Papierkram im Test: Gutes Buchhaltungstool für Dienstleister

Papierkram hat in unserem aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleich den 4. Platz erzielt. In diesem Vergleich testen wir 12 führende Buchhaltungstools anhand von 141 Kriterien.

Mit einer Note von 1,8 liegt Papierkram bzw. Papierkram M in der Gruppe der mit „Gut“ bewerteten Buchhaltungstools. Die Spanne der Bewertungen reicht von „sehr gut“ (sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro) bis „ausreichend“ (1 Anbieter).

Die Software Papierkram ist eine sehr gute Wahl für Dienstleistungsunternehmen, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

• Abrechnung von Dienstleistungen mit Stundensätzen.
• Weniger als 100 Eingangsrechnungen und Belege pro Monat.
• Gewinnermittlung mit der Anlage EÜR

Papierkram M bietet Zugang für fünf Anwender; der Unternehmer kann in Papierkram M insgesamt fünf Geschäftskonten einbinden.

Die nachstehende Tabelle präsentiert die Testresultate von Papierkram basierend auf den wesentlichen Vergleichskriterien.

Neue Nutzer registrieren sich bei Papierkram mit ihrer E-Mail. Es folgt ein geführtes Onboarding mithilfe von Videos.

Im Test war es uns möglich, nach 5 Minuten die erste Rechnung zu erstellen und das Unternehmenskonto einzubinden. Neue Nutzer melden sich per E-Mail an.

Das Onboarding bei Papierkram umfasst folgende Schritte: 

• Firmendaten ausfüllen
• Waren und Dienstleistungen definieren
• Dokumentvorlagen einrichten
• Nummernkreise für Rechnungen etc. festlegen

Dann kann es losgehen mit Angeboten, Projekten, Rechnungen und Belegen.

Folgende Merkmale zeichnen die Benutzerfreundlichkeit von Papierkram aus:

• Ausgezeichnete Benutzerführung
• Intuitive Programmbedienung
• Übersichtliches Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen für Dienstleister
• Hilfestellungen im jeweiligen Kontext
• Detailliertes Handbuch und Anleitungsvideos
• Unterstützender individueller Kundenservice.

Die Belegbuchung ist KI-gestützt:

• Das System übernimmt Rechnungsdaten automatisch.
• Das Buchungskonto muss manuell ergänzt werden.
• Für Geschäftskonto-Buchungen macht Papierkram Buchungsvorschläge. Jeder einzelne Buchungsvorschlag muss mit 1 Klick bestätigt werden. Bei Lexware Office dagegen können 20, 50, 100 oder 200 Buchungsvorschläge auf dem Geschäftskonto mit einem einzigen Klick gebucht werden. 

Papierkram überzeugt durch Funktionalität, speziell bei der Projektabrechnung auf Stundenbasis:

• Es gibt eine Stoppuhr, die dem Unternehmer erlaubt, erbrachte Arbeitszeiten minutengenau abzurechnen.
• Belegbuchung und Bankdatenabgleich funktionieren einwandfrei.
• Papierkram erfüllt die E-Rechnungspflicht: E-Rechnungen empfangen sowie E-Rechnungen erstellen
• Das Dashboard von Papierkram zeigt eine Übersicht über Produktivität, die finanzielle Lage, offene Rechnungen und den Einnahmen-Überschuss.
• Anwender haben die Wahl, UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) und EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) mit oder ohne Steuerberater zu machen.

sevdesk liegt als Testsieger mit der Note 1,1 vor Papierkram im Ranking der besten Buchhaltungsprogramme. Die Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen Papierkram und sevdesk.

Papierkram ist in einem Punkt besser als sevdesk:

• Abrechnung von Arbeits- und Projektzeiten: Zwar hat sevdesk diese Funktion auch, aber bei Papierkram ist sie besser.Papierkram bietet einen Leistungsnachweis zur Rechnung, sevdesk nicht.

Ansonsten hat sevdesk mehr Funktionen:

• Mehr Rechnungsfunktionen: Rechnungsversand per Post sowie die Fremdwährungsrechnung
• Mehr Buchhaltungsfunktionen: Kontierungsvorschläge beim Buchen, Kostenstellen und Onlinebanking
• Mehr Add-ons: Über 59 Add-ons, um Unternehmensprozesse individuell zu gestalten

Papierkram hat einen klaren Fokus auf Dienstleister der Kreativwirtschaft sowie auf Handwerker; sevdesk deckt wesentlich mehr Branchen ab.

