Die richtige Kasse für Ihr Geschäft

Inhalt

1. Rechtssicherheit und Funktionalitäten einer Kasse
2. Welche Arten von Kassen gibt es?
3. Vorteile eines Kassensystems
4. Universal- versus Branchenlösungen
5. Mobiles Bezahlen ermöglichen
6. FAQs - ordnungsgemäße Kassenführung
7. Fazit - Kriterien für die Wahl einer Kasse

1. Rechtssicherheit und Funktionalitäten einer Kasse

Mit einer Kasse rechnen stationäre Dienstleister, Händler, Gastronomen oder Friseure, ihre Leistungen ab, häufig als Bargeldtransaktionen. Entsprechend streng sind die Vorschriften an die Kassenführung.

Kassenvorschriften als Kampf gegen Schwarzgeld

Aufgrund der hohen Bargeldquote in Deutschland ist so mancher Unternehmer versucht, Umsätze an der Kasse vorbeizuleiten und das Finanzamt um Umsatzsteuer und Ertragsteuern zu bringen. Denn anders als bei Überweisungen lassen sich Tricksereien beim Bargeld nur schwer nachweisen. Die gesetzlichen Regeln folgen daher dem Prinzip, alles zu kontrollieren, was möglich ist: Sämtliche Kassiervorgänge sowie die ordnungsgemäße Funktion der Kasse und den Nachweis, dass der Unternehmer die Kasse nicht manipulieren kann.

Informieren Sie sich hier über die wichtigsten Kassenvorschriften in unseren FAQs zu diesem Ratgeberbeitrag.

Mit der Kasse Prozesse optimieren

Andererseits ist die Kasse ein wichtiger Bestandteil im betrieblichen Leistungsprozess. Bequeme Kassiervorgänge sind für Kunden Bestandteil eines guten Kundenservice. Eine Kasse bindet Kapazitäten in der Verwaltung: Je einfacher die Abrechnung einer Kasse, desto weniger Zeit verliert der Händler oder Gastronom im Büro. Gerade moderne Kassensysteme haben das Ziel, zeitraubende Abläufe durch Automatisierung und intelligente Schnittstellen zu vereinfachen.

Eine moderne Kasse hilft im Geschäft

Die moderne Kasse optimiert Prozesse und erfüllt die strengen gesetzlichen Vorgaben. Achten Sie bei der Wahl der Kasse daher auf folgende Punkte:

• Unterstützung und Beschleunigung betrieblicher Abläufe
• Schnelle Kassiervorgänge für zufriedene Kunden
• Einfach einzuführen, zu bedienen und zu verwalten
• Anpassungsfähig an Innovationen bei Zahlungsmöglichkeiten und Zahlungsarten
• Schnittstelle zur Buchhaltung: Übergabe von buchhaltungsrelevanten Daten per Knopfdruck
• Die Kasse muss GOBD konform sein und jeder Betriebsprüfung standhalten.

2. Welche Arten von Kassen gibt es?

Die folgenden Arten von Kassen sind in der Praxis nach wie vor häufig:

Bestandteile einer Kasse

So ist eine Kasse typischerweise aufgebaut:

• Kassenlade: Ablage für Bargeld, Ablage für Kartenbelege mit Unterschrift
• Tastatur und Display zum Tippen der Kassiervorgänge
• Scanner zum schnellen Einscannen von abzurechnenden Waren
• Bon-Drucker als Beleg bzw. Rechnung für den Kunden
• Terminals für Kartenzahlung
• Servicegeräte, auch Tablets oder Smartphones, für die Aufnahme einer Bestellung und die Weiterleitung der Bestellung

Je nach Betriebstyp werden an einzelne Bestandteile der Kasse unterschiedliche Anforderungen gestellt. Der Kassenbon eines Supermarkts sieht anders aus als der einer exklusiven Marken-Boutique oder eines Juweliers.

