Wichtige Neuerungen zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) ab 2025
Ab 2025 müssen Unternehmen für die Betriebsprüfung alle relevanten Daten digital bereitstellen. Die euBP ermöglicht Prüfern den direkten Zugriff auf steuerrelevante Unternehmensdaten.Durch standardisierte Datenformate sollen Analysen und Prüfungen künftig schneller und effizienter erfolgen.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme den neuen Anforderungen entsprechen. Nur vollständige und korrekt strukturierte Daten gewährleisten eine reibungslose Prüfung. Unzureichende Daten können Verzögerungen und zusätzliche Rückfragen nach sich ziehen.
Die euBP verringert den Papieraufwand, erhöht aber den technischen und organisatorischen Vorbereitungsbedarf. Prüfen Sie rechtzeitig Ihre IT-Systeme und Datenexport-Funktionen.
| Welche Steuererklärung als Unternehmer?
Welche Steuererklärung Sie als Gründer abgeben müssen, hängt hängt von der Rechtsform ab, mit der Sie sich selbstständig gemacht haben. Für jede Rechtsform gibt es unterschiedliche Regelungen und Formen der Gewinnermittlung. Folglich unterscheidet sich auch die Steuererklärung entsprechend. Grundsätzlich können folgende Varianten der Steuererklärung unterschieden werden:
- Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften ist die Steuererklärung für die Einkommensteuer - hierfür nutzen Sie bspw. die Anlage EÜR.
- Bei Kapitalgesellschaften wie bspw. GmbH oder UG ist die Steuererklärung für die Körperschaftsteuer notwendig
- Umsatzsteuererklärung bei allen Unternehmen, außer es wird von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht
- Steuererklärung für die Gewerbesteuer (außer bei Freiberuflern)
- Für Mitarbeiter ist auch die Lohnsteueranmeldung erforderlich
Die Steuererklärung muss grundsätzlich elektronisch abgegeben werden, beispielsweise über ein Konto bei bei ELSTER, dem elektronischen Finanzamt.
| Einkommensteuererklärung
Wenn Sie ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft gegründet haben, erfolgt die Ermittlung Ihrer Steuerzahlung über die Einkommensteuererklärung. Es stellt sich jedoch die Frage, wie Sie in der Steuererklärung das zu versteuernde Einkommen ermitteln.
In die Steuererklärung für die Einkommensteuer fließen Einkünfte aus verschiedenen Tätigkeiten ein - so bspw. Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Vermietung oder eben Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder aus dem Gewerbebetrieb. Für die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit oder Einkünfte aus dem Gewerbebetrieb nutzen Sie als Gründer bei der Steuererklärung in der Regel eine amtliche Vorlage zur Einnahmen Überschuss Rechnung.
Bei weniger als 17.500 Euro Umsatz im Jahr kann die Einnahmen Überschuss Rechnung formlos erfolgen und der Steuererklärung beigefügt werden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Sie nebenberuflich selbstständig sind und nur geringe Geschäftsaktivitäten verzeichnen.
Zum Einkommen zählen auch sogenannte geldwerte Vorteile. Ein wichtiges Beispiel dafür ist der Firmenwagen. Hier entsteht ein geldwerter Vorteil, wenn der Unternehmer seinen Firmenwagen privat nutzt. Zur Versteuerung des geldwerten Vorteils eines Firmenwagens gibt es 2 Möglichkeiten: die Versteuerung mit der 1%-Regelung und die Versteuerung der tatsächlichen privaten Nutzung mit Hilfe eines Fahrtenbuchs. Wer die Fahrtenbuch-Methode wählt, sollte dabei ein elektronisches Fahrtenbuch verwenden.
In der Steuererklärung können dann von den Einkünften verschiedene Posten abgesetzt werden, wodurch eine Verringerung der Steuerlast erfolgt.
| Körperschaftsteuererklärung für Kapitalgesellschaften
Kapitalgesellschaften müssen die Körperschaftsteuer an das Finanzamt zahlen. Grundlage für die Ermittlung der Körperschaftsteuer ist der Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Eng verbunden damit ist der Jahresabschluss, den das Unternehmen aufstellen muss. Allerdings wird der Jahresabschluss nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches aufgestellt. Für die Körperschaftssteuererklärung ist jedoch eine Steuerbilanz notwendig, die von der Handelsbilanz abweichen kann. Alternativ kann in der Steuererklärung auch ein Korrekturposten für Anpassung der Handelsbilanz gebildet werden.
| Umsatzsteuererklärung
Als Unternehmer sind Sie auch zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Unterjährig müssen Unternehmen monatlich die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt vornehmen. Ausgenommen von der Steuererklärung für die Umsatzsteuer, sind Gründer die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Hierbei wird die erhaltene Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer mit der gezahlten Vorsteuer verrechnet und an das Finanzamt abgeführt. Mit der jährlichen Umsatzsteuererklärung wird dann endgültig geprüft, ob die gesamte Umsatzsteuer ordnungsgemäß abgeführt wurde. Und so dient die Steuererklärung am Jahresende dazu, eventuelle Nachzahlungen oder Guthaben bzw. Rückerstattungen zu veranlassen.