Beide Programme haben folgende Gemeinsamkeiten:

• Versenden der UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) via ELSTER-Schnittstelle
• Vorbereiten der Daten für die Anlage EÜR
• Notwendigkeit eines Steuerberaters für Bilanz und GuV
• Dashboard, um die finanzielle Lage des Unternehmens auf einen Blick zu erfassen
• Schnittstellen zum Steuerberater und zu DATEV

sevdesk hat zwar insgesamt mehr Funktionen als Papierkram. Aber: Papierkram hat mit seiner Projektabrechnung einen Vorteil gegenüber sevdesk. Dienstleister, die auf Stundenbasis abrechnen, finden mit Papierkram ein sehr gutes Programm. Es spart Zeit bei bis zu hundert Eingangsbelegen im Vergleich zu manueller Zettelwirtschaft.

Wie bewerten Nutzer Papierkram? Wir haben die Meinungen von Papierkram-Anwendern auf vier großen Vergleichsportalen analysiert.

• Trusted Shops: 4,4 von 5 Punkten
• Trustpilot: 2,7 von 5 Punkten
• OMR-Reviews: 3,9 von 5 Punkten
• Trusted.de: 2,4 von 5 Punkten

Während viele Anwender die Buchhaltungsfunktionen und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis schätzen, gibt es auch Kritikpunkte wie technische Schwierigkeiten und Einschränkungen in der App-Version.

Manche Kritiker bemängeln das Fehlen bestimmter Funktionen. Dass Funktionen fehlen, ist kein Mangel, weil sich Papierkram speziell an Dienstleister mit Projektgeschäft richtet. 

Die mobile App sehen die Nutzer so:

• iOS: 3,0 von 5 Punkten
• Android: 2,5 von 5 Punkten

Diese vergleichsweise schlechte Bewertung der App resultiert daraus, dass die App im Vergleich zur Desktop-Variante nur eingeschränkte Funktionen hat. Auf der App lassen sich Rechnungen nur einsehen, nicht schreiben.

Die generelle Meinung der Anwender lautet: Papierkram überzeugt insbesondere durch seine Projektverwaltung und die präzise Abrechnung von Projektzeiten, unterstützt durch eine intuitive Handhabung und eine klare Struktur. Insgesamt spart Papierkram Zeit bei der Buchhaltung.

Die typischen Anwendungen von Papierkram sind:

• Kunden- und Projektverwaltung
• Projektzeiterfassung und -abrechnung
• Angebots- und Rechnungserstellung
• Belegerfassung und -verwaltung
• Überwachung offener Posten und Zahlungen
• UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) sowie Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung)

Positive Bewertungen zu Papierkram gibt es von Freiberuflern, Einzelunternehmern, Dienstleistungsbetrieben und Handwerkern. Sie betonen folgende Vorteile: 

• Einfache Handhabung und Übersichtlichkeit
• Zeiterfassung und Projekt-Zeitabrechnung
• Zeitersparnis durch schnelle Rechnungserstellung
• Gute Anbindung von DATEV und ELSTER
• Schnelle Reaktion des Kundenservice auf E-Mails und Feedback.
• Preis-Leistungs-Verhältnis

Die wesentlichen Kritikpunkte sind:

• Vereinzelte technische Probleme
• Funktionsumfang der App
• Für komplexe Prozesse in Buchhaltungsabteilungen nicht geeignet

Insgesamt loben die Anwender die einfache Bedienbarkeit, die Rechnungsfunktionen sowie die Funktionen zur Belegbuchung. Für komplizierte Sachverhalte in der Buchhaltung ist ein Steuerberater ohnehin empfehlenswert.

Papierkram ist das einzige Programm in den Top 6 unseres Buchhaltungssoftware-Vergleichs, das einen gut funktionierenden kostenlosen Tarif (Tarif Free) anbietet. 

Insgesamt sind es 4 Tarife: zwei für Solo-Selbstständige, darunter der Tarif Free; und zwei für Unternehmen mit Buchhaltungs- oder Projektteams.

