9 Tools für die Online-Lohnabrechnung im Vergleich

In unserer Testkategorie Vorbereitende Lohnbuchhaltung erreicht Sage Payroll mit 96 % die Höchstpunktzahl im Vergleich. Der Durchschnitt aller getesteten Anbieter liegt bei 72 %.

Arbeitgeber und Lohnverantwortliche verwalten Personalstammdaten für ihre Mitarbeiter. Alternativ können Angestellte ihre Daten im Self-Service selbst einsehen und anpassen.

Die Lohnsoftware prüft bei der Eingabe akribisch, ob die Daten korrekt und plausibel sind.

Um den Prozess der Entgeltabrechnung zu unterstützen, hat Sage Payroll bereits alle gängigen Anstellungsarten im System hinerlegt.

Beispielsweise die Festanstellung in Voll- und Teilzeit, Werkstudenten, Praktikanten oder Rentner.

Auch bei den verschiedensten Entgeltarten und variablen Vergütungsbestandteilen deckt Sage Payroll alle Eventualitäten ab.

Neben Grundgehältern und -löhnen konnten wir einmalige Prämien, Sonn- und Feiertagszuschläge, Kilometergeld, Sachbezüge und weitere Entgeltbestnadteile in der Abrechnung berücksichtigen.

In der Kategorie Laufende Entgeltabrechnung erhielt Sage Payroll mit 95 % die Höchstpunktzahl des Vergleichs. Zum Vergleich: Der Durchschnitt aller Anbieter in dieser Kategorie liegt bei 35 %.

Die Entgeltabrechnungssoftware ermöglicht eine vollständige und fehlerfreie Entgeltabrechnung, inklusive einer Auswertung aller Lohnnebenkosten.

Krankenkassenspezifische Beiträge ermittelt die Lohnsoftware ebenfalls problemlos und fehlerfrei. Dazu gehören beispielsweise der individuelle Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung, die U1- und U2-Umlage sowie die Insolvenzgeldumlage.

Zur Prüfung erhalten Lohnverantwortliche eine Testabrechnung, in der alle abgerechneten Mitarbeiter sowie individuelle Probe-Entgeltabrechnungen vollständig dargestellt werden.

Die erfassten Lohnkosten können dank der verschiedenen Export-Funktionen für die Finanzbuchhaltung exportiert werden.

Mit 93 % erzielt Sage Payroll neben Lexware Office (94 %) mitunter die höchste Punktzahl im Bereich Meldewesen und Bescheinigungen.

Die Lohnsoftware erledigt alle Meldungen an die Sozialversicherungsträger, die Minijobzentrale sowie das Finanzamt automatisch.

Auf wunsch können Arbeitgeber A1-Bescheinigungen bzw. A1-Anträge bei Auslandsentsendungen erstellen, Entgeltersatzleistungen beantragen (EEL) und Arbeitsbescheinigungen sowie Nebenverdienstbescheinigungen (BEA) für Mitarbeiter generieren.

Zudem ruft das System die elektronsiche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) von selbst ab.

Ein großer Vorteil ist, dass Sage Payroll automatisch an bevorstehende Meldefristen erinnert.

In der Kategorie Systemvoraussetzungen erzielt Sage Payroll 83 % von möglichen 100 % und liegt über dem Test-Durchschnitt von 63 %.

Die Software wird im Browser betrieben. Eine Installation auf dem eigenen Rechner wie bei den meisten anderen Systemen (z. B. DATALINE, Agenda oder Quick-Lohn) ist nicht notwendig.

Auf diese Weise läuft die Software unabhängig vom Betriebssystem.

Der integrierte Zugang für Steuerberater ist eine zusätzliche Unterstützung für alle, die ihre Entgeltabrechnungen von ihrem Steuerberater prüfen lassen möchten.

Praktisch ist, dass das Lohnprogramm die Erfassung mehrerer Firmen ermöglicht. Dadurch eignet es sich auch für große Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten.

Dank der Mandantenfähigkeit eignet es sich aber auch für Steuerberater.

Sage Payroll erfüllt mit 98 % alle wichtigen Sicherheits- und Datenschutzstandards. Das Entgeltabrechnungsprogramm ist ITSG-zertifiziert und sorgt damit für einen sicheren Austausch zwischen dem Lohnprogramm und den Sozialversicherungsträgern.

Zusätzliche Sicherheit bietet das System mit der 2-Faktor-Authentifizierung, individuellen Rollen- und Genehmigungsprozessen und einem automatischen Sitzungsende nach 30 Minuten Inaktivität im Lohnprogramm.

Kunden- und Personaldaten sichert Sage auf Servern in Deutschland, die Server sind zudem nach ISO-27001-Standards zertifiziert.

Im Bereich Service und Support erzielt Sage Payroll 45 % und liegt damit leicht unter dem Durchschnitt von 51 %.

Das Support-Team ist nur per E-Mail bzw. Ticket-System erreichbar. Eine Support-Hotline konnten wir nicht entdecken.

Einen integrierten Chat für Rückfragen während der Anwendung gibt es ebenfalls nicht, obwohl im System auf einen Chat hingewiesen wird. Unter dieser Funktion fanden wir allerdings nur das Ticket-System.

Dafür antwortete uns der Support bei einer Nachfrage innerhalb von einem Tag.

