Lexware Office: Was bietet das Buchhaltungsprogramm im Büro?

Lexware Office (früher: lexoffice) belegt Platz 2 in unserem aktuellen Buchhaltungssoftware-Vergleich. Mit einer Note von 1,2 liegt Lexware Office mit der Programmversion XL knapp hinter dem Testsieger sevdesk. Verglichen haben wir 12 führende Buchhaltungstools. Die Spanne der Bewertungen reicht von sehr gut (3 Anbieter) bis befriedigend (4 Anbieter) und ausreichend (1 Anbieter).

Dank seiner umfassenden Funktionen, des automatisierten Buchens von Belegen und Geschäftskonten und der einfachen Handhabung eignet sich Lexware Office für Unternehmen aller Rechtsformen:

• Freiberufler
• Kleingewerbetreibende
• UGs und GmbHs

Typische Branchen von Lexware-Office-Nutzern sind:

• Handwerk und Baugewerbe
• Dienstleister
• Beauty- und Gesundheitsbranche
• Kreative Berufe
• Gastronomie und Handel

Im Test erwies sich Lexware Office äußerst nutzerfreundlich und funktional hervorragend. Lexware Office spart im Büro Zeit und bietet in allen Varianten ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Die folgende Tabelle zeigt die Testergebnisse von Lexware Office anhand der wichtigsten Kriterien.

Im Test konnten wir nach 1 Minute die erste Rechnung schreiben und nach 2 Minuten das Onlinebanking mit dem Firmenkonto nutzen.

Neue Nutzer melden sich online per E-Mail an. Das geführte Onboarding für Einsteiger umfasst Schritte:

• Rechnung schreiben
• Ausgaben erfassen
• Bankkonto einbinden
• UStVA machen
• Steuerberater als Nutzer einladen
• Lohn- und Gehalt einrichten, sofern der Nutzer das Lohnmodul gebucht hat.

Beim Schreiben der ersten Rechnung definiert der Nutzer wichtige Grundeinstellungen:

• Firmendaten
• Rechnungsnummern
• Rechnungsvorlagen

Folgende Eigenschaften machen Lexware Office so nutzerfreundlich:

• Sehr gute Nutzerführung
• Programm ist intuitiv bedienbar
• Dashboard mit verständlichen Kennzahlen
• Kontextbezogene Hilfen und Chatbot
• Umfangreiches Handbuch und Schulungsvideos
• Hilfsbereiter persönlicher Support
• Mobile App

Die mobile App erlaubt zwei Dinge:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Bezahlte Quittungen (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) unterwegs scannen und buchen.

Lexware Office überzeugt durch Funktionalität:

• Lexware Office erkennt 80 % bis 90 % aller Belege, bei der Belegbuchung und beim Bankkonto-Abgleich
• Die Belegerkennung bei E-Rechnungen liegt bei 100 %. 
• Es gibt einen Kundenbereich, wo sich der Kunde seine Rechnung selbst abholen kann.
• Anwender haben die Wahl, mit oder ohne Steuerberater zu arbeiten, für UStVA, EÜR und Bilanz. Für EÜR und Bilanz benötigen Anwender externe Programme.
• Es gibt eine Lohnbuchhaltung für bis zu 50 Mitarbeiter sowie ein eigenes Lexware-Geschäftskonto.

sevdesk liegt als Testsieger mit der Note 1,1 knapp vor Lexware Office im Ranking der besten Buchhaltungsprogramme. Wir zeigen auf, wo welches Programm besser ist.

