Betriebsprüfung: Besuch vom Finanzamt

Für viele Gründer und Selbstständige klingt die Betriebsprüfung wie eine Drohung. Dabei sind viele Anlässe für die Betriebsprüfung eher harmlos. Wer seine Bücher sauber führt, ordentlich seinen Jahresabschluss erstellt und seine Steuern zuverlässig abführt, muss auch als Gründer keine Sorge vor der Betriebsprüfung haben, auch wenn die Betriebsprüfung nicht selten natürlich etwas Zeit und Nerven kostet.

Wir zeigen Ihnen auf, womit Unternehmer bei der Betriebsprüfung zu rechnen haben und was es zu beachten gilt.

Warum kommt es zu einer Betriebsprüfung?

Zu einer Betriebsprüfung kann es aus unterschiedlichen Anlässen kommen. Grundsätzlich geht es dem Finanzamt darum, steuerrelevante Sachverhalte zu klären. Die gute Nachricht für alle Gründer und Selbstständigen: Für eine Betriebsprüfung müssen keine bestimmten Gründe oder Verdachtsmomente vorliegen. Man hat also nicht automatisch etwas falsch gemacht, nur weil eine Betriebsprüfung angekündigt wird. Das heißt auch, dass eine Betriebsprüfung jederzeit jeden treffen kann. Und dies ist die schlechte Nachricht - denn eine Betriebsprüfung bedeutet natürlich Zeit und Aufwand.

Gleichzeitig gibt es auch die fallbezogene Betriebsprüfung. Wenn ein Gründer zum Beispiel über Jahre hohe Verluste ausweist, kann sich das Finanzamt fragen, wie diese zustande kommen und warum das Unternehmen nicht schon längst insolvent ist. Das Finanzamt zieht auch Durchschnitts- oder Erwartungswerte für eine bestimmte Branche oder Unternehmensgröße hinsichtlich Umsatz oder Gewinn heran. Wenn ein Unternehmen zu stark von diesen Erwartungswerten abweicht, kann dies eine Betriebsprüfung nach sich ziehen.

Auch wenn beispielsweise der Lebensstil des Geschäftsführers (großes Auto, teure Wohnung) nicht zur Umsatzsituation des Unternehmens passt oder wenn das Unternehmen steuerlichen Zahlungsverpflichtungen nur unregelmäßig nachkommt, wird das Finanzamt skeptisch und kann eine Betriebsprüfung vornehmen.

Das Finanzamt prüft bei der Betriebsprüfung vor allem die steuerrechtlich relevanten Aspekte eines Unternehmens. Also ob beispielsweise die Mehrwertsteuer und Vorsteuer richtig berechnet werden. Oder ob die Lohnsteuer für alle Angestellten richtig abgeführt wurde.

TIPP

Im Falle einer Betriebsprüfung kann Ihnen ein Steuerberater helfen - idealerweise haben Sie im Vorfeld schon eine professionelle Buchhaltung. Ein Online-Steuerberater hilft Ihnen dabei.

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Wie kann ich mich auf Betriebsprüfungen vorbereiten?

Das Wichtigste bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist, Ordnung in seine Unterlagen in der Buchhaltung zu bringen - wenn man nicht sowieso eine vorbildliche Ordnung pflegt. Alles, was für die korrekte Darstellung der Geschäftsvorfälle, die Berechnung von Umsatz, Ausgaben und Gewinn relevant ist, sollte sauber sortiert und vollständig vorhanden sein. Dazu gehören Ein- und Ausgangsrechnungen, Reisebelege und alles, was sonst zur Buchhaltung gehört.

Gerade für Gründer ist relevant, dass auch Abmachungen und Verträge mit Verwandten, die zum Beispiel im Büro mithelfen oder in der Start-up-Phase Geld geliehen haben, sauber aufgesetzt und dokumentiert sind. Die Lohnsteuerprüfung erfolgt separat, aber auch die normalen Betriebsprüfer interessieren sich natürlich für Lohnkosten und sonstige Aufwendungen.

