Factoring: Nie mehr unbezahlte Rechnungen durch Rechnungsvorfinanzierung

1. Was ist Factoring?

Factoring bedeutet, dass ein Unternehmen Geld für eine Rechnung erhält, bevor der Kunde die Rechnung beglichen hat. Weil ein Dritter, und zwar die Factoringgesellschaft, die Rechnung bezahlt. Die Rechnung wird sozusagen vorfinanziert. Daher bezeichnet man Factoring auch als Rechnungsvorfinanzierung. Die Factoringgesellschaft wird manchmal auch als Factor bezeichnet. Außerdem bezeichnet man Factoring auch als Forderungsverkauf, weil das Unternehmen seine Rechnungen und damit seine Forderungen verkauft. Aus Sicht des Factoringunternehmens findet wiederum ein Forderungsankauf statt.

4 Schritte beim Factoring

Die Rechnungsvorfinanzierung funktioniert so:

• Schritt 1: Ein Unternehmen stellt seinem Kunden eine Rechnung für eine erbrachte Leistung.
• Schritt 2: Diese Rechnung verkauft der Unternehmer an die Factoringgesellschaft.
• Schritt 3: Die Factoringgesellschaft bezahlt die Rechnung und zieht dabei eine Factoringgebühr ab.
• Schritt 4: Der Kunde bezahlt die Rechnung an die Factoringgesellschaft

Ohne Rechnungsvorfinanzierung würden ein Selbstständiger beispielsweise drei Wochen auf die Bezahlung seiner Rechnung warten. Mit der Rechnungsvorfinanzierung erhält er sein Geld innerhalb von zwei Tagen. Factoring ist damit eine sehr interessante Strategie im Forderungsmanagement.

Gleichzeitig bietet die Factoringgesellschaft dem Unternehmer einen Ausfallschutz. Kann der Kunde seine Rechnung nicht bezahlen, ist das nicht länger das Problem des Untenehmers. Denn die Factoringgesellschaft übernimmt das Mahnwesen, das Inkasso und das Risiko des Zahlungsausfalls.

Finanzielle Auswirkungen von Rechnungsvorfinanzierung

Eine Rechnungsvorfinanzierung durch Factoring hat positive finanzielle und bilanzielle Auswirkungen für ein Unternehmen:

• Die Liquidität erhöht sich.
• Der Unternehmer hat mehr Geld auf dem Geschäftskonto oder der Kontokorrentkredit geht zurück.
• Das Unternehmen hat keine offenen Kundenrechnungen mehr.
• Die Eigenkapitalquote nimmt zu.

Das wissen Geschäftspartner, insbesondere die Banken, zu schätzen. Allerdings ist Rechnungsvorfinanzierung nicht umsonst. Denn der Selbstständige bezahlt für die Dienstleistung der Rechnungsvorfinanzierung eine Factoringgebühr, die seine Finanzierungskosten erhöht.

Dazu ein Beispiel: Nehmen wir an, ein Selbstständiger macht einen Umsatz von 1.000.000 € und die durchschnittliche Factoringgebühr beträgt 3 %. Dann entstehen 30.000 € an zusätzlichen Finanzierungskosten durch die Factoringgebühr. Wir erläutern später im Text, wie ein Unternehmer diese Gebühr für die Rechnungsvorfinanzierung gegenfinanzieren kann.

2. Factoringanbieter für kleine Unternehmen

Hier stellen wir Ihnen 6 moderne Anbieter des Online Factoring vor. Sie eignen sich insbesondere für kleine Unternehmen, weil Sie flexibel je nach Kunde entscheiden können, ob Sie Factoring einsetzen wollen oder nicht. Wir stellen Ihnen in dieser Tabelle die Anbieter aifinyo, Billie, finiata, fundflow, pagido und rechnung.de vor. Neben der Flexibilität des Rechnungsverkaufs ist allen Anbietern gemeinsam, dass Sie sich schnell und unkompliziert als Factoring-Kunde online registrieren können.

Ein klassisches Factoringunternehmen arbeitet anders. Dort benötigen Sie nicht nur einen 6-stelligen Mindestumsatz im Jahr, sondern sind vertraglich verpflichtet, alle oder einen Großteil der Kundenrechnungen an die Factoringgesellschaft zu verkaufen. Sehen Sie hierzu das Beispiel von A.B.S Global Factoring.