Sage Payroll erzielt in der Kategorie Benutzerfreundlichkeit 89 % und liegt damit weit über dem Durchschnittswert aller Anbieter aus dem Test von 33 %.

Die Lohnsoftware ist modern und sehr übersichtlich gestaltet. Dadurch eignet sich die Lohnsoftware sehr gut für Einsteiger und fortgeschrittene Lohnbuchhalter.

Zum Einstieg begrüßte uns das Lohnprogramm mit einer digitalen Produkttour, die uns durch die wichtigsten Bereiche der Software führte. Das erleichtert den Einstieg besonders für ungeübte Nutzer.

Die volle Punktzahl hat Sage aufgrund der längeren Ladezeiten nach beinahe jedem Speichervorgang und Prozessschritt nicht erreicht.

Wir hätten uns zudem eine Importfunktion für Personalstammdaten gewünscht. Dadurch hätten wir uns beim Anlegen des Personals zusätzlich Zeit gespart.

Sage Payroll ist eine cloudbasierte Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das Tool kombiniert die eigentliche Payroll mit HR-Funktionen, sodass Unternehmen Personaldaten, Abrechnung und Meldewesen auf einer gemeinsamen Plattform verwalten. Dazu kommen unter anderem ein Mitarbeiter-Self-Service sowie der digitale Zugriff auf Gehaltsdokumente.

Sage Payroll kostet mindestens 20 € pro Monat für 5 Nutzer. Weitere Nutzer können ab 3 € pro Mitarbeiter hinzugefügt werden. Sage bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase.

Sage Payroll ist mit der Note 1,1 Testsieger unseres Lohnsoftware-Vergleichs.

Neben Sage (Note 1,1) erzielten auch Lexware Office (Note 1,5) und Dataline (Note 2,0) sehr gute Leistungen im Praxistest. Lexware Office und Lohn & Gehalt ist eine besonders einsteigerfreundliche Lösung und deckt die wichtigsten Entgeltprozesse ab.

Dataline benötigt eine längere Einarbeitungszeit, dafür bietet die Lohnsoftware eine sehr detailreiche Entgeltabrechnung, alle SV-Meldungen und zahlreiche Auswertungen. Dataline ist allerdings teurer als Sage oder Lexware.

Sage Payroll ist eine einsteigerfreundliche Lösung, eignet sich aber auch gut für Fortgeschrittene. Dank eines einfachen 3-Schritte-Prozesses werden Nutzer bequem durch die Entgeltabrechnung geführt.

Die verlängerten Ladezeiten zwischen den einzelnen Schritten (z. B. Speichervorgänge zwischen Eingaben in der Personalakte) machen die tägliche Anwendung jedoch etwas zäh.

Lexware Office erzielt in der Kategorie Vorbereitende Entgeltabrechnung 92 % und liegt damit knapp hinter Sage (96 %).

Genau wie der Testsieger unterstützt Lexware alle gängigen Beschäftigungsarten (z. B. Voll- oder Teilzeit, Werkstudenten, kurzfristig Beschäftigte) und Entgeltarten.

Im Praxistest konnten wir zudem problemlos verschiedene Zuschläge wie Überstunden-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Erschwerniszulagen und Bereitschaftszulagen in die Entgeltabrechnung einbeziehen.

Allerdings ist der Self-Service-Bereich für Mitarbeiter deutlich reduzierter gestaltet als bei Sage Payroll.

Lexware Office sendet zwar automatisch Gehaltsabrechnungen in das Self-Service-Portal, wodurch Angestellte selbst Dokumente einsehen und bei Bedarf herunterladen können.

Eigene Stammdaten ändern, Arbeitszeiten sowie Abwesenheiten eintragen, können Mitarbeiter jedoch nicht.

Ein weiterer Nachteil: Wir mussten im Praxistest alle Mitarbeiter einzeln anlegen. Einen CSV-Import gibt es nicht.

In der Test-Kategorie Laufende Entgeltabrechnung erreicht Lexware Office 85 % und liegt damit über dem Vergleichsdurchschnitt von 35 %.

Die Entgeltabrechnung erstellt die Lohnsoftware korrekt, auch krankenkassenspezifische Beiträge und weitere Pflichtabgaben berechnet das System fehlerfrei.

Eine vollautomatische Abrechnung, wie sie etwa Sage Payroll ermöglicht, bietet die Software jedoch nicht.

Praktisch ist dafür, dass die Lohnabrechnungssoftware nach jeder Abrechnung automatisiert SEPA-Dateien für Entgeltzahlungen erstellt. Die Überweisung erfolgt anschließend manuell.

Wer das Geschäftskonto von Lexware Office nutzt, kann Entgeltzahlungen per Knopfdruck auslösen.

Für laufende Beitragszahlungen, zum Beispiel für Krankenkassenbeiträge, können Nutzer elektronische Lastschriftmandate innerhalb von Lexware Office erteilen. Dadurch ziehen die Sozialversicherungsträger Beiträge automatisch ab.

Mit 94 % von möglichen 100 % erzielt Lexware Office in der Kategorie Meldewesen und Bescheinigungen den Höchstwert im Vergleich.