Lexware Office ist in diesen Punkten besser als sevdesk:

• Integriertes Lohnbuchhaltungsprogramm: Verwalten und abrechnen bis zu 50 Mitarbeitern.
• Eigenes Geschäftskonto: Das Lexware-Geschäftskonto motiviert User, mit einem Geschäftskonto statt dem Privatkonto zu arbeiten.
• Anzahl Nutzer unbegrenzt: Ideal für Buchhaltungsteams. Bei sevdesk muss jeder zusätzliche Nutzer kostenpflichtig hinzugebucht werden.
• Kundenportal: Die Kunden holen sich alle Dokumente ab: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc.
• Effizientere Belegbuchung: Bereits beim Scannen macht Lexware Office Buchungsvorschläge, ebenso beim Bankdatenabgleich. Bei der Bankbuchung macht Lexware Buchungsvorschläge, die mit einem Klick gebucht werden können. 20, 50, 100 Buchungen mit einem Klick sind möglich.
• Mehr Integrationen und Schnittstellen: Lexware Office bietet über 120 Integrationen, sevdesk  über 55. Außerdem hat Lexware Office Partnerunternehmen (Integrationspartner) für individuelle Softwareanpassungen.

sevdesk hat folgende Vorteile gegenüber Lexware Office:

• Rechnungsfunktionen: Rechnungsversand per Post als Versandalternative, gesteuert aus dem Programm
• Rechnungsarten: Es gibt die Fremdwährungsrechnung und die Abrechnungsgutschrift.
• Integrierte Zeiterfassung: Per Knopfdruck lassen sich aus Projektzeiten Rechnungen erstellen.

sevdesk und Lexware Office haben folgende Gemeinsamkeiten:

• Nutzerfreundlichkeit beim Testen zu 100 % erfüllt
• Für alle Rechtsformen und Branchen geeignet, auch für E-Commerce
• Beide Programme benötigen externe Programme, um eine Bilanz/GuV und eine Anlage EÜR zu erstellen.
• Für Selbstbucher und vorbereitende Buchhaltung
• Für Bilanz/GuV empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist mit Lexware Office und sevdesk möglich: Durch direkten Zugriff der Steuerkanzlei auf das Programm und durch Schnittstellen sowie Exportmöglichkeiten zum Datenaustausch.

Je mehr Belege ein Unternehmen verarbeiten muss, desto mehr Spaß macht die Arbeit mit Lexware Office. Je größer das Buchhaltungsteam, desto besser Lexware Office, weil die Nutzeranzahl unbegrenzt ist. 

Wer sich für sevdesk entscheidet, bekommt zusätzlich die Abrechnung erfasster Projektzeiten, die Rechnung in Fremdwährung sowie die Abrechnungsgutschrift.

Wie denken Nutzer über Lexware Office? In vier großen Vergleichsportalen haben wir die Bewertungen von Nutzern der Buchhaltungssoftware ausgewertet.

• EKOMI: 4,9 von 5 Punkten
• OMR-Reviews: 4,3 von 5 Punkten
• Trusted.de: 4,7 von 5 Punkten
• Trustpilot: 4,0 von 5 Punkten
• Exporte.de: 4,8 von 5 Punkten

Die mobile App von Lexware Office wird iOS-Nutzern und Android-Nutzern mit 4,7 bewertet. Diese guten bis sehr guten Bewertungen zeigen, dass Lexware Office kaum negative Kritiken aufweist.

Die generelle Meinung der Anwender lautet: Lexware Office spart Zeit, ist einfach zu bedienen, bietet einen schnellen Überblick über Umsätze, offene Rechnungen und den Kontostand. Rechnungsstellung sowie die Buchung von Belegen funktionieren schnell und unkompliziert. Die Lohnbuchhaltung ist mit wenigen Klicks erledigt.

Nutzer verwenden Lexware Office als Tool für Rechnungsstellung und Buchhaltung. Die typischen Anwendungen sind:

• Erstellen von Angeboten und Rechnungen
• Verwalten und buchen aller Belege und Abgleich mit dem Geschäftskonto
• Kundenverwaltung
• Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Lohnbuchhaltung

Positive Erfahrungsberichte zu Lexware Office gibt es von Unternehmen aus den Bereichen Handel, Handwerk, Dienstleistung, Kunst und Kultur. Sie betonen folgende Vorteile: 

