Für Akquise, Kundentermine oder den Transport von Gütern brauchen Sie als Unternehmer einen Firmenwagen. Der Firmenwagen ist außerdem ein interessantes Anreizinstrument, Mitarbeiter zu akquirieren und ans Unternehmen zu binden. Der Firmenwagen ist mit zahlreichen rechtlichen und steuerlichen Aspekten verbunden.
Besonders wichtig ist die Frage, wie Sie Ihren Firmenwagen versteuern: ob über die 1% Regelung oder mit einem Fahrtenbuch. Nutzen Sie hierzu unseren Firmenwagenrechner.
Die Szenarien für den Einsatz eines Firmenwagens sind vielfältig. Da ist beispielsweise der Handwerker, der einen neuen Transporter kauft, mit denen er die Fahrten für seine Kundenaufträge erledigt. Oder der Freiberufler, ein Trainer, der mit seinem Firmenwagen zu Kunden oder zu Workshops in Tagungshotels fährt. Oder der Unternehmer, der mit einem Dienstwagen Mitarbeiter an das Unternehmen binden möchte. Oder der Inhaber eines ambulanten Pflegedienstes, der alle Firmenfahrzeuge seiner Flotte optimal verwalten will. Vielleicht haben Sie als Selbstständiger auch ein Privatfahrzeug, das Sie ins Firmenvermögen übernehmen wollen. In all diesen Fällen stellen sich folgende Fragen:
Diese Kernfragen beantwortet unser Leitfaden zum Firmenwagen. Dabei gehen wir auch auf Fragen der E-Mobilität ein.
Ob sich für Sie das Führen eines Fahrtenbuchs lohnt oder ob Sie besser mit der 1% Regelung fahren, können Sie ganz einfach in Erfahrung bringen.
Zum FirmenwagenrechnerEinen Firmenwagen kaufen Sie im Prinzip ganz normal in einem Autohaus oder von Onlineanbietern. Dort finden Sie auch spezielle Angebote für Unternehmer und Selbstständige. Das können Neuwagen genauso sein, wie Jahreswagen oder Gebrauchtfahrzeuge. Wenn Sie mehrere Firmenfahrzeuge für Ihren Fuhrpark kaufen, finden Sie bei den Anbietern häufig spezielle Flottenangebote.
Der Kauf eines Firmenwagens ist eine Investition ins Anlagevermögen und in Ihre Geschäftsausstattung. Hier stellen sich Fragen der Finanzierung und des Liquiditätsmanagements. Der Kauf bindet Kapital und belastet die Liquidität. Die Fremdfinanzierung mit einem Firmenkredit verschlechtert zudem die Eigenkapitalquote. Daher will ein Kauf gut überlegt sein. Hinzu kommt die Frage, wie Sie Ihren Firmenwagen korrekt abschreiben.
Wie jedes Investitionsobjekt können Sie ein Firmenfahrzeug abschreiben. Die gesetzlichen Regelungen hierzu sind grundsätzlich einfach. Sie schreiben den Firmenwagen über 6 Jahre linear ab. Basis für die Berechnung der Abschreibungen sind die Anschaffungskosten des Fahrzeugs. Die Anschaffungskosten setzen sich zusammen aus dem Kaufpreis sowie den Extras, beispielsweise dem Navigationsgerät, der Anhängerkupplung oder speziellen Scheinwerfern.
Erläutern wir die Berechnung der Abschreibungen für den Dienstwagen an einem Beispiel.
| Berechnung der Abschreibung | ||
| Kaufpreis | 24.000 € | |
| + | Extras (Anhängerkupplung, Anhänger) | 3.000 € |
| = | Anschaffungskosten | 27.000 € |
| => | Jährliche Abschreibung über 6 Jahre (AfA) | 4.500 € |
Wenn Sie per Fahrtenbuch nachweisen, dass Sie den Firmenwagen zu über 90% betrieblich nutzen, dann können Sie im ersten Jahr eine zusätzliche Sonderabschreibung von 20 % geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Betriebsvermögen weniger als 235.000 € beträgt oder Ihr Gewinn pro Jahr 100.000 € nicht übersteigt. In unserem Beispiel würde das bedeuten:
| Beispiel Sonderabschreibung von 20% | |
| Anschaffungskosten | 27.000 € |
| => Sonderabschreibung Jahr 1 | 5.400 € |
| reguläre Abschreibung | 4.500 € |
| Abschreibungen Jahr 1 GESAMT | 9.900 € |
Diese Sonderabschreibung muss übrigens nicht im ersten Jahr in Anspruch genommen werden, sondern kann frei über die ersten 5 Jahre verteilt werden. Voraussetzung ist, wie oben erwähnt, ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch.