Das Entgeltabrechnungsprogramm erstellt jede SV-Meldung automatisch. Dazu gehören beispielsweise die An- und Abmeldung bei den Sozialversicherungsträgern, der Minijob-Zentrale und dem Finanzamt, Sofortmeldungen für sofortmeldepflichtige Branchen, Jahresmeldungen und viele Meldungen mehr.

Darüber hinaus können Abrechnungs-Verantwortliche verschiedenste Bescheinigungen erstellen. Im Praxistest und bei unseren Recherchen sind wir unter anderem auf die Arbeitsbescheinigung (BEA), A1-Bescheinigung, Lohnsteuerbescheinigung oder die Bescheinigung zur Rentenversicherung (rvBEA) gestoßen.

Lexware Office erfüllt unsere Anforderungen an die Kategorie Systemvoraussetzungen zu 87 % von möglichen 100 %.

Die Software ist über jeden Browser bedienbar. Für mobile Nutzer gibt es zudem eine Android- bzw. iOS-App.

Vorteilhaft ist, dass größere Unternehmen bis zu 3 Betriebsstätten im System anlegen können.

Lexware Office bietet die Möglichkeit, einen Zugang für den Steuerberater anzulegen.

Mandantenfähig ist die Lohnsoftware allerdings nicht, weshalb sie sich nicht für Steuerberater eignet.

Lexware Office erfüllt zentrale Standards bei Sicherheit und Datenschutz und erreicht insgesamt 73 %. Zum Vergleich: Testsieger Sage Payroll erreichte im Test 98 %.

Die Software ist DSGVO-konform, GoBD-konform und ITSG-zertifiziert.

Auch eine TÜV-Zertifizierung sowie eine Serverzertifizierung nach ISO 27001 sind vorhanden.

Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.

Abstriche gibt es bei einzelnen Sicherheitsfunktionen. Eine 2-Faktor-Authentifizierung, ein automatisches Sitzungsende sowie individuelle Rollen- und Genehmigungsprozesse konnten wir im Test nicht feststellen.

In unserer Vergleichs-Kategorie Service und Support erreicht Lexware Office mit 88 % den Höchstwert im Vergleich.

Der Anbieter unterstützt mit einem KI-Chatbot in der Anwendung, der uns während des Tests nicht nur schnelle, sondern auch sehr hilfreiche Antworten lieferte.

Positiv sind uns auch das umfangreiche und einsteigerfreundliche Helpcenter sowie die weiteren Hilfsangebote aufgefallen.

Anwender unterstützt Lexware Office mit kostenlosen Live-Webinaren und Video-Tutorials zur Software.

Lexware Office erreicht in der Kategorie Benutzerfreundlichkeit 98 % von möglichen 100 %.

Gründe sind unter anderem das moderne Design der Software, die logische Menüführung und der unkomplizierte Abrechnungsprozess.

Dadurch fanden wir uns von der ersten Anmeldung bis zum Monatsabschluss sehr gut in der Lohnsoftware zurecht.

Lexware Office zählt somit neben Paychex und Sage Payroll zu den wenigen Lohnsoftwares am Markt, die sich für Anfänger hervorragend eignet.

Lexware Office Lohn & Gehalt gibt es nicht als komplett eigenständige Lösung. Als Basis muss ein Buchhaltungssoftware-Tarif gewählt werden. Die Preise dafür starten bei 7,90 € pro Monat. Hinzu kommt das Lohnmodul, das für 2 abzurechnende Mitarbeiter bei 12,90 € pro Monat startet.

Ja, mit Lexware Office und Lohn & Gehalt ist das Erstellen von Entgeltabrechnungen problemlos möglich. Die Lohnsoftware unterstützt das elektronische Meldeverfahren, zum Beispiel für An- und Abmeldungen, aber auch für sofortmeldepflichtige Branchen wie Bau, Gebäudereinigung oder Gastronomie.

Zudem erstellt das Entgeltabrechnungsprogramm per Knopfdruck alle relevanten Abrechnungsdokumente und sendet sie den Mitarbeitern automatisch ins Self-Service-Portal.

Lexware Office bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion. Innerhalb der Testversion ist es auch möglich, die Funktionen der Entgeltabrechnung in einem bestimmten Maß zu testen.

Während des Praxistests konnten wir zum Beispiel keine echten Abrechnungen erstellen oder Meldungen versenden. Diese Funktion ist erst nach dem Kauf verfügbar.

Hinweis: Nur wenige Lohnsoftwares ermöglichen einen Praxistest des Meldewesens. Lediglich Paychex hat hierfür einen eigenen Test-Prozess aufgesetzt.

Pauschal ist keines der beiden Systeme für alle Unternehmen besser. Lexware Office passt eher zu kleineren Unternehmen bis 50 Mitarbeiter, die eine cloudbasierte, leicht bedienbare Lösung suchen und Buchhaltung sowie Lohnabrechnung möglichst in einem System bündeln möchten.

DATEV ist dagegen die stärkere Wahl, wenn Unternehmen komplexere Lohnprozesse abbilden müssen, bereits eng mit einer Steuerkanzlei im DATEV-Umfeld arbeiten oder eine Lösung für beliebig viele Arbeitnehmer benötigen.

Als Alternativen für DATEV empfehlen wir jedoch auch Agenda oder Quick-Lohn. Beide Lohnsoftwares decken komplexe Abrechnungsprozesse ab und ermöglichen einen kostenlosen Praxistest.

In unserer Test-Kategorie Vorbereitende Entgeltabrechnung erzielt Dataline Lohnabzug mit 89 % eine überdurchschnittliche Leistung. Zum Vergleich: Der Durchschnittswert aller getesteten Anbieter liegt bei 72 %.

Die Lohnsoftware unterstützt alle Beschäftigungs- und Entgeltarten sowie Zuschläge und prüft auch eingegebene Personalstammdaten akribisch auf mögliche Fehler.

Ein Mitarbeiter-Self-Service Portal gibt es in unserem getesteten Tarif M leider nicht, daher konnten wir nicht die volle Punktzahl vergeben.

Dadurch hätten Mitarbeiter die Möglichkeit, Entgeltabrechnung selbstständig einzusehen. Ein manueller Versand per Post oder E-Mail wäre nicht notwendig gewesen.

Hinweis: Das Portal kann in den Tarifen XS, S und M für 179 € pro Jahr hinzugebucht werden.

Im Bereich Laufende Entgeltabrechnung erzielt Dataline Lohnabzug insgesamt 75 % von möglichen 100 %. Somit liegt das Lohn-Tool noch weit über dem Durchschnitt aller Anbieter (35 %), aber hinter Sage (98 %) und Lexware (85 %).

Während des Praxistests ermittelte Dataline das steuerliche und sozialversicherungspflichtige Entgelt sowie das Arbeitgeberbrutto korrekt und zuverlässig.

Auch zusätzliche Abzüge wie der kassenindividuelle Zusatzbeitrag, die U1- und U2-Umlage sowie die Insolvenzgeldumlage hat die Lohnsoftware problemlos berücksichtigt.

Positiv sind uns zudem die zahlreichen Auswertungen aufgefallen. Während des Tests standen unter anderem Brutto-Netto-Übersichten, Fehlzeitenübersichten, Beitragsnachweise, ELStAM-Protokolle, Jahresmeldungen und Erstattungsberichte zur Verfügung.

Wenn es um die Entgeltabrechnung geht, zeigt Dataline allerdings noch Automatisierungs-Potenzial. Wir konnten zum beispiel keine automatischen Entgeltabrechnungen wie bei Sage erstellen.

Der Versand von Entgeltabrechnungen an Mitarbeiter muss ebenfalls noch manuell erfolgen.

Mit 91 % in der Kategorie Meldewesen und Bescheinigungen liegt Dataline nur knapp hinter Testsieger Sage (93 %) und Lexware Office (94 %).

Das Lohnprogramm unterstützt sämtliche SV-Meldungen (DEÜV-Meldungen) und erstellt je nach Bedarf automatisch die passende Bescheinigung.

Dazu zählen etwa die Arbeitsbescheinigung (BEA), Meldebescheinigungen für Arbeitnehmer, Lohnsteuerbescheinigung und viele weitere Dokumente.

Leider ging aus dem Praxistest und unseren Recherchen nicht hervor, ob Dataline auch die Elterneigenschaft und Kinderzahl automatisch abruft, weshalb das Tool in dieser Kategorie nicht die volle Punktzahl erreicht.

In der Kategorie Systemanforderungen schneidet Dataline mit 60 % knapp unter dem Durchschnittswert von 63 % ab.

Anders als die erstplatzierten Lohnprogramme Sage Payroll und Lexware Office muss Dataline lokal installiert werden.

Der Nachteil an der Installations-Lösung: Updates müssen regelmäßig installiert werden, um korrekt mit der Lohnsoftware zu arbeiten.

Einen Massenimport für Mitarbeiter gibt es zwar nicht. Dafür erstellt Dataline per Knopfdruck digital ausfüllbare Personalfragebögen, die neue Mitarbeiter unkompliziert ausfüllen können.

Während des Tests klappte die Datenübernahme bei uns problemlos.

In der Test-Kategorie Sicherheit und Datenschutz erfüllt Dataline mit 30 % kaum unsere Anforderungen (53 % Gesamtdurchschnitt).

Der Anbieter ist zwar GoBD- und DSGVO-konform. Allerdings konnten wir nicht herausfinden, wo Nutzer- und Mitarbeiterdaten gespeichert werden.

Zudem ist unklar, ob die Server zusätzliche Sicherheitsstandards erfüllen, wie es durch eine ISO-27001-Zertifizierung nachgewiesen wird.

Das größte Manko ist allerdings, dass Dataline nicht von Grund auf ITSG-zertifiziert ist. Diese Zertifizierung ist nötig, um SV-Meldungen, Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen zu übermitteln.

Ein Zertifikat müssen Nutzer erst über den Anbieter erwerben. Der Kostenpunkt liegt bei 60 € für 3 Jahre Laufzeit.

Zum Vergleich: Die meisten anderen Anbieter des Vergleichs stellen die Zertifzierung ohne Mehrkosten zur Verfügung.

Beim Service und Support erreicht Dataline 40 % und liegt somit 11 % unter dem Durchschnittswert von 51 %.

Der Anbieter setzt mit Telefon- und E-Mail-Support auf klassische Kontaktwege. Einen integrierten Live-Chat in der Anwendung haben wir während des Praxistests nicht entdeckt.

