Grundlagen der Buchführung für Gründer und Selbstständige

Ob Buchführung nach EÜR oder doppelte Buchführung und Bilanzierung - für Gründer und Selbstständige greifen bestimmte Grundlagen der Buchführung. Doch auch vor der Gründung ist Buchführung relevant. Nach der Gründung hängen der Umfang der Buchführung und die Buchführungspflicht von der Unternehmensgröße und der Rechtsform ab.

Unterstützung erhalten Sie bei der Buchführung durch spezielle Softwareprogramme oder den Steuerberater. Allerdings sollten Ihnen die Grundlagen der Buchführung dennoch vertraut sein.



Buchführung vor der Gründung

Zu den Grundlagen der Buchführung zählt auch, dass die Buchführung schon vor der Gründung beginnt. Denn Sie können Kosten, die vor der Gründung anfallen, als Betriebsausgaben nach der Gründung geltend machen. So reduzieren Sie den zu versteuernden Gewinn.

Direkt nach der Gründung: Post vom Finanzamt

Noch bevor Sie mit Ihrer eigentlichen Buchführung starten, erhalten Sie nach der Anmeldung Ihres Unternehmens Post vom Finanzamt. Darin enthalten ist der sogenannte Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Wir erklären Punkt für Punkt, welche Angaben darin gemacht werden müssen: mehr über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erfahren.

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Es gibt zahlreiche Software-Lösungen, die Sie bei der Buchführung unterstützen können. Wir haben Ihnen verschiedene Anbieter zusammengestellt - oftmals gibt es eine kostenfreie Probezeit.

Buchführung nach der Gründung

In der Buchführung werden u.a. alle Zahlungen wie die Einnahmen aus dem Verkauf, die Ausgaben für Roh- Hilfs- und Betriebsstoffe oder die Bedienung von Verbindlichkeiten erfasst. Auch Investitionen und die damit einhergehenden Abschreibungen fallen in das Feld der Buchführung. Vor allem bei den Einnahmen und Ausgaben können dann zeitraumbezogen Vergleiche zwischen einzelnen Monaten, Quartalen oder Geschäftsjahren erfolgen.

Die Grundlagen der Buchführung unterliegen in hohem Maße steuerrechtlichen Zwängen. Grundsätzlich gilt für alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betrieben, eine Buchführungspflicht. Ausgenommen von der Buchführungspflicht sind die sogenannten Nicht-Kaufleute wie bspw. Einzelunternehmer oder die GbR, wenn der Gewinn 60.000 Euro oder der Umsatz nicht 600.000 Euro im Jahr übersteigt.

Auch Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mit ihren Umsatzerlösen unter der Schwelle von 600.000 Euro lagen oder weniger als 60.000 Euro Jahresüberschuss erwirtschafteten, sind von der Buchführungspflicht ausgeschlossen. Ferner sind Freiberufler sowie Unternehmen aus der Forst- und Landwirtschaft nicht der Buchführungspflicht unterworfen. Für sie gelten somit andere Grundlagen der Buchführung als bei großen Unternehmen.

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Weitere Grundlagen der Buchführung

Selbstverständlich kann die Befreiung der Buchführungspflicht keinen Selbstständigen davon entbinden, seine Ein- und Ausgaben ordentlich zu dokumentieren. Beispielsweise müssen Freiberufler nach der EStDV §60 Abs. 4 ihre Zahlungsströme in einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erfassen. Ferner wollen mögliche Geschäftspartner wie beispielsweise Banken einen genauen Überblick über die Geschäftssituation des jungen Unternehmens gewinnen, um eine Entscheidung für Kontokorrentkredite oder für Kredite zu anfallenden Erweiterungsinvestitionen treffen zu können. Schon aus diesen Gründen ist es für jeden Selbstständigen eine sinnvoll Angelegenheit eine ordentliche Buchführung nach der Gründung zu verfolgen.

Daneben verschafft die Buchführung jedem Existenzgründer bzw. Unternehmer einen Überblick über alle wichtigen Geschäftsvorfälle. So kann man aus der Buchführung ablesen, wie es um die liquiden Mittel des Unternehmens steht, welche Umsätze mit welchen Geschäftspartnern innerhalb eines bestimmten Zeitraums gemacht wurden, welche Forderungen noch offen oder welche Verbindlichkeiten noch zu zahlen sind.

