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Vorsteuer: auch für Gründer kein Grund zur Panik

Wer ein eigenes Unternehmen gründet, sieht sich plötzlich mit Themen konfrontiert, die man vorher oft noch nicht einmal gehört hat. Der sogenannte Vorsteuerabzug gehört sicherlich dazu. Dass die Mehrwertsteuer irgendwie auf jede Rechnung gehört, weiß jeder Verbraucher. Doch dass die Vorsteuer und der Vorsteuerabzug genauso zum unternehmerischen Alltag gehören, ist für viele Gründer neu.

Dabei sind die Vorsteuer und der Vorsteuerabzug kein Hexenwerk...oft helfen moderne Buchhaltungsprogramme automatisch weiter.



Was ist die Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist nichts anderes als die Mehrwert- oder Umsatzsteuer, die man als Gründer und Selbstständiger auf Waren und Dienstleistungen bezahlt, die man für die Erstellung der eigenen Produkte und Angebote benötigt. Die Vorsteuer ist also keine eigene Steuer! Sie ist der Teil der Mehrwertsteuer, den ein Gründer oder Unternehmer bezahlt, bevor er seine eigenen Produkte und Dienstleistungen verkauft.

Ein Beispiel für die Vorsteuer

Ein Handwerker muss vom Sägewerk zunächst Holz für seine Produktion einkaufen. Im Holzpreis ist die Mehrwert- oder Umsatzsteuer enthalten und auf einer ordnungsgemäßen Rechnung separat ausgewiesen. Für den Handwerker ist das die Vorsteuer, die er zunächst bezahlen muss, bevor er aus den Brettern beispielsweise Stühle machen und diese verkaufen kann. Beim Verkauf schlägt auch er die Mehrwertsteuer auf und verrechnet diese mit der zuvor gezahlten Vorsteuer beim Finanzamt.

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Wie verrechne ich die Vorsteuer mit der Mehrwertsteuer?

Die Verrechnung der Vorsteuer ist auch für Gründer und Selbstständige nicht schwierig. Man muss lediglich die auf Vorprodukte gezahlte Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer aufaddieren und mit der Mehrwertsteuer verrechnen, die man mit dem Verkauf der eigenen Waren eingezogen hat. Das Beispiel von oben mit Zahlen verdeutlicht das. Der Einfachheit halber rechnen wir an dieser Stelle immer mit 19 Prozent Mehrwertsteuer, auch wenn Holz in manchen Fällen (z.B. Brennholzscheite) nur mit 7 Prozent besteuert wird.

Der Gründer kauft also Holz im Wert von 1.000 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Für die Vorsteuer muss er diese Mehrwertsteuer kennen. Diese sollte stets ausgewiesen sein und beträgt in diesem Fall 159,66 Euro. Auf der Rechnung steht also der Holzpreis (840,34 Euro) zuzüglich Umsatz- oder Mehrwertsteuer (159,66 Euro) gleich 1.000 Euro. Die 159,66 Euro sind die Vorsteuer, die der Handwerker später verrechnen kann. Verkauft er die fertigen Stühle für 1.500 Euro, sind darin 239,49 Euro Mehrwertsteuer enthalten. Diese verrechnet er mit der Vorsteuer – also der Mehrwertsteuer, die er bereits zuvor an das Sägewerk gezahlt hat. Die Differenz von 79,83 Euro (also 239,49 Euro Mehrwertsteuer minus 159,66 Euro Vorsteuer) muss er an das Finanzamt abführen.

Worauf ist bei Rechnungen zu achten?

Aus dem Beispiel wird deutlich, worauf bei Rechnungen immer zu achten ist: Die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer muss immer separat ausgewiesen werden, nicht zuletzt um die Berechnung und Verrechnung der Vorsteuer zu ermöglichen. Sonst müsste für die Vorsteueranmeldung jeder Gründer und Unternehmer (und das Finanzamt) die Vorsteuer aus den gezahlten Preisen für seine Vorprodukte manuell ausrechnen.

Wie melde ich die Vorsteuer an und welche Fristen gelten?

Die Anmeldung der Vorsteuer beim Finanzamt erfolgt elektronisch. Junge Unternehmer und Gründer müssen ihre Vorsteueranmeldung in den ersten beiden Jahren der Existenzgründung monatlich abgeben. Die Vorsteueranmeldung muss dabei immer bis zum 10. Tag des Folgemonats erfolgt sein. Bei Nichteinhaltung dieser Frist drohen empfindliche Geldstrafen und bei Wiederholungstätern im schlimmsten Fall sogar Haft. Allerdings ist für die Anmeldung der Vorsteuer auch eine Dauerfristverlängerung um einen Monat möglich.

Ab dem dritten Kalenderjahr können Gründer und Selbstständige ihre Vorsteuer auch in anderen Rhythmen überweisen. Wer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro Vorsteuerabzug geltend gemacht, kann künftig seine Vorsteuer einmal im Jahr in der Steuererklärung anmelden. Wer im Vorjahr zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro Vorsteuerabzug angemeldet hat, kann die Vorsteuer fortan einmal im Quartal abführen. Wer mehr als 7.500 Euro Vorsteuerabzug zu verbuchen hatte, muss weiterhin monatlich den Vorsteuerabzug anmelden.

