- Die BWA zeigt während des Geschäftsjahrs Umsätze, Kosten sowie den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens.
- Die BWA ist die wichtigste Auswertung für die Hausbank neben Bilanz/GuV und EÜR.
- Grundlage der BWA sind die aktuellen Zahlen aus der Buchhaltung.
- Wer eine BWA erstellen will, benötigt eine Buchhaltungssoftware. Excel ist dafür ungeeignet.
- Kennzahlen machen die BWA vergleichbar: Die wichtigsten sind die Wareneinsatzquote, die Personalkostenquote und die Umsatzrendite
| Was ist eine BWA?
Die BWA ist eine monatliche Übersicht. Sie zeigt 3 wichtige Geschäftszahlen:
- Umsatz: Wieviel hat ihr Unternehmen verkauft?
- Kosten: Welche Kosten sind dabei angefallen?
- Gewinn/Verlust: Was ist unterm Strich übrig geblieben?
Die folgende Abbildung zeigt den grundsätzlichen Aufbau einer BWA.
Die Abbildung zeigt den Umsatz, typische Kosten wie den Einkauf von Waren, die Personalkosten, also Löhne und Gehälter, die Raumkosten und sonstige Kosten.
Ergänzt werden die Zahlen zu Umsatz und Kosten durch Kennzahlen. Die Abbildung zeigt typische Umsatzkennzahlen. Etwa:
- Personalquote: Wie hoch ist der Anteil der Löhne/Gehälter am Umsatz?
- Umsatzrendite: Wie hoch ist der Anteil des Gewinns am Umsatz?
Im Beispiel sehen Sie eine Personalquote von 10 % sowie eine Umsatzrendite von ebenfalls 10 %.
Eine Beispiel-BWA bieten wir Ihnen in unserem Download-Paket. Darin finden Sie alle wichtigen BWA-Varianten, die in der Praxis eine Rolle spielen.
Sind die BWA-Zahlen brutto oder netto?
Die BWA-Zahlen sind immer Nettozahlen.
Beispiel: Ein Unternehmer macht einen Monatsumsatz von 119.000 € brutto. Dann erscheint in der BWA beim Umsatz die Zahl 100.000 € netto.
Woher kommen die Zahlen in der BWA?
Die Umsatz- und Kostenpositionen in der BWA stammen aus der Buchhaltung. Und zwar von den Konten, auf die gebucht wurde. Nehmen wir die 100.000 € der Position „Umsatz“ in der obigen Abbildung.
Dieser Umsatz von 100.000 € entstand in unserem Beispiel aus:
- 50.000 € Umsatz sind E-Commerce-Umsatz, bzw. stammen vom Konto „Umsatz E-Commerce“.
- 50.000 € Umsatz stammen aus dem Ladengeschäft, bzw. vom Konto „Umsatz Laden“.
Wer mit einem Steuerberater arbeitet, bekommt in der Regel zur BWA eine Kontenübersicht mit allen Konten und Buchungen. Eine solche Liste wird auch Summen- und Saldenliste (SuSa) genannt.
Häufige Fragen zur BWA
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine BWA zu erstellen. Die Hausbank verlangt aber eine BWA bei jedem Kreditantrag. Wer als Selbstständiger eine Wohnung mieten oder ein Auto leasen möchte, benötigt als Einkommensnachweis eine BWA.
Jeder erfolgreiche Unternehmer sollte sich mit der BWA darüber informieren, ob sein Unternehmen Gewinne oder Verluste macht.
Eine BWA hat einen ähnlichen Aufbau wie eine Gewinn- und Verlustrechnung. Die BWA weist den Gewinn für einen Monat, ein Quartal oder ein Halbjahr aus. Die Gewinn- und Verlustrechnung weist dagegen den Gewinn immer für ein volles Geschäftsjahr aus und ist für das Finanzamt die offizielle Gewinnermittlung.
Der Aufbau einer Gewinn- und Verlustrechnung ist gesetzlich geregelt. Das ist bei der BWA nicht der Fall.
Grob gesagt sind es drei Positionen, die wichtig sind:
- Umsatz: Wieviel hat das Unternehmen verkauft
- Kosten: Welche Kosten sind dabei entstanden
- Gewinn/Verlust: Was ist letztlich übrig geblieben?
