Jahresabschluss erstellen: die wichtigen Voraussetzungen, Schritte und Hilfen

Freiberufler und Kleingewerbetreibende erstellen ihren Jahresabschluss in Form einer EÜR. Hier finden Sie unsere Ratgeber und Tools zum Thema "EÜR erstellen".

Eine ordentlich geführte Buchhaltung ist die Grundvoraussetzung, um einen Jahresabschluss effizient im Rahmen der gesetzlichen Fristen zu erstellen. Ihre Belege sind ordentlich abgelegt und alle Konten Ihrer Buchhaltung sind exakt gebucht und abgestimmt. In der Praxis finden wir häufig das Gegenteil: Belegchaos beim Unternehmer mit der Folge, dass Buchhaltungskonten nicht sauber abgestimmt sind. Das kostet Zeit für Sie und Ihren Steuerberater. Organisatorisches Chaos in der Buchhaltung führt zu Fehlern und kostet Sie Geld, weil Ihr Steuerberater für den höheren Aufwand auch höhere Rechnungen stellt.

Sorgen Sie also für Ordnung in Ihren Belegen und in Ihrer Buchhaltung. Dabei können Ihnen gute Buchhaltungsprogramme helfen (wie z.B. über automatische Belegzuordnung). Viele Buchhaltungsprogramme bieten heute intelligente Schnittstellen, über die Unternehmer und Steuerberater optimal zusammenarbeiten.

Um diese Frage zu beantworten, möchten wir gerne 2 Beispiele aufzeigen.

• Beispiel 1
  Sie sind Freiberufler, haben ca. 20 Kunden, denen Sie für Ihre Dienstleistungen regelmäßig Rechnungen stellen. Als Arbeitsplatz haben Sie ein Coworking-Space angemietet. Ansonsten sind die Aufwendungen für Ihre freiberufliche Tätigkeit überschaubar: Ein bisschen Büromaterial, Lizenzen für Software, Ausgaben für Dienstreisen und gelegentliche Geschäftsessen mit Kunden. Wenn Sie gut organisiert sind, können Sie in diesem Fall Ihren Jahresabschluss selbst erstellen.
• Beispiel 2
  Sie haben als E-Commerce Unternehmer in der Rechtsform einer UG gegründet. Sie verkaufen online nicht nur in Deutschland, sondern auch im EU-Raum. Sie kaufen auch im Ausland ein und vertreiben Produkte, die unterschiedlicher Regelung bei der Umsatzsteuer unterliegen. Das Belegvolumen ist hoch, Sie kaufen Ware von verschiedenen Lieferanten und stellen viele Kundenrechnungen. Ein solches Szenario verlangt zwingend die Zusammenarbeit mit einem guten Steuerberater, der zudem auch Ihre persönliche Einkommensteuererklärung übernehmen kann.

Eine Tabelle soll die Unterschiede der beiden Beispiele verdeutlichen:

Je komplexer die Anforderungen an die Finanzbuchführung, je höher das Belegvolumen, je komplexer die Buchungsvorgänge und die Situation bei den Einnahmen, desto zeitaufwändiger und riskanter ist es, den Jahresabschluss selbst zu erstellen. In komplexen Fällen sind Unternehmer gut beraten, den Jahresabschluss von einem Steuerberater machen zu lassen. Ist die Buchhaltung sehr umfangreich, können sich Unternehmer auch an einen Buchhaltungsservice wenden. Der Buchhaltungsservice ersetzt nicht den Steuerberater bei der Erstellung, hilft aber bei den Abschlussarbeiten und bei der Kontenabstimmung.

Bleiben wir bei unserem Beispiel: Unsere Unternehmer unterscheiden sich dabei, wie sie den Jahresabschluss erstellen müssen in einem wesentlichen Punkt. Beim Freiberufler genügt die EÜR als Form des Jahresabschlusses, die UG des E-Commerce-Unternehmers verlangt zwingend einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV auf Basis der doppelten Buchführung. Wo liegt der Unterschied?

• Die EÜR ermittelt den Unternehmensgewinn über die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Nicht liquiditätswirksame Vorgänge wie z.B. Abschreibungen werden nicht berücksichtigt. 
• Der Jahresabschluss nach dem Handelsrecht (HGB) ermittelt den Gewinn durch Vermögensvergleich. Ist das Unternehmensvermögen im Laufe des Geschäftsjahres gestiegen, haben wir einen Gewinn. Andernfalls haben wir einen Verlust.

