Die Top 10 Kassensysteme im Vergleich

Inhalt

1. Was muss ein Kassensystem leisten?
2. Die Anbieter im Überblick
3. Der Kassensystem-Vergleich im Detail
4. Typische Fragen zur Wahl eines Kassensystems
5. Fazit: Das Kassensystem als Turbo für Rentabilität

1. Was muss ein Kassensystem leisten?

Ein modernes Kassensystem muss intuitiv bedienbar sein, über umfangreiche Bezahlfunktionen verfügen und mobiles Zahlen ermöglichen. GOBD Konformität und das Erfüllen der KassensichV ist eine Selbstverständlichkeit, um die strengen Auflagen des Finanzamts zu erfüllen. Im Gegensatz zur Stand-alone Registrierkasse, kommen bei der Systemkasse weitere Funktionen hinzu, um betriebliche Abläufe zu verbessern.

#1 Die notwendige Hardware

Zu den wichtigen Hardware-Komponenten eines Kassensystems zählen:

• Terminal: Am Terminal stehen dem Kassierer sämtliche Kassierfunktionen zur Verfügung. Dazu sind eine Tastatur und ein Display für den Kassierer nötig. Die Hersteller bieten häufig eigene Hardware wie man sie von einer Registrierkasse kennt, meist kann aber auch ein moderner PC verwendet werden. Sehr aktuell sind Touchscreen-PCs, die eine Tastatur überflüssig machen und die Bedienung erleichtern.
• Kassenlade: Diese dient zur Aufbewahrung für das Bargeld, manchmal auch noch für die Durchschläge von Kartengeräten.
• Bondrucker: Damit werden Kassenbelege für den Kunden gedruckt, aber auch Belege für Barausgaben, Bareinlagen, Barentnahmen oder Stornos.
• Barcodescanner: Der Barcodescanner vereinfacht das Kassieren von Verkaufsartikeln, die mit einem Barcode ausgezeichnet sind. Händler brauchen ihn auch bei der Inventur, um Ware zu erfassen.
• Kartenlesegeräte: Sind beim Kassensystem mit der Kasse vernetzt. 
• Tablets: Übernehmen häufig die Funktion des Kassenterminals (iPad-Kasse) oder dienen als Zusatzgeräte für Verkaufsberater, Kellner oder Friseure (Bedienungshilfen). Auch der Unternehmer kann über ein vernetztes Tablet Auswertungen abrufen, beispielsweise Umsatzabfragen in Echtzeit. Mit der entsprechenden App wird ein Tablet zur Kasse gemacht.
• Smartphones: Werden häufig mittels einer App mit dem Kassensystem vernetzt. Dienen als Bedienungshilfen, Ersatz für den Barcodescanner oder Abfragegeräte für Auswertungen.

#2 Funktionen für Marketing, Kundengewinnung und Kundenbindung

Wer kassieren will, braucht neue und treue Kunden. Und genau dabei helfen Kassensysteme und bieten Funktionen wie:

• Kundenverwaltung: Dokumentation von Kaufhistorie und individuellen Vorlieben für bessere Kundenberatung und Kundenservice
• Terminvereinbarung/Tischreservierung: Mit diesen Funktionen unterstützt die Kasse die Kundenakquise.
• Kundenkarte: Damit profitiert der Kunde des Unternehmens von besonderen Serviceleistungen. Manche dieser Karten gibt es auch mit Bezahlfunktion.
• Gutscheine: Per SMS, E-Mail oder Messenger-Nachricht erhält der Kunde Gutscheine, die er beim Kauf einlösen kann und die GOBD konform von der Kasse verwaltet werden.

#3 Funktionen zur Optimierung betrieblicher Abläufe

Im betrieblichen Ablauf ist die Kasse in die unterschiedlichsten Prozesse eingebunden. Dazu zählen:

• Kundenbedienung: Bei der Kundenbedienung können Verkäufer auf Kundendaten zurückgreifen und auf den Artikelbestand im Warenlager. In der Gastronomie unterstützt die Kasse die Aufnahme einer Gastbestellung und leitet die Order automatisch an die Küche weiter.
• Mitarbeiterverwaltung: Neben den Verkäuferstatistiken sind hier Zeiterfassung und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung denkbar. Ein wichtiger Punkt ist hier auch der Nachweis, dass ein Unternehmen die Vorschriften zum Mindestlohn erfüllt.
• Warenwirtschaft / Inventur: Durch die Anbindung der Warenwirtschaft führt jeder Verkauf zu einer Bestandsänderung im Warenlager. Auch eine Inventur lässt sich über ein Kassensystem durchführen.
• E-Commerce: Wer seinen Amazon, Ebay-Shop oder den eigenen Onlineshop mit der Kasse vernetzt, profitiert von stets aktuellen Informationen zum Lagerbestand. Nichts ist ärgerlicher, als einem Onlinekunden mitteilen zu müssen, dass sein bestelltes Produkt aktuell nicht lagernd ist.
• Buchhaltung: Moderne Kassensysteme übergeben Daten vom Tagesabschluss automatisch an ein Buchhaltungsprogramm oder an den Steuerberater. Das spart Zeit im Büro.
• Auswertungen: Die moderne Systemkasse unterstützt das Controlling mit umfangreichen Auswertungen. Umsatz- und Rohertragsanalysen für Waren, Warengruppen, Abteilungen und Verkäufer sind möglich.

#4 Beispiele für Anforderungen in bestimmten Branchen

Neben Kassensystemen, die als Universallösung angeboten werden, gibt es Branchenlösungen, z.B. für den Einzelhandel, die Gastronomie und Dienstleister wie Friseure oder Beautysalons. Diese Branchenlösungen verfügen über spezielle Funktionen für die jeweilige Branche.

• Kassensysteme im Einzelhandel
  Die Steuerung der Warenwirtschaft ist für Einzelhändler sehr wichtig. Daher braucht eine Einzelhandelskasse in jedem Fall eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft und ein Inventurmodul.

• Kassensysteme für Friseure
  Das perfekte Salonmanagement steht hier im Mittelpunkt. Terminverwaltung, Kundenverwaltung und Kundenbindungsfunktionen sind hier sehr wichtig.

• Kassensysteme für Gastronomen
  Hier unterstützt die Kasse das Restaurantmanagement. Daher sollte die Kasse Funktionen wie Tischreservierung, Tischübersicht, Funkbonierung, Steuerung der Speisenabfolge haben.

Unternehmer, die ein perfektes Kassensystem einsetzen, sparen so nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessern Kundenakquise und Kundenbindung und verfügen über ein Instrument, das eigene Unternehmen immer besser zu machen. Jeder Unternehmer tut gut daran, sich seinen eigenen Kriterienkatalog aufzustellen.

2. Die Anbieter im Überblick

Diese Übersicht zeigt Ihnen folgende Dinge: Moderne Kassensysteme sind in der Regel erschwinglich, die monatlichen Kosten sind überschaubar. Es gibt sowohl reine Branchenlösungen als auch branchenübergreifende Lösungen. 

Viele Anbieter setzen auf iPads als Kassenterminals. Anbieter wie MagentaBusiness POS, POSCAST, ready2order und Vectron bieten eigene Terminals an. Peripheriegeräte wie Kassenladen, Bondrucker oder Barcodescanner haben alle Anbieter im Angebot, zum Teil kann der Unternehmer auch auf eigene Hardware zurückgreifen. Die notwendigen Investitionen für Hardware führen wir weiter unten im Detailvergleich auf.

3. Der Kassensystem-Vergleich im Detail

Da alle Anbieter alle Zahlungsfunktionen anbieten, führen wir dieses Kriterium nicht extra in der Vergleichstabelle auf. Auch sind alle Systeme dieses Vergleichs GOBD konform und erfüllen die KassensichV.

Teil 1:  Gastrofix, Gastronovi, helloCash, iZettle Pro u. MagentaBusiness POS.

Die monatlichen Kosten sind bei allen Systemen erschwinglich. Deutlichere Unterschiede gibt es bei den Investitionen in die Kassenhardware. 

Teil 2: orderbird, POSCAST, ready2order, tillhub und Vectron

Auch bei diesen Anbietern halten sich die monatlichen Kosten für die Software im Rahmen. Grundsätzlich kommt es bei der Wahl des optimalen Kassensystems nicht so sehr auf den Preis, sondern auf die Funktionalität an.

4. Typische Fragen zur Wahl eines Kassensystems

Wie wichtig ist der Preis eines Kassensystems?