Diese Positionen lassen sich ausdifferenzieren. Die Kosten gliedern sich in der Regel auf in Personalkosten, Raumkosten, Kfz-Kosten und sonstige Kosten. Je nach Geschäftsmodell und Branche sind etwa bestimmte Kosten wichtiger als andere. Im Handel und im Handwerk ist der Waren- bzw. Materialverbrauch sehr wichtig. Bei den meisten Unternehmen sind die Personalkosten eine entscheidende Größe.
Eine gute BWA zeigt exakt, wie hoch der Gewinn/Verlust ist und wie der Gewinn aus Umsätzen und Kosten entstanden ist. Je ordentlicher die Buchhaltung, desto besser bzw. aussagekräftiger die BWA. Denn die BWA beruht auf den Daten der Buchhaltung.
| Warum ist eine BWA so wichtig?
Eine BWA hat insgesamt drei wichtige Funktionen:
- Steuerungsinstrument: Laufen Kosten aus dem Ruder, sind Maßnahmen zur Kostensenkung angesagt.
- Nachweis der Kreditwürdigkeit: Aus Sicht der Hausbank ist ein Unternehmen dann kreditwürdig, wenn die Ertragskraft hoch ist.
- Einkommensnachweis: Will ein Selbstständiger eine Wohnung mieten oder ein Kfz leasen, muss er seine BWA als Einkommensnachweis vorlegen.
Denn die BWA zeigt, ob das Unternehmen einen Gewinn erwirtschaftet und wie sich Umsätze und Kosten entwickeln. Erfolgreiche Unternehmer arbeiten daher aktiv mit der BWA.
Mit der BWA das Unternehmen steuern
Die Zahlen der BWA zeigen Ihnen, ob Ihr Unternehmen auf Kurs ist. Stellen Sie folgende Fragen, wenn Sie Ihre BWA lesen und interpretieren:
- Laufen die Umsätze nach Plan?
- Wie entwickeln sich die Kosten? Insbesondere hohe Kostenblöcke wie die Personalkosten?
- Wo sind die Kosten zu hoch? Wie kann ich Kosten einsparen?
- Was läuft gut? Was sollte ich weiter verfolgen?
Mit der BWA planen
Die BWA unterstützt Sie in zwei Bereichen der Planung:
- Bei steuerlichen Strategien für das aktuelle Geschäftsjahr
- Bei der Finanzplanung für das nächste Geschäftsjahr
Idealerweise beginnen Sie mit den Planungen bereits nach Abschluss des 3. Quartals eines Geschäftsjahres.
Steuerliche Strategien für das aktuelle Geschäftsjahr
Wenn Sie im 3. oder zu Beginn des 4. Quartals eines Geschäftsjahres für das Gesamtjahr einen Gewinn prognostizieren, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater folgende Dinge besprechen:
- Welche steuerlichen Optimierungsmöglichkeiten haben Sie, die im letzten Quartal eingeleitet werden können?
- Sollen Investitionen vorgezogen werden, um den Gewinn zu steuern.
- Wieviel Geld muss ich für voraussichtliche Steuerzahlungen zurücklegen.
Interessante Tipps zum Steuern sparen finden Sie in unserem Artikel zum Thema Betriebsausgaben.
Finanzplanung für das folgende Geschäftsjahr
Die aktuellen Zahlen der BWA nutzen Sie, um Umsätze, Kosten und Gewinne des folgenden Geschäftsjahrs zu planen.
| Die BWA aus Sicht der Bank
Die BWA ist neben dem Jahresabschluss (Bilanz/GuV bzw. EÜR) das entscheidende Dokument, mit dem Banker ihre Kreditwürdigkeit beurteilen.
Brauchen Sie einen Kredit, will Ihre Bank eine aktuelle BWA sehen. Von Ihrem Banker hören Sie dann den typischen Satz: „Schicken Sie mir bitte die aktuelle BWA.“
Neben der BWA verlangen die Banker zusätzlich die SuSa. Denn die SuSa zeigt für die Kreditsachbearbeiter weitere wichtige Konten, etwa:
- Konto Lieferantenverbindlichkeiten: Wie hoch sind die offenen Lieferantenrechnungen?
- Konto Vorräte: Wie groß ist der aktuelle Warenbestand?
- Konten der Darlehen: Welche Kredite laufen bei anderen Banken?