Ausgenommen ist von der Steuererklärung für die Umsatzsteuer, wer als Gründer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt. Alle anderen Gründer und Selbstständigen müssen am Jahresende eine Steuerklärung zu ihrer Umsatzsteuer abgeben.
| Gewerbesteuererklärung
Grundsätzlich unterliegt zudem jeder in Deutschland angemeldete Betrieb der Gewerbesteuer. Die Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben. Freiberufler sind grundsätzlich von der Gewerbesteuer befreit, müssen also keine Gewerbesteuererklärung abgeben. Zudem gibt es folgende Regelungen zur Gewerbesteuer:
- Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen erst Gewerbesteuer zahlen, wenn der jährliche Gewinn 24.500 Euro übersteigt (Freibetrag). Sollte der Gewinn höher ausfallen, erfolgt die Ermittlung der Gewerbesteuer. Dabei ist Gewerbesteuer jedoch in der Steuerklärung für die Einkommensteuer anrechenbar und mindert die Einkommensteuer.
- Kapitalgesellschaften wie die GmbH, UG oder AG haben keinen Freibetrag bei der Gewerbesteuer in ihrer Steuererklärung.
Weitere Details und Beispiele zur Berechnung der Gewerbesteuer finden Sie hier.
| Nicht zu vergessen: die Lohnsteuer
Für viele Gründer und Selbstständige ungewohnt ist die Lohnsteuer aus der Perspektive als Arbeitgeber, nicht als Arbeitnehmer. Grundsätzlich muss für alle angestellten Mitarbeiter die Lohnsteuer entrichtet werden. Dies gilt wohlgemerkt auch für das eigene Einkommen, wenn der Gründer sich selbst als Geschäftsführer beispielsweise einer GmbH anstellt. Wenn sich der Gründer als Geschäftsführer seiner Kapitalgesellschaft entlohnt, dann kann er auch eine individuelle Steuererklärung anfertigen und einreichen.
Als Unternehmen gibt man am Jahresende keine gesammelte Lohnsteuererklärung für seine Angestellten oder Mitarbeiter ab – dies macht jeder individuell in seiner eigenen Einkommensteuererklärung.
| Regeln und Fristen
Die Frist für die Einreichung der Steuererklärung ist der 31. Juli des jeweiligen Folgejahres. Wenn Sie einen Steuerberater mit Ihrer Steuererklärung beauftragt haben, hat dieser sogar bis zum 28. Februar des Folgejahres Zeit, die Steuererklärung für Sie einzureichen.
Die Steuererklärungen dienen zudem auch für die Festsetzung der Vorauszahlungen für die Einkommen-, Körperschaft- oder Gewerbesteuer im Folgejahr. Unterjährige Abschlagszahlungen bei der Lohnsteuer und bei der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer sind bis zum 10. des jeweiligen Folgemonats einzureichen, sofern Sie keine Dauerfristverlängerung beantragt haben. Lesen Sie mehr dazu hier.
| Wer hilft bei der Steuererklärung?
Gründer, Unternehmer und Selbstständige sollten nicht alle Teile der Buchhaltung selber machen. Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit sollte sich der Unternehmer auf Vertrieb und Akquise konzentrieren. Spezialisierte Steuerberater für Gründer, Start-ups und Selbstständige bieten sich hier besonders an. Aber auch spezialisierte Softwarepakete machen es Gründern und Selbstständigen leichter, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Externe Buchhaltungsbüros sind ebenfalls nützlich. Sie dürfen keine Steuererklärungen machen, helfen aber bei den vorbereitenden Arbeiten.
| Achtung Betriebsprüfung
Nach Schluss eines Steuerjahres und Einreichung Ihrer Steuererklärung kann, muss aber nicht, die Betriebsprüfung erfolgen. Bei der Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt steuerrelevante Sachverhalte in einem Unternehmen. Einer Betriebsprüfung liegt daher nicht notwendiger Weise ein Verdachtsmoment oder eine fehlerhafte Steuererklärung zugrunde. Dennoch ist es gut, wenn man als Gründer oder Selbstständiger zur Betriebsprüfung alle Dokument sauber geordnet vorliegen hat und die richtige Berechnung seiner Steuerlast nachweisen kann. Mehr zur Betriebsprüfung lesen Sie hier. Eng mit dem Thema Betriebsprüfung sind auch Aufbewahrungspflichten für Dokumente verbunden.