Die richtige Kasse für Ihr Geschäft

Eine Kasse (österreichisch „Kassa“) ist ein Instrument zur Abrechnung von Verkäufen in stationären und mobilen Betrieben. Je nach Art der Kasse werden Bargeldtransaktionen, Kartenzahlungen und mobile Bezahlmethoden unterstützt.

Dabei können Unternehmer aus verschiedenen Kassen-Arten wählen. Beim Kassensystem unterscheidet der Markt zwischen Universal- und Branchenlösungen. Welche Auswahl es gibt und worin sich die Arten unterscheiden, erklären wir in den nachfolgenden Kapiteln.

Mit der Kasse Prozesse optimieren

Andererseits ist die Kasse ein wichtiger Bestandteil im betrieblichen Leistungsprozess. Bequeme Kassiervorgänge sind für Kunden Bestandteil eines guten Kundenservice. Eine Kasse bindet Kapazitäten in der Verwaltung: Je einfacher die Abrechnung einer Kasse, desto weniger Zeit verliert der Händler oder Gastronom im Büro. Gerade moderne Kassensysteme haben das Ziel, zeitraubende Abläufe durch Automatisierung und intelligente Schnittstellen zu vereinfachen.

Eine moderne Kasse hilft im Geschäft

Die moderne Kasse optimiert Prozesse und erfüllt die strengen gesetzlichen Vorgaben. Achten Sie bei der Wahl der Kasse daher auf folgende Punkte:

• Unterstützung und Beschleunigung betrieblicher Abläufe
• Schnelle Kassiervorgänge für zufriedene Kunden
• Einfach einzuführen, zu bedienen und zu verwalten
• Anpassungsfähig an Innovationen bei Zahlungsmöglichkeiten und Zahlungsarten
• Schnittstelle zur Buchhaltung: Übergabe von buchhaltungsrelevanten Daten per Knopfdruck
• Die Kasse muss GOBD konform sein und jeder Betriebsprüfung standhalten.

Die folgenden Arten von Kassen sind in der Praxis vertreten:

• Offene Ladenkasse
• Registrierkasse
• Mobile Kasse
• Self-Checkout (Kiosk-Kasse)
• Kassensystem

Eine offene Ladenkasse ist eine einfache Bargeldkasse ohne technische Unterstützung, z. B. eine Geldkassette oder Schublade. Umsätze werden manuell erfasst – meist in einem Kassenbuch. Sie unterliegt strengen Dokumentationspflichten und ist nur zulässig, wenn keine elektronische Kasse verwendet wird.

• Art der Aufzeichnung: Händisch
• Mögliche Zahlungsarten: Nur Bargeld
• Belegausgabe: Handschriftlich oder Quittung
• Geeignet für: Marktstand-Betreiber, Imbiss

Eine Registrierkasse ist eine elektronische Kasse, die Verkäufe erfasst, summiert und Belege druckt – ohne umfangreiche Softwarefunktionen. Sie ist vor allem im Einzelhandel verbreitet und muss in Deutschland gesetzeskonform betrieben werden (z. B. mit technischer Sicherheitseinrichtung – TSE – nach KassenSichV).

• Art der Aufzeichnung: Elektronisch oder elektromechanisch
• Mögliche Zahlungsarten: Bargeld, Kartenzahlungen und mobiles Bezahlen nur mit Zusatzgeräten möglich
• Belegausgabe: Bondruck auf Kassenrollen aus Papier bzw. Thermopapier
• Geeignet für: Kleine Händler, Gastronomen und Dienstleister ohne Warenwirtschaft

Eine mobile Kasse ist ein flexibles, tragbares Kassensystem – oft als App auf Tablet oder Smartphone. Sie eignet sich für Gastronomie, Märkte oder den mobilen Handel und erfüllt die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie stationäre Systeme.

• Art der Aufzeichnung: Elektronisch bzw. digital
• Mögliche Zahlungsarten: Kartenzahlungen, mobiles Bezahlen – Bargeld nur mit Geldkassette oder Registrierkasse möglich
• Belegausgabe: Bondruck auf Kassenrollen aus Papier bzw. Thermopapier, ggf. digitale Belege
• Geeignet für: Mobile Händler, Dienstleister und Gastronomen, zum Beispiel Foodtrucks

Ein Self-Checkout-System – auch Kiosk-Kasse genannt – ermöglicht Kunden, ihre Einkäufe selbstständig zu scannen und zu bezahlen. Es kommt vor allem im Einzelhandel oder in der Gastronomie zum Einsatz und reduziert Personalaufwand im Kassenbereich.

• Art der Aufzeichnung: Elektronisch bzw. digital
• Mögliche Zahlungsarten: Kartenzahlungen, mobiles Bezahlen, digitale Zahlung (z. B. via QR-Code)
• Belegausgabe: Bondruck auf Kassenrollen aus Papier bzw. Thermopapier, digitale Belege
• Geeignet für: Einzelhandel und Gastronomie

Ein Kassensystem ist eine Kombination aus Hard- und Software zur umfassenden Verkaufsabwicklung im Geschäft. Es bietet Funktionen wie Zahlungsabwicklung, Warenwirtschaft, Kundenerfassung und gesetzeskonforme Kassenführung.

• Art der Aufzeichnung: Elektronisch bzw. digital
• Mögliche Zahlungsarten: Bargeld, Kartenzahlungen, mobiles Bezahlen und digitale Zahlungen
• Belegausgabe: Bondruck auf Kassenrollen aus Papier bzw. Thermopapier, digitale Belege
• Geeignet für: Alle Branchen und Unternehmensgrößen, die eine Warenwirtschaft und ggf. E-Commerce benötigen

Ein Kassensystem, auch POS-System genannt, unterscheidet sich von einer klassischen Registrierkasse durch einen wesentlichen Vorteil: Es ist vernetzt. Damit optimieren Unternehmer betriebliche Abläufe im Geschäft, wie folgende Beispiele zeigen:

• Marketing: Kassensysteme mit CRM zur Kundenbindung oder mit Möglichkeiten für Verkaufsförderungsaktionen mit Gutscheinen
• Warenwirtschaft: automatischer Bestandsabgleich bei Verkäufen an der Kasse
• Buchhaltung: automatische Übergabe der Salden für Zahlungsarten und Umsätze über eine Buchhaltungsschnittstelle (DATEV-Export)

Die Hardware eines Kassensystems besteht aus Peripheriegeräten wie Scanner, Kartenterminals, Bondruckern und der Kassenlade für das Bargeld. Kassiert wird mithilfe von Maus und Tastatur oder mit speziellen Touch-Screen-Displays. Die Software für ein Kassensystem wird entweder lokal installiert oder als SaaS-Lösung gebucht.

Kassensystem mit Software ohne Internetanbindung

Kassensystem als SaaS-Lösung (Cloud-Kasse)

Eine Kasse soll nicht nur kassieren können, sondern die Abläufe eines Unternehmens unterstützen. Daher gibt es am Markt Vielzahl von Branchenlösungen, beispielsweise Kassenlösungen für Händler, Gastronomen oder Friseure.

Zusatzfunktionen pro Branche

In Gastronomie, Einzelhandel und bei Friseuren gibt es folgende Erweiterungen:

• Gastronomie: Tischreservierung, Bestellungen am Platz aufnehmen und per Klick an die Küche weiterleiten, Warenwirtschaft, Einsatzplanung für das Service-Personal
• Einzelhandel: Coupon- und Gutschein-Verwaltung für Verkaufsförderungsaktionen, Warenwirtschaft mit Schnittstellen zu Shopsystemen
• Friseure oder Beauty-Salons: Online-Terminbuchung, CRM für die Kundenbindung, Coupon-Verwaltung für Verkaufsförderung, Warenwirtschaft

Das Spektrum an Branchenlösungen ist vielfältig. Häufig ist zum Beispiel ein Warenwirtschaftssystem die Basis, zu der es dann die entsprechende Kasse gibt. Hier gibt es Lösungen für Teilbranchen im Einzelhandel, zum Beispiel für Sporthändler, Juweliere oder Boutiquen.

Mobiles Bezahlen liegt im Trend und mit entsprechenden Apps wird das Smartphone oder das Tablet zur mobilen Kasse. Hier gibt es entsprechende Lösungen von Banken, PayPal, Google oder Apple. Auch Anbieter von Kassenlösungen bieten unterstützend Kassen-Apps an. 

Für stationäre Dienstleister, die auf Publikumsmessen ausstellen oder Roadshows veranstalten, sind mobile Bezahlsysteme ideal. Auch Gastronomen können im Hochbetrieb Aushilfskellner mit entsprechenden Geräten ausstatten. Selbst für Coaches oder Personal Trainer sind mobile Zahlungssysteme geeignet. Anstatt eine Rechnung zu stellen, nutzen sie ihr Smartphone, um eine Sitzung vor Ort abzurechnen. Mobile Bezahlsysteme funktionieren ausschließlich bargeldlos. Das spart Arbeit und ist im Hinblick auf Betriebsprüfungen weniger riskant.

Mehr Infos dazu auf der Seite "Mobiles Bezahlen".

Korrekte Kassenführung ist ein Muss. Ein Teil der Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist immer die Prüfung der Kasse. Wird die Kasse beanstandet, kann das für den Steuerpflichtigen schwerwiegende Folgen haben.

Was ist das Ziel der gesetzlichen Vorschriften? 
Kassentransaktionen müssen für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Dafür müssen Kassenbesitzer verschiedenen gesetzlichen Anforderungen und Ordnungen nachkommen, etwa der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Seit 2020 gibt es weitere Bestimmungen, die darauf abzielen, dass elektronische Kassen nicht manipuliert werden können.

Was ist bei der GoBD-Kasse wichtig?

In Kurzform sagen die GoBD-Regeln zur Kassenführung Folgendes:

• Technische Überprüfbarkeit: Jede elektronische Kasse muss technisch überprüfbar sein: Der Unternehmer muss Auskunft geben über Nummernsysteme und Artikelstammdaten. Der Finanzverwaltung muss auf Verlangen die Dokumentation ausgehändigt werden.
• Lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Vorgänge an der Kasse: Sämtliche Vorgänge an der Kasse müssen aufgezeichnet werden: Kassiervorgänge, Barausgaben, Bargeldentnahmen, Bargeldeinlagen, Stornos. Besonders „untypische“ bzw. „kritische“ Vorgänge müssen erläutert werden, insbesondere Stornos.
• Kontrollen sind jederzeit möglich: Der Händler muss damit rechnen, dass ein Finanzbeamter unangemeldet eine Kontrolle, eine sogenannte Kassennachschau durchführt. Dabei macht der Prüfer zunächst einen Kassensturz. Kassensturz heißt, den Bargeldbestand der Kasse zählen und prüfen, ob er mit dem Soll-Bestand übereinstimmt.
• Wichtige Regeln seit 2020: Die TSE-Kasse ist eine logische Ergänzung der GoBD. TSE steht für technische Sicherheitseinrichtung. Jeder Kassen-Hersteller muss ab dem 1.1.2020 seine elektronischen Kassen mit einer Vorrichtung ausstatten, die eine Manipulation ausschließt. Einmal gespeicherte Daten dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Jede elektronische Kasse benötigt seit 30.9.2019 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Diese zeichnet alle Transaktionen mit einer digitalen Signatur auf.

Zu den weiteren Pflichten ab 2020 zählen:

• Die Belegausgabepflicht (Bon-Pflicht): Jeder Händler muss seinem Kunden einen Beleg aushändigen.
• Meldepflicht: Jeder Händler muss seine elektronische Kasse bis zum 31.07.2025 beim zuständigen Finanzamt anmelden.

Die Belegausgabepflicht erscheint auf den ersten Blick unsinnig. Denn jede Registrierkasse hat die Funktion des Belegdrucks, als Quittung für den Kunden wie für die interne Dokumentation von Kassiervorgängen. Mit der Belegausgabepflicht möchte die Finanzverwaltung vermeiden, dass Kassierer eine Bargeldzahlung einfach entgegennehmen, ohne es als Bareinnahmen korrekt zu erfassen.

Bargeld einfach in die Kasse legen geht bei jeder Registrierkasse und jedem Kassensystem durch die Funktionstaste „Kassenlade öffnen“. Es muss im Interesse jedes Unternehmers sein, solche unerlaubten „schwarzen“ Kassiervorgänge zu unterbinden, auch wegen der Gefahr durch Unterschlagung von Bargeld durch Mitarbeiter.

Gibt es die Pflicht zur elektronischen Kasse?

Unternehmer sind nicht verpflichtet, eine elektronische Kasse einzusetzen. Die offene Ladenkasse ist nach wie üblich und kann von jedem Unternehmer eingesetzt werden. In diesem Fall müssen Sie täglich einen Kassenbericht führen, mit einer Aufzeichnung sämtlicher Kassiervorgänge und einem täglichen Kassenabschluss.

Welche Vorschriften gelten für nicht-elektronische Kassen?

Die Pflicht zur lückenlosen Aufzeichnung gilt auch für nicht-elektronische Kassen. Aufzeichnungen mit Excel-Tabellen sind nicht erlaubt, weil diese Tabellen manipulierbar sind. Unternehmen mit viel Kundenfrequenz kommen mit der handschriftlich aufgezeichneten Kasse schnell an ihre Grenzen, beispielsweise an langen Samstagen im Weihnachtsgeschäft.

Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für Kassendaten?

Für sämtliche gespeicherte Kassendaten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Jedes Kassen­system muss daher in der Lage sein, Umsätze und Kassentransaktionen 10 Jahre unverändert und manipulationssicher zu speichern. Eine Vereinfachungsregel gibt es seit 2020 beim Wechsel eines Kassensystems. Die Daten eines elektronischen Kassensystems müssen jetzt nur noch 5 Jahre aufbewahrt werden, wenn ein Systemwechsel stattfindet.

Welche Daten muss eine Kasse speichern?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bzw. Datenspeicherung von 10 Jahren betrifft Verwaltungsdaten und Bewegungsdaten der Kasse.

Zu den Verwaltungsdaten der Kasse zählen:

• Programmdateien und deren Änderungen

• Dateien von Stammdaten und deren Änderungen im zeitlichen Verlauf

• Bedienungs- und Programmieranleitungen

Bewegungsdaten umfassen sämtliche Vorgänge bei der Bedienung einer Kasse:

• Kassiervorgänge

• Retouren und Rückbuchungen

• Ausgaben für getätigte Bareinkäufe. Beispiel: Der stationäre Händler kauft im Schreibwarenladen Schreibzeug ein. 

• Entnahmen

• Stornobuchungen

• tägliche Kassenabschlüsse, die sogenannten Z-Bons

Die täglichen Kassenabschlüsse (Z-Bons) umfassen

• Tagesumsätze

• Summe der Entnahmen und Ausgaben pro Tag

• Kassenanfangsbestände und Endbestände

• Saldo Bargeld

• Salden unbarer Zahlungsarten: EC-Karten, Kreditkarten

Mit welchen Methoden prüft das Finanzamt eine Kasse?

Seit 2020 haben die Finanzbehörden weitreichende Befugnisse. Sie können unter anderem Prüfer unangekündigt zum Händler schicken, um einen Kassensturz vorzunehmen. Dabei prüfen sie, ob die Ist-Bestände an Bargeld und Zahlungsmitteln mit den Soll-Beständen übereinstimmen. 

