| Aufbau einer Summen- und Saldenliste im Überblick
Aufbau und Gliederung der Summen- und Saldenliste hängen vom Kontenrahmen Ihrer Buchhaltung ab.
Die Gliederung der SuSa erfolgt beispielsweise nach dem Schema SKR03 oder SKR04.
Unabhängig vom Kontenrahmen zeigt Ihnen die Summen- und Saldenliste folgende Typen von Konten:
- Aktive Bestandskonten: Das sind all die Konten, die später die Aktivseite der Bilanz bilden. Das Wareneinkaufskonto ist zum Beispiel ein typisches aktives Bestandskonto.
- Passive Bestandskonten: Diese Konten bilden später die Passivseite der Bilanz. Ein Darlehenskonto, über das ein Bankkredit gebucht wird, ist beispielsweise ein typisches passives Bestandskonto.
- Erfolgskonten: Die Erfolgskonten umfassen jene Konten, die Grundlage für die BWA und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden. Ihr Umsatzkonto oder Ihre Lohn- und Gehaltskonten sowie Ihre Kostenkonten sind typische Erfolgskonten.
- Debitoren: Debitorenkonten sind alle Konten Ihrer Kunden, denen Sie Rechnungen stellen. Das Debitorenkonto für die Firma Mustermann zeigt Ihnen, wie viel Geld Ihnen die Firma Mustermann schuldet und wie viel Geld Ihnen die Firma Mustermann im Berichtszeitraum bezahlt hat.
- Kreditoren: Kreditorenkonten sind alle Konten Ihrer Lieferanten. Hier sehen Sie, wie viel Sie Ihren Lieferanten schulden und wie viel Sie Ihren Lieferanten bereits bezahlt haben.
Die Summen- und Saldenliste ist also ein Vorstadium eines Jahresabschlusses mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Übersicht über die Außenstände Ihres Unternehmens bei Ihren Geschäftspartnern. Sie umfasst aber auch die Liste an offenen Rechnungen, bei denen Sie auf Zahlungseingang warten. Die folgende Übersichtsgrafik verdeutlicht diese Zusammenhänge:
| Wie lesen Sie eine SuSa?
Im Folgenden sehen Sie, wie Sie ein Einzelzeile einer Summen- und Saldenliste lesen. So ist die Einzelzeile aufgebaut:
- Kontenklasse, Kontenbezeichnung, Kontennummer: Jedes Konto in der SuSa hat eine Kontonummer, eine Kontenbezeichnung und gehört in eine bestimmte Kontenklasse.
- EB-Wert (Eröffnungsbilanzwert): Nur aktive oder passive Bestandskonten haben einen EB-Wert. Es ist der Anfangssaldo eines Kontos zu Beginn des Geschäftsjahres. Beispiel: Ihre letzte Bilanz zeigte für den Bereich Vorräte einen Wert von 100.000 Euro, dann sind diese 100.000 Euro der EB-Wert für das Konto "Vorräte" in der SuSa.
- Monatswerte Soll-Haben: Die Monatswerte Soll/Haben zeigen die Kontenbewegungen im betrachteten Berichtsmonat
- Kumulierte Werte Soll-Haben: zeigen die kumulierten Kontenzu- und -abflüsse für das gesamte Geschäftsjahr zum Ende des Berichtsmonats
- Saldo zum Ende des betrachteten Monats: Am Ende des Berichtszeitraums sehen Sie in der SuSa-Zeile den Endsaldo.
Beispiele für SuSa-Zeilen
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen 3 Zeilen einer Summen und Saldenliste. Wir gehen vom Fall einer Neugründung aus. Das bedeutet, dass bei den aktiven Bestandskonten die EB-Werte Null sind. Das Beispielunternehmen wurde im Januar 20xx gegründet, unser Berichtsmonat ist der Monat März. Folgende Vorgänge finden statt:
- Der Gründer kauft im Berichtsmonat März eine Maschine für 5.000 Euro und hat vorher schon 3.000 Euro für Maschinen und Anlagen investiert.
- Das Gründerunternehmen hat bis März 45.000 Euro Umsatz gemacht. Im März selbst waren es 15.000 Euro.
- Die Miete für das Unternehmen beträgt 800 Euro monatlich. Bis Ende März waren es also 2.400 Euro.
Daraus ergibt sich folgender Ausschnitt der SuSa-Liste:
| Voraussetzungen für eine aussagekräftige SuSa
Die EB-Werte der aktiven und passiven Bestandskosten müssen mit den Salden der Bilanzwerte aus dem aktuellen Jahresabschluss übereinstimmen. Alle Konten müssen bebucht werden. Insbesondere auch die Konten des Anlage- und Umlaufvermögens. Dabei ist eine Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll, um den echten Warenverbrauch und die Veränderung des Warenbestandes zu ermitteln. Eine zeitnahe Auswertung ist wichtig, damit Sie rechtzeitig reagieren können, wenn sich bestimmte Geschäftszahlen ungünstig entwickeln, beispielsweise wenn bestimmte Kostenpositionen zu hoch sind.
| Welche Auswertungen sind mit Hilfe der SuSa möglich?
