Kassensysteme im Vergleich 2023: die besten Kassen auf einen Blick

Bezahlfunktionen:

• Werden alle Zahlungsarten berücksichtigt? Bargeld, EC-Karte, Kreditkarten, Apple Pay, Google Pay?
• Bargeldmanagement: Wird die Wechselgeld-Eingabe unterstützt?
• Split-Zahlungen: Kann der Kunde 50 € bar und den Rest auf Karte bezahlen?
• Gibt es Rückerstattungen bzw. eine Guthaben-Funktion?
• Storno-Funktion: Können Kassenvorgänge storniert werden?

Kassenkonfiguration:

• Schnelltasten – Touchscreenfelder: Kann der Anwender die Kasse mit frei belegbaren Tasten oder Touchscreen-Feldern individualisieren?
• Mehrwertsteuersätze: Sind alle gesetzlichen Mehrwertsteuersätze vorhanden? Können Mehrwertsteuersätze frei definiert werden?
• Preise: Können Preise für Artikel bzw. Dienstleistungen individuell eingegeben werden?
• Warengruppen / Artikelgruppen: Können Warengruppen und Artikelgruppen frei definiert werden?
• Können Artikeltexte frei formuliert werden?

Kassenabschluss:

• Druckt die Kasse Z-Bons für den Tagesabschluss aus?
• Gibt es ein Rechnungsjournal?

• Kassenbuch: Ist ein Kassenbuch integriert oder gibt es eine Schnittstelle dazu?
• DATEV-Schnittstelle: Existiert eine Schnittstelle, um Kassendaten an DATEV zu senden?
• Datenexport: Können Daten auf Knopfdruck an ein Buchhaltungsprogramm gesendet werden?
• Inventuren: Gibt es ein Inventur-Modul, um Waren bei einer Stichtagsinventur aufzunehmen?

• Gibt es ein Controlling-Dashboard, das Kennzahlen und Geschäftszahlen auf einen Blick zeigt?
• Zeigt das System Tages-, Monats- und Jahresumsatzberichte?
• Gibt es Umsatzauswertungen für Warengruppen und Produkte?
• Existieren Umsatzauswertungen für Verkäufer bzw. Kellner?
• Gibt es Umsatzauswertungen pro Kunde?

• Gibt es Benutzerkonten mit unterschiedlicher Rechte-Vergabe?
• Gibt es eine Zeiterfassung?
• Gibt es Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?

Für welche der folgenden Branchen ist das Kassensystem grundsätzlich ausgerichtet? 

• Einzelhandel, auch mit E-Commerce
• Dienstleistung
• Gastronomie

Gibt es hier einen Branchenschwerpunkt?

• Gibt es die Anbindung an einen Onlineshop oder an Marktplätze wie Amazon bzw. Ebay?
• Gibt es ein Modul, um Termine mit Kunden zu vereinbaren?
• Können auch ordentliche Rechnungen gedruckt werden?
• Ist ein bestandsgeführtes Warenwirtschaftssystem vorhanden oder gibt es Schnittstellen dazu?
• Kann über die Kasse ein bestimmtes Produkt gesucht werden?
• Gibt es einen Import von Produktdaten vom Warenwirtschaftssystem an die Kasse?
• Ist das Kassensystem in einem Filialnetz einsetzbar? Kann ein bestimmtes Produkt von Filiale A nach Filiale B über die Kasse umgebucht werden?

• Können Behandlungstermine über die Kasse vereinbart werden?
• Besitzt die Kasse eine Kundenverwaltung (CRM), das Kaufhistorie und Vorlieben der Kunden speichert?
• Gibt es ein Warenwirtschaftssystem für Dienstleister mit umfangreichem Waren-Sortiment?

• Reservierungsmodul: Bietet die Kasse ein Reservierungssystem für Gäste?
• Tischmanagement: Bietet die Kasse ein Tischmanagement-System? Damit die Restaurant-Leitung sehen kann, welche Tische was bestellt haben und welche Tische bald frei werden?
• Bestellmodul: Bietet die Kasse ein Bestellmodul für Gäste, die Ihre Speisen abholen?
• Funkbonierung: Werden Bestellungen auf Knopfdruck an die Küche übertragen?
• Gangsteuerung: Kann angegeben werden, ob Vorspeisen und Hauptspeisen zusammen oder nacheinander serviert werden.
• Sonderwünsche bei Gerichten: Bratkartoffeln statt Pommes frites? Kann dies bei der Bestellung automatisch an die Küche übermittelt werden?
• Rechnungsaufteilung: Sie hilft, wenn Gäste getrennt statt zusammen bezahlen wollen?
• Gastro-Warenwirtschaft: Ist eine Warenwirtschaft für die Gastronomie integriert oder gibt es eine Schnittstelle dazu?

