Papierkram im Test: Gutes Buchhaltungstool für Dienstleister

Papierkram hat in unserem aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleich den 5. Platz belegt. In diesem Vergleich testen wir 12 führende Buchhaltungstools anhand von 102 Kriterien. Mit einer Note von 2,0 liegt Papierkram bzw. Papierkram Pro+ in der Gruppe der mit „Gut“ bewerteten Buchhaltungstools. Die Spanne der Bewertungen reicht von „sehr gut“ (sevdesk, Lexware Office (früher: lexoffice)) bis „ausreichend“ (5 Anbieter).

Die Software Papierkram ist eine sehr gute Wahl für Solo-Selbstständige, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

• Abrechnung von Dienstleistungen auf Basis erfasster Arbeitszeiten
• Weniger als 25 Eingangsrechnungen und Belege pro Monat.

Für Agenturen eignen sich die Tarife M und L. Diese Tarife bieten zusätzliche Nutzer und sind für Unternehmen mit mehr als zwei Geschäftskonten geeignet.

Die nachstehende Tabelle präsentiert die Testresultate von Papierkram basierend auf den wesentlichen Vergleichskriterien.

Im Test war es uns möglich, nach ca. 10 Minuten die erste Rechnung zu erstellen und das Unternehmenskonto einzubinden. Das geht bei Programmen wie sevdesk oder Lexware Office (früher: lexoffice) schneller.

Neue Nutzer melden sich per E-Mail an. Mittlerweile gibt es auch wieder ein geführtes Onboarding. Zusätzlich bietet Papierkram eine Fülle an Hilfsvideos, die dem Nutzer den Einstieg erleichtern.

Wir empfehlen, vor dem Schreiben der ersten Rechnung und der Buchung des ersten Belegs folgende Schritte durchzuführen: 

• Firmendaten ausfüllen
• Waren und Dienstleistungen definieren
• Dokumentvorlagen einrichten
• Nummernkreise für Rechnungen etc. festlegen

Folgende Merkmale zeichnen die Benutzerfreundlichkeit von Papierkram aus:

• Ausgezeichnete Benutzerführung
• Intuitive Programmbedienung
• Übersichtliches Dashboard mit klaren Kennzahlen
• Hilfestellungen im jeweiligen Kontext
• Detailliertes Handbuch und Anleitungsvideos
• Unterstützender individueller Kundenservice.

Die automatische Belegerkennung ist nicht perfekt: Mit Papierkram lassen sich zwar Belege hochladen, buchen und mit dem Geschäftskonto abgleichen. Bei Lexware Office (früher: lexoffice) aber ist der Automatisierungsgrad höher. 

Papierkram überzeugt durch Funktionalität, speziell beim Abrechnen erbrachter Arbeitszeiten und Projekten:

• Es gibt eine Stoppuhr, die dem Unternehmer erlaubt, erbrachte Arbeitszeiten minutengenau abzurechnen.
• Belegbuchung und Bankdatenabgleich funktionieren einwandfrei.
• Die Funktionen für die E-Rechnung funktionieren einwandfrei (E-Rechnungen empfangen, E-Rechnungen erstellen)
• Das Dashboard von Papierkram zeigt eine Übersicht über Produktivität, die finanzielle Lage, offene Rechnungen und den Einnahmen-Überschuss.
• Anwender haben die Wahl, UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) und EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) mit oder ohne Steuerberater zu machen.

sevdesk liegt als Testsieger mit der Note 1,2 weit vor Papierkram im Ranking der besten Buchhaltungsprogramme. Die Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen Papierkram und sevdesk.

Papierkram ist in einem Punkt besser als sevdesk:

• Abrechnung von Arbeits- und Projektzeiten: Zwar hat sevdesk diese Funktion auch, aber bei Papierkram ist sie besser. Bei der Rechnungsstellung bietet nur Papierkram den Leistungsnachweis als Anhang zur Rechnung. 