3. Vorteile eines Kassensystems

Ein Kassensystem, auch POS-System genannt, unterscheidet sich von einer klassischen Registrierkasse durch einen wesentlichen Vorteil: Es ist vernetzt. Damit optimieren Unternehmer betriebliche Abläufe im Geschäft, wie folgende Beispiele zeigen:

• Marketing: Kassensysteme mit CRM zur Kundenbindung oder mit Möglichkeiten für Verkaufsförderungsaktionen mit Gutscheinen
• Warenwirtschaft: automatischer Bestandsabgleich bei Verkäufen an der Kasse
• Buchhaltung: automatische Übergabe der Salden für Zahlungsarten und Umsätze über eine Buchhaltungsschnittstelle (DATEV-Export)

Die Hardware eines Kassensystems besteht aus Peripheriegeräten wie Scanner, Kartenterminals, Bondruckern und der Kassenlade für das Bargeld. Kassiert wird mit Hilfe von Maus und Tastatur oder mit speziellen Touch-Screen-Displays. Die Software für ein Kassensystem wird entweder lokal installiert oder als SaaS-Lösung gebucht.

Kassensystem mit Software ohne Internetanbindung

Kassensystem als SaaS-Lösung (Cloud-Kasse)

4. Universal- versus Branchenlösungen

Eine Kasse soll nicht nur kassieren können, sondern die Abläufe eines Unternehmens unterstützen. Daher gibt es am Markt neben Allroundkassen eine Vielzahl von Branchenlösungen, beispielsweise Kassenlösungen für Händler, Gastronomen oder Friseure.

Zusatzfunktionen pro Branche

In Gastronomie, Einzelhandel und bei Friseuren gibt es folgende Erweiterungen:

• Gastronomie: Tischreservierung, Bestellungen am Platz aufnehmen und per Klick an die Küche weiterleiten, Warenwirtschaft, Einsatzplanung für das Service-Personal
• Einzelhandel: Coupon-Verwaltung für Verkaufsförderungsaktionen, Warenwirtschaft mit Möglichkeit zum E-Commerce
• Friseure oder Beauty-Salons: CRM für die Kundenbindung, Coupon-Verwaltung für Verkaufsförderung, Warenwirtschaft

Das Spektrum an Branchenlösungen ist vielfältig. Häufig ist zum Beispiel ein Warenwirtschaftssystem die Basis, zu der es dann die entsprechende Kasse gibt. Hier gibt es Lösungen für Teilbranchen im Einzelhandel, zum Beispiel für Sporthändler. Auffällig ist, dass die moderne Kasse nicht mehr nur kassieren will. Mit CRM und Coupon-Modul wird sie zum Hilfsmittel für Verkaufsförderung, Kundenakquise und Kundenbindung.

5. Mobiles Bezahlen ermöglichen

Mobiles Bezahlen liegt im Trend und mit entsprechenden Apps wird das Smartphone oder das Tablet zur mobilen Kasse. Hier gibt es entsprechende Lösungen von Banken, PayPal, Google oder Apple. Auch Anbieter von Kassenlösungen bieten unterstützend Kassen-Apps an. 

Für stationäre Dienstleister, die auf Publikumsmessen ausstellen oder Roadshows veranstalten, sind mobile Bezahlsysteme ideal. Auch Gastronomen können im Hochbetrieb Aushilfskellner mit entsprechenden Geräten ausstatten. Selbst für Coaches oder Personal Trainer sind mobile Zahlungssysteme geeignet. Anstatt eine Rechnung zu stellen, nutzen sie ihr Smartphone, um eine Sitzung vor Ort abzurechnen. Mobile Bezahlsysteme funktionieren ausschließlich bargeldlos. Das spart Arbeit und ist im Hinblick auf Betriebsprüfungen weniger riskant.

Mehr Infos dazu auf der Seite "Mobiles Bezahlen".

6. FAQs - ordnungsgemäße Kassenführung

Korrekte Kassenführung ist ein Muss. Ein Teil der Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist immer die Prüfung der Kasse. Wird die Kasse beanstandet, kann das für den Steuerpflichtigen schwerwiegende Folgen haben.

Was ist das Ziel der gesetzlichen Vorschriften?