Entscheidend bei der Wahl des Kassensystems ist nicht der Preis, sondern seine Funktionalität. Für die Software bieten die Hersteller in der Regel günstige monatliche Raten pro eingesetztem Gerät. Gewiss, die Hardware erfordert zum Teil Anfangsinvestitionen über 1000 €. Das ist dann eine Frage der Finanzierung, wobei die Hersteller zum Teil auch Leasing-Angebote vermitteln oder anbieten. Legen wir bei einer Investition von 1800 € in die Hardware eine Abschreibungsdauer von 3 Jahren zugrunde, so ergeben sich Abschreibungsbeträge pro Jahr von 600 € bzw. 50 € pro Monat, die als betrieblicher Aufwand anfallen. 

Nehmen wir an, Sie investieren in ein Kassensystem, das wie im Falle von MagentaBusiness POS pro Monat 49,90 € kostet, dann rentiert sich das System bereits dann, wenn Sie dank des Kassensystems pro Monat mehr als 49,90 € Ertrag machen. Das sollte machbar sein, wenn Sie das für Sie perfekte System auswählen. Wenn allein ein Kellner an einem Abend 100 € mehr Getränkeumsatz macht, weil er dank des System mehr Zeit für seine Kunden hat, hätte sich das System mehr als rentiert.

Was ist die beste Vorgehensweise bei der Auswahl eines Kassensystems?

Die Vorgehensweise ist immer vierstufig. Am Anfang steht die Bedarfsermittlung, nach der die Auswahlphase folgt. Nach Testphase und Kauf, muss der Unternehmer das neue System ohne Reibungsverluste im Unternehmen einführen.

Leitfragen zur Bedarfsermittlung

• In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? Gibt es hier Speziallösungen?
• Brauchen Sie eine Terminvereinbarung oder eine Tischreservierung über die Kasse? Wie sieht ihre Kundenkontaktstrecke aus?
• Welche Funktionen brauchen Sie bei der Kundenbedienung vor Ort? Gastronomen brauchen beispielsweise die Bestellaufnahme bzw. die Funkbonierung mit Gangsteuerung.
• Brauchen Sie ein Warenwirtschaftssystem? Eventuell auch mit Anbindung an Ihre E-Commerce-Kanäle?
• Haben Sie mehrere Filialen? Brauchen Sie also ein filialfähiges Kassensystem?
• Welche Anforderungen haben Sie an die Verkäuferverwaltung bzw. Kellnerverwaltung? Brauchen Sie neben Verkäuferumsatz-Auswertungen auch eine Zeiterfassung?
• Welche Schnittstellen brauchen Sie zur Buchhaltung? DATEV-Schnittstelle oder Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen?
• Welche Auswertungen benötigen Sie? Wollen Sie Umsatzzahlen in Echtzeit abrufen z.B. mit dem Smartphone?

Unternehmen sollten auf Basis dieser Leitfragen einen Kriterienkatalog aufstellen und mit diesem Kriterienkatalog arbeiten.

Vorgehensweise bei der Auswahlphase

Einige Anbieter bieten eine Testphase an, bei anderen gibt es vorher eine Systempräsentation, entweder als Webinar bzw. Videopräsentation oder als Präsentation vor Ort. Wenn ein Hersteller einen Test anbietet, sollten Sie das nutzen. Testen Sie typische Kassenvorgänge oder Bedienabläufe in Ihrem Unternehmen. Einige Unternehmer gehen hier sehr minutiös vor. Von einem Berliner Friseursalon ist bekannt, dass er sich bei der Anschaffung einer Kasse für Bedarfsanalyse und Systemauswahl 2 Jahre Zeit nahm.

Einführungsphase und Systembetrieb

Jedes neue Softwaresystem führt zu einer Veränderung von Abläufen. Mitarbeiter müssen von alten Gewohnheiten Abschied nehmen und der Unternehmer muss eventuell Widerstände im Team überwinden. Die Einführungsphase fällt dann leicht, wenn das neue Kassensystem intuitiv zu bedienen und schnell zu erlernen ist. Trotzdem müssen Unternehmer einiges anpassen:

• Prozessbeschreibungen und Vorgehensweise beim Kassieren und beim Kassenabschluss
• Neue Funktionen wie die Kundenverwaltung müssen erlernt werden.
• Auch die Schnittstellen zur Buchhaltung und die Vorgehensweise dort erfordert einiges an Umstellung.