Im Rahmen von Betriebsprüfungen prüfen die Beamten sämtliche Kassentransaktionen per Stichprobe. Im Zuge der Digitalisierung wird die Kassenprüfung bei elektronischen Kassen auch mit entsprechenden Algorithmen erfolgen. 

Bereits jetzt setzen Finanzamtsprüfer statistische Programme in der Gastronomie ein. Hier werden beispielsweise Aufzeichnungen von Wetterdaten mit den gemeldeten Umsätzen verglichen. Nehmen wir an, an einem sonnigen Feiertag meldet der Biergarten-Unternehmer einen schlechten Umsatz. Dann vermutet das Finanzamt sofort Steuerbetrug, weil an solchen Tagen die Umsätze normalerweise hoch sind.

Außerdem prüfen die Finanzbeamten die Wareneinsatzquoten. Hintergrund: Zweigt ein Händler Umsätze schwarz ab, erhöhen sich logischerweise die Kosten für den Wareneinsatz. Er musste ja für den schwarzen Umsatz Ware einkaufen. Weichen gemeldete Wareneinsätze extrem ab, vermuten die Finanzbeamten daher Steuerbetrug.

In welchen Branchen prüfen Finanzbeamte besonders intensiv?

In der Regel sind es Branchen, in denen der Bargeldanteil typischerweise besonders hoch ist. Das ist zum Beispiel in der Gastronomie der Fall. Daher prüfen hier die Finanzbeamten besonders gründlich. Stichwort: Wetterdaten und typische Wareneinsatzquoten. Wer in der Gastronomie gründet, sollte mit dem Steuerberater besprechen, wie die Kassenführung am besten zu organisieren ist.

Wann ist eine Kasse sicher bei jeder Betriebsprüfung?

Egal, ob der Unternehmer eine offene Ladenkasse, eine Registrierkasse oder eine elektronische Kasse einsetzt, das Finanzamt interessiert sich für die lückenlose Führung der Kasse – zusätzlich bei der elektronischen Kasse die Manipulationssicherheit des Systems. Das bedeutet für den Händler:

• Vollständigkeit der täglichen Kassenabschlussberichte

• Keine Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge, insbesondere beim Bargeld.

• Alle besonderen Vorgänge sind vollständig und gewissenhaft dokumentiert: vornehmlich Stornos sowie Entnahmen und Einlagen oder Fehlbuchungen durch falsche Kassenbedienung. Am besten sollten zwei Mitarbeiter den beschriebenen Vorgang per Unterschrift bezeugen.

Zu überlegen ist, den Anteil an Bargeldtransaktionen durch gezieltes Anbieten von bargeldlosen Zahlungsarten zu reduzieren.

Was sind die Folgen inkorrekter Kassenführung?

Treten Unstimmigkeiten bei einer Kassenprüfung oder bei einem unangekündigten Kassensturz auf, sind die Folgen unangenehm.

• Es werden Bußgelder bis zu 25.000 € erhoben.

• Das Finanzamt macht eine Umsatzschätzung und fordert entsprechend Umsatzsteuer oder Ertragssteuern nach.

• Ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung folgt, wenn dem Unternehmer Vorsatz nachgewiesen wird.

• Das Unternehmen wird häufiger vom Finanzamt geprüft.

Unternehmer sollten daher neben einem guten Kassensystem die Abläufe und Vorgehensweisen genauestens definieren und die täglichen Kassier-Routinen exakt überwachen. Je besser das Kassensystem und je geringer der Bargeld-Anteil am Umsatz, desto leichter ist das.

Wie ist der Zusammenhang zum Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist für die Unternehmer wichtig, die über ihre Kasse ausschließlich Bargeldtransaktionen abwickeln. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Geldkassette für die Portokasse. Hier müssen Unternehmer ebenfalls sämtliche Transaktionen lückenlos aufzeichnen.