Kassentransaktionen sollen lückenlos zu kontrollieren sein. Die Vorschriften zwingen den Unternehmer dazu, sämtliche Verkäufe über die Kasse zu erfassen. Bereits die gute alte Registrierkasse folgte diesem Prinzip. Hier mussten Händler ihre Kassenrollen aufheben und wehe, es ergaben sich Lücken im Falle einer Betriebsprüfung. Die aktuellen gesetzlichen Vorschriften umfassen die Regeln zur GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und ab 2020 weitere Bestimmungen, die darauf abzielen, dass elektronische Kassen nicht manipuliert werden können.

Was ist bei der GOBD-Kasse wichtig?

In Kurzform sagen die GOBD-Regeln zur Kassenführung Folgendes:

Technische Überprüfbarkeit

Jede elektronische Kasse muss technisch überprüfbar sein: Der Unternehmer muss Auskunft geben über Nummernsysteme und Artikelstammdaten. Der Finanzverwaltung muss auf Verlangen die Dokumentation ausgehändigt werden.

Lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Vorgänge an der Kasse

Sämtliche Vorgänge an der Kasse müssen aufgezeichnet werden: Kassiervorgänge, Barausgaben, Bargeldentnahmen, Bargeldeinlagen, Stornos. Besonders "untypische" bzw. "kritische" Vorgänge müssen erläutert werden, insbesondere Stornos.

Kontrollen sind jederzeit möglich

Der Händler muss damit rechnen, dass ein Finanzbeamter unangemeldet eine Kontrolle, eine sogenannte Kassennachschau durchführt. Dabei macht der Prüfer zunächst einen Kassensturz. Kassensturz heißt, den Bargeldbestand der Kasse zählen und prüfen, ob er mit dem Soll-Bestand übereinstimmt.

Welche Regeln gelten ab 2020?

Die TSE-Kasse ist eine logische Ergänzung der GOBD. TSE steht für technische Sicherheitseinrichtung. Jeder Kassen-Hersteller muss ab dem 1.1.2020 seine elektronischen Kassen mit einer Vorrichtung ausstatten, die eine Manipulation ausschließt. Einmal gespeicherte Daten dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Jede elektronische Kasse braucht bis 30.9.2019 ein TSE-Zertifikat, das bestätigt, dass das System nicht manipulierbar ist.

Zu den weiteren Pflichten ab 2020 zählen:

• Die Belegausgabepflicht (Bon-Pflicht): Jeder Händler muss seinem Kunden einen Beleg aushändigen.
• Kassenmeldepflicht: Jeder Händler muss seine elektronische Kasse bis zum 30.09.2019 beim zuständigen Finanzamt anmelden.

Mehr dazu in unserem Ratgeber GOBD Kasse.

Was hat es mit der Belegausgabepflicht auf sich?

Die Belegausgabepflicht erscheint auf den ersten Blick unsinnig. Denn jede Registrierkasse hat die Funktion des Belegdrucks, als Quittung für den Kunden wie für die interne Dokumentation von Kassiervorgängen. Mit der Belegausgabepflicht möchte die Finanzverwaltung vermeiden, dass Kassierer eine Bargeldzahlung einfach entgegennehmen ohne es als Bareinnahmen korrekt zu erfassen. Bargeld einfach in die Kasse legen geht bei jeder Registrierkasse und jedem Kassensystem durch die Funktionstaste "Kassenlade öffnen". Es muss im Interesse jedes Unternehmers sein, solche unerlaubten "schwarzen" Kassiervorgänge zu unterbinden, auch wegen der Gefahr durch Unterschlagung von Bargeld durch Mitarbeiter.

Gibt es die Pflicht zur elektronischen Kasse?

Unternehmer sind nicht verpflichtet, eine elektronische Kasse einzusetzen. Die offene Ladenkasse ist nach wie üblich und kann von jedem Unternehmer eingesetzt werden. In diesem Fall müssen Sie täglich einen Kassenbericht führen, mit einer Aufzeichnung sämtlicher Kassiervorgänge und einem täglichen Kassenabschluss.

Welche Vorschriften gelten für nicht-elektronische Kassen?