• Übersichtlich und einfach zu bedienen, auch mit der mobilen App
• Zeigt Umsätze, offene Rechnungen und Forderungen auf einen Blick
• Lexware Office spart Zeit beim Buchen der Belege und des Bankkontos
• Gutes Rechnungsmodul vom Angebot bis zur Rechnung
• Lohnbuchhaltung mit wenigen Klicks möglich
• GOBD konforme Archivierung der Belege

• Vereinzelt bemängeln Nutzer Fehler der Software.
• Vom Ärger mit dem Support wird zuweilen auch berichtet.
• Manches Add-on im Bereich E-Commerce funktioniert nicht wie gewünscht.

lexoffice bietet insgesamt die 4 Tarife S, M, L und XL. Jeder dieser Tarife ist monatlich kündbar.

Jeder der 4 Tarife von Lexware Office erlaubt dem Nutzer, zusätzlich eine Lohnbuchhaltungssoftware und das Lexware-Geschäftskonto zu buchen.

Diese Programmvariante ist ausschließlich für die Belegbuchung gedacht. Hier die wesentlichen Funktionen:

• Nur Belegbuchung, keine Rechnungsfunktionen.
• Steuerberaterzugang
• Geschäftskonten-Abgleich

Bereits mit diesem Tarif verfügt ein Anwender von Lexware Office über ein leistungsstarkes Programm für die Belegbuchung, auch für das Empfangen von E-Rechnungen.

Dieser Programm-Tarif ist gut für Anwender, die zusätzlich einfache Rechnungen schreiben wollen. Tarif M bietet:

• Alle Funktionen aus Tarif S
• Schreiben einfacher Rechnungen
• Schreiben von E-Rechnungen
• Aufgabenverwaltung
• Kundenportal

Der Tarif L erlaubt Anwendern, UStVA zu erstellen und alle Belege für die Gewinnermittlung ohne fremde Hilfe zu buchen (Einnahmen, Ausgaben, Anlagen). Er umfasst:

• Alle Leistungen aus Tarif S und M
• Kassenbuch
• UStVA erstellen und versenden über ELSTER-Schnittstelle
• Auswertungen für EÜR und GuV. Für die Gewinnermittlung im Rahmen der Steuererklärungen sind aber externe Programme erforderlich. Eine Bilanz/GuV lässt sich nicht auf Knopfdruck erstellen, eine Anlage EÜR ebenfalls nicht.
• Anlagenverwaltung und Abschreibungen

Dieser Tarif ist für alle Unternehmen sinnvoll, die umfassende Buchhaltungsfunktionen und Rechnungsfunktionen benötigen. Tarif XL umfasst:

• Alle Funktionen aus S und M und L
• Besondere Rechnungsarten: Serienrechnung, Abschlagsrechnung, englische Rechnung
• Public API
• Umsatzstatistiken und Reports
• Datei-Uploads und Kundenakte

Die folgende Tabelle zeigt die Ergebnisse des Tests des Tarifs Lexware Office XL im Rahmen unseres Buchhaltungssoftware-Vergleichs.

Die Noten nach dem deutschen Schulnotensystem zeigen, bis zu welchem Lexware Office die Testkriterien erfüllt.

Die ausgezeichnete Nutzerfreundlichkeit von Lexware Office zeigt sich bereits beim Onboarding. Die Anmeldung geht schnell und unkompliziert, innerhalb von 2 Minuten ist eine Rechnung erstellt und das Geschäftskonto eingebunden.

Das Programm lässt sich intuitiv bedienen. Hilfen und Tutorials gibt es in allen Bereichen des Programms. Wer nicht weiterweiß, wendet sich an das Serviceteam, das Nutzerfragen freundlich und professionell beantwortet.

Die Rechnungsfunktionen sind ausgezeichnet. Ist ein Angebot angelegt, generiert Lexware Office alle weiteren Dokumente auf Knopfdruck: die Rechnung, aber auch Auftragsbestätigung und Lieferscheine. Rechnungen gibt es als normale PDF und in allen gängigen E-Rechnungsformaten (XRechnung, ZUGFeRD).