Unternehmer, die als Nicht-Kaufleute nach §242 HGB aufgrund ihrer Tätigkeit, Umsätze oder Gewinne deklariert sind, haben die Möglichkeit sich in das Handelsregister einzutragen. Eine Eintragung ist in jedem Fall eine Überlegung wert, da es die Reputation des eigenen Unternehmens verbessert und man gegenüber seinen Vertragspartnern professionell und seriös erscheint. Im Zuge dieser Eintragung wird der Unternehmer allerdings buchführungspflichtig.

Sollte ein Unternehmer den Grundlagen der Buchführung nicht pflichtgerecht nachkommen, kann das Finanzamt eine Steuerschätzung festsetzen. In der Regel führt eine Steuerschätzung dann zu einer höheren finanziellen Belastung für den jungen Unternehmer.

Sollte sich der Existenzgründer für eine Rechtsform der Kapitalgesellschaft entschieden haben, so ist er nach bestimmten Kriterien neben der Buchführung auch noch verpflichtet seinen Jahresabschluss von einem Wirtschaftsprüfer überprüfen zu lassen. Allerdings ist diese Prüfpflicht nur für Kapitalgesellschaften mit einer sehr hohen Bilanzsumme (ca. 4 Mio. Euro) sowie einem hohen Jahresumsatz (ca. 8 Mio. Euro) und mit mehr als 50 Mitarbeitern erforderlich.

Welche Grundlagen der Buchführung gelten für mich?

Bei den Grundlagen der Buchführung wird zwischen der einfachen und doppelten Buchführung unterschieden. Die einfache Buchführung ist lediglich für sogenannte Nicht-Kaufleute erlaubt. Zu den Nicht-Kaufleuten zählen Kleingewerbetreibende, Freiberufler sowie Forst- und Landwirte und Kaufleute mit einem Umsatz unter 600.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren und einem kleineren Gewinn als 60.000 Euro pro Jahr. Alle anderen Selbstständigen sind zur doppelten Buchführung angehalten.

Einfache Buchführung nach der EÜR

In der einfachen Buchführung werden die üblichen Zahlungsströme in geordneten Konten festgehalten. Forderungen und Verbindlichkeiten werden bei der einfachen Buchführung nach der Gründung nicht erfasst. Die einfache Buchführung wird über eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vom Finanzamt ausgewertet. Entsprechende Software für die Buchführung unterstützt den Selbstständigen bei der Erstellung der Buchführung. Allerdings sollten die Grundlagen der Buchführung dem Selbstständigen geläufig sein.

  • Wenn Umsatz und Gewinn unterhalb von 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro pro Jahr liegen und das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist (Einzelunternehmer, Kleingewerbebetriebe, GbR), reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Doppelte Buchführung nach der Gründung

In der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle also Zahlungsströme auf mehreren Konten gebucht. Die Buchung folgt entsprechend der Grundlagen der Buchführung entweder auf der Soll- oder auf der Habenseite. Zu beachten ist außerdem, dass bei der doppelten Buchführung jede Branche ein eigenes systematisches Buchungsverzeichnis hat, den sogenannten Kontenrahmen. Die Erstellung der erforderlichen Kontenklassen und Kontengruppen ist in der doppelten Buchführung keine triviale Angelegenheit. Eine entsprechende Software für die Buchführung kann hier lediglich unterstützend wirken. Bei der doppelten Buchführung nach der Gründung sind einfache Kenntnisse der Grundlagen der Buchführung nicht mehr ausreichend.

  • Die doppelte Buchführung/Bilanzierung müssen alle Unternehmen vornehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Sie gilt auch für alle Unternehmen, die die bei der einfachen Buchführung genannten Schwellen überschreiten. Eine Ausnahme besteht für den eingetragenen Kaufmann - er kann unterhalb der Schwellenwerte auch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen.

Buchhaltung von A bis Z

Neben den grundlegenden Fragen der Buchführung, wie EÜR oder doppelte Buchführung, haben wir Ihnen zahlreiche weitere Themen aus der Buchführung in einem sehr umfangreichen Abschnitt zur Buchhaltung zusammengestellt. Dazu zählen u.a.:

Diese und viele weitere Themen finden Sie im Kapitel Buchhaltung für Unternehmer.

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