Stornorechnungen erstellen: Muster, Vorlagen und Rechnungssoftware

Unternehmer bringen Leistungen und schreiben Rechnungen. Ist die Rechnung fehlerhaft, muss sie storniert werden. Dazu benutzt der Unternehmer die Stornorechnung bzw. die Rechnungskorrektur. Wir erklären die Regeln zur Stornorechnung und bieten anschauliche Muster und Vorlagen für einen schnellen Start.  Außerdem zeigen wir, dass Sie für das schnelle und sichere Erstellen von Stornorechnungen am besten ein digitales Rechnungsprogramm verwenden.

1. Wann sind Rechnungskorrekturen notwendig?

In der Praxis gibt es zwei wesentliche Gründe, warum Unternehmer Stornorechnungen erstellen:

  • Eine Rechnung wurde falsch erstellt.
  • Die berechnete Leistung wurde schlecht, nur teilweise oder gar nicht erbracht.

Einer Stornorechnung geht also immer eine Reklamation des Rechnungsempfängers und Leistungsempfängers voraus. Fehler in Rechnung darf der Rechnungsempfänger nicht manuell korrigieren, sondern er muss auf eine Stornorechnung bestehen. Damit geht der Unternehmer sicher, dass er nicht ins Visier des Finanzamts gerät.

Wichtig: Stornorechnungen sauber dokumentieren und aufbewahren

Grundsätzlich besteht in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und geschäftliche Dokumente aller Art. Unternehmer sind dazu verpflichtet, Rechnungen für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufzubewahren. Bei einer Betriebsprüfung kontrollieren die Betriebsprüfer Stornorechnungen besonders gründlich. Stornorechnungen fallen unter den Generalverdacht der Umsatz- und Steuermanipulation. Unternehmer sollten daher immer in der Lage sein, den Grund für die Stornierung zu nennen.

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Wir empfehlen: Schreiben Sie auch bei minimalen Fehlern eine Stornorechnung und erstellen Sie die Rechnung neu. Mit Rechnungsprogrammen geht das schnell und rechtssicher.

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2. So sollte eine Stornorechnung aussehen

Die  Stornorechnung neutralisiert die vorherige Originalrechnung und hebt sie auf.  Zusätzlich zu den Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthält die Stornorechnung folgende Bestandteile:

  • Statt "Rechnung" steht "Stornorechnung", "Rechnungskorrektur" oder "Korrekturrechnung"
  • Die Rechnungsnummer ist eigenständig, ein Bezug zur ursprünglichen Rechnung ist empfehlenswert.
  • Hinweis auf Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung. Gut ist ein Hinweis wie: "Hiermit stornieren wir die Rechnung (Rechnungsnummer) vom (Rechnungsdatum)."
  • Die Positionsdaten sind identisch zur ursprünglichen Rechnung.
  • Der Rechnungsbetrag am Ende der Stornorechnung sowie die Mehrwertsteuerbeträge sind ins Minus gesetzt.
  • Es folgt ein Hinweis: Wir überweisen den Betrag in den nächsten Tagen.
  • Alternativ kann der Betrag der Stornorechnung auch mit offenen Rechnungen des Kunden verrechnet werden.

Im Grunde ist die Stornorechnung eine Kopie der ursprünglichen Rechnung, bei der dem Kunden der ursprüngliche Betrag gutgeschrieben wird. Vor dem 01.07.2013 durften Unternehmer für Rechnungskorrekturen auch Gutschriften schreiben. Das ist jetzt nicht mehr erlaubt. Der Begriff "Gutschrift" selbst sollte nur im Zusammenhang mit der Abrechnungsgutschrift verwendet werden. Mit einer Abrechnungsgutschrift erstellt sich der Unternehmer selbst eine Rechnung. Typischer Anwendungsfall in der Praxis sind Provisionsabrechnungen für freie Handelsvertreter.

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Per Rechnungssoftware erstellen Sie Stornorechnungen auf Knopfdruck. Damit sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite.

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3. Textvorlage und Beispiel (Word, Excel und PDF)

Wir haben Vorlagen und Beispiele für die Stornorechnung in vielen gängigen Formaten für Sie erstellt.

Teaserbild Stornorechnung

4. Rechnungsprogramme für Stornorechnungen

Die speziellen Angaben einer Stornorechnung zur ursprünglichen Rechnung müssen Unternehmer manuell machen, wenn sie eine Rechnungsvorlage verwenden. Hier besteht das Risiko, Fehler zu machen, die bei einer Betriebsprüfung beanstandet und teuer werden können. Mit einer Rechnungssoftware erstellen Sie Stornorechnungen korrekt und fehlerfrei. Darüber hinaus profitieren die Mitarbeiter in der Buchhaltung von folgenden Vorteilen einer Software:

  • Sie können direkt auf gespeicherte Rechnungen zugreifen. Das ist insbesondere beim Erstellen einer Stornorechnung praktisch.
  • Gespeicherte Kundendaten lassen sich sofort abrufen und in die Rechnung integrieren.
  • Die Stornierung wird rechtssicher bzw. GoBD-konform erstellt und nummeriert.
  • Alle Pflichtangaben sind stets aktuell.
  • Sie können Mahnwesen und Zahlungsabgleich automatisiert einrichten.
  • Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie schnell auf alle Daten zugreifen.

Diese Vorteile gelten natürlich für alle Formen von Rechnungen. Allein die Zeitersparnis und das gute Gefühl, sich beim Erstellen einer Rechnung auf einen intelligenten Ablauf verlassen zu können, spricht für die Rechnungssoftware. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfacht sich immens, wenn Unternehmer mit Rechnungsprogrammen arbeiten.