Diese Programmvariante ist eine einfache Lösung für Belegbuchung und Rechnungsstellung. Die Hauptfunktionen von Papierkram Free sind:

• Kostenloses Rechnungsprogramm: Angebote und Rechnungen erstellen
• Projekte und Zeiterfassung
• Belege erfassen

Rechnungen werden ausschließlich mit dem Papierkram-Logo angeboten. Rechnungsvorlagen individuell gestalten, ist nicht möglich. Ein Geschäftskonto kann nicht eingebunden werden. Es gibt keine UStVA, keine Anlage EÜR und keinen Steuerberaterzugang.

Papierkram S ist der leistungsstärkste Tarif für Solo-Selbstständige:

• Alle Funktionen aus Tarif Free: Angebote/Rechnungen, Projektzeiterfassung, Belege erfassen
• E-Rechnungen erstellen und empfangen
• Mahnwesen
• Bankkonto einbinden und abgleichen
• Anlagenverwaltung zur Berechnung von Abschreibungen
• UStVA und Daten für die Anlage EÜR erstellen
• Jahres-BWA
• DATEV-Export und Steuerberaterzugang

Papierkram M ist für größere Unternehmen mit Buchhaltungs- und Projektteams bis zu 5 Kollegen gedacht. Er bietet 

• Alle Leistungen von Tarif M
• Projekt-Zeiterfassung pro Mitarbeiter
• Kundenportal: Dort holen Kunden ihre Rechnungen und Belege ab.
• Einbindung von bis zu 5 Geschäftskonten
• BWA für beliebige Zeitintervalle
• API für individuelle Software-Einbindungen

Dieser Tarif ist eine Erweiterung des Tarif M. Eine unbegrenzte Nutzeranzahl und bis zu zehn Geschäftskonten sind möglich.

Die nachstehende Tabelle präsentiert die Testergebnisse für das Tool Papierkram M aus unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich. Für die einzelnen Funktionsbereiche haben wir Schulnoten vergeben.

Es gibt ein Onboarding mithilfe von Schulungsvideos. Das Programm intuitiv bedienbar und ein Einsteiger kommt mit dem vorhandenen Schulungsangebot sehr gut zurecht. Ein hilfsbereites Serviceteam hilft bei allen Spezialfragen. Die automatische Belegzuordnung funktioniert bei anderen Programmen besser.

Funktionalität umfasst die Funktionen für Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Rechnungen auf Stundenbasis zu erstellen, ist der USP von Papierkram. Dies erlaubt Dienstleistern, geleistete Arbeitszeiten minutengenau abzurechnen.

Ab Tarif M gibt es ein Kundenportal für den Download von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen.

Mit einem Klick erstellt Papierkram aus einem Angebot eine Rechnung. Bezahlte Rechnungen werden mit dem Geschäftskonto abgeglichen. Für säumige Zahler gibt es ein dreistufiges Mahnwesen.

Papierkram bietet neben der Projektzeiten-Abrechnung folgende Rechnungsarten:

• Wiederholungsrechnung: Für wiederkehrende Leistungen oder Abonnements
• Anzahlungs- und Abschlagsrechnung: Um große Projekte abzurechnen, etwa Webshop-Entwicklungen. Dieses Feature ist speziell bei Handwerkern sehr beliebt.

Insgesamt sind die Rechnungsfunktionen auf einem sehr hohen Niveau.

Papierkram bietet eine solide Belegerfassung mit Bankdatenabgleich. Nutzer des Tarifs M arbeiten mit bis zu 5 Geschäftskonten. Die Belegerfassung ist mittlerweile KI-gestützt. Der KI-Agent „Magic Suggest“ erkennt sämtliche Rechnungsdaten, macht aber keine Kontierungsvorschläge.

Die Buchhaltungsfunktionen von Papierkram umfassen:

• USt-VA über ELSTER
• Unterstützung für abweichende Wirtschaftsjahre
• Anlagenbuchhaltung
• Auswertung für die Anlage EÜR

Funktionen wie Lohnbuchhaltung oder Onlinebanking fehlen. Bilanzieren ist ebenfalls nicht möglich, dazu ist ein Steuerberater nötig. 

Papierkram bietet Schnittstellen zu ELSTER und DATEV sowie einen Zugang für den Steuerberater. Ein Datenexport geht im DATEV- und im CSV-Format. Ab Tarif M gibt es eine API, um Papierkram in individuelle Software-Architekturen zu integrieren.