Einige Berufsgruppen können ihre Vorsteuer auch pauschal abziehen, das heißt ohne Nachweis einer vorher gezahlten Mehrwertsteuer. Diese Regelung gilt aber nur für Gründer, die

  • die Einnahmen Überschuss Rechnung anwenden,
  • im Vorjahr nicht mehr als 61.356 Euro Umsatz erzielt haben und
  • einer Berufsgruppe angehören, die von dieser Ausnahmeregelung profitieren – beispielsweise Friseure, Journalisten, Taxiunternehmer oder Zimmerer.

Für diese gelten pauschale Sätze als Prozentwerte ihres Nettoumsatzes, die sie als Vorsteuer ohne Nachweis von Rechnungen geltend machen können. Diese pauschalen Vorsteuersätze sind in der Umsatzsteuer Durchführungsverordnung in den Paragraphen 69 und 70 geregelt. Besser aber fragt man auch noch einen Steuerberater um Hilfe.

Wann darf ich die Vorsteuer nicht geltend machen?

Es gibt verschiedene Fälle, in denen auch Gründer und Selbstständige die Vorsteuer nicht verrechnen dürfen:

  • Erstens, wenn sie Produkte und Dienstleistungen als Konsumgüter einkaufen. Die Vorsteuer auf das Regal im Büro ist abzugsfähig, weil es vom Gründer als Betriebsmittel angeschafft wird. Die Mehrwertsteuer auf das Regal im Kinderzimmer ist nicht vorsteuerabzugsfähig, weil sie von dem Gründer als Privatperson gekauft wird.
  • Zweitens kann man als Gründer die Vorsteuer nur verrechnen, wenn man selbst Mehrwertsteuer erhebt und abführt. Wer vom Finanzamt als Kleinunternehmer geführt wird, also im Vorjahr weniger als 17.500 Euro im Jahr Umsatz machte und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz machen wird, muss auf seinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer ausweisen. Im Gegenzug kann ein Kleinunternehmer aber auch die Mehrwertsteuer, die er auf andere Produkte zahlt, nicht als Vorsteuer verrechnen.

Weitere Ausnahmen sind Umsatzarten, bei denen keinen Mehrwertsteuer anfällt, wie beispielsweise die Vermietung an Privatpersonen oder die Tätigkeiten von Ärzten. Ebenfalls nicht vorsteuerabzugsfähig sind Rechnungen, auf denen nicht alle Angaben vollständig vorhanden sind - nutzen Sie daher Vorlagen für die richtige Rechnung.

Lohnt sich bei der Vorsteuer die Kleinunternehmerregelung?

Die Be- und Verrechnung von Mehrwertsteuer und Vorsteuer sowie die jährliche Umsatzsteuererklärung bedeuten einiges an Aufwand. Das ist gerade für Gründer in der Anfangsphase und für kleine Unternehmen abschreckend und belastend. Daher gibt es im deutschen Steuergesetz die Kleinunternehmerregelung: Wer weniger als 17.500 Euro Umsatz im Jahr macht, muss auf seinen Rechnungen keine Umsatz- oder Mehrwertsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen. Das macht die Produkte günstiger und die Buchhaltung einfacher.

Wer als Gründer diese Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, muss sich aber auch eines erheblichen Nachteils bewusst sein: Er oder sie kann dann keine Vorsteuer mehr in Anspruch nehmen. Wer für seine Gründung hohe Anfangsinvestitionen zu verzeichnen hat – Büroausstattung, Computer, aber auch Fachbücher, Ausgaben für Gründercoachings und so weiter – kann die darauf gezahlte Mehrwertsteuer am Jahresende beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen und erhält dann oft eine Steuerrückerstattung, wenn zu Beginn noch geringe eigene Umsätze zu verzeichnen waren. Mit der Kleinunternehmerregelung hat man diese Möglichkeit nicht, da man keine Umsatzsteuererklärung abgibt. Daher lohnt sich die Kleinunternehmerregelung vor allem für Gründer, die ohne hohe Kapitalinvestitionen in die Selbstständigkeit gehen und auf die Erstattung der Vorsteuer verzichten können.

Wie helfen Buchhaltungsprogramme bei der Vorsteuer?

Bis hierher war viel davon die Rede, wie kompliziert die Vorsteuerverrechnung ist. Die gute Nachricht daher zum Schluss: moderne Buchhaltungsprogramme helfen sowohl bei der Berechnung der Mehrwertsteuer als auch bei der Verrechnung der Vorsteuer. Ihre Anschaffung lohnt sich gerade bei immer leichterer Bedienung und günstigeren Kosten (nicht zuletzt dank Cloud-basierter Angebote) zusehends auch für ganz neue Gründer und junge Unternehmen.

TIPP

Verrechnung der Vorsteuer und Mehrwertsteuer beim Finanzamt: dies kann ein Steuerberater im Rahmen der Buchhaltung für Sie erledigen. Wir empfehlen Ihnen den passenden Steuerberater.

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