Angebot erstellen in 7 Schritten: Alles Wissenswerte für Gründer + Vorlage

Der Kunde zeigt erstes Interesse? Jetzt gilt es, ein konkretes Angebot zu verschicken. Wer professionell und schnell handelt, hat dabei schon den ersten Schritt für den Zuschlag getan. Doch was genau müssen Sie beachten, wenn Sie ein Angebot erstellen? Wie verbindlich ist es? Und wie geht es nach dem Versand des Angebots weiter?

Wir erklären Ihnen, wie Sie in 7 Schritten ein professionelles Angebot erstellen. Zugleich können Sie sich eine kostenfreie Angebotsvorlage herunterladen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einer guten Rechnungssoftware oder einer Buchhaltungslösung Angebote erstellen.

In 7 Schritten ein Angebot erstellen: Alles auf einen Blick

Die Kundenakquise ist oft eine der größten Herausforderungen für Gründer: Sie kostet viel Zeit, die Absagen sind gerade zu Beginn oft zahlreich und der finanzielle Druck ist stets im Hinterkopf. Hat ein Kunde erstes Interesse gezeigt, ist es also umso wichtiger, von Beginn an überzeugend aufzutreten. Wir haben die sieben wichtigsten Schritte zusammengefasst, wenn Sie ein Angebot erstellen wollen.

  • Schritt 1: Das Interesse des Kunden wecken.
  • Schritt 2: Genaue Informationen für das Angebot einholen (bspw. Sonderwünsche).
  • Schritt 3: Schriftliches Angebot erstellen.
  • Schritt 4: Angebot an den Kunden senden.
  • Schritt 5: Nachhaken, ob das Angebot angekommen und zufriedenstellend ist.
  • Schritt 6a: Bei einer Zusage erstellen Sie einen Kaufvertrag / führen die Leistung durch.
  • Schritt 6b: Bei einer Absage holen Sie sich Feedback ein.
  • Schritt 7: Von der Rechnung bis zur Mahnung - die Buchhaltung im Blick behalten und weiteres Angebot erstellen.

Im Folgenden finden Sie nähere Informationen zu den 7 Schritten, wenn Sie ein Angebot erstellen, sowie eine Angebotsvorlage, die Sie kostenfrei herunterladen, gegebenenfalls an Ihr Corporate Design anpassen und für Ihre eigenen Angebote nutzen können.

Angebote und Rechnungen online schreiben

Professionelle Angebote mit allen notwendigen Angaben in wenigen Klicks online erstellen und verschicken. Und nach einem erfolgreichen Angebot direkt eine Rechnung anlegen.

Angebotsvorlage in Word herunterladen

Auch in Word können Sie Angebote schreiben. Dies nimmt allerdings mehr Zeit in Anspruch und Sie können nicht einfach eine Folgerechnung auf Basis des Angebots erstellen. 

Schritt 1 + 2: Das sollten Sie beachten, bevor Sie ein Angebot erstellen

Für die Kundenakquise gibt es verschiedene Möglichkeiten: Von der direkten Ansprache auf Messen oder Events über die Telefonakquise bis hin zur Akquise über Werbung. Lesen Sie hier unsere Tipps für die Kundenakquise, um erste Kunden für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Der erste Schritt, nachdem ein Kunde Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung gezeigt hat, ist dann in der Regel die Angebotserstellung. Das bedeutet, dass Sie telefonisch, mündlich oder schriftlich per E-Mail, Fax oder Post die Kundenanfrage sowie Ihre Leistungen im Detail festhalten. Um sich rechtlich abzusichern, empfehlen wir, dass Sie Ihr Angebot immer schriftlich erstellen.

Bevor Sie ein Angebot erstellen, sind folgende Aspekte wichtig:

  • Klären Sie vorab den genauen Umfang der Leistungen, um Ihre Leistungen bzw. Ihr Zeitkontingent realistisch planen zu können.
  • Klären Sie die Art der Leistung möglichst im Detail, um herauszufinden, ob Sie dem Wunsch des Kunden überhaupt gerecht werden können.
  • Prüfen Sie, ob Ihre Auftragslage sich mit dem gewünschten Timing des potenziellen Kunden vereinbaren lässt.
  • Versuchen Sie, besondere Wünsche des Kunden vorab herauszufinden.

Umfang, Art und Zeitrahmen der Leistung sollten folglich genau abgestimmt sein, bevor Sie ein Angebot erstellen. Das spart Ihnen Nachverhandlungen und/oder schlechte Bewertungen.

