Lohnabrechnungsprogramm: Software für Lohn und Gehalt im Test

Ein Lohnabrechnungsprogramm berechnet das monatliche Entgelt der Mitarbeiter und erstellt die einzelnen Lohnabrechnungen. Ein gutes Programm für die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung hat idealerweise alle relevanten Schnittstellen (DATEV, ELSTER, etc.) und ist zur erleichterten Bezahlung von Löhnen und Gehältern mit dem Online-Banking des Unternehmens verknüpft. Entscheidend sind jedoch Aspekte wie die Nutzerfreundlichkeit und der Preis, der gerade für kleine Betriebe sehr wichtig ist. Die Testsieger im Lohnprogramm-Vergleich 2023 sind lexoffice Lohn & Gehalt, Lexware Lohn + Gehalt Plus und sage Business Cloud Lohnabrechnung.

In unseren Lohnabrechnungsprogramm-Test 2023 flossen insgesamt 31 Bewertungskriterien ein, die zu den folgenden Hauptkriterien für den Vergleich der Anbieter für digitale Lohnprogramme zusammengefasst wurden:

1. Nutzerfreundlichkeit/Usability: Wie gut ist die Software zur Gehaltsabrechnung (auch für Laien) zu bedienen und gibt es die Möglichkeit, die Software mobil zu nutzen?
2. Funktionsumfang: Deckt die Software alle relevanten Funktionen ab, wie etwa die Erstellung von Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen für alle Vertragsarten und Spezialfälle, die automatische Berechnung von Beiträgen sowie weiteren Lohnnebenkosten und die Stammdatenverwaltung von Arbeitnehmern?
3. Schnittstellen: Besteht die Möglichkeit, mit der Lohn- und Gehaltssoftware erstellte Daten an relevante Stellen wie etwa ELSTER oder den Steuerberater weiterzugeben?
4. Service: Welche Support-Möglichkeiten bestehen, wie etwa Hotline, Chat, ein FAQ-Bereich usw.?
5. Preis: Wie viel kostet die Lohnsoftware (pro Mitarbeiter)? Zudem war für den Test wichtig, dass man das Lohnprogramm kostenlos testen kann.

In den Kategorien wurden insgesamt 74 Punkte verteilt. Für die Gesamtbewertung wurden die Ergebnisse der verschiedenen Kategorien in einer festgelegten Gewichtung zusammengerechnet.

Die 7 im Test aufgeführten Lohnprogramme zählen zu den führenden Anbietern, mit denen auch kleine Unternehmen bei geringen monatlichen Kosten den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung optimieren können. Nach den folgenden Kurzprofilen finden Sie die Vergleichstabelle, damit Sie die Anbieter für die Online-Lohnabrechnung schnell auf einen Blick vergleichen können.

Die folgende Tabelle stellt die Details des Vergleichs der 7 Lohnprogramme innerhalb der Bereiche dar:

• Bedienbarkeit
• Funktionen
• Schnittstellen
• Service und Preis
   

Bevor Sie sich für eine der zahlreichen Software-Lösungen für Lohn & Gehalt entscheiden, sollten Sie Ihren Bedarf analysieren:

• Wie viele Mitarbeiter wollen Sie mit der Lohnsoftware abrechnen? Achten Sie darauf, dass Sie die benötigte Anzahl an Mitarbeitern mit dem Lohnabrechnungsprogramm abrechnen können. Oftmals gibt es verschiedene Pakete desselben Anbieters oder eine Preisstaffelung je nach Anzahl der Mitarbeiter.
• Welche Lohnarten sind für Sie relevant? (z. B. Vollzeit, Minijob, Werkstudenten)
• Möchte ich ein umfassendes Profil inkl. Zeit- und Urlaubskonto für meine Mitarbeiter anlegen?
• Welche Schnittstellen zu anderen Tools müssen vorhanden sein? (Buchhaltung o. Ä.)
• Benötige ich einen umfassenden Support oder gar einen Einrichtungs-Assistenten? (Gut für Einsteiger in Sachen Lohnbuchhaltung)

Legen Sie daher im Vorfeld einen Kriterienkatalog fest, auf dessen Basis Sie Ihre Lohnsoftware auswählen. Wählen Sie aus dem Pool der Anbieter drei Programme aus, die Sie genauer ausprobieren. Gehen Sie bei den Tests systematisch vor und beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein, die in Zukunft mit dem Programm arbeiten sollen. Fragen Sie auch Ihren Steuerberater und zeigen Sie ihm eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Sie mit dem Lohnprogramm erstellt haben – werden die Berechnungen korrekt ausgeführt, sind alle Pflichtangaben vorhanden? Treffen Sie dann die finale Auswahl und führen Sie das Lohnprogramm systematisch im Unternehmen ein.