| Lohnbuchhaltung: FAQ und rechtliche Grundlagen
Die Lohnbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder auch Lohnbuchführung ist eine Unterkategorie der Buchhaltung, spezialisiert auf jeden Aspekt der Buchführung, die mit Arbeitnehmern zu tun hat.
Stellen Betriebe einen Mitarbeiter ein, müssen sie sich um die Lohnbuchhaltung kümmern. Dabei gibt es zahlreiche steuerliche Besonderheiten zu beachten, die den Weg zur korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung für Gründer erschweren können.
Wie aufwändig die Lohnbuchhaltung ist, hängt stark von den individuellen Arbeitsverträgen und der Entgeltart der Angestellten (bspw. festes Gehalt oder Stundenlohn) ab.
Für Gründer entstehen durch die Einstellung von Mitarbeitern neue Aufgabenbereiche und Anforderungen an das Unternehmen, wie bspw. die erstmalige Einrichtung einer Lohnbuchhaltung. Zusätzlich müssen bei der Lohnbuchhaltung Jahreslohnkonten geführt und Meldeerfordernisse für Krankenkasse, Lohnsteueranmeldung usw. erfüllt werden.
Gerade für Gründer und junge Unternehmer ist es deshalb wichtig, die mit Arbeitnehmern verbundene Rechtsprechung zumindest in ihren Grundzügen zu kennen. Das umfasst insbesondere das Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht.
Damit Löhne und Gehälter unkompliziert abgerechnet werden können, werden bei der Lohnbuchhaltung Lohnkonten eingesetzt. In den Lohnkonten werden alle relevanten Daten eines Mitarbeiters abgelegt und zur Berechnung des Entgelts herangezogen. Zu den erforderlichen Stammdaten gehören die Lohnsteuerklasse, Name und Anschrift, aber auch Lohndaten wie bspw. Tag und Zeitraum der Entgeltzahlung, steuerfreie Bezüge oder auch außerordentliche Einkünfte.
Im Lohnkonto werden Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt, wie z. B. Name, Geburtsdatum oder die Adresse, aber auch spezielle Lohn-Informationen wie etwa der Lohnsteuerklasse, den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) oder Freibeträgen. Bei jeder Abrechnung werden zudem einige Angaben im Lohnkonto hinterlegt, etwa der Lohnzahlungszeitraum, die Höhe des Entgelts, Bezüge und auch die einbehaltene Lohnsteuer.
Zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung werden sämtlich Aufgaben gezählt, die zur Vorbereitung der Lohnbuchhaltung dienen, die dann durch jemand Externes, bspw. einen Steuerberater, erledigt wird. Dazu gehören bspw:
- Das Anzeigen von Krankheitstagen
- Meldung von Adress-, Krankenkassen- oder Bankverbindungs-Änderungen
- Vor Einstellungen Personalbögen mit allen relevanten Informationen fpr die Anmekdung bei den Sozialkassen, Versicherungen usw. einholen und weiterleiten
- Weiterleiten von Arbeitsverträgen bei Einstellungen
- Anzeigen von Gehalts- oder Vertragsänderungen
Die Lohnbuchhaltung darf theoretisch von jedermann selbst erledigt werden – Voraussetzung ist nur, dass alle Berechnungen korrekt durchgeführt und alle Abgaben ebenso genau abgeführt werden. Treten in der Lohnbuchaltung Fehler auf, die bei einer Lohnbuchhaltungs-Betriebsprüfung entdeckt werden, kann dies teuer werden. Zu empfehlen ist daher die Durchführung mithilfe einer professionellen Lohnsoftware, durch ein externes Lohnbüro oder gleich durch den Steuerberater.
Ein Lohnbuchhalter macht genau das, was eine interne Lohnbuchhaltung tut: er meldet Mitarbeiter an, pflegt deren Stammdaten, kümmert sich um die Meldepflichten, führt Arbeitgeberbeiträge ab und erstellt die Entgeltabrechnungen.
Steuerberater arbeiten nach einem gesetzlichen Tarif; somit kann man pauschal von ca. 15 Euro pro Mitarbeiter pro Monat rechnen. Dazu kommen Gebühren für alle weiteren zu erledigenden Tätigkeiten, weshalb es zu empfehlen ist, auf eine ordentliche Buchführung zu setzen, die dem Steuerberater letzten Endes viel Vorarbeit abnimmt, die sonst ebenfalls berechnet werden muss.
