Rechtssicheres elektronisches Fahrtenbuch: 7 Anbieter im Vergleich 2020

Ein elektronisches Fahrtenbuch spart Zeit und hilft, im Gegensatz zur 1%-Regelung, Steuern zu sparen. Zudem werden die meisten handschriftlichen Fahrtenbücher bei einer Betriebsprüfung beanstandet. Wir vergleichen 7 Anbieter für das elektronische Fahrtenbuch und geben Tipps zur Auswahl der besten Fahrtenbuchsoftware.

1. Testsieger im Fahrtenbuch-Vergleich 2020

Ein handschriftliches Fahrtenbuch fällt bei 99% aller Betriebsprüfungen durch. Die Alternative ist ein elektronisches Fahrtenbuch. Damit funktioniert die Fahrtenaufzeichnung automatisch und fehlerfrei. So schafft das digitale Fahrtenbuch die Grundlage für ein rechtssicheres Fahrtenbuchdokument, das der Prüfer beim Finanzamt akzeptiert. Wir haben führende Anbieter digitaler Fahrtenbücher verglichen. Die 3 Testsieger sind Fleetize, Vimcar und SquareTrip.

Die besten elektronischen Fahrtenbücher des Tests

Vergleich digitales
Fahrtenbuch 2020
 FLEETIZE Routes Plus Vimcar FahrtenbuchSquareTrip
Bewertungskriterien   
TechnikGut (Note 2,0)Gut (Note 2,0)Befriedigend (Note 3,0)
NutzerfreundlichkeitSehr gut (1,0)Sehr gut (1,3)Sehr gut (1,3)
Funktionen FahrtenbuchSehr gut (1,0)Sehr gut (1,0)Sehr gut (1,1)
Service und PreisSehr gut (Note 1,4)Gut (Note 2,0)Gut (Note 2,0)
Preis pro Jahr191,40 €190,80 €39,99 €
Testzeitraum14 Tage100 Tage Rückgaberecht30 Tage
GesamtnoteSehr gut 
(Note 1,4)
Sehr gut 
(Note 1,5)
Sehr gut
(Note 1,6)
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Unsere Testsieger haben insbesondere beim Umfang der Fahrtenbuchfunktionen und bei der Nutzerfreundlichkeit überzeugt. Alle 3 Fahrtenbuchanbieter stellen auf Wunsch ein Upgrade für Flottenmanagement und Fuhrparkverwaltung bereit. Gerade beim Fuhrpark ist ein elektronisches Fahrtenbuch aus steuerlichen Gründen unumgänglich, weil mit steigender Anzahl betrieblich genutzter Fahrzeuge die Versteuerung mit der 1%-Regelung zu teuer ist. 

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2. Häufige Fragen zu elektronischen Fahrtenbüchern

Ein Fahrtenbuch lohnt sich gegenüber der 1%-Regelung immer dann, wenn 2 Dinge gegeben sind: 

  • Das Firmenfahrzeug ist sehr teuer.
  • Das Firmenfahrzeug wird überwiegend betrieblich genutzt.

Firmenwagenrechner geben einen Anhaltspunkt, was Sie beim Fahrtenbuch ggü. der 1%-Regelung sparen. Wenn Sie ein Fahrtenbuch nutzen, sollte es ein elektronisches bzw. digitales Fahrtenbuch sein. Denn nur das digitale Fahrtenbuch ist einfach zu bedienen und schafft die Voraussetzungen, ohne Beanstandungen durch eine Betriebsprüfung zu kommen.

Ein elektronisches Fahrtenbuch kostet im Monat zwischen 3 € und 17 €. Wenn Sie Spezialgeräte für Telematik benötigen, können zusätzliche Kosten für die Hardware hinzukommen. Das ist aber in der Regel nur für Unternehmen interessant, die umfangreiche Fuhrpark-Lösungen benötigen oder in der Logistik tätig sind. 

Das hängt vom Anbieter ab. Allerdings sind die meisten Anbieter am Markt Finanzamt-konform. Es hängt aber auch von der Nutzung ab. Man muss das Fahrtenbuch richtig bedienen. Ein entscheidendes Kriterium für die rechtliche Zulässigkeit ist der Manipulationsschutz von Fahrtenbuchsoftware und Aufzeichnungsgeräten. Außerdem muss das erstellte Fahrtenbuchdokument einen Manipulationsschutz haben. Der User darf nicht in der Lage sein, das Fahrtenbuch-PDF im Nachhinein zu verändern.

  • Zeitersparnis durch automatische Aufzeichnung von Fahrten
  • Zeitersparnis durch automatisches Erkennen von Standorten und Routen durch die App
  • Anlegen von Kontakten und Fahrtzielen, die dann per Knopfdruck und auf Vorschlag des Systems ausgewählt werden.
  • Selbstständiges Erkennen bekannter Fahrten.
  • Erstellung manipulationssicherer Fahrtenbuch-Dokumente für das Finanzamt.

Wer das System richtig bedient und keine groben Fehler bei der Bedienung macht, kann dem Finanzamt ein einwandfreies Fahrtenbuch vorlegen.

Das handschriftliche Fahrtenbuch hat mehrere Nachteile:

  • Fahrten per Hand aufzeichnen erfordert Disziplin und gute Selbstorganisation. Sie müssen stets Schreibzeug zu Hand haben.
  • Ein Automobil ist kein Schreibtisch: Eine Fahrt im Auto aufzuzeichnen ist ergonomisch ungünstig.
  • Nach einer stressigen Autofahrt fehlt häufig die Motivation, die Fahrt haarklein aufzuzeichnen.
  • Die schriftliche Aufzeichnung kostet Zeit und erfordert Konzentration.

Die Praxis zeigt, dass die meisten handschriftlichen Fahrtenbücher eben nicht exakt geführt werden. In der Regel erledigen die Unternehmer das im Schnellverfahren ein paar Wochen vor der Betriebsprüfung. Bereits diese Vorgehensweise entspricht nicht den Vorschriften des Finanzamts, dass Fahrten zeitnah aufgezeichnet werden sollen. Außerdem steigt dadurch das Risiko, dass Unstimmigkeiten zwischen Fahrtenbuch und Kilometerstand auftreten.

Das handschriftliche wie das elektronische Fahrtenbuch benötigt folgende Angaben:

  • Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Kilometerstand und jährliche Fahrleistung
  • Klassifizierung der Fahrten als Privatfahrten, Dienstfahrten und Fahrten zur Arbeit.
  • Bei Dienstfahrten braucht es Angaben zum Fahrtziel.

Die OBD-Stecker sind einfach und ohne fremde Hilfe schnell zu montieren. Sie empfangen GPS-Signale und zeichnen Telemetriedaten auf. Damit liefern die OBD-Stecker viele Daten für Anwendungen über das bloße Fahrtenbuch hinaus, zum Beispiel die Überwachung und Optimierung von Spritverbrauch und Kfz-Kosten. Darüberhinaus sind die Systeme in der Lage, Kilometerleistungen unabhängig vom GPS-Signal aufzuzeichnen.

Fest verbaute Stecker bieten die gleichen Leistungen wie zusteckbare OBD-Stecker. Sie zeichen Telemetriedaten auf und erlauben die Aufzeichnung der Fahrt bei schlechtem GPS-Empfang. Sie bieten außerdem noch höheren Manipulationsschutz, weil sie nicht so einfach entfernt werden können. Je nach Art des Steckers ermöglichen die Systeme anspruchsvolle Zusatzfunktionen im Logistik- und Speditionsbereich. 

Fahrtenbuchlösungen, die auf Aufzeichnung mittels mobilem GPS beruhen, zeichnen nur die reinen Fahrtdaten auf, die durch GPS-Ortung erfasst werden können. Telemetriedatenaufzeichnung ist damit nicht möglich. Ein möglicher Nachteil ist, dass der Fahrer sein Smartphone vergisst und dadurch keine Fahrt aufgezeichnet wird. Auch der Verlust des Smartphones kann zum Problem werden. Darüberhinaus kann es Probleme mit dem Signalempfang geben.

3. Elektronisches versus handschriftliches Fahrtenbuch

Grundsätzlich können Fahrtenbücher auch handschriftlich geführt werden. Wird das handschriftliche Fahrtenbuch korrekt geführt, bestehen gut Chancen, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch akzeptiert. Allerdings hat das handschriftliche Fahrtenbuch gravierende Nachteile.

Elektronisches Fahrtenbuch

  • Automatisches Aufzeichnen von Fahren
  • Angabe einer Dienstfahrt auf Knopfdruck
  • Ausdruck eines manipulationssicheren Fahrtenbuch-Dokuments für das Finanzamt

Bei korrekter Bedienung des elektronischen Fahrtenbuchs ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch-Dokument anerkennt.

Handschriftliches Fahrtenbuch

  • Handschriftliches Erfassen von Fahrten ist aufwendig
  • Hohes Risiko, Fehler zu machen
  • Häufig fehlt die Disziplin, die Aufzeichnungen korrekt und vollständig zu machen

In der Praxis werden die meisten handschriftlichen Fahrtenbücher vom Finanzamt nicht anerkannt.

99% aller handschriftlichen Fahrtenbücher fallen bei einer Betriebsprüfung durch.

Wie sieht die Praxis beim Erstellen handschriftlicher Fahrtenbücher aus? In der Regel wird auf Grund der genannten Nachteile das Fahrtenbuch eben nicht korrekt geführt. Der Unternehmer schreibt das Fahrtenbuch meist wenige Wochen vor Abgabe der Steuererklärung. Die Gefahr, dass hier Unstimmigkeiten auftreten, ist hoch. Steuerberater berichten, dass nahezu jedes handschriftliche Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung beanstandet wird und dass es häufig nur Goodwill der Finanzamtsprüfer ist, wenn ein Fahrtenbuch akzeptiert wird.

4. Kriterien für den Vergleich

Die wesentlichen Kriterien in unserem Vergleich elektronischer Fahrtenbücher sind:

  1. System und Technik
  2. Nutzerfreundlichkeit
  3. Anerkennung durch das Finanzamt
  4. Umfang der Fahrtenbuchfunktionen
  5. Nützliche Zusatzfunktionen
  6. Testphase und Preis.

#1 Technische Basis

Digitale Fahrtenbücher benötigen ein technisches Medium, um Fahrten aufzuzeichnen. Hier gibt es:

  • Fest verbaute Erfassungsgeräte, die Telemetriedaten des Fahrzeugs aufzeichnen und eine GPS-Ortung ermöglichen.
  • Ein- und aussteckbare OBD-Stecker für Telemetriedaten und GPS-Ortung.
  • Erfassung der Daten über mobiles GPS via Smartphone.

Die fest verbauten Erfassungsgeräte sind speziell für komplexe Anwendungen im Bereich Logistik interessant. Hier bieten die Hersteller unterschiedliche Lösungen. Für den normalen PKW setzen sich die OBD-Fahrzeugstecker immer mehr durch. 

#2 Nutzerfreundlichkeit

Die meisten Unternehmer interessiert, wie kompliziert das elektronische Fahrtenbuch ist. Es soll ja Vorteile gegenüber dem manuellen bzw. handschriftlichen Fahrtenbuch haben. Wir haben bewertet:

  • Wie schnell kann der Unternehmer sein Fahrtenbuch einsetzen?
  • Kann das Fahrtenbuch via Smartphone mobil verwaltet werden?
  • Kann das Fahrtenbuch auch am Desktop verwaltet werden?
  • Wie sind die Erfahrungen anderer User?

OBD-Stecker oder reine GPS-Erfassung erlauben einen schnellen Start des Systems. Neben mobiler Verwaltung des Fahrtenbuchs schätzen viele Unternehmer die Möglichkeit, die erfassten Daten auch am Rechner zu bearbeiten. Auch die Erfahrungen anderer User haben wir berücksichtigt. So gingen Bewertungen der Apps sowie Kundenbewertungen auf Portalen wie Amazon oder Trusted Shops in die Bewertung ein.

#3 Rechtsicherheit und Revisionssicherheit

Hält ein elektronisches Fahrtenbuch einer Betriebsprüfung stand? Ist es ein rechtssicheres Fahrtenbuch? Wie steht es um den Datenschutz bei privaten Fahrten (Stichwort: DSGVO)? Diese Kernfragen beantworten wir in unserem Test. Die wesentlichen Kriterien sind:

  • Ist die Technik manipulationssicher?
  • Ist die Technik vom Finanzamt anerkannt?
  • Sind Korrekturen aufgezeichneter Fahrten auf einen Zeitraum von 7 Tagen beschränkt?
  • Ist bei Privatfahrten der Datenschutz gewährleistet? Zum Beispiel durch anonymisierte Aufzeichnung oder Ausschaltung von Ortungsfunktionen.

Sind diese 4 Punkte gegeben, ist ein elektronisches Fahrtenbuch grundsätzlich rechtssicher. Damit ein Fahrtenbuchdokument bei einer Prüfung durch das Finanzamt Bestand hat, kommt es natürlich auch auf die korrekte Bedienung des Systems an.

#4 Umfang der Fahrtenbuchfunktionen

Die Fahrtenbuchfunktionen sind natürlich das Wichtigste. Die wesentlichen Kriterien sind:

  • Werden Fahrten automatisch aufgezeichnet, sobald sich das Fahrzeug in Bewegung setzt?
  • Erlaubt das System die Kategorisierung der Fahrten in Dienstfahrt, Privatfahrt und Fahrt zur Arbeit?
  • Erkennt das System bekannte Fahrten und ordnet sie automatisch beispielsweise einer Dienstfahrt zu?
  • Kann der Unternehmer Kontakte und Fahrtziele anlegen und einer Fahrt zuordnen?
  • Können gemischte Fahrten verwaltet werden? Beispiel: Auf einer Strecke von 100 Kilometern waren 67 Kilometer dienstlich, der Rest privat.
  • Können Fahrten zusammengeführt werden?
  • Gibt es die Möglichkeiten, Fahrten nachträglich zu korrigieren?
  • Besteht die Möglichkeit, Fahrten auszuwerten?
  • Können mehrere Fahrzeuge verwaltet werden?
  • Gibt es Upgrades für das Flottenmanagement?

#5 Welche Zusatzfunktionen bietet das digitale Fahrtenbuch?

Der Umfang möglicher Zusatzfunktionen hängt von der technischen Basis ab. OBD-Stecker bzw. fest verbautet Geräte mit Aufzeichnung von Telemetriedaten zeichnen beispielsweise auch Fahrtdaten wie Spritverbrauch auf. Mögliche Zusatzfunktionen sind:

  • Automatischer Notruf bei Unfällen
  • Anzeige der Fahrtdaten via Bordcomputer
  • Fahrzeugortung
  • Fehlercode-Analyse
  • Kfz-Kostenüberwachung
  • Staumelder
  • Tankstellen-Finder

Manche Fahrtenbücher glänzen mit sehr vielen Zusatzfunktionen. Andere bieten außer den Fahrtenbuchfunktionen keine weiteren Feature. Da moderne Firmenfahrzeuge in der Regel bereits über umfangreiche Bordcomputer und Navigationssysteme verfügen, haben wir diesen Punkt in der Bewertung nicht so stark gewichtet wie beispielsweise Nutzerfreundlichkeit oder die Fahrtenbuchfunktionen selbst.

#6 Testphase und Preis

Im Mittelpunkt unseres Fahrtenbuch-Vergleichs standen folgende Fragen: Wie lange kann ein digitales Fahrtenbuch getestet werden? Wie hoch sind die jährlichen Kosten bezogen auf ein Fahrzeug? 

5. Detaillierter Vergleich digitaler Fahrtenbücher

Die nachfolgenden 7 elektronischen Fahrtenbücher führender Anbieter haben wir verglichen.

Anbieterlogos - Fahrtenbuchvergleich 2020

Die Anbieter im Profil

AnbieterBeschreibung (Stand 05/2020)
FLEETIZEFLEETIZE versteht sich nicht nur als Anbieter für elektronische Fahrtenbücher, sondern als Spezialist für Fahrzeugortung und Lösungen für das Fuhrparkmanagement. Das Fahrtenbuch FLEETIZE Routes plus bietet außer dem Fahrtenbuch keine Zusatzfunktionen. Zusatzfunktionen gibt es als Upgrade bei der Flottenmanagement-Variante.
KFZ FahrtenbuchEine reine Fahrtenbuchlösung ist KFZ Fahrtenbuch der Krämer iT-Solutions GmbH. Die Aufzeichnung der Fahrten erfolgt über mobiles GPS durch eine Smartphone-App.
PACE"Mach dein Auto zum Smartcar!" lautet der Claim von PACE. Mit der PACE App soll der User das Fahren insgesamt optimieren. Ein Teil der Optimierung ist dabei das Fahrtenbuch. Ansonsten bietet PACE die meisten Zusatzfunktionen aller verglichenen Lösungen. Allerdings sind die Bewertungen für App und Stecker eher durchschnittlich.
rydDie ryd App der ThinxNet GmbH bietet neben dem elektronischen Fahrtenbuch viele weitere Funktionen, die das Autofahren einfacher und kostengünstiger machen.
SquareTripSquareTrip ist das Fahrtenbuch und die Fuhrparklösung der HipSquare GmbH. Die Lösung basiert auf mobilem GPS via Smartphone App.
VimcarVimcar ist ein sehr bekanntes Fahrtenbuch. Die Vimcar GmbH bietet zusätzlich auch Lösungen für das Fuhrparkmanagement.
YellowFoxDie Yellowfox GmbH ist ein Spezialist für Fahrzeugortung und Telematik. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Lösungen für Firmenfahrzeuge, Fuhrparkmanagement und Logistikunternehmen. Im Rahmen der vielfältigen Hardware- und Softwarelösungen gibt es auch ein Fahrtenbuch.

