nach Portalanzahl.

Automatische Mahnwesen: Automatisierte Mahnvorgänge sind gegen Aufpreis buchbar. Ein Mahnvorgang beinhaltet eine Zahlungserinnerung und bis zu drei Mahnungen.

FastBill Scan-App: Die FastBill Scan-App ermöglicht es, Belege und Rechnungen mit der Kamera einzuscannen und bequem von unterwegs hochzuladen. Die App ist kostenlos und steht im Apple Store sowie dem Google Play Store zum Download zur Verfügung.

Einrichtungsservice: Gegen einen Aufpreis bietet FastBill einen unterstützenden Einrichtungsservice an. Der Kunde kann dabei zwischen verschiedenen Ausführungen wählen. 

6. FAQs - Wichtige Fragen

Lexoffice bietet mehrere Leistungspakete zu preiswerteren Konditionen als FastBill an. FastBill trumpft dafür als ursprüngliches Rechnungserstellungsprogramm mit einem sehr guten Mechanismus zur Rechnungserstellung auf.

Der Testsieger von Sevdesk bietet deutlich mehr Funktionen und ein kostenloses geführtes Onboarding, kostet aber auch etwas mehr. Das preiswerteste Leistungspaket von FastBill ist günstiger als sevdesk und bietet ein basales Grundgerüst an Leistungen.

Zugang zum kostenfreien FastBill Mehrwertsteuerrechner. Für umfangreichere Berechnungen über die Mehrwertsteuer hinaus empfiehlt sich je nach Bedarf eine der drei angebotenen Leistungspakete von FastBill.

Im Woocomerce-Menü innerhalb deines WordpressShops, kannst du deine Rechnungen ganz einfach per Schnittstelle mit FastBill verbinden. Hierfür benötigst du den FastBill API-Key.