Hilfreich beim Einstieg und der täglichen Anwendung ist das sehr umfangreiche Helpcenter. Darin wird nicht nur die Anwendung beschrieben, sondern auch rechtliches Wissen rund um Sozialversicherungen, Lohnsteuer und sonstige Sachverhalte vermittelt.

In unserer Test-Kategorie Benutzerfreundlichkeit erreicht Dataline lediglich 35 % von möglichen 100 %. Der Gesamtdurchschnitt aller Anbieter in dieser Kategorie liegt bei 33 %.

Die Benutzeroberfläche wirkt zwar kaum modern, eine unterstützende digitale Produkttour (wie z. B. bei Lexware Office) fehlt komplett und die Funktionsbreite wirkt auf Einsteiger zunächst überfordernd.

Dennoch konnten wir unser Testszenario erfolgreich im Lohnprogramm durchspielen und eine korrekte Entgeltabrechnung erstellen.

Wer bereits Erfahrung mit Lohnabrechnungen mitbringt und komplexere Fälle (z. B. Pflegelohn) abrechnen möchte, ist mit Dataline gut beraten.

Dataline kostet je nach Tarif zwischen 99 € und 1.499 € pro Jahr. Im Schnitt sind das zwischen 8,25 € und knapp 124 € pro Monat.

Paychex Europe (Note 2,6) hat uns im Praxistest sehr gut gefallen. Die Lohnsoftware ist modern und spielerisch einfach zu bedienen. Dadurch eignet sich das Lohnprogramm sehr gut für Laien, die mit der Lohnabrechnung noch nicht vertraut sind.

Während des Tests konnten wir allerdings nur die nötigsten Beschäftigungsarten anlegen: Voll- und Teilzeitbeschäftigung, Minijob und Mehrfachbeschäftigung.

Auszubildende, kurzfristig Beschäftigte oder Werkstudenten konnten wir leider nicht anlegen.

Dafür unterstützt Paychex sowohl alle üblichen Entgeltarten als auch alle nötigen Meldungen.

Aufgrund mangelnder Preisangaben und fehlender Funktionen schaffte es Paychex nicht in die Top 3.

cleverlohn (Note 2,7) hat es auf den 5. Platz des Vergleichs geschafft. Bei dieser Lohnsoftware handelt es sich um kein ganzheitliches Payroll-System, wie es beispielsweise Dataline, Paychex oder Sage anbieten.

Stattdessen unterstützt der Anbieter die vorbereitende Lohnabrechnung und lässt die eigentliche Entgeltabrechnung von hauseigenen Lohn-Experten durchführen.

Arbeitgeber müssen lediglich Entgelte, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und sonstige Vergütungsbestandteile in cleverlohn verwalten, freigeben und auf die fertigen Abrechnungen warten.

Praktisch ist auch, dass Mitarbeiter ihre Personalstammdaten selbst anpassen und ändern können. Außerdem haben sie jederzeit Zugriff auf ihre Entgeltabrechnung.

Was kostet cleverlohn?

cleverlohn rechnet nicht nach Tarif ab. Der Anbieter kalkuliert mit 13 € je abzurechnendem Mitarbeiter. Für 5 Mitarbeiter kostet der Service beispielsweise 65 € pro Monat, für 15 Mitarbeiter jedoch schon 195 € pro Monat.

Während cleverlohn für größere Unternehmen schnell teuer wird, eignet sich der Service vor allem für kleine Unternehmen mit wenig Abrechnungserfahrung.

HeavenHR (Note 2,8) belegt den 6. Platz des Vergleichs. HeavenHR ist eine ganzheitliche Personalmanagement-Software aus Deutschland, die mehr als die Entgeltabrechnung bietet.

Zu den Grundfunktionen gehört beispielsweise eine digitale Personalakte, Arbeitszeiterfassung und die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung.

Für die Lohnabrechnung unterstützt die HR-Software Arbeitgeber mit fristgerechten SV-Meldungen, automatisch erstellten Entgeltabrechnungen und vielen Funktionen mehr.

Was kostet HeavenHR?

HeavenHR gehört zu den kostspieligsten Lösungen unseres Vergleichs. Um das Tool zu nutzen, müssen Unternehmen das Basis-Modul HR-Admin für mindestens 99 € pro Monat buchen. Hinzu kommt das Modul für die Lohnabrechnung für weitere 12,50 € pro Mitarbeiter.

Wer die Funktionen für die Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt nutzen möchte, muss mit weiteren 99 € pro Monat rechnen.

Ein Betrieb mit 5 Mitarbeitern kommt so auf mindestens 260,50 € pro Monat.

Der Anbieter stellt zwar eine kostenlose Testversion für 14 Tage zur Verfügung, allerdings hat der Praxistest bei uns direkt nach der Anmeldung nicht funktioniert.

Agenda (Note 3,0) belegt den 7. Platz im Vergleich. Die schwere Bedienbarkeit der unmodern wirkenden Lohnsoftware sorgte für diverse Punktabzüge.

Vorteilhaft ist jedoch, dass Agenda für die Abrechnung von Spezialfällen ausgelegt ist. Dazu gehört etwa die Abrechnung von Bau- und Pflege- und Tariflöhnen, die im Vergleich nur wenige Tools abdecken.

Mit seinem Angebot richtet sich die Lohnsoftware hauptsächlich an selbstständige Lohndienstleister und Steuerberater, die eine Alternative zum DATEV-Universum suchen.

