Firmenwagen: was Sie wissen müssen

Die Szenarien für den Einsatz eines Firmenwagens sind vielfältig. Da ist beispielsweise der Handwerker, der einen neuen Transporter kauft, mit denen er die Fahrten für seine Kundenaufträge erledigt. Oder der Freiberufler, ein Trainer, der mit seinem Firmenwagen zu Kunden oder zu Workshops in Tagungshotels fährt. Oder der Unternehmer, der mit einem Dienstwagen Mitarbeiter an das Unternehmen binden möchte. Oder der Inhaber eines ambulanten Pflegedienstes, der alle Firmenfahrzeuge seiner Flotte optimal verwalten will. Vielleicht haben Sie als Selbstständiger auch ein Privatfahrzeug, das Sie ins Firmenvermögen übernehmen wollen. In all diesen Fällen stellen sich folgende Fragen:

• Kauf oder Leasing eines Firmenwagens?
• Welche Kosten dürfen beim Firmenwagen steuerlich geltend gemacht werden?
• Wie muss der Unternehmer den Privatanteil des Firmenwagens versteuern? Denn nur in ganz seltenen Fällen wird der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt?
• Was ist beim Flottenmanagement und bei der Verwaltung eines Fuhrparks wichtig?

Diese Kernfragen beantwortet unser Leitfaden zum Firmenwagen. Dabei gehen wir auch auf Fragen der E-Mobilität ein.

Einen Firmenwagen kaufen Sie im Prinzip ganz normal in einem Autohaus oder von Onlineanbietern. Dort finden Sie auch spezielle Angebote für Unternehmer und Selbstständige. Das können Neuwagen genauso sein, wie Jahreswagen oder Gebrauchtfahrzeuge. Wenn Sie mehrere Firmenfahrzeuge für Ihren Fuhrpark kaufen, finden Sie bei den Anbietern häufig spezielle Flottenangebote.

Der Kauf eines Firmenwagens ist eine Investition ins Anlagevermögen und in Ihre Geschäftsausstattung. Hier stellen sich Fragen der Finanzierung und des Liquiditätsmanagements. Der Kauf bindet Kapital und belastet die Liquidität. Die Fremdfinanzierung mit einem Firmenkredit verschlechtert zudem die Eigenkapitalquote. Daher will ein Kauf gut überlegt sein. Hinzu kommt die Frage, wie Sie Ihren Firmenwagen korrekt abschreiben.

Wie schreiben Sie das Dienstfahrzeug richtig ab?

Wie jedes Investitionsobjekt können Sie ein Firmenfahrzeug abschreiben. Die gesetzlichen Regelungen hierzu sind grundsätzlich einfach. Sie schreiben den Firmenwagen über 6 Jahre linear ab. Basis für die Berechnung der Abschreibungen sind die Anschaffungskosten des Fahrzeugs. Die Anschaffungskosten setzen sich zusammen aus dem Kaufpreis sowie den Extras, beispielsweise dem Navigationsgerät, der Anhängerkupplung oder speziellen Scheinwerfern. 

Beispiel: Abschreibungen

Erläutern wir die Berechnung der Abschreibungen für den Dienstwagen an einem Beispiel.

Sonderabschreibung bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 90%

Wenn Sie per Fahrtenbuch nachweisen, dass Sie den Firmenwagen zu über 90% betrieblich nutzen, dann können Sie im ersten Jahr eine zusätzliche Sonderabschreibung von 20 % geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Betriebsvermögen weniger als 235.000 € beträgt oder Ihr Gewinn pro Jahr 100.000 € nicht übersteigt. In unserem Beispiel würde das bedeuten:

Diese Sonderabschreibung muss übrigens nicht im ersten Jahr in Anspruch genommen werden, sondern kann frei über die ersten 5 Jahre verteilt werden. Voraussetzung ist, wie oben erwähnt, ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch.