• Kundenverwaltung (CRM): Werden Daten zur Kundenhistorie aufgezeichnet? Können Vorlieben eines Kunden hinterlegt werden?
• Treueprogramme: Gibt es Boni oder Vergünstigungen ab einer bestimmten Umsatzhöhe oder Kauffrequenz? Auch in Kombination mit einer Kundenkarte?
• Terminvereinbarung, Reservierung: Terminsysteme geben dem Kunden Terminsicherheit, steigern die Kaufrate und erleichtern die Personalplanung.
• Gutscheine, Aktionen: Kann das Kassensystem POS-Aktionen verwalten, um den Umsatz anzukurbeln?
• Kassenterminal als Präsentationshilfe: Ist das Kassenterminal geeignet, die Kundenberatung zu unterstützen?
• Weitere Marketing-Tools: Gibt es Schnittstellen zu weiteren Marketing-Tools, etwa für das E-Mail Marketing?

• Läuft die Kassensoftware in der Cloud und ist somit auf verschiedenen Endgeräten bedienbar?
• Oder muss die Kassensoftware auf einer Computerkasse oder einem Desktop installiert werden?

Läuft das System auch auf Tablets oder Smartphones? Werden sowohl iOS als auch Android unterstützt?

Welche Geräte umfasst das Kassensystem?

• Kassenterminals bzw. Kassencomputer
• Kartenlesegerät
• Bargeldlade
• Kundendisplays
• Küchendrucker, Küchenmonitore
• Bon-Drucker (stationär, tragbar)
• Scanner

• Entspricht die Datenaufzeichnung des Kassensystems der GOBD?
• Erfüllt das Kassensystem die Kassensicherungsverordnung?
• Besitzt das Kassensystem ein TSE? Das TSE ist die Sicherheitseinrichtung, ein Modul, das Datenmanipulation verhindert und Kassendaten für das Finanzamt umfassend dokumentiert.

• Gibt es Support per Telefon, E-Mail oder Chat?
• Wie hoch sind die monatlichen Gebühren des Kassensystems?
• Wie hoch sind die Anschaffungskosten für die Hardware des Kassensystems?

helloCash verwandelt jedes Endgerät in eine Registrierkasse, egal ob Tablet, Smartphone oder Desktop. Die Software gibt es in 2 Varianten: 

• helloCash Premium für lokale Händler und Dienstleister
• helloCash Gastro für die Gastronomie

Das Kassensystem helloCash unterstützt das POS-Marketing und bietet eine hohe Funktionalität. Die Software erfüllt die Anforderungen von Händlern und Dienstleistern, im Bereich Gastronomie sind andere Kassensysteme stärker.

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Tillhub bietet anpassungsfähige Kassenlösungen für jede Branche. Das smarte Kassensystem passt sich den Bedürfnissen von Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleistung an und unterstützt die betrieblichen Abläufe. Durch regelmäßige Software-Updates ist die Tillhub Kasse immer zu 100 % rechtskonform.

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Die ETRON onRetail Kassenlösung ist modular durch Warenwirtschaft und Onlineshop erweiterbar und ermöglicht so eine perfekte und kostengünstige Verbindung von stationärem und Online-Handel. Auf Wunsch unterstützen lokale ETRON-Partner die Anwender des Kassensystems bei Installation, Inbetriebnahme & Wartung.

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POScast Korona.POS bietet Komplettlösungen für Gastronomen, stationäre Dienstleister und Händler auf Basis der Kassensoftware Korona.POS. Die Hardware umfasst hochwertige Kassenterminals von Aures und die dazu passenden Peripherie-Geräte.

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SumUp ist ein flexibles Kassensystem für stationäre Händler, Dienstleister und Gastronomen. Das System läuft auf Apple iPads, die mit Kassenladen, Druckern sowie dem SumUp Air Kartenterminal ergänzt werden. Leider fehlen Marketing-Funktionen. Auch der Erfüllungsgrad für die Branchen Gastronomie und Dienstleistung könnte besser sein. Gut geeignet ist es für stationäre Händler mit E-Commerce.

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Das Kassensystem ready2order läuft auf jedem Endgerät, egal ob iPad, Android Tablet, Windows- oder Mac-Desktop und bietet einen guten Funktionsumfang. Geeignet ist es für stationäre Händler und Dienstleister sowie Gastronomen. Wichtige Marketing-Funktionen wie eine Terminvereinbarung oder Treueprogramme fehlen. Dafür punktet ready2order mit einem günstigen Preis.

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orderbird Pro ist ein Kassensystem für die Gastronomie. Es unterstützt sämtliche Abläufe in einem Restaurant von der Reservierung bis zur Bezahlung. Für kleine Händler und Dienstleister gibt es Orderbird Mini. Es ist ein mobiles, spielend zu bedienendes Kassensystem, das in einem winzigen Ladenlokal wenig Platz einnimmt. Ein Nachteil von Orderbird ist die fehlende Warenwirtschaft. Wer keine Warenwirtschaft benötigt, profitiert von einem günstigen Preis.

