BWA erstellen und lesen mit BWA-Beispiel

In der BWA sind die Umsätze eines Unternehmens, die direkten und die laufenden Kosten sowie Zinsen dargestellt. Die BWA gibt einen Einblick in die Ertragslage des Unternehmens im laufenden Geschäftsjahr. Der Aufbau der BWA sieht wie folgt aus:

Umsatz
- direkte Kosten
= betrieblicher Rohertrag
- laufende Kosten
= EBIT bzw. Betriebsergebnis
- Zinsen
= vorläufiges Ergebnis

Die BWA erstellt typischerweise der Steuerberater. Grundsätzlich kann jeder die BWA erstellen, der für die Fertigstellung der Buchhaltung in einem bestimmten Zeitraum verantwortlich ist. Auch der Unternehmer, der selbst bucht, kann die BWA erstellen. 

Es gibt 3 grundsätzliche Darstellungen:

• Vergleichs-Darstellung: Vergleicht die eigenen Zahlen mit dem Vorjahr oder mit Werten der Branche
• BWA im Wertevergleich: Hier werden zu jeder BWA-Position die dazugehörigen Konten gezeigt, beispielsweise Kostenkonten.
• BWA als Zeitreihe: Hier sieht der Unternehmer sämtliche Monate eines Jahres und die dazugehörigen BWA-Positionen (Umsatz, Kosten, etc.) auf einen Blick

Mit der Branchenvergleichs-BWA können Unternehmer ihre Geschäftszahlen mit typischen Branchenwerten vergleichen. Die Daten zum Branchenvergleich stammen aus dem Datenpool der DATEV. Wer mit einem DATEV-Steuerberater arbeitet, sollte von Zeit zu Zeit die Branchenvergleichs-BWA für sein Unternehmen anfordern.

Die Daten der BWA stammen aus der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Ist ein bestimmter zeitlicher Abschnitt eines Jahres gebucht, z.B. ein Monat oder ein Quartal, bekommt der Unternehmer die BWA im Rahmen weiterer Buchhaltungsunterlagen.

Die BWA wird mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware erstellt. Steuerberater liefern dem Unternehmer in der Regel die BWAs aus dem Programm DATEV. Voraussetzung für eine aussagestarke BWA ist die vollständige Buchung aller Geschäftsvorfälle. Dazu ist eine gute Belegführung, fehlerfreies und vollständiges Erfassen der Belege in der Buchhaltungssoftware notwendig. Die Auswertung selbst erfolgt per Knopfdruck.

In der Praxis erstellt der Steuerberater die BWA nach Abschluss der Buchungsarbeiten im Rahmen der regelmäßigen Auswertungen und der Umsatzsteuervoranmeldung. Wer monatlich seine Umsatzsteuervoranmeldung abgibt, erhält sie monatlich. Quartalszahler, die alle 3 Monate die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, erhalten sie pro Quartal. Für die Funktion Controlling-Instrument ist ein monatlicher Rhythmus vorzuziehen.

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung. Sie wird aber von den Banken und Investoren gefordert, sobald ein Unternehmen einen Kredit beantragt und gehört zu den üblicherweise vorzulegenden Bankunterlagen, neben Jahresabschluss und Planrechnungen oder persönlichen Auskünften.

Erläuterung: Der Umsatz ist immer der Netto-Umsatz einer Berichtsperiode

Aussagekraft: Steigende Umsätze sind immer ein Zeichen, dass das Unternehmen beim Kunden beliebt ist und am Markt ankommt.

Bestandsveränderungen zeigen, ob der Unternehmer Bestände erhöht oder abgebaut hat. Sie sind ein Indiz dafür, ob der Händler seine Warenwirtschaft im Griff hat. Um Bestandsänderungen realistisch darzustellen, ist eine Inventur notwendig.

Diese BWA-Position gibt an, ob ein Unternehmen irgendetwas von Wert selbst hergestellt hat. Bei Handelsunternehmen ist diese Summe meistens null, im produzierenden Gewerbe ist das sicher anders.