• Zielgruppe: Große Unternehmen
• Leistungsumfang: Rechnungsvorfinanzierung und Inkasso, flexibel und individuell ausgestaltbar
• Mindestvolumen: 500.000 €
• Schutz gegen Zahlungsausfall: Ja möglich, aber flexibel ausgestaltbar. Kunde kann auch darauf verzichten.
• Flexibilität: Ein Rahmenvertrag schafft starke Bindung an das Factoringunternehmen. Zwar können bestimmte Kunden oder Kundengruppen vom Factoring ausgeschlossen werden. Aber Verkauf von Einzelforderungen ist nicht möglich.
• Registrierung: Ausschließlich über das persönliche Beratungsgespräch

Es ist klar, dass nur sehr große Unternehmen für eine solche Factoringgesellschaft in Frage kommen. Aber auch bei den Onlineanbietern empfehlen wir Ihnen, genau hinzuschauen: Ob beispielsweise der Schutz gegen Zahlungsausfall gewährleistet ist. 

Wann ist unechtes Factoring sinnvoll?

Unechtes Factoring ist nur dann sinnvoll, wenn Ihr Kundenstamm über ausreichende Bonität verfügt. Wenn Sie also das Risiko eines Zahlungsausfalls als minimal bewerten, trotzdem aber schnelle Liquidität bevorzugen oder auf die Inkasso-Dienstleistungen einer Factoringgesellschaft nicht verzichten wollen.

Wie bewerten Banken echtes und unechtes Factoring?

Generell bewerten Banken das echte Factoring besser. Weil Sie risikolos Ihre Liquidität erhöhen und mit der Rechnungsvorfinanzierung Ihre Eigenkapitalquote verbessern.

5. Was kostet Factoring?

Die Kosten der Rechnungsvorfinanzierung hängen ab von Ihrer Bonität, von der Bonität Ihrer Kunden und von der Höhe der Rechnung sowie vom gewährten Zahlungsziel.

Wenn Sie Rechnungsvorfinanzierung in Ihrem Unternehmen einführen, dann sollten Sie mit der durchschnittlichen Gebühr der ersten beiden Monate rechnen. Nehmen wir an, Sie haben in den ersten Monaten eine durchschnittliche Factoringgebühr von 3%. Dann sollten Sie in der Planung diese 3% als Planungsgrundlage nehmen bzw. eventuell um einen Risikozuschlag von 0,5% bis 1% erhöhen, im Sinne kaufmännischer Vorsicht.

Welche Komponenten enthält die Factoringgebühr?

In der Regel sind es bis zu 4 Faktoren, welche die Höhe der Kosten bestimmen:

• Handlinggebühr
• Gebühr für die Bonitätsprüfung
• Finanzierungszins für die Länge des Zahlungsziels
• Risikogebühr abhängig von der Bonität des Debitoren, sprich: Ihres Kunden

Daher sind die Factoringgebühren für jede Rechnung unterschiedlich.

Factoringgebühren gegenfinanzieren

Wie können Sie diese Kosten gegenfinanzieren?

• Kosten durch Zahlungsausfälle entfallen
• Skontoerträge entstehen, weil Sie Ihre Lieferantenrechnungen jetzt einfacher skontieren können
• Personalkosten sinken, weil Sie Stellen im Back-Office streichen können

Mit der Rechnungsvorfinanzierung gewinnen Sie Zeit, die Sie sonst durch Mahnwesen und Telefonate mit säumigen Zahlern verlieren. Diesen Zeitgewinn können Sie beispielsweise in die Kundenakquise investieren.

Factoringgebühren: Fallstricke und versteckte Kosten der Rechnungsvorfinanzierung

Sie müssen vorsichtig sein, wenn Factoringverträge komplizierte Regelungen zu den Gebühren aufweisen. Da gibt es zum Beispiel:

• Implementierungsgebühren zu Beginn der Geschäftsbeziehung
• Auditgebühren für die Prüfung Ihrer Buchhaltung
• fixe Bearbeitungsgebühren pro Rechnung
• Gebühren für die Anlage eines Debitors

Diese Zusatzgebühren und versteckte Kosten finden Sie bei neueren Onlineanbietern in der Regel nicht. Bei diesen gibt es eine Gebühr pro Rechnung, und das war es. Komplizierte Zusatzgebührenregelungen erschweren Ihre Kostenplanung.

7. Wie läuft die Rechnungsvorfinanzierung ab?

Ist der Papierkram beim Factoring hoch? Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie sich registrieren und wie Sie eine Kundenrechnung verkaufen.