Die Lohnbuchhaltung durch einen Dienstleister, bpsw. ein Lohnbüro, kann in einigen Fällen günstiger sein als beim Steuerberater, da externe Dienstleister nicht unbedingt an gesetzliche Gebührentabellen gebunden sind. Noch günstiger kommt man nur weg, indem man auf eine Lohnsoftware zurückgreift.
Die Lohnbuchhaltung basiert auf drei verschiedenen Gesetzen:
- Gewerbeordnung (GewO)
- Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)
- Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
GewO: Arbeitgeber muss Entgeltabrechnungen erstellen
§ 108 der Gewerbeordnung bestimmt, dass dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung seines Entgelts zu erstellen ist. Dies ist besonders relevant, da bspw. bei der Beantragung von Krediten oder der Wohnungssuche Einsicht in die Lohnabrechnung als Nachweis eines geregelten Einkommens verlangt wird.
EBV: regelt Bestandteile der Entgeltabrechnung
Die Entgeltbescheinigungsverordnung regelt, welche Bestandteile verpflichtend in jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein müssen. So gehören bspw. Informationen zur Steuerklasse, dem Beginn und Ende der Beschäftigung sowie Steueridentifikations- und Sozialversicherungsnummer zu den Pflichtangaben einer jeden Lohnabrechnung.
LStDV: gibt vor, wie Lohnkonten zu führen sind
§ 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung gibt Unternehmern Kriterien an die Hand, wie Lohnkonten geführt werden und welche Informationen enthalten sein müssen. Zu den Angaben, die in Lohnkonten gespeichert werden, gehören unter anderem die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), der Freibetrag für die Lohnsteuer und Vorsorgefreibeträge. Hinzu kommt, dass Lohnkonten bei jeder Abrechnung aktualisiert werden müssen.
| Lohnbuchhaltung selbst machen oder erledigen lassen?
Vor allem fachfremde Gründer und kleine Unternehmen möchten ihre Zeit und Energie lieber in ihr Kerngeschäft als in die Lohnbuchhaltung stecken. Es gibt es zahlreiche externe Dienstleister, die die Lohnbuchhaltung für Betriebe erledigen.
Unternehmen haben dabei die Wahl zwischen folgenden Optionen:
| Interne Lohnbuchhaltung | Externe Lohnbuchhaltung |
| Einsatz von Lohnsoftware | Externen Lohnbuchhalter oder Lohnbüro beauftragen |
| Mitarbeiter für Lohnbuchhaltung | Lohnbuchhaltung über einen Steuerberater |
Ausgelagerte Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Externe Lohnbuchhalter, Lohnbüros oder Steuerberater können die Lohnbuchhaltung aufgrund ihrer Expertise zügig erledigen, was sich auch im Kostenaspekt niederschlägt. Besonders vorteilhaft ist es, wenn der Steuerberater das Unternehmen bereits kennt bzw. dessen Buchhaltung seit Längerem erledigt.
Unternehmer, die sich keine Gedanken um die Lohnbuchhaltung machen möchten und sich auch nicht mit der Thematik auskennen, können auf den bestehenden Steuerberater oder (Lohn-)Buchhalter zurückgreifen oder ein Lohnbüro beauftragen. Externe Lohnbüros sind in den meisten Fällen sogar günstiger als der Steuerberater.
Lohnbuchhaltung selbst erledigen
Wenn im Unternehmen genügend Zeit, personelle Kapazitäten und das nötige Fachwissen vorhanden sind, kann die Lohnbuchhaltung auch intern erledigt werden – entweder mit einer geeigneten Lohnsoftware oder durch einen eigenen Mitarbeiter, der diesen Bereich betreut.
Im Vergleich zur Auslagerung ist das meist mit mehr Aufwand verbunden, weil Abrechnungen, Meldungen, Fristen und gesetzliche Änderungen selbst im Blick behalten werden müssen. Dafür bleiben Prozesse, Daten und Know-how im Unternehmen.
Vor allem für Gründer oder kleine Unternehmen mit überschaubarer Mitarbeiterzahl kann der Einsatz einer Lohnsoftware sinnvoll sein. Sie ist in vielen Fällen günstiger als die laufende Betreuung durch einen Steuerberater und unterstützt bei vielen Arbeitsschritten, etwa bei der Erstellung von Lohnabrechnungen, der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und der Vorbereitung von Meldungen.