Die Summen und Saldenliste erlaubt einen Gesamtblick auf die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens im Verlauf eines Geschäftsjahres. Dazu zählen:
- Detaillierte Cashflow- und Kapitalflussrechnungen
- Mittelherkunft- und Mittelverwendungsrechnungen
- Unterjährige Bilanz theoretisch möglich
- Übersicht über Kreditoren und Debitoren
| Für wen erstellen Sie die SuSa?
#1 – Reporting für Ihre Geldgeber
- Die Summen- und Saldenlisten als Kontennachweis für die BWA: Wenn Sie Ihrer Bank eine BWA vorlegen, prüfen die Kreditanalysten anhand der SuSa, ob die Zahlen der BWA-Zeilen mit den Werten der SuSa-Konten übereinstimmen.
- Detailanalysen mit der Summen- und Saldenliste: Für differenzierte Liquiditätsberechnungen und Cashflow-Auswertungen benötigen die Analysten bei der Bank die Summen- und Saldenliste ebenfalls.
#2 – Steuerhochrechnungen auf Basis der Summen und Saldenliste
Auf Basis der SuSa kann Ihr Steuerberater Hochrechnungen für Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer ermitteln. Daraus kann Ihr Steuerberater Maßnahmen ableiten, Steuern zu sparen oder Ihnen zumindest einen Hinweis auf wahrscheinliche Steuerzahlungen geben, die nach Ende des jeweiligen Geschäftsjahres auf Sie zukommen.
# 3 – die Summen- und Saldenliste für Ihr Controlling
Auch Sie können die Summen- und Saldenliste für Ihr individuelles Unternehmenscontrolling verwenden. Das ist allerdings mit einigen Nachteilen verbunden.
| Unübersichtlichkeit der SuSa als wesentlicher Nachteil
Wer sich in der Buchhaltung nicht gut auskennt, wird mit der Summen und Saldenliste schwer arbeiten können. Denn sie ist eine Datenquelle, aus der die einzelnen Auswertungen erst erstellt werden müssen. Wer einen Marmorblock sieht, wird nicht sofort die Statue erkennen, die daraus gemacht werden kann. Analog verhält es sich mit der Summen und Saldenliste. Sie ist der Daten-Block, aus dem ein versierter Controller die unterschiedlichsten Detailauswertungen "herausmeißelt". Wie gehen Sie nun am besten mit diesem Nachteil um?
| Die SuSa im Unternehmen einsetzen: Tipps und Alternativen
Weil die SuSa nur eine Datenquelle ist, können in der Regel nur sehr versierte Controller mit der SuSa aktiv arbeiten. Für Gründer, die sich mit Buchhaltung und der Kontensystematik nicht so gut auskennen, ergeben sich 4 Tipps, wie Sie trotzdem sinnvoll mit der SuSa umgehen.
- Die Summen und Saldenliste als Nachschlagewerk für einzelne Konten: Nutzen Sie die SuSa einfach als Nachschlagewerk. Zum Beispiel für Ihre Darlehensstände.
- Schnellüberblick über Debitoren und Kreditoren: Da in jedem Kontenrahmen die Debitoren und Kreditoren übersichtlich ausgewiesen werden, können Sie in der Summen und Saldenliste auf einen Blick die Außenstände von Debitoren und Ihre eigenen Lieferantenverbindlichkeiten erkennen. Sie sehen allerdings nicht jede einzelne Rechnung.
- Nutzen Sie alternativ die OPOS-Liste: Für die Prüfung Ihrer Debitoren und Kreditoren gibt es mit der Offene-Posten-Liste (OPOS-Liste) ein noch besseres Instrument. Hier sehen Sie pro Geschäftspartner jede einzelne offene Rechnung, den offenen Saldo pro Debitor bzw. Kreditor und den Gesamtstand der Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistungen.
- Fordern Sie von Ihrem Steuerberater aussagekräftige Controlling-Reports an: In der Regel bietet moderne Buchhaltungssoftware vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Legen Sie diese mit Ihrem Steuerberater fest. Beispiel: Bei Datev können Sie Controllingreports anfordern, die neben der BWA auch detaillierte Cashflowberechnungen und Kapitalflussrechnungen umfassen.
Sprechen Sie Ihren Steuerberater auf diese Auswertungen an und definieren Sie mit ihm Ihr Unternehmensreporting. Gerade die Liquiditätsrechnungen sind speziell auch für Banken wichtig. Mit der OPOS-Liste haben Sie eine übersichtliche Liste für ihr Liquiditätsmanagement: Welchen Lieferanten wann bezahlen? Welchen Kunden wann anmahnen?
