Jahresabschluss erstellen: die wichtigen Voraussetzungen, Schritte und Hilfen

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet einen Jahresabschluss zu erstellen. Der Jahresabschluss weist den Gewinn oder Verlust des abgelaufenen Geschäftsjahres aus. Zur Ermittlung der Steuerzahlungen müssen Sie den Jahresabschluss fristgerecht an das Finanzamt übermitteln. Um den Jahresabschluss zu erstellen sind zahlreiche Schritte und einige Vorbereitung nötig, die wir Ihnen hier vermitteln.

Wenn Sie Zeit und Nerven bei der Jahresabschlusserstellung sparen wollen, nutzen Sie die Unterstützung durch Steuer-Experten. Damit gehen Sie auch auf Nummer sicher, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Lassen Sie sich ein kostenfreies Angebot für das Jahresabschluss-Paket unterbreiten.

EÜR: Als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender den Jahresabschluss erstellen

Freiberufler und Kleingewerbetreibende erstellen ihren Jahresabschluss in Form einer EÜR. Hier finden Sie unsere Ratgeber und Tools zum Thema "EÜR erstellen".

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Wer muss welchen Jahresabschluss erstellen?

Grundsätzlich erstellen alle Selbstständigen und Unternehmer am Jahresende einen Jahresabschluss, um den Gewinn des abgelaufenen Geschäftsjahres zu ermitteln. Die Art des Jahresabschlusses hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab.

Jahresabschluss Einzelnunternehmer oder GbR

Freiberufler, Inhaber einer GbR und Kleingewerbetreibende erstellen Ihren Jahresabschluss in Form einer EÜR.

Jahresabschluss GmbH, oHG oder AG

Kaufleute, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften wie eine GmbH erstellen einen Jahresabschluss mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Wir zeigen Ihnen im Detail, wie die Abschlussarbeiten für EÜR sowie für Bilanz und GuV aussehen, und was Sie dafür benötigen.

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3 grundsätzliche Fragen, bevor Sie den Jahresabschluss erstellen

#1 Wie bereite ich die Erstellung des Jahresabschlusses vor?

Eine ordentlich geführte Buchhaltung ist die Grundvoraussetzung, um einen Jahresabschluss effizient im Rahmen der gesetzlichen Fristen zu erstellen. Ihre Belege sind ordentlich abgelegt und alle Konten Ihrer Buchhaltung sind exakt gebucht und abgestimmt. In der Praxis finden wir häufig das Gegenteil: Belegchaos beim Unternehmer mit der Folge, dass Buchhaltungskonten nicht sauber abgestimmt sind. Das kostet Zeit für Sie und Ihren Steuerberater. Organisatorisches Chaos in der Buchhaltung führt zu Fehlern und kostet Sie Geld, weil Ihr Steuerberater für den höheren Aufwand auch höhere Rechnungen stellt.

Sorgen Sie also für Ordnung in Ihren Belegen und in Ihrer Buchhaltung. Dabei können Ihnen gute Buchhaltungsprogramme helfen (wie z.B. über automatische Belegzuordnung). Viele Buchhaltungsprogramme bieten heute intelligente Schnittstellen, über die Unternehmer und Steuerberater optimal zusammenarbeiten.

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Informieren Sie sich über gute Buchhaltungssoftware und lesen Sie unseren aktuellen Vergleich führender Anbieter.

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#2 Brauche ich einen Steuerberater, um einen Jahresabschluss zu erstellen?

Um diese Frage zu beantworten, möchten wir gerne 2 Beispiele aufzeigen.

