Aufbewahrungsfristen für Unterlagen und Dokumente

Als Gründer legt man sein ganzes Augenmerk auf die Produkte und die ersten Kunden. Wer denkt schon heute an das, was in zehn Jahren ist? Das Finanzamt, zum Beispiel. Daher ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Für Gründer und Selbstständige gelten die Aufbewahrungsfristen genauso wie für Konzerne.

Aufbewahrungsfristen verlangen daher etwas mehr Ordnungssinn, als einem in der Gründungsphase vorschwebt...



Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind Regelungen zur Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten. Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen finden sich sowohl im Steuerrecht als auch im Handelsgesetzbuch. Die wichtigsten Regelungen stehen im Steuerrecht in §147 (Abgabeordnung). Hinzu kommen Aufbewahrungsfristen zum Beispiel im Arbeitsrecht, in der Sozialversicherung oder bei Themen wie der Produkthaftung.

Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber in diesen Fällen vor, dass gewisse Unterlagen geordnet aufzubewahren sind. Geordnet bedeutet, dass die Unterlagen jederzeit auffindbar sein müssen, ihre Authentizität nachweisbar sein muss und sie lesbar sein müssen.

Warum gibt es Aufbewahrungsfristen?

Mit den Regelungen zu Aufbewahrungspflichten will der Gesetzgeber sicherstellen, dass Geschäftsvorfälle auch in Zukunft noch nachvollziehbar sind – zum Beispiel aus steuerlichen Gründen, aus Haftungsgründen oder als Beweismittel vor Gericht.

Als Gründer kennt man Aufbewahrungsfristen meist schon aus privaten Zusammenhängen, man bezeichnet sie nur meist nicht so. Rechnungen und Kassenbons von Haushaltsgeräten bewahrt man für Garantie- und Umtauschansprüche auf; Handwerkerrechnungen sollte man aufbewahren, um notfalls die ordnungsgemäße Beauftragung nachweisen zu können; Ausgaben für die sogenannten Werbungskosten bewahrt man für die Steuererklärung auf.

Für welche Dokumente gibt es Aufbewahrungsfristen?

§147 Abgabeordnung und §257 Handelsgesetzbuch geben genau an, für welche Dokumente Aufbewahrungsfristen gelten. Unterlagen, für die Aufbewahrungsfristen gelten, umfassen insbesondere

  • Handelsbücher und Aufzeichnungen, also Grundbuch, Haupt- und Nebenbücher bzw. Konten bei der doppelten Buchführung
  • Inventare, also die regelmäßigen Bestandsaufnahmen über Vermögensgegenstände
  • Auch für Jahresabschlüsse und Lageberichte gelten Aufbewahrungsfristen
  • die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe, also jegliche Kommunikation und Korrespondenz – nicht nur traditionelle Briefe auf Papier, sondern auch Email, Fax oder ähnliches – zur Anbahnung oder Durchführung bzw. Revidierung von Geschäftsvorfällen
  • Buchungsbelege (Quittungen) zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
  • Unterlagen für die Zollanmeldung unterliegen auch den Aufbewahrungsfristen
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Grundsätzlich kann sich jeder Gründer und Selbstständige merken, dass Aufbewahrungsfristen zur steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht gehören. Die Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen gelten auch für Kleinunternehmer.

Das heißt aber nicht, dass ausnahmslos alles im Rahmen der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden muss. Nicht jeder Brief ist automatisch ein Handels- oder Geschäftsbrief. Als Richtschnur gilt, dass ein Geschäftsbrief dann als solcher gilt, wenn er eben ein Geschäft zum Inhalt hat – allerdings unabhängig davon, ob er ein Geschäft anbahnt (Angebot), bestätigt, umsetzt oder dokumentiert.

Vorlagen für Gründer und Unternehmer

Geschäftsbriefe, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Angebote und viele weitere Vorlagen für den Geschäftsbetrieb finden Sie hier: Vorlagen wählen - aber denken Sie anschließend stets an die Aufbewahrungsfristen.

Zeitraum für die Aufbewahrungsfristen?

Hat man sich als Gründer erst einmal damit abgefunden, dass man nicht nur für den Moment, sondern auch für die Behörden lebt, stellt sich die Frage, wie lange? Die Antwortet lautet: in der Regel gelten Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren.