Ansonsten hat sevdesk mehr Funktionen:

• Mehr Rechnungsfunktionen: Rechnungsversand per Post, Verwalten von Anzahlungsrechnungen, Teilzahlungsrechnungen und Schlussrechnung
• Mehr Buchhaltungsfunktionen: Bilanz/GuV, Kostenstellen, Onlinebanking
• Integrierte Warenwirtschaft: Für Onlineshops und E-Commerce wichtig
• Mehr Add-ons: Über 40 Add-ons für individuelle Unternehmensprozesse

Beide Programme haben folgende Gemeinsamkeiten:

• Versenden der UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) via ELSTER-Schnittstelle
• Selbstständiges Erstellen der EÜR (Einnahmenüberschussrechnung)
• Dashboard, um die finanzielle Lage des Unternehmens auf einen Blick zu erfassen
• Schnittstellen zum Steuerberater und zu DATEV

sevdesk hat zwar insgesamt mehr Funktionen als Papierkram und bietet Vorteile in der Nutzerfreundlichkeit. Aber: Papierkram hat mit seiner Projektabrechnung einen Vorteil gegenüber sevdesk. Insbesondere Solo-Selbstständige oder Dienstleister, die projektbasiert abrechnen, finden mit Papierkram ein sehr gutes Programm, wenn es auf umfassende Buchhaltungsfunktionen nicht ankommt.

Wie bewerten Nutzer Papierkram? Wir haben die Meinungen von Papierkram-Anwendern auf vier großen Vergleichsportalen analysiert.

• Trusted Shops: 4,5 von 5 Punkten
• Trustpilot: 3,2 von 5 Punkten
• OMR-Reviews: 3,9 von 5 Punkten
• Trusted.de: 3,7 von 5 Punkten

Die mobile App sehen die Nutzer so:

• iOS: 3,0 von 5 Punkten
• Android: 2,7 von 5 Punkten

Diese vergleichsweise schlechte Bewertung der App resultiert daraus, dass die App im Vergleich zur Desktop-Variante nur eingeschränkte Funktionen hat. Auf der App lassen sich Rechnungen nur einsehen, nicht schreiben.

Die generelle Meinung der Anwender lautet: Papierkram überzeugt insbesondere durch seine Projektverwaltung und die präzise Abrechnung von Projektzeiten, unterstützt durch eine intuitive Handhabung und eine klare Struktur.

Während viele Anwender die Buchhaltungsfunktionen und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis schätzen, gibt es auch Kritikpunkte wie technische Schwierigkeiten und Einschränkungen in der App-Version.

Die typischen Anwendungen von Papierkram sind:

• Kunden- und Projektverwaltung
• Projektzeiterfassung und -abrechnung
• Angebots- und Rechnungserstellung
• UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung), EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) und jährliche Steuererklärung
• Belegerfassung und -verwaltung
• Überwachung offener Posten und Zahlungen

Positive Bewertungen zu Papierkram gibt es von Freiberuflern, Einzelunternehmern, Dienstleistungsbetrieben und Handwerkern. Sie betonen folgende Vorteile: 

• Einfache Handhabung und Übersichtlichkeit
• Zeiterfassung und Projekt-Zeitabrechnung
• Zeitersparnis durch schnelle Rechnungserstellung
• Gute Anbindung von DATEV und ELSTER
• Schnelle Reaktion des Kundenservice auf E-Mails und Feedback.
• Preis-Leistungs-Verhältnis

Die wesentlichen Kritikpunkte sind:

• Vereinzelte technische Probleme
• Funktionsumfang der App
• Für komplexe Prozesse in Buchhaltungs-Abteilungen nicht geeignet

Papierkram bietet insgesamt 4 Tarife: zwei für Solo-Selbstständige und zwei für Unternehmen mit Buchhaltungs-Teams.

Diese Programmvariante ist eine einfache Lösung für Belegbuchung und Rechnungsstellung. Die Hauptfunktionen von Papierkram Free sind:

• Kostenloses Rechnungsprogramm: Angebote und Rechnungen erstellen
• Projekte und Zeiterfassung
• Belege erfassen

Rechnungen werden ausschließlich mit dem Papierkram-Logo angeboten. Ein eigenes Branding geht nicht. Ein Geschäftskonto kann nicht eingebunden werden.

