Rechnungen und Buchhaltung mit Billomat erledigen

Mit einer Buchhaltungssoftware sparen Sie Zeit und Nerven. Der nachfolgende Test zeigt das Onboarding, die Rechnungserstellung und die Buchhaltungsfunktionen von Billomat. Durch den First-Hand Erfahrungsbericht möchten wir Freiberuflern und Selbstständigen bei der Kaufentscheidung helfen. Sie möchten weitere Anbieter sehen? Unser Buchhaltungssoftwarevergleich stellt die 12 besten Programme gegenüber.

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Raphael hat Billomat getestet und gibt Feedback zu Kosten und Nutzen der Software.

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Billomat Buchhaltungssoftware Textautor
Das Wichtigste auf einen Blick

Billomat Vor- und Nachteile

  • 14 Tage Testzeitraum
  • Starker Support (Telefon, E-Mail, FAQs)
  • GOBD-zertifiziert 
  • Bildhafte Darstellung von Transaktionen 
  • Sehr gutes Onboarding und Führung durch das Programm 
  • Kostenlose App 
  • Unübersichtliche Nutzeroberfläche 
  • Nur Basisfunktionen der Buchhaltung 

1. Billomat-Test: Fazit

Die Rechnungserstellung dauert bei Billomat nur wenige Minuten. Durch die vielen Fremdwährungseinstellungen ist das Programm für Kunden im In- und Ausland geeignet. Billomat-Nutzer bekommen schnell ihr Geld, weil es viele Zahlungsmöglichkeiten für Rechnungen gibt. Für die Buchhaltung bietet Billomat nur Grundfunktionen, die durch eine Vielzahl von Add-ons, zubuchbaren Schnittstellen und Programmen aufgestockt werden können. Das neue Design der Software ist auf den ersten Blick unübersichtlich und die Suchfunktion erfasst leider keine Softwarebefehle. Das geführte Onboarding ist dafür ausführlich und leicht verständlich. Buchhaltungs-Anfänger lernen die Funktionen von Billomat schnell kennen. 

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2. Ablauf des Onboardings

Bei der Registrierung per E-Mail erhält der User eine individuelle Billomat-ID.  

Im nächsten Schritt macht der Nutzer grundlegende Angaben zu Person und seinem Unternehmen. Anschließend leitet Billomat mit einer Einführung durch die wichtigsten Bereiche der Software und beschreibt die Rechnungserstellung, Buchhaltung und weitere Funktionen.  

Die Billomat Tour. Ein ausführliches Onboarding.
Die Billomat Tour. Ein ausführliches Onboarding. Quelle: Für-Gründer.de.

Wer weitere Tutorials zu Rechnungsvorlagen & Co. benötigt, kann durch das Supportfenster auf diese zugreifen.

TIPP

Sie können sich durch einen Mitarbeiter der Billomat GmbH telefonisch in die Buchhaltungssoftware einführen lassen und auftretende Fragen und Probleme direkt lösen.

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3. Rechnungserstellung & Buchhaltung

Rechnungserstellung leicht gemacht

Das Dashboard bietet eine Übersicht über die aktuellen Rechnungen, Transaktionen (Einnahmen & Ausgaben) und grafische Übersichten zur Umsatzentwicklung und Angebotsstatistik.  

Im Übersichtsbereich auf dem Billomat-Dashboard lässt sich eine neue Rechnung mit allen typischen Inhalten erstellen. 

Rechnungen einfach und direkt über das Billomat-Dashboard erstellen.
Rechnungen einfach und direkt über das Billomat-Dashboard erstellen. Quelle: Für-Gründer.de.

Billomat trumpft im Bereich der Angebots- & Rechnungserstellung mit einer breiten Funktionspalette auf.

Es gibt Korrekturrechnungen für schnelle Fehlerbehebungen und gesteigerte Kundenzufriedenheit. Vorhandene Teilzahlungsrechnungen & Wiederkehrende Rechnungen können für Ratenzahlungen und Abomodelle genutzt werden. Ebenfalls können Sie E-Rechnungen  nutzen, die von der Buchhaltungssoftware erkannt und zugeordnet werden können. Auch ein Mahnwesen, mit dem Sie Mahnungen verschicken und Kunden an offene Rechnungen erinnern können, ist vorhanden.

Rechnungen können auf Englisch und mit einer Vielzahl an Fremdwährungen ausgestellt werden. Für Nutzer mit Privatkundengeschäft in der EU bietet Billomat ein Modul für das OSS-Verfahren, um EU-Umsatzsteuer zentral abzuführen.

Durch Rechnungen mit Bezahllink und dem Rechnungsversand per Mail sind schnelle und unkomplizierte Zahlungen möglich. 

Eine neutrale Rechnungsansicht ohne Anbieterbranding und ein eigenes Rechnungslayout sorgen für den professionellen Auftritt Ihres Unternehmens.

