Wer einen Laden im Einzelhandel eröffnen will oder in der Gastronomie selbstständig macht, braucht eine Kasse. Eine moderne Kasse kann viel mehr als nur kassieren, sondern auch zum Beispiel die Kundenbedienung und Buchhaltung optimieren. Auf der anderen Seite sind die gesetzlichen Vorgaben zu beachten, denn bei fehlerhafter Kassenführung drohen horrende Strafen. Wir zeigen die wichtigsten Aspekte rund um die Kasse.
Mit einer Kasse rechnen stationäre Dienstleister, Händler, Gastronomen oder Friseure, ihre Leistungen ab, häufig als Bargeldtransaktionen. Entsprechend streng sind die Vorschriften an die Kassenführung.
Aufgrund der hohen Bargeldquote in Deutschland ist so mancher Unternehmer versucht, Umsätze an der Kasse vorbeizuleiten und das Finanzamt um Umsatzsteuer und Ertragsteuern zu bringen. Denn anders als bei Überweisungen lassen sich Tricksereien beim Bargeld nur schwer nachweisen. Die gesetzlichen Regeln folgen daher dem Prinzip, alles zu kontrollieren, was möglich ist: Sämtliche Kassiervorgänge sowie die ordnungsgemäße Funktion der Kasse und den Nachweis, dass der Unternehmer die Kasse nicht manipulieren kann.
Andererseits ist die Kasse ein wichtiger Bestandteil im betrieblichen Leistungsprozess. Bequeme Kassiervorgänge sind für Kunden Bestandteil eines guten Kundenservice. Eine Kasse bindet Kapazitäten in der Verwaltung: Je einfacher die Abrechnung einer Kasse, desto weniger Zeit verliert der Händler oder Gastronom im Büro. Gerade moderne Kassensysteme haben das Ziel, zeitraubende Abläufe durch Automatisierung und intelligente Schnittstellen zu vereinfachen.
Die moderne Kasse optimiert Prozesse und erfüllt die strengen gesetzlichen Vorgaben. Achten Sie bei der Wahl der Kasse daher auf folgende Punkte:
Die folgenden Arten von Kassen sind in der Praxis nach wie vor häufig:
Art der Kasse | Art der Aufzeichnung | Mögliche Zahlungsarten | Schnittstellen vorhanden? | Für wen oder was geeignet? |
Geldkassette (Geldkasse) | per Hand | Nur Bargeld | Nein | Portokasse; für Bareinkäufe und den internen Gebrauch |
Offene Ladenkasse | per Hand | Nur Bargeld | Nein | Fahrende Händler, Marktleute, Eckkneipen |
Registrierkasse | elektro-mechanisch auf Kassenrollen aus Papier | Bargeld, Kartenzahlung oder mobiles Bezahlen nur mit Zusatzgeräten, die nicht integriert sind. | Nein | Kleine Händler und Dienstleister ohne Warenwirtschaft |
PC-Kasse | elektronisch | Bargeld, häufig bereits integrierte Kartenzahlung oder mobiles Bezahlen | grundsätzlich möglich | Händler mit Warenwirtschaft |
Kassensystem | elektronisch | Bargeld, Kartenzahlung und mobiles Bezahlen integriert | Ja, z.B. Buchhaltung oder Warenwirtschaft | Händler mit Warenwirtschaft und E-Commerce |
Mobile Zahlungssysteme | elektronisch | Bargeld denkbar, Schwerpunkt liegt aber auf unbaren Zahlungsmethoden | Ja, z.B. Buchhaltung oder Warenwirtschaft | Stationäre Dienstleister, Gastronomen, Event-Unternehmer |
So ist eine Kasse typischerweise aufgebaut:
Je nach Betriebstyp werden an einzelne Bestandteile der Kasse unterschiedliche Anforderungen gestellt. Der Kassenbon eines Supermarkts sieht anders aus als der einer exklusiven Marken-Boutique oder eines Juweliers.
