Lohnabrechnungsprogramm: Software für Lohn und Gehalt im Test
Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen Unternehmen schnell und rechtssicher mit einem Lohnprogramm. Wir haben 8 führende Anbieter von Lohnsoftware für kleine Unternehmen verglichen, wie bspw. DATEV, Sage oder Lexware, und präsentieren die besten Tools im Lohnabrechnungs-Software-Vergleich. Zudem geben wir Tipps zur Auswahl der passenden Software für die digitale Lohnabrechnung.
1. Testsieger im Lohnsoftware-Vergleich 2021
✔ Intuitiv bedienbar
✔ Preisgünstige Option
✔ Apps fürs Smartphone
✔ Banking-Anbindung
✔ Für bis zu 50 Mitarbeiter
✔ Zahlreiche Sonderfälle abrechenbar
✔ Flexibel mobil nutzbar
✔ Maschinelle Bescheinigungen
✔ Transparentes Preismodell
✔ Ideal für Kleinbetriebe
✔ Stationäre Installation
✔ Alle relevanten Schnittstellen
Ein Lohnabrechnungsprogramm berechnet das monatliche Entgelt der Mitarbeiter und erstellt die einzelnen Lohnabrechnungen. Ein gutes Programm für die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung hat idealerweise alle relevanten Schnittstellen (DATEV, ELSTER, etc.) und ist zur erleichterten Bezahlung von Löhnen und Gehältern mit dem Online-Banking des Unternehmens verknüpft. Entscheidend sind jedoch Aspekte wie die Nutzerfreundlichkeit und der Preis, der gerade für kleine Betriebe sehr wichtig ist. Die Testsieger im Lohnprogramm-Vergleich 2021 sind lexoffice Lohn & Gehalt, Lexware Lohn + Gehalt Plus und DATEV Lohn und Gehalt compact.
| Vergleich Lohnsoftware 2021 | lexoffice Lohn & Gehalt | Lexware Lohn + Gehalt Plus | DATEV Lohn und Gehalt compact |
|---|---|---|---|
| Nutzerfreundlichkeit | 2,0 | 3,7 | 4,0 |
| Funktionalität | 1,3 | 1,3 | 2,0 |
| Schnittstellen | 1,0 | 1,0 | 1,0 |
| Service und Preis | 3,7 | 1,7 | 1,0 |
| Preis pro Monat | ab 9,90 € | 28,90 € | 25 € |
| Anzahl Mitarbeiter | 50 | 50 | 50 |
| Testzeitraum | 14 Tage | 14 Tage | 30 Tage |
| Gesamtwertung | 1,3 (sehr gut) | 1,3 (sehr gut) | 1,7 (gut) |
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2. Kriterien für den Lohn- und Gehaltssoftware-Vergleich
In unseren Lohnabrechnungsprogramm-Test 2021 flossen insgesamt 31 Bewertungskriterien ein, die zu den folgenden Hauptkriterien für den Vergleich der Anbieter für digitale Lohnprogramme zusammengefasst wurden:
- Nutzerfreundlichkeit/Usability: Wie gut ist das Lohnprogramm (auch für Laien) zu bedienen und gibt es die Möglichkeit, die Software mobil zu nutzen?
- Funktionsumfang: Deckt die Software alle relevanten Funktionen ab, wie etwa die Erstellung von Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen für alle Vertragsarten und Spezialfälle, die automatische Berechnung von Beiträgen sowie weiteren Lohnnebenkosten und die Stammdatenverwaltung von Arbeitnehmern?
- Schnittstellen: Besteht die Möglichkeit, mit der Lohn- und Gehaltssoftware erstellte Daten an relevante Stellen wie etwa ELSTER oder den Steuerberater weiterzugeben?
- Service: Welche Support-Möglichkeiten bestehen, wie etwa Hotline, Chat, ein FAQ-Bereich usw.?
- Preis: Wie viel kostet die Lohnsoftware (pro Mitarbeiter)? Zudem war für den Test wichtig, dass man das Lohnprogramm kostenlos testen kann.
In den Kategorien wurden insgesamt 74 Punkte verteilt. Für die Gesamtbewertung wurden die Ergebnisse der verschiedenen Kategorien in einer festgelegten Gewichtung zusammengerechnet.