  • Grob gesagt gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Dokumente, die aus geschäftlicher Sicht anbahnenden und kommunikativen Charakter haben – also insbesondere gesendete und empfangene Handelsbriefe.
  • Zehnjährige Aufbewahrungsfristen gelten für Unterlagen, die zahlungsrelevanten und dokumentierenden Charakter haben – beispielsweise Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Inventare, Buchungsbelege, Rechnungen und Dokumente für Zollanmeldungen (sofern sie nicht den Zollbehörden selbst vorliegen).

Für die Art der Aufbewahrung gilt, dass Dokumente grundsätzlich als Originale, originalgetreue Übertragungen (bildliche Wiedergabe bzw. Aufbewahrung) oder inhaltsgetreue Wiedergabe bzw. Aufbewahrung archiviert werden können. Als Gründer und junger Unternehmer muss man genau wie als Großkonzern jederzeit nachweisen können, dass es sich bei den Dokumenten um Originale oder zulässige Wiedergaben handelt.

Bei Originalen, insbesondere in Papierform, müssen die Daten hinreichend vor äußeren Einflüssen (Feuer, Wasser, Witterung, Diebstahl etc.) geschützt, in angemessener Zeit – wie lange das ist, kann im Einzelfall unterschiedlich sein – verfügbar und vollständig lesbar sein. Für die Erfüllung der Aufbewahrungsfristen heißt dies beispielsweise, von Ausdrucken auf Thermopapier unbedingt Kopien zu erstellen!

Wo sollte ich Dokumente aufbewahren?

Grundsätzlich sind die Unterlagen, die den Aufbewahrungsfristen unterliegen, in Deutschland aufzubewahren. Das mag vielen Gründern zunächst selbstverständlich erscheinen. Aber gerade bei elektronischen Dokumenten, die beispielsweise bei Cloud-Dienstleistern gespeichert werden, ist diese Vorgabe für die Aufbewahrungspflichten nicht mehr ganz so einfach zu erfüllen, wie beim klassischen Leitz-Ordner im Büro. Die zuständige Finanzbehörde kann auf schriftlichen Antrag auch die Genehmigung dazu erteilen, dass elektronische Unterlagen im Ausland gespeichert werden, sofern der Finanzverwaltung der Standort bekannt und z.B. der Zugriff auf die Unterlagen uneingeschränkt möglich ist. Diese Genehmigung kann die Behörde aber auch jederzeit widerrufen und die Aufbewahrung in Deutschland verlangen.

Aufbewahrungsfristen bei elektronischen Dokumenten

Für elektronische Dokumente gelten prinzipiell dieselben Regelungen und Grundsätze für Aufbewahrungsfristen wie bei anderen Unterlagen. Ein Geschäftsbrief ist nicht von den Aufbewahrungsfristen enthoben, nur weil er als Email versandt wurde oder die Korrespondenz über andere elektronische Kanäle stattgefunden hat.

Allerdings muss nicht jede Email archiviert werden. Nur geschäftliche Korrespondenz unterliegt der Aufbewahrungsvorschrift. Spammails oder Newsletter können bedenkenlos ohne Beachtung der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden, genauso wie private Emails. Bei privaten Emails ergibt sich das Problem, dass diese vom Arbeitgeber – also spätestens sobald der Gründer erste Mitarbeiter einstellt – aus Datenschutzgründen keinesfalls gespeichert werden dürfen. Jede Email einzeln auf privaten oder geschäftlichen Charakter zu prüfen, ist jedoch nicht praktikabel. Eine Möglichkeit der sauberen Trennung ist, Mitarbeitern auch am Arbeitsplatz den Zugriff auf private Emaildienste zu erlauben.

Im Grundsatz gilt auch für elektronische Dokumente, dass sie in angemessener Zeit vorlegbar und während der Aufbewahrungsfristen nicht veränderbar sind. Ursprünglich elektronische Daten müssen auch elektronisch nach den Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden – und zwar in einer maschinell lesbaren Form, das heißt in einem Format, das den Behörden die Fernabfrage bzw. Außenprüfung der Daten ermöglicht. In welchem Format genau oder auf welcher Art Datenträger die Aufbewahrung erfolgt, schreibt der Gesetzgeber aber bei den Aufbewahrungsfristen nicht vor.

Muss bzw. darf ich Papier digitalisieren?

