Lohnabrechnungsprogramm: Software für Lohn und Gehalt im Test

Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen Unternehmen schnell und rechtssicher mit einem Lohnprogramm. Wir haben 7 führende Anbieter von Lohnsoftware für kleine Unternehmen verglichen, wie bspw. DATEV, sage oder Lexware, und präsentieren die besten Tools im Lohnabrechnungs-Software-Vergleich. Zudem geben wir Tipps zur Auswahl der passenden Software für die digitale Lohnabrechnung.

Von
Chefredakteur

Chefredakteur: René Klein
Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.

  | Testsieger im Lohnsoftware-Vergleich 2023

sage
  • Bedienassistent
  • Verschiedenste Sonderfälle
  • Alle relevanten Schnittstellen
  • Mobile Nutzung
Jetzt testen
lexoffice
  • Intuitiv bedienbar
  • Preisgünstige Option
  • Apps fürs Smartphone
  • Banking-Anbindung
Jetzt testen
Lexware
  • Für bis zu 50 Mitarbeiter
  • Zahlreiche Sonderfälle abrechenbar
  • Flexibel mobil nutzbar
  • Maschinelle Bescheinigungen
Jetzt testen

Ein Lohnabrechnungsprogramm berechnet das monatliche Entgelt der Mitarbeiter und erstellt die einzelnen Lohnabrechnungen. Ein gutes Programm für die digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung hat idealerweise alle relevanten Schnittstellen (DATEV, ELSTER, etc.) und ist zur erleichterten Bezahlung von Löhnen und Gehältern mit dem Online-Banking des Unternehmens verknüpft. Entscheidend sind jedoch Aspekte wie die Nutzerfreundlichkeit und der Preis, der gerade für kleine Betriebe sehr wichtig ist. Die Testsieger im Lohnprogramm-Vergleich 2023 sind lexoffice Lohn & Gehalt, Lexware Lohn + Gehalt Plus und sage Business Cloud Lohnabrechnung.

Vergleich Lohnsoftware sage Business Cloud Lohnabrechnung lexoffice Lohn & Gehalt Lexware Lohn + Gehalt Plus
Nutzerfreundlichkeit 1,8 2,0 3,7
Funktionalität 1,0 1,3 1,3
Schnittstellen 1,0 1,0 1,0
Service und Preis 4,0 3,7 1,7
Preis pro Monat ab 6,00 € ab 9,90 € 28,90 €
Anzahl Mitarbeiter 50 50 50
Testzeitraum 30 Tage 30 Tage 14 Tage
Prozentuale Bewertung 98,09 % 93,04 % 92,60 %
Gesamtwertung 1,0 (sehr gut) 1,2 (sehr gut) 1,3 (sehr gut)
  Jetzt testen Jetzt testen Jetzt testen
Tipp

Lohnabrechnung 2023 mit professioneller Software

Zum Angebot

  | Kriterien für den Lohn- und Gehaltssoftware-Vergleich

In unseren Lohnabrechnungsprogramm-Test 2023 flossen insgesamt 31 Bewertungskriterien ein, die zu den folgenden Hauptkriterien für den Vergleich der Anbieter für digitale Lohnprogramme zusammengefasst wurden:

  1. Nutzerfreundlichkeit/Usability: Wie gut ist die Software zur Gehaltsabrechnung (auch für Laien) zu bedienen und gibt es die Möglichkeit, die Software mobil zu nutzen?
  2. Funktionsumfang: Deckt die Software alle relevanten Funktionen ab, wie etwa die Erstellung von Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerbescheinigungen für alle Vertragsarten und Spezialfälle, die automatische Berechnung von Beiträgen sowie weiteren Lohnnebenkosten und die Stammdatenverwaltung von Arbeitnehmern?
  3. Schnittstellen: Besteht die Möglichkeit, mit der Lohn- und Gehaltssoftware erstellte Daten an relevante Stellen wie etwa ELSTER oder den Steuerberater weiterzugeben?
  4. Service: Welche Support-Möglichkeiten bestehen, wie etwa Hotline, Chat, ein FAQ-Bereich usw.?
  5. Preis: Wie viel kostet die Lohnsoftware (pro Mitarbeiter)? Zudem war für den Test wichtig, dass man das Lohnprogramm kostenlos testen kann.