Schritt 3: Angebot erstellen - diese Inhalte gehören in Ihr Angebot

Zwar gibt es nur wenige rechtliche Vorgaben, die Sie einhalten müssen, wenn Sie ein Angebot erstellen. Es empfiehlt sich jedoch, möglichst umfangreiche Informationen anzugeben, um spätere Unklarheiten zu vermeiden. Folgende Dinge sollten Sie bei der Angebotserstellung berücksichtigen:

  • Nummer: Vergleichbar mit einer Rechnungsnummer, empfiehlt es sich, auch eine Angebotsnummer zu vermerken.
  • Ansprache: Nutzen Sie statt "sehr geehrte Damen und Herren" oder ähnlichen Formulierungen eine direkte Anrede Ihres Ansprechpartners.
  • Einleitung: In der Regel beginnen Sie das Angebot mit einem Satz wie: "Ich danke Ihnen für Ihre Anfrage. Bezugnehmend auf das Gespräch vom xx.xx.xxxx biete ich Ihnen folgende Leistungen an..."
  • Bezeichnung der Leistung: Was wird genau geleistet / durchgeführt / geliefert?
  • Umfang/Menge: In welcher Stückzahl oder in welchem zeitlichen Umfang findet die Leistung bzw. Lieferung statt?
  • Dauer: Wie viel Zeit benötigt die Lieferung / Durchführung der Dienstleistung?
  • Preis: Wie viel kosten die einzelnen Leistungen und welche (Zwischen-)Summe ergibt sich daraus (zzgl. Mehrwertsteuer von 7% oder 19%)
  • Zusatzkosten: Entstehen bspw. durch Anfahrtskosten, Spesen oder Versand zusätzliche Posten, die Sie berechnen?
  • Rabatt: Bei größeren Angeboten oder Neukunden, kann ein Rabatt einen zusätzlichen Anreiz für die Annahme des Angebots darstellen.
  • Datum des Angebots: An welchem Tag wurde das Angebot erstellt?
  • Gültigkeitsdauer: Bis wann ist Ihr Angebot zu diesen Konditionen gültig?
  • Lieferdatum: Bis wann wird das Produkt geliefert bzw. die Leistung vollendet?
  • Abschluss/Grußformel: Bspw. "Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und stehen für Rückfragen zur Verfügung."
  • AGB: Falls vorhanden, hängen Sie Ihre AGB an das Angebot an oder verweisen Sie darauf.
  • Zahlungsbedingungen: Wann soll die Zahlung erfolgen (bspw. 7 Tage nach Erfüllung der Leistung)
  • Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort, Gerichtsstand

Je nach Branche kann es weitere Anforderungen geben, wenn Sie ein Angebot erstellen. So können beispielsweise Handwerker Materialkosten als variable Faktoren oder in zwei Versionen (bspw. je nach Qualitätsstandard) anführen. Eine Auflistung von Einzelpositionen ist hier empfehlenswert. Leistungen werden oftmals beigefügt zum Angebot noch in einem Projektkonzept skizziert.

Schritt 4: Design & Technik - So verschicken Sie ein Angebot richtig

Wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie das ganz einfach in einem Word-Dokument. Praktischer sind sind Buchhaltungs-Softwareprogramme oder leistungsstarke Rechnungsprogramme, um Angebote zu erstellen. Damit erstellen Sie Angebote mit ein paar Klicks und können bei Auftragserteilung aus dem Angebot sofort eine Rechnung erstellen. Gerade, wenn Sie häufig ein Angebot erstellen, lohnt sich die Anschaffung einer Software.

TIPP

Verschiedene Anbieter für Buchhaltungssoftware, mit denen Sie auch ein Angebot erstellen können, haben wir hier verglichen.

Kostenpflichtige Anbieter haben in der Regel den Vorteil, dass Sie darin nicht nur das Angebot erstellen können, sondern im Nachgang auch die Rechnung und gegebenenfalls Mahnungen erstellen können. Sie behalten also stets den Überblick und ersparen sich viel Arbeit. Sehen Sie hier, was gute Rechnungsprogramme und Buchhaltungsprogramme leisten. Wir haben für Sie Vergleichsstudien zu Buchhaltungssoftware und Rechnungssoftware erstellt.

Sollten Sie sich für eine kostenfreie Alternative interessieren, so können Sie unsere Vorlage für ein Angebot kostenfrei herunterladen und nutzen.



Wie verbindlich ist es, wenn Sie ein Angebot erstellen?

Wenn Sie ein Angebot erstellen, ist das in der Regel rechtlich bindend. Sind Sie sich noch nicht sicher, ob Sie die Leistung in einem festen Rahmen erfüllen können, so sollten Sie einen Kostenvoranschlag schreiben. Darin dürfen die Kosten bis zu 20 Prozent abweichen, nachdem die Gründe dem Kunden offengelegt wurden.

Wenn Sie in Ihrem Angebot die rechtliche Bindung aufheben möchten, so können Sie folgende Formulierungen einbauen:

  • Preise ohne Gewähr
  • Preise vorbehalten
  • unverbindliches Angebot
  • Angebot gültig, solange der Vorrat reicht

Wichtig ist außerdem auch ein klares Design. So erfolgt die Aufstellung der Kosten meist in tabellarischer Form. Oben rechts findet sich Ihr Logo. Links - vergleichbar mit einem Briefkopf - die Adresse, an die Sie das Angebot richten. Wenn Sie das Angebot per E-Mail versenden, nutzen Sie unbedingt die PDF-Funktion (kein offenes Word-Dokument!). Bei einem Angebot auf dem postalischen Wege empfiehlt sich ein hochwertiges Papier.

Ganz generell können Sie nach der Erstellung einer Angebotsvorlage mit diesen Textbausteinen auch für weitere Angebote arbeiten. Seien Sie jedoch vorsichtig, dass Sie - insbesondere, wenn Sie mit Word arbeiten - alle Bausteine stets aktualisieren: Von der Anschrift, über die Ansprache bis hin zu den eigentlichen Leistungen sowie dem Datum.

Schritt 5 + 6: Angebot verschickt - so geht es weiter

Wenn Sie ein Angebot erstellt und versendet haben, sollten Sie nach einem gewissen Zeitraum nachhaken. Dabei gilt es natürlich, das Maß zwischen Interesse zeigen und "nerven" einzuhalten. Unsere Tipps:

  • Wenn Sie keine Bestätigung über den Eingang Ihres Angebots erhalten haben, fragen Sie nach ca. einer Woche nach, ob der Kunde das Angebot erhalten hat und hierzu Rückfragen hat.
  • Sollten Sie kurz vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Angebots noch nichts von Ihrem potenziellen Kunden gehört haben, so haken Sie noch einmal nach.
  • Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer noch keine Rückmeldung? Holen Sie sich Feedback ein und fragen Sie bei Ihrem Angebotspartner an, woran es liegt. Eventuell ging das Angebot im Alltagstrubel unter oder es gibt einen Kompromiss, über den Sie doch noch zu Geschäftspartnern werden können.

Auch im Falle einer Absage empfehlen wir Ihnen, herauszufinden, woran es gelegen hat: War ein anderes Angebot besser? Haben sich die Umstände im Unternehmen geändert? Wurde das Projekt verschoben? War das Angebot nicht zufriedenstellend? Nicht immer liegt es am Angebot selbst, dass es abgelehnt wurde. Versuchen Sie jedoch, jedes Feedback aufzunehmen und bei kommenden Angeboten zu berücksichtigen.

TIPP

Ein CRM-System hilft Ihnen dabei, Kundendaten zu pflegen. Dabei bietet ein CRM-System mehr als nur einen Speicher für Kontaktdaten, sondern eignet sich auch zur Kundenakquise. Lernen Sie 5 kostenfreie und 5 kostenpflichtige Anbieter kennen.

Schritt 7: Zuschlag erhalten - jetzt geht es richtig los

Wenn Ihr Angebot von Ihrem Kunden angenommen wurde, so geht es an die Erfüllung der Leistung bzw. Zusendung des Produkts. Nach Abschluss können Sie dann Ihre Rechnung stellen. Lesen Sie hier weiter, um eine professionelle und rechtssichere Rechnungsvorlage zu erhalten.

Ganz allgemein empfehlen wir auch nach Abschluss des Auftrags und Bezahlung der Rechnung, mit dem Kunden in einem guten Kontakt zu bleiben. Schließlich ist es zeitintensiver, neue Kunden zu gewinnen, als Kunden, die Sie bereits kennen, zu halten. Vielleicht dürfen Sie ja schon bald wieder ein neues Angebot erstellen? Viele junge Unternehmen betreiben Customer Relationship Management bereits intuitiv, indem beispielsweise Visitenkarten gesammelt werden oder eine Excel-Tabelle geführt wird. Durch ein CRM-System werden diese Daten transparent und strukturiert gesammelt. Erfahren Sie mehr über Customer Relationship Management. Hier können Sie weiterlesen, wenn Sie mehr Tipps für Ihre Buchhaltung suchen. Insbesondere emfehlen wir Ihnen einen Vergleich von kostengünstiger Buchhaltungssoftware für Gründer.

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