Keine Anzahlungs- & Abschlagsrechnungen

Billomat bietet keine Anzahlungs- & Abschlagsrechnungen an. Der Betrag für eine Rechnung kann somit nicht anteilig oder nach der Erfüllung einzelner Teilschritte aufgegliedert werden. 

Rechnungsvorlagen erstellen und abspeichern

Bei Billomat lassen sich mehrere individuelle Rechnungsvorlagen erstellen und speichern. Diese Vorlagen sparen Zeit bei der alltäglichen Rechnungserstellung. 

Rechnungserstellung bei Billomat. Einfach und effizient.
Rechnungserstellung bei Billomat. Einfach und effizient. Quelle: Für-Gründer.de.

Geschäftskonto einbinden

Um Prozesse bequemer zu machen und zu vereinfachen, kann der Nutzer sein Geschäftskonto mit Billomat verbinden und Transaktionen zielgerichtet zuordnen. Eingaben und Ausgaben können zu den dazugehörigen Kunden sortiert und im Überweisungsträger festgehalten werden. 

Zahlungswege

Bei der Billomat GmbH können Sie verschiedene Online- und Offline-Zahlungswege wählen, um Rechnungen zu begleichen. Für die Zahlungsarten Kreditkarte, Paypal sowie für Lastschriften muss ein Antrag an den Zahlungsdienstleister und Billomat-Partner Concardis gestellt werden. 

Die Billomat Buchhaltung

Die Software Billomat ist vorrangig ein Rechnungstool. Aber auch Ihre Buchhaltung können Sie mit der Software erledigen. 

Unbegrenzte Kontoanbindungen und Standard-Kontenrahmen

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UST-VA), die Berechnung der tatsächlich zu zahlenden Umsatzsteuer, können Sie bei Billomat mit ELSTER selbständig erstellen. 

Die Billomat Buchhaltung bietet auch die Möglichkeit für Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Gewinn und Verlustrechnung (GuV).

Je nach Leistungspaket können Sie eine unbegrenzte Anzahl an Geschäftskonten bei Billomat einbinden und die Standard-Kontenrahmen nutzen, welche von den meisten Unternehmen und Kunden verwendet werden.

Offene Posten können erstellt und verwaltet werden, falls eine Rechnung nicht sofort, sondern später beglichen wird. Spezifische Kostenstellen für einzelne Teilprozesse können erstellt werden. 

EÜR und GuV nur mit Steuerberater

Für EÜR und GuV muss bei Billomat eine Steuerkanzlei zurate gezogen werden, da die Software der Billomat GmbH nicht über eine Anlagenbuchhaltung verfügt. 

EÜR bei Billomat erstellen.
EÜR bei Billomat erstellen. Quelle: Für-Gründer.de.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), gibt KMUs Aufschluss über ihre Gewinne und Verluste, ist leider nicht integriert. Ebenso fehlen Stapel- und Dialogbuchungen, wodurch jeder Mitarbeiter alle Daten bearbeiten kann und keine Echtzeit-Buchungen möglich sind. 

Es ist keine Lohn- und Gehaltsbuchung und keine passende Schnittstelle zu Lohnbuchungsdaten vorhanden. Mitarbeitergehälter müssen Sie mit anderer Software separat abrechnen.

Auch das Kassenbuch, für einen Gesamtüberblick der alle Zahlungsvorgänge, ein abweichendes Wirtschaftsjahr (nicht identisch mit dem Kalenderjahr) und Online-Banking sind nicht in die Funktionen integriert

Zugänge & Schnittstellen

Billomat verfügt über alle gängigen Schnittstellen:

  • Datev-Schnittstelle
  • ELSTER-Schnittstelle
  • Steuerberater-Zugang
  • Datenimport/-export via CSV
  • API-Link
  • PDF-Export

Auch einzelne Agenden sind exportierbar. Zudem bietet die Billomat GmbH in der Software die Möglichkeit eines kompletten Backups, zur Datensicherung. 

Weitere Funktionen

Starker Multikanal-Support

Billomat bietet ein exzellentes Supportangebot auf mehreren Kanälen, das von Montag bis Freitag zwischen 9 und 16 Uhr abrufbar ist. Billomat bietet Telefonsupport, E-Mail-Support sowie je nach Leistungspaket auch technischen Support.Gleich zu Beginn können Sie zum Beispiel durch einen telefonischen Einrichtungstermin Buchhaltung und Rechnungserstellung bei Billomat besser kennenlernen. Ein persönlicher Supporttermin zu einer festen Uhrzeit kann jederzeit gebucht werden. 

Die kostenlose Supporthotline von Billomat.
Die kostenlose Supporthotline von Billomat. Quelle: Für-Gründer.de.

Im Supportfenster lassen finden sich weiterführende Tutorials sowie die Möglichkeit zur Echtzeit-Kontaktaufnahme mit einem Mitarbeiter. Auch ein FAQ-Bereich sowie How-To-Videos auf dem firmeneigenen Youtubekanal der Billomat GmbH geben dem User ein Gefühl der Wertschätzung. 

