Jahresabschluss GmbH & UG: Die häufigsten Fragen und Antworten

Abhängig von der Rechtsform und der Unternehmensgröße bestehen unterschiedliche Anforderungen an den zu erstellenden Jahresabschluss bzw. die Art der Gewinnermittlung. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist dabei die einfachere und günstigere Variante. Der klassische Jahresabschluss ist hingegen deutlich umfangreicher und somit auch kostenintensiver.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick darüber, ob für Ihr Unternehmen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend ist oder ob Sie einen Jahresabschluss nach Handelsrecht erstellen müssen.

Die in der Tabelle erwähnte Größenschwelle, ab denen ein Unternehmen zwingend einen klassischen Jahresabschluss erstellen muss, bezieht sich auf einen Jahresumsatz von 600.000 Euro oder 60.000 Euro Gewinn im Jahr.

Der Jahresabschluss ermittelt nicht nur den Gewinn oder Verlust, sondern zusätzlich das gesamte Vermögen und die Schulden des Unternehmens. Deshalb besteht der handelsrechtliche Jahresabschluss aus mindestens zwei Teilen: der Gewinn- und Verlustrechnung (kurz GuV) sowie der Bilanz. Der klassische Jahresabschluss basiert dabei auf der doppelten Buchführung.

Welche Bestandteile umfasst der Jahresabschluss?

Die beiden wesentlichen Bestandteile des Jahresabschlusses sind die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Bilanz. Sie entstehen aus der doppelten Buchführung und werden aus den Erfolgskonten und Bestandskonten gebildet, die Sie beispielsweise auch mit der Summen- und Saldenliste erhalten.

• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Die GuV ermittelt den Gewinn bzw. Verlust eines Geschäftsjahres. In die Gewinn- und Verlustrechnung fließen die Salden der Erfolgskonten der Finanzbuchhaltung ein. Die Gliederung der GuV ist ähnlich wie bei der BWA. Als erstes sehen Sie die Erträge, anschließend die Aufwendungen und am Schluss den Gewinn (oder Verlust) als Differenz von Erträgen und Aufwendungen.
• Bilanz als Aufstellung des Geschäftsvermögens: Die Bilanz besteht aus der Aktiv- und der Passivseite. Auf der Aktivseite ist das komplette betriebliche Vermögen aufgelistet, von der betriebseigenen Immobilie über die Geschäftseinrichtung, Warenbestände bis zum Bankguthaben und den Kassenbestand. Die Passivseite listet das Eigenkapital und die Verbindlichkeiten des Unternehmens auf. Der Gewinn (bzw. Verlust) aus der GuV wird ebenfalls auf der Passivseite verbucht. Zu den Verbindlichkeiten zählen bspw. alle Bankkredite oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Gesellschaftern. Die Eröffnungsbilanz zu Beginn des Geschäftsjahres oder bei der Gründung (Gründungsbilanz) ist Vergleichsbasis für die Bilanz des aktuellen Geschäftsjahres. 

Weitere wichtige Bestandteile des Jahresabschlusses sind neben der Gewinn- und Verlustrechnung der Lagebericht und der Anhang – ob Sie diese aber überhaupt erstellen müssen, hängt von der Größenklasse Ihres Unternehmens ab, die wir Ihnen im Folgenden erläutern.

Beim Jahresabschluss können kleinere GmbHs und UGs nicht nur von inhaltlichen Vereinfachungen profitieren, sondern auch von Vereinfachungen bzgl. der Veröffentlichung sowie großzügigeren Fristen bei der Erstellung. Grundlage für die Vereinfachungen bildet das Micro-Bilanz-Gesetz, das den Aufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses für Kleinstkapitalgesellschaften verringern möchte. Die Vereinfachungen umfassen folgende Punkte:

• Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Anhang und Lagebericht nicht ausgewiesen werden.
• Anlagevermögen darf vereinfacht dargestellt werden.
• Rechnungsabgrenzungsposten dürfen in die Forderungen und Verbindlichkeiten eingerechnet werden.
• Die Gliederung der GuV kann auf Mindestbestandteile vereinfacht werden.
• Der Jahresabschluss braucht nicht mehr veröffentlicht, sondern darf hinterlegt werden.

Dabei wird zwischen vier Größenklassen unterschieden:

Als Daumenregel zur Einordnung für Ihr Unternehmen gilt, dass zwei der drei genannten Kriterien erfüllt sein müssen. Die Anzahl der Mitarbeiter ist hierbei im Jahresdurchschnitt zu betrachten.

Das Micro-Bilanz-Gesetz reduziert somit die Bestandteile, die im Jahresabschluss aufgenommen werden müssen, und damit den Aufwand erheblich. Dennoch müssen Kleinstkapitalgesellschaften auch unter dem Micro-Bilanz-Gesetz die wirtschaftliche Situation ihres Unternehmens korrekt darstellen. Kredite an Organe der Gesellschaft müssen bspw. statt im Anhang unterhalb der Bilanz dargestellt werden.

Allerdings bringt das Micro-Bilanz-Gesetz nicht nur Vorteile mit sich: so werden Unternehmen, die zum Beispiel einen Firmenkredit benötigen, nicht umhinkommen, eine ausführlichere Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Vor allem aber verlangt das Finanzamt mit der E-Bilanz für die Besteuerung in den meisten Fällen deutlich detailliertere Angaben, als sie nur über das Micro-Bilanz-Gesetz theoretisch möglich wären.

Bilanz und GuV im Jahresabschluss: Wer muss Sie erstellen?

Auch bezüglich der beiden großen Bestandteile des Jahresabschlusses können kleine Unternehmen profitieren. So müssen lediglich große Kapitalgesellschaften beide Bestandteile in Gänze in Ihren Jahresabschluss aufnehmen.

Für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften ist es Pflicht, dem Jahresabschluss einen Lagebericht beizufügen. Was dieser beinhalten muss, legt § 289 des HGB fest. Der Lagebericht beschreibt dabei die wirtschaftliche Lage der GmbH bzw. UG, zeigt potenzielle Risiken auf und erläutert wichtige Ereignisse des Geschäftsjahres.

Den Lagebericht schreiben Sie in der Regel nach der Fertigstellung Ihres Jahresabschlusses und dem Gespräch mit dem Steuerberater. In der Regel stellt der Steuerberater den Lagebericht auch (nach Absprache) fertig.

Für viele Kapitalgesellschaften sowie Personenhandelsgesellschaften gehört der Anhang zu den Pflichtbestandteilen im Jahresabschluss – dies ist jedoch auch von den Größenklassen Ihrer GmbH oder UG abhängig:

• So müssen große Kapitalgesellschaften einen vollständigen Anhang einreichen,
• Mittelgroße und kleine immerhin in verkürzter Form und
• Kleinstkapitalgesellschaften können unter Umständen komplett auf den Anhang verzichten – sofern sie den Jahresabschluss um einige Angaben ergänzen: zusätzliche Angaben zu nicht auf der Passivseite auszuweisenden Verbindlichkeiten und Haftungsverhältnissen sowie Angaben über die gewährten Kredite und Vorschüsse.

Der Anhang liefert ergänzende Informationen zur Bilanzierung, GuV und Bewertung und deren Berechnungsmethoden, ergänzt den Jahresabschluss also um einige qualitative und quantitative Informationen, die im Jahresabschluss normalerweise nicht enthalten sind. Der Fokus liegt dabei auf der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der GmbH bzw. UG. So können durch den Anhang die Zahlen aus Bilanz und GuV besser nachvollzogen und bewertet werden.

