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Lohnbuchhaltung: Aufgaben und Umfang für Unternehmen

Ohne sie kommt kaum ein Unternehmen aus: gemeint sind gute Mitarbeiter. Mit der Einstellung von Personal sind aber auch zahlreiche formelle Dinge verbunden. Diese Themen laufen in der Lohnbuchhaltung zusammen. Dabei stehen nicht nur die Zahlungsabwicklung der monatlichen Gehalts sondern auch vielfältige Meldepflichten im Fokus.

Gerade für kleine Unternehmen lohnt es sich, die Lohnbuchhaltung in professionelle Hände zu legen. So bietet unser Partner felix1.de an, die Lohnbuchhaltung für 12,90 Euro pro Monat und Mitarbeiter zu erledigen.



Wann ist die Lohnbuchhaltung erforderlich?

Auch Gründer kommen nicht darum herum: Sobald ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, kommen neue Aufgabenbereiche und Anforderungen auf das Unternehmen zu. In den administrativen Bereich fällt beispielsweise die Einrichtung einer Lohnbuchhaltung. Kurz gesagt, werden in der Lohnbuchhaltung die Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive aller damit verbundenen Abgaben und Nebenkosten abgewickelt sowie die Stammdaten des Personals gepflegt.

Zusätzlich müssen bei der Lohnbuchhaltung Jahreslohnkonten geführt und Meldeerfordernisse für Krankenkasse, Lohnsteueranmeldung etc. erfüllt werden. Gerade für Gründer und junge Unternehmer ist es wichtig, die mit Arbeitnehmern verbundene Rechtsprechung zumindest in ihren Grundzügen zu kennen. Das umfasst insbesondere das Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht.

Fünf klassische Fehler bei der Lohnbuchhaltung

Gründer und kleine Unternehmen, die sich in der Regel nicht mit dem Thema Lohnbuchhaltung auskennen, machen schnell Fehler. Die klassischen Fehler bei der Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung finden Sie hier oder Sie klicken auf das nachfolgende Bild.

Erfahren Sie mehr über die klassischen Fehler bei der Lohnbuchhaltung

Aufgaben der Lohnbuchhaltung im Überblick

Für die Personalabrechnung müssen in der Lohnbuchhaltung je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Mitarbeiterstruktur fünf Kernaufgaben erfüllt werden:

1. Beim Eintritt neuer Mitarbeiter werden über die Lohnbuchhaltung, Lohnunterlagen eröffnet und die Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern angemeldet. Je nach Beschäftigungsart (Arbeiter, Angestellter, geringfügig Beschäftigter) gibt es unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten, die von der Lohnbuchhaltung berücksichtig werden müssen.

2. Während der Anstellung erfolgt die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge über die Lohnbuchhaltung. Das umfasst neben der Ermittlung der Gesamtbezüge inklusive Lohn- und Lohnnebensteuern auch die Ermittlung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge und die Erstellung der Entgeltabrechnungen.

3. Über die Lohnbuchhaltung müssen dann die Lohnabzüge an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt sowie ggf. externe Zahlungsempfänger (bspw. für vermögenswirksame Leistungen) gemeldet und überwiesen werden.

4. Meist zum Monatsabschluss gilt es, über die Lohnbuchhaltung ggf. erforderliche Mitarbeiteraustritte abzuwickeln und Meldungen an die Sozialversicherungsträger durchzuführen. Dazu kommt häufig die Erstellung von Personalstatistiken.

5. Zum Geschäftsjahresende muss die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten abschließen und diese an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit sowie die Statistikämter melden.

Abrechnung der Personalkosten in der Lohnbuchhaltung

Als wesentliche Aufgabe der Lohnbuchhaltung gilt natürlich die Abrechnung der Personalkosten. Diese beinhalten Personalgrundkosten und Personalnebenkosten. Die Personalgrundkosten sind die Kosten, die direkt für die Leistungserbringung anfallen. Es handelt sich um den eigentlichen Lohn oder das Gehalt.

Zusätzlich müssen von der Lohnbuchhaltung die Personalnebenkosten abgerechnet werden. Sie sind ein bedeutender Bestandteil in den Personalkosten und somit auch für Abrechnung in der Lohnbuchhaltung. Die Personalnebenkosten entstehen häufig durch gesetzliche oder tarifliche Regelungen.

Gesetzliche Personalnebenkosten betreffen unabhängig der Branche alle Unternehmen, für die das entsprechende Gesetz gilt. Hierzu zählen zum Beispiel der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall oder Leistungen für Urlaub und Feiertage. Aber auch Aufwendungen aufgrund des Mutterschutzgesetzes, des Schwerbehindertengesetzes oder des Betriebsverfassungsgesetzes wirken auf die Personalnebenkosten. Die Lohnbuchhaltung hat dementsprechend alle gesetzlichen Regelungen im Blick.

Unabhängig vom Gesetz werden tarifliche Personalnebenkosten branchenspezifisch in den einzelnen Tarifverträgen geregelt und in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt. Gründer sollten sich über ihre Lohnbuchhaltung frühzeitig informieren, welche Tarifregelungen für ihre Branche gelten oder üblich sind. Das beinhaltet unter anderem Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, aber auch vermögenswirksame Leistungen oder Beiträge für die betriebliche Altersvorsorge. Die freiwilligen Personalzusatzkosten sind sehr unterschiedlich. Sie reichen von Betriebskindergärten über Umzugskostenerstattung bis zur Übernahme von Kosten für die Aus- und Weiterbildung.