In den Kategorien wurden insgesamt 74 Punkte verteilt. Für die Gesamtbewertung wurden die Ergebnisse der verschiedenen Kategorien in einer festgelegten Gewichtung zusammengerechnet.

  | Alle 7 Anbieter für Lohnsoftware im Profil

Die 7 im Test aufgeführten Lohnprogramme zählen zu den führenden Anbietern, mit denen auch kleine Unternehmen bei geringen monatlichen Kosten den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung optimieren können. Nach den folgenden Kurzprofilen finden Sie die Vergleichstabelle, damit Sie die Anbieter für die Online-Lohnabrechnung schnell auf einen Blick vergleichen können.

Lohnabrechnungsprogramme im Vergleich
Anbieter Beschreibung
Dataline Lohnabzug Classic Dataline bietet ein Lohnprogramm zur Online-Gehaltsabrechnung, das zwar stationär installiert werden muss, aber trotzdem mit vielen Online-Features, etwa dem Versand der Lohnabrechnungen per E-Mail, punkten kann. Zudem gibt es bei den Dataline Produkten keine Staffelung der Preise nach Mitarbeiterzahl. So können auch mit der klassischen Lohnabzug-Version bis zu 50 Mitarbeiter bearbeitet werden.
DATEV Lohn und Gehalt compact Bei dieser Software staffelt sich der Preis nach Anzahl der Mitarbeiter. Ansonsten erhält man mit Lohn und Gehalt compact ein gutes Lohnprogramm für Kleinbetriebe, das die wichtigsten Funktionen erfüllt, dabei aber stationär installiert werden muss.
lexoffice Lohn & Gehalt lexoffice Lohn & Gehalt bietet einen guten Umfang an Funktionen, ohne dabei teuer zu sein. Das Funktionssprektrum ermöglicht eine komplett digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung und unterstützt dabei noch Online-Banking, mit dem das Entgelt der Mitarbeiter aus dem Programm überwiesen werden kann.
Lexware lohn+gehalt plus

Lexware lohn+gehalt plus ist eine bekannte Lohnabrechnungssoftware für bis zu 50 Mitarbeiter - also auch als Lohnsoftware für kleine Unternehmen einsetzbar -, mit der Sie alle relevanten Funktionen erhalten, die Sie für eine effiziente Lohnbuchhaltung benötigen. Hiermit können alle Vertragsarten, Spezialfälle und auch Kurzarbeit einfach abgerechnet werden. Eine Anbindung an das Finanzamt und alle relevanten Stellen ist ebenfalls gegeben. Maschinelle Bescheinigungen und ein Mobil-Modus runden den Funktionsumfang der Lohnbuchhaltungssoftware ab.

Lohnfix Die Lohnfix Lohnsoftware zur Gehaltsabrechnung kann man entweder als feste Software oder als SaaS-Lösung erwerben, wobei für letztere 18 € monatlich zum Jahrespreis anfallen. Diese Option macht die Software jedoch flexibel für jeden Bedarf. Kernfunktionen erhalten kleine Betriebe ebenfalls und bis zu 50 Mitarbeiter können problemlos erfasst werden. Die auf den ersten Blick sperrig aussehende Software bietet guten Service, ist jedoch nicht nachgewiesen GoBD-konform.

