Jeder kennt sie, jeder zahlt sie – zumindest als Privatperson: die Mehrwertsteuer. Irgendwie steckt sie überall mit drin und als Verbraucher hat man akzeptiert, dass man sie nicht umgehen kann. Doch wer als Gründer und Selbstständiger auf einmal vom Konsument zum Unternehmer wird, muss die Mehrwertsteuer genauer verstehen, sie richtig berechnen, verrechnen und korrekt an das Finanzamt abführen.
Daher beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Mehrwertsteuer für Gründer und Selbstständige.
Angebote und Rechnungen ganz einfach elektronisch erstellen. Eine gute Buchhaltungssoftware sorgt für Ordnung bei den Belegen und gibt dem Gründer einen Überblick über seine wirtschaftliche Situation.
Wer Lohnbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss lieber in professionelle Hände geben möchte, sollte seine Buchhaltung einem Steuerberater anvertrauen. Das spart gerade zum Anfang Zeit und Nerven.
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Die Umsatz- oder Mehrwertsteuer ist eine Steuer, die entlang der gesamten Wertschöpfungskette auf den Mehrwert eines Produkts oder einer Dienstleistung erhoben wird. Das Unternehmen sammelt diese Steuer beim Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung für den Staat ein und führt dann die Mehrwertsteuer an das Finanzamt ab. Da nur der Mehr-Wert besteuert wird, den ein Unternehmen erbringt, kann man den Betrag, den man an das Finanzamt abführt, mit der Mehrwertsteuer verrechnen, die man selbst auf Vorprodukte (Rohstoffe, Investitionen etc.) bereits bezahlt hat. Dies wird als Vorsteuerabzug bezeichnet. In der Praxis wird für das Finanzamt also stets der Saldo zwischen der erhaltenen Mehrwertsteuer und der gezahlten Vorsteuer gebildet.
Der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer ist kurz gesagt: keiner. Formaljuristisch ist in den Gesetzestexten immer von der Umsatzsteuer statt der Mehrwertsteuer die Rede. Denn der Mehr-Wert, den ein Unternehmen schafft, ist die Bemessungsgrundlage, auf der die Umsatzsteuer berechnet wird.
Häufig spricht man im Zusammenhang mit Rechnungen, die ein Unternehmen einem anderen Unternehmen stellt, von Umsatzsteuer und nur im Zusammenhang mit Endverbrauchern von Mehrwertsteuer. De facto können aber beide Begriffe synonym verwendet werden. Da sich im Sprachgebrauch der Begriff Mehrwertsteuer eingebürgert hat, sollte man allerdings gerade im Geschäft mit Endkunden auch den Begriff der Mehrwertsteuer nutzen, um Verwirrung bei den Kunden zu vermeiden. Im B-2-B-Umfeld kann man beide Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer gleichermaßen verwenden.
Aktuell beträgt die Mehrwertsteuer in Deutschland 19 Prozent auf alle Produkte und Dienstleistungen. Ausnahmen regelt das Umsatzsteuergesetz im vierten Abschnitt unter Paragraph 12. Für diese gilt in Deutschland gegenwärtig ein reduzierter Satz der Mehrwertsteuer von 7 Prozent. Zu diesen Ausnahmen bei der Mehrwertsteuer gehören zum Beispiel
Im Zweifelsfall sollte man rund um die Thematik Mehrwertsteuer einen auf Gründer spezialisierten Steuerberater zu Rate ziehen.