3. Alle 8 Anbieter für Lohnsoftware im Profil
Die 8 im Test aufgeführten Lohnprogramme zählen zu den führenden Anbietern, mit denen auch kleine Unternehmen bei geringen monatlichen Kosten den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung optimieren können. Nach den folgenden Kurzprofilen finden Sie die Vergleichstabelle, damit Sie die Anbieter für die Online-Lohnabrechnung schnell auf einen Blick vergleichen können.
| Anbieter | Beschreibung |
| Dataline Lohnabzug Classic | Dataline bietet ein Lohnprogramm zur Online-Gehaltsabrechnung, das zwar stationär installiert werden muss, aber trotzdem mit vielen Online-Features, etwa dem Versand der Lohnabrechnungen per E-Mail, punkten kann. Zudem gibt es bei den Dataline Produkten keine Staffelung der Preise nach Mitarbeiterzahl. So können auch mit der klassischen Lohnabzug-Version bis zu 50 Mitarbeiter bearbeitet werden. |
| DATEV Lohn und Gehalt compact | Bei dieser Software staffelt sich der Preis nach Anzahl der Mitarbeiter. Ansonsten erhält man mit Lohn und Gehalt compact ein gutes Lohnprogramm für Kleinbetriebe, das die wichtigsten Funktionen erfüllt, dabei aber stationär installiert werden muss. |
| ilohngehalt | Unkompliziert und auch für Einsteiger geeignet – das ist das Motto von ilohngehalt. Die Lohnsoftware bietet neben einem Einrichtungsassistenten die wichtigsten Funktionen für kleine Betriebe, die keine speziellen Beschäftigungstypen oder Spezialfälle unter ihren Mitarbeitern haben. Das Preismodell ist fix und ohne Vertragsbindung. |
| lexoffice Lohn & Gehalt | lexoffice Lohn & Gehalt bietet einen guten Umfang an Funktionen, ohne dabei teuer zu sein. Das Funktionssprektrum ermöglicht eine komplett digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung und unterstützt dabei noch Online-Banking, mit dem das Entgelt der Mitarbeiter aus dem Programm überwiesen werden kann. |
| Lexware lohn+gehalt plus | Lexware lohn+gehalt plus ist eine bekannte Lohnabrechnungssoftware für bis zu 50 Mitarbeiter, mit der Sie alle relevanten Funktionen erhalten, die Sie für eine effiziente Lohnbuchhaltung benötigen. Hiermit können alle Vertragsarten, Spezialfälle und auch Kurzarbeit einfach abgerechnet werden. Eine Anbindung an das Finanzamt und alle relevanten Stellen ist ebenfalls gegeben. Maschinelle Bescheinigungen und ein Mobil-Modus runden den Funktionsumfang ab. |
| Lohnfix | Die Lohnfix Lohnsoftware kann man entweder als feste Software oder als SaaS-Lösung erwerben, wobei für letztere 18 € monatlich zum Jahrespreis anfallen. Diese Option macht die Software jedoch flexibel für jeden Bedarf. Kernfunktionen erhalten kleine Betriebe ebenfalls und bis zu 50 Mitarbeiter können problemlos erfasst werden. Die auf den ersten Blick sperrig aussehende Software bietet guten Service, ist jedoch nicht nachgewiesen GoBD-konform. |
Sage Business Cloud Lohnabrechnung | Sage bietet ein gutes Lohnprogramm für kleine Unternehmen an, die sich aber auch nur bis maximal 5 Mitarbeitern preislich rentiert – ab 5 Mitarbeitern ist Sage für kleine Unternehmen nicht mehr vorteilhaft. Gut an dieser Lohnsoftware ist, dass es sich hierbei um eine SaaS-Lösung handelt, mit der Sie nicht an einen PC gebunden sind. |