Schritt 1: Registrierung beim Factoringunternehmen

Bei klassischen Factoringunternehmen ist der Aufwand höher

Aufwendige Registrierung bei klassischen Factoringanbietern

Beim klassischen Factoringanbieter dauert es in der Regel länger. Hierbei sieht der typische Prozess der Neukundenaufnahme so aus:

• Beratungsgespräch
• Prüfung der Bonität des Factoringkunden
• Übersendung und Unterzeichnung des Factoringrahmenvertrags

In seltenen Fällen gelingt die Registrierung innerhalb von 24 Stunden.

Einfache Registrierung bei Anbietern für Onlinefactoring

Hier läuft alles über eine Onlineplattform.

• Sie melden sich online mit Ihren Firmendaten an.
• Es erfolgt eine Online-Verifizierung, bei der Sie sich legitimieren müssen.
• Die Bonitätsprüfung Ihrer Person und Ihres Unternehmens schließt die Registrierung ab.

Einen Rahmenvertrag gibt es hier keinen. Der Anmeldeprozess ist eine Sache von ein paar Minuten und Sie können am Tag der Anmeldung Ihre ersten Rechnungen verkaufen.

Schritt 2: Wie werden Rechnungen angekauft?

Auch die klassischen Factoringgesellschaften arbeiten mittlerweile mit Onlinekundenbereichen. Daher ist der Ablauf meist folgender:

• Hochladen der Kundenrechnung samt Leistungsnachweis
• Bonitätsprüfung des Rechnungsempfängers
• Berechnung der Factoringgebühr
• Übermittlung des Kaufangebots
• Annahme des Kaufangebots
• Auszahlung des Rechnungsbetrags abzüglich der Factoringgebühr nach erfolgter Wertbestätigung beim Rechnungsempfänger

Sicherheitseinbehalt beim Factoring: Auszahlung mit oder ohne Abschlag?

Eine wichtige Frage. Zahlt die Factoringgesellschaft die gesamte Rechnungssumme auf einmal aus oder zahlt sie zunächst eine Abschlagszahlung und zahlt den Sicherheitseinbehalt später aus? Das ist eine Frage der vertraglichen Regelungen. Manche Factoringgesellschaften machen die Höhe des Sicherheitseinbehalts von der Bonität Ihres Unternehmens und der Ihres Kunden abhängig. 

Wie wird der Rechnungsempfänger über das Factoring informiert?

Oder anders formuliert: Tritt das Factoringunternehmen gegenüber dem Kunden aktiv in Erscheinung. In der Regel informiert das Factoringunternehmen den Kunden darüber, dass es die Rechnung angekauft hat. Der Kunde muss auch die Rechnung auf ein Konto des Factors überweisen.

Beim stillen Factoring tritt der Factor dagegen nicht in Erscheinung. Der Kunde merkt dabei nicht, dass Rechnung verkauft wurde. Beim stillen Factoring handelt es sich aber meistens auf unechtes Factoring, das Zahlungsausfallrisiko verbleibt also beim Unternehmer.

8. FAQ: Arten von Factoring und weitere typische Fragen

Hier gehen wir auf Spezialfragen zur Rechnungsvorfinanzierung ein, die in der Praxis häufig gestellt werden.

Welche Arten von Factoring gibt es?

Echtes und unechtes Factoring sind für Unternehmer die wichtigsten Factoringarten. Aber es gibt weitere Differenzierungen.

• Ausschnittsfactoring und Einzelfactoring: Bei diesen Factoringarten wählen Sie aus, welche Rechnungen welcher Kunden Sie über Factoring vorfinanzieren lassen.
• Inhouse Factoring: Wenn Sie Debitorenmanagement selbst machen wollen und auf die Serviceleistungen der Zahlungseingangskontrolle, des Mahnwesens und des Inkassos bewusst verzichten. Der Factoringdienstleister übernimmt beim Inhouse Factoring nur die Rechnungsvorfinanzierung und den Zahlungsausfallschutz.
• Fälligkeitsfactoring: Wenn Sie auf die Rechnungsvorfinanzierung verzichten und lediglich das Debitorenmanagement und das Zahlungsausfallrisiko an den Factoringdienstleister auslagern.
• Offenes versus stilles Factoring: Beim offenen Factoring tritt die Factoringgesellschaft gegenüber ihren Kunden auf, beim stillen Factoring dagegen nicht.
• Branchenfactoring: In manchen Branchen gibt es für das Factoring spezialisierte Dienstleister.
• Onlinefactoring: Nahezu alle Anbieter von Factoringdienstleistungen bieten heute die Abwicklung des Rechnungsverkaufs und der Rechnungsvorfinanzierung über Onlinekundenbereiche ab. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand.
• Reversefactoring: Das ist nichts anderes als Einkaufsfinanzierung. Reversefactoring ist eine Factoringalternative, wenn Sie beispielsweise im Einzelhandel gründen wollen.

