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Kreditorenbuchhaltung für Gründer und Selbstständige

Eingehende Rechnungen erhalten Gründer oft schon direkt zu Beginn der Selbstständigkeit - sei es vom Notar, vom Registergericht oder von anderen Behörden im Zuge der Unternehmensanmeldung. Bald folgen Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern. Das geordnete Verwalten und fristgerechte Bezahlen dieser Verbindlichkeiten ist ein Teil der Buchhaltung und nennt sich Kreditorenbuchhaltung.

In großen Unternehmen gibt es dafür eigene Abteilungen, als Gründer sollte man zumindest einige grundlegende Regeln kennen.



Wer sind meine Kreditoren?

Das Wort Kreditor kommt von Kredit. Der Kunde hat so lange Schulden oder Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditor, bis er dessen Rechnungen beglichen hat. Mit Kreditoren sind damit in der Kreditorenbuchhaltung aber nicht Banken als Fremdkapitalgeber gemeint, sondern in erster Linie alle Lieferanten, Dienstleister und sonstigen Geschäftspartner, die gegen Rechnung arbeiten. Ihnen gegenüber hat ein Gründer offene Verbindlichkeiten, bis er oder sie die entsprechende Rechnung vollständig beglichen hat.

Das Gegenstück der Kreditorenbuchhaltung ist die Debitorenbuchhaltung. Hierbei verwaltet der Unternehmer die Rechnungen, die er an Kunden geschrieben hat. Sie ist ebenso wichtig wie die Kreditorenbuchhaltung, weshalb wir Ihnen die wesentlichen Aspekte der Debitorenbuchhaltung hier zusammengestellt haben.

Warum eine Kreditorenbuchhaltung einrichten?

Selbst bei kleinen Unternehmen kommt schnell eine große Zahl an Kreditoren zusammen. Eine geordnete Kreditorenbuchhaltung hilft dem Gründer, den Überblick nicht zu verlieren. Denn versäumte Zahlungsziele bedeuten nicht nur Mehrkosten (z.B. für Mahngebühren), sondern auch Ärger, wenn z.B. unzufriedene Lieferanten nicht mehr oder nur noch gegen Vorkasse liefern wollen. Gleichzeitig kann und will man als Gründer manchmal nicht jede Rechnung sofort zahlen, um z.B. auf dem Konto nicht temporär in den roten Bereich zu rutschen und hohe Zinsen für den Kontokorrentkredit zahlen zu müssen.

Die Kreditorenbuchhaltung, so langweilig sie klingen mag, ist daher gerade in der frühen Phase von enormer Bedeutung für den Erfolg eines jungen Unternehmens. Denn wenn nach der Existenzgründung die Liquidität knapp ist, gerät man gerade als Start-up leicht in eine oft unnötige Zahlungsunfähigkeit bzw. folgende Insolvenz. Eine gute Kreditorenbuchhaltung hilft hier, unnötige Liquiditätsengpässe zu vermeiden. 

Wie organisiere ich meine Kreditorenbuchhaltung?

Um die beschriebenen Probleme zu vermeiden, muss die Kreditorenbuchhaltung auch in einem kleinen Unternehmen und Start-up gut organisiert sein. Die Grundlagen für eine effiziente Kreditorenbuchhaltung sind kein Hexenwerk. Entscheidend ist vielmehr auch für die Kreditorenbuchhaltung wie so oft ein sauberer und stringent durchgehaltener Prozess.

Grundlage der Kreditorenbuchhaltung: die Stammdaten

Am Anfang jeder Kreditorenbuchhaltung steht die Pflege der Stammdatensätze. Dahinter verbirgt sich nicht mehr und nicht weniger als eine gepflegte Datenbank mit den wichtigsten Angaben zu Lieferanten und Geschäftspartnern, von denen regelmäßig Rechnungen zu erwarten sind. Von diesen hinterlegt man in der Kreditorenbuchhaltung Daten wie

  • Firmenname, Unternehmensform, Adresse, Ansprechpartner, Kontaktdaten und Bankverbindung.

Diese Stammdaten aus der Kreditorenbuchhaltung helfen bei der künftigen Rechnungsbegleichung und auch bei der Identifizierung der wichtigsten Geschäftspartner sowie bei Auswertungen über die eigenen Ausgaben oder bei Preisvergleichen zwischen verschiedenen Lieferanten und Dienstleistern.

Liegen diese Datensätze als Grundbedingung für eine geordnete Kreditorenbuchhaltung vor, sollten die folgenden Schritte als Standardprozess nacheinander abgearbeitet werden. Dann kann in der Kreditorenbuchhaltung eigentlich nicht viel schief gehen.

Schritt 1 der Kreditorenbuchhaltung: Rechnungsprüfung

Bevor eine Rechnung bezahlt wird, sollte man sie im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung prüfen. Gerade als Gründer und Selbstständiger hat man weder die überschüssige Liquidität, dass man sich falsch bezahlte Rechnungen erlauben könnte, noch die Zeit, seinem fälschlich überwiesenen Geld hinterherzulaufen. Zur Rechnungsprüfung im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung gehört beispielsweise der Abgleich von Mengenangaben:

  • Waren in der Lieferung wirklich 15 Druckerpatronen, wie auf der Rechnung angegeben?
  • Stimmt die angegebene Stundenzahl bei einem Dienstleister mit der Arbeitsleistung überein?