Lexware Office XL beherrscht folgende Rechnungsarten: Wiederholungs-Rechnungen, Abo-Rechnungen, Anzahlungsrechnungen mit Abschlussrechnung.

Leider gibt es bei Lexware Office keine integrierte Zeiterfassung, um Projektzeiten abzurechnen. Dafür bietet das Programm ein Kundenportal. Es ermöglicht den Kunden des Lexware-Anwenders, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. herunterzuladen.

Belege erfassen ist unkompliziert. Die Anwender scannen Belege mit der mobilen App oder laden PDF-Rechnungen bzw. E-Rechnungen am Desktop hoch. Die Belegerkennung ist ausgezeichnet. Sie beträgt bei PDFs ca. 80–90 %, bei E-Rechnungen sogar 100 %.

Lexware Office erkennt Transaktionen auf dem Geschäftskonto und macht Buchungsvorschläge. Hat ein Unternehmer 100 Lieferanten gebucht und bezahlt, erkennt das System die 100 Geschäftskontobuchungen. Es folgt ein Buchungsvorschlag, den der Nutzer mit einem Klick bestätigt.

Für den Monatsabschluss gibt es eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA), die mit einem Klick zu ELSTER geschickt wird. BWA und EÜR-Auswertungen gibt es ebenfalls.

Für die Gewinnermittlung am Jahresende ermittelt Lexware Office die entsprechenden Buchungsdaten. Anlage EÜR sowie Bilanz/GuV können nicht direkt aus Lexware Office erstellt werden. Dafür bietet Lexware Office Add-ons an.

• smartsteuer für die Anlage EÜR sowie die Steuererklärungen
• eBilanz+ für den Jahresabschluss mit Bilanz und GuV

Diese Add-ons sind kostenpflichtig.

Mit dem Lexware-Geschäftskonto erledigen Sie Banking und Buchhaltung in einer App. Es eignet sich besonders für Freiberufler sowie Unternehmen mit vielen Buchungen. Insbesondere Gründer soll es motivieren, mit einem Geschäftskonto statt dem Privatkonto zu arbeiten.

Alle Transaktionen sind kostenlos, und die Belege werden automatisch zugeordnet. Das Geschäftskonto kann ausschließlich in Kombination mit Lexware Office für die Buchhaltung eröffnet werden.

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater funktioniert über:

• Datenexport zu DATEV oder Addison
• Export von CSV-Dateien
• Zugriff des Steuerberaters

Lexware Office verfügt über ein Netzwerk von Steuerberatern, die sich auf Mandanten mit Lexware Office spezialisiert haben.

Von allen Buchhaltungsprogrammen bietet Lexware Office die meisten Integrationen, und zwar für folgende Bereiche:

• Banking & Finanzen: Neben Kooperationen mit FinTech-Geschäftskonten wie Kontist gibt es Schnittstellen zu Liquiditätstools wie Agicap, Tidely und COMMITLY oder Zahlungsverkehrslösungen wie Pleo oder Pliant. Auch eine Verknüpfung mit PayPal ist möglich.
• E-Commerce: Schnittstellen zu Shopify, Shopware und WooCommerce, zu Warenwirtschaftssystemen oder E-Commerce-Rechnungstools.
• Prozessautomatisierung: Es gibt Tools für die Belegautomatisierung, Dokumentenmanagement sowie weitere Schnittstellen zu DATEV.
• Reisekosten: Tools wie Spesenfuchs helfen bei der Abrechnung von Reisekosten und Spesen.
• Zeiterfassung und Projektmanagement: Diese Partner-Tools kompensieren die fehlende Zeiterfassung beim Rechnungsmodul von Lexware Office. Das ist speziell für große Teams und komplexe Projekte hilfreich.
• CRM: Mit samdock hat Lexware Office einen Partner für ein komplettes Kundenakquise-Tool, das für kleine und große Sales-Teams geeignet ist.
• Branchenlösungen: Es gibt Integrationen zu Branchentools für Handwerker, Reinigungsfirmen, Tierärzte sowie Seminar- und Event-Anbieter.
• Weitere Integrationen: Tools für die Steuererklärungen, für das E-Mail-Marketing (CleverReach) und das Dokumentenmanagement runden das Angebot ab.