Ein Kassensystem, auch POS-System genannt, unterscheidet sich von einer klassischen Registrierkasse durch einen wesentlichen Vorteil: Es ist vernetzt. Damit optimieren Unternehmer betriebliche Abläufe im Geschäft, wie folgende Beispiele zeigen:
Die Hardware eines Kassensystems besteht aus Peripheriegeräten wie Scanner, Kartenterminals, Bondruckern und der Kassenlade für das Bargeld. Kassiert wird mit Hilfe von Maus und Tastatur oder mit speziellen Touch-Screen-Displays. Die Software für ein Kassensystem wird entweder lokal installiert oder als SaaS-Lösung gebucht.
Vorteile | Nachteile |
Keine Internet-Kosten und kein Sicherheitsrisiko durch Viren & Co. | Soft- und Hardware-Updates müssen selbst oder über einen Techniker durchgeführt werden |
Daten liegen ausschließlich lokal vor | Hoher Aufwand bei der Installation des Kassensystems |
Datensicherung muss regelmäßig selbst durchgeführt werden | |
Hohe Service-Kosten durch externe Dienstleister |
Vorteile | Nachteile |
Immer aktuellste Software-Version | Keine oder nur eingeschränkte Nutzbarkeit bei Ausfall der Internetanbindung |
Datensicherung und Backup möglich | Geschäftsdaten liegen in der externen Cloud |
Kein Datenverlust bei Zerstörung der Hardware | Risiko von Angriffen durch Hacker, Viren etc. |
Online-Dokumentation und Online-Support jederzeit abrufbar |
Eine Kasse soll nicht nur kassieren können, sondern die Abläufe eines Unternehmens unterstützen. Daher gibt es am Markt neben Allroundkassen eine Vielzahl von Branchenlösungen, beispielsweise Kassenlösungen für Händler, Gastronomen oder Friseure.
In Gastronomie, Einzelhandel und bei Friseuren gibt es folgende Erweiterungen:
Das Spektrum an Branchenlösungen ist vielfältig. Häufig ist zum Beispiel ein Warenwirtschaftssystem die Basis, zu der es dann die entsprechende Kasse gibt. Hier gibt es Lösungen für Teilbranchen im Einzelhandel, zum Beispiel für Sporthändler. Auffällig ist, dass die moderne Kasse nicht mehr nur kassieren will. Mit CRM und Coupon-Modul wird sie zum Hilfsmittel für Verkaufsförderung, Kundenakquise und Kundenbindung.
Mobiles Bezahlen liegt im Trend und mit entsprechenden Apps wird das Smartphone oder das Tablet zur mobilen Kasse. Hier gibt es entsprechende Lösungen von Banken, PayPal, Google oder Apple. Auch Anbieter von Kassenlösungen bieten unterstützend Kassen-Apps an.
Für stationäre Dienstleister, die auf Publikumsmessen ausstellen oder Roadshows veranstalten, sind mobile Bezahlsysteme ideal. Auch Gastronomen können im Hochbetrieb Aushilfskellner mit entsprechenden Geräten ausstatten. Selbst für Coaches oder Personal Trainer sind mobile Zahlungssysteme geeignet. Anstatt eine Rechnung zu stellen, nutzen sie ihr Smartphone, um eine Sitzung vor Ort abzurechnen. Mobile Bezahlsysteme funktionieren ausschließlich bargeldlos. Das spart Arbeit und ist im Hinblick auf Betriebsprüfungen weniger riskant.
Mehr Infos dazu auf der Seite "Mobiles Bezahlen".
Korrekte Kassenführung ist ein Muss. Ein Teil der Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist immer die Prüfung der Kasse. Wird die Kasse beanstandet, kann das für den Steuerpflichtigen schwerwiegende Folgen haben.
Kassentransaktionen sollen lückenlos zu kontrollieren sein. Die Vorschriften zwingen den Unternehmer dazu, sämtliche Verkäufe über die Kasse zu erfassen. Bereits die gute alte Registrierkasse folgte diesem Prinzip. Hier mussten Händler ihre Kassenrollen aufheben und wehe, es ergaben sich Lücken im Falle einer Betriebsprüfung. Die aktuellen gesetzlichen Vorschriften umfassen die Regeln zur GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und ab 2020 weitere Bestimmungen, die darauf abzielen, dass elektronische Kassen nicht manipuliert werden können.