Das Firmenwagen Leasing ist zunächst schonender für Ihre Liquidität, da Sie über die Leasingraten eine monatliche Belastung haben. Natürlich steigen damit gleichzeitig die monatlichen Fixkosten. Beim Firmenwagen Leasing sind folgende Kosten steuerlich abzugsfähig:
Folgende Punkte sollten Sie beim Firmenwagen Leasing ebenfalls berücksichtigen:
Leasing bietet Ihnen heute nahezu jeder Automobil-Hersteller, ganz gleich ob Firmenwagen Leasing oder Leasing für Transporter. Ansonsten können Sie Portale aufsuchen, die Ihnen Angebote für Firmenwagen Leasing oder Transporter Leasing übersichtlich präsentieren. Dazu zählen:
Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten Entscheidungskriterien sowie die Vorteile und Nachteile übersichtlich zusammen:
| Kriterien | Kauf Firmenwagen | Firmenwagen Leasing | ||
| Liquidität | (-) | Starke Belastung | (+) | geringe Belastung |
| Eigenkapital | (-) | Eigenkapital-Quote verschlechtert sich bei Finanzierung durch Firmenkredit | (+) | keine direkte Belastung des Eigenkapitals |
| Vertragliche Verpflichtungen | (+) | Sie können frei über den Firmenwagen verfügen | (-) | Strenge Regulierungen im Leasingvertrag bezüglich Kilometerleistung pro Jahr; strenge Auflagen, was die Rückgabe des Firmenwagens angeht. |
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Beitrag zum Firmenwagen-Leasing.
Zu den Betriebskosten eines Firmenfahrzeugs zählen:
Ob Sie Kosten für Anschaffung, Haltung und Nutzung Ihres Betriebswagens steuerlich geltend machen können, hängt davon ab, ob das Finanzamt eine betriebliche Nutzung des Fahrzeugs anerkennt. Hier gibt es 3 Szenarien:
Wenn Sie den Firmenwagen zu wenigstens 50 % der Fahrten betrieblich nutzen, zählt der Dienstwagen zum betriebsnotwendigen Vermögen. Wie weisen Sie die betriebsnotwendige Nutzung von über 50% nach? Dies ergibt sich entweder aus Ihrem Beruf, weil Sie beispielsweise als freier Handelsvertreter oder als Handwerker einen Firmenwagen notwendigerweise brauchen. Wenn dies nicht klar ist, müssen Sie dem Finanzamt Beweise vorlegen. Am besten ist das sogenannte einfache Fahrtenbuch, in dem Sie über 3 Monate lückenlos Ihre Fahrten zu Kunden belegen. Alternativ sammeln Sie Belege oder nehmen Ihren Terminkalender als Beweis für die betrieblichen Fahrten. Das einfache Fahrtenbuch hat nichts mit dem Fahrtenbuch zu tun, mit dem Sie den geldwerten Vorteil der Privatnutzung versteuern.
Hier gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten
In diesem Fall können Sie als Unternehmer entscheiden, ob Ihr Fahrzeug zum Firmenvermögen oder zum Privatvermögen gehört.
In diesem Fall ist Ihr Firmenwagen ein sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie ein lückenloses Fahrtenbuch für die Nutzung des Dienstwagens führen. Das Fahrtenbuch ermittelt dann den Anteil betrieblicher und privater Fahrten. Auf dieser Grundlage werden dann die Betriebskosten des Firmenwagens anteilig den Betriebsausgaben zugerechnet. Weist das Fahrtenbuch Lücken auf oder ist fehlerhaft, kann das Finanzamt den Anteil privater Fahrten schätzen.
Beispiel: Sie haben einen Tankbeleg über 100€. Ihr Fahrtenbuch weist eine betriebliche Nutzung von 40% aus. Dann können Sie von den 100 € immerhin 40 € als Betriebskosten geltend machen.