Intensive Schulung und Betreuung der Mitarbeiter im Umgang mit der Kasse sind daher sehr wichtig.

Was ist bei Hardware und Software eines Kassensystems zu beachten?

Der Trend bei den Herstellern von Systemkassen geht dahin, sich von spezifischen Hardwaregeräten unabhängig zu machen. Entscheidend für das Funktionieren eines Kassensystems ist die Kassensoftware. Natürlich braucht ein Kassensystem eine Kassenlade, einen Barcodescanner und einen Bondrucker. Hier bieten die Hersteller der POS-Systeme in der Regel keine eigene Hardware, sondern die Geräte anderer Hersteller an. Ein Beispiel sind die Bondrucker von Epson.

Die Funktion des Terminals kann dagegen von einem Desktop, einem Touchscreen-Desktop oder einem Tablet übernommen werden. Die Software sorgt dafür, dass die Kassenperipherie mit dem Terminal verbunden wird. Für die Zahlung mit der EC-Karte oder der Kreditkarte sind nach wie vor Kartengeräte erforderlich. Je mehr sich der Trend zur kontaktlosen Kartenzahlung verstärkt, desto wahrscheinlicher ist es, dass Smartphones in Zukunft die Funktion von Kartenterminals übernehmen.

Das Design der Endgeräte ist ebenfalls wichtig. Je kleiner ein Kassenterminal, desto mehr Platz hat der Unternehmer in seinem Geschäft. Das ist speziell im stationären Einzelhandel von Bedeutung. Auch die Attraktivität des Designs ist ein wichtiger Punkt, denn die Kasse ist Teil der Ladenausstattung und beeinflusst die Ausstrahlung des Gesamtdesigns und die Wirkung auf den Kunden. In einem edlen Kosmetiksalon sollte auch die Kasse ein edles Design haben.

Fazit: Das Kassensystem als Turbo für Rentabilität

Kassierfunktionen und GOBD Konformität sind die Mindestanforderungen an Kassensysteme. Entscheidend sind die Funktionen, die ein Kassensystem bietet. Moderne Systemkassen verfügen über Schnittstellen zu Kundenverwaltung und Kundenbindung und optimieren Arbeitsabläufe. In der Gastronomie sind das beispielsweise Funktionen wie Bestellaufnahme oder Funkbonierung wie die Lösungen von Gastrofix oder Gastronovi zeigen. Der Unternehmer spart Zeit, senkt die Fehlerquote und steigert das Kundenerlebnis. Friseure können ihre Kunden durch Beratung und Kassieren am Behandlungsplatz beeindrucken, Einzelhändler durch sofortigen Zugriff auf einzelne Artikel, wie das Beispiele von MagentaBusiness POS zeigt. Manche Systeme fokussieren sich auf eine einzige Branche, Systeme wie tillhub, ready2order oder POSCAST bieten Lösungen für mehrere Branchen.

Alle Kassensystem bieten ausführliche Statistiken und Auswertungen, insbesondere Umsatz- und Rohertragsstatistiken pro Artikel, pro Warengruppe und Abteilung und natürlich aufschlussreiche Verkäuferstatistiken für die Personalführung. So bekommt der Unternehmer aufschlussreiche Daten, sein Unternehmen zielgerichtet zu optimieren. Im Idealfall verbessern sich Umsatz, Rohertrag und Betriebsergebnisse dank der Effizienzvorteile einer vernetzten Systemkasse.

Die monatlichen Kosten für ein Kassensystem bewegen sich in einem Rahmen von 19 Euro bis 100 Euro und mehr. Investitionen in die Hardware liegen in einem Bereich zwischen 350 Euro bis über 2.000 Euro. Da ist gute Finanzplanung gefragt, die Investitionen können Unternehmer häufig via Leasing finanzieren. Entscheidend beim Kassensystem sind nicht monatliche Kosten und Anfangsinvestitionen, sondern ob ein Kassensystem die Abläufe in einem Unternehmen verbessert, ob dadurch die Kundenzufriedenheit steigt bzw. die Kosten sinken. Gehen Sie daher bei der Wahl eines Kassensystems systematisch vor. Stellen Sie Ihren Kriterienkatalog auf, was die Kasse können muss, lassen Sie sich das System vorstellen und testen Sie es gründlich.

Lernen Sie jetzt ein einfaches Kassensystem kennen