Je nach Art der Buchführungspflicht gestaltet sich die Erstellung des Jahresabschlusses komplexer: wer die Buchhaltung nach der doppelten Buchführung vornimmt, der muss feststellen, ob die Vermögensgegenstände alle komplett vorhanden sind und wie es sich mit den Verbindlichkeiten des Unternehmens verhält. Wir zeigen Ihnen im Überblick, welche Schritte nötig sind, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen:

Als Freiberufler oder als Kleingewerbetreibender müssen Sie nur eines machen: Ihre Buchhaltungsbelege ordnen und die Konten korrekt bebuchen. Wenn Sie mit einem Fahrtenbuch arbeiten, müssen Sie dieses ordentlich und vollständig führen. Ist dies der Fall, übergeben Sie Ihre Buchhaltung dem Steuerberater oder machen die EÜR mit einem guten Buchhaltungsprogramm selbst. Das ausgefüllte Formular "Anlage EÜR" fügen Sie dann der Steuererklärung bei.

Wer als Unternehmer einen Jahresabschluss nach HGB mit Bilanz und GuV erstellen muss, steht größeren Herausforderungen gegenüber. Entscheidend ist, dass Sie zum Stichtag, also zum letzten Tag des Geschäftsjahres, Vermögen und Schulden (Verbindlichkeiten) Ihres Unternehmens feststellen.

• Welche Vermögensgegenstände sind in Ihrem Unternehmen vorhanden?
• Wie hoch sind die Schulden (Verbindlichkeiten) Ihres Unternehmens?

Wir zeigen Ihnen nun die wesentlichen Bestandteile, die Ihr Jahresabschluss enthalten sollte.

Wichtig für den Jahresabschluss ist, sich den Umfang der erforderlichen Abschlussarbeiten klar zu machen. Das beginnt bei der Inventur und endet beim Abschlussgespräch mit dem Steuerberater und im Falle von Personengesellschaften oder Kapitalgesellschaften mit der Gesellschafterversammlung.

Wie erfassen Sie das Anlagevermögen? 
Zum Anlagevermögen zählen Grundstücke, Anlagen, Maschinen, Mobiliar, Umbauten. Sie brauchen diese Dinge nicht extra auf einem Zählbogen erfassen. Denn diese Vermögensgegenstände sind in Ihrer Buchhaltung bereits gelistet. Und zwar in der sogenannten Anlagenbuchhaltung. Wenn Sie also Ihren Jahresabschluss erstellen und das Anlagevermögen überprüfen, dann verwenden Sie dazu die Anlagenübersicht. Diese Anlagenübersicht bekommen Sie aus Ihrem Buchhaltungsprogramm, andernfalls fordern Sie die Anlagenübersicht von Ihrem Steuerberater an. Gehen Sie die Anlagenübersicht Punkt für Punkt durch. Sie sehen in der Anlagenbuchhaltung jeden Vermögensgegenstand mit seinem Anschaffungswert, dem aktuellen Wert, den Abschreibungen während des Geschäftsjahres und den gesamten Abschreibungen.

Sollten bestimmte Gegenstände nicht mehr vorhanden sein, dann vermerken Sie das und teilen dies dem Steuerberater mit. In so einem Fall ist der Vermögensgegenstand komplett abzuschreiben. Solche Fälle müssen Sie sorgfältig dokumentieren.

Wie erfassen Sie das Umlaufvermögen? 
Wesentlich aufwendiger ist es, die Gegenstände des Umlaufvermögens zahlenmäßig und wertmäßig zu erfassen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen. Wir sprechen hier von der Inventur . Eine Inventur zu machen heißt, Gegenstände des Umlaufvermögens zu zählen, zu messen oder zu wiegen, beispielsweise Waren und die sogenannten Roh-, Hilfs und Betriebsstoffe. Beispiel:

• Waren im Einzelhandelsgeschäft sind die Artikel, die der Händler verkauft;
• zu den Roh-, Hilfs und Betriebsstoffen zählen zum Beispiel Einkaufstüten, Material für die Dekoration, kleine Werkzeuge oder Büromaterialien. 
• Sind die Waren mengenmäßig erfasst, geht es an die Bewertung. Dabei stellen Sie fest, wie viel die einzelnen Waren wert sind. Dafür gibt es Bewertungsmaßstäbe. Einen Tennisschläger im Sportgeschäft bewerten Sie zum Beispiel mit dem Einkaufspreis. Früher wurden Inventuren mit sogenannten Erfassungsbögen durchgeführt. Heute werden die Waren via Warenwirtschaftssystem mit Scannern aufgenommen und auch automatisch bewertet.
• Insgesamt ist die Inventur, insbesondere die Stichtagsinventur, sehr aufwendig. Einzelhändler sprechen auch von der schlimmsten Zeit im Jahr.

Vergleichsweise einfach erfassen Sie die Bestände an Bargeld und die Salden der Bankguthaben, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen. Für den Bestand an Bargeld brauchen Sie das letzte Zählprotokoll Ihrer Kasse. Die Salden der Bankguthaben entnehmen Sie Ihren Bankauszügen.

Darlehen umfassen Ihre Bankdarlehen und eventuell auch Darlehen von Privatleuten oder von Gesellschaftern. In der Regel erhalten Sie von Ihren Banken Saldenbestätigungen zu Ihren Bankdarlehen zugesandt. Bei manchen Banken erhalten Sie pro Darlehen regelmäßig Kontoauszüge. Darlehen von Privatleuten und Gesellschaftern sind in der Regel in einer separaten Ablage hinterlegt.  Wenn Sie Ihre Belege gut geordnet haben, ist auch dieser Schritt beim Erstellen des Jahresabschlusses kein Problem.

Im Rahmen Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertungen erhalten Sie neben der BWA meistens auch eine OPOS Liste. Die OPOS-Liste enthält sämtliche offenen Rechnungen. Also offene Rechnungen Ihrer Kunden, auf deren Bezahlung Sie warten und Lieferantenrechnungen, die Sie noch bezahlen müssen. Die Summe aller offenen Kundenrechnungen sind Ihre Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Sie sind Bestandteil des Umlaufvermögens auf der Aktivseite der Bilanz. Die Summe aller offenen Lieferantenrechnungen sind Ihre Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Sie sind Bestandteil der Passivseite Ihrer Bilanz. 

Im Rahmen der Abschlussarbeiten gehen Sie Ihre OPOS-Liste systematisch durch und vergleichen Sie diese Liste mit Ihren Aufzeichnungen oder den Werten aus Ihrer Buchhaltungssoftware. Treten Unstimmigkeiten auf, sollten Sie beispielsweise von Ihren Lieferanten eine Saldenbestätigung zum Stichtag des Geschäftsjahres anfordern. Differenzen zwischen Ihrer OPOS-Liste und den Saldenbestätigungen Ihrer Lieferanten müssen analysiert und korrigiert werden. Die dafür notwendigen Buchungen macht in der Regel der Steuerberater.

Die Abschreibungen auf das Anlagevermögen ergeben sich aus der Anlagenbuchhaltung und der bereits erwähnten Anlagenübersicht. Hier sind sämtliche Gegenstände des Anlagevermögens gelistet, Grundstücke, Einrichtungsgegenstände, Mobiliar, Bürogeräte, Computer, gekaufte Software. Prüfen Sie anhand der Liste, ob alles vollständig ist und ob die gelisteten Gegenstände noch alle vorhanden und in gutem Zustand sind. Fehlende Gegenstände müssen komplett abgeschrieben werden. Beschädigte Gegenstände werden je nach Grad der Beschädigung ebenfalls abgeschrieben. Sobald Sie die Anlagenliste überprüft haben, übermitteln Sie dem Steuerberater die Liste mit den entsprechenden Kommentaren zu fehlenden Gegenständen oder zusätzlichen Abwertungsbedarf.

Abschreibungen auf das Umlaufvermögen nehmen Sie nach der Inventur vor. Dabei stellen Sie fest, ob es Gründe gibt, bestimmte Gegenstände des Umlaufvermögens niedriger zu bewerten. Da Sie mit dieser Form der Abschreibungen Ihren Gewinn beeinflussen, sind Abschreibungen dieser Art streng geregelt (siehe auch AfA-Tabelle). Sie können auch auf Forderungen Abschreibungen vornehmen. Insbesondere dann, wenn es unsicher ist, dass Forderungen Ihrer Kunden beglichen werden. Das ist zum Beispiel, dann der Fall, wenn bekannt wird, dass einer Ihrer Kunden Insolvenz beantragt hat.

