Abschreibungen in der Buchhaltung: was steckt dahinter?

Abschreibungen dienen in der Buchhaltung dazu, den Aufwand einer Anschaffung, also bspw. eines Investitionsobjektes, über die Lebensdauer zu verteilen. Die Abschreibung sorgt für eine gleichmäßige Belastung der Gewinne durch die Investitionssumme über die Lebensdauer der Anschaffung.

Ein Beispiel soll das verdeutlichen. Nehmen wir an, ein Unternehmer kauft eine Maschine für 40.000 Euro, die er 5 Jahre nutzen wird. Gäbe es keine Abschreibungen, würden diese 40.000 Euro sofort in der GuV-Rechnung erscheinen und den Gewinn um 40.000 Euro mindern. Da er die Maschine über 5 Jahre abschreibt, beträgt die Minderung des Gewinnes pro Jahr nur 8.000 Euro. 

Die Tabelle zeigt den Effekt sehr schön. Gäbe es keine Abschreibungen, würde die Investition den Gewinn in voller Höhe der Investitionssumme belasten. Dies hätte im Jahr der Anschaffung eine sehr große Reduzierung des Gewinns und damit der zu zahlenden Steuern zur Folge. In den Folgejahren bis zum Ende der Nutzung wirkt sich der Kauf der Maschine hingegen nicht aus. Außerdem würde die Maschine als Vermögensgegenstand gar nicht in der Bilanz erscheinen.

Mit dem Konzept der Abschreibungen wird der Gewinn dagegen gleichmäßig belastet. Außerdem erscheint die Maschine als Vermögensgegenstand in der Bilanz. Betrachtet ein Investor zu Beginn des 2. Jahres die Bilanz des Unternehmens, sieht er, dass zum Vermögen des Unternehmens eine Maschine gehört, die noch einen aktuellen Wert von 36.000 Euro hat.

Abschreibungen sind also dadurch zu rechtfertigen, dass bspw. Investitionsobjekte länger als ein Wirtschaftsjahr genutzt werden, der Wert eines Gegenstandes im Zeitablauf jedoch sinkt. Das kann folgende Gründe haben:

• Abnutzung: Gegenstände, Maschinen nutzen sich ab
• Gegenstände veralten: das ist bei Software oder modische Waren der Fall
• Rechte unterliegen zeitlichen Beschränkungen, z.B. Lizenzen

Grundstücke unterliegen beispielsweise nicht der Abnutzung. Wer ein Grundstück erwirbt, darf es daher nicht abschreiben. Ein Gebäude dagegen darf sehr wohl abgeschrieben werden. Fassen wir zusammen, was Sie als Gründer grundsätzlich abschreiben müssen oder dürfen:

• Anlagevermögen: Gebäude, Anlagen, Maschinen, Software, Lizenzen
• Umlaufvermögen: Warenbestände, Forderungen

Sobald Sie also investieren, müssen Sie wissen, dass diese Investitionen durch die Abschreibungen Ihren Gewinn mindern werden. Außerdem wird der Wert dieser Investitionen in der Bilanz im Zeitablauf immer geringer. Die folgenden Arten von Investitionsgütern sind für Gründer und Unternehmen besonders relevant?

• Investitionen in immaterielle Güter: Software, Schutzrechte, Lizenzen, Webauftritte
• Büroeinrichtungen oder Ladeneinrichtungen
• Firmenwagen

Wenn Sie Investitionsgüter des Anlagevermögens kaufen, wird in der Buchhaltung eine sogenannte Anlagenbuchhaltung geführt. Das macht in der Regel ihr Steuerberater, es sei denn, Sie machen Ihre Buchhaltung selbst. In dieser Anlagenbuchhaltung ist für jeden Gegenstand vermerkt:

• Bezeichnung des Gegenstandes und Kontonummer laut Kontenplan
• Kaufdatum
• Anschaffungskosten
• Abschreibung des Gegenstandes im laufenden Wirtschaftsjahr
• Gesamte bisherige Abschreibung
• Ist ein Gegenstand komplett abgeschrieben, erscheint er als Erinnerungsposten in der Anlagenbuchhaltung mit dem Wert von 1 Euro.

Wenn Sie ihren Jahresabschluss vorbereiten, müssen Sie diese Anlagenbuchhaltung durchgehen und bestätigen, dass sich der entsprechende Gegenstand noch im Anlagevermögen befindet. Dies ist gewissermaßen die Inventur des Anlagevermögens.