Die Gesamtleistung ist die Summe aus Umsatz und der Veränderung des Betriebsvermögens durch Bestandsänderung bei den Vorräten und aktivierten Eigenleistungen. Bei einem Handelsunternehmen sind hier die Umsätze und Bestandsänderungen entscheidend.

Der Material- und Wareneinsatz entspricht in der Praxis dem Wareneinkauf. Der eigentliche Wareneinsatz im Sinne eines Warenverbrauchs ergibt sich aus der Summe von Wareneinkauf und den Bestandsänderungen.

Der Rohertrag ist nichts anderes als der Deckungsbeitrag, wenn man vom Umsatz die variablen Kosten abzieht. Der Rohertrag ist ein wichtiger Hinweise auf die Profitabilität eines Unternehmens.

Die Position dient zur Verrechnung. In der Praxis werden hier Fahrzeug-Leasingraten erfasst, die bei den Kosten sowohl im Bereich Personal als auch im Bereich Kfz-Kosten anfallen. Weil sie in den Kosten doppelt gebucht sind, erscheinen sie bei den sonstigen Erträgen, um diese "Doppelbuchung" auszugleichen. Im Grund ist es eine buchhalterische Notlösung aufgrund von Abrechnungs- und Buchungsvorschriften in der Lohnbuchhaltung.

Diese Zahl ist entscheidend. Sie ist der Deckungsbeitrag, den ein Unternehmen erwirtschaftet, also das was vom Umsatz übrigbleibt, wenn man die variablen bzw. direkten Kosten abzieht.

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz / Umsatz

Eine sehr wichtige Kennzahl der BWA speziell im Handel, im Handwerk und in der Gastronomie. Im Branchenvergleich erkennen Unternehmen, ob sie effizienter oder weniger effizient im Vergleich zu Wettbewerbern arbeiten.

Rohertragsquote = Rohertrag / Umsatz

Sie gibt im BWA-Beispiel an, wie hoch der Anteil des Deckungsbeitrags ist. Hier gibt es für fast jede Branchen Vergleichskennzahlen.

In der BWA-Analyse kann die tatsächliche Handelsspanne nachträglich ermittelt werden. Sie berechnet sich wie folgt:

• Handelsspanne = (Umsatz - Wareneinsatz) / Umsatz

Auch hier lässt sich beispielsweise im Branchenvergleich feststellen, ob das eigene Unternehmen wirtschaftlich arbeitet.

Diese Kennzahl zeigt, ob die geplante Kalkulation mit dem tatsächlichen Rohertrag übereinstimmt. Sie errechnet sich mit folgendermaßen:

• Kalkulationsaufschlag = (Umsatz - Wareneinsatz) / Wareneinsatz

Die BWA kann also als Instrument im Rahmen einer Nachkalkulation verwendet werden.

Zeigen die Kosten bzw. Ausgaben, die durch Löhne, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge entstehen. Die Position sagt aus, was das Personal kostet, um einen bestimmten Umsatz bzw. Rohertrag zu erwirtschaften.

Raumkosten umfassen Kosten bzw. Ausgaben für Miete, Strom, Wasser und Heizung. Die Kernfrage lautet: Was kosten meine Räumlichkeiten, um den Umsatz/Rohertrag zu erwirtschaften?

Betriebliche Steuern sind in der Regel die Kfz-Steuern der Firmenfahrzeuge. 

Diese BWA-Position umfasst sämtliche geschäftlichen Versicherungen und Beiträge, wie die Pflichtbeiträge für IHK und Handwerkskammer (HWK).

Hinter dieser BWA-Position steckt in der Regel Kostenkleinkram, z.B. Strafzettel wegen falschen Parkens. In der Regel ist diese BWA-Position in der Praxis nicht sehr hoch.

Kfz-Kosten umfassen sämtliche Fahrzeugkosten, von der Leasingrate über Reparaturrechnungen bis zu den Tankrechnungen.

Umfassen sämtliche Rechnungen für Werbung, Marketing, aber auch Messebesuche und Geschäftsreisen. Diese Position ist wichtig, um die Werbekostenquote zu berechnen (=Werbekosten/Umsatz).