Was kostet Agenda?

Agenda kostet je nach gewähltem Tarif zwischen 50 € und 79 € pro Monat. Für 50 € im Tarif Business können bis zu 2 Mandanten abgerechnet werden. Der Tarif Business für 79 € pro Monat ermöglicht das unbegrenzte Anlegen von Mandanten.

Hinzu kommen Gebühren je Mitarbeiter:

• 0,65 € je Abrechnung (0,80 € zusätzlich bei Baulohn)
• 1,95 € je ausgewerteten Mandanten
• 1 € für Personalmanagement-Funktionen je Mitarbeiter
• 0,70 € für die Urlaubsverwaltung je Mitarbeiter
• 0,50 € je angelegter Personalakte

Personio (Note 3,4) ist eine umfangreiche Personalmanagement-Software, die neben grundlegenden HR-Funktionen wie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung noch mehr zu bieten hat:

• E-Signatur
• Personaleinsatzplanung
• Recruiting
• Personalentwicklung
• Mitarbeiterumfragen

In den letzten Jahren hat Personio auch eine integrierte Lösung für die Entgeltabrechnung geschaffen. Laut Anbieter soll dadurch die fehlerfreie und rechtskonforme Entgeltabrechnung möglich sein.

Zum Funktionsumfang zählt auch das Meldewesen und ein Zugang für den Steuerberater.

Da Personio keine Testversion (mehr) anbietet und auch seine Preise nicht transparent angibt, konnte der Anbieter keine bessere Wertung erhalten.

Quick-Lohn (Note 3,8) bildet das Schlusslicht des Verlgeichs. Die Lohnabrechnungssoftware unterstützt sowohl alle Standard-Abrechnungsprozesse als auch die Abrechnung von Baulohn.

Die Bedienung war für uns im Praxistest allerdings herausfordernder als wir zunächst dachten. Umso tiefer wir in die Software einstiegen, desto umständlicher wurde die Entgeltabrechnung.

Das größte Manko ist uns bei unserer Testabrechnung aus unserem Testszenario aufgefallen. Obwohl wir dieselbe Krankenkasse, Steuerklasse und sonstige relevante Angaben in den Personalstammdaten eingetragen hatten, verrechnete sich das Programm um mehrere hundert Euro.

Was kostet Quick-Lohn?

Die Preise von Quick-Lohn orientieren sich nicht nur an der Mitarbeiterzahl, sondern auch daran, ob Baulohn abgerechnet werden soll oder nicht.

Zum Beispiel verlangt Quick-Lohn für die Abrechnung von 5 Mitarbeitern ohne Baulohn 18 € pro Monat und mit Bau-Lohn 26 € monatlich.

• Prüft das System automatisch Personalstammdaten auf Fehleingaben und Plausibilität?
• Bietet die Lohnbuchhaltungssoftware eine digitale Personalakte, um Entgeltunterlagen abzulegen?
• Werden Sozialversicherungsdaten (Krankenkassenzusatzbeitrag, U1- und U2-Umlagesätze, etc.) automatisch vom System beim Träger abgefragt?
• Werden Lohndaten (z. B. Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Co.) automatisch von ELSTER abgefragt über ELStAM?

• Bietet das Lohnprogramm einen eigenen Self-Service-Bereich, um Entgeltbescheinigungen einzusehen?
• Ist es möglich, dass der Mitarbeiter seine Personalstammdaten selbst anpassen und ändern kann?
• Können Mitarbeiter ihre Arbeits- und Abwesenheitszeiten selbst mit der Lohnsoftware erfassen?
• Bietet das System eine integrierte Reisekostenabrechnung, um Auslagen erstatten zu lassen?
• Gibt es eine mobile Mitarbeiter-App zum Portal, für iOS und Android?

Beim Kriterium Anstellungsarten haben wir untersucht, ob alle der folgenden Anstellungsarten mindestens abgedeckt sind:

• Voll- oder Teilzeit-Beschäftigung
• Minijob
• Midijob (Übergangsbereich)
• Kurzfristige Beschäftigung
• Werkstudenten
• Auszubildende
• Praktikanten
• Rentner
• Mehrfachbeschäftigung

• Sind Standard-Entgeltarten wie Lohn, Gehalt, aktueller Mindestlohn (13,90 €) bereits im System hinterlegt?
• Können auch besondere Entgelte wie Prämien, vermögenswirksame Leistungen, Verpflegungspauschale, Pfändung und Co. abgerechnet werden?
• Welche Zuschläge können mit dem Tool verwaltet werden? Etwa Überstunden-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Erschwerniszulagen und Bereitschaftszulagen?
• Können auch individuelle Entgeltarten im System gespeichert und inviduell verwendet werden?

• Erfolgt die Entgeltabrechnung im System fehlerfrei und nachvollziehbar?
• Wird das sozialversicherungspflichtige Entgelt automatisch korrekt ermittelt?
• Wird das steuerliche Entgelt automatisch korrekt berechnet?
• Ermittelt das System das Arbeitgeber-Brutto automatisch und vollständig?