Papierkram S ist der leistungsstärkste Tarif für Solo-Selbstständige:

• Alle Funktionen aus Tarif Free: Angebote-Rechnungen, Projektzeiterfassung, Belege erfassen
• E-Rechnungen erstellen und empfangen
• Mahnwesen
• Bankkonto einbinden und abgleichen
• Anlagenverwaltung zur Berechnung von Abschreibungen
• UStVA und EÜR erstellen
• Jahres-BWA
• DATEV-Export und Steuerberaterzugang

Papierkram Team ist für größere Unternehmen mit Buchhaltungsteams bis zu 5 Kollegen gedacht. Er bietet 

• Alle Leistungen von Tarif Pro+
• Kundenportal: Dort holen Kunden ihre Rechnungen und Belege ab.
• Einbindung von bis zu 5 Geschäftskonten
• BWA für beliebige Zeitintervalle
• API für individuelle Software-Einbindungen

Dieser Tarif ist eine Erweiterung des Tarif M. Eine unbegrenzte Nutzeranzahl und bis zu zehn Geschäftskonten sind mit Papierkram Business möglich.

Die nachstehende Tabelle präsentiert die Testergebnisse für das Tool Papierkram S aus unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich. Die prozentualen Werte geben an, inwieweit Papierkram die Testkriterien erfüllt.

Zwar gibt es bei Papierkram kein geführtes Onboarding mehr. Trotzdem ist das Programm intuitiv bedienbar und ein Einsteiger kommt mit dem vorhandenen Schulungsangebot sehr gut zurecht. Ein hilfsbereites Service-Team hilft bei allen Spezialfragen. Die automatische Belegzuordnung funktioniert bei anderen Programmen besser.

Funktionalität umfasst die Funktionen für Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Rechnungen direkt aus Projektzeiten zu erstellen, ist der USP von Papierkram. Dies erlaubt Dienstleistern, geleistete Arbeitszeiten minutengenau abzurechnen.

Mit einem Klick erstellt Papierkram aus einem Angebot eine Rechnung. Das spart Zeit im Büro. Mittlerweile bietet Papierkram für wiederkehrende Leistungen die Wiederholungsrechnung.

Was jedoch fehlt, sind Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen. Ein Kundenportal für den Download von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheine gibt es ab Tarif Team.

Papierkram bietet eine solide Belegerfassung mit Bankdatenabgleich. Ein Nutzer des Tarifs Pro+ kann mit bis zu zwei Geschäftskonten arbeiten. 

Die Buchhaltungsfunktionen von Papierkram umfassen:

• USt-VA über ELSTER
• Erstellung von EÜR-Berichten
• Unterstützung für abweichende Wirtschaftsjahre
• Anlagenbuchhaltung

Einige erweiterte Funktionen wie Lohnbuchhaltung oder Onlinebanking fehlen, aber für grundlegende Buchhaltungsanforderungen ist Papierkram eine solide Wahl.

Papierkram bietet Schnittstellen zu ELSTER und DATEV sowie einen Zugang für den Steuerberater. Ein Datenexport geht im DATEV- und im CSV-Format. Ab Tarif M gibt es eine API, um Papierkram in individuelle Software-Architekturen zu integrieren.

Add-ons und Erweiterungen wie bei sevdesk oder Lexware Office (früher: lexoffice) gibt es keine.

Nutzer von Papierkram erhalten eine breite Palette an Unterstützung: Schulungsvideos, Handbuch und persönlicher Support. Einen Chatbot gibt es nicht.

Dank zertifizierter Hosting-Partner und verschlüsselter Datenübertragung ist höchste Datensicherheit garantiert. Zudem bietet die GOBD-Zertifizierung rechtliche Sicherheit. 

Papierkram ist eine Marke der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden, die im Jahre 2012 gegründet wurde.