Add-ons und Erweiterungen wie bei sevdesk oder Lexware Office gibt es keine.

Nutzer von Papierkram erhalten eine breite Palette an Unterstützung: Schulungsvideos, Handbuch und persönlichen Support. Außerdem gibt es einen Chatbot.

Dank zertifizierter Hosting-Partner und verschlüsselter Datenübertragung ist höchste Datensicherheit garantiert. Zudem bietet die GOBD-Zertifizierung rechtliche Sicherheit. 

Papierkram ist im Jahre 2012 gegründet worden, um Buchhaltungseinsteigern ein einfaches, aber funktionierendes Programm für Rechnungen und Belege an die Hand zu geben. Entwickelt wird Papierkram von der odacer GmbH aus Wiesbaden.

Jetzt vergleichen wir Papierkram mit den Buchhaltungsprogrammen von Lexware Office und WISO MeinBüro.

Das Buchhaltungsprogramm Lexware Office erzielte mit einer Note von 1,2 den 2. Platz in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Beide Programme sind vom USP her unterschiedlich. Papierkram bietet eine exzellente Lösung, erbrachte Arbeits- und Projektzeiten abzurechnen. Die Stärke von Lexware Office dagegen ist die automatisierte Belegbuchung.

• Zielgruppen: Während Lexware Office sich an Unternehmen aller Branchen richtet, konzentriert sich Papierkram hauptsächlich Dienstleister aus der Kreativbranche sowie auf Handwerker.
• Nutzerfreundlichkeit: Bei Papierkram ist die automatische Kontozuordnung beim Belegbuchen nicht so gut wie bei Lexware Office.
• Funktionsumfang Rechnungen: Lexware Office verfügt über Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die bei Papierkram nicht so schlüssig gelöst sind. Allerdings bietet Papierkram die Abrechnung von Projektzeiten, wofür Lexware Office ein Add-on benötigt.
• Funktionsumfang Buchhaltung: Papierkram bietet im Vergleich zu Lexware Office weniger umfangreiche Buchhaltungsfunktionen. Die Automatisierung der Belegbuchung und der Geschäftskonten funktioniert bei Lexware Office besser. Zudem gibt es ein Onlinebanking, eine Lohnabrechnung sowie ein eigenes Lexware-Geschäftskonto. Lexware erlaubt es, unbegrenzt viele Geschäftskonten einzubinden. Bei Papierkram M sind es maximal 5.
• Schnittstellen und Integrationen: Während Lexware Office über mehr als 60 Integrationen verfügt, gibt es bei Papierkram nur eine API.
• Support und Sicherheit: Bezüglich Sicherheit und Support steht Papierkram auf dem gleichen Niveau wie Lexware Office.

WISO MeinBüro Rechnungen erreichte Platz 3 in unserem Test mit einer Note von 1,4. Es ist eine leistungsstarke Bürosoftware für Freiberufler und Kleingewerbetreibende im D-A-CH-Raum mit zusätzlichen Modulen für Dokumentenmanagement und Lohnabrechnung.

Zielgruppe: WISO MeinBüro ist für kleine Unternehmen aller Branchen geeignet. Papierkram richtet sich an Dienstleister mit Projektgeschäft und an Handwerker.

Nutzerfreundlichkeit: WISO MeinBüro ist bequem bedienbar. Belege kontieren ist allerdings kompliziert und der Bankdatenabgleich funktioniert nicht automatisch. Das ist bei Papierkram ähnlich.

Funktionsumfang Rechnungen: Papierkram bietet die Abrechnung auf Stundenbasis per Stoppuhr. Bei WISO MeinBüro funktioniert das nicht ganz so bequem. Bei WISO MeinBÜRO funktionieren Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen nicht auf Basis eines Angebotes. Das ist bei Papierkram besser. 

Funktionsumfang Buchhaltung: WISO-Nutzer können unbegrenzt viele Geschäftskonten einbinden und Onlinebanking machen. Für die Anlage EÜR gibt es bei WISO Erweiterungen, die auch sämtliche Steuererklärungen erledigen.

Schnittstellen und Integrationen: Bei WISO MeinBüro gibt es über 20 Integrationen. Bei Papierkram gibt es lediglich die API.