Die Pflicht zur lückenlosen Aufzeichnung gilt auch für nicht-elektronische Kassen. Aufzeichnungen mit Excel-Tabellen sind nicht erlaubt, weil diese Tabellen manipulierbar sind. Unternehmen mit viel Kundenfrequenz kommen mit der handschriftlich aufgezeichneten Kasse schnell an ihre Grenzen, beispielsweise an langen Samstagen im Weihnachtsgeschäft.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für Kassendaten?

Für sämtliche gespeicherte Kassendaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Jedes Kassen­system muss daher in der Lage sein, Umsätze und Kassentransaktionen 10 Jahre unverändert und manipulationssicher zu speichern. Eine Vereinfachungsregel gibt es seit 2020 beim Wechsel eines Kassensystems. Die Daten eines elektronischen Kassensystems müssen jetzt nur noch 5 Jahre aufbewahrt werden, wenn ein Systemwechsel stattfindet.

Welche Daten muss eine Kasse speichern?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bzw. Datenspeicherung von 10 Jahren betrifft Verwaltungsdaten und Bewegungsdaten der Kasse. Zu den Verwaltungsdaten der Kasse zählen:

• Programmdateien und deren Änderungen
• Dateien von Stammdaten und deren Änderungen im zeitlichen Verlauf
• Bedienungs- und Programmieranleitungen

Bewegungsdaten umfassen sämtliche Vorgänge bei der Bedienung einer Kasse:

• Kassiervorgänge
• Retouren und Rückbuchungen
• Ausgaben für getätigte Bareinkäufe. Beispiel: Der stationäre Händler kauft im Schreibwarenladen Schreibzeug ein. 
• Entnahmen
• Stornobuchungen
• tägliche Kassenabschlüsse, die sogenannten Z-Bons

Die täglichen Kassenabschlüsse (Z-Bons) umfassen

• Tagesumsätze
• Summe der Entnahmen und Ausgaben pro Tag
• Kassenanfangsbestände und Endbestände
• Saldo Bargeld
• Salden unbarer Zahlungsarten: EC-Karten, Kreditkarten

Mit welchen Methoden prüft das Finanzamt eine Kasse?

Ab 2020 haben die Finanzbehörden weitreichende Befugnisse. Sie können beispielsweise Prüfer unangekündigt zum Händler schicken, um einen Kassensturz vorzunehmen. Dabei prüfen sie, ob die Ist-Bestände an Bargeld und Zahlungsmitteln mit den Soll-Beständen übereinstimmt. 

Im Rahmen von Betriebsprüfungen prüfen die Beamten sämtliche Kassentransaktionen per Stichprobe. Im Zuge der Digitalisierung wird die Kassenprüfung bei elektronischen Kassen auch mit entsprechenden Algorithmen erfolgen. 

Bereits jetzt setzen Finanzamtsprüfer statistische Programme in der Gastronomie ein. Hier werden beispielsweise Aufzeichnungen von Wetterdaten mit den gemeldeten Umsätzen verglichen. Nehmen wir an, an einem sonnigen Feiertag meldet der Biergarten-Unternehmer einen schlechten Umsatz. Dann vermutet das Finanzamt sofort Steuerbetrug, weil an solchen Tagen die Umsätze normalerweise hoch sind.

Außerdem prüfen die Finanzbeamten die Wareneinsatzquoten. Hintergrund: Zweigt ein Händler Umsätze schwarz ab, erhöhen sich logischerweise die Kosten für den Wareneinsatz. Er musste ja für den schwarzen Umsatz Ware einkaufen. Weichen gemeldete Wareneinsätze extrem ab, vermuten die Finanzbeamten daher Steuerbetrug.

In welchen Branchen prüfen Finanzbeamte besonders intensiv?

In der Regel sind es Branchen, in denen der Bargeldanteil typischerweise besonders hoch ist. Das ist zum Beispiel in der Gastronomie der Fall. Daher prüfen hier die Finanzbeamten besonders gründlich. Stichwort: Wetterdaten und typische Wareneinsatzquoten. Wer in der Gastronomie gründet, sollte mit dem Steuerberater besprechen, wie die Kassenführung am besten zu organisieren ist.

