- Wer innerhalb der EU mit anderen Unternehmen Geschäfte macht, benötigt eine Umsatzsteuer-ID.
- Die USt-IDNr. kann über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder beim BZSt. beantragt werden.
- Auf Rechnungen müssen die USt-IDs beider EU-Geschäftspartner aufgeführt werden.
- Gemäß Telemediengesetz muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum vermerkt sein.
| Wer braucht eine Umsatzsteuer-ID?
Eine Umsatzsteuer-ID benötigt jeder Regelunternehmer, sobald er Produkte und Dienstleistungen ins Ausland (EU, außerhalb EU) verkauft oder im Ausland einkauft. Ein Regelunternehmer ist jeder, der Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellt und der Vorsteuer mit seiner Umsatzsteuerschuld verrechnet. Die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen der EU werden auch als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet.
Die gesetzliche Grundlage hierzu regelt im Detail das Umsatzsteuergesetz (§ 4 und § 6 UStG). Und auch nur in diesem Fall besteht eine Ausnahmeregelung im Rahmen der auszuweisenden Umsatzsteuer, die wir im nachfolgenden Absatz erläutern.
Vergewissern Sie sich auch, dass der Geschäftspartner, den Sie im EU-Ausland beliefern, über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt.
Der One-Stop-Shop des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) vereinfacht das Abführen von Umsatzsteuern aus innergemeinschaftlichen Fernverkäufen. Die Teilnahme am OSS-Verfahren ist freiwillig und bietet Onlineshop-Betreibern viele Vorteile.
Wer nur innerhalb von Deutschland Waren verkauft oder Leistungen erbringt, benötigt keine Umsatzsteueridentifikations-Nummer, egal ob Freiberufler, Selbstständiger oder GmbH.
Bei der Rechnungsstellung ist die vom Finanzamt erteilte Steuernummer ausreichend. Eine USt.-IdNr. ist auch dann nicht erforderlich, wenn Waren über die Landesgrenzen hinaus in Europa an Privatpersonen vertrieben werden.
Ein Kleinunternehmer benötigt nicht zwingend eine Umsatzsteuer-ID. Denn im Gegensatz zum Regelunternehmer stellt ein Kleinunternehmer auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
Trotzdem sollte ein Kleinunternehmer spätestens dann eine Umsatzsteuer-ID haben, wenn er etwa ein Online-Tool aus dem Ausland bucht.
Umsatzsteuer-ID, Steuernummer und Steueridentifikationsnummer, da soll sich einer auskennen. Wir erklären die wichtigsten Steuernummern:
- Steueridentifikationsnummer: Jeder deutsche Staatsbürger bekommt diese bei seiner Geburt und behält sie ein Leben lang. Sie ist gewissermaßen der steuerliche Fingerabdruck eines deutschen Staatsbürgers.
- Steuernummer: Die Steuernummer ist für Gründer die wichtigste Nummer und wird mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt. Sie ist eine Art „Aktenzeichen“, das ein Unternehmen einem Finanzamt zuordnet. Ein Selbstständiger kann mehrere Steuernummern haben, wenn etwa sein Wohnsitz vom Betriebssitz abweicht. Steuernummern können sich auch ändern. Die Steuernummer ist ein Mindestbestandteil einer ordentlichen Rechnung.
- Umsatzsteuer-ID: Sie bezieht sich ausschließlich auf die Umsatzsteuer und identifiziert eindeutig ein Unternehmen. Sie wird für das internationale Geschäft (Einkäufe und Verkäufe) wird beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt. Die USt-IdNr. ist Pflichtangabe im Impressum und kann alternativ zur Rechnungsnummer auf Rechnungen stehen.
| Umsatzsteuer und EU
Für diejenigen, die innerhalb der EU an Privatpersonen verkaufen, gibt es keine abweichenden Regelungen im Hinblick auf die Umsatzsteuer in der Buchhaltung. Auf den Netto-Betrag wird ganz klassisch die in Deutschland geltende Umsatzsteuer aufgeschlagen.
Der Kunde zahlt den Gesamtbetrag und das Unternehmen führt die erhaltene Umsatzsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt ab.
Geschäfte zwischen Unternehmen - also die bereits erwähnten innergemeinschaftlichen Lieferungen - werden im Hinblick auf die Umsatzsteuer anders behandelt. Man spricht hierbei vom Reverse-Charge Verfahren.
Was bedeutet das Revers-Charge Verfahren im Detail? Betrachten wir hierzu das folgende Beispiel:
- Sie verkaufen ein Produkt für 1.000 Euro an Unternehmen B in Frankreich.