Wenn Sie eine Investition tätigen, dann planen Sie in der Regel, wie lange der Vermögensgegenstand genutzt werden soll. Abschreibungen erfolgen also planmäßig – entweder in gleichbleibenden Beträgen oder in fallenden Raten. In besonderen Fällen kommt es zu sogenannten außerplanmäßigen Abschreibungen. Wir erklären Ihnen die Unterschiede.

Bei der linearen Abschreibung dividieren Sie die Anschaffungskosten durch die Anzahl der Nutzungsjahre. Sie verteilen also die Anschaffungskosten gleichmäßig über die geplante Nutzungsdauer. Das heißt, jedes Jahr wird derselbe Betrag abgeschrieben.

Beispiel:
Sie kaufen eine Maschine für 40.000 Euro und planen eine Nutzung über 5 Jahre. Die jährliche Abschreibung beträgt dann 8.000 Euro. Der Gewinn wird jährlich um diesen Betrag gemindert und der Buchwert der Maschine in der Bilanz sinkt entsprechend.

Diese Methode sorgt für eine konstante Belastung des Gewinns und ist besonders einfach zu kalkulieren – sowohl für den Businessplan als auch für die laufende Buchhaltung. Die folgende Tabelle zeigt weitere Beispiele.

Neben der linearen Methode erlaubt der Gesetzgeber zeitweise auch die degressive Abschreibung. Hierbei sind die Abschreibungsbeträge in den ersten Jahren höher, sinken aber im Zeitverlauf. Das bringt einen Vorteil: Die höheren Abschreibungsbeträge mindern den Gewinn und senken die Steuern.

Aktuelle Regelung (Stand 2025):
Die degressive Abschreibung gilt für bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden. Es dürfen jährlich bis zu 30 % der Restbuchwerte abgeschrieben werden, höchstens das Dreifache des linearen AfA-Satzes. Diese Maßnahme der Bundesregierung ("Investitionsbooster") soll gezielt Investitionen erleichtern.

Diese Regelung betrifft unter anderem Maschinen, Computer oder Büroausstattung. Nicht zulässig ist die degressive Methode bei Gebäuden oder immateriellen Wirtschaftsgütern wie Software oder Lizenzen.

Beispiel für die Berechnung der degressiven Abschreibung
Ein Händler kauft einen Verkaufstresen für 6.000 €. Die Abschreibungsdauer eines Verkaufstresens beträgt 10 Jahre. Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie die degressive Abschreibung berechnen.

Nutzungsdauer bzw. Abschreibungszeiträume ermitteln Sie mit Abschreibungstabellen – kurz AfA-Tabellen. In den Abschreibungstabellen regelt das Finanzamt, welche Vermögensgegenstände wie lange abgeschrieben werden. Wir stellen Ihnen auf einer gesonderten Seite das Wichtigste zum Thema AfA-Tabellen vor und geben zahlreiche praktische Beispiele für die Nutzungsdauern der verschiedensten Vermögenswerte.

Bei außerplanmäßigen Abschreibungen wird ein Gegenstand in voller Höhe des Restwerts abgeschrieben. Etwa, weil er zerstört oder gestohlen wurde.

Beispiel:
Die Theke für 6.000 € wird bei einem Ladeneinbruch im Jahr 3 zerstört. Den Restwert von 2.058 € schreibt der Händler auf einmal ab. geht nach zwei Jahren kaputt. Statt 882 € belasten jetzt 2.058 € die Gewinn- und Verlustrechnung des Händlers. Hoffentlich hatte der Händler eine Einbruch-Versicherung, die den Schaden deckt.

Das Beispiel zeigt: Gegen außerplanmäßige Abschreibungen helfen entsprechende Versicherungen. Sie federn das Kostenrisiko außerplanmäßiger Abschreibungen ab.

Natürlich wollen Sie nicht jede Kleinstinvestition in der Anlagenbuchhaltung erfassen. Das sieht der Gesetzgeber ebenso. Daher dürfen Sie geringwertige Wirtschaftsgüter je nach Kaufpreis sofort oder in einem Sammelposten abschreiben. Das Prinzip der Sofortabschreibung dürfte klar sein. Abschreibung im Sammelposten heißt, dass Sie die einzelnen Gegenstände, die Sie erwerben, nicht einzeln erfassen, sondern in einer Gesamtsumme. Diesen Sammelposten schreiben Sie über 5 Jahre ab.

Folgende Tabelle zeigt Ihnen aktuellen die Regelungen, die für Gewinnermittlung mit EÜR oder Bilanz gelten.