Was denken die Kunden über Factoring?

Ein häufiger Einwand bei der Entscheidung zur Rechnungsvorfinanzierung lautet: Könnten meine Kunden meine finanzielle Situation in Frage stellen? Dieses Bedenken räumen Sie aus, indem Sie den Einsatz der Rechnungsvorfinanzierung klar begründen und offen gegenüber den Kunden kommunizieren. Eine weitere Angst ist, dass das Factoringunternehmen säumige Zahler zu streng anmahnt. In der Regel ist dieses Bedenken unbegründet. Denn die Mitarbeiter in den Mahnabteilungen sind entsprechend geschult, die Mahnungen mit entsprechendem Fingerspitzengefühl auszusprechen.

Was ist ein seriöses Factoring-Angebot?

Eine berechtigte Frage: Lesen Sie als zuerst das Impressum auf der Website eines Factoringdienstleisters, es muss unbedingt einen Hinweis auf die BaFin enthalten. Die BaFin ist die Bundesaufsicht für Finanzdienstleistungen und hier müssen sich die Factoringanbieter registriert haben.

Dann sollte die Website des Factoringunternehmens folgende Fragen klar beantworten:

• Wir klar kommuniziert, ob hier echtes oder unechtes Factoring angeboten wird.
• Wie übersichtlich sind die Gebühren geregelt?
• Ist die Frage des Factoringabschlags eindeutig geregelt?
• Wird auf einen Factoringvorvertrag verzichtet?

Oder nutzen Sie Unternehmernetzwerke oder Foren im Web zur Vorinformation. Lassen Sie sich auch Vertragsmuster zeigen, bevor Sie mit einer Gesellschaft abschließen.

Ist die Kreditausfallversicherung eine Alternative zur Rechnungsvorfinanzierung?

Eine Kreditausfallversicherung ist keine Alternative zur Rechnungsvorfinanzierung. Die Kreditausfallversicherung unterstützt Mahnwesen und Inkasso, zahlt aber erst, wenn Ihr Kunde nicht mehr zahlen kann. 

9. So finden Sie das richtige Factoringunternehmen

Um einen Factoringanbieter sinnvoll auszuwählen, brauchen Sie Entscheidungskriterien. Wir zeigen Entscheidungskriterien, die Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten und die Sie für etwaige Verhandlungen und Gespräche mit dem Factoringunternehmen wappnen.

• Rechnungsvolumen: Müssen Sie sich vertraglich beim jeweiligen Factoringanbieter auf ein Mindestvolumen verpflichten oder können Sie Rechnungen einzeln, egal in welche Höhe, einreichen.
• Kauft das Factoringunternehmen auch B2C-Rechnungen an?
• Bietet das Factoringunternehmen echtes oder unechtes Factoring an? Nur beim echten Factoring sind Sie vor Zahlungsausfällen geschützt.
• Wie schnell geht die Registrierung? Ab wann können Sie ihre ersten Rechnungen einreichen?
• Ist die Registrierung beim Factoringanbieter kostenlos?
• Arbeitet die Gesellschaft mit einem Rahmenvertrag, der Sie auf längere Zeit als Vertragspartner der Factoringgesellschaft bindet?
• Wie bequem ist der Ablauf? Läuft alles über einen Online-Kundenbereich ab? Manche Anbieter bieten sogar einen Rechnungsgenerator. Das ist für Freiberufler ohne Buchhaltungsprogramm praktisch.
• Wie transparent ist die Regelung der Factoringgebühr? Gibt es eine einzige Gebühr oder versteckte Kosten?
• Wie lange dauert der Ankauf der Rechnung? Wie schnell bekommen Sie Ihr Geld?
• Übernimmt der Factoringanbieter Debitorenmanagement inklusive Inkasso?
• Erfolgt die Auszahlung mit einem Sicherheitseinbehalt oder erhalten Sie 100% der Rechnungssumme vom Factoringanbieter (abzüglich Factoringgebühr)?
• Wenn der Factoringanbieter mit Abschlagzahlung arbeitet, wann erhalten Sie den Rest der Rechnungssumme?
• Was passiert beim Zahlungsausfall? Übernimmt der Factoringanbieter zu 100% das Ausfallrisiko? Oder gibt es eine Art Selbstbeteiligung? Oder handelt es sich gar um unechtes Factoring?