Das spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und schafft mehr Struktur im Abrechnungsprozess.
| Die Aufgaben der Lohnbuchführung im Überblick
Für die Personalabrechnung müssen in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Mitarbeiterstruktur fünf Kernaufgaben erfüllt werden:
#1 Pflege der Personenstammdaten
Beim Eintritt neuer Arbeitnehmer und beim Austritt der bestehenden Mitarbeiter müssen Personenstammdaten angelegt bzw. bearbeitet werden. Alle diese Daten werden unternehmensintern in Lohnkonten gespeichert. Durch diese ist es möglich, schnell alle relevanten Daten an die entsprechenden Stellen, bspw. die Krankenkassen oder das Finanzamt, zu senden.
#2 Erfüllung der Meldeerfordernisse
Die Lohnbuchhaltung ist dazu verpflichtet, Meldungen bzgl. der Mitarbeiter sachgemäß und zeitnah durchzuführen. Dazu gehören die Lohnsteuer-Anmeldung sowie die DEÜV-Meldungen an Sozialversicherung, Krankenkassen und Finanzamt.
DEÜV steht für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung; dort ist geregelt, wie das Meldeverfahren zwischen Arbeitgeber und der Sozialversicherung und den Finanzämtern auszusehen hat.
Dafür benötigt die Lohnbuchführung neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers weitere Informationen zur Erstellung der Meldungen für die Sozialversicherungen sowie zur Ermittlung der entsprechenden Beiträge und der einzubehaltenden Lohnsteuer.
Die erforderlichen Informationen können über die ELStAM-Datenbank abgerufen werden. Die ELStAM-Datenbank ist Bestandteil von ELSTER, dem Online-Finanzamt. Zum Abruf der Daten muss der Arbeitnehmer durch die Lohnbuchhaltung angemeldet werden.
Dazu müssen einige Daten an die ELStAM-Datenbank gesendet werden:
- Steueridentifikationsnummer
- Geburtsdatum
- Beginn der Beschäftigung
- Klassifizierung, ob man Hauptarbeitgeber ist oder nicht
Damit der Arbeitnehmer bei den Sozialversicherungsträgern anmeldet werden kann, bedarf es neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers weiterer Informationen.
Folgende Daten müssen übermittelt werden:
- Sozialversicherungsnummer
- Angaben zu Beitragsgruppen
- Art der Beschäftigung
- Staatsangehörigkeit
- Arbeitgeberspezifische Betriebsnummer
- Betriebsnummer der zuständigen Einzugsstelle bzw. Krankenkasse
Nach Beschäftigungsende muss die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung des Arbeitgebers das Ende der Beschäftigung in einer Abmeldeliste an das Bundeszentralamt für Steuern melden. Auch der Krankenkasse wird das Ende des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt.
Nimmt der Arbeitnehmer vor Beschäftigungsende Urlaub oder wird freigestellt, ist er dennoch bis zum vertraglichen Arbeitsende zu versichern. Erkrankt der Arbeitnehmer vor Vertragsende, besteht die Lohnfortzahlungspflicht über das des Arbeitsverhältnisses hinaus. So gilt bis zum Ende der Entgeltfortzahlung auch die Versicherungspflicht.
#3 Lohnkonten führen
Die Führung der Lohnkonten obliegt ebenfalls der Lohnbuchhaltung. Über Lohnkonten führt jedes Unternehmen Buch darüber, wann jedem Mitarbeiter wie viel Lohn gezahlt wurde.
Verlässt ein Unternehmen das frühe Gründerstadium und beschäftigt mehr als zehn Mitarbeiter, muss es zum Jahresabschluss zudem einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Sind es weniger als zehn Mitarbeiter, hat er ein Wahlrecht. Dazu übermittelt die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers die Summen der abgeschlossenen Lohnkonten an die Finanzverwaltung.
Für die Sozialversicherungsträger muss die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers für jeden Arbeitnehmer spezifisch das beitragspflichtige Jahresentgelt an die Krankenkasse melden. Zur Beitragsberechnung der gesetzlichen Unfallversicherung sind das Jahresarbeitsentgelt sowie die geleisteten Arbeitsstunden von allen Arbeitnehmern über ein Formblatt an die Berufsgenossenschaften zu melden.
#4 Abrechnung der Personalkosten
Eine wesentliche Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist die Abrechnung der Personalkosten. Diese beinhalten Personalgrundkosten und Personalnebenkosten.
Die Personalgrundkosten sind die Kosten, die direkt für die Leistungserbringung anfallen. Es handelt sich um den eigentlichen Lohn oder das Gehalt.