Automatische Belegerfassung & -zuweisung

Durch automatische Texterkennung können Ihre Belege automatisch erfasst, gelesen und zugeordnet werden. 

Billomat-App

Mit der kostenlosen App von Billomat lassen sich überall und jederzeit Dokumente erstellen, bearbeiten und verschicken. Belege können bequem von unterwegs eingescannt werden. Die App steht im App-Store (Apple) und dem Google-Play-Store (Android) zur Verfügung. 

4. Preise & Kosten

Der Nutzer kann die Buchhaltungssoftware Billomat in der Testphase für 14 Tage kostenlos testen, bevor er sich für ein Angebotspaket entscheidet. Eine Verlängerung der Testphase ist nicht möglich.

Die Billomat GmbH bietet ihre Software Billomat in drei Preispaketen mit verschiedenen Funktionen an. Erfahren Sie im Folgenden, welche Leistungen die Pakete bieten und wählen das passende Programm aus.

Billomat Solo für 10 € - Für Freiberufler und Nebengewerbe

  • Bietet eingeschränkte Funktionen und nur eine gewisse Anzahl an Vorgängen, die für kleine Freiberufler und Nebengewerbe ausreichend sind. 
  • Der Zugang gilt nur für einen User. Es können nachträglich keine User hinzugefügt werden 
  • API ist nicht nutzbar 
  • Support nur über den FAQ-Bereich von Billomat (Knowledge-Base) 

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Billomat Business für 20 € - Für Start-ups und KMUs

  • Bietet viele umfassende und unlimitierte Standardfunktionen sowie drei individualisierbare Dokumentvorlagen. Perfekt geeignet für Start-ups und KMUs.
  • Der Zugang gilt für einen User. Weitere User sind gegen Aufpreis zubuchbar. 
  • Verbindung von bis zu drei Geschäftskonten möglich. 
  • Steuerberaterzugang und DATEVconnect Online Schnittstelle inklusive.

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Billomat Enterprise für 50 € (nur als Jahresabo) - Für größere Unternehmen

  • Mit Abstand das hochpreisigste und facettenreichste Leistungspaket von der Billomat GmbH. Zugeschnitten für größere Unternehmen, die sich bereits etabliert haben.
  • Beinhaltet alle Vorteile des Business-Pakets und weitere Funktionen. 
  • Der Zugang gilt für drei User. Zusätzliche User sind gegen Aufpreis zubuchbar.
  • Persönlicher Support sowie begrenzter technischer Support. 
  • Unbegrenztes Verbinden von Geschäftskonten. 
  • Unbegrenzte Anzahl an Vorlagen. 
  • Ein Userzugang zum Programm CRM-Software Salesforce. Mehrere Zugänge gegen Aufpreis möglich.
  • Ein Testaccount (Sandbox-Account) zum Testen beim Einführen neuen Ideen in die Software.

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Zubuchbare Leistungen (Add-ons)

Um die vorhandenen Funktionen aufzustocken, können Sie verschiedene Add-ons in Form von Schnittstellen und Programmen wählen. 

Die Buchhaltungssoftware von Billomat verfügt über Add-ons in folgenden Bereichen: 

  • Buchhaltung und Steuern: DATEVconnect online, Agicap (Aufpreis), Commitly (Aufpreis)
  • Cloudsysteme: OneDrive, Google Drive, Dropbox
  • CRM-Syteme: salesforce (Aufpreis) 
  • Dokumentenversand: PixelLetter (Aufpreis), EMAILBRIEF (Aufpreis)
  • Inkasso: Debitor-Inkasso 
  • Payment & Banking: Billomat Banking, Mollie (Preis pro Transaktion)
  • Shopsysteme: Shopify (Aufpreis), WooCoomerce 
  • Zeiterfassung: Clockodo (Aufpreis), mite (Aufpreis)

5. FAQs – Wichtige Fragen

Unserer Buchhaltungssoftware-Test zeigt verschiedene Buchhaltungssoftwares und deren Funktionen im Vergleich. 

Lexoffice besticht durch seine vielfältigen individuellen Leistungspakete. In manchen Szenarien kann aber auch Billomat eine gute Alternative sein. 

Sevdesk hat mehr funktionen als Billomat. Allerdings kann Billomat eine gute preisgünstige Alternative sein, die ein stabiles Funktionsgerüst bietet. 

Billomat ist kompatibel mit Woocommerce und kann ab dem Leistungspaket Business kostenlos mit diesem verknüpft werden. 

FastBill beinhaltet deutlich mehr Buchhaltungsfunktionen. Dafür bietet Billomat ein großes Volumen an wählbaren Fremdwährungen an. Die Wahl der Software ist abhängig von den individuellen Bedürfnissen.