- Die Lieferung ist in diesem Fall für Ihr Unternehmen umsatzsteuerbefreit.
- Somit wird in der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Stattdessen führt der Empfänger die in seinem Land (in unserem Fall Frankreich) geltende Umsatzsteuer an das dortige Finanzamt ab.
Damit das gerade beschriebene Verfahren auch ordnungsgemäß abgewickelt wird, sind folgende Angaben auf der Rechnung erforderlich:
- Die Angabe der eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Der Hinweis auf das Reverse-Charge Verfahren
- Und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers
Damit die europaweit eindeutige Zuordnung funktionieren kann, gibt es in jedem Land entsprechende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, meist mit dem Länderkürzel als Präfix (DE für Deutschland oder ES für Spanien) und einer 8- bis 12-stelligen Kombination aus Ziffern und Buchstaben.
| Umsatzsteuer-ID beantragen: So geht's
Es gibt grundsätzlich zwei Wege, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ganz einfach zu beantragen:
- Direkt bei der Gründung: wenn Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit oder Ihr Unternehmen beim Finanzamt anmelden, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. In diesem können Sie auch direkt einen Haken für die Erteilung der USt.-IdNr. setzen und erhalten diese dann automatisch.
- Nach der Gründung: Sollten Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht direkt bei der Gründung beantragt haben, können Sie jederzeit einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen.
Der Antrag für die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern kann wiederum in zwei Varianten erfolgen:
- Online: das Onlineformular steht Ihnen hier zur Verfügung. Sie können es zwischen 5 Uhr und 23 Uhr nutzen. Enthalten muss der Antrag ihr zuständiges Finanzamt, ihre Steuernummer, die Rechtsform inkl. Name, PLZ und Ort des Unternehmens oder bei Einzelunternehmen Name, Vorname und Geburtsdatum des Inhabers.
- Schriftlich: der schriftliche Antrag für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist zu richten an: Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis, Telefax: +49-(0)228-406-3801. Der Antrag muss Name und Anschrift des Antragstellers, das zuständige Finanzamt und die Steuernummer umfassen.
Sie erhalten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dann auf dem Postweg zugeschickt. Kosten entstehen für die Beantragung der USt.-IdNr. nicht.
| Umsatzsteuer-ID als Rechnungs-Angabe
Während für Rechnungen in Deutschland die Steuernummer als Pflichtangabe ausreicht, muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf Rechnungen enthalten sein, die an Geschäftskunden im Ausland ausgestellt werden.
Zudem ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers auf der Rechnung anzugeben. Und auch der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bzw. "Reverse-Charge Verfahren" darf nicht fehlen.
Ergänzend dazu gibt es auch eine zeitliche Vorgabe, die im Regelfall für Geschäfte mit innergemeinschaftlichen Lieferungen gilt. So ist die Rechnung gemäß Umsatzsteuergesetz § 14 (UstG) bis zum "fünfzehnten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, auszustellen".
| Umsatzsteuer-ID im Geschäftsverkehr
Sollten Sie Zweifel an der Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines möglichen Geschäftspartners haben, prüfen Sie einfach die Gültigkeit der USt-IdNr.: Dazu nutzen Sie das MwSt.-Informationsaustauschsystem der EU, kurz MIAS genannt. Die Anfrage erfolgt im MIAS-Portal. Auch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geprüft werden – online auf der BZSt-Seite, telefonisch oder per Mail.
Es gibt zwei Arten, eine Umsatzsteuer-ID zu prüfen:
- Einfache Abfrage: Ist die USt-IdNr. korrekt?
- Qualifizierte Abfrage: Welchem Unternehmen gehört die Nummer?
Auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres EU-Kunden ist wichtig. Lassen Sie sich vor Eingehen einer Geschäftsbeziehung die USt-IdNr. Ihres zukünftigen Geschäftspartners geben und weisen Sie diese auch auf Ihren Rechnungen aus.
| Angabe im Impressum (Website)
Anders als die Steuernummer, die Sie nicht im Impressum aufführen müssen, ist es Pflicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum anzugeben, sofern diese zugeteilt wurde. Dies ergibt sich aus § 5 Telemediengesetz. Ansonsten riskieren Sie eine Abmahnung.
Alternativ zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kann auch die Wirtschafts-Identifikationsnummer angegeben werden. Die Vergabe dieser Nummer ist allerdings noch in Planung durch die Finanzbehörden - zukünftig soll sie die Steuernummer ersetzen.