Die Mehrwertsteuer berechnet sich als Aufschlag in Höhe des geltenden Satzes (19 % oder 7 %) auf den Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung:
Soll das Produkt aber inklusive Mehrwertsteuer für 100 Euro brutto verkaufen werden, weil man zum Beispiel glaubt, dass der Kunde nicht mehr als 100 Euro bezahlen will, muss rückwärts gerechnet werden: 100 Euro inklusive Mehrwertsteuer sind 119 Prozent des Verkaufspreises (weil 19 Prozent Mehrwertsteuer schon enthalten sind). Nun gibt es zwei Wege zur Ermittlung der Mehrwertsteuer und des Nettopreises:
In Deutschland muss man auf Rechnungen die Umsatz- oder Mehrwertsteuer separat ausweisen. Gegenüber Endkunden enthält der auf dem Preisschild ausgewiesene Preis die Mehrwertsteuer bereits. Sie ist im Endpreis inkludiert. In manchen anderen Ländern, beispielsweise den USA, ist dies anders. Hier steht auf dem Preisschild der Nettopreis. Als deutscher Urlauber wundert man sich dann oft, wenn an der Kasse noch die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird.
Für die richtige Berechnung der Umsatzsteuer-Anmeldung und des Vorsteuerabzugs müssen auf der Rechnung eine Reihe von Angaben zwingend vermerkt sein wie u.a.:
Wir haben Ihnen für die Erstellung einer korrekten Rechnung die Seite Rechnungsvorlage zusammengestellt.
Der Unternehmer erhebt die Mehrwertsteuer im Auftrag des Finanzamts und muss diese dementsprechend regelmäßig an das Finanzamt abführen. Dies geschieht über die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Hierbei meldet der Gründer, wie viel Umsatz er gemacht und wie viel Mehrwertsteuer er dabei erhoben hat. Zeitgleich meldet der Gründer, wie viel Mehrwertsteuer er anderen Unternehmen für Vorprodukte, Dienstleistungen etc. gezahlt hat, um den Vorsteuerabzug vornehmen zu können. Diese beiden Werte werden verrechnet. Wurde mehr Mehrwertsteuer als Vorsteuer bezahlt, muss die Differenz an das Finanzamt abgeführt werden. War der Vorsteuerbetrag höher als die erhaltene Mehrwertsteuer, ergibt sich ein Guthaben, das vom Finanzamt ausgezahlt wird.
Unterjährig sind in Bezug auf die Mehrwertsteuer sogenannte Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt erforderlich: als Gründer muss man die Mehrwertsteuer in den ersten beiden Jahren jeden Monat an das Finanzamt melden und abführen. Die Fristen hierfür sind streng: Immer bis zum 10. des Folgemonats sind die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zahlungen fällig. Auf Antrag kann man die Frist um einen Monat verlängern. Später kann die Anmeldung und Zahlung der Mehrwertsteuer bei kleinen Unternehmen auf Quartalsbasis vorgenommen werden.
Bei Unternehmen, die im Vorjahr eine Umsatzsteuer von mehr als 7.500 Euro ausgewiesen haben, bleibt der Monatsrhythmus für die Umsatzsteuer-Voranmeldung bestehen. Bei Unternehmen, deren Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug, kann das Finanzamt auf die monatliche Voranmeldung verzichten und nur eine Jahressteuererklärung verlangen. Gründer, die im dritten Jahr nach Existenzgründung jährlich mehr als 1.000 Euro aber weniger als 7.500 Euro Umsatzsteuer angemeldet haben, können ihre Mehrwertsteuer auf Quartalsbasis anmelden.
Wer die Mehrwertsteuer nicht rechtzeitig oder nicht vollständig überweist, muss mit empfindlichen Strafen rechnen: Ab dem ersten Tag Verspätung fallen Säumniszuschläge an. Bis zu 50.000 Euro Strafe können im Höchstfall fällig werden. Und Wiederholungstätern droht bis zu 5 Jahren Freiheitsstrafe.
Am Jahresende geben Selbstständige im Rahmen des Jahresabschlusses dann auch noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab, die alle Umsatzsteuereingänge und Vorsteuerabgänge des Jahres auflistet. Diese gilt dann als Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung durch das Finanzamt. Ggf. kann aus dieser Umsatzsteuer-Jahreserklärung noch eine Differenz im Vergleich zu den Voranmeldungen entstehen.