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5. FAQs: Häufige Fragen zur Stornorechnung

Eine Stornorechnung (auch Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur genannt) hebt eine fehlerhafte Rechnung auf. Ausgangspunkt ist eine fehlerhafte Ursprungsrechnung, die der Kunde des Unternehmers reklamiert. Daraufhin schickt der Unternehmer eine Korrekturrechnung, welche die ursprüngliche Rechnung aufhebt, Eine Stornorechnung muss nicht das Aus für ein laufendes Geschäft bedeuten. Häufig schickt der Unternehmer im Anschluss eine modifizierte Rechnung nach.

4 Punkte sind wesentlich. Die Stornorechnung enthält

  • die Bezeichnung "Stornorechnung"
  • die Rechnungsnummer der Originalrechnung
  • das Rechnungsdatum der Originalrechnung
  • den Rechnungsbetrag der Originalrechnung versehen mit einem Minuszeichen

Ansonsten gelten alle sonstigen Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung.

Diese Angaben müssen auf eine Stornorechnung stehen:

  • Nummer und Datum der Stornorechnung
  • Nummer und Rechnungsdatum der Ursprungsrechnung
  • Rechnungspositionen der Ursprungsrechnung
  • Rechnungsbetrag der Ursprungsrechnung versehen mit einem Minuszeichen.
  • Hinweis an den Empfänger, wie der Betrag der Stornorechnung dem Rechnungsempfänger erstatttet wird. Durch Rücküberweisung oder Verrechnung mit offenen Rechnungen.

Ansonsten gelten selbstverständlich auch sonstige Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung, wie korrekte Angabe des Empfängers und korrekte Firmenangaben des Erstellers der Stornorechnung.

Die Anlässe für Stornorechnungen sind vielfältig. Typische Fälle sind:

  • Unvollständige Warenlieferungen
  • Preise einzelner Rechnungspositionen stimmen nicht.
  • Teile der Lieferung werden umgetauscht und zurückgeschickt.
  • Falsche Zahlungsziele oder Skontokonditionen
  • Fehlerhafte Angaben bei der Angabe des Rechnungsempfängers
  • Fehlende oder falsche Pflichtangaben auf einer Rechnung
  • Falscher Mehrwertsteuersatz bei Einzelpositionen einer Rechnung
  • Fehlerhaft angegebener Leistungszeitraum einer Rechnung

Unternehmer sollten bei allen denkbaren Fehlern auf die Erstellung einer Stornorechnung bestehen.

Als Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung. Diese Begriffe dürfen auch auf dem Dokument verwendet werden.

Nein, das geht seit 1.7.2013 nicht mehr. Gutschriften gibt es im Geschäftsleben nur noch im Sinne einer Abrechnungsgutschrift, wenn Unternehmer beispielsweise die Provisionen ihrer freien Handelsvertreter abrechnen. Für Rückerstattungen wegen fehlerhafter Leistung oder falschen Angaben in einer Rechnung muss eine Stornorechnung geschrieben werden.

Die Stornorechnung wird häufig auch als Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur bezeichnet. Diese Begriffe dürfen auch im Rechnungsdokument verwendet werden.

Nein, das ist nicht erlaubt. Denn das würde in den Bereich der Manipulation fallen, die verboten ist. Ist eine Rechnung fehlerhaft, muss sie mit Hilfe einer Stornorechnung neutralisiert werden.

Auf keinen Fall der Rechnungsempfänger.
Erhält ein Unternehmer eine fehlerhafte Rechnung, muss er sie bei seinem Lieferanten reklamieren und eine korrekte neue Rechnung zusammen mit einer Stornorechnung anfordern. Die ursprüngliche Originalrechnung und die Stornorechnung heben sich auf, relevant für die Umsatzsteuer ist dann die neu erstellte korrigierte Rechnung.

Der Unternehmer, der mit einer Stornorechnung eine fehlerhafte Originalrechnung storniert, muss folgende Belege aufheben:

  • Die Originalrechnung
  • Die Stornorechnung, welche die Originalrechnung aufhebt bzw. neutralisiert.
  • Eine im Anschluss neu erstellte Rechnung.

6. Fazit: Stornorechnung unbedingt digital erstellen

Die Stornorechnung, auch Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur genannt, hebt eine fehlerhafte Ursprungsrechnung (Originalrechnung) auf. Daher müssen sich die Angaben auf der Stornorechnung auf die Originalrechnung beziehen, wobei sämtliche sonstige Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung bestehen bleiben. Sowohl die Originalrechnung als auch die Stornorechnung muss der Unternehmer 10 Jahre lang aufbewahren. Die Erstellung einer Stornorechnung erfordert daher höheren administrativen Aufwand in Büro und Buchhaltung. Eine Rechnungssoftware automatisiert alle Vorgänge, die Sie bei einer Rechnungsvorlage manuell machen müssen. Die Korrekturrechnung erstellt der Unternehmer quasi auf Knopfdruck aus der Originalrechnung, ohne dass er die Rechnungsangaben neu schreiben muss.

Daher passieren beim Erstellen der Stornorechnung mit einem Rechnungsprogramm weniger Fehler als bei der Verwendung einer Vorlage. Fehler, die bei eventuellen Betriebsprüfungen beanstandet werden könnten. Daher kann jedem Unternehmer nur geraten werden, die Rechnungsstellung in Zukunft mit einem Rechnungsprogramm zu machen.

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