| WISO Lohn und Gehalt | Die WISO Lohnsoftware von Buhl ist ein Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, das für kleine Unternehmen mit bis zu 15 Mitarbeitern geeignet ist. Trotz einiger Mängel an Komfort und Usability bietet es doch die wichtigsten Funktionen und Schnittstellen, um die Lohnabrechnung digital zu erledigen. |
4. Lohnsoftware-Vergleich 2021: Ergebnisse im Detail
Die folgende Tabelle stellt die Details des Vergleichs der 8 Lohnprogramme innerhalb der Bereiche dar:
- Bedienbarkeit
- Funktionen
- Schnittstellen
- Service und Preis
| Kriterien | Dataline | DATEV | ilohngehalt | Lohnfix | Lexoffice | Lexware | SAGE | WISO |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| USABILITY | ||||||||
| Intuitiv bedienbar | Noch gut | Gut | Gut | Ausreichend | Sehr gut | Gut | Gut | Ausreichend |
| Cloud-Anbindung | ||||||||
| Mobil nutzbar | ||||||||
| Anzahl Software-Nutzer | 3 | 1 | unbegrenzt | 1 | 1 | 1 | unbegrenzt | 1 |
| Abrechnung per Mail | ||||||||
| Login für Mitarbeiter | ||||||||
| Fortlaufende Aktualisierungen | ||||||||
| FUNKTIONEN LOHNABRECHNUNG | ||||||||
| Alle Beschäftigungsarten | ||||||||
| Spezialfälle (geldwerte Vorteile, Mutterschutz etc.) | ||||||||
| Digitale Personalakte | ||||||||
| Stundenerfassung | ||||||||
| Urlaubsverwaltung | ||||||||
| Abwesenheitserfassung | ||||||||
| Reisekostenabrechnung | ||||||||
| Maschinelle Bescheinigungen | ||||||||
| Kurzarbeit-Funktion | ||||||||
| Automatische Berechnung versch. Beiträge | ||||||||
| Lohnkonto + Lohnjournal | ||||||||
| Online-Banking-Anbindung | ? | |||||||
| SCHNITTSTELLEN | ||||||||
| DATEV-Anbindung | ||||||||
| GKV-Zertifikat | ||||||||
| ELSTER/ELStAM | ||||||||
| Meldeverfahren | ||||||||
| LSt-Anmeldung & -Bescheinigungen | ||||||||
| GoBD-konform | ||||||||
| SERVICE / PREIS | ||||||||
| Service | Noch gut | Gut | Gut | Gut | Gut | Noch gut | Ausreichend | Noch gut |
| Bedienassistent | ||||||||
| Anzahl Mitarbeiter | 1-50 | 1-50 | – | 1-50 | 1-50 | 1-50 | 1-10 | 1-15 |
| Preis / Mitarbeiter | 0,56 € | 0,35 € | 4 € | 0,52 € | 2,49 - 4,45 € | 0,57 € | 5,90 € | 0,88 € |
| Preis / Monat | 28,15 € | ab 17,50 € | 4 € pro Mitarbeiter | 25,83 € | ab 9,90 € | 28,90 € | ab 5,90 € | 13,32 € |
| Dauer kostenlose Testphase (Tage) | 90 | 30 | 30 | 42 | 30 | 30 | 30 | 30 |
| BEWERTUNG | 2,0 (gut) | 1,7 (gut) | 2,0 (gut) | 2,3 (gut) | 1,3 (sehr gut) | 1,3 (sehr gut) | 2,7 (befriedigend) | 3,3 (befriedigend) |
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5. Leitfaden: Ein Lohnprogramm richtig auswählen
Bevor Sie sich für eine der zahlreichen Software-Lösungen für Lohn & Gehalt entscheiden, sollten Sie Ihren Bedarf analysieren:
- Wie viele Mitarbeiter wollen Sie mit der Lohnsoftware abrechnen? Achten Sie darauf, dass Sie die benötigte Anzahl an Mitarbeitern mit dem Lohnabrechnungsprogramm abrechnen können. Oftmals gibt es verschiedene Pakete desselben Anbieters oder eine Preisstaffelung je nach Anzahl der Mitarbeiter.
- Welche Lohnarten sind für Sie relevant? (z. B. Vollzeit, Minijob, Werkstudenten)
- Möchte ich ein umfassendes Profil inkl. Zeit- und Urlaubskonto für meine Mitarbeiter anlegen?