Zusätzliche Abschreibungen auf das Anlagevermögen sowie Abschreibungen auf das Umlaufvermögen und Forderungen sollten Sie generell immer mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die in ihrer Höhe, ihrem Zeitpunkt und ihrem Bestehen nicht sicher sind. Um diese Unsicherheiten festzuhalten, legt man vorsichtshalber schon einmal fest, was eventuell auf das Unternehmen zukommen könnte. Eine Rückstellung vermindert den Gewinn und wird daher als Instrument der Bilanzpolitik verwendet. Folgende Arten von Rückstellungen gibt es:

• Steuerrückstellungen
• Rückstellungen für drohende Verluste
• Rückstellungen für Garantien
• Prozesskostenrückstellungen
• Aufwandsrückstellungen

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen, sollten Sie die Bildung von Rückstellungen mit Ihrem Steuerberater besprechen. In der Regel machen Sie das spätestens beim Jahresabschlussgespräch.

Den Jahresabschluss erstellen Sie zu einem bestimmten Stichtag. Daher müssen Sie bestimmte Geschäftsvorfälle zeitlich richtig zuordnen. Es kann ja sein, dass Sie zum Beispiel eine Rechnung für eine Leistung bezahlen, die sich ganz oder teilweise auf das Folgejahr bezieht. Das ist dann ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten. Oder dass Sie eine Zahlung im aktuellen Jahr erhalten, die für das Folgejahr gilt. So etwas bezeichnet man als passiven Rechnungsabgrenzungsposten.

Nehmen wir dafür zwei Beispiele:

• Zahlung eines Jahresbeitrags einer Versicherung am 1. Juli des laufenden Geschäftsjahres: die eine Hälfte des Jahresbeitrags wird als Versicherungsaufwand gebucht. Die andere Hälfte, die das kommende Jahr betrifft, als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten.
• Anzahlung einer Rechnung im Dezember für eine Dienstleistung im kommenden Jahr. Die Anzahlung wird als passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht und wird nicht zu den Umsätzen gerechnet.

Das richtige Verbuchen von Rechnungsabgrenzungsposten hängt von der guten Organisation Ihrer Buchhaltung ab. Entweder Sie buchen mit einem guten Buchhaltungsprogramm diese Vorgänge selbst oder Sie weisen Ihren Steuerberater bei der Belegübergabe darauf hin, wie die Belege zu buchen sind.

Die Rechnungsabgrenzung ist für Kleinbeträge in der Praxis irrelevant, es sei denn Ihr Steuerberater bzw. der Buchhalter sind absolute Perfektionisten. Für große Beträge ist es allerdings sehr wichtig. Denn aktive Rechnungsabgrenzungsposten erhöhen den Gewinn des laufenden Geschäftsjahres, während passive Rechnungsabgrenzungen den Gewinn im aktuellen Jahr mindern.

Nach dem Abschlussgespräch bei Ihrem Steuerberater kann Ihr Jahresabschluss nun fertiggestellt werden. Betrachten wir nochmals alle wichtigen Abschlussarbeiten im Überblick und im Zusammenhang mit Bilanz und GuV. Die nachfolgende Tabelle ordnet die Abschlussarbeiten im Zusammenhang mit Ihrem Jahresabschluss ein. Zuerst zeigen wir Ihnen im Überblick, was Sie für die einzelnen Positionen auf der Aktivseite Ihrer Bilanz tun müssen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen.

Betrachten wir nun im Überblick die Abschlussarbeiten beim Erstellen des Jahresabschlusses für die Passivseite der Bilanz. Hier geht es um sämtliche Verbindlichkeiten (Schulden), von Banken, Lieferanten, Gesellschaftern. Außerdem um die Rückstellungen und um die passiven Rechnungsabgrenzungsposten.

Zum Abschluss erfolgt dies auch für die GuV-Rechnung.

Diese Übersicht ist für Sie ein grober Leitfaden, um Ihren Jahresabschluss zu erstellen. Nutzen Sie diese, um Ihre eigene Checkliste oder Vorgehensbeschreibung anzufertigen.