Sage Business Cloud Lohnabrechnung

Sage bietet ein gutes Lohnbuchhaltungsprogramm an, das für Unternehmen bis 5 Mitarbeitern Preisvorteile bietet. Für Unternehmern mit mehr als 5 Mitarbeitern gibt es bessere Lösungen. Gut an dieser Lohnsoftware ist, dass es sich hierbei um eine SaaS-Lösung handelt, mit der Sie nicht an einen PC gebunden sind. 
WISO Lohn und Gehalt Die WISO Lohnsoftware von Buhl ist ein Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, das für kleine Unternehmen mit bis zu 15 Mitarbeitern geeignet ist. Trotz einiger Mängel an Komfort und Usability bietet es doch die wichtigsten Funktionen und Schnittstellen, um die Lohnabrechnung digital zu erledigen.

  | Lohnsoftware-Vergleich 2023: Ergebnisse im Detail

Die folgende Tabelle stellt die Details des Vergleichs der 7 Lohnprogramme innerhalb der Bereiche dar:

  • Bedienbarkeit
  • Funktionen
  • Schnittstellen
  • Service und Preis
     
Kriterien SAGE Lexoffice Lexware DATEV Dataline Lohnfix WISO
USABILITY              
FUNKTIONEN LOHNABRECHNUNG              
Alle Beschäftigungsarten              
Spezialfälle (geldwerte Vorteile, Mutterschutz etc.)              
Digitale Personalakte              
Stundenerfassung              
Urlaubsverwaltung              
Abwesenheitserfassung              
Reisekostenabrechnung              
Maschinelle Bescheinigungen              
Kurzarbeit-Funktion              
Automatische Berechnung versch. Beiträge              
Lohnkonto + Lohnjournal              
Online-Banking-Anbindung              
SCHNITTSTELLEN              
SERVICE / PREIS              
Preis / Monat ab 6,00 € ab 9,90 € 28,90 € ab 17,50 € 28,15 € 25,83 € 13,32 €
Bewertung prozentual 98,09 % 93,04 % 92,60% 86,67 % 81,72 % 75,59 % 62,89 %
BEWERTUNG 1,0 (sehr gut) 1,2 (sehr gut) 1,2 (sehr gut) 1,6 (gut) 1,9 (gut) 2,3 (gut) 3,2 (befriedigend)
  Mehr Mehr Mehr Mehr Mehr Mehr Mehr

  | Leitfaden: Ein Lohnprogramm richtig auswählen

Bevor Sie sich für eine der zahlreichen Software-Lösungen für Lohn & Gehalt entscheiden, sollten Sie Ihren Bedarf analysieren:

  • Wie viele Mitarbeiter wollen Sie mit der Lohnsoftware abrechnen? Achten Sie darauf, dass Sie die benötigte Anzahl an Mitarbeitern mit dem Lohnabrechnungsprogramm abrechnen können. Oftmals gibt es verschiedene Pakete desselben Anbieters oder eine Preisstaffelung je nach Anzahl der Mitarbeiter.
  • Welche Lohnarten sind für Sie relevant? (z. B. Vollzeit, Minijob, Werkstudenten)
  • Möchte ich ein umfassendes Profil inkl. Zeit- und Urlaubskonto für meine Mitarbeiter anlegen?
  • Welche Schnittstellen zu anderen Tools müssen vorhanden sein? (Buchhaltung o. Ä.)
  • Benötige ich einen umfassenden Support oder gar einen Einrichtungs-Assistenten? (Gut für Einsteiger in Sachen Lohnbuchhaltung)

Allgemeine Entscheidungskriterien

Neben dem eigenen Bedarf stehen auch noch generelle Aspekte, die vor dem Kauf einer Lohnabrechnungssoftware überdacht werden müssen:

  • Welche Support-Möglichkeiten gibt es und wie schnell sind diese zur Stelle? Wenn es doch einmal Probleme mit der Lohnsoftware geben sollte, ist ein schneller Support wichtig. (z. B. ist ein Chat deutlich schneller als eine Supportanfrage per Mail)
  • Ist die Software intuitiv zu bedienen oder sind die einzelnen Schritte unnötig kompliziert?
  • Kann das Lohnabrechnungsprogramm – wenn nötig – erweitert werden? (Höhere Anzahl Mitarbeiter, mehr Schnittstellen, zusätzliche Funktionen)
  • Wenn es sich um eine Online-Lösung handelt: Ist ein ausreichender Datenschutz gegeben und wird die DSGVO eingehalten?
  • Werden die Daten regelmäßig gesichert? (Backup & Recovery)
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: Sind die Kosten des Lohnprogramms gemessen an den Funktionen akzeptabel? Achten Sie besonders darauf, dass das Programm bei wachsender Mitarbeiterzahl nicht exorbitant teuer wird!
  • Kann ich das Lohnprogramm vor dem Kauf testen? Die meisten Anbieter bieten mittlerweile kostenlose Testversionen von ihrer Software. Nehmen Sie diese in Anspruch und probieren Sie den Funktionsumfang aus. Testen Sie mehrere Lohnabrechnungsprogramme, damit Sie Vergleichsmöglichkeiten haben.
  • GoBD-Konformität: Erfüllt die Lohnsoftware die gesetzlichen Anforderungen? Achten Sie besonders auf das Kleingedruckte. Ist die Software qualifiziert, können z. B. die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren mit ihr eingehalten werden? Sind die mit dem Lohnprogramm erstellten Dokumente nicht manipulierbar?

Systematische Auswahl der Lohnsoftware

Legen Sie daher im Vorfeld einen Kriterienkatalog fest, auf dessen Basis Sie Ihre Lohnsoftware auswählen. Wählen Sie aus dem Pool der Anbieter drei Programme aus, die Sie genauer ausprobieren. Gehen Sie bei den Tests systematisch vor und beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein, die in Zukunft mit dem Programm arbeiten sollen. Fragen Sie auch Ihren Steuerberater und zeigen Sie ihm eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Sie mit dem Lohnprogramm erstellt haben – werden die Berechnungen korrekt ausgeführt, sind alle Pflichtangaben vorhanden? Treffen Sie dann die finale Auswahl und führen Sie das Lohnprogramm systematisch im Unternehmen ein. 

  | Offene Fragen

Warum gibt es Lohnprogramme fast nur noch ausschließlich als SaaS-Lösungen?

Aufgrund der steigenden rechtlichen Anforderungen wird es für PC-Software immer schwieriger, mit allen Neuerungen Schritt zu halten. Deshalb wählen viele Anbieter den Weg über eine SaaS-Software, um die Gehaltsabrechnung digital zu erstellen, die neben der unkomplizierten Aktualisierbarkeit zudem zahlreiche andere Vorteile mit sich bringt, wie etwa:

  • Nicht auf ein Gerät beschränkt: SaaS-Software kann normalerweise von einer Vielzahl von Geräten, auch mobil, aufgerufen und verwendet werden.
  • Mehrere Nutzer können auf die Software zugreifen: Wenn Ihr Lohnabrechnungsprogramm beispielsweise auch einen Login für Mitarbeiter bietet, ist eine SaaS-Lösung sinnvoll, da nicht jeder einzelne Mitarbeiter das Lohnprogramm auf seinem Rechner installieren muss, um darauf zuzugreifen.
Was kostet ein modernes Lohnprogramm?

Eine moderne Lohnabrechnungssoftware muss nicht teuer sein. Gerade Kleinbetriebe möchten nicht zu viel für eine Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgeben. Unser Vergleich zeigt allerdings, dass ein gutes Lohnabrechnungsprogramm nicht mehr als 30 Euro im Monat kosten muss.

Welche Vorzüge hat Lohnabrechnungsprogramm?