- Welche Schnittstellen zu anderen Tools müssen vorhanden sein? (Buchhaltung o. Ä.)
- Benötige ich einen umfassenden Support oder gar einen Einrichtungs-Assistenten? (Gut für Einsteiger in Sachen Lohnbuchhaltung)
Allgemeine Entscheidungskriterien
Neben dem eigenen Bedarf stehen auch noch generelle Aspekte, die vor dem Kauf einer Lohnsoftware überdacht werden müssen:
- Welche Support-Möglichkeiten gibt es und wie schnell sind diese zur Stelle? Wenn es doch einmal Probleme mit der Lohnsoftware geben sollte, ist ein schneller Support wichtig. (z. B. ist ein Chat deutlich schneller als eine Supportanfrage per Mail)
- Ist die Software intuitiv zu bedienen oder sind die einzelnen Schritte unnötig kompliziert?
- Kann das Lohnabrechnungsprogramm – wenn nötig – erweitert werden? (Höhere Anzahl Mitarbeiter, mehr Schnittstellen, zusätzliche Funktionen)
- Wenn es sich um eine Online-Lösung handelt: Ist ein ausreichender Datenschutz gegeben und wird die DSGVO eingehalten?
- Werden die Daten regelmäßig gesichert? (Backup & Recovery)
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Sind die Kosten des Lohnprogramms gemessen an den Funktionen akzeptabel? Achten Sie besonders darauf, dass das Programm bei wachsender Mitarbeiterzahl nicht exorbitant teuer wird!
- Kann ich das Lohnprogramm vor dem Kauf testen? Die meisten Anbieter bieten mittlerweile kostenlose Testversionen von ihrer Software. Nehmen Sie diese in Anspruch und probieren Sie den Funktionsumfang aus. Testen Sie mehrere Lohnabrechnungsprogramme, damit Sie Vergleichsmöglichkeiten haben.
- GoBD-Konformität: Erfüllt die Lohnsoftware die gesetzlichen Anforderungen? Achten Sie besonders auf das Kleingedruckte. Ist die Software qualifiziert, können z. B. die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren mit ihr eingehalten werden? Sind die mit dem Lohnprogramm erstellten Dokumente nicht manipulierbar?
Systematische Auswahl der Lohnsoftware
Legen Sie daher im Vorfeld einen Kriterienkatalog fest, auf dessen Basis Sie Ihre Lohnsoftware auswählen. Wählen Sie aus dem Pool der Anbieter drei Programme aus, die Sie genauer ausprobieren. Gehen Sie bei den Tests systematisch vor und beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein, die in Zukunft mit dem Programm arbeiten sollen. Fragen Sie auch Ihren Steuerberater und zeigen Sie ihm eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Sie mit dem Lohnprogramm erstellt haben – werden die Berechnungen korrekt ausgeführt, sind alle Pflichtangaben vorhanden? Treffen Sie dann die finale Auswahl und führen Sie das Lohnprogramm systematisch im Unternehmen ein.
6. Häufige Fragen zu Lohnabrechnungsprogrammen
Aufgrund der steigenden rechtlichen Anforderungen wird es für PC-Software immer schwieriger, mit allen Neuerungen Schritt zu halten. Deshalb wählen viele Anbieter den Weg über eine SaaS-Software, um die Gehaltsabrechnung digital zu erstellen, die neben der unkomplizierten Aktualisierbarkeit zudem zahlreiche andere Vorteile mit sich bringt, wie etwa:
- Nicht auf ein Gerät beschränkt: SaaS-Software kann normalerweise von einer Vielzahl von Geräten, auch mobil, aufgerufen und verwendet werden.
- Mehrere Nutzer können auf die Software zugreifen: Wenn Ihr Lohnabrechnungsprogramm beispielsweise auch einen Login für Mitarbeiter bietet, ist eine SaaS-Lösung sinnvoll, da nicht jeder einzelne Mitarbeiter das Lohnprogramm auf seinem Rechner installieren muss, um darauf zuzugreifen.
Eine moderne Lohnabrechnungssoftware muss nicht teuer sein. Gerade Kleinbetriebe möchten nicht zu viel für eine Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgeben. Unser Vergleich zeigt allerdings, dass ein gutes Lohnabrechnungsprogramm nicht mehr als 30 Euro im Monat kosten muss.