In diesem Fall können Sie keinerlei Kosten als Betriebskosten steuerlich geltend machen. Kosten für Benzin, Reparaturen müssen Sie dann privat bezahlen. Wenn Sie mit dem Privatfahrzeug eine Geschäftsreise machen, können Sie Ausgaben als Reisekosten geltend machen.
Am Schluss dieses Abschnitts haben wir diese 3 Fälle noch einmal zusammengefasst.
| Anteil der betrieblichen Nutzung | |||
| Unter 10% | Zwischen 10 - 50% | Über 50% | |
| Privat oder Firmenvermögen | Privatvermögen | Wahl zwischen Privat und Firmenvermögen | Firmenwagen gehört zwingend zum Firmenvermögen |
| Nachweis Firmenvermögen | nicht erforderlich | einfaches Fahrtenbuch | einfaches Fahrtenbuch |
| Versteuerung Privatanteil | |||
| * als Unternehmer | ./. | Fahrtenbuchmethode zwingend vorgeschrieben | Wahlrecht zwischen 1% Regelung und Fahrtenbuch |
| * als Arbeitnehmer | ./. | Wahlrecht zwischen 1% Regelung und Fahrtenbuch | Wahlrecht zwischen 1% Regelung und Fahrtenbuch |
Im nächsten Abschnitt erläutern wir die 1% Regelung und die Fahrtenbuchmethode genauer.
Wenn Sie als Selbstständiger der Firmenwagen für private Zwecke nutzen, wird dies als geldwerter Vorteil gewertet. Darauf ist Einkommensteuer zu zahlen. Zur Ermittlung der Höhe des geldwerten Vorteils stellt das Finanzamt zwei Varianten zur Auswahl.
Bei der 1 % Regelung wird der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zugrunde gelegt und monatlich 1 % dieses Werts als geldwerter Vorteil angerechnet. Hinzu kommt ggf. noch die Fahrt vom Wohnort zur Arbeit. Hier wird die Entfernung mit 0,03 % des Bruttolistenpreises multipliziert und als geldwerter Vorteil monatlich angerechnet. Geht man also von einem Bruttolistenpreis von 30.000 € und einer täglichen Fahrt zur und von der Arbeit in Höhe von 30 km aus ergibt sich ein geldwerter Vorteil von zusammen 570 €, die monatlich zu versteuern sind.
So rechnen Sie richtig:
| Beispielrechnung 1% Regelung | Werte und Berechnung |
| Grundlage ist der Bruttolistenistenpreis | 30.000 € |
| 1% des Listenpreises sind: | 300 € |
| Pro km sind 0,03% des Listenpreises zu versteuern | 9 € |
| Einfache Wegstrecke Wohnung - Arbeitsplatz | 30 km |
| => Versteuerung Arbeitsweg | 270 € |
| Gesamt zu versteuern sind monatlich: | 561 € |
Wer nicht pauschal besteuert werden möchte, muss ein lückenloses Fahrtenbuch führen. Dementsprechend wird dann der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung ermittelt und für die Besteuerung zugrunde gelegt. Erfahren Sie in einem gesonderten Beitrag, welche Anforderungen das Finanzamt im Detail an das Fahrtenbuch stellt.
Als Selbstständiger wählen Sie mit Abgabe Ihrer Steuererklärung, ob Sie mit der 1 % Regelung oder per Fahrtenbuch den Firmenwagen versteuern wollen. Sprechen Sie hier auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater über den steuerlich optimalen Weg.
Lesen Sie, wie das elektronische Fahrtenbuch funktioniert, welche Vorteile es hat und welche Anbieter es gibt.
Zum Vergleich elektronischer FahrtenbücherBeim Elektrofahrzeug halbiert sich der geldwerte Vorteil. Man spricht daher auch von der 0,5% Regelung, weil hier nur der halbe Listenpreis für die Berechnung des geldwerten Vorteils angesetzt wird. Diese Regelung gilt für Fahrzeuge, die zwischen 2019 und 2020 angeschafft wurden. Das gilt auch für Hybridfahrzeuge, wenn der CO2-Ausstoß weniger als 50g/km beträgt und wenn die Reichweite des reinen E-Antriebs mindestens 40 Kilometer umfasst.