Wann ist eine Kasse sicher bei jeder Betriebsprüfung?

Egal ob der Unternehmer eine offene Ladenkasse, eine Registrierkasse oder eine elektronische Kasse einsetzt, das Finanzamt interessiert die lückenlose Führung der Kasse  - zusätzlich bei der elektronischen Kasse die Manipulationssicherheit des Systems ab 2020. Das bedeutet:

• Vollständigkeit der täglichen Kassenabschlussberichte
• Keine Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge, insbesondere beim Bargeld.
• Alle besonderen Vorgänge sind vollständig und gewissenhaft dokumentiert: Insbesondere Stornos sowie Entnahmen und Einlagen oder Fehlbuchungen durch falsche Kassenbedienung. Am besten sollten zwei Mitarbeiter den beschriebenen Vorgang per Unterschrift bezeugen.

Zu überlegen ist, den Anteil an Bargeldtransaktionen durch gezieltes Anbieten von bargeldlosen Zahlungsarten zu reduzieren.

Was sind die Folgen inkorrekter Kassenführung?

Treten Unstimmigkeiten bei einer Kassenprüfung oder bei einem unangekündigten Kassensturz auf, sind die Folgen unangenehm.

• Es werden Bußgelder bis zu 25.000 € erhoben.
• Das Finanzamt macht eine Umsatzschätzung und fordert entsprechend Umsatzsteuer oder Ertragssteuern nach.
• Ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung folgt, wenn dem Unternehmer Vorsatz nachgewiesen wird.
• Das Unternehmen wird häufiger vom Finanzamt geprüft.

Unternehmer sollten daher neben einem guten Kassensystem die Abläufe und Vorgehensweisen genauestens definieren und die täglichen Kassier-Routinen exakt überwachen. Je besser das Kassensystem und je geringer der Bargeld-Anteil am Umsatz, desto leichter ist das.

Wie ist der Zusammenhang zum Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist für die Unternehmer wichtig, die über ihre Kasse ausschließlich Bargeldtransaktionen abwickeln. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Geldkassette für die Portokasse. Hier müssen Unternehmer ebenfalls sämtliche Transaktionen lückenlos aufzeichnen.

Fazit - Kriterien für die Wahl einer Kasse

Über die Kasse rechnen stationäre Händler und Dienstleister ihre Leistungen ab. Unternehmer, die sich eine Kasse anschaffen, müssen zwei Aspekte berücksichtigen. Unterstützt die Kasse die Abläufe optimal? Sind im Unternehmen alle Vorkehrungen getroffen, dass die GOBD und die verschärften Vorschriften eingehalten werden, die seit dem 1. Januar 2020 gelten.

Lückenlose Überprüfung von Transaktionen und Kasse steht hinter allen Gesetzesänderungen ab 2020.

• Jeder Unternehmer muss die lückenlose Aufzeichnung von Kassenvorgängen jederzeit nachweisen. Prüfungen durch das Finanzamt sind jederzeit möglich.
• Nicht-elektronische Kassen können nach wie vor eingesetzt werden.
• Wird eine elektronische Kasse eingesetzt, muss sie manipulationssicher sein und ab September 2020 ein TSE-Zertifikat haben.
• Die Bußgelder für schlampige Kassenführung erhöhen sich ab 2020 auf bis zu 25.000 €.

Jeder stationäre Dienstleister sollte bei der Anschaffung einer Kasse 4 Fragen stellen: 

• Passt die Kasse zum Unternehmen?
• Ist sie GOBD-konform?
• Wie einfach sind Bedienung und Einarbeitung von Mitarbeitern? 
• Entlastet die Kasse Arbeiten in der Buchhaltung?

Moderne Systemkassen gibt es als Universallösungen oder als Branchenlösungen und bieten auch interessante Marketing-Funktionen. Außerdem sind sie GOBD-konform und halten bei korrekter Bedienung jeder Betriebsprüfung stand.

Hier gibt es Kassen für stationäre Dienstleister