Dank der API lassen sich individuelle Lösungen programmieren. Dabei hilft ein Netzwerk von Softwarepartnern, die Lexware Office in größere Software-Architekturen einbinden.

Nutzer von Lexware-Office profitieren von umfassender Unterstützung, darunter Handbücher, Schulungsvideos und einen persönlichen Support. Zertifizierte Hoster und verschlüsselte Datenübertragung gewährleisten maximale Datensicherheit. Die GOBD-Zertifizierung sorgt für Rechtssicherheit.

Lexware Office gehört zur Familie der Lexware-Produkte der Haufe Group. Die Haufe Group (Haufe GmbH & Co. KG) wurde im Jahre 1934 gegründet. Sie umfasst die Marken Haufe, Haufe Akademie, Lexware, Haufe X360, Schäffer Poeschel, smart steuer und semigator.

Jetzt vergleichen wir Lexware Office mit den Buchhaltungsprogrammen von WISO MeinBüro, Papierkram, orgaMAX, Papierkram und dem BuchhaltungsButler.

Die Buchhaltungssoftware WISO MeinBüro Rechnungen erreichte in unserem Test Platz 3 mit einer Note von 1,4. Es ist ein nutzerfreundliches Programm mit einem soliden Funktionsumfang für die tägliche Büroarbeit.

Zielgruppen: Lexware Office und WISO MeinBüro konzentrieren sich auf kleine Unternehmen und Selbstständige.

Nutzerfreundlichkeit: Beide Programme bieten ein ausgezeichnetes Nutzererlebnis.

Funktionsumfang Rechnungen: Lexware Office ist vom Ablauf her schlüssiger. Bei WISO MeinBüro sind Anzahlungsrechnungen auf Basis eines Angebotes nicht möglich. Dafür bietet WISO eine Rechnungsstellung auf Basis erfasster Arbeitszeiten. Dazu benötigt Lexware Office ein Add-on

Funktionsumfang Buchhaltung: Lexware Office hat umfangreichere Buchhaltungsfunktionen. So fehlt bei WISO MeinBüro das alternative Wirtschaftsjahr.

Schnittstellen und Integrationen: Lexware Office verfügt über mehr als 100 Schnittstellen und Partner-Anwendungen, bei WISO sind es 18.

Service, Support und Sicherheit: Lexware Office und WISO MeinBüro bieten ein Handbuch, einen Chatbot, umfassende Schulungsvideos sowie einen Direktsupport auf Wunsch. Im Gegensatz zu WISO ist das Hosting klimaneutral. Außerdem ist Lexware Office GOBD-zertifiziert, WISO MeinBüro ist zwar GOBD-konform, hat aber keine Zertifizierung.

Das Buchhaltungsprogramm Papierkram M erzielte mit einer Note von 1,8 den 4. Platz in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Zielgruppen: Papierkram fokussiert sich hauptsächlich auf Dienstleister und Handwerker, während Lexware Office Unternehmen aller Branchen unterstützt.

Nutzerfreundlichkeit: Beide Programme bieten ein geführtes Onboarding, der Automatisierungsgrad bei der Belegbuchung ist bei Lexware Office besser.

Funktionsumfang Rechnungen: Papierkram hat mittlerweile die Wiederholungsrechnung, jedoch fehlen Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sowie Rechnungen in Fremdwährung im Gegensatz zu Lexware Office. Ein Vorteil von Papierkram ist die Abrechnung von Projektzeiten. Dafür benötigt Lexware Office ein Add-on.