Wo immer etwas fehlt, sollte man die Zeit vor der Betriebsprüfung nutzen, die Lücken zu füllen. Diese Arbeit wird man sich spätestens dann machen müssen, wenn der Betriebsprüfer die Lücke entdeckt – und dazu kommt man noch in Erklärungsnöte. Da ist es besser, man schließt sie vorher selbst.

Hilfreich kann in jedem Fall eine Diskussion mit dem Steuerberater sein, sofern man bereits einen solchen hat. Falls nicht, kann dies ein guter Anlass sein, einen Steuerberater zu suchen.

Wichtig ist, dass eine Betriebsprüfung für gewöhnlich einen Prüfungszeitraum von drei Jahren abdeckt. Das bedeutet, man sollte als Gründer und Selbstständiger von Anfang an seine Unterlagen sauber dokumentieren. Der Prüfer will dabei stets die Originale sehen! Bei vielen Unterlagen, die die Betriebsprüfer interessieren – zum Beispiel Ausgangsrechnungen – gilt aber sowieso eine deutlich längere Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Jede Betriebsprüfung verläuft nach einem einheitlichen Muster. Grob gesprochen unterscheiden sich bei der Betriebsprüfung die Phasen

  • Anmeldung der Betriebsprüfung
  • die Betriebsprüfung vor Ort oder laufende Prüfung und
  • die Schlussbesprechung nach vollzogener Betriebsprüfung.

Als Gründer, Selbstständiger oder Geschäftsführer ist man bei einer Betriebsprüfung zur Unterstützung der Prüfer verpflichtet. Das heißt, man muss dem Prüfer alle relevanten Unterlagen zur Verfügung stellen, die dieser im Rahmen der Betriebsprüfung verlangt. Es ist nicht üblich, den Prüfer selbst nach Unterlagen suchen zu lassen. Meist meldet er im Vorfeld der Betriebsprüfung an, welche Unterlagen ihn oder sie interessieren. Ergibt sich in der laufenden Prüfung, dass weitere Unterlagen benötigt werden, fragt der Prüfer nach diesen und bekommt sie ausgehändigt.

Nach der Anmeldung der Betriebsprüfung vergehen meist zwei Wochen bei kleinen und mittleren Unternehmen und bis zu vier Wochen bei Konzernen, bis die Prüfer wirklich vor der Tür stehen. In dieser Zeit sollten Gründer sich – gerade wenn es sich um die erste oder eine der ersten Prüfungen handelt – gut auf die Betriebsprüfung vorbereiten. Je schneller und genauer man die Fragen der Betriebsprüfer beantworten kann, desto besser. Wer bewusst Sachverhalte verschwiegen hat, kann die Zeit zwischen Anmeldung und Durchführung zur Selbstanzeige nutzen – allerdings am besten mit rechtlicher Unterstützung.

Die laufende Prüfung findet für gewöhnlich in den Räumlichkeiten des Unternehmens statt. Wer z.B. viel unterwegs ist und sich sicher ist, dass er alle Unterlagen vollständig vorliegen hat, kann diese für die laufende Prüfung aber auch beim Finanzamt abgeben. Während der laufenden Betriebsprüfung braucht der Prüfer vor allem einen Ort, wo er in Ruhe arbeiten kann, und einen Ansprechpartner für den Fall, dass Fragen aufkommen oder weitere Unterlagen benötigt werden.

TIPP

Ihr Jahresabschluss wird immer geprüft. Wir zeigen, wie Sie Ihren Jahresabschluss meistern.

Checkliste: Jahresabschluss erstellen

Die Kassenprüfung als Teil der Betriebsprüfung

Bei stationären Dienstleistern wird im Rahmen einer Betriebsprüfung neben dem Kassenbuch auch die Führung der Kasse geprüft. Dabei kontrollieren die Betriebsprüfung, ob der Unternehmer alle Einnahmen über die Kasse gebucht hat.