• Wird der krankenkassenindividuelle Zusatzbeitrag automatisch und korrekt im System berücksichtigt?
• Wird die U1-Umlage automatisch korrekt ermittelt?
• Wird die U2-Umlage automatisch korrekt ermittelt?
• Wird die Insolvenzgeldumlage automatisch im System berechnet?

• Bietet die Lohnsoftware eine Anbindung an Geschäftskonten, um Löhne und Gehälter direkt zu zahlen?
• Können Überweisungsscheine oder Zahlungsdateien automatisch generiert werden?
• Kann das System Entgeltzahlungen automatisiert auslösen?

• Unterstützt die Lohnsoftware die Abrechnung von Baulohn?
• Kann die Entgeltabrechnung für den öffentlichen Dienst abgebildet werden?
• Lassen sich tarifgebundene Vergütungsmodelle bzw. Tariflohn im System abrechnen?

• Bietet das System ein übersichtliches Dashboard mit Diagrammen und Kennzahlen?
• Können Testabrechnungen zur Prüfung vor der finalen Abrechnung erstellt werden?
• Werden Entgeltabrechnungen automatisch durch das System erstellt?
• Können Entgeltabrechnungen automatisch an Arbeitnehmer versendet werden?
• Stellt das System ein Lohnkonto zur Verfügung?
• Kann ein Lohnjournal im System erstellt werden?
• Gibt es eine Brutto-Netto-Übersicht je Mitarbeiter oder Abrechnungsmonat?
• Stellt das System eine Übersicht über Fehlzeiten bereit?
• Gibt es ein Korrektur- und Rückrechnungsprotokoll zur Nachverfolgung von Änderungen?
• Unterstützt die Software einen Export für die Finanzbuchhaltung (FiBu-Export)?
• Sind Auswertungen nach Kostenstellen möglich?
• Sind Auswertungen nach Kostenträgern möglich?
• Können Monatssummen und Jahreswerte im System ausgewertet werden?
• Gibt es einen Rückstellungsbericht, z. B. für Urlaub, Boni oder ähnliche Verpflichtungen?
• Stellt das System Übersichten zu Beitragsnachweisen bereit?
• Gibt es ein ELStAM-Protokoll zur Nachvollziehbarkeit von Abrufen und Änderungen?
• Können Erstattungsberichte zu eAU und EEL erstellt werden?
• Bietet das System eine Übersicht über Jahresmeldungen?
• Kann ein Erstattungsbericht für Kurzarbeitergeld erstellt werden?

• Erinnert das System automatisch an relevante Meldefristen?
• Unterstützt die Lohnsoftware die An- und Abmeldung beim Finanzamt über ELStAM?
• Können Meldungen an die Minijob-Zentrale direkt über das System abgewickelt werden?

• Unterstützt das System die DEÜV-Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn (Meldegrund 10)?
• Unterstützt das System die DEÜV-Abmeldung bei Beschäftigungsende (Meldegrund 30)?
• Kann eine Sofortmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung (Meldegrund 20) erstellt und übermittelt werden?
• Unterstützt die Software Meldungen wegen einmalig gezahltem Arbeitsentgelt bzw. Sonderzahlungen (Meldegrund 54)?
• Kann die SV-Jahresmeldung automatisch erstellt und übermittelt werden (Meldegrund 50)?
• Unterstützt das System die UV-Jahresmeldung (Meldegrund 90)?
• Können Korrektur- oder Stornomeldungen nach § 14 DEÜV im System erstellt werden?
• Unterstützt die Software eine gleichzeitige An- und Abmeldung wegen Beschäftigungsende (Meldegrund 40)?

• Unterstützt das System Meldungen bei Krankenkassenwechsel (Meldegrund 11)?
• Können Meldungen bei einem Wechsel der Beitragsgruppe erstellt werden (Meldegrund 12)?
• Unterstützt die Software Meldungen zum Beginn der Elternzeit (Meldegrund 17)?
• Kann eine Abmeldung wegen Ende der Elternzeit erstellt werden (Meldegrund 37)?
• Unterstützt das System Abmeldungen wegen Wechsel des Entgeltabrechnungsprogramms (Meldegrund 36)?
• Können Sondermeldungen wegen Renteneintritt erstellt werden (Meldegrund 57)?

• Kann die Software Arbeitsbescheinigungen im BEA-Verfahren erstellen und übermitteln?
• Wird die Lohnsteuerbescheinigung automatisch erstellt?
• Können Bescheinigungen an Sozialversicherungsträger direkt über das System erstellt werden?
• Unterstützt das System das EEL-Verfahren für Entgeltersatzleistungen?
• Bietet die Software das Bescheinigungsverfahren für Elterngeld nach BEEG an?
• Können Bescheinigungen zur Rentenversicherung im rvBEA-Verfahren erstellt werden?
• Unterstützt das System die Erstellung und Übermittlung von A1-Bescheinigungen?
• Kann die ZUZA-Bescheinigung für Zuzahlungen bei Reha-Maßnahmen erstellt werden?

• Unterstützt die Software das elektronische Abrufverfahren für eAU-Daten?
• Kann die Elterneigenschaft elektronisch über das System abgerufen bzw. berücksichtigt werden?

• Ist die Lohnsoftware als Cloud-Lösung direkt im Browser nutzbar?
• Kann die Software auch als Desktop-Anwendung per Installation verwendet werden?