Bestandteile des Anhangs zum Jahresabschluss

Das HGB legt die Bestandteile des Anhangs in den §§ 284 bis 288 HGB fest. Zu den Pflichtangaben gehören:

• Ergänzungen und Korrekturen zu einzelnen Posten in GuV und Bilanz (bspw. wenn außergewöhnliche Ereignisse eingetreten sind)
• Angabe der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sowie Angabe und Begründung, wenn davon abgewichen wurde
• Entwicklung des Anlagevermögens als zusätzliche Liste (Anlagenspiegel)

Weitere Pflichtangaben sind im HGB unter § 285 aufgelistet.

Ist Ihr Unternehmen prüfungspflichtig, gelten verschärfte Regeln bei dem Erstellen des Jahresabschlusses für eine GmbH oder UG. In so einem Fall muss ein neutraler Wirtschaftsprüfer die Erstellung des Jahresabschlusses begleiten und prüfen, ob alle gesetzlichen Regeln eingehalten werden. Der Wirtschaftsprüfer ist u. A. bei der Durchführung der Inventur anwesend. Zur Jahresabschlussprüfung verpflichtet sind alle mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften.

Für Sie als Geschäftsführer einer GmbH oder UG ist die Publizitätspflicht ein wichtiger Teilaspekt des Jahresabschlusses, denn der Jahresabschluss ist im Anschluss an die Feststellung beim elektronischen Bundesanzeiger und im Unternehmensregister zu veröffentlichen. Die Kosten der Eintragung hängen ab vom Umfang des Jahresabschluss und können auf der Website des Bundesanzeiger Verlags eingesehen werden; in der Regel bewegen sich die Preise allerdings zwischen 50 und 150 Euro.

Form und Umfang der Veröffentlichungspflicht hängen von der Unternehmensgröße ab. Bei der Veröffentlichung werden zwei Formen unterschieden:

• Hinterlegung: Der Jahresabschluss kann nicht öffentlich bzw. online über das Unternehmensregister eingesehen werden. Wer Einblick in den Jahresabschluss erhalten will, muss eine Gebühr bezahlen.
• Offenlegung: Ist der Jahresabschluss offenzulegen, kann ihn jedermann über das Portal unternehmensregister.de einsehen.

Wir haben Ihnen zusammenfassend alle Vereinfachungen und Pflichten sowie die Größenklassen für Kapitalgesellschaften beim Jahresabschluss zusammengefasst. Die Daumenregel zur Einordnung: zwei der drei Kriterien werden nicht überschritten. Die Anzahl der Mitarbeiter ist im Jahresdurchschnitt zu betrachten.

Grundsätzlich ist der Geschäftsführer einer GmbH bzw. UG zur Aufstellung des Jahresabschlusses sowie der Übermittlung der Dokumente zur Offenlegung verpflichtet, jedoch sollten Unternehmen mit einem gewissen Geschäftsumfang sich zur Erstellung an einen erfahrenen Steuerberater wenden. Bei großen Jahresabschlüssen lohnt sich das Selbermachen der Buchhaltung grundsätzlich nicht. Grundsätzlich bieten moderne Buchhaltungsprogramme zwar die Möglichkeit, einen Jahresabschluss selbst zu erstellen – für kleine Unternehmen mit geringem Belegumfang mag das auch funktionieren.

Folgende Punkte sprechen dafür, dass der Steuerberater den Jahresabschluss fertigstellen sollte:

• Die Autorität des Steuerberaters als Fachmann wirkt sich positiv im Bankgespräch aus.
• Der Steuerberater erstellt mit dem Jahresabschluss die Steuererklärungen und vertritt den Unternehmer vor den Finanzbehörden.
• Er kann bei komplizierteren Fragen der Bewertung oder bei Dingen wie Rückstellungen beraten, ist Diskussionspartner und verfügt über das notwendige Expertenwissen.
• Die Abgabefristen für den Jahresabschluss samt Steuererklärung beim Finanzamt verlängern sich. Sie bezahlen Ihre Steuern später, sparen kurzfristig Liquidität und können die zu erwartenden Steuerzahlungen im Rahmen Ihres Liquiditätsmanagements einplanen.