Gegenüber der händischen Lohnbuchhaltung hat eine Lohnsoftware nur Vorteile:

  • Sie müssen nicht länger einen Mitarbeiter einstellen, der sich ausschließlich mit der Lohnbuchhaltung beschäftigt
  • Der Zeitaufwand ist bedeutend geringer
  • Rechtliche Vorgaben und Gesetzesänderungen werden stets beachtet
  • Immer und überall Zugriff auf die Lohndaten
  • Digitale Lohnabrechnungen werden im Handumdrehen erstellt
Was ist die beste Lohn- und Gehaltssoftware?

Das beste Lohnabrechnungsprogramm, besonders für Kleinbetriebe, ist in unserem Test Lexoffice Lohn & Gehalt – eine gute Lösung für KMUs mit nicht mehr als 20 Mitarbeitern. Preislich liegt Lexoffice zwar im oberen Segment, ist aber in puncto Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit nicht zu übertreffen.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Lohnsoftware?

Die wichtigsten Funktionen eines Lohnabrechnungsprogramms haben wir natürlich mit in unseren Vergleich aufgenommen. Es sind folgende:

  • Leichte Bedienbarkeit – auch ohne umfassene Lohnbuchhaltungskenntnisse
  • Anbindung zu allen relevanten Stellen, etwa dem Finanzamt zur LSt.-Bescheinigung oder dem Steuerberater
  • Erstellung maschineller Bescheinigungen
  • Automatische Berechnung diverser Beiträge, z. B. zur Sozialversicherung
  • Abdeckung aller Vertragsarten, also z. B. Werkstudenten, Vollzeit, Teilzeit
Welches Lohnabrechnungsprogramm ist für wen geeignet?

Jedes Unternehmen hat verschiedene Bedarfe. Während für kleinere Betriebe häufig die Basis- oder Kompakt-Versionen einer Lohnsoftware ausreichen, sind größere Unternehmen oft auf weitere Funktionen angewiesen, die sich nur in den Komfort- oder Plus-Paketen finden. Hier hilft ein Blick auf den Funktionsumfang und das Wissen um den eigenen Bedarf, um eine Lohnsoftware zu finden, die zum Unternehmen passt.

Welche Alternativen zu Lohnsoftware gibt es?

Neben dem Führen der Lohnbuchhaltung mit einer Lohn- und Gehaltssoftware haben Sie auch die Möglichkeit, dies über Excel selbst zu erledigen. Diese Methode ist allerdings deutlich komplexer als die Verwendung einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alternativ können Sie Ihre Lohnbuchhaltung natürlich auch an einen Buchhalter, Steuerberater oder auch einen Lohnbuchhaltungs-Dienstleister auslagern.

  | Unser Fazit

Eine Lohnsoftware kann Ihnen den Büroalltag durchaus erleichtern – wenn sie leicht zu bedienen ist und alle notwendigen Funktionen mitbringt. Wenn dies gegeben ist und auch die Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware vorhanden sind, können Sie viel Zeit sparen. Zudem halten Sie bei GoBD-konformen Lohnsoftwares automatisch alle rechtlichen Anforderungen ein.

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung also nicht an einen Steuerberater oder Buchhalter geben wollen, sind Sie mit einer Lohnsoftware bestens beraten. Oftmals erfolgt die Berechnung der Beiträge (bspw. Sozialversicherung) bereits völlig automatisiert und die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist schnell erledigt.

Achten Sie jedoch darauf, dass Sie eine Lohnsoftware erwerben, die zum Kenntnisstand des Mitarbeiters passt, der Ihre Lohnbuchhaltung erledigt (bzw. Ihrem eigenen Know-how). Oftmals ist die finale Auswahl der Lohnsoftware auch eine Bauchentscheidung. Wenn Sie sich mit einer teureren Software als eingeplant wohler fühlen oder diese einen besseren Support für Ihr Know-how-Level bietet, sollten Sie lieber ein wenig mehr investieren. Im Nachhinein können Sie so viel Zeit sparen, die durch das Lernen und Verstehen komplexer Vorgänge und Funktionen angefallen wäre.

Alternative zur Software: Lohnbuchhalter finden

Chefredakteur: René Klein

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.