Das Firmenwagen Leasing ist zunächst schonender für Ihre Liquidität, da Sie über die Leasingraten eine monatliche Belastung haben. Natürlich steigen damit gleichzeitig die monatlichen Fixkosten. Beim Firmenwagen Leasing sind folgende Kosten steuerlich abzugsfähig:

• die monatlichen Leasingraten und die ggf. vereinbarte Leasingsonderzahlung
• die laufenden Betriebskosten für den Firmenwagen

Folgende Punkte sollten Sie beim Firmenwagen Leasing ebenfalls berücksichtigen:

• Firmenwagen leasen vs. Firmenwagen kaufen - wie hoch ist die Preisdifferenz?
• Auf welche Höhe beläuft sich die Leasingsonderzahlung?
• Wie hoch ist die monatliche Leasing Rate?
• Wie lang ist die Laufzeit des Leasingvertrags?
• Zu welchen Konditionen kann man den Vertrag vorzeitig kündigen?
• Wie hoch wird nach der Laufzeit der Restwert sein?
• Kann oder muss ich das Fahrzeug danach kaufen?
• Ist eine Verlängerung der Laufzeit später noch möglich?
• Welche Kosten entstehen nach Ablauf des Leasing Vertrags?

Leasing bietet Ihnen heute nahezu jeder Automobil-Hersteller, ganz gleich ob Firmenwagen Leasing oder Leasing für Transporter. Ansonsten können Sie Portale aufsuchen, die Ihnen Angebote für Firmenwagen Leasing oder Transporter Leasing übersichtlich präsentieren. Dazu zählen:

• autohaus24.de
• autoscout24.de

Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten Entscheidungskriterien sowie die Vorteile und Nachteile übersichtlich zusammen:

Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Beitrag zum Firmenwagen-Leasing.

Zu den Betriebskosten eines Firmenfahrzeugs zählen:

• Jährliche Abschreibungen des Fahrzeugs bzw. Leasingraten
• Kosten für Treibstoff
• Reparaturkosten
• Ölwechsel
• Autowäsche
• Reifen
• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Kfz-Versicherungsgebühren 
• Kfz-Steuer

Ob Sie Kosten für Anschaffung, Haltung und Nutzung Ihres Betriebswagens steuerlich geltend machen können, hängt davon ab, ob das Finanzamt eine betriebliche Nutzung des Fahrzeugs anerkennt. Hier gibt es 3 Szenarien:

Szenario 1: mindestens 50 % betriebliche Nutzung des Firmenwagens

Wenn Sie den Firmenwagen zu wenigstens 50 % der Fahrten betrieblich nutzen, zählt der Dienstwagen zum betriebsnotwendigen Vermögen. Wie weisen Sie die betriebsnotwendige Nutzung von über 50% nach? Dies ergibt sich entweder aus Ihrem Beruf, weil Sie beispielsweise als freier Handelsvertreter oder als Handwerker einen Firmenwagen notwendigerweise brauchen. Wenn dies nicht klar ist, müssen Sie dem Finanzamt Beweise vorlegen. Am besten ist das sogenannte einfache Fahrtenbuch, in dem Sie über 3 Monate lückenlos Ihre Fahrten zu Kunden belegen. Alternativ sammeln Sie Belege oder nehmen Ihren Terminkalender als Beweis für die betrieblichen Fahrten. Das einfache Fahrtenbuch hat nichts mit dem Fahrtenbuch zu tun, mit dem Sie den geldwerten Vorteil der Privatnutzung versteuern.

Welche Kosten dürfen Sie absetzen, wenn der Firmenwagen zum betriebsnotwendigen Vermögen gehört?

Hier gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten

• Sie setzen alle Betriebskosten des Fahrzeugs ab, wenn Sie den Firmenwagen mit der 1% Regelung versteuern.
• Wenn Sie den Firmenwagen dagegen mit der Fahrtenbuch-Methode versteuern, setzen Sie nur die Kosten ab, die betrieblich verursacht wurden. Kosten für private Fahrten versteuern Sie privat als geldwerten Vorteil.

Szenario 2: mindestens 10% aber weniger als 50 % betriebliche Nutzung des Firmenwagens

In diesem Fall können Sie als Unternehmer entscheiden, ob Ihr Fahrzeug zum Firmenvermögen oder zum Privatvermögen gehört.

In diesem Fall ist Ihr Firmenwagen ein sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie ein lückenloses Fahrtenbuch für die Nutzung des Dienstwagens führen. Das Fahrtenbuch ermittelt dann den Anteil betrieblicher und privater Fahrten. Auf dieser Grundlage werden dann die Betriebskosten des Firmenwagens anteilig den Betriebsausgaben zugerechnet. Weist das Fahrtenbuch Lücken auf oder ist fehlerhaft, kann das Finanzamt den Anteil privater Fahrten schätzen.