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, ist die Erstellung des Jahresabschlusses in der Regel Teamwork. Häufig erhalten Sie von Ihrem Steuerberater eine Checkliste mit speziellen Fragen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen. Das sind zum Beispiel Fragen zu

• Resturlaubstagen und Überstunden Ihrer Mitarbeiter
• Fragen zur Nutzung betrieblicher PKWs

Im Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater besprechen Sie folgende Punkte:

• Gibt es einen Gewinn oder einen Verlust?
• Was bedeutet das für die Steuern?
• Welche Spielräume gibt es bei den Bewertungen des Anlagevermögens und des Umlaufvermögens?
• Welche Rückstellungen können noch gebildet werden, um beispielsweise den Gewinn zu reduzieren?
• Gibt es drohende Risiken bei den Forderungen? Besteht bei zweifelhaften Debitoren Abschreibungsbedarf?

Maßnahmen, um durch Bewertungen, Abschreibungen und Rückstellungen das bilanzielle Ergebnis zu beeinflussen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen, nennen wir Bilanzpolitik. Willkür in der Bilanzpolitik setzt die Steuergesetzgebung jedoch strenge Regeln entgegen. Sie können also nicht machen, was Sie wollen, um das Ergebnis in eine bestimmte Richtung zu lenken.

Nach dem Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater ist es soweit, den Jahresabschluss endgültig festzustellen. Der Steuerberater wird nun Ihre Steuererklärungen machen und Ihnen Exemplare des Jahresabschlusses in der Anzahl überreichen, die Sie benötigen. Diese Exemplare Ihres Jahresabschlusses hat der Steuerberater mit dem Firmenstempel der Kanzlei versehen und unterschrieben. Sie werden immer ein Exemplar des Jahresabschlusses für Ihre Hausbank benötigen. Weitere Exemplare sind zum Beispiel für Gesellschafter, private Darlehensgeber oder Investoren gedacht.

Für große Kapitalgesellschaften wie AG, KG oder GmbH gelten noch einige zusätzliche Pflichten, wenn sie den Jahresabschluss erstellen: so müssen mittelgroße und große Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss um Anhang und Lagebericht ergänzen. Im Anhang erläutern Sie Positionen der Bilanz und GuV. Sie präzisieren beispielsweise die Laufzeit von Bankdarlehen oder erläutern, wie Sie Vermögensgegenstände bewertet haben.

Der Lagebericht beschreibt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, geht auf wichtige Ereignisse im Geschäftsjahr ein und zeigt kurzfristige und mittelfristige Risiken für Ihr Unternehmen auf. Den Lagebericht schreiben Sie in der Regel nach der Fertigstellung Ihres Jahresabschlusses und dem Gespräch mit dem Steuerberater. Den Anhang wird in der Regel Ihr Steuerberater nach Absprache mit Ihnen fertigstellen.

Ist Ihr Unternehmen prüfungspflichtig, gelten verschärfte Regeln beim Erstellen des Jahresabschlusses für eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft. In so einem Fall wird zum Beispiel ein neutraler Wirtschaftsprüfer die Erstellung des Jahresabschlusses begleiten und prüfen, ob alle gesetzlichen Regeln eingehalten werden. Der Wirtschaftsprüfer ist zum Beispiel bei der Durchführung der Inventur anwesend.

Bei einer Kapitalgesellschaft wird der Jahresabschluss stets in einer Gesellschafterversammlung final beschlossen. Bei der AG ist es die Hauptversammlung.

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen, ist ein gutes Buchhaltungsprogramm eine wertvolle Hilfe. Eine moderne Buchhaltungssoftware unterstützt die Prozesse beim Erstellen eines Jahresabschlusses auf vielfältige Weise:

• Optimierung zeitraubender Abläufe, zum Beispiel den Bankkontenabgleich: die Bankbuchungen werden eingelesen und automatisch auf das richtige Konto Ihrer Buchhaltung gebucht. Oder die digitale Belegübermittlung.
• Mit vielen Buchhaltungsprogrammen können Sie Ihre EÜR selbst erstellen.
• Viele Buchhaltungsprogramme optimieren die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmer.

Wenn Sie selbst Ihren Jahresabschluss erstellen brauchen Sie unbedingt eine solche Software. Wenn Ihr Steuerberater mit der Erstellung des Jahresabschlusses betraut ist, sollten Sie eine Software-Lösung wählen, mit denen Sie zum Beispiel Belege digital übermitteln.

Als Einzelhändler oder E-Commerce Unternehmer benötigen Sie eine gute Warenwirtschaft mit Inventurmodul, wenn Sie ihren Jahresabschluss erstellen. Je besser das Inventurmodul Ihrer Warenwirtschaft, desto leichter erstellen Sie Ihre Inventur für den Jahresabschluss.