Wichtig: die Vermögensgegenstände im Sammelposten müssen Sie in einer eigenen Aufzeichnung erfassen, wenn aus der Buchhaltung nicht genau hervorgeht, um was für einen Gegenstand es sich handelt. Beispiel: Sie kaufen in einem Baumarkt für den Betrieb eine Bohrmaschine für 300 Euro. Aus dem Kassenbon geht der Gegenstand nicht genau hervor. Dann müssen Sie die Bohrmaschine in einem eigenen Verzeichnis erfassen. Ist die Bohrmaschine auf der Rechnung klar erkennbar, brauchen Sie die Aufzeichnung nicht.

Planmäßige Abschreibungen sind bei einem normalen, profitablen Geschäftsverlauf unproblematisch. Im Gegenteil sogar: wenn Ihr Unternehmen profitabel arbeitet, reduzieren Abschreibungen den Gewinn und sind steuerlich vorteilhaft. Außerdem haben Abschreibungen einen Liquiditätseffekt, da der gebuchte Aufwand in Form von Abschreibungen nicht zum Geldabfluss führt.

Im Falle, dass ein Unternehmen Verluste schreibt, sind im Grunde allerdings alle Kosten zu hoch. In so einem Fall tragen Abschreibungen zur Verlustsituation bei. Dann muss im Rahmen der Restrukturierung geprüft werden, ob es möglich ist, Wirtschaftsgüter zu verkaufen, um dadurch neben der Sicherung der Liquidität auch die Höhe der Abschreibungen zu senken.

Gefährlich dagegen sind im regulären Geschäftsbetrieb auch außerplanmäßige Abschreibungen. Wenn zum Beispiel eine Maschine kaputt geht oder ein Gebäude abbrennt. In so einem Fall benötigen Sie eine gute Gewerbeversicherung, um im Falle eines Schadens und einer außerplanmäßigen Totalabschreibung Ersatz für die beschädigten Güter zu schaffen. Schlimm dran ist der, der im Schadensfall über keine ausreichende Versicherung verfügt und finanziell nicht in der Lage ist, eine kaputtgegangene wichtige Maschine oder ein abgebranntes Gebäude zu ersetzen.

Auch außerplanmäßige Abschreibungen von Forderungen sind problematisch. Sie treten auf, wenn Ihr Kunde seine Rechnung nicht mehr bezahlen kann und insolvent wird. Um hier vorzubeugen, brauchen Sie ein gutes Debitorenmanagement oder eine Kreditausfallversicherung. Auf der anderen Seite hilft Factoring als Form der Rechnungsvorfinanzierung, dass hohe Kundenforderungen erst gar nicht entstehen.

Für sämtliche betriebswirtschaftlichen Planungen müssen Sie Abschreibungen miteinbeziehen, ganz egal, ob Sie als Gründer Ihren Finanzplan erstellen oder in der Wachstumsphase einen Kreditantrag für eine Betriebserweiterung stellen.

• Investitionsplanungen: Bei der Investitionsplanung eruieren Sie, welche Güter Sie für Ihr Vorhaben benötigen und rechnen dann aus, welche Abschreibungen daraus entstehen.
• Finanzplanung: Abschreibungen sind Kosten und gehören daher in die Kostenplanung. Als Kosten reduzieren Abschreibungen Ihr geplantes Betriebsergebnis und Ihr geplantes Ergebnis vor und nach Steuern. 
• Cashflow-Rechnung: Für jede Cashflow-Planung müssen Sie Abschreibungen berücksichtigen. Denn Abschreibungen sind Kosten, die nicht zu einem Zahlungsabfluss führen. Bei der Cashflow-Rechnung addieren Sie die Abschreibungen zum Betriebsergebnis hinzu.
• Planbilanzen erstellen: Für eine Planbilanz benötigen Sie Abschreibungen ebenfalls, denn für die Planbilanz ist der aktuelle Bestand an Anlagen (Anlagenbuchhaltung), die Investitionsplanung, die Cashflow-Planung und die GuV-Planung erforderlich. In all diesen Rechenwerken sind die Abschreibungen vorhanden. 

Diese Übersicht soll Ihnen verdeutlichen, welch hohe Bedeutung Abschreibungen im gesamten Rechnungswesen bzw. in der Buchhaltung haben. Es ist ein weites Feld mit vielen Detailregelungen. Ein guter Steuerberater hilft Ihnen diese Zusammenhänge zu erfassen und korrekt zu berücksichtigen.