Der Vorsteuerabzug klingt kompliziert, ist er aber nicht. Der Vorsteuerabzug besagt lediglich, dass ein Gründer die Umsatzsteuer, die er von einem anderen Unternehmen in Rechnung gestellt bekommen hat, von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen darf. Denn – wie eingangs gesagt – die Umsatz- oder Mehrwertsteuer bemisst sich auf dem Mehr-Wert, den der Gründer in der Produkt- oder Dienstleistungserstellung schafft. Ein Beispiel:
Anders gerechnet hat der Gründer 300 Euro Mehr-Wert geschaffen. Diese werden mit 19/119 besteuert. Also 300 Euro geteilt durch 119 Euro mal 19 gleich 47,89 Euro. Gerade als Gründer und junges Unternehmen kann man auch ein Vorsteuerguthaben beim Finanzamt haben. Beispielsweise wenn man hohe Investitionen in Maschinen oder die Büroeinrichtung hat, die eigenen Umsätze aber noch gering sind. In diesem Fall hat der Gründer zum Jahresende ein Vorsteuer-Guthaben beim Finanzamt, das er zurückerstattet bekommt.
Viele der hier beschriebenen Schritte rund um die Mehrwertsteuer und die Vorsteuer übernehmen heute Buchhaltungsprogramme. Man muss als Gründer oder Selbstständiger also nicht notwendigerweise manuell die Umsatzsteuer-Voranmeldungen kalkulieren. In den meisten modernen Buchhaltungsprogrammen finden sich vielmehr Funktionen, die über Schnittstellen mit dem Elster-Formular die Umsatzsteuer-Voranmeldung auch für Gründer und Selbstständige erheblich erleichtern.
Gerade als Gründer und junger Selbstständiger treffen einen Säumniszuschläge und Strafzahlungen (von Haftstrafen ganz zu schweigen) besonders hart. Daher sollte man stets für die nötige Liquidität für die Begleichung seiner Steuerschuld sorgen. Diese kann aber auch leichter knapp werden, als man denkt. Wer im Tagesgeschäft vergisst, die Voranmeldung für die Mehrwertsteuer im Blick zu haben und beispielsweise kurz vor der monatlichen Fälligkeit eine größere Investition tätigt oder unerwartete Ausgaben hat, kann schnell in Bedrängnis kommen. Daher sollte man gerade als Gründer und Selbstständiger nie vergessen, genug Geld für die Umsatzsteuer-Voranmeldung beiseite zu legen!
Hat ein Unternehmen im Saldo der Mehrwertsteuer und Vorsteuer ein Guthaben beim Finanzamt von mehr als 7.500 Euro, kann es im Folgejahr wählen, ob es von einer quartalsweisen Umsatzsteuer-Voranmeldung auf eine monatliche Voranmeldung wechselt. So kann es öfter seine Vorsteuer verrechnen und mögliche Guthaben beim Finanzamt zurückerstattet bekommen. Das schont die Liquidität.
Ja und nein. Grundsätzlich gilt, dass es für Gründer keine Sonderregeln hinsichtlich Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer gibt. Unabhängig von Größe und Alter des Unternehmens muss die Mehrwertsteuer berechnet, angemeldet und mit der Vorsteuer verrechnet werden. Dennoch gibt es wie immer Ausnahmen.
Doch selbst wenn man in diese Grenzen fällt, sollte man sich als Gründer oder Selbstständiger gut überlegen, ob man sich von der Umsatzsteuer befreien lassen will. Denn wer selbst keine Umsatzsteuer berechnet, kann dies auch nicht mit der Vorsteuer verrechnen – also mit der Mehrwertsteuer, die man auf bezogene Vorprodukte und Vorleistungen gezahlt hat. Eine Umsatzsteuerbefreiung macht daher wenig Sinn, wenn man als Gründer oder Selbstständiger zu Beginn hohe Ausgaben für Investitionen hat. Am ehesten lohnt sie sich für Anbieter von Dienstleistungen, die keine hohen Investitionen verlangen sondern vor allem persönlichen Einsatz und Arbeitszeit.