An- und Abmeldung der Mitarbeiter durch die Lohnbuchhaltung

Beim Eintritt neuer Arbeitnehmer und beim Austritt der bestehenden Mitarbeiter sind verschiedene sozialversicherungsrechtliche Erfordernisse durch die Lohnbuchhaltung zu erfüllen. Dafür benötigt die Lohnbuchhaltung neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers weitere Informationen zur Erstellung der Meldungen für die Sozialversicherungen sowie zur Ermittlung der entsprechenden Beiträge und der einzubehaltenden Lohnsteuer.

Die von der Lohnbuchhaltung zur Lohnsteuerberechnung erforderlichen Informationen können beim Bundeszentralamt für Steuern über die ELStAM-Datenbank abgerufen werden.

Zum Abruf der Daten muss der Arbeitnehmer durch die Lohnbuchhaltung angemeldet werden. Dazu müssen die Steueridentifikationsnummer, das Geburtsdatum, der Beginn der Beschäftigung sowie eine Klassifizierung, ob man Hauptarbeitgeber ist oder nicht, an die ELStAM-Datenbank gesendet werden. Nach Beschäftigungsende muss die Lohnbuchhaltung ein entsprechendes Beschäftigungs-End Datum übermitteln.

Damit die Lohnbuchhaltung den Arbeitnehmer bei den Sozialversicherungsträgern anmelden kann, bedarf es neben den persönlichen Daten des Arbeitnehmers weiterer Informationen. Dazu gehört unter anderem die Sozialversicherungsnummer. Zusätzlich müssen Angaben zu Beitragsgruppen, Art der Beschäftigung und zur Staatsangehörigkeit von der Lohnbuchhaltung gemacht werden. Auch die arbeitgeberspezifische Betriebsnummer und die Betriebsnummer der zuständigen Einzugsstelle bzw. Krankenkasse sind von der Lohnbuchhaltung anzugeben.

Meldungen während der Beschäftigung

Während der Beschäftigungszeit sind die einbehaltene Steuer und der Solidaritätszuschlag an das Finanzamt durch die Lohnbuchhaltung zu melden und in einer Summe für alle Arbeitnehmer zu überweisen. Die Meldung wird von der Lohnbuchhaltung online über das ELSTER-Formular  abgewickelt. Zusätzlich müssen die ermittelten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die ermittelten Umlagen für Entgeltfortzahlung an die Krankenkassen gemeldet werden. Die Sozialversicherungsbeiträge werden über die Lohnbuchhaltung geschlossen an die Krankenkassen überwiesen. Die Verteilung an die Rentenversicherung und die Agentur für Arbeit wird von der Krankenkasse durchgeführt.

Meldung durch die Lohnbuchhaltung bei Beschäftigungsende

Nach Beschäftigungsende muss die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers das Ende der Beschäftigung in einer Abmeldeliste an das Bundeszentralamt für Steuern melden. Auch an die Krankenkasse muss das Ende des Arbeitsverhältnisses mitgeteilt werden. Nimmt der Arbeitnehmer vor Beschäftigungsende Urlaub oder wird freigestellt, ist er dennoch bis zum vertraglichen Arbeitsende zu versichern. Erkrankt der Arbeitnehmer vor Vertragsende, besteht die Lohnfortzahlungspflicht weiterhin auch über das des Arbeitsverhältnisses hinaus. So gilt bis zum Ende der Entgeltfortzahlung auch die Versicherungspflicht.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung beim Jahresabschluss

Verlässt ein Unternehmen das frühe Gründerstadium und beschäftigt mehr als zehn Mitarbeiter, muss es am Ende des Jahres einen Lohnsteuer-Jahresausgleich über seine Lohnbuchhaltung durchführen. Sind es weniger als zehn Mitarbeiter, hat er ein Wahlrecht. Dazu übermittelt die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers die Summen der abgeschlossenen Lohnkonten an die Finanzverwaltung.

Für die Sozialversicherungsträger muss die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers für jeden Arbeitnehmer spezifisch das beitragspflichtige Jahresentgelt an die Krankenkasse melden. Zur Beitragsberechnung der gesetzlichen Unfallversicherung sind das Jahresarbeitsentgelt sowie die geleisteten Arbeitsstunden von allen Arbeitnehmern über ein Formblatt an die Berufsgenossenschaften zu melden.

Erstellung der Lohnbuchhaltung

In Start-ups, kleinen und mittelgroßen Unternehmen wird die Lohnbuchhaltung in der Regel über elektronische Personalinformationssysteme abgewickelt. In größeren Unternehmen wird die Lohnbuchhaltung über ein Enterprise Resource Planning-System oder kurz ERP-System integriert. Generell ist dabei von Bedeutung, die relevante Rechtsprechung zu kennen. Daher wird die Lohnbuchhaltung auch und gerade von Gründern und jungen Unternehmen, die keine eigene Rechts- oder Personalabteilung besitzen, oft in professionelle Hände abgegeben.

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