Warum ist das wichtig? Banken wollen das Risiko einer Zahlungsunfähigkeit des Kreditgebers abschätzen. Zu hohe offene Lieferantenrechnungen, zu hohe Kredite bei anderen Banken sind ein Risiko: Offene Rechnungen müssen bezahlt, Kredite getilgt werden.
| Aufbau der BWA und Kennzahlen
Drei Dinge sind wichtig, um den Aufbau einer BWA zu verstehen:
- Der Zeitraum der BWA
- Die Geschäftszahlen: Umsatz, Kosten, Ergebnis bzw. Gewinn oder Verlust
- Kennzahlen: etwa die Personalkostenquote oder die Umsatzrendite
Zeiträume der BWA: 1 Monat, 12 Monate, Vergleichszeiträume
Es gibt nicht die eine Form der BWA, sondern es gibt mehrere BWA-Formen. Die wichtigsten stellen wir in diesem Abschnitt vor.
Auswertung für 1 Monat: die Standard-BWA
Das ist die BWA mit den BWA-Positionen sowie Umsatz- und Kostenkennzahlen. So wie sie die folgende Grafik zeigt.
BWA Jahresübersicht
Die BWA Jahresübersicht zeigt die BWA über ein gesamtes Jahr. Vorteile dieser Darstellungsweise sind:
- Abweichungen im Zeitablauf: In der Jahresübersicht fallen sie auf
- Saisonale Schwankungen aufgezeigt: Etwa zunehmende Umsätze im November/Dezember wegen des Weihnachtsgeschäfts
Die folgende Abbildung zeigt dies beispielhaft.
| Branchenspezifische BWAs
Branchenspezifische BWAs berücksichtigen bei den BWA-Positionen Umsatz und Kosten die Besonderheiten der jeweiligen Branche.
Handwerk und Handel
Handwerker und Händler verwenden in der Regel die Standard-BWA. Sie berücksichtigt bei der Berechnung 2 wichtige Positionen:
- Waren- / Materialverbrauch: Verkauft ein Händler eine Ware oder liefert ein Handwerker einen Tisch, so fließt Ware bzw. Material vom Lager ab.
- Eigenleistungen: Betrifft insbesondere Handwerker. Hat ein Handwerker ein Regal erstellt, aber noch nicht verkauft, so hat er ja trotzdem eine Leistung erbracht.
Ärzte-BWAs
Die BWAs von Ärzten zeigen auf der Umsatzseite ausdifferenzierte Positionen, so die Umsätze aus:
- Kassenleistungen bzw. Überweisungen der Krankenkasse
- Umsätze mit Privatpatienten
- Honorare für Selbstzahler-Leistungen
BWAs für Freiberufler und Kleingewerbe
Freiberufler und Kleingewerbe verwenden die Einnahmen-Ausgaben-BWA. Sie weist zusätzlich die Umsatzsteuer aus. Und zwar auf zweierlei Art:
- Die Umsatzsteuer aus gestellten Kundenrechnungen gehört zu den Einnahmen bzw. Umsätzen.
- Die in Lieferantenrechnungen enthaltene Umsatzsteuer (=Vorsteuer) gehört zu den Kosten.
| Eine BWA lesen, verstehen und auswerten
Eine BWA lesen, verstehen und auswerten heißt:
- Wissen, auf welche Zahlen es ankommt
- Verstehen, wie der Gewinn aus Umsatz und Kosten entsteht
- Kennzahlen kennen, um die aktuelle Lage zu beurteilen
Wer all dies versteht, ist in der Lage, sein Unternehmen besser zu steuern und sich in seinen Sparringspartner bei Kreditverhandlungen hineinzuversetzen.
BWA-Beispiel als Grundlage für die Auswertungen
Mit der folgenden Grafik haben wir eine Standard-BWA von DATEV vereinfacht abgebildet.
Wichtige BWA-Positionen
- Umsatz und Rohertrag: Wieviel habe ich verkauft und wieviel Ware oder Material musste ich dafür aufwenden?
- Gesamtkosten: Wie hoch sind meine Betriebskosten, etwa meine Personalkosten, meine Raumkosten usw.
- Betriebsergebnis: Was bleibt übrig, wenn ich vom Rohertrag die Gesamtkosten abziehe.
- Neutrales Ergebnis: Was habe ich an Zinsen bezahlt bzw. an Zinserträgen eingenommen?
- Ergebnis vor Steuern: Das ist der Gewinn vor Steuern. Was bleibt übrig, wenn ich vom Betriebsergebnis das neutrale Ergebnis abziehe
- Vorläufiges Ergebnis: Gewinn nach Abzug der Steuern
Diese Zahlen zu verstehen, ist essenziell: Im Bankgespräch sollten Sie diese Zahlen in und auswendig kennen und zu jeder Frage dazu qualifiziert antworten.
