Lohnabrechnungsprogramm: Software für Lohn und Gehalt im Test

Aufgrund der steigenden rechtlichen Anforderungen wird es für PC-Software immer schwieriger, mit allen Neuerungen Schritt zu halten. Deshalb wählen viele Anbieter den Weg über eine SaaS-Software, um die Gehaltsabrechnung digital zu erstellen, die neben der unkomplizierten Aktualisierbarkeit zudem zahlreiche andere Vorteile mit sich bringt, wie etwa:

• Nicht auf ein Gerät beschränkt: SaaS-Software kann normalerweise von einer Vielzahl von Geräten, auch mobil, aufgerufen und verwendet werden.
• Mehrere Nutzer können auf die Software zugreifen: Wenn Ihr Lohnabrechnungsprogramm beispielsweise auch einen Login für Mitarbeiter bietet, ist eine SaaS-Lösung sinnvoll, da nicht jeder einzelne Mitarbeiter das Lohnprogramm auf seinem Rechner installieren muss, um darauf zuzugreifen.

Eine moderne Lohnabrechnungssoftware muss nicht teuer sein. Gerade Kleinbetriebe möchten nicht zu viel für eine Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgeben. Unser Vergleich zeigt allerdings, dass ein gutes Lohnabrechnungsprogramm nicht mehr als 30 Euro im Monat kosten muss.

Gegenüber der händischen Lohnbuchhaltung hat eine Lohnsoftware nur Vorteile:

• Sie müssen nicht länger einen Mitarbeiter einstellen, der sich ausschließlich mit der Lohnbuchhaltung beschäftigt
• Der Zeitaufwand ist bedeutend geringer
• Rechtliche Vorgaben und Gesetzesänderungen werden stets beachtet
• Immer und überall Zugriff auf die Lohndaten
• Digitale Lohnabrechnungen werden im Handumdrehen erstellt

Das beste Lohnabrechnungsprogramm, besonders für Kleinbetriebe, ist in unserem Test Lexoffice Lohn & Gehalt – eine gute Lösung für KMUs mit nicht mehr als 20 Mitarbeitern. Preislich liegt Lexoffice zwar im oberen Segment, ist aber in puncto Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit nicht zu übertreffen.

Die wichtigsten Funktionen eines Lohnabrechnungsprogramms haben wir natürlich mit in unseren Vergleich aufgenommen. Es sind folgende:

• Leichte Bedienbarkeit – auch ohne umfassene Lohnbuchhaltungskenntnisse
• Anbindung zu allen relevanten Stellen, etwa dem Finanzamt zur LSt.-Bescheinigung oder dem Steuerberater
• Erstellung maschineller Bescheinigungen
• Automatische Berechnung diverser Beiträge, z. B. zur Sozialversicherung
• Abdeckung aller Vertragsarten, also z. B. Werkstudenten, Vollzeit, Teilzeit

Jedes Unternehmen hat verschiedene Bedarfe. Während für kleinere Betriebe häufig die Basis- oder Kompakt-Versionen einer Lohnsoftware ausreichen, sind größere Unternehmen oft auf weitere Funktionen angewiesen, die sich nur in den Komfort- oder Plus-Paketen finden. Hier hilft ein Blick auf den Funktionsumfang und das Wissen um den eigenen Bedarf, um eine Lohnsoftware zu finden, die zum Unternehmen passt.

Neben dem Führen der Lohnbuchhaltung mit einer Lohn- und Gehaltssoftware haben Sie auch die Möglichkeit, dies über Excel selbst zu erledigen. Diese Methode ist allerdings deutlich komplexer als die Verwendung einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Alternativ können Sie Ihre Lohnbuchhaltung natürlich auch an einen Buchhalter, Steuerberater oder auch einen Lohnbuchhaltungs-Dienstleister auslagern.