Jetzt vergleichen wir Papierkram mit den Buchhaltungsprogrammen von Lexware Office und WISO MeinBüro.

Das Buchhaltungsprogramm Lexware Office (früher: lexoffice) erzielte mit einer Note von 1,3 den 2. Platz in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Beide Programme sind vom USP her unterschiedlich. Papierkram bietet eine exzellente Lösung, erbrachte Arbeits- und Projektzeiten abzurechnen. Die Stärke von Lexware Office dagegen ist die automatisierte Belegbuchung.

• Zielgruppen: Während Lexware Office (früher: lexoffice) sich an Unternehmen aller Branchen richtet, konzentriert sich Papierkram hauptsächlich auf Solo-Selbstständige.
• Nutzerfreundlichkeit: Bei Papierkram ist die automatische Kontozuordnung beim Belegbuchen nicht so gut wie bei Lexware Office.
• Funktionsumfang Rechnungen: Lexware Office verfügt über Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die bei Papierkram nicht so schlüssig gelöst sind. Allerdings bietet Papierkram die Abrechnung von Projektzeiten, wofür Lexware Office ein Add-on benötigt.
• Funktionsumfang Buchhaltung: Papierkram bietet im Vergleich zu Lexware Office weniger umfangreiche Buchhaltungsfunktionen. Bei Lexware Office sind die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die eigenständige Erstellung einer Bilanz sowie das Online-Banking vorhanden.
• Schnittstellen und Integrationen: Während Lexware Office über mehr als 60 Integrationen verfügt, gibt es bei Papierkram nur eine API.
• Support und Sicherheit: Bezüglich Sicherheit und Support steht Papierkram auf dem gleichen Niveau wie Lexware Office.

WISO MeinBüro erreichte Platz 3 in unserem Test mit einer Note von 1,7. Es ist eine ordentliche Bürosoftware für Freiberufler und Kleingewerbetreibende im D-A-CH-Raum.

Zielgruppe: WISO MeinBüro ist für kleine Unternehmen aller Branchen geeignet. Die unterstützte Buchhaltungs- und Gewinnermittlungs-Methode ist die EÜR. Für Anlage EÜR und Bilanz benötigen die Anwender einen Steuerberater.

Nutzerfreundlichkeit: WISO MeinBüro ist bequem bedienbar. Belege kontieren ist allerdings kompliziert und der Bankdatenabgleich funktioniert nicht automatisch. Das ist bei Papierkram ähnlich.

Funktionsumfang Rechnungen: Papierkram bietet die bessere Projektzeitabrechnung. Mit der Stoppuhr kann die erbrachte Arbeitsleistung minutengenau abgerechnet werden. Bei WISO MeinBüro funktioniert das nicht ganz so bequem. 

Funktionsumfang Buchhaltung: Die Buchhaltungsfunktionen bei WISO MeinBüro sind vom Umfang her ähnlich wie bei Papierkram. Allerdings kann ein WISO-Nutzer unbegrenzt viele Geschäftskonten einbinden.

Schnittstellen und Integrationen: Anders als bei Papierkram fehlen bei WISO MeinBüro die DATEV und die ELSTER-Schnittstelle. Es gibt aber über 20 Integrationen. Bei Papierkram gibt es lediglich die API.

Support und Sicherheit: In den Supportfunktionen sind beide Programme vergleichbar. Gleiches gilt für Hosting und Datensicherheit. Eine GOBD-Zertifizierung fehlt bei WISO MeinBüro.

Hinter WISO MeinBüro steht die Buhl Gruppe, ein renommierter Anbieter für Steuersoftware. Innerhalb der Buhl Gruppe findet sich auch orgaMAX, das im Test mit dem 4. Platz und einer Note von 1,9 abschloss und das von Aufbau und Funktionen WISO MeinBüro stark ähnelt.

Auch im Vergleich zu WISO MeinBüro und orgaMAX bestätigt sich der USP von Papierkram: Wer Projekte abrechnen will, für den ist Papierkram eine sehr gute Wahl.