 

Die Testergebnisse im Detail

KriterienFLEETIZEKFZ FahrtenbuchPACErydSquareTripVimcarYellowFox
Technische Basis       
Nutzerfreundlichkeit       
Schnell einsetzbar      Einbau nötig
Verwaltung via App       
Verwaltung via Desktop       
Bewertungen (App-Portale, Amazon, Trusted Shops, etc.)Sehr gutBefriedigendBefriedigendBefriedigendGutGutGut
Rechtssicherheit       
Vom Finanzamt anerkannt       
Manipulationssicher       
7-Tage Korrektur möglich       
Datenschutz bei Privatfahrten       
Fahrtenbuchfunktionen       
Zusatzfunktionen       
Testphase und Preis       
Testphase14 Tage7 Tage30 Tage Rückgaberecht30 Tage Rückgaberecht100 Tage Rückgaberecht30 TageNein, aber persönliche Beratung
Preis pro Jahr191,40 €59,88 €119 € einmalig59,88 €39,99 €190,90 €203,40 €
BewertungSehr gutGutGut GutSehr gutSehr gutGut
Note1,42,42,32,41,61,52,0
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6. Tipps zur richtigen Auswahl eines elektronischen Fahrtenbuchs

Wie gehen Sie vor, wenn Sie das beste digitale Fahrtenbuch anschaffen wollen? Das zunächst entscheidende Auswahlkriterium ist sicherlich, ob der Anbieter die Rechtssicherheit nachweisen kann. Ein Fahrtenbuch, das vom Finanzamt nicht akzeptiert wird, ist unbrauchbar. Recherchieren Sie also Anbieter, die in Sachen Rechtssicherheit über jeden Zweifel erhaben sind. Erstellen Sie am besten eine erste Auswahl an Systemen. Dann prüfen Sie diese Systeme nach folgenden Kriterien:

  • Ist das System nutzerfreundlich und schnell einsetzbar?
  • Entspricht das System den Vorgaben des Finanzamts und ist es rechtssicher?
  • Wie umfangreich sind die Fahrtenbuchfunktionen?
  • Bietet es nützliche Zusatzfunktionen?
  • Benötigen Sie Spezialfunktionen in Sachen Fahrzeugortung und Telematik?
  • Gibt es eine kostenlose Testphase?
  • Gibt es Erfahrungsberichte anderer Unternehmer?
  • Was kostet das System pro Jahr?
  • Benötigen Sie in absehbarer Zukunft ein Upgrade zur Fuhrparkverwaltung?

Die Systeme, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen, sollten gründlich testen. Prüfen Sie im Test, ob die Fahrtenaufzeichnung ohne Probleme funktioniert, ob Sie die Fahrten schnell und einfach als Dienstfahrt, Privatfahrt oder Fahrt zur Arbeit klassifizieren können. Testen Sie das System auf Smartphone und Desktop. Erstellen Sie ein Fahrtenbuchdokument und prüfen Sie, ob Sie dieses Dokument manipulieren können. Lassen Sie auch Ihren Steuerberater das Dokument begutachten und prüfen. Ist alles in Ordnung, liegt es an Ihnen, das Fahrtenbuchsystem korrekt zu bedienen, damit Sie für Ihre Steuererklärung am Schluss ein Fahrtenbuchdokument erstellen, das Sie ohne Scheu dem Finanzamt vorlegen können.

7. Fazit: Starten Sie mit einem elektronischen Fahrtenbuch

Wenn Fahrtenbuch, dann ein elektronisches!

Das elektronische Fahrtenbuch ist dem handschriftlichen Fahrtenbuch überlegen. Es automatisiert die lückenlose Aufzeichnung von Fahrten, was beim handschriftlichen Fahrtenbuch fast immer zu Fehlern führt. Die die hier getesteten elektronischen Fahrtenbücher sind alle mit "Sehr gut" bis "Gut" zu bewerten. Sie unterscheiden sich im Wesentlichen durch die Art der technischen Aufzeichnung und den Umfang der Zusatzfunktionen. Die monatlichen Kosten pro System betragen maximal 16,95 €. Angesichts der möglichen Kosteneinsparungen lohnt sich selbst das in unserem Test teuerste digitale Fahrtenbuch. Bedenken Sie vor diesem Hintergrund, dass die Funktionalität wichtiger ist als der Preis der Software.

Zum Download: Vergleich elektronisch Fahrtenbücher 2020