Beispiel: Sie haben einen Tankbeleg über 100€. Ihr Fahrtenbuch weist eine betriebliche Nutzung von 40% aus. Dann können Sie von den 100 € immerhin 40 € als Betriebskosten geltend machen.

Szenario 3: weniger als 10% betriebliche Nutzung

In diesem Fall können Sie keinerlei Kosten als Betriebskosten steuerlich geltend machen. Kosten für Benzin, Reparaturen müssen Sie dann privat bezahlen. Wenn Sie mit dem Privatfahrzeug eine Geschäftsreise machen, können Sie Ausgaben als Reisekosten geltend machen. 

Am Schluss dieses Abschnitts haben wir diese 3 Fälle noch einmal zusammengefasst.

Im nächsten Abschnitt erläutern wir die 1% Regelung und die Fahrtenbuchmethode genauer.

Wenn Sie als Selbstständiger der Firmenwagen für private Zwecke nutzen, wird dies als geldwerter Vorteil gewertet. Darauf ist Einkommensteuer zu zahlen. Zur Ermittlung der Höhe des geldwerten Vorteils stellt das Finanzamt zwei Varianten zur Auswahl.

• Die Versteuerung mit der 1% Regelung
• Die Versteuerung auf Basis eines Fahrtenbuchs

Variante 1: die 1 % Regelung nutzen

Bei der 1 % Regelung wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zugrunde gelegt und monatlich 1 % dieses Werts als geldwerter Vorteil angerechnet. Hinzu kommt ggf. noch die Fahrt vom Wohnort zur Arbeit. Hier wird die Entfernung mit 0,03 % des Bruttolistenpreises multipliziert und als geldwerter Vorteil monatlich angerechnet. Geht man also von einem Bruttolistenpreis von 30.000 € und einer täglichen Fahrt zur und von der Arbeit in Höhe von 30 km aus ergibt sich ein geldwerter Vorteil von zusammen 570 €, die monatlich zu versteuern sind. 

So rechnen Sie richtig:

Variante 2: das Fahrtenbuch nutzen

Wer nicht pauschal besteuert werden möchte, muss ein lückenloses Fahrtenbuch führen. Dementsprechend wird dann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung ermittelt und für die Besteuerung zugrunde gelegt. Erfahren Sie in einem gesonderten Beitrag, welche Anforderungen das Finanzamt im Detail an das Fahrtenbuch stellt.

Als Selbstständiger wählen Sie mit Abgabe Ihrer Steuererklärung, ob Sie mit der 1 % Regelung oder per Fahrtenbuch den Firmenwagen versteuern wollen. Sprechen Sie hier auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater über den steuerlich optimalen Weg.

Beim Elektrofahrzeug halbiert sich der geldwerte Vorteil. Man spricht daher auch von der 0,5% Regelung, weil hier nur der halbe Listenpreis  für die Berechnung des geldwerten Vorteils angesetzt wird. Diese Regelung gilt für Fahrzeuge, die zwischen 2019 und 2020 angeschafft wurden. Das gilt auch für Hybridfahrzeuge, wenn der CO2-Ausstoß weniger als 50g/km beträgt und wenn die Reichweite des reinen E-Antriebs mindestens 40 Kilometer umfasst. 

Steuerliche Vergünstigungen beim Aufladen eines Elektrofahrzeugs

Außerdem gelten Vergünstigungen für das Aufladen eines Elektrofahrzeugs, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Kosten für das Aufladen erstatten:

• Das Aufladen im Betrieb ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
• Für privates Aufladen dürfen 20 € beim reinen Elektrofahrzeug und 10 € beim Hybridfahrzeug pro Monat steuerlich geltend gemacht werden, wenn der Betrieb über eine Aufladestation verfügt.
• Verfügt der Betrieb nicht über eine Aufladestation, dürfen 50 € (reines E-Auto) bzw. 25 € (Hybrid-Fahrzeug) geltend gemacht werden. 

Welche Vergünstigungen gelten für das Elektrofahrzeug bei der Kfz-Steuer?

Ein Elektrofahrzeug ist für 10 Jahre von der Kfz-Steuer befreit.

Wählen Sie das Fahrtenbuch zur Versteuerung des geldwerten Vorteils eines Firmenfahrzeugs, stellt das Finanzamt hohe Anforderungen. Lückenlose und plausible Aufzeichnung jeder Fahrt lautet die Devise. Sie müssen jede Fahrt aufzeichnen und folgende Angaben machen:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der betrieblichen Fahrten
• Route und Ziel der Fahrt
• Zweck der Fahrt
• Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner.
• Bei einer privaten Fahrt mit dem Firmenwagen ist im Fahrtenbuch neben den Kilometerangaben der Hinweis auf eine private Fahrt zu machen.