Eine BWA zeigt neben den Zahlen zu Umsatz, Kosten und Gewinn sogenannte Kennzahlen. In der Praxis am wichtigsten sind die Umsatzkennzahlen, siehe der folgende Abschnitt.
Umsatzkennzahlen
Umsatzkennzahlen sind folgendermaßen definiert:
- BWA-Position / Umsatz
- Beispiel: Wareneinsatzquote = Warenverbrauch / Umsatz
Die 4 wichtigsten Umsatzkennzahlen zeigt die folgende Grafik.
Bei den Umsatzkennzahlen gibt es insgesamt 4 wichtige Quoten, die jeden Unternehmer interessieren. Wie lesen und interpretieren Sie diese Kennzahlen?
- Wareneinsatzquote: Wie hoch ist der Anteil des Warenverbrauchs am Umsatz? Im Beispiel sind es 50 %.
- Personalkosten-Quote: Wie hoch ist der Anteil der Personalkosten am Umsatz? Im Beispiel sind es 10 %.
- EBIT-Marge: Wie hoch ist der Anteil des Betriebsergebnisses am Umsatz? Im Beispiel sind es 15,2 %.
- Umsatzrendite: Wie hoch ist der Anteil des Gewinns vor Steuern am Umsatz? Im Beispiel sind es 10 %.
Weitere wichtige Kennzahlen
Neben den Umsatzquoten zeigt eine DATEV-Standard BWA sogenannte Gesamtkostenquoten und Personalquoten:
- Gesamtkostenquoten = Kostenart / Gesamtkosten; sie zeigen den Anteil bestimmter Kostenarten an den Gesamtkosten.
- Personalquoten = Umsatz / Personalkosten oder Rohertrag / Personalkosten; sie zeigen die Produktivität des Personal.
Diese speziellen Quoten erläutern wir im Detail in unserem Detail-Ratgeber „BWA lesen und verstehen“.
| Wie erstellen Sie eine BWA?
Eine BWA erstellen Sie auf der Basis ihrer gebuchten Belege. Grundsätzlich gilt: Um eine BWA zu erstellen, benötigen Sie ein Buchhaltungsprogramm.
Die 3 Möglichkeiten, eine BWA zu erstellen, sind:
- Der Steuerberater macht die BWA
- Sie machen die BWA mit einer Buchhaltungssoftware
- Sie machen die BWA mit Excel
Grundvoraussetzung in allen 3 Fällen sind stimmige Buchhaltungsdaten. Das bedeutet: Kundenrechnungen, Belege und Geschäftskonto sind vollständig und korrekt gebucht.
#1 Die BWA vom Steuerberater
Steuerberater verfügen über optimale Möglichkeiten, BWAs jeglicher Art zu erstellen. In der Regel erhalten Sie die BWA vom Steuerberater jeden Monat.
#2 BWA mit Buchhaltungsprogramm selbst erstellen
Buchhaltungsprogramm erlauben Ihnen, BWAs täglich zu erstellen. Voraussetzung: Alle Belege, Rechnungen und Konten sind gebucht.
Die folgende Abbildung zeigt ein BWA-Beispiel von sevdesk.
Außerdem zeigen die meisten Buchhaltungsprogramme bereits auf der Startseite Statistiken an, wie es um die Gewinne des Unternehmens steht.
Was also sind die Vorteile und Nachteile eines Buchhaltungsprogramms für die BWA?
#3 BWA mit Excel erstellen
Eine BWA mit Excel ist nur dann praktikabel, wenn die BWA-Excelmappe mit Buchhaltungsdaten verknüpft ist. Da haben wir 2 Möglichkeiten:
- Erfassen von Buchhaltungsbelegen in Excel: Das funktioniert nur bei sehr wenigen Belegen und Rechnungen pro Monat.
- Verknüpfen der Excel-Mappe mit der Summen- und Saldenliste: Das ist aber nur Profis mit umfassenden Excel-Kenntnissen vorbehalten.
Für-Gründer.de bietet Ihnen eine Excelmappe, in der Sie Belege erfassen, die dann über Verknüpfungen eine BWA erstellt. Sinnvoll ist das aber nur, wenn Sie maximal 10 Belege pro Monat buchen.
Diese Excel-Datei können Sie bei uns anfordern und herunterladen.
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