Hintergrund dafür ist der Kampf gegen Schwarzgeld. Denn bei Branchen, in denen nach wie häufig mit Bargeld bezahlt wird, sind manche stationäre Händler und Dienstleister versucht, erhaltene Zahlungen für Warenverkäufe und Dienstleistungen nicht anzugeben. 

Folgende Fragen stellen die Prüfer:

  • Sind alle Kassenabschlüsse eines Geschäftsjahres vollständig?
  • Sind Umtäusche gegen Barauszahlung oder gegen Anzahlung dokumentiert? Hintergrund: Fingierte Umtäusche oder die Einlösung von Anzahlungs-Fakes sind eine Methode, Schwarzgeld zu generieren.
  • Sind außerdem Stornos erläutert? Auch Stornos sind eine Methode, Schwarzgeld zu generieren. 
  • Sind alle Barausgaben mit entsprechenden Belegen erklärt? 
  • Außerdem prüfen die Finanzbeamten die Wareneinsätze und vergleichen beispielsweise die Tagesverläufe von Umsätzen mit Wetterdaten.

Unangekündigte Kassenprüfungen

Neben der normalen Betriebsprüfung dürfen Finanzämter die Kassen stationärer Händler und Dienstleister unangekündigt prüfen. Dieser Vorgang nennt sich Kassennachschau. Dabei macht der Finanzbeamte einen Kassensturz, wobei er dabei prüft, ob der Soll-Bestand an Zahlungsmitteln der Kasse mit dem IST-Bestand übereinstimmt.

Kassenführung bei nicht-elektronischen Kassen

Dazu zählen die offene Ladenkasse und Registrierkassen ohne elektronischen Speicher. Bei der offenen Ladenkasse prüft das Finanzamt die Vollständigkeit der täglichen Kassenberichte, bei alten elektro-mechanischen Registrierkassen die Vollständigkeit der Z-Bons sowie die Vollständigkeit sämtlicher Journalrollen.

Regeln für die GOBD konforme Führung einer elektronischen Kasse

GOBD steht für Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff. Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme der GOBD entsprechen und der KassensichV genügen. Eine elektronische Kasse darf nicht manipuliert werden können. Daher ist Folgendes notwendig:

  • Eine TSE-Einrichtung, die eine Manipulation der elektronischen Kassenspeicher verhindert.
  • Diese TSE-Einrichtung muss amtlich geprüft sein, braucht also ein sogenanntes TSE-Zertifikat.
  • Jeder Händler muss die gesetzeskonforme Funktion seines Kassensystems belegen.
  • Jede elektronische Kasse muss beim Finanzamt angemeldet werden.

Lesen Sie diese Punkte im Detail in unserem Ratgeber zur GOBD Kasse.

Resultate und Konsequenzen einer Betriebsprüfung

Nach Ende der Betriebsprüfung kommt es zur Schlussbesprechung mit dem Gründer, Selbstständigen oder Geschäftsführer, sofern dieser den Termin wahrnehmen will. Meist ist es ratsam, die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung zu nutzen, um fragliche Punkte zu besprechen und für die Zukunft zu lernen. Bei der Schlussbesprechung hat man bei guter Vorbereitung auch die Chance, Sachverhalte zu eigenen Gunsten zu klären.

6 Tipps für die Betriebsprüfung

  • Keine Panik! Einer Betriebsprüfung liegt nicht automatisch ein Verdachtsmoment zugrunde
  • Ordnung ist gut! Als Gründer sollte man von Beginn an seine Unterlagen sauber geordnet haben, denn irgendwann braucht man sie bestimmt
  • Vorbereitung ist besser! Die Zeit zwischen Anmeldung und laufender Prüfung für die Zusammenstellung aller Unterlagen nutzen
  • Bereitstellen, wonach gefragt wird! Zur Zusammenarbeit bei der Betriebsprüfung ist man verpflichtet
  • Aus Fehlern lernen! Die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung kann genutzt werden, um die Buchhaltung künftig zu verbessern
  • Hilfe in Anspruch nehmen! Steuerberater können bei der Betriebsprüfung wertvolle Dienste leisten