Support und Sicherheit: In den Supportfunktionen sind beide Programme vergleichbar. Gleiches gilt für Hosting und Datensicherheit. Eine GOBD-Zertifizierung fehlt bei WISO MeinBüro.

Auch im Vergleich zu WISO MeinBüro bestätigt sich der USP von Papierkram: Wer Projekte abrechnen will, für den ist Papierkram eine sehr gute Wahl.

orgaMAX M erreichte Platz 5 in unserem Test mit einer Note von 2,0. Es ist eine ordentliche Bürosoftware für Freiberufler und Kleingewerbetreibende im D-A-CH-Raum.

Zielgruppe: orgaMAX M eignet sich für kleine Unternehmen aller Branchen. Die unterstützte Buchhaltungs- und Gewinnermittlungs-Methode ist die EÜR. Bilanzierer benötigen einen Steuerberater.

Nutzerfreundlichkeit: orgaMAX ist bequem bedienbar. Belege kontieren ist allerdings kompliziert und der Bankdatenabgleich funktioniert nicht automatisch. Das ist bei Papierkram ähnlich.

Funktionsumfang Rechnungen: Die Note für die Rechnungsfunktionen von orgaMAX ist „Gut“ (Score 88 %), bei Papierkram ist sie „Sehr gut“ ( Score 94 %). Papierkram bietet die bessere Projektzeitabrechnung. Mit der Stoppuhr kann die erbrachte Arbeitsleistung minutengenau abgerechnet werden. Bei orgaMAX funktioniert das nicht ganz so bequem. Bei orgaMAX funktionieren Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen nicht auf Basis eines Angebotes. Das ist bei Papierkram besser. 

Schnittstellen und Integrationen: Anders als bei Papierkram fehlen bei orgaMAX die DATEV- und die ELSTER-Schnittstelle. Es gibt aber über 20 Integrationen. Bei Papierkram gibt es lediglich die API.

Support und Sicherheit: In den Supportfunktionen sind beide Programme vergleichbar. Gleiches gilt für Hosting und Datensicherheit. Eine GOBD-Zertifizierung fehlt bei orgaMAX.

Auch im Vergleich zu orgaMAX bestätigt sich der USP von Papierkram: Wer Projekte abrechnen will, für den ist Papierkram eine sehr gute Wahl.

BuchhaltungsButler erreichte in unserem Test eine Note von 2,2. BuchhaltungsButler ist der Geheimtipp für bilanzierende Unternehmen. Die Belegbuchung ist überragend, Schwächen gibt es bei den Rechnungsfunktionen.

Zielgruppe: Der BuchhaltungsButler richtet sich an Bilanzierer, Papierkram dagegen an Gewinnermittler mit der Anlage EÜR.

Nutzerfreundlichkeit: Grundsätzlich ist der BuchhaltungsButler einfach bedienbar. Im Gegensatz zu Papierkram gibt es keine mobile App.

Funktionsumfang Rechnungen: Rechnungen sind die Schwäche des BuchhaltungsButlers. Es fehlen das Mahnwesen, die Kundenverwaltung und die Möglichkeit, Rabatte auf Rechnungen zu geben. Die Rechnungsfunktionen bei Papierkram sind dagegen sehr gut. 

Funktionsumfang Buchhaltung: Bei der Belegbuchung ist der BuchhaltungsButler Papierkram überlegen. Zudem gibt es Spezialkontenrahmen für Ärzte und Vereine. Mit dem Add-on eBilanz+ lassen sich Bilanz und GuV erstellen.

Schnittstellen und Integrationen: Der BuchhaltungsButler bietet insgesamt 21 Integrationen, davon 11 zu E-Commerce-Systemen.

Support und Sicherheit: Im Support ist Papierkram besser. Der BuchhaltungsButler hat keinen Chatbot und es gibt nur spärliche Hilfe-Videos für neue Nutzer. Beide Programme bieten hohe Datensicherheit auf deutschen Servern und eine GOBD-Zertifizierung.

Papierkram ist insgesamt übersichtlicher als der BuchhaltungsButler. Andererseits punktet der BuchhaltungsButler im Bereich der Belegbuchung, speziell bei Bilanzierern. Anwender des Butlers sollten für Rechnungen ein separates Programm verwenden.