Außerdem gelten Vergünstigungen für das Aufladen eines Elektrofahrzeugs, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Kosten für das Aufladen erstatten:
Ein Elektrofahrzeug ist für 10 Jahre von der Kfz-Steuer befreit.
Wählen Sie das Fahrtenbuch zur Versteuerung des geldwerten Vorteils eines Firmenfahrzeugs, stellt das Finanzamt hohe Anforderungen. Lückenlose und plausible Aufzeichnung jeder Fahrt lautet die Devise. Sie müssen jede Fahrt aufzeichnen und folgende Angaben machen:
Ein Fahrtenbuch handschriftlich zu führen, ist mühselig und mit Fehlern behaftet. Erfahrene Steuerberater berichten, dass ein handschriftliches Fahrtenbuch bei Betriebsprüfungen fast immer durchfällt. Auch Excel Fahrtenbücher sind nicht erlaubt. Mittlerweile gibt es aber elektronische Fahrtenbücher. Diese häufig Cloud gestützten Softwarelösungen vereinfachen das Führen von Fahrtenbüchern für den Firmenwagen. Wir haben Ihnen zusammengestellt, worauf bei elektronischen Fahrtenbüchern zu achten ist.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen, entsteht ebenfalls ein geldwerter Vorteil. Diesen geldwerten Vorteil ermitteln Sie mit der 1 % Regelung oder mit einem Fahrtenbuch und weisen ihn der Lohnabrechnung des Mitarbeiters aus.
Wird das Auto dem Arbeitnehmer in seiner Freizeit jedoch ausschließlich entgeltlich überlassen, erfolgt eine Abrechnung mit einem Fahrtenbuch. In dieses trägt der Mitarbeiter private und geschäftliche Wege getrennt ein, damit man auf diese Weise den Firmenwagen versteuern kann.
Durch eine Gehaltsumwandlung können Sie als Arbeitgeber den geldwerten Vorteil reduzieren, so dass dem Arbeitgeber netto mehr auf seiner Gehaltsabrechnung verbleiben. Das funktioniert so:
Nehmen wir dazu ein Rechenbeispiel:
| Rechenbeispiel: Firmenwagen mit Gehaltsumwandlung | |||
| Summen | Kommentar | ||
| Bruttolohn /-gehalt | 4.000 € | ||
| - Nutzungsentgelt | - | 690 € | Wird als Gehaltsumwandlung vom Bruttogehalt abgezogen |
| + geldwerter Vorteil | + | 450 € | ermittelt über 1% Regelung oder Fahrtenbuch |
| Zu versteuern | = | 3.760 € | Auf diesem Betrag ermitteln sich Nettolohn, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer |
Zuzahlungen für den Dienstwagen sind regelmäßig vereinbarte Pauschalbeträge, die der Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen monatlich bezahlt. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Welche Form der Zuzahlung Sie auch wählen, die Zuzahlung muss im Arbeitsvertrag mit Ihrem Mitarbeiter vereinbart sein.
Die Zuzahlung ist dann nachteilig für den Arbeitnehmer, wenn sie den geldwerten Vorteil übersteigt. Denn anders als bei der Entgeltumwandlung kann der Arbeitnehmer die Differenz, um die eine Zuzahlung den geldwerten Vorteil übersteigt, steuerlich nicht geltend machen.
Firmenwagen für Ihre Mitarbeiter? Fragen Sie in jedem Fall Ihren Steuerberater nach der optimalen Lösung für Unternehmen und Arbeitnehmer.
Steuerberater findenSobald Sie mehrere Firmenwagen betrieblich nutzen, haben Sie einen Fuhrpark. Je größer der Fuhrpark, desto umfangreicher die Aufgaben. Die Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung bzw. im Flottenmanagement umfassen:
Eine moderne Fuhrparkmanagementsoftware deckt die wichtigsten Aufgaben im Flottenmanagement ab. Für kleine Unternehmen gibt es mittlerweile Softwarelösungen, mit denen Sie diese Aufgaben mühelos erledigen, ohne dass Sie dafür einen Fuhrparkmanager einstellen müssen.
Die Anzahl der Firmenfahrzeuge sollte angemessen sein. Wenn Sie mehrere Firmenwagen haben, werden alle Fahrzeuge mit der 1% Regelung versteuert, es sei denn, Sie können die Finanzverwaltung davon überzeugen, dass Sie alle Fahrzeuge betrieblich nutzen.