Unser Rat daher: Je komplexer die Buchhaltung und die den Jahresabschluss betreffenden Sachverhalte, desto sinnvoller ist es, dass ein Steuerberater den Jahresabschluss fertigstellt. Allenfalls eine sehr einfache EÜR kann mit geeigneter Buchhaltungssoftware selbst erstellt werden. 

Was kostet der Jahresabschluss einer GmbH oder UG?

Wie viel die Erstellung des Jahresabschlusses samt eventueller Zusatzinhalte kostet, lässt sich nicht pauschal sagen, da der Steuerberater nach Aufwand abrechnet und jedes Unternehmen anders ist. Folgende Faktoren können die Kosten jedoch positiv beeinflussen:

• Das Führen einer übersichtlichen Buchhaltung, idealerweise sogar mit einer Buchhaltungssoftware, mit der Sie alle Daten mit einem Klick an Ihren Steuerberater übertragen können. Ein solches Tool erleichtert dem Steuerberater die Arbeit enorm.
• Das Auslagern der Buchhaltung an ebenjenen Steuerberater, der zum Jahresabschluss dann die Zahlen kennt.

Wie hoch der Stundensatz für Steuerberater ist, legt die Anlage 2 StBVV (Vergütungverodnung für Steuerberater) vor, wobei die Höhe des Satzes abhängig ist vom Gegenstandswert des Unternehmens. Für die Erstellung des Jahresabschlusses stehen einem Steuerberater zwischen 10 und 40 Zehntel zu; durchschnittlich werden allerdings 30/10 berechnet. Bei einer Bilanzsumme von 500.000 Euro und einem Umsatzerlös von 200.000 Euro wären 30/10 bspw. 1.677 Euro. Bedenken Sie, dass darüber hinaus Gebühren für die Erstellung der zum Jahresabschluss gehörigen Steuererklärungen sowie Beratungskosten anfallen können oder ggf. ein Mehraufwand entsteht, wenn Ihre Buchführung nicht optimal erstellt wurde.

Je ordentlicher die Belege Ihrer Buchführung gesammelt und verbucht wurden, desto einfacher und kostengünstiger ist der Jahresabschluss. Je mehr Unklarheiten bei Belegen auftauchen und je fehlerhafter die Buchungen, desto mehr Arbeit hat der Steuerberater und umso teurer wird die Erstellung.

In der Regel benötigt Ihr Steuerberater folgende Unterlagen von Ihnen, um den Jahresabschluss fertigzustellen:

• Überprüfte Anlagenbuchhaltung: Sie erhalten vom Steuerberater eine Liste des vorhandenen Anlagevermögens und bestätigen bzw. korrigieren Positionen.
• Inventur des Warenlagers: Bei der Inventur zählen Sie die vorhandenen Bestände und Waren und Materialien und stellen diese Liste dem Steuerberater zur Verfügung.
• Überprüfung der Kreditoren: Dabei nehmen Sie die Liste der offenen Posten (OPOS-Liste) zur Hand und überprüfen, ob die dort aufgeführten Rechnungen tatsächlich noch offen sind.
• Überprüfung der Debitoren: Hier prüfen Sie mittels der OPOS-Liste, welche Kundenrechnungen noch offen sind. Kommen Sie zu dem Schluss, dass einige Forderungen nicht mehr eintreibbar sind, können Sie diese im Rahmen des Jahresabschlusses ausbuchen und abschreiben.
• Typische Fragen des Steuerberaters: Bspw. die Liste der Resturlaubstage und Überstunden der Mitarbeiter. Fordern Sie für diese Art von Fragen eine Checkliste von Ihrem Steuerberater an, damit sich gut darauf vorbereiten können.
• Rückstellungen: Nehmen wir an, Sie haben in Ihrer OPOS-Liste eine Kundenforderung an einen Kunden, der als schlechter Zahler bekannt ist und möglicherweise in Kürze Insolvenz anmelden muss. Dann können Sie für diese Forderung eine Rückstellung bilden. Gleiches gilt für Garantieleistungen, die erfahrungsgemäß zu erbringen. Auch für diese Aufwendungen können Sie Rückstellungen bilden. Rückstellungen mindern den Gewinn und sind rechtlich stark reglementiert und gehören daher zu den Themen, die Sie am besten mit Ihrem Steuerberater besprechen.