Dies ist eine typische BWA-Position im stationären Handel und im E-Commerce. Dahinter verbergen sich Kosten für Verpackungsmaterial, Einkaufstüten etc.

Hier werden sämtliche Abschreibungen erfasst. Beispielsweise Büroeinrichtungen, Maschinen, Ladeneinrichtungen, EDV und Software. Ist die Zahl zu hoch, ist das Unternehmer überinvestiert und hat wahrscheinlich zu hohe Finanzierungskosten. Ist die Zahl zu niedrig, dann hat der Unternehmer lange Zeit nichts investiert.

Umfasst Ausgaben und Kosten sämtlicher Reparaturen im Unternehmen. Dazu zählen häufig auch Wartungsverträge für Maschinen oder Software.

Hierunter fallen Kosten für Telefon, Porto, EDV, Internet, die Kosten des Geldverkehrs (z.B. Bankgebühren). Ganz wichtig sind zum Beispiel die Kosten für Steuerberatung, Buchhaltung und Jahresabschluss.

Sind die Summe sämtlicher fixen und laufenden Kosten. Sie zeigen den Kostenaufwand, den ein Unternehmer hat, sein Geschäftsmodell zu betreiben. Es handelt sich dabei überwiegend um fixe Kosten. Die Raumkosten sind zum Beispiel langfristig fixe Kosten. 

Personalkostenquote = Personalkosten / Umsatz

Diese Kennzahl ist für fast alle Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, eine sehr wichtige Kennzahl. In der Regel gibt es hier auch branchenspezifische Vergleichszahlen.

Raumkostenquote = Raumkosten / Umsatz

Speziell im stationären Handel oder in der Gastronomie ist dies eine wichtige BWA-Kennzahl

• Werbekostenquote = Werbekosten / Umsatz
• Abschreibungsquote = Abschreibungen / Umsatz
• Gesamtkostenquote = Gesamtkosten / Umsatz

Mit dem Betriebsergebnis sieht der Analyst in der Bank sehen, wie leistungsstark ein Unternehmen ist, und zwar unabhängig von der Art der Finanzierung. Das Betriebsergebnis zeigt also die eigentliche Leistungsfähigkeit des operativen Geschäfts. Die Bank sieht über den EBIT, ob das operative Geschäft des Unternehmens im Kern gesund ist und im Vergleich zu anderen Unternehmen besser oder schlechter performt.

Es ist die sogenannte EBIT-Marge. Sie berechnet sich folgendermaßen:

• EBIT-Marge = EBIT / Umsatz

Sie gibt an, wieviel EBIT vom Umsatz übrigbleibt. 

Der Zinsaufwand umfasst die Summe aller Zinsen für gewährte Darlehen, Fördermittel sowie die Überziehungszinsen beim Kontokorrentkredit. Tilgungen für Darlehen sind darin nicht enthalten.

Hierunter fallen alle Aufwendungen, die mit dem Geschäftskonzept an sich nichts zu tun haben. Denkbar sind hier beispielsweise Zahlungen für Schadenersatz. In der Regel ist diese BWA-Position unbedeutend, wegen niedriger Werte und unregelmäßiger Bebuchung.

Der neutrale Aufwand ist die Summe aus Zinsaufwand und sonst. neutralem Aufwand. In der Regel umfasst diese Zahl nur den Zinsaufwand, sprich: die Finanzierungskosten. Der neutrale Ertrag vermindert den EBIT.

Zinserträge umfassen sämtliche Erträge, die ein Unternehmen aus Finanzanlagen oder Beteiligungen erzielt.

Diese Position umfasst alle Erträge, die aufgrund von Sondereinflüssen entstanden sind. Beispiel: Erträge aus Schadenersatzforderungen oder Zahlungen von Versicherungen.