Gegenüber der händischen Lohnbuchhaltung hat eine Lohnsoftware nur Vorteile:
- Sie müssen nicht länger einen Mitarbeiter einstellen, der sich ausschließlich mit der Lohnbuchhaltung beschäftigt
- Der Zeitaufwand ist bedeutend geringer
- Rechtliche Vorgaben und Gesetzesänderungen werden stets beachtet
- Immer und überall Zugriff auf die Lohndaten
- Digitale Lohnabrechnungen werden im Handumdrehen erstellt
Das beste Lohnabrechnungsprogramm, besonders für Kleinbetriebe, ist in unserem Test Lexoffice Lohn & Gehalt – eine gute Lösung für KMUs mit nicht mehr als 20 Mitarbeitern. Preislich liegt Lexoffice zwar im oberen Segment, ist aber in puncto Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit nicht zu übertreffen.
Die wichtigsten Funktionen eines Lohnabrechnungsprogramms haben wir natürlich mit in unseren Vergleich aufgenommen. Es sind folgende:
- Leichte Bedienbarkeit – auch ohne umfassene Lohnbuchhaltungskenntnisse
- Anbindung zu allen relevanten Stellen, etwa dem Finanzamt zur LSt.-Bescheinigung oder dem Steuerberater
- Erstellung maschineller Bescheinigungen
- Automatische Berechnung diverser Beiträge, z. B. zur Sozialversicherung
- Abdeckung aller Vertragsarten, also z. B. Werkstudenten, Vollzeit, Teilzeit
Jedes Unternehmen hat verschiedene Bedarfe. Während für kleinere Betriebe häufig die Basis- oder Kompakt-Versionen einer Lohnsoftware ausreichen, sind größere Unternehmen oft auf weitere Funktionen angewiesen, die sich nur in den Komfort- oder Plus-Paketen finden. Hier hilft ein Blick auf den Funktionsumfang und das Wissen um den eigenen Bedarf, um eine Lohnsoftware zu finden, die zum Unternehmen passt.
Neben dem Führen der Lohnbuchhaltung mit einer Lohn- und Gehaltssoftware haben Sie auch die Möglichkeit, dies über Excel selbst zu erledigen. Diese Methode ist allerdings deutlich komplexer als die Verwendung einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alternativ können Sie Ihre Lohnbuchhaltung natürlich auch an einen Buchhalter, Steuerberater oder auch einen Lohnbuchhaltungs-Dienstleister auslagern.
7. Fazit: Lohnsoftware statt Excel
Die beste Lohnsoftware hilft nur, wenn Sie auch jemanden haben, der sie bedienen kann. Sonst nutzen Sie doch einen Lohnbuchhalter.
Eine Lohnsoftware kann Ihnen den Büroalltag durchaus erleichtern – wenn sie leicht zu bedienen ist und alle notwendigen Funktionen mitbringt. Wenn dies gegeben ist und auch die Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware vorhanden sind, können Sie viel Zeit sparen. Zudem halten Sie bei GoBD-konformen Lohnsoftwares automatisch alle rechtlichen Anforderungen ein.
Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung also nicht an einen Steuerberater oder Buchhalter geben wollen, sind Sie mit einer Lohnsoftware bestens beraten. Oftmals erfolgt die Berechnung der Beiträge (bspw. Sozialversicherung) bereits völlig automatisiert und die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist schnell erledigt.
Achten Sie jedoch darauf, dass Sie eine Lohnsoftware erwerben, die zum Kenntnisstand des Mitarbeiters passt, der Ihre Lohnbuchhaltung erledigt (bzw. Ihrem eigenen Know-how). Oftmals ist die finale Auswahl der Lohnsoftware auch eine Bauchentscheidung. Wenn Sie sich mit einer teureren Software als eingeplant wohler fühlen oder diese einen besseren Support für Ihr Know-how-Level bietet, sollten Sie lieber ein wenig mehr investieren. Im Nachhinein können Sie so viel Zeit sparen, die durch das Lernen und Verstehen komplexer Vorgänge und Funktionen angefallen wäre.