Funktionsumfang Buchhaltung: Lexware Office bietet umfangreichere Buchhaltungsfunktionen im Vergleich zu Papierkram. Dort fehlen die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Online-Banking. Ein Geschäftskonto hat Papierkram auch nicht.

Schnittstellen und Integrationen: Im Gegensatz zu Lexware Office fehlen bei Papierkram Integrationen.

Support und Sicherheit: Papierkram bietet keinen Chatbot für den Kundensupport. In puncto Sicherheit erreicht Papierkram das Niveau von Lexware Office.

orgaMAX erreichte Platz 5 in unserem Test mit einer Note von 2,0. Es ist eine ordentliche Bürosoftware für Freiberufler und Kleingewerbetreibende im DACH-Raum.

Zielgruppe: orgaMAX ist für kleine Unternehmen aller Branchen geeignet. Die unterstützte Buchhaltungs- und Gewinnermittlungs-Methode ist die EÜR. Bilanzierende Unternehmen benötigen daher einen Steuerberater.

Nutzerfreundlichkeit: orgaMAX ist bequem bedienbar. Belege kontieren ist allerdings kompliziert und den automatischen Bankkontoabgleich gibt es nicht. Wer viele Belege hat, fährt mit Lexware Office besser.

Funktionsumfang Rechnungen: Lexware Office ist leistungsstärker als orgaMAX. Bei orgaMAX fehlt etwa das Modul für das OSS-Verfahren sowie Rechnungen auf Englisch. 

Funktionsumfang Buchhaltung: Lexware Office hat mehr Buchhaltungsfunktionen als orgaMAX. orgaMAX hat keine Lohnbuchhaltung und kein Geschäftskonto.

Schnittstellen und Integrationen: In diesem Punkt ist Lexware Office klar besser: Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern und zu ELSTER fehlen. Außerdem hat orgaMAX nur 18 Integrationen.

Support und Sicherheit: Die Supportfunktionen bei orgaMAX sind bis auf den Chatbot vergleichbar. Wie bei Lexware Office gibt es einen persönlichen Support per Telefon. Hosting und Datensicherheit sind bei beiden Programmen gleich. Eine GOBD-Zertifizierung fehlt bei orgaMAX.

orgaMAX ist wie WISO MeinBüro ein Produkt der Buhl Gruppe, einem renommierten Anbieter von Steuersoftware.

Der BuchhaltungsButler erreichte Platz 6 in unserem Test mit einer Note von 2,2. Der BuchhaltungsButler ist ein Geheimtipp für bilanzierende Unternehmen bzw. für GmbHs und UGs.

Zielgruppe: Lexware Office richtet sich eher an EÜR-Gewinnermittler, der BuchhaltungsButler spricht Bilanzierer an.

Nutzerfreundlichkeit: Beide Programme sind ausgezeichnet bedienbar.

Rechnungen erstellen: Beim BuchhaltungsButler fehlen die Kundenverwaltung. Es gibt keine Auftragsbestätigungen, keine Lieferscheine und kein Mahnwesen. 

Tägliche und monatliche Buchhaltung: Beim BuchhaltungsButler gibt es keine mobile Belegerfassung per App. Ansonsten sind Belegbuchung, Geschäftskontoabgleich sowie UStVA und BWA auf dem Niveau von Lexware Office. Allerdings hat der BuchhaltungsButler mehr Kontenrahmen als Lexware Office.

Gewinnermittlung am Jahresende: Beide Programme bereiten die Daten für Anlage EÜR sowie Bilanz/GuV vor. Ein Add-für die Erstellung der Anlage EÜR gibt es nicht. Dafür hat der BuchhaltungsButler eine Integration für eBilanz+, um Bilanz und GuV zu erstellen.

Schnittstellen und Integrationen: In diesem Punkt ist Lexware Office klar besser: Accountable bietet außer Verknüpfungen zu Zahlungsdienstleistern keinerlei Add-ons.

Support und Sicherheit: Die Supportfunktionen bei beiden Programmen vergleichbar. Beide Programme sind GOBD-zertifiziert.