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LocaFox ist ein intuitiv bedienbares Kassen- und Warenwirtschaftssystem, speziell für den unabhängigen Einzelhändler. Die Software von LocaFox liegt in der Cloud und ist immer auf dem aktuellen Stand. Das M Paket bietet mit Warenwirtschaft, Onlineshop-Schnittstelle, Datev-Export und vielen anderen Features ein leistungsstarkes Kassen- und Warenwirtschaftssystem. Für Gastronomen oder Dienstleister gibt es bessere Systeme.

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OLYMPIA ist ein Hersteller von Kassenterminals. Das optisch attraktive System OLYMPIA Touch 200 TSE verfügt über ausgezeichnete Kassierfunktionen. Branchenfunktionen für Gastronomie (Tischmanagement) oder Handel (Warenwirtschaft) sind kaum vorhanden. Auch die Funktionen für das POS-Marketing fehlen. Die Übertragung von Kassendaten an DATEV erfolgt nicht automatisch, sondern manuell. Fazit: Olympia Touch 200 TSE hat unter allen Kassensystemen im Vergleichstest den geringsten Funktionsumfang.

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Entscheidend bei der Wahl des Kassensystems ist nicht der Preis, sondern seine Funktionalität. Für die Software bieten die Hersteller in der Regel günstige monatliche Raten pro eingesetztem Gerät. 

Nehmen Sie als Beispiel ein Kassensystem, das pro Monat 49,90 € kostet. Das System rentiert sich, wenn Sie pro Monat einen zusätzlichen Ertrag von 49,90 € erzielen. Das schafft bereits ein einzelner Kellner an einem Abend, wenn er Dank des Kassensystems mehr Zeit für seine Kunden hat.

Die Vorgehensweise ist vierstufig: Bedarfsermittlung, Testen, Auswahl/Kauf, Einführungsphase

Fragen zur Bedarfsermittlung:

• In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?
• Verkaufen Sie online?
• Brauchen Sie eine Terminvereinbarung oder eine Tischreservierung über die Kasse?
• Welche Funktionen brauchen Sie bei der Kundenbedienung vor Ort? (Gastronomie: Bestellaufnahme, Funkbonierung und Gangsteuerung)
• Brauchen Sie ein Warenwirtschaftssystem? 
• Muss das Kassensystem filialfähig sein?
• Welche Anforderungen haben Sie an die Verkäuferverwaltung (Kellnerverwaltung)? 
• Welche Schnittstellen brauchen Sie zur Buchhaltung? (DATEV-Schnittstelle)
• Welche Auswertungen benötigen Sie?
• Beabsichtigen Sie Umsatzzahlen in Echtzeit abzurufen?

Unternehmen sollten auf Basis dieser Leitfragen einen Kriterienkatalog aufstellen und mit diesem Kriterienkatalog arbeiten.

Vorgehensweise bei der Auswahlphase: 
Einige Anbieter bieten eine Testphase an, bei anderen gibt es eine Systempräsentation (Webinar, Videopräsentation oder als Präsentation vor Ort. Gibt es eine Testphase? Wenn ja, checken Sie typische Kassenvorgänge oder Bedienabläufe ihres Betriebes. 

Einführungsphase und Systembetrieb:
Jedes neue Softwaresystem ändert die gewohnten Abläufe im Unternehmen. Das erzeugt Widerstand im Team. Die Einführungsphase fällt leicht, wenn das neue Kassensystem intuitiv zu bedienen und schnell zu erlernen ist. Ein Kassensystem erfolgreich einführen heißt:

• Prozesse beim Kassieren und beim Kassenabschluss definieren
• Neue Funktionen der Kasse mit dem Team trainieren (z.B. ein Terminsystem)
• Abläufe in der Buchhaltung anpassen

Intensive Schulung und Betreuung der Mitarbeiter im Umgang mit der Kasse sind das A und O.

Der Trend bei den Kassensystemen geht zu Softwarelösungen, die unabhängig von speziellen Kassenterminals auf Desktops und mobilen Endgeräten laufen. Häufig übernimmt ein Smartphone oder ein Tablet die Funktion eines Kassenterminals. Mittlerweile gibt es Kassenladen, Bondrucker oder Scanner, die direkt mit einem Tablet oder Smartphone steuerbar sind.

Auch das Design der Kassenhardware ist wichtig: Je weniger Platz ein Händler hat, desto interessanter sind mobile Tablet- oder iPad-Kassen. Attraktive Kassenterminals sind im gehobenen Fachhandel beliebt.