Ebenso sollte man den berechneten Preis mit dem vereinbarten Preis im Angebot abgleichen. Nicht immer muss bei Abweichungen böser Wille auf Seiten des Rechnungsstellers vorliegen. Es kann auch passieren, dass der Ansprechpartner bei Vertragsabschluss Sonderkonditionen versprochen hat, diese bei der Rechnungsstellung in der Buchhaltung aber übersehen wurden.
Umso wichtiger ist es für die Kreditorenbuchhaltung, Rechnungen genau zu prüfen, bevor sie in das eigene System übernommen oder beglichen werden. 

Schritt 2 der Kreditorenbuchhaltung: Kontierung und Buchung

Nach erfolgter Prüfung eingehender Rechnungen müssen diese in der Kreditorenbuchhaltung kontiert bzw. verbucht werden. Die Kontierung bezeichnet die Zuweisung bzw. Buchung einzelner Rechnungsposten auf entsprechende Konten wie „Betriebsausstattung" oder „Büroeinrichtung". Eine wichtige Orientierungshilfe stellen hier die Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 dar.

Schritt 3 der Kreditorenbuchhaltung: Auszahlung

Die Begleichung einer Rechnung und die Auszahlung des geschuldeten Betrags an den Kreditor stellen damit erst den dritten Schritt in der Kreditorenbuchhaltung dar. Hat man die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung geprüft und die Beträge in der eigenen Buchhaltung richtig kontiert, kann man das Geld anweisen. Beachten sollte man hierbei die Zahlungsfristen der Kreditoren und die eigene Liquiditätssituation. Schließlich kann man die Überweisung auch bereits mit einem bestimmten Datum versehen oder man nutzt Skonto aus, wenn dies auf der Rechnung vermerkt ist.

Schritt 4 der Kreditorenbuchhaltung: Archivierung

Geprüfte, kontierte und bezahlte Rechnungen sind anschließend im Rahmen der stringenten Kreditorenbuchhaltung zu archivieren. Auch für Gründer und Selbstständige schreibt der Gesetzgeber strenge Aufbewahrungsfristen vor, die man unbedingt beachten sollte. Die Aufbewahrung gehört genauso zur Buchhaltung wie die Kontierung und die Bezahlung von Rechnungen.

Bei der Kreditorenbuchhaltung kommt neben den gesetzlichen Regelungen hinzu, dass der Kreditor die bezahlte Rechnung in seiner Buchhaltung eventuell nicht findet oder Zahlungsziele verletzt sieht. Dann erspart eine gut sortierte Kreditorenbuchhaltung, mit der man schnell die fristgerechte Bezahlung gestellter Rechnungen nachweisen kann, viel Ärger. In vielen Fällen erleichtert eine professionelle Buchhaltungssoftware diese Arbeit.

Einzelfälle in der Kreditorenbuchhaltung

Als Gründer und Selbstständiger kann es hin und wieder auch vorkommen, dass man Rechnungen von Kreditoren erhält, mit denen man nicht in regelmäßiger, sondern nur in einmaliger Geschäftsbeziehung steht. Für diese Sonderfälle in der Kreditorenbuchhaltung verwendet man typischer Weise ein CpD-Konto, ein Conto pro Diverse. Hierauf verbucht man Einzelfälle, die in der Kreditorenbuchhaltung keinen eigenen Stammdatensatz haben. Dasselbe Konto nutzt man auch für Einzelfälle in der Debitorenbuchhaltung, also beim Eingang von Zahlungen.

Durch Kreditorenbuchhaltung Zahlungsunfähigkeit vermeiden

Eine gute Kreditorenbuchhaltung kann auch dazu beitragen, eine unnötige Zahlungsunfähigkeit zu vermeiden. Wer beispielsweise die Zahlungsziele seiner Kreditoren genau kennt, kann die Begleichung seiner Rechnungen innerhalb dieser Fristen an der eigenen Liquiditätssituation ausrichten.

Sollte es mit dem Geld dennoch einmal knapp werden sollte, hilft eine gut aufgesetzte Kreditorenbuchhaltung, schnell die wichtigsten Lieferanten und Dienstleister zu identifizieren und mit diesen frühzeitig das Gespräch zu suchen, ob sie nicht eine Fristverlängerung gewähren oder auf Teile ihrer Rechnung (zumindest temporär) verzichten. Kann man überzeugend darlegen, dass es sich nur um kurzfristige Zahlungsschwierigkeiten handelt, hat man gute Chancen, dass Gläubiger ein offenes Ohr für entsprechend Überlegungen haben.

5 Tipps zur Kreditorenbuchhaltung

  • In der Kreditorenbuchhaltung von Anfang an auf Ordnung setzen
  • Rechnungsprüfung und konsequente Kontierung nicht vergessen
  • Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung sauber pflegen
  • Einzelfälle in der Kreditorenbuchhaltung möglichst vermeiden
  • Kreditorenbuchhaltung auch als Frühwarnsystem und als Tool zur Partnerpflege nutzen
TIPP

Die Kreditorenbuchhaltung kann ein Steuerberater für Sie erledigen - so haben Sie Zahlungsziele stets im Blick. Wir empfehlen Ihnen den passenden Steuerberater.

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