• Ist die Lohnsoftware mit Windows kompatibel?
• Kann die Software auch auf Mac-Geräten genutzt werden?
• Wird Linux als Betriebssystem unterstützt?
• Gibt es eine mobile App für iOS?
• Gibt es eine mobile App für Android?

• Können mehrere Betriebsstätten oder Firmen in der Software verwaltet werden?
• Ist die Lohnsoftware mandantenfähig?
• Gibt es einen eigenen Zugang für Steuerberater?
• Bietet das System Mitarbeitenden einen Zugang zum Self-Service-Portal?

• Verfügt die Software über eine euBP-Schnittstelle bzw. einen entsprechenden Export?
• Gibt es eine DATEV-Direktschnittstelle?
• Kann ein DATEV-Export aus dem System erstellt werden?
• Unterstützt die Software einen Excel-Export?
• Unterstützt die Software einen CSV-Export?
• Können Personalstammdaten per CSV importiert werden?
• Bietet die Lohnsoftware eine Anbindung an Online-Banking-Systeme?
• Gibt es weitere Schnittstellen zu Drittsystemen?
• Besteht eine Schnittstelle zur Arbeitszeiterfassung?
• Kann eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung angebunden werden?
• Gibt es Schnittstellen zu Personalmanagement-Systemen?
• Können Buchhaltungsprogramme an die Lohnsoftware angebunden werden?

• Ist die Lohnsoftware DSGVO-konform?
• Bietet das System eine Zwei-Faktor-Authentifizierung?
• Gibt es ein automatisches Sitzungsende bei Inaktivität?
• Unterstützt die Software individuelle Rollen- und Genehmigungsprozesse?

• Befinden sich die Server in Deutschland?
• Liegt der Serverstandort in der EU, aber nicht in Deutschland?
• Werden Daten auf Servern außerhalb der EU verarbeitet oder gespeichert?

• Verfügt die Software über eine ITSG-Zertifizierung bzw. ein GKV-Zertifikat?
• Ist das System TÜV-zertifiziert?
• Ist die Lohnsoftware GoBD-konform?

• Sind die eingesetzten Server nach ISO 27001 zertifiziert?
• Liegt eine Zertifizierung nach ISO 27018 vor?

• Bietet der Anbieter Support per E-Mail an?
• Ist ein telefonischer Support verfügbar?
• Gibt es einen Support-Chat direkt in der Anwendung?
• Ist der Support kostenpflichtig oder im Preis inbegriffen?

• Ist der Support nur an Wochentagen zu den üblichen Bürozeiten erreichbar?
• Gibt es einen 24/7-Notfallsupport?

• Gibt es eine kostenlose Schulung für Erstanwender?
• Bietet der Anbieter ein kostenfreies Onboarding für Erstanwender an?
• Steht ein Helpcenter mit Hilfebeiträgen zur Verfügung?
• Gibt es Video-Tutorials zur Nutzung der Software?
• Bietet der Anbieter ein Nutzerforum zum Austausch und zur Hilfestellung?
• Werden Live-Webinare angeboten?

• Bietet der Anbieter die Lohnabrechnung auch als externe Dienstleistung an?
• Sind die Kosten der Service-Leistungen transparent ausgewiesen?

• Ist die Registrierung und erste Anmeldung schnell und unkompliziert online möglich?
• Ist der Einstieg grundsätzlich unkompliziert, aber mit Wartezeiten verbunden?
• Ist eine Registrierung oder erste Anmeldung nur auf persönliche Nachfrage möglich?
• Ist kein Praxistest der Software möglich?

Gelingt der Einstieg schnell und ohne Unterstützung des Support-Teams?

Gibt es eine digitale Produkttour durchs Tool, die alle Menüpunkte und Funktionen umfassend erklärt?

Wie modern und übersichtlich ist die Benutzeroberfläche gestaltet? Dieser Punkt entscheidet, ob sich Erstanwender schnell im Lohnprogramm zurechtfinden.

Ist die Benutzerfreundlichkeit insgesamt hoch, bietet das System schnelle Ladezeiten und ist die Bedienung angenehm?

Bietet das System eine übersichtliche Menüführung, die eine intuitive Bedienung ermöglicht?

• Wie viel kostet der gebuchte Tarif pro Monat?
• Wie viele Nutzer (abzurechnende Mitarbeiter) sind im Paketpreis enthalten?
• Wie viel kostet es, weitere Mitarbeiter hinzuzubuchen?
• Wie viele Mitarbeiter umfasst das System? Gibt es eine Teamgrößen-Begrenzung?

Verlangt der Anbieter einen Preis pro Abrechnung oder gibt es einen Paketpreis, der bei größeren Teams vorteilhafter wäre?

Gibt es kostenpflichtige Zusatzmodule, zum Beispiel die Zeiterfassung, die gesondert hinzugebucht werden muss?

Wie lange sind Nutzer an den Vertrag gebunden? 1 Monat, 6, 12 oder mehr Monate?

• Wird die Einrichtung vom Support übernommen und fallen dafür Kosten an?
• Bietet der Anbieter kostenlose oder kostenpflichtige Schulungen?
• Entstehen einmalige oder laufende Support-Kosten?

• Ist es möglich, das Lohnprogramm kostenlos zu testen?
• Wie lange dauert die Testphase? 7, 14, 30 oder mehr Tage?