  • Beispiel 1
    Sie sind Freiberufler, haben ca. 20 Kunden, denen Sie für Ihre Dienstleistungen regelmäßig Rechnungen stellen. Als Arbeitsplatz haben Sie ein Coworking-Space angemietet. Ansonsten sind die Aufwendungen für Ihre freiberufliche Tätigkeit überschaubar: Ein bisschen Büromaterial, Lizenzen für Software, Ausgaben für Dienstreisen und gelegentliche Geschäftsessen mit Kunden. Wenn Sie gut organisiert sind, können Sie in diesem Fall Ihren Jahresabschluss selbst erstellen.
  • Beispiel 2
    Sie haben als E-Commerce Unternehmer in der Rechtsform einer UG gegründet. Sie verkaufen online nicht nur in Deutschland, sondern auch im EU-Raum. Sie kaufen auch im Ausland ein und vertreiben Produkte, die unterschiedlicher Regelung bei der Umsatzsteuer unterliegen. Das Belegvolumen ist hoch, Sie kaufen Ware von verschiedenen Lieferanten und stellen viele Kundenrechnungen. Ein solches Szenario verlangt zwingend die Zusammenarbeit mit einem guten Steuerberater, der zudem auch Ihre persönliche Einkommensteuererklärung übernehmen kann.

Eine Tabelle soll die Unterschiede der beiden Beispiele verdeutlichen:

AnforderungenFreiberuflerE-Commerce als UG
Art der Buchführungeinfache Buchführungdoppelte Buchführung
Art des JahresabschlussesEÜRBilanz mit GuV
Geschäftsmodelleinfachkomplex: Absatz im EU-Raum
Buchungsvorgängeeinfachverschiedene Umsatzsteuersätze, EU-Umsatzsteuer; Lohnbuchhaltung notwendig
Belegvolumenniedrighoch
Selbst den Jahresabschluss erstellen?Ist möglichIst nicht empfehlenswert

Je komplexer die Anforderungen an die Finanzbuchführung, je höher das Belegvolumen, je komplexer die Buchungsvorgänge und die Situation bei den Einnahmen, desto zeitaufwändiger und riskanter ist es, den Jahresabschluss selbst zu erstellen. 

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Sie sind sich unsicher bei der Erstellung des Jahresabschlusses? Sprechen Sie unverbindlich mit einem Steuerberater.

Steuerberater für Jahresabschluss finden

#3 Muss ich bilanzieren oder genügt die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)?

Bleiben wir bei unserem Beispiel: Unsere Unternehmer unterscheiden sich dabei, wie sie den Jahresabschluss erstellen müssen in einem wesentlichen Punkt. Beim Freiberufler genügt die EÜR als Form des Jahresabschlusses, die UG des E-Commerce-Unternehmers verlangt zwingend einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV auf Basis der doppelten Buchführung. Wo liegt der Unterschied?

  • Die EÜR ermittelt den Unternehmensgewinn über die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Nicht liquiditätswirksame Vorgänge wie z.B. Abschreibungen werden nicht berücksichtigt. 
  • Der Jahresabschluss nach dem Handelsrecht (HGB) ermittelt den Gewinn durch Vermögensvergleich. Ist das Unternehmensvermögen im Laufe des Geschäftsjahres gestiegen, haben wir einen Gewinn. Andernfalls haben wir einen Verlust.

Je nach Art der Buchführungspflicht gestaltet sich die Erstellung des Jahresabschlusses komplexer: wer die Buchhaltung nach der doppelten Buchführung vornimmt, der muss feststellen, ob die Vermögensgegenstände alle komplett vorhanden sind und wie es sich mit den Verbindlichkeiten des Unternehmens verhält. Wir zeigen Ihnen im Überblick, welche Schritte nötig sind, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen:

 EÜRJahresabschluss mit Bilanz und GuV
GewinnermittlungDifferenz aus Einnahmen und AusgabenVergleich Betriebsvermögen und Schulden aktuell und zum Vorjahr
Für wen gilt das?Freiberufler, Einzelunternehmer (Kleingewerbe), GbReingetragene Kaufleute, Personengesellschaften außer GbR, Kapitalgesellschaften
Checkliste Jahresabschluss erstellen: Was ist notwendig?  
Sämtliche Konten gebucht und abgestimmt?JaJa
Sämtliche Belege geordnet und sauber abgelegt?JaJa
Kassenbuch stimmt?JaJa
Fahrtenbuch vollständig?JaJa
Inventur durchgeführt?NeinJa
Debitoren bestätigt?NeinJa
Salden Bankkonten und Bankdarlehen erfasst?NeinJa
Kreditoren bestätigt?NeinJa
Rechnungsabgrenzungsposten erstellt?NeinJa
Rückstellungen gebildet?NeinJa
Abschreibungen gemäß AfA?NeinJa

Als Freiberufler oder als Kleingewerbetreibender müssen Sie nur eines machen: Ihre Buchhaltungsbelege ordnen und die Konten korrekt bebuchen. Wenn Sie mit einem Fahrtenbuch arbeiten, müssen Sie dieses ordentlich und vollständig führen. Ist dies der Fall, übergeben Sie Ihre Buchhaltung dem Steuerberater oder machen die EÜR mit einem guten Buchhaltungsprogramm selbst. Das ausgefüllte Formular "Anlage EÜR" fügen Sie dann der Steuererklärung bei.

Wer als Unternehmer einen Jahresabschluss nach HGB mit Bilanz und GuV erstellen muss, steht größeren Herausforderungen gegenüber. Entscheidend ist, dass Sie zum Stichtag, also zum letzten Tag des Geschäftsjahres, Vermögen und Schulden (Verbindlichkeiten) Ihres Unternehmens feststellen.

  • Welche Vermögensgegenstände sind in Ihrem Unternehmen vorhanden?
  • Wie hoch sind die Schulden (Verbindlichkeiten) Ihres Unternehmens?

Wir zeigen Ihnen nun die wesentlichen Bestandteile, die Ihr Jahresabschluss enthalten sollte.

Schritt 1: Anlagevermögen und Umlaufvermögen erfassen

Wie erfassen Sie das Anlagevermögen?

Zum Anlagevermögen zählen Grundstücke, Anlagen, Maschinen, Mobiliar, Umbauten. Sie brauchen diese Dinge nicht extra auf einem Zählbogen erfassen. Denn diese Vermögensgegenstände sind in Ihrer Buchhaltung bereits gelistet. Und zwar in der sogenannten Anlagenbuchhaltung. Wenn Sie also Ihren Jahresabschluss erstellen und das Anlagevermögen überprüfen, dann verwenden Sie dazu die Anlagenübersicht. Diese Anlagenübersicht bekommen Sie aus Ihrem Buchhaltungsprogramm, andernfalls fordern Sie die Anlagenübersicht von Ihrem Steuerberater an. Gehen Sie die Anlagenübersicht Punkt für Punkt durch. Sie sehen in der Anlagenbuchhaltung jeden Vermögensgegenstand mit seinem Anschaffungswert, dem aktuellen Wert, den Abschreibungen während des Geschäftsjahres und den gesamten Abschreibungen.

Sollten bestimmte Gegenstände nicht mehr vorhanden sein, dann vermerken Sie das und teilen dies dem Steuerberater mit. In so einem Fall ist der Vermögensgegenstand komplett abzuschreiben. Solche Fälle müssen Sie sorgfältig dokumentieren.

Wie erfassen Sie das Umlaufvermögen?

Wesentlich aufwendiger ist es, die Gegenstände des Umlaufvermögens zahlenmäßig und wertmäßig zu erfassen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen. Wir sprechen hier von der Inventur . Eine Inventur zu machen heißt, Gegenstände des Umlaufvermögens zu zählen, zu messen oder zu wiegen, beispielsweise Waren und die sogenannten Roh-, Hilfs und Betriebsstoffe. Beispiel:

  • Waren im Einzelhandelsgeschäft sind die Artikel, die der Händler verkauft;
  • zu den Roh-, Hilfs und Betriebsstoffen zählen zum Beispiel Einkaufstüten, Material für die Dekoration, kleine Werkzeuge oder Büromaterialien. 
  • Sind die Waren mengenmäßig erfasst, geht es an die Bewertung. Dabei stellen Sie fest, wie viel die einzelnen Waren wert sind. Dafür gibt es Bewertungsmaßstäbe. Einen Tennisschläger im Sportgeschäft bewerten Sie zum Beispiel mit dem Einkaufspreis. Früher wurden Inventuren mit sogenannten Erfassungsbögen durchgeführt. Heute werden die Waren via Warenwirtschaftssystem mit Scannern aufgenommen und auch automatisch bewertet.
  • Insgesamt ist die Inventur, insbesondere die Stichtagsinventur, sehr aufwendig. Einzelhändler sprechen auch von der schlimmsten Zeit im Jahr.

Vergleichsweise einfach erfassen Sie die Bestände an Bargeld und die Salden der Bankguthaben, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen. Für den Bestand an Bargeld brauchen Sie das letzte Zählprotokoll Ihrer Kasse. Die Salden der Bankguthaben entnehmen Sie Ihren Bankauszügen.

TIPP

Hier erfahren Sie, wie die Inventur im Detail funktioniert.

Ratgeber Inventur

Schritt 2: Forderungen, Verbindlichkeiten und Darlehensstände erfassen

Darlehen umfassen Ihre Bankdarlehen und eventuell auch Darlehen von Privatleuten oder von Gesellschaftern. In der Regel erhalten Sie von Ihren Banken Saldenbestätigungen zu Ihren Bankdarlehen zugesandt. Bei manchen Banken erhalten Sie pro Darlehen regelmäßig Kontoauszüge. Darlehen von Privatleuten und Gesellschaftern sind in der Regel in einer separaten Ablage hinterlegt.  Wenn Sie Ihre Belege gut geordnet haben, ist auch dieser Schritt beim Erstellen des Jahresabschlusses kein Problem.

Im Rahmen Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertungen erhalten Sie neben der BWA meistens auch eine OPOS Liste. Die OPOS-Liste enthält sämtliche offenen Rechnungen. Also offene Rechnungen Ihrer Kunden, auf deren Bezahlung Sie warten und Lieferantenrechnungen, die Sie noch bezahlen müssen. Die Summe aller offenen Kundenrechnungen sind Ihre Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Sie sind Bestandteil des Umlaufvermögens auf der Aktivseite der Bilanz. Die Summe aller offenen Lieferantenrechnungen sind Ihre Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Sie sind Bestandteil der Passivseite Ihrer Bilanz. 

Im Rahmen der Abschlussarbeiten gehen Sie Ihre OPOS-Liste systematisch durch und vergleichen Sie diese Liste mit Ihren Aufzeichnungen oder den Werten aus Ihrer Buchhaltungssoftware. Treten Unstimmigkeiten auf, sollten Sie beispielsweise von Ihren Lieferanten eine Saldenbestätigung zum Stichtag des Geschäftsjahres anfordern. Differenzen zwischen Ihrer OPOS-Liste und den Saldenbestätigungen Ihrer Lieferanten müssen analysiert und korrigiert werden. Die dafür notwendigen Buchungen macht in der Regel der Steuerberater.

Schritt 3: Abschreibungen erfassen

Die Abschreibungen auf das Anlagevermögen ergeben sich aus der Anlagenbuchhaltung und der bereits erwähnten Anlagenübersicht. Hier sind sämtliche Gegenstände des Anlagevermögens gelistet, Grundstücke, Einrichtungsgegenstände, Mobiliar, Bürogeräte, Computer, gekaufte Software. Prüfen Sie anhand der Liste, ob alles vollständig ist und ob die gelisteten Gegenstände noch alle vorhanden und in gutem Zustand sind. Fehlende Gegenstände müssen komplett abgeschrieben werden. Beschädigte Gegenstände werden je nach Grad der Beschädigung ebenfalls abgeschrieben. Sobald Sie die Anlagenliste überprüft haben, übermitteln Sie dem Steuerberater die Liste mit den entsprechenden Kommentaren zu fehlenden Gegenständen oder zusätzlichen Abwertungsbedarf.

Abschreibungen auf das Umlaufvermögen nehmen Sie nach der Inventur vor. Dabei stellen Sie fest, ob es Gründe gibt, bestimmte Gegenstände des Umlaufvermögens niedriger zu bewerten. Da Sie mit dieser Form der Abschreibungen Ihren Gewinn beeinflussen, sind Abschreibungen dieser Art streng geregelt (siehe auch AfA-Tabelle). Sie können auch auf Forderungen Abschreibungen vornehmen. Insbesondere dann, wenn es unsicher ist, dass Forderungen Ihrer Kunden beglichen werden. Das ist zum Beispiel, dann der Fall, wenn bekannt wird, dass einer Ihrer Kunden Insolvenz beantragt hat.

Zusätzliche Abschreibungen auf das Anlagevermögen sowie Abschreibungen auf das Umlaufvermögen und Forderungen sollten Sie generell immer mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Schritt 4: Rückstellungen bilden

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die in ihrer Höhe, ihrem Zeitpunkt und ihrem Bestehen nicht sicher sind. Um diese Unsicherheiten festzuhalten, legt man vorsichtshalber schon einmal fest, was eventuell auf das Unternehmen zukommen könnte. Eine Rückstellung vermindert den Gewinn und wird daher als Instrument der Bilanzpolitik verwendet. Folgende Arten von Rückstellungen gibt es:

  • Steuerrückstellungen
  • Rückstellungen für drohende Verluste
  • Rückstellungen für Garantien
  • Prozesskostenrückstellungen
  • Aufwandsrückstellungen

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen, sollten Sie die Bildung von Rückstellungen mit Ihrem Steuerberater besprechen. In der Regel machen Sie das spätestens beim Jahresabschlussgespräch.

Schritt 5: Rechnungsabgrenzungsposten erstellen

Den Jahresabschluss erstellen Sie zu einem bestimmten Stichtag. Daher müssen Sie bestimmte Geschäftsvorfälle zeitlich richtig zuordnen. Es kann ja sein, dass Sie zum Beispiel eine Rechnung für eine Leistung bezahlen, die sich ganz oder teilweise auf das Folgejahr bezieht. Das ist dann ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten. Oder dass Sie eine Zahlung im aktuellen Jahr erhalten, die für das Folgejahr gilt. So etwas bezeichnet man als passiven Rechnungsabgrenzungsposten.

Nehmen wir dafür zwei Beispiele:

  • Zahlung eines Jahresbeitrags einer Versicherung am 1. Juli des laufenden Geschäftsjahres: die eine Hälfte des Jahresbeitrags wird als Versicherungsaufwand gebucht. Die andere Hälfte, die das kommende Jahr betrifft, als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten.
  • Anzahlung einer Rechnung im Dezember für eine Dienstleistung im kommenden Jahr. Die Anzahlung wird als passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebucht und wird nicht zu den Umsätzen gerechnet.

Das richtige Verbuchen von Rechnungsabgrenzungsposten hängt von der guten Organisation Ihrer Buchhaltung ab. Entweder Sie buchen mit einem guten Buchhaltungsprogramm diese Vorgänge selbst oder Sie weisen Ihren Steuerberater bei der Belegübergabe darauf hin, wie die Belege zu buchen sind.

Die Rechnungsabgrenzung ist für Kleinbeträge in der Praxis irrelevant, es sei denn Ihr Steuerberater bzw. der Buchhalter sind absolute Perfektionisten. Für große Beträge ist es allerdings sehr wichtig. Denn aktive Rechnungsabgrenzungsposten erhöhen den Gewinn des laufenden Geschäftsjahres, während passive Rechnungsabgrenzungen den Gewinn im aktuellen Jahr mindern.

Schritt 6: Das Jahresabschlussgespräch mit Ihrem Steuerberater

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, ist die Erstellung des Jahresabschlusses in der Regel Teamwork. Häufig erhalten Sie von Ihrem Steuerberater eine Checkliste mit speziellen Fragen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen. Das sind zum Beispiel Fragen zu

  • Resturlaubstagen und Überstunden Ihrer Mitarbeiter
  • Fragen zur Nutzung betrieblicher PKWs

Im Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater besprechen Sie folgende Punkte:

  • Gibt es einen Gewinn oder einen Verlust?
  • Was bedeutet das für die Steuern?
  • Welche Spielräume gibt es bei den Bewertungen des Anlagevermögens und des Umlaufvermögens?
  • Welche Rückstellungen können noch gebildet werden, um beispielsweise den Gewinn zu reduzieren?
  • Gibt es drohende Risiken bei den Forderungen? Besteht bei zweifelhaften Debitoren Abschreibungsbedarf?

Maßnahmen, um durch Bewertungen, Abschreibungen und Rückstellungen das bilanzielle Ergebnis zu beeinflussen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen, nennen wir Bilanzpolitik. Willkür in der Bilanzpolitik setzt die Steuergesetzgebung jedoch strenge Regeln entgegen. Sie können also nicht machen, was Sie wollen, um das Ergebnis in eine bestimmte Richtung zu lenken.

Nach dem Jahresabschlussgespräch mit dem Steuerberater ist es soweit, den Jahresabschluss endgültig festzustellen. Der Steuerberater wird nun Ihre Steuererklärungen machen und Ihnen Exemplare des Jahresabschlusses in der Anzahl überreichen, die Sie benötigen. Diese Exemplare Ihres Jahresabschlusses hat der Steuerberater mit dem Firmenstempel der Kanzlei versehen und unterschrieben. Sie werden immer ein Exemplar des Jahresabschlusses für Ihre Hausbank benötigen. Weitere Exemplare sind zum Beispiel für Gesellschafter, private Darlehensgeber oder Investoren gedacht.

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Ein Steuerberater hilft Ihnen beim Jahresabschluss, um alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Unser Kooperationspartner bietet Ihnen ein Rundum-Sorglos Paket für den Jahresabschluss an.

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Abschlussarbeiten für Bilanz und GuV kompakt zusammengefasst

Nach dem Abschlussgespräch bei Ihrem Steuerberater kann Ihr Jahresabschluss nun fertiggestellt werden. Betrachten wir nochmals alle wichtigen Abschlussarbeiten im Überblick und im Zusammenhang mit Bilanz und GuV. Die nachfolgende Tabelle ordnet die Abschlussarbeiten im Zusammenhang mit Ihrem Jahresabschluss ein. Zuerst zeigen wir Ihnen im Überblick, was Sie für die einzelnen Positionen auf der Aktivseite Ihrer Bilanz tun müssen, wenn Sie den Jahresabschluss erstellen.

Bilanzpositionen AktivseiteBeispielJahresabschluss erstellen, was müssen Sie tun?
AnlagevermögenMobiliar, Maschinen, PCsAnlagenübersicht aus Ihrer Anlagenbuchhaltung checken; Abschreibungsbedarf prüfen
UmlaufvermögenWaren, VorräteIm Rahmen der Inventur aufnehmen und bewerten
Forderungen aus Lieferung und LeistungOffene KundenrechnungenMit der Summen-Salden-Liste überprüfen; Risiken festhalten
BankguthabenPositiver Saldo am 31.12.Sind in den Bankauszügen dokumentiert
KassenbestandGeldbestand in Kasse am 31.12.Letzte Kassenzählung dokumentieren und den Auszug des Kassenbuches beifügen
ARAP (aktive Rechnungsabgrenzung)Jahresbeitrag Versicherung im Juli bezahltAm besten immer in der laufenden Buchhaltung dokumentieren.

Betrachten wir nun im Überblick die Abschlussarbeiten beim Erstellen des Jahresabschlusses für die Passivseite der Bilanz. Hier geht es um sämtliche Verbindlichkeiten (Schulden), von Banken, Lieferanten, Gesellschaftern. Außerdem um die Rückstellungen und um die passiven Rechnungsabgrenzungsposten.

Bilanzposition PassivseiteBeispielJahresabschluss erstellen, was müssen Sie tun?
BankverbindlichkeitenDarlehensstände zum 31.12Sind in den Darlehensauszügen dokumentiert. Saubere Ablage notwendig.
Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistungenoffene Rechnungen Ihrer Lieferanten zum 31.12Summen-Salden-Liste checken; von Lieferanten Saldenbestätigungen anfordern
GesellschafterdarlehenDarlehensvertrag eines GesellschaftersIst in der Regel in der Buchhaltungsablage separat dokumentiert.
RückstellungenRückstellungen für GerichtsprozesseRückstellungen sinnvoll schätzen, den Grund für die Rückstellung dokumentieren und begründen.
PRAP (passive Rechnungsabgrenzung)Erhaltene Anzahlung für einen Auftrag im FolgejahrAm besten in der laufenden Buchhaltung dokumentieren.

Zum Abschluss erfolgt dies auch für die GuV-Rechnung.

Positionen GuVBeispielJahresabschluss erstellen, was müssen Sie tun?
ErlöseUmsätzeErgeben sich aus der laufenden Finanzbuchführung
BestandsveränderungenVeränderung Bestand VorräteErgeben sich aus der laufenden Inventur
Aufwendungen für Waren, RohstoffeEinkäufe Material, Vorräte, WarenErgeben sich aus der laufenden Finanzbuchführung
Rohertrag= Umsatz - Warenaufwand + Bestandserhöhung oder - Bestandsverminderung 
PersonalkostenLöhne, Gehälter, freiwillige soziale LeistungenErgeben sich aus der laufenden Lohnbuchhaltung
sonst. betriebl. Aufwandalle Kosten, Mieten, Werbung etc.Kommt aus der laufenden Finanzbuchführung
ZinsenDarlehenszinsen, GesellschafterzinsenKommt aus der laufenden Finanzbuchführung
JahresergebnisGewinn oder Verlust 

Diese Übersicht ist für Sie ein grober Leitfaden, um Ihren Jahresabschluss zu erstellen. Nutzen Sie diese, um Ihre eigene Checkliste oder Vorgehensbeschreibung anzufertigen.

Was passiert, wenn der Jahresabschluss fertig ist?

Nach der Fertigstellung des Jahresabschlusses sind folgende Schritte notwendig.

  • Den fertigen Jahresabschluss an die Hausbank schicken, eventuell mit einer Erklärung zum Ergebnis.
  • Die Steuererklärungen beim Finanzamt zusammen mit dem fertigen Jahresabschluss einreichen.
  • Den Jahresabschluss veröffentlichen, sofern Ihr Unternehmen dazu verpflichtet ist.

Unterschreiben Sie den Jahresabschluss, bevor Sie ihn an die Hausbank schicken. Auch Steuererklärungen müssen Sie unterschreiben, bevor sie dem Finanzamt zugehen. Die Formalitäten mit dem Finanzamt und das Veröffentlichen des Jahresabschlusses beim Bundesanzeiger erledigt in der Regel Ihr Steuerberater.

Jahresabschluss GmbH: Zusätzliche Pflichten bei Kapitalgesellschaften

Für große Kapitalgesellschaften wie AG, KG oder GmbH gelten noch einige zusätzliche Pflichten, wenn sie den Jahresabschluss erstellen: so müssen mittelgroße und große Kapitalgesellschaften den Jahresabschluss um Anhang und Lagebericht ergänzen. Im Anhang erläutern Sie Positionen der Bilanz und GuV. Sie präzisieren beispielsweise die Laufzeit von Bankdarlehen oder erläutern, wie Sie Vermögensgegenstände bewertet haben.

Der Lagebericht beschreibt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, geht auf wichtige Ereignisse im Geschäftsjahr ein und zeigt kurzfristige und mittelfristige Risiken für Ihr Unternehmen auf. Den Lagebericht schreiben Sie in der Regel nach der Fertigstellung Ihres Jahresabschlusses und dem Gespräch mit dem Steuerberater. Den Anhang wird in der Regel Ihr Steuerberater nach Absprache mit Ihnen fertigstellen.

Ist Ihr Unternehmen prüfungspflichtig, gelten verschärfte Regeln beim Erstellen des Jahresabschlusses für eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft. In so einem Fall wird zum Beispiel ein neutraler Wirtschaftsprüfer die Erstellung des Jahresabschlusses begleiten und prüfen, ob alle gesetzlichen Regeln eingehalten werden. Der Wirtschaftsprüfer ist zum Beispiel bei der Durchführung der Inventur anwesend.

Wichtige Hilfsmittel für die Erstellung des Jahresabschlusses

Wenn Sie Ihren Jahresabschluss erstellen, ist ein gutes Buchhaltungsprogramm eine wertvolle Hilfe. Eine moderne Buchhaltungssoftware unterstützt die Prozesse beim Erstellen eines Jahresabschlusses auf vielfältige Weise:

  • Optimierung zeitraubender Abläufe, zum Beispiel den Bankkontenabgleich: die Bankbuchungen werden eingelesen und automatisch auf das richtige Konto Ihrer Buchhaltung gebucht. Oder die digitale Belegübermittlung.
  • Mit vielen Buchhaltungsprogrammen können Sie Ihre EÜR selbst erstellen.
  • Viele Buchhaltungsprogramme optimieren die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmer.

Wenn Sie selbst Ihren Jahresabschluss erstellen brauchen Sie unbedingt eine solche Software. Wenn Ihr Steuerberater mit der Erstellung des Jahresabschlusses betraut ist, sollten Sie eine Software-Lösung wählen, mit denen Sie zum Beispiel Belege digital übermitteln.

Als Einzelhändler oder E-Commerce Unternehmer benötigen Sie eine gute Warenwirtschaft mit Inventurmodul, wenn Sie ihren Jahresabschluss erstellen. Je besser das Inventurmodul Ihrer Warenwirtschaft, desto leichter erstellen Sie Ihre Inventur für den Jahresabschluss.

Fazit – Jahresabschluss erstellen

Folgende Tabelle zeigt Ihnen noch einmal in aller Kürze den Ablauf, wie Sie selbst oder in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater einen Jahresabschluss erstellen.

Jahresabschluss erstellen - AblaufWas ist zu tun?Auch für EÜR nötig?
VorbereitungBelege und Buchhaltung ordentlich geführt, relevante Sachverhalte sauber dokumentiertJa
Abschlussarbeiten Bilanz - GuVAnlagenbuchhaltung prüfen, Inventur machen, Salden von Bankguthaben, Debitoren, Kreditoren und Darlehen sowie Kassenbestand, Rückstellungen, ARAP und PRAPNein
Jahresabschlussgespräch SteuerberaterBesprechung von Ergebnis, Bewertungsfragen, Abschreibungen, RückstellungenJa, aber nur Sachverhalte im Rahmen der EÜR
Jahresabschluss fertigstellenExemplare an Hausbank schicken, Steuererklärungen und Jahresabschluss ans Finanzamt schicken; Veröffentlichen, wenn nötigJa, aber keine Pflicht zur Veröffentlichung

Grundvoraussetzung für das schnelle Erstellen eines Jahresabschlusses sind eine perfekte Belegführung und eine sauber abgestimmte Buchhaltung. Wenn Sie zur einfachen Buchhaltung verpflichtet sind und Ihren Jahresabschluss als EÜR fertigstellen, übergeben Sie Ihre Belege dem Steuerberater oder erstellen Ihre Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) mit Ihrem Buchhaltungsprogramm. Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, stellen am Jahresende die Vermögenswerte und Schulden Ihres Unternehmens fest. Dazu prüfen Sie Ihre Anlagenbuchhaltung und erstellen eine Inventur und stellen sämtliche Dokumente zusammen, die Forderungen und Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens dokumentieren.

Um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater beim Erstellen des Jahresabschlusses werden Sie in der Regel nicht herumkommen. Denn er ist der Spezialist für komplexe Fragen der Bewertung von Vermögensgegenständen oder der Erstellung von Rückstellungen oder der Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten. Als Unternehmer sind Sie verantwortlich für Ihren Jahresabschluss und haften für die Richtigkeit der dort getroffenen Angaben zur wirtschaftlichen Situation Ihres Unternehmens. Daher müssen Sie Ihren fertigen Jahresabschluss unterschreiben, bevor er an das Finanzamt geschickt.

Den Jahresabschluss erstellen Sie in der Regel mit einem Steuerberater. So können Sie Zeit und Nerven sparen. Nutzen Sie das Servicepaket unseres Partners für den Jahresabschluss:

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