Ein Fahrtenbuch handschriftlich zu führen, ist mühselig und mit Fehlern behaftet. Erfahrene Steuerberater berichten, dass ein handschriftliches Fahrtenbuch bei Betriebsprüfungen fast immer durchfällt. Auch Excel Fahrtenbücher sind nicht erlaubt. Mittlerweile gibt es aber elektronische Fahrtenbücher. Diese häufig Cloud gestützten Softwarelösungen vereinfachen das Führen von Fahrtenbüchern für den Firmenwagen. Wir haben Ihnen zusammengestellt, worauf bei elektronischen Fahrtenbüchern zu achten ist.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen, entsteht ebenfalls ein geldwerter Vorteil. Diesen geldwerten Vorteil ermitteln Sie mit der 1 % Regelung oder mit einem Fahrtenbuch und weisen ihn der Lohnabrechnung des Mitarbeiters aus.

Wird das Auto dem Arbeitnehmer in seiner Freizeit jedoch ausschließlich entgeltlich überlassen, erfolgt eine Abrechnung mit einem Fahrtenbuch. In dieses trägt der Mitarbeiter private und geschäftliche Wege getrennt ein, damit man auf diese Weise den Firmenwagen versteuern kann.

Gehaltsumwandlung

Durch eine Gehaltsumwandlung können Sie als Arbeitgeber den geldwerten Vorteil reduzieren, so dass dem Arbeitgeber netto mehr auf seiner Gehaltsabrechnung verbleiben. Das funktioniert so:

• Der Arbeitnehmer erhält einen Firmenwagen
• Als Nutzungsentgelt kann die monatliche Leasingrate sowie eine pauschale Rate für die monatlichen Kosten für Benzin, Kfz-Versicherung und Kfz-Steuern vereinbart werden
• Der geldwerte Vorteil muss natürlich trotzdem berücksichtigt werden
• Die Rechnung lautet also: Bruttogehalt - Nutzungsentgelt + geldwerter Vorteil ergeben das zu versteuernde Monatsgehalt (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge)

Nehmen wir dazu ein Rechenbeispiel:

Fall der Zuzahlung

Zuzahlungen für den Dienstwagen sind regelmäßig vereinbarte Pauschalbeträge, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen monatlich bezahlt. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Vereinbarung eines pauschalen monatlichen Nutzungsentgelts
• Kilometerpauschale für private Fahrten
• (teilweise) Übernahme der Leasingraten
• Regelmäßige Zuzahlungen zum Kaufpreis

Welche Form der Zuzahlung Sie auch wählen, die Zuzahlung muss im Arbeitsvertrag mit Ihrem Mitarbeiter vereinbart sein.

Entgeltumwandlung oder Zuzahlung - was ist besser?

Die Zuzahlung ist dann nachteilig für den Arbeitnehmer, wenn sie den geldwerten Vorteil übersteigt. Denn anders als bei der Entgeltumwandlung kann der Arbeitnehmer die Differenz, um die eine Zuzahlung den geldwerten Vorteil übersteigt, steuerlich nicht geltend machen.

Sobald Sie mehrere Firmenwagen betrieblich nutzen, haben Sie einen Fuhrpark. Je größer der Fuhrpark, desto umfangreicher die Aufgaben. Die Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung bzw. im Flottenmanagement umfassen:

• Einheitliche Führung der Fahrzeug Akten: Fahrzeugbrief, Unterlagen Kauf bzw. Leasingverträge
• Tägliche Wartung der Fahrzeuge
• Überwachung der Kfz-Kosten
• Kontrolle des Tankverhaltens und Verwaltung von Tankkarten
• Einhaltung der vertraglichen Laufzeiten bzw. Nutzungskilometer im Falle eines Leasingvertrages
• Routenplanung
• Führerscheinkontrolle

Eine moderne Fuhrparkmanagementsoftware deckt die wichtigsten Aufgaben im Flottenmanagement ab. Für kleine Unternehmen gibt es mittlerweile Softwarelösungen, mit denen Sie diese Aufgaben mühelos erledigen, ohne dass Sie dafür einen Fuhrparkmanager einstellen müssen.