Die richtige Kasse für Gastronomie, Einzelhandel & Co.

Die Kasse als unverzichtbarer Begleiter

Die Leidenschaft fürs Backen, die Suche nach dem besonderen Kleid, die Erinnerung an die Musikklänge des letzten Konzerts – Ideen für die Gründung eines eigenen Unternehmens können so verschieden sein wie die Menschen, die diese Ideen in die Wirklichkeit umsetzen. Doch so kreativ und individuell die Geschäftsideen auch sind, eines haben sie miteinander gemein: die Führung einer Kasse und Dokumentation der Umsätze. Noch vor einigen Jahren brauchte man dafür große, teure Registrierkassen oder man rechnete ganz manuell mit Block, Taschenrechner und Kassenbuch ab. Die Kassenbuchführung ist ein Teil der gesetzlich vorgegebenen Buchhaltung und hat insbesondere für Selbstständige in Branchen mit vielen Barzahlungen eine wichtige Bedeutung.

Heute gibt es die Möglichkeit, diese Klassiker abzulösen und softwarebasierte Kassensysteme zu nutzen. Solche Anwendungen können mitunter auch zum mobilen Bezahlen genutzt werden. Was es damit auf sich hat, welche verschiedenen Arten an Kassensystemen es gibt und worauf Sie bei der Auswahl einer Kasse achten sollten, erfahren Sie auf dieser Seite.

Was muss eine Kasse können?

Wenn Sie beispielsweise Inhaber eines Gaststättengewerbes, eines Friseur- oder Kleidergeschäfts sind, erfordert Ihr betrieblicher Alltag ohne Wenn und Aber eine Registrierkasse, um den Verkauf von Waren, mit der Bargeldumsätzen abgerechnet und Belege erstellt werden, zu erfassen.

In den vergangenen Jahren haben sich die Prüfungen seitens des Finanzamts nochmals um einiges verschärft, es werden umfangreichere Unterlagen zu Kasse und Bargeschäften angefordert. Werden bestimmte gesetzliche Bestimmungen zur Kassenführung nicht eingehalten, kann ganz nach dem Ermessen des Prüfers eine Hinzuschätzung erfolgen, was hohe Bußgelder nach sich ziehen kann.

Beachten Sie auch, dass Ihre Kasse einen gewissen Servicefaktor mit sich bringt. Zeit bestimmt unser aller Alltag. Je schneller und reibungsloser ein Kunde zahlen kann, desto zufriedener ist er. Das betrifft den Einzelhandel genauso wie die Gastronomie. Eine moderne und flexible Kasse kann genau dabei helfen. Zum Beispiel können Essensbestellungen direkt vom Gast in die Küche geleitet werden oder eine Bezahlung direkt beim Gast erfolgen.

Gesetzliche Anforderungen an die Kasse

Auch an eine Kasse gibt es gesetzliche Anforderungen. Darunter fällt beispielsweise die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bzw. Datenspeicherung von 10 Jahren. Das bedeutet, für elektronische Kassen­systeme ist es vorgeschrieben, unter anderem Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern zu können. Wenn Sie ein solches Kassensystem momentan und auch weiterhin nutzen möchten, müssen Sie dafür Sorge tragen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen erfüllt werden.

Folgende Anforderungen muss die Kasse erfüllen und digital sowie einzeln speichern:

• Z-Bons Ausgabe
• Stornobuchungen
• Retouren/Rückbuchungen
• Entnahmen
• Abbildung der Einzelpositionen
• Stammdatendateien und deren Änderungen
• Zahlungsmittel (bar, Scheck- und Kreditkarte)
• Bedienungs- und Programmieranleitung müssen abrufbar sein
• Programmabrufe nach jeder Änderung

Soweit die vorhandene Kasse diese Anforderungen nicht umsetzen kann, verlangt die Rechtsprechung, dass technisch mögliche Anpassungen vorgenommen werden müssen. Sie haben also die Möglichkeit Ihre alte Kasse aufzurüsten oder sich eine komplett neue anzuschaffen. Ansonsten stehen Sie bei der nächsten Betriebsprüfung vor einem Problem: der Prüfer kann Strafgelder verhängen oder aber er schätzt die Buchführung, was zu erheblichen Nachzahlungen führen kann.

Achtung: Trotz dieser gesetzlichen Anforderungen besteht für Sie keine grundsätzliche Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Die offene Ladenkasse ist nach wie üblich und kann von jedem Unternehmer eingesetzt werden. Sofern Sie momentan ein elektronisches Kassensystem nutzen, können Sie dieses auch entsorgen und Ihre Abrechnung von Bargeldumsätzen mit einer offenen Ladenkasse weiterführen. In diesem Fall müssen Sie täglich ein Kassenbericht führen, der es ermöglicht, dass die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln.

Kassen und Betriebsprüfung

Um eine ordnungsgemäße Kasse vorzuweisen, können laut Finanzamt Unternehmen mit überwiegend Barumsätzen zwischen zwei Varianten wählen: Registrierkasse mit täglichen Z-Bons oder offene Ladenkasse mit Tageskassenbericht.

Bei der Registrierkasse ist zwingend erforderlich, dass alle täglichen Ein- und Ausgaben zu erfassen sind. Am Ende des Tages müssen Sie schließlich einen den Gesamtkassenstreifen sowie ein Z-Bon ausgedruckt werden.

Bei der sogenannten offenen Ladenkassen ist dagegen für jeden Tag ein seperater Vordruck handschriftlich als Tageskassenbericht auszufüllen. Selbsterstellte Excel-Tabellen sind somit risikobehaftet, da diese seitens des Finanzamtes als nicht manipulationssicher eingeschätzt werden.

Welche Kassenarten gibt es?

Es existieren verschiedene Arten von Kassensystemen:

• die offene Ladenkasse,
• die elektronische Registrierkasse,
• die praktische PC-Kasse,
• das für den Handel spezifizierte Point-of-Sale-Kassensystem und
• das immer beliebter werdende Mobile Payment.

Für die Verwendung einer computergestützten Kasse ist in der Regel ein Endgerät wie bspw. ein PC notwendig, das mit der Kasse verbunden wird.

Gesetzliche Anforderungen an die Kasse

Seit dem 1. Januar 2017 sind elektronische Kassen­systeme vorgeschrieben, die unter anderem Umsätze zehn Jahre lang unverändert speichern müssen. Wenn Sie ein solches Kassensystem in Ihrem Geschäft im Einsatz haben, müssen Sie dafür sorgen, dass diese alle gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt.

Folgende Anforderungen muss die Kasse erfüllen und digital sowie einzeln gespeichert und abrufar sein:

• Journaldatei mit allen einzelnen Gerschäftsvorfällen
• Alle Auswertungsdateien (z.B. Warengruppenberichte)
• Stonrierung und Retouren
• Alle Programmierungs- und Stammdatenateien und deren Änderungen
• Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarte)
• Entnahmen aus der Kasse
• Bedienungsanleitung
• Programmieranleitung und Einrichtungsprotokolle
• Programmabrufe nach jeder Änderung

Um hohe Bußgelder seitens des Finanzamtes zu vermeiden, achten Sie beim Kauf Ihrer Kasse stets darauf, dass Sie die genannten Anforderungen erfüllt.

Achtung: Es gibt jedoch keine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen! Der Gesetzgeber verpflichtet nicht, elektronische Kassensysteme einzusetzen, die offene Ladenkasse ist nach wie vor möglich. Es besteht sogar rechtlich die Möglichkeit, dass jemand, der ein elektronisches Kassensystem im Einsatz hat, dieses entsorgt und auf die offene Ladenkasse umstellt. Also eine Barkasse, die auf jegliche Technik verzichtet.

Im Fall der offenen Ladenkasse muss täglich ein Kassenbericht geführt werden, der es ermöglicht, dass die täglichen Einnahmen rechnerisch ermittelt werden.

Die Kasse wählen: modern oder doch lieber oldschool?

Für das Betreiben eines Geschäfts ist eine klassische Kasse oder ein elektronisches Kassensystem unerläßlich. Die Frage ist: Was wollen Sie damit machen? Falls Sie nur Bargeld Ein- und Ausgänge dokumentieren möchten, ist eine kostengünstige Registrierkasse, also ein klassiches Kassensystem ohne Schnittstelle zu einem PC, Laptop etc., die beste Lösung. Wenn Sie doch nach einer erweiterten Kassenlösung suchen und verschiedene Zusatzfunktionen benötigen, sind Sie mit einem softwarebasierten Kassensystem am besten bedient.

Für einen besseren Überblick haben jeweils ein paar Vor- und Nachteile der Kassensystem-Arten aufgelistet:

Softwarebasiertes Kassensystem

Klassisches Kassensystem

Sie möchten das Ganze ausführlicher? Dann lesen Sie mehr auf der Seite über die verschiedenen Arten von Kassensystemen. Und um sich einen Überblick über die verschiedenen Kassensystem-Anbieter zu verschaffen, haben wir Ihnen hier ausgewählte Kassensoftware vorgestellt.

5 Kriterien, die Ihre Kasse erfüllen sollte

Führen Sie ein Gaststättengewerbe oder sind im Einzelhandel tätig, kommen Sie um das Thema Kasse nicht herum. Deshalb geben wir Ihnen 5 Tipps, die beim Kassenkauf zu beachten sind, um am Ende so die richtige Kasse für Ihr Gewerbe auszuwählen:

#1 Die Kasse muss GoBD-konform sein

Schaffen Sie sich eine neue Kasse an, muss diese unabdingbar den gesetzlichen Regelungen entsprechen. Das bedeutet, die Daten müssen manipulationssicher,auswertbar und jederzeit verfügbar sein. Daneben müssen alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufgezeichnet werden und unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Andernsfalls drohen Ihnen bei einer Betriebsprüfung hohe Strafen seitens des Finanzamts.

#2 Die Kasse muss für Ihre Zwecke geeignet sein

Dieser Punkt hört sich zunächst simpel an. Doch Vorsicht: unterschätzen Sie nicht eventuell unabdingbare Funktionen für Ihr Tagesgeschäft. Unser Tipp: erstellen Sie sich vor dem Kassenkauf eine Liste mit Ihren Ansprüchen und informieren Sie sich, was die Kasse kann und vor allem auch welche Kosten noch im Nachhinein (z.B. durch Updates) auf Sie zu kommen können.

#3 Die Kasse muss flexibel sein

Vom eigenen Imbiss bis zum Restaurant: achten Sie bei der Wahl Ihres Kassensystems auf Flexiblität. Während des laufenden Betriebs sein Kassensystem wechseln müssen, wäre zeitaufwendig und ärgerlich. Die Möglichkeit der Anpassungsfähigkeit an verschiedene Bedürfnisse sind deshalb entscheidende Kriterien für ein Kassensystem. Eine mitwachsende Kasse bildet vielfältige Möglichkeiten und gewinnt gerade in der heutigen, schnellebigen Zeit an Bedeutung.

#4 Die Kasse muss für alle leicht zu bedienen sein

Leider gibt es noch immer Kassensysteme am Markt, die nur schwer zu bedienen sind und somit für viele Unternehmer und Mitarbeiter zum Problem werden. Setzen Sie sich daher vor einem Kauf genauestens mit der Bedienbarkeit der Kasse auseinander.

#5 Die Kasse muss eine Schnittstelle zur Buchhaltung haben

Eine moderne Kasse kann Sie nicht nur im Tagesgeschäft unterstützen, sondern kann Ihnen auch beim Thema Buchhaltung unter die Arme greifen. Moderne Kassensysteme können so konfiguriert werden, dass alle Buchungen dank DATEV-Export direkt bei Ihrem Steuerberater landen.

Augen auf bei der Kassenwahl

Um für Ihr Geschäft die richtige Kasse zu finden, sollten Sie sich zuerst überlegen, welche Voraussetzungen diese für einen reibungslosen Betriebsablauf erfüllen muss. Dazu werden die verschiedenen Aufgaben, die mit der Kasse bzw. dem Kassensystem bearbeitet werden sollen, Schritt für Schritt vor Augen geführt. Aus diesen Aufgaben leiten sich schließlich die Bedingungen ab, die Ihre zukünftige Kasse erfüllen muss. Möchten Sie beispielsweise, dass Rechnungsdaten direkt für die Buchhaltung genutzt werden können, muss das System über eine DATEV-Schnittstelle verfügen.

Wie diese Funktionen also aussehen müssen, hängt von Ihnen und dem Einsatz ab. Am besten testen Sie das Kassensystem einfach mal aus. Es gibt teilweise Anbieter, die kostenfreie Testzugänge anbieten. Nutzen Sie die Chance und verschaffen sich einen Eindruck vom System.

Neben diesen Anforderungen müssen Sie sich schlussendlich folgende Fragen stellen: Welche Arten von Kassensystemen gibt es und welche ist für Ihre Zwecke am geeignetsten? Welche Kassensoftware benötige ich? Soll mobiles Bezahlen möglich sein? Mit welcher Hardware soll das System kompatibel sein? Gibt es ein Budgetlimit oder lege ich Wert auf eine kurze Vertragslaufzeit? Wird ein Support benötigt?