Sind alle Unterlagen vollständig, kann der Jahresabschluss erstellt werden. Wenn Sie ein geeignetes Buchhaltungsprogramm haben, können Sie dies grundsätzlich selbst erledigen. In der Regel stellt jedoch Ihr Steuerberater den Jahresabschluss fertig.

Im Anschluss an die Erstellung muss der Jahresabschluss abschließend in einer Gesellschafterversammlung von von den übrigen Gesellschaftern festgestellt und genehmigt werden. Mit der Feststellung des Jahresabschlusses billigen die Gesellschafter die vorgelegten Zahlen des Unternehmens. Im Anschluss an die Feststellung wird er veröffentlicht. Solange der Jahresabschluss allerdings noch nicht festgestellt wurde, ist er noch nicht verbindlich. Während der Jahresabschluss noch nicht festgestellt ist, können noch Anpassungen und Korrekturen vorgenommen werden; ist dies jedoch erfolgt, darf er nicht mehr verändert werden. Nach der Feststellung muss der Geschäftsführer den Jahresabschluss dann nur noch unterschreiben und veröffentlichen.

Der Geschäftsführer unterbreitet seinen Gesellschaftern im Rahmen der Feststellung des Jahresabschlusses zudem einen Vorschlag zur Ergebnis- bzw. Gewinnverwendung – also, was mit dem Jahresüberschuss geschehen soll. Dies gilt allerdings nur für die GmbH. Eine UG muss noch vor dem Jahresabschluss über die Ergebnisverwendung entscheiden, da sie (bis zu Erreichung eines Stammkapitals von 25.000 Euro) zur Bildung von Rücklagen verpflichtet ist und diese mit in die Finanzplanung einkalkuliert werden müssen.

Es gibt Unterschiede zwischen dem handels- und steuerrechtlichen Jahresabschluss, diese tangieren Unternehmer in den meisten Fällen jedoch nicht – sofern sie ihren Jahresabschluss vom Steuerberater erstellen lassen.

Für die Erstellung des klassischen Jahresabschlusses gibt es gesetzliche Grundlagen. Dabei wird zwischen dem handelsrechtlichen und dem steuerrechtlichen Jahresabschluss unterschieden. Oft hören Sie dementsprechend auch die Bezeichnungen Handelsbilanz und Steuerbilanz. Der handelsrechtliche Jahresabschluss basiert auf dem Handelsrecht nach HGB. Der steuerrechtliche Jahresabschluss wird dagegen vom Steuerrecht bestimmt. Beide Jahresabschlüsse können sich hinsichtlich der Bewertung von Vermögensgegenständen und bei der Behandlung von Rückstellungen unterscheiden.

Bis zur Einführung des Bilanzmodernisierunggesetzes (BilMoG) mussten sich die Handels- und die Steuerbilanz nicht zwingend unterscheiden und Unternehmen konnten identische Bilanzen für verschiedenste Zwecke verwenden. Durch das BilMoG ist es allerdings kaum noch möglich, eine Einheitsbilanz aufzustellen; Unternehmen müssen zusätzlich zur Handelsbilanz auch noch einen steuerrechtlichen Jahresabschluss aufstellen.

Als Gründer arbeiten Sie allerdings überwiegend mit dem handelsrechtlichen Jahresabschluss, denn diesen legen Sie bspw. Ihrer Bank vor, wenn Sie eine Finanzierung benötigen. Die Steuerbilanz ist in erster Linie das Spielfeld Ihres Steuerberaters, wenn er Ihre Steuererklärung erstellt.