Doppelte Buchführung / Bilanzierung für Unternehmen

Wer muss die doppelte Buchführung anwenden?

• Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, bspw. OHG, GmbH, AG.
• Eingetragene Kaufmänner, die einen Umsatz und Gewinn von über 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro erwirtschaften.
• Nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen wie die GbR oder Einzelunternehmer, die einen Umsatz und Gewinn von über 600.000 Euro oder 60.000 Euro jährlich erzielen.

Aus dem § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie aus der steuerrechtlichen Betrachtung §140 der Abgabenordnung wird die Verpflichtung der doppelten Buchführung abgeleitet. In erster Linie sind Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise die GmbH oder AG, per Gesetz verpflichtet, ihre Geschäftsvorgänge nach dem System der doppelten Buchführung zu erfassen. Ferner müssen auch Einzelunternehmen und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben, eine doppelte Buchführung erstellen.

Außerdem sind die sogenannten Nicht-Kaufleute zur Erstellung einer doppelten Buchführung angehalten, sobald der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb die Marke von 60.000 Euro innerhalb eines Geschäftsjahres übersteigt. Aber auch wenn der Jahresumsatz  600.000 Euro übersteigt, ist eine doppelte Buchführung verpflichtend. Darüber hinaus müssen Selbstständige, die als Nicht-Kaufleute gelten und sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, eine doppelte Buchführung anfertigen. Wer keine doppelte Buchführung erstellen muss, hat seine Geschäftsvorfälle in einer einfachen Buchführung, der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erfassen.

Die Bilanzierung im Detail

Die Gewinnermittlung erfolgt bei der doppelten Buchführung durch den Vergleich des Betriebsvermögens zum Jahresanfang und zum Jahresende.

• Eröffnungsbilanz: Erstellen Sie eine Liste des Vermögens und der Schulden am Eröffnungstag (Gründung des Unternehmens). Zu diesem Zweck müssen Sie eine Inventur vornehmen
• Schlussbilanz: Am Ende des Geschäftsjahres steht erneut eine Inventur an, um das Vermögen zu bestimmen.

Das Betriebsvermögen wird in der Eröffnungs- und Schlussbilanz wie folgt ermittelt:

• Betriebsvermögen = (Anlagevermögen + Umlaufvermögen) - Schulden.

Der Gewinn des Geschäftsjahres ergibt sich dann aus dem Betriebsvermögen in der Eröffnungsbilanz abzüglich Betriebsvermögen in der Schlussbilanz. Es erfolgt jeweils ein Abgleich der Bilanzpositionen mit den Konten. Die erstellte Bilanz bildet mit der dazugehörigen Gewinn- und Verlustrechnung den Jahresabschluss.

Grundsätzlich ist es ratsam - sofern Sie sich nicht selbst gut in der Buchführung auskennen und genügend Zeit haben - einen Steuerberater einzuschalten.

Kontenplan für die doppelte Buchführung

Der Aufbau einer Bilanz hängt in erster Linie von der Rechtsform sowie der Größe einer Gesellschaft ab. Gleich ist stets die Buchung der Geschäftsvorfälle auf zwei Seiten: nämlich auf der Soll-Seite und Haben-Seite. Auf der einen Seite wird die Mittelverwendung festgehalten und auf der anderen Seite die Mittelherkunft. Bei der doppelten Buchführung müssen diese beiden Seiten immer ausgeglichen sein.

Laut § 238 HGB muss der Unternehmer über seine Aktivitäten Buch führen. Damit soll die doppelte Buchführung alle anfallenden Handelsgeschäfte sowie die gesamten Vermögensgegenstände widerspiegeln. Aus der Erfassung aller Geschäftsvorfälle in zwei Büchern ist der Name doppelte Buchführung abgeleitet. Diese Bücher sind:

• das Grundbuch bzw. Journal und
• das Hauptbuch bzw. die Sachkonten.

Darüber hinaus gibt es für die doppelte Buchführung noch die Nebenbücher, die das Haupt- und Grundbuch bei der Erfassung aller Geschäftsvorfälle unterstützen. Ein Beispiel für ein Nebenbuch ist das Lagerbuch. Im Lagerbuch werden bei der doppelten Buchführung alle Warenein- und Ausgänge festgehalten. Zu den Nebenbüchern für die doppelte Buchführung gehören z.B. aber auch das Kassenbuch, das Lohn- und Gehaltsbuch oder das Kontokorrent- und Geschäftsfreundebuch, in dem die Verbindlichkeiten und Forderungen aufgeführt sind.

Das Grundbuch dient der zeitlichen Ordnung aller Geschäftsvorfälle für die doppelte Buchführung. Hier werden alle Vorgänge mit Datum, Nummer, Beleg und Betrag erfasst und auf das Konto sowie Gegenkonto gebucht. Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge sowie die Kassenbücher sind typische Grundbücher in der doppelten Buchführung.

Das Hauptbuch dient zur sachlichen Ordnung. Der Abschluss aller Sachkonten aus dem Hauptbuch ergibt die Bilanz. Damit eine ordentliche doppelte Buchführung gewährleistet werden kann, hat man sich allgemein auf sogenannte Standardkontenrahmen kurz SKR geeinigt. Darüber hinaus finden Industriekontenrahmen IKR und Gemeinschaftskontenrahmen bei der doppelten Buchführung im Hauptbuch Verwendung.

Um grundsätzlich die doppelte Buchführung besser vorstellen zu können, ist ein simples Beispiel eines Buchungssatzes hilfreich:

• Eine fällige Rechnung über 200 Euro wird vom Kunden wie folgt beglichen. Er bezahlt 50 Euro per Banküberweisung und 150 Euro werden bar vorbeigebracht.
• Buchungssatz: Bankkonto 50 Euro, Kasse 150 Euro an Forderungen 200 Euro.
• Damit werden auf der Aktivseite der Bilanz die Positionen der liquiden Mittel (Bankkonto und Kasse) erhöht, während die Forderungen um den gleichen Betrag vermindert werden.

Weitere Hinweise zu Aufbewahrungspflichten

• Organisieren Sie Ihre Ablage mit Bankbelegen, Kassenquittungen, ein- und ausgehenden Rechnungen sowie mit der Geschäftspost übersichtlich
• Für die meisten Belege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (insbesondere für Unterlagen zu Bilanz, Inventarunterlagen sowie Rechnungen und Belege).
• Außerdem gibt es eine 6-jährige Frist für andere Unterlagen wie Geschäftsbriefe.

Unterstützung für die doppelte Buchführung

Bei der doppelten Buchführung bieten sich zur Erfassung der Geschäftsvorfälle durchaus Buchführungsprogramme an. Bei vielen Buchführungsprogrammen werