Steuererklärung für Gründer: Selbermachen ohne Stress

Relevant für Gründer und Selbstständige sind die Einkommensteuererklärung (EStE.), die Umsatzsteuererklärung (USt-Erkl.), die Gewerbesteuererklärung (GewStE.) und die Körperschaftsteuererklärung (KSt-Erkl.).

Für die folgenden Zielgruppen gelten diese Abgabepflichten:

• Freiberufler: Nur Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung, keine Gewerbesteuererklärung; denn Freiberufler unterliegen nicht der Gewerbesteuer.
• Gewerbetreibende: Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung
• Kleinunternehmer: Einkommensteuererklärung, in Ausnahmefällen auch die Umsatzsteuererklärung; Gewerbesteuer- und Körperschaftsteuererklärung sind theoretisch denkbar, in der Praxis aber irrelevant.
• Nebenberuflich Selbstständige: Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung; bei Freiberuflern im Nebenberuf entfällt die Gewerbesteuererklärung.
• GmbH/UG: Körperschaftsteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung; der Geschäftsführer einer GmbH/UG gibt auch eine Einkommensteuererklärung ab

Wir erläutern nun die Funktionsweise der einzelnen Steuererklärungen:

• Einkommensteuerererklärung
• Umsatzsteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung
• Körperschaftsteuererklärung

7 Arten von Einkommen sind grundsätzlich in der in der Einkommensteuererklärung anzugeben.

Relevant für Unternehmer in der EStE. ist das Gewinneinkommen bzw. der Gewinn aus der unternehmerischen Tätigkeit. Den Gewinn ermitteln Unternehmer entweder mit der EÜR oder mit Bilanz/GuV. 

Die Anlage EÜR ist das offizielle Formular des Finanzamtes für die Gewinnermittlung mit der EÜR. Die EÜR basiert auf Einnahmen und Ausgaben. Einzutragen in die Anlage EÜR sind also:

• Betriebseinnahmen: Bezahlte Kundenrechnungen, Kasseneinnahmen, also das, was Kunden tatsächlich bezahlt haben
• Betriebsausgaben: Bezahlte Lieferantenrechnungen, Quittungen und Belege; also das, was von Bankkonto oder Kasse abgeflossen ist.
• Abschreibungen: Hat ein EÜR-Unternehmer Betriebsvermögen, weil er Investitionen getätigt hat, sind Abschreibungen zu ermitteln und einzutragen.
• Gewinn: Ein Gewinn ergibt sich, wenn die Einnahmen höher sind als die Ausgaben

Im Detail behandeln wir die Anlage EÜR in unserem Ratgeber „Anlage EÜR“. Darin gibt es eine komplette Ausfüllanleitung für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.

Bei der Bilanz ergibt sich der Gewinn aus einem Vermögensvergleich.

• Formel für den Gewinn: Gewinn = Vermögen Jahresende > Vermögen Jahresanfang

Die Schritte, um Bilanz/GuV zu ermitteln sind:

1. Eröffnungsbilanz: Welches Betriebsvermögen und wie viele Schulden sind am Jahresanfang vorhanden?
2. Inventur am Jahresende: Erfassen des Betriebsvermögens und der Schulden.
3. Erstellen der Bilanz: Finale Aufstellung von Betriebsvermögen, Schulden und des Bilanzgewinns (wenn das Vermögen gestiegen ist)
4. Erstellen der GuV: Aufstellung von Erträgen und Aufwendungen. Sie zeigt, wie der Gewinn entstanden ist.

Den Unternehmensgewinn mit Bilanz/GuV zu ermitteln ist komplizierter als mit der EÜR. Daher arbeiten die meisten Bilanzierer mit einem Steuerberater.

Die Anlagen S und G sind die Anlagen in der Einkommensteuererklärung, in die Sie ihren Gewinn eintragen.

• Anlage S: Formular für den Gewinn aus freiberuflicher Tätigkeit
• Anlage G: Formular für den Gewinn aus gewerblicher Tätigkeit.

Übrigens: Wenn Sie statt ELSTER eine Steuersoftware nutzen, wird die Anlage S bzw. die Anlage G automatisch ausgefüllt.

Da es außer dem Gewinn aus freiberuflicher/gewerblicher Tätigkeit noch weitere Einkunftsarten gibt, müssen zusätzliche Anlagen ausgefüllt werden.

Wir nennen in diesem Abschnitt die wichtigsten Anlagen für Unternehmer. Diese betreffen auch den Privatbereich:

• Anlage Kind: Das sind absetzbare Kosten für Kinder des Unternehmers.
• Anlage Vorsorgeaufwand: Dort tragen Unternehmer ihre Beiträge zur Altersvorsorge ein, sowie zur privaten/gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung
• Haushaltsnahe Dienstleistungen: Dort werden Ausgaben für Haushaltshilfen oder Handwerkerleistungen im Haushalt eingetragen
• Anlage Sonderausgaben: Dort erfassen Sie etwa Spenden, Mitgliedsbeiträge oder Unterhaltszahlungen.
• Anlage N: Diese Anlage ist für nebenberuflich Selbstständige (Freiberuf, Gewerbe) relevant. Dort erfassen Sie das Einkommen aus Ihrem Job.
• Anlage V: Dort werden die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung eingetragen
• Anlage KAP: Betrifft Einnahmen aus Kapitalvermögen.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Die folgenden Abbildungen zeigen sämtliche Anlagen, die es aktuell in ELSTER gibt.

Wie Sie sehen, sind die Formulare zur Einkommensteuererklärung vielfältig und beinhalten Spezialfälle und alle denkbaren Besonderheiten.

Steuerprogramme decken immer nur einen Teil der möglichen Anlagen einer Einkommensteuererklärung ab. Das genügt in der Regel auch für die Steuererklärung. Dafür sind sie aber leichter zu bedienen.

Die Einkommensteuer zahlen Sie auf Basis eines Steuerbescheides. Erst wenn Sie den Bescheid in Händen halten, werden Sie aufgefordert, die Einkommensteuer zu bezahlen.

Denkbar ist auch der Fall einer Einkommensteuerrückerstattung. Auch diese zahlt Ihnen das Finanzamt nach Versand des Bescheides.

Die Umsatzsteuererklärung betrifft Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind.

Ein Unternehmer stellt seinen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung. Gleichzeitig zahlt er selbst Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen seiner Lieferanten und Dienstleister. Diese gezahlte Umsatzsteuer nennt man Vorsteuer.

In der Umsatzsteuererklärung werden beide Seiten gegenübergestellt:

• Umsatzsteuer: Steuer, die der Unternehmer seinen Kunden berechnet hat
• Vorsteuer: Steuer, die der Unternehmer selbst auf betriebliche Einkäufe gezahlt hat
• Zahllast oder Erstattung: Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer

Viele Unternehmer geben im laufenden Jahr bereits Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab, entweder monatlich oder vierteljährlich. Dabei melden sie regelmäßig ihre Umsatzsteuer, ziehen die Vorsteuer ab und zahlen die Differenz an das Finanzamt.

Die Umsatzsteuerjahreserklärung ist die Zusammenfassung des gesamten Jahres.

Darin werden insbesondere erfasst:

• steuerpflichtige Umsätze
• Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen
• abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen
• bereits geleistete Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
• ggf. Korrekturen oder besondere Umsatzsteuerfälle

Am Ende ergibt sich, ob der Unternehmer noch Umsatzsteuer nachzahlen muss oder eine Erstattung erhält.

Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und ziehen keine Vorsteuer ab. Dadurch ist ihre Umsatzsteuer deutlich einfacher.

Für den Regelfall der Umsatzsteuererklärung sind daher vorwiegend regelbesteuerte Unternehmer relevant.

Fallstrick EU-Einkäufe: Kaufen Kleinunternehmer im EU-Ausland ein, müssen sie Umsatzsteuer für ihre Lieferanten deklarieren. Und zwar mit Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung.

Die beiden besten Tools für die Umsatzsteuererklärung sind Buchhaltungssoftware und Steuersoftware:

• Buchhaltungssoftware: Liefert für die Umsatzsteuererklärung die Zahlen der Umsatzsteuervoranmeldungen des betreffenden Geschäftsjahres
• Steuersoftware: Erstellt die Umsatzsteuererklärung und berücksichtigt dabei die bereits geleisteten Umsatzsteuervorauszahlungen.

Bei der Umsatzsteuer gibt es keinen Steuerbescheid. Sobald Sie die Umsatzsteuererklärung erledigt und die zu zahlende Summe ermittelt haben, überweisen Sie unaufgefordert die Zahllast ans Finanzamt.

Sollten die Vorsteuerbeträge höher sein als die Umsatzsteuer, erhalten Sie eine Umsatzsteuerrückerstattung. Diese erhalten Sie automatisch vom Finanzamt.

Die Gewerbesteuererklärung betrifft gewerbliche Unternehmer. Händler, Handwerker oder Dienstleister wie Reinigungsfirmen sind typische gewerbliche Tätigkeiten.

Ärzte, Architekten oder kreative Dienstleister sind freiberufliche Unternehmer. Sie unterliegen nicht der Gewerbesteuer und geben auch keine Gewerbesteuererklärung ab.

Das Grundprinzip lautet: Die Gewerbesteuer besteuert nicht das gesamte private Einkommen des Unternehmers, sondern den Gewerbeertrag des Betriebs. Ausgangspunkt ist der Gewinn aus Gewerbebetrieb. Dieser Gewinn wird für die Gewerbesteuer noch angepasst.

So berechnet sich die Gewerbesteuer:

• Gewinn aus Gewerbebetrieb: ermittelt über EÜR oder Bilanz/GuV
• Hinzurechnungen: bestimmte vorher abgezogene Kosten werden für die Gewerbesteuer teilweise wieder hinzugerechnet, z. B. bestimmte Finanzierungsanteile
• Kürzungen: bestimmte Beträge werden wieder abgezogen
• Gewerbeertrag: Ergebnis aus Gewinn plus Hinzurechnungen minus Kürzungen
• Freibetrag: Einzelunternehmer und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 €; Kapitalgesellschaften wie UG und GmbH nicht (Gesetze im Internet)

Die Grundformel lautet vereinfacht:

Gewinn aus Gewerbebetrieb + Hinzurechnungen – Kürzungen = Gewerbeertrag

Aus dem Gewerbeertrag wird anschließend der Gewerbesteuermessbetrag berechnet. Diesen Messbetrag teilt das Finanzamt der Gemeinde mit. Die Gemeinde wendet darauf ihren Hebesatz an. Deshalb kann die Gewerbesteuer je nach Standort unterschiedlich hoch sein.

Die vereinfachte Formel lautet:

Gewerbeertrag × Steuermesszahl × Hebesatz der Gemeinde = Gewerbesteuer

Wichtig: Bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften fällt Gewerbesteuer praktisch erst an, wenn der Gewerbeertrag über dem Freibetrag von 24.500 € liegt. Kapitalgesellschaften wie UG und GmbH zahlen dagegen bereits ab dem ersten Euro Gewerbeertrag Gewerbesteuer.

Im Detail behandeln wir die Gewerbesteuer in unserem Ratgeber „Gewerbesteuer“.

Die Körperschaftsteuererklärung betrifft Kapitalgesellschaften, also vor allem UG und GmbH.

Das Grundprinzip ist: Die Körperschaftsteuer ist die Steuer auf den Gewinn einer Kapitalgesellschaft. Sie bildet damit das Gegenstück zur Einkommensteuer bei natürlichen Personen und ist sozusagen die Einkommensteuererklärung einer GmbH, einer UG oder einer AG.

Grundlage ist nicht die Anlage EÜR, sondern der Jahresabschluss mit Bilanz und GuV.

Basis für die Körperschaftsteuer ist der Gewinn einer Kapitalgesellschaft. Dann rechnen Sie wie folgt:

• Gewinn mit 15% Körperschaftsteuersatz multiplizieren
• Auf diese Summe 5,5 % Solidaritätszuschlag aufschlagen
• Formel: Gewinn * 15% * (1 + 5,5%) = Höhe Körperschaftsteuer

Beispiel:

• Gewinn GmbH = 100.000 €
• Steuersatz 15%: 100.000 € * 15% = 15.000 €
• Solidaritätszuschlag: 15.000 * 5,5% = 825 €
• Körperschaftsteuer: 15.000 € + 825 € = 15.825 €

Wichtig ist die Trennung zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern:

• GmbH/UG: zahlt Körperschaftsteuer & Gewerbesteuer auf ihren Gewinn.
• Gesellschafter-Geschäftsführer: erhält von der GmbH ein Gehalt und versteuert dieses Gehalt privat über die Einkommensteuer.
• Gewinnausschüttungen: Erhalten Geschäftsführer oder Gesellschafter eine Gewinnausschüttung, wird diese als Kapitalertrag versteuert. Und zwar in der Einkommensteuererklärung mit der Anlage KAP für Kapitalerträge.

Für alle genannten Steuererklärungen gelten folgende Fristen, abhängig davon, ob ein Unternehmer mit oder ohne Steuerberater arbeitet:

• Frist ohne Steuerberater: 31. Juli des Folgejahres
• Frist mit Steuerberater: Letzter Tag im Februar des Zweitfolgejahres

Diese Fristen gelten also für die Einkommensteuererklärung, die Umsatzsteuererklärung, die Gewerbesteuererklärung und die Körperschaftsteuererklärung.

Beispiel: Handwerksmeister Max Müller hat sein erstes Geschäftsjahr 2025 erfolgreich gemeistert. Zum 31.7.2026 gibt er ab:

• Einkommensteuererklärung
• Umsatzsteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung

Max Müller macht sich das Leben einfach; er nutzt eine Steuersoftware aus unserem Steuersoftware-Vergleich. Damit schafft er alle seine Steuererklärungen fristgerecht.

Wenn absehbar ist, dass Sie die Frist nicht einhalten können, sollten Sie nicht einfach abwarten. Stellen Sie rechtzeitig einen Antrag auf Fristverlängerung beim Finanzamt.

Der Antrag sollte gut begründet sein. Akzeptiert werden ausschließlich triftige Gründe, z. B.:

• längere schwere Krankheit
• fehlende Unterlagen ohne eigenes Verschulden
• außergewöhnliche Belastungssituationen
• technische oder organisatorische Probleme, die nachvollziehbar belegt werden können

Eine Fristverlängerung ist aber keine Formsache. Das Finanzamt kann den Antrag ablehnen. Wird die Frist nicht verlängert und die Steuererklärung zu spät abgegeben, drohen Verspätungszuschläge.

Der Verspätungszuschlag beträgt bei Jahressteuererklärungen grundsätzlich:

• 0,25 % der festgesetzten Steuer pro angefangenen Monat der Verspätung
• mindestens 25 € pro angefangenen Monat
• höchstens 25.000 € insgesamt

Auch wenn am Ende eine Steuererstattung herauskommt, ist ein Verspätungszuschlag nicht ausgeschlossen. Das Finanzamt kann ihn in bestimmten Fällen trotzdem festsetzen; dann mindert er die Erstattung.

Beispiel: Ergibt sich eigentlich eine Erstattung von 1.000 €, setzt das Finanzamt aber 25 € Verspätungszuschlag fest, bleiben nur noch 975 € Erstattung.

Wer seine Steuererklärung gar nicht abgibt, riskiert zusätzliche Maßnahmen:

• Zwangsgeld: Das Finanzamt kann ein Zwangsgeld androhen und festsetzen, um Sie zur Abgabe zu bewegen.
• Steuerschätzung: Gibt der Unternehmer keine Erklärung ab, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Diese Schätzung fällt häufig ungünstiger aus als die tatsächlichen Zahlen.
• Abgabepflicht bleibt bestehen: Auch nach einer Schätzung muss die Steuererklärung grundsätzlich trotzdem noch abgegeben werden

Wir besprechen den Ablauf, wie Sie folgende Steuererklärungen erstellen:

• Einkommensteuererklärung
• Umsatzsteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung
• Körperschaftsteuererklärung

Wir gehen davon aus, dass die Buchhaltung vollständig ist, bevor die Steuererklärungen ausgefüllt werden.

Die Einkommensteuer in ELSTER erledigen, ist ein Ablauf mit 5 Schritten:

1. Ausfüllen der Anlage EÜR
2. Wahl des Formulars Einkommensteuererklärung
3. Relevante Anlagen auswählen
4. Ausfüllen der Anlagen
5. Prüfung und elektronische Abgabe

Viele Selbstständige und kleine Gewerbetreibende ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dafür wird die Anlage EÜR ausgefüllt.

Dort werden vor allem erfasst:

• Betriebseinnahmen
• Betriebsausgaben
• Abschreibungen
• Gewinn oder Verlust

Der ermittelte Gewinn wird anschließend in die Einkommensteuererklärung übernommen und in folgende Anlagen übertragen:

• Anlage S: für Freiberufler und sonstige selbstständige Tätigkeiten
• Anlage G: für Gewerbetreibende

Die Anlage EÜR ist also die Vorarbeit. Anlage S oder G ist der Ort, an dem der Gewinn in der Einkommensteuererklärung auftaucht.

Alternativ ist der Gewinn aus der Bilanz Grundlage für die Anlagen S und G.

In ELSTER wählen Sie anschließend das Formular für die Einkommensteuererklärung aus.

Im typischen Fall handelt es sich um die Einkommensteuererklärung bei unbeschränkter Steuerpflicht, also das Formular:

ESt 1 A – Einkommensteuererklärung unbeschränkte Steuerpflicht

ELSTER fragt ab, welche Anlagen Sie benötigen. Hilfreich ist dabei der Anlagen-Assistent. Er führt durch typische Sachverhalte und hilft dabei, die passenden Anlagen auszuwählen.

Für Unternehmer besonders wichtig:

• Anlage S bei freiberuflicher Tätigkeit
• Anlage G bei gewerblicher Tätigkeit

Für nebenberuflich Selbstständige ist zusätzlich relevant:

• Anlage N:  Dort wird die Lohnsteuerbescheinigung aus dem Angestellten-Job erfasst

Zusätzlich können private Anlagen relevant sein, zum Beispiel:

• Anlage Vorsorgeaufwand
• Anlage Kind
• Anlage Sonderausgaben
• Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen
• Anlage V bei Vermietung
• Anlage KAP bei Kapitalerträgen

Faustregel: Unternehmer sollten nicht nur an die betrieblichen Anlagen denken. Die Einkommensteuererklärung umfasst immer auch den privaten Steuerbereich.

Danach werden die ausgewählten Anlagen ausgefüllt.

Bei Unternehmern ist der wichtigste Punkt der Gewinn aus der selbstständigen Tätigkeit:

• Freiberufler tragen den Gewinn in die Anlage S ein.
• Gewerbetreibende tragen den Gewinn in die Anlage G ein.
• Nebenberuflich Selbstständige erfassen zusätzlich ihr Arbeitnehmergehalt in der Anlage N.

Die privaten Sachverhalte werden in die entsprechenden Anlagen eingetragen, z. B. Versicherungen, Kinderbetreuung, Spenden oder Handwerkerleistungen.

Sind alle Anlagen ausgefüllt, prüft ELSTER die Steuererklärung auf formale Fehler. Werden Fehler oder fehlende Angaben gefunden, gibt ELSTER entsprechende Hinweise aus.

Der Ablauf ist dann:

• ELSTER-Prüfung starten
• Fehlermeldungen prüfen
• Fehlende oder falsche Angaben korrigieren
• Steuerberechnung ansehen
• Einkommensteuererklärung elektronisch ans Finanzamt übermitteln
• Übertragungsprotokoll speichern

Damit ist die Einkommensteuererklärung abgegeben. Das Finanzamt prüft anschließend die Angaben und erlässt den Einkommensteuerbescheid. Darin steht, ob Sie Einkommensteuer nachzahlen müssen oder eine Erstattung erhalten.

Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung dient primär dazu, die bereits unter dem Jahr abgegebenen Umsatzsteuer-Voranmeldungen zusammenzufassen und zu korrigieren.

1. Zahlenbasis finalisieren: Sie ermitteln die endgültige Summe aller steuerbaren Umsätze (Netto-Einnahmen) sowie die Summe der gezahlten Vorsteuern aus Ihren Eingangsrechnungen des gesamten Kalenderjahres. Steuerbare Umsätze sind Umsätze, die entweder mit 19 % oder 7 % umsatzsteuerpflichtig sind.
2. Umsatzsteuer-Soll (Einnahmen): Im Hauptvordruck (USt 2 A) tragen Sie Ihre Netto-Umsätze getrennt nach Steuersätzen (in der Regel 19 % und 7 %) ein. Daraus errechnet sich die von Ihnen geschuldete Umsatzsteuer.
3. Vorsteuer abziehen (Ausgaben): Auf den Folgeseiten tragen Sie die abziehbaren Vorsteuerbeträge aus Ihren geschäftlichen Einkäufen ein.
4. Vorauszahlungssoll eintragen: Sie tragen das sogenannte „Umsatzsteuer-Vorauszahlungssoll“ ein. Das ist die Gesamtsumme der Zahllasten (oder Erstattungen), die sich aus Ihren monatlichen oder vierteljährlichen Voranmeldungen für das Jahr ergeben hat.
5. Berechnung und Abgleich: Das Formular zieht das Vorauszahlungssoll vom Jahresergebnis ab. Das Ergebnis ist entweder eine Cent-genaue Punktlandung (0 €), eine Abschlusszahlung oder ein Erstattungsanspruch.
6. Prüfung und Senden: Nach der formalen Fehlerprüfung in ELSTER senden Sie die Erklärung ab.

Ergibt die Umsatzsteuererklärung eine Nachzahlung, müssen Sie die Summe der Nachzahlung unverzüglich ans Finanzamt überweisen.

Der Ablauf, die Gewerbesteuererklärung zu erstellen, funktioniert wie folgt:

In ELSTER nutzen Sie dafür das Formular Gewerbesteuererklärung (GewSt 1 A).

Basis ist der bereit ermittelte Gewinn aus Gewerbebetrieb, der bereits in der Anlage G der Einkommensteuererklärung steht.

Dies ist der Ablauf, die Gewerbesteuererklärung auszufüllen:

1. In ELSTER die Gewerbesteuererklärung (GewSt 1 A) öffnen
2. Veranlagungsjahr auswählen
3. Unternehmensdaten prüfen oder ergänzen
4. Gewinn aus Gewerbebetrieb eintragen
5. Falls relevant: Hinzurechnungen eintragen
6. Falls relevant: Kürzungen eintragen
7. Falls relevant: Angaben zu Betriebsstätten machen
8. Gewerbeertrag und Gewerbesteuermessbetrag von ELSTER berechnen lassen
9. Ergebnis mit Buchhaltung und Gewinnermittlung abgleichen
10. ELSTER-Prüfung auf formale Fehler durchführen
11. Fehler korrigieren
12. Gewerbesteuererklärung elektronisch ans Finanzamt übermitteln
13. Übertragungsprotokoll speichern
14. Später Gewerbesteuermessbescheid und Gewerbesteuerbescheid prüfen

Das Finanzamt berechnet auf Basis Ihrer Erklärung den Gewerbesteuermessbetrag. Dieser wird an die Gemeinde weitergegeben. Die Gemeinde wendet darauf ihren individuellen Hebesatz an und erlässt den Gewerbesteuerbescheid.

Deshalb hängt die tatsächliche Gewerbesteuer auch davon ab, in welcher Gemeinde Ihr Unternehmen sitzt.

Gewerbesteuer aus der Gewerbesteuererklärung bezahlen Sie erst, wenn der Bescheid vorliegt. Gegen einen Bescheid können Sie Einspruch erheben.

Basis für die Körperschaftsteuererklärung ist der ermittelte Gewinn aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Dabei ist eine sogenannte E-Bilanz zu erstellen.

Diese E-Bilanz wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Erst danach bzw. auf Basis dieser Daten wird die Körperschaftsteuererklärung erstellt.

In ELSTER nutzen Kapitalgesellschaften das Formular Körperschaftsteuererklärung KSt 1.

Der grobe Ablauf ist:

1. Jahresabschluss erstellen
2. Gewinn oder Verlust aus Bilanz/GuV ermitteln
3. E-Bilanz elektronisch übermitteln
4. In ELSTER die Körperschaftsteuererklärung KSt 1 öffnen
5. Veranlagungsjahr auswählen
6. Stammdaten der Gesellschaft prüfen oder ergänzen
7. Jahresergebnis bzw. steuerliches Einkommen eintragen
8. Falls relevant: zusätzliche Anlagen ausfüllen, z. B. zu Verlusten, Beteiligungen, Spenden oder Organschaft
9. Vorauszahlungen prüfen oder eintragen
10. Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Zahllast bzw. Erstattung berechnen lassen
11. Ergebnis mit Jahresabschluss und Steuerberechnung abgleichen
12. ELSTER-Prüfung auf formale Fehler durchführen
13. Fehler korrigieren
14. Körperschaftsteuererklärung elektronisch ans Finanzamt übermitteln
15. Übertragungsprotokoll speichern
16. Später Körperschaftsteuerbescheid prüfen

Bei der Körperschaftsteuer wird die UG oder GmbH selbst besteuert. Die Gesellschaft ist steuerlich eine eigene Person.

Das bedeutet:

• Die UG/GmbH zahlt Körperschaftsteuer auf ihren Gewinn.
• Das Gehalt des Geschäftsführers wird privat über die Einkommensteuer versteuert.
• Gewinnausschüttungen an Gesellschafter werden ebenfalls beim Gesellschafter steuerlich berücksichtigt.

In der Praxis arbeiten UG und GmbH bei der Körperschaftsteuererklärung meist mit einem Steuerberater, weil Jahresabschluss, E-Bilanz und Körperschaftsteuererklärung deutlich komplexer sind als eine einfache EÜR.

Die Körperschaftsteuer bezahlen Sie auf Grundlage eines Körperschaftsteuerbescheides, den Sie nach Abgabe der Körperschaftsteuererklärung erhalten.

Alle Steuererklärungen werden heutzutage elektronisch abgegeben, und zwar im ELSTER-Portal. Zu ELSTER gibt es 2 Alternativen:

1. Eine Steuersoftware nutzen
2. Steuerberater wählen

Denn ELSTER ist in vielen Fällen sehr komplex und erfordert umfassendes steuerliches Wissen, die entsprechenden Felder in den Formularen auszufüllen.

Für viele Freiberufler, Kleingewerbetreibende und nebenberuflich Selbstständige ist eine Steuersoftware eine praktische Alternative zu ELSTER. Sie ersetzt keine individuelle Steuerberatung, macht die Steuererklärung aber deutlich einfacher.

Eine Steuersoftware arbeitet meist mit einem geführten Interview. Statt direkt Steuerformulare auszufüllen, beantworten Sie Fragen zu Ihrer Tätigkeit, Ihren Einnahmen, Ausgaben und privaten Steuerdaten.

Typischer Ablauf:

• Software fragt, ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind
• Relevante Steuerformulare werden automatisch erkannt
• Anlage S oder Anlage G wird passend ausgewählt
• Anlage EÜR wird Schritt für Schritt vorbereitet
• Private Anlagen werden abgefragt, z. B. Vorsorge, Kinder, Sonderausgaben oder Anlage N
• Plausibilitätsprüfung hilft, Fehler zu vermeiden
• Steuererklärung wird elektronisch ans Finanzamt übermittelt
• später kann der Steuerbescheid geprüft werden

Bei einfachen Fällen lassen sich die relevanten Steuererklärungen häufig innerhalb weniger Stunden erledigen.

Ein Steuerberater ist besonders sinnvoll, wenn die steuerliche Situation komplex ist. Das gilt vor allem bei:

• UG und GmbH
• Bilanzierungspflicht
• KG, OHG oder GmbH & Co. KG
• mehreren Gesellschaftern
• vielen Belegen oder Mitarbeitern
• komplizierten Umsatzsteuerfällen
• Unsicherheit bei Abschreibungen, Firmenwagen oder Auslandsumsätzen

Der Vorteil: Der Steuerberater übernimmt nicht nur die Erstellung der Steuererklärungen, sondern kann auch steuerlich beraten, Fristen im Blick behalten und Rückfragen des Finanzamts beantworten. Außerdem haftet er mit seiner Beratung gegenüber dem Mandanten.

Der Nachteil: Steuerberater kosten Geld und sind für Gründer nicht immer leicht zu finden. Viele Kanzleien sind stark ausgelastet oder nehmen kleine Mandate nur eingeschränkt an.

Das Grundprinzip ist einfach: Alles, was betrieblich veranlasst ist, kann grundsätzlich als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Betriebsausgaben senken den Gewinn. Und ein niedrigerer Gewinn senkt die Höhe der Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer.

Wichtig: Absetzen heißt nicht, dass das Finanzamt die Ausgabe erstattet. Die Ausgabe mindert nur den steuerpflichtigen Gewinn.

Laden Sie sich dazu auch unsere Checkliste "Betriebsausgaben" herunter.

Unproblematisch sind Betriebsausgaben, die eindeutig aus der geschäftlichen Tätigkeit entstanden sind. Dazu zählen zum Beispiel:

• Buchhaltungssoftware und Steuersoftware
• Steuerberaterkosten
• Bürobedarf
• Laptop, Monitor, Drucker, Smartphone
• Website, Hosting, Domains
• Marketing, Anzeigen, Grafikdesign
• Fachliteratur und Weiterbildungen
• betriebliche Versicherungen
• Bankgebühren
• Porto und Versand
• Miete für Büro oder Laden
• Waren, Material und Fremdleistungen

Bei größeren Anschaffungen ist zu prüfen, ob sie sofort abziehbar sind oder über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen.

Schwieriger wird es bei Kosten, die teilweise privat und teilweise betrieblich sein können. Hier verlangt das Finanzamt eine saubere Begründung und Dokumentation.

Typische Beispiele:

• Kfz-Kosten: relevant bei betrieblicher Nutzung des Autos; private Nutzung muss sauber getrennt oder versteuert werden.
• Arbeitszimmer/Homeoffice: abziehbar nur nach den jeweils passenden Voraussetzungen, z. B. Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale.
• Geschäftsessen: Bewirtungskosten mit Kunden oder Geschäftspartnern sind nur bei ordnungsgemäßem Bewirtungsbeleg und betrieblichem Anlass abziehbar; in der Regel sind 70 % der angemessenen Kosten absetzbar.
• Reisekosten: Fahrtkosten, Hotelkosten und Verpflegungsmehraufwand können abziehbar sein, wenn die Reise betrieblich veranlasst ist.
• Telefon und Internet: Bei gemischter Nutzung meist nur anteilig abziehbar.

Faustregel: Je näher eine Ausgabe am Privatbereich liegt, desto wichtiger sind Nachweis, Dokumentation und eine plausible Aufteilung.

Nicht alles, was während der Selbstständigkeit anfällt, ist automatisch Betriebsausgabe. Nicht abziehbar sind zum Beispiel:

• Private Ausgaben
• Private Kosten auf Geschäftsreisen
• Strafzettel, Bußgelder und Ordnungsgelder
• Geschenke an Kunden über der Freigrenze
• Unangemessene oder nicht belegbare Kosten

Beispiel: Ein Tierarzt wollte die Fahrten zu seinen Patienten mit seinem Ferrari steuerlich absetzen. Das hat das Finanzamt abgelehnt.

Es gibt aber einige private Kosten, die in der Einkommensteuererklärung abgesetzt werden dürfen. 

Das sind zum Beispiel:

• Sonderausgaben: z. B. Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Kirchensteuer, Spenden
• Außergewöhnliche Belastungen: z. B. Krankheitskosten, Pflegekosten oder Bestattungskosten, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind
• Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen: z. B. Reinigungskraft, Gartenpflege, Winterdienst oder Renovierungsarbeiten im privaten Haushalt

Für Unternehmer gibt es also 2 Ebenen:

• Betriebsausgaben senken den Gewinn des Unternehmens.
• Private Abzugsmöglichkeiten senken die persönliche Einkommensteuer.

Die wichtigste Regel lautet: Alles sauber trennen, belegen und plausibel zuordnen. Dann verschenken Unternehmer keine Steuervorteile und vermeiden Ärger mit dem Finanzamt.