In Kurzform sagen die GOBD-Regeln zur Kassenführung Folgendes:
Jede elektronische Kasse muss technisch überprüfbar sein: Der Unternehmer muss Auskunft geben über Nummernsysteme und Artikelstammdaten. Der Finanzverwaltung muss auf Verlangen die Dokumentation ausgehändigt werden.
Sämtliche Vorgänge an der Kasse müssen aufgezeichnet werden: Kassiervorgänge, Barausgaben, Bargeldentnahmen, Bargeldeinlagen, Stornos. Besonders "untypische" bzw. "kritische" Vorgänge müssen erläutert werden, insbesondere Stornos.
Der Händler muss damit rechnen, dass ein Finanzbeamter unangemeldet eine Kontrolle, eine sogenannte Kassennachschau durchführt. Dabei macht der Prüfer zunächst einen Kassensturz. Kassensturz heißt, den Bargeldbestand der Kasse zählen und prüfen, ob er mit dem Soll-Bestand übereinstimmt.
Die TSE-Kasse ist eine logische Ergänzung der GOBD. TSE steht für technische Sicherheitseinrichtung. Jeder Kassen-Hersteller muss ab dem 1.1.2020 seine elektronischen Kassen mit einer Vorrichtung ausstatten, die eine Manipulation ausschließt. Einmal gespeicherte Daten dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Jede elektronische Kasse braucht bis 30.9.2019 ein TSE-Zertifikat, das bestätigt, dass das System nicht manipulierbar ist.
Zu den weiteren Pflichten ab 2020 zählen:
Mehr dazu in unserem Ratgeber GOBD Kasse.
Die Belegausgabepflicht erscheint auf den ersten Blick unsinnig. Denn jede Registrierkasse hat die Funktion des Belegdrucks, als Quittung für den Kunden wie für die interne Dokumentation von Kassiervorgängen. Mit der Belegausgabepflicht möchte die Finanzverwaltung vermeiden, dass Kassierer eine Bargeldzahlung einfach entgegennehmen ohne es als Bareinnahmen korrekt zu erfassen. Bargeld einfach in die Kasse legen geht bei jeder Registrierkasse und jedem Kassensystem durch die Funktionstaste "Kassenlade öffnen". Es muss im Interesse jedes Unternehmers sein, solche unerlaubten "schwarzen" Kassiervorgänge zu unterbinden, auch wegen der Gefahr durch Unterschlagung von Bargeld durch Mitarbeiter.
Unternehmer sind nicht verpflichtet, eine elektronische Kasse einzusetzen. Die offene Ladenkasse ist nach wie üblich und kann von jedem Unternehmer eingesetzt werden. In diesem Fall müssen Sie täglich einen Kassenbericht führen, mit einer Aufzeichnung sämtlicher Kassiervorgänge und einem täglichen Kassenabschluss.
Die Pflicht zur lückenlosen Aufzeichnung gilt auch für nicht-elektronische Kassen. Aufzeichnungen mit Excel-Tabellen sind nicht erlaubt, weil diese Tabellen manipulierbar sind. Unternehmen mit viel Kundenfrequenz kommen mit der handschriftlich aufgezeichneten Kasse schnell an ihre Grenzen, beispielsweise an langen Samstagen im Weihnachtsgeschäft.
Für sämtliche gespeicherte Kassendaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Jedes Kassensystem muss daher in der Lage sein, Umsätze und Kassentransaktionen 10 Jahre unverändert und manipulationssicher zu speichern. Eine Vereinfachungsregel gibt es seit 2020 beim Wechsel eines Kassensystems. Die Daten eines elektronischen Kassensystems müssen jetzt nur noch 5 Jahre aufbewahrt werden, wenn ein Systemwechsel stattfindet.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bzw. Datenspeicherung von 10 Jahren betrifft Verwaltungsdaten und Bewegungsdaten der Kasse. Zu den Verwaltungsdaten der Kasse zählen:
Bewegungsdaten umfassen sämtliche Vorgänge bei der Bedienung einer Kasse:
Die täglichen Kassenabschlüsse (Z-Bons) umfassen
Ab 2020 haben die Finanzbehörden weitreichende Befugnisse. Sie können beispielsweise Prüfer unangekündigt zum Händler schicken, um einen Kassensturz vorzunehmen. Dabei prüfen sie, ob die Ist-Bestände an Bargeld und Zahlungsmitteln mit den Soll-Beständen übereinstimmt.