Diese Position kommt in der Praxis kleinerer Unternehmen kaum vor und ist eher "akademischer Natur". Ein Beispiel soll die Position erläutern: Nehmen wir an, ein Händler arbeitet in seiner eigenen Immobilie und setzt einen fiktiven Mietzins an. Dann muss er in dieser BWA-Position die fiktive Miete wieder hinzurechnen. Er hat diese Miete schließlich nicht bezahlt.

Ist die Summe aus Zinserträgen, sonstigen neutralen Erträgen und verrechneten kalkulatorischen Kosten. In der Regel kann ein Unternehmer mit neutralen Erträgen nicht planen. Wer auf neutrale Erträge angewiesen ist, um seine BWA zu retten, der hat ein Problem.

Das neutrale Ergebnis ist die Summe aus neutralem Aufwand und neutralem Ertrag. In der Regel dominiert hier der Zinsaufwand.

Es ist der Zinsaufwand, denn sobald ein Unternehmen längerfristige Darlehen aufnimmt fallen regelmäßig Zinsen an.

Diese Position errechnet sich folgendermaßen:

• Ergebnis vor Steuern = EBIT - neutraler Aufwand + neutraler Ertrag

Diese Zahl zeigt dem Unternehmer, ob sein Unternehmen Geld verdient. Eine BWA, die am Jahresende ein positives Ergebnis aufweist, weist in der Regel in der Bilanz einen Gewinn aus.

In diesem BWA-Beispiel können während des Geschäftsjahres die geschätzten Einkommens- und Ertragssteuern gebucht werden. In der Praxis werden diese Positionen selten bebucht. Denn die BWA ist nicht steuerwirksam. Steuerwirksam ist eine EÜR bzw. ein Jahresabschluss mit Bilanz und GuV.

• Vorläufiges Ergebnis = Ergebnis vor Steuern - Steuern Einkommen und Ertrag

Da Ertragssteuern meistens nicht in die BWA gebucht werden, entspricht das vorläufige Ergebnis in der Praxis meistens dem Ergebnis vor Steuern.

Der Gewinn wird im Jahresabschluss ausgewiesen. Das vorläufige Ergebnis ist hier die Grundlage, wobei Korrekturbuchungen und sonstige Buchungen für den Jahresabschluss oder die EÜR den Gewinn noch verändern können. Das vorläufige Ergebnis entfaltet keine steuerlichen Wirkungen, der Unternehmensgewinn jedoch schon.

Nein, steuerwirksam ist nicht die BWA, sondern nur die entsprechende Steuererklärung, die mit Jahresabschluss (Bilanz & GuV) bzw. Anlage EÜR eingereicht wird. 

Mit Hilfe der Kennzahl "operativer Cashflow" ermitteln Unternehmer die grundsätzliche Finanzkraft eines Unternehmens.

Dieser operative Cashflow zeigt als Kennzahl die Finanzkraft eines Unternehmens im Groben. Allerdings ist diese Rechnung nicht tagesgenau. Dafür eignet sie sich beispielsweise für mehrjährige Planungen.

Der operative Cashflow aus der BWA vernachlässigt folgende Effekte:

• Umsätze fließen nicht immer sofort auf das Bankkonto, weil Kunden Zahlungsziele ausnutzen.
• Rechnungen für Waren oder verschiedene Kostenpositionen fließen nicht immer sofort vom Bankkonto ab, weil der Unternehmer wiederum Zahlungsziele ausnutzt.
• Die tatsächliche Liquiditätsentwicklung wird durch Einlagen von Eigentümern, erhaltenen Finanzierungen und Tilgungen sowie durch Investitionen und Desinvestitionen bestimmt wird.

Nur mit der Summen- und Saldenliste ist eine exakte Liquiditätsberechnung möglich. Denn die Summen- und Saldenliste zeigt alle Konten einer Unternehmensbuchhaltung und deren Anfangssalden, Endsalden sowie die Kontenbewegungen auf der Soll- und Haben-Seite. Daher können Sie für die exakte Berechnung der Liquidität die entsprechenden Konten aus der Summen- und Saldenliste heranziehen. Wie dies im Detail funktioniert, zeigen wir Ihnen im Abschnitt "SUSA - Summen- und Saldenliste".