Medienbrüche sind im Rahmen der Aufbewahrungspflichten nicht erlaubt – wie zum Beispiel das Ausdrucken einer elektronischen Rechnung ohne Speicherung des elektronischen Originals oder das Übertragen einer Papierrechnung in elektronische Form (bspw. eine Excel-Tabelle) ohne die Aufbewahrung des Originals. Dies würde den Aufbewahrungsfristen nicht genügen. Zulässig sind jedoch eingescannte Papierrechnungen (die sogenannte originalgetreue bildliche Wiedergabe), sofern die Scandatei archiviert wird, nicht manipulierbar ist und das Unternehmen einen standardisierten Prozess nachweisen kann, nach dem die Digitalisierung erfolgt. Meist genügen in solchen Fällen schwarz-weiß Scans. Wenn aber farbliche Elemente, zum Beispiel handschriftliche Notizen in Verträgen in verschiedenen Farben, später von Relevanz sein können, müssen die Scans in Farbe erfolgen. Außerdem sollte man sich in jedem Fall gut überlegen, ob die Originale nicht dennoch aufbewahrt werden, wenn sie z.B. für den Vorsteuerabzug vorzulegen sind.

Sind Aufbewahrungsfristen für jedes Unternehmen gleich?

Leider ja. Auch für junge Gründer, Start-ups und Selbstständige gibt es keine wesentlichen Ausnahmen bei Aufbewahrungsfristen, sofern ihre Dokumente unter die Aufbewahrungspflicht fallen.

Verstöße gegen Aufbewahrungsfristen und Strafen

Bei Verstößen gegen Aufbewahrungspflichten drohen empfindliche Strafen, die gerade Gründern und Start-ups das Leben schwer machen können. Mangelhafte Aufbewahrung gilt wie eine Nichterfüllung der Buchführungspflicht. Je nach Schwere des Vergehens können die Behörden dies als Ordnungswidrigkeit oder als Steuerhinterziehung werten. Auch bei kleineren Versuchen der Steuerverkürzung drohen aber Strafen von bis zu 50.000 Euro. Das Finanzamt kann auch die vermutete Besteuerungsbasis schätzen oder die Vorsteuerabzugsfähigkeit einschränken, was ein Unternehmen schnell in Liquiditätsnöte bringen kann. In schwereren Fällen drohen Haftstrafen von bis zu zehn Jahren - und das nur, weil Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten wurden.

Im Fall einer Insolvenz drohen bei unzureichender Aufbewahrung und Erfüllung der Aufbewahrungsfristen Untersuchungen wegen Verschleierung des Vermögensstandes, Insolvenzverschleppung, Beiseiteschaffung von Vermögen oder Urkundenunterdrückung. Nach §283 Strafgesetzbuch kann dies mit Geldstrafen, aber auch mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren belegt werden. Jeder Gründer sollte also im Zweifelsfall lieber ein Dokument zu viel als zu wenig aufbewahren.

Aufbewahrungspflichten richtig eingehalten

Aufbewahrungspflichten erfüllt man als Gründer also am besten dadurch, dass man von Beginn an die erforderlichen Dokumente gut sortiert und vor äußeren Einflüssen geschützt verwaltet. Wichtig ist, dass man die Originale oder originalgetreuen Widergaben jederzeit schnell verfügbar hat. Auch der Nachweis eines klar definierten Prozesses zur Aufbewahrung kann wichtig sein. Die Aufbewahrungsfristen sind mit sechs bis zehn Jahren nicht gerade kurz.

Daher muss man sicherstellen, dass man z.B. auch bei Umzügen keine Dokumente verliert oder aus Versehen vernichtet, da man sonst gegen die Aufbewahrungspflichten verstößt. Zu bedenken ist auch, dass die Aufbewahrungsfrist erst nach Ablauf eines Vertrags einsetzt. Endet beispielsweise ein zehnjähriger Mietvertrag im Jahr 2021, gilt die Aufbewahrungsfrist noch zehn weitere Jahre, also bis Ende 2031. Auch ein Geschäftsbericht für das Jahr 2008, der im Jahr 2009 erstellt und testiert wurde, muss bis Ende 2019, nicht 2018 aufbewahrt werden. Beachtet man als Gründer und Start-up diese Regeln rund um die Aufbewahrungsfristen, sollte einem aber auch in ferner Zukunft kein Ungemach von den Behörden drohen.

TIPP

Aufbewahrungspflichten spielen in der Buchhaltung eine große Rolle - ein Buchhaltungsbüro oder Steuerberater steht Ihnen zur Seite!

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