Im Rahmen von Betriebsprüfungen prüfen die Beamten sämtliche Kassentransaktionen per Stichprobe. Im Zuge der Digitalisierung wird die Kassenprüfung bei elektronischen Kassen auch mit entsprechenden Algorithmen erfolgen.
Bereits jetzt setzen Finanzamtsprüfer statistische Programme in der Gastronomie ein. Hier werden beispielsweise Aufzeichnungen von Wetterdaten mit den gemeldeten Umsätzen verglichen. Nehmen wir an, an einem sonnigen Feiertag meldet der Biergarten-Unternehmer einen schlechten Umsatz. Dann vermutet das Finanzamt sofort Steuerbetrug, weil an solchen Tagen die Umsätze normalerweise hoch sind.
Außerdem prüfen die Finanzbeamten die Wareneinsatzquoten. Hintergrund: Zweigt ein Händler Umsätze schwarz ab, erhöhen sich logischerweise die Kosten für den Wareneinsatz. Er musste ja für den schwarzen Umsatz Ware einkaufen. Weichen gemeldete Wareneinsätze extrem ab, vermuten die Finanzbeamten daher Steuerbetrug.
In der Regel sind es Branchen, in denen der Bargeldanteil typischerweise besonders hoch ist. Das ist zum Beispiel in der Gastronomie der Fall. Daher prüfen hier die Finanzbeamten besonders gründlich. Stichwort: Wetterdaten und typische Wareneinsatzquoten. Wer in der Gastronomie gründet, sollte mit dem Steuerberater besprechen, wie die Kassenführung am besten zu organisieren ist.
Egal ob der Unternehmer eine offene Ladenkasse, eine Registrierkasse oder eine elektronische Kasse einsetzt, das Finanzamt interessiert die lückenlose Führung der Kasse - zusätzlich bei der elektronischen Kasse die Manipulationssicherheit des Systems ab 2020. Das bedeutet:
Zu überlegen ist, den Anteil an Bargeldtransaktionen durch gezieltes Anbieten von bargeldlosen Zahlungsarten zu reduzieren.
Treten Unstimmigkeiten bei einer Kassenprüfung oder bei einem unangekündigten Kassensturz auf, sind die Folgen unangenehm.
Unternehmer sollten daher neben einem guten Kassensystem die Abläufe und Vorgehensweisen genauestens definieren und die täglichen Kassier-Routinen exakt überwachen. Je besser das Kassensystem und je geringer der Bargeld-Anteil am Umsatz, desto leichter ist das.
Das Kassenbuch ist für die Unternehmer wichtig, die über ihre Kasse ausschließlich Bargeldtransaktionen abwickeln. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Geldkassette für die Portokasse. Hier müssen Unternehmer ebenfalls sämtliche Transaktionen lückenlos aufzeichnen.
In allen Fragen zu Kasse und Kassenführung berät Sie ein guter Steuerberater.
Vorteile eines SteuerberatersÜber die Kasse rechnen stationäre Händler und Dienstleister ihre Leistungen ab. Unternehmer, die sich eine Kasse anschaffen, müssen zwei Aspekte berücksichtigen. Unterstützt die Kasse die Abläufe optimal? Sind im Unternehmen alle Vorkehrungen getroffen, dass die GOBD und die verschärften Vorschriften eingehalten werden, die seit dem 1. Januar 2020 gelten.
Lückenlose Überprüfung von Transaktionen und Kasse steht hinter allen Gesetzesänderungen ab 2020.
Jeder stationäre Dienstleister sollte bei der Anschaffung einer Kasse 4 Fragen stellen:
Moderne Systemkassen gibt es als Universallösungen oder als Branchenlösungen und bieten auch interessante Marketing-Funktionen. Außerdem sind sie GOBD-konform und halten bei korrekter Bedienung jeder Betriebsprüfung stand.