Neben den Personalgrundkosten muss die Lohnbuchführung auch die Personalnebenkosten abrechnen. Sie sind ein bedeutender Bestandteil in den Personalkosten und somit auch für Abrechnung in der Lohnbuchhaltung.
Die Personalnebenkosten entstehen häufig durch gesetzliche oder tarifliche Regelungen. Gesetzliche Personalnebenkosten betreffen unabhängig der Branche alle Unternehmen, für die das entsprechende Gesetz gilt.
Gesetzlich geregelte Personalnebenkosten sind z. B.:
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
- Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall
- Leistungen für Urlaub und Feiertage
- Aufwendungen aufgrund des Mutterschutzgesetzes, des Schwerbehindertengesetzes oder des Betriebsverfassungsgesetzes
Die Lohnbuchhaltung hat dementsprechend alle gesetzlichen Regelungen im Blick.
Unabhängig vom Gesetz werden tarifliche Personalnebenkosten branchenspezifisch in den einzelnen Tarifverträgen geregelt und in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung berücksichtigt. Gründer sollten sich über ihre Lohnbuchhaltung frühzeitig informieren, welche Tarifregelungen für ihre Branche gelten oder üblich sind.
Das beinhaltet unter anderem folgende Sonderzahlungen:
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- Geldwerte Vorteile
- Sachbezüge
- Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
- Beiträge für die betriebliche Altersvorsorge
Die freiwilligen Personalzusatzkosten sind sehr unterschiedlich. Sie reichen von Betriebskindergärten über Umzugskostenerstattung bis zur Übernahme von Kosten für die Aus- und Weiterbildung.
In Summe ergeben die Personalgrund-, Personalneben- und Personalzusatzkosten das Arbeitgeberbrutto, also den Betrag, den der Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter letztendlich bezahlt.
#5 Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Sind alle Bezüge verrechnet und Abzüge abgeführt, werden im Rahmen der Lohnbuchhaltung die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter erstellt und überwiesen werden.
In der Entgeltabrechnung werden alle Bestandteile des Bruttolohns sowie etwaige geldwerte Vorteile oder Sachbezüge aufgelistet und dem Mitarbeiter ausgehändigt.
Nach der Überweisung der Löhne und Gehälter werden die Buchungsbelege dann an die Finanzbuchhaltung gegeben.
| Betriebsprüfungen im Lohnbereich
Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist vor Betriebsprüfungen nicht gefeit. In puncto Lohnabrechnung und Abführung der Beiträge können 4 verschiedene Betriebsprüfungsarten auf Gründer zukommen:
- Sozialversicherungsprüfung: Wurden Beiträge zur Sozialversicherung ordnungsgemäß abgeführt? Wurden alle Meldeerfordernisse berücksichtigt?
- Lohnsteuer- und Lohnaußenprüfung: Diese überprüft, ob Arbeitgeber die Lohnsteuer ihrer Mitarbeiter korrekt einbehalten und an das Finanzamt abgeführt haben.
- Betriebsprüfung Unfallversicherung: Hierbei prüft der Rentenversicherungsträger, ob die Anmeldung zur Unfallversicherung für alle Mitarbeiter korrekt vorgenommen und die Beiträge abgeführt wurden.
- Umsatzsteuersonderprüfung: Erhalten Mitarbeiter geldwerte Vorteile oder Sachbezüge, gelten durch Freibeträge und Freigrenzen gewisse Besonderheiten bei der Umsatzsteuer. Diese Prüfung kontrolliert, ob diese ordnungsgemäß abgeführt wurde.
Konsequenzen bei inkorrekter Lohnbuchhaltung
Sind bei der Lohnbuchführung Fehler entstanden, führt dies zu verschiedenen Konsequenzen: So können infolge von Berechnungsfehlern falschen Auszahlungen an den Mitarbeiter entstehen.
Fehler dieser Art müssen innerhalb von drei Monaten ausgebessert werden, was mit einigem Aufwand verbunden ist. Wird die fristgerechte Abführung der Zahlungen ans Finanzamt vergessen, drohen im schlimmsten Fall Geld- oder Freiheitsstrafen, sollte dies 3 Mal in Folge passieren.
Werden bei Betriebsprüfungen Fehler aufgedeckt, führt dies dazu, dass Beträge geschätzt werden, was wiederum zu stark erhöhten Abgaben und Bußgeldern führt.
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