Hier gilt der Grundsatz der Angemessenheit. Kauft sich der Eisdielenbesitzer einen Ferrari, kann es sein, dass die Finanzverwaltung nur einen Teil der Fahrzeugkosten steuerlich anerkennt.
Hier gibt es keine spezifischen Regeln. Wenn ein Freiberufler einen Firmenwagen zu über 50% betrieblich benötigt, hat er bei der Versteuerung die Wahl zwischen 1% Regelung oder Fahrtenbuch-Methode. Wenn er den Firmenwagen kauft, muss er die Investition abschreiben und die Abschreibungen in seiner EÜR berücksichtigen. Leasingraten werden ebenfalls als Betriebsausgaben in seiner EÜR erfasst.
Hier müssen Sie unterscheiden, was Sie als Einzelunternehmer definieren. Ist der Einzelunternehmer Kleingewerbetreibender, gelten die gleichen Regeln, wie beim Freiberufler. Ist der Einzelunternehmer eingetragener Kaufmann gilt bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils das Gleiche wie beim Freiberufler oder beim Kleingewerbetreibenden (1% Regelung oder Fahrtenbuch Methode). Beim Kauf muss er den Firmenwagen bilanzieren. Das Fahrzeug ist dann ein Gegenstand des Anlagevermögens, Abschreibungen und Betriebskosten erscheinen als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung.
Ist der Einzelunternehmer Geschäftsführer einer 1-Personen-GmbH, gelten die Regeln für den GmbH Geschäftsführer.
Für die GbR gelten ebenfalls keine speziellen Regeln. Es ist aber sinnvoll, Fragen zum Firmenwagen im Gesellschaftsvertrag der GbR zu regeln. Gleiches gilt für Gesellschafter einer OHG oder einer KG.
Auch hier gelten alle wichtigen Regeln zum Anteil der betrieblichen Nutzung und zur Versteuerung des geldwerten Vorteils. Zu überlegen ist sicherlich, ob es nicht besser ist, das Fahrzeug privat zu halten und nur betrieblich veranlasste Fahrten als Reisekosten steuerlich geltend zu machen.
Bezüglich Firmenwagen wird ein GmbH Geschäftsführer wie ein Mitarbeiter behandelt. Das bedeutet, dass auch im Falle einer betrieblichen Nutzung von unter 50% ein Wahlrecht zwischen der 1% Regelung und der Fahrtenbuchmethode besteht. Wichtig ist auch, auf die Angemessenheit des Firmenwagens zu achten. Darüber hinaus sollte der Firmenwagen im Geschäftsführervertrag geregelt sein.
Holen Sie sich in speziellen Einzelfragen zum Firmenwagen den Rat eines Steuerberaters.
Hier finden Sie gute SteuerberaterWenn Sie sich einen Firmenwagen anschaffen, sollten Sie zunächst die Frage Leasing oder Kauf klären. Nachteil beim Kauf ist die Belastung der Liquidität, Nachteil beim Leasing sind Verpflichtungen aus dem Leasingvertrag. Dann sollten Sie klären, ob Ihr Firmenwagen Teil des betrieblichen Vermögens ist. Bei einer betrieblichen Nutzung von über 50% ist der Firmenwagen notwendiges Betriebsvermögen, Ist der Firmenwagen Teil des Betriebsvermögens, können Sie alle Fahrzeugkosten steuerlich geltend machen. Den geldwerten Vorteil der Privatnutzung versteuern Sie mit der 1% Regelung oder der Fahrtenbuch-Methode. Nutzen Sie den Firmenwagenrechner und entscheiden Sie dann, welche Variante für Sie besser ist. Elektrofahrzeuge werden aktuell gefördert, daher wird nur die Hälfte des geldwerten Vorteils angesetzt.
Haben Sie mehrere Firmenwagen, also einen sogenannten Fuhrpark, nehmen Aufgaben und Aufwand der Fuhrparkverwaltung zu. Hier sollten Sie über digitales Flottenmanagement mit Hilfe einer Fuhrpark-Software nachdenken. Damit haben Sie weniger Arbeit im Büro und die modernen System lohnen sich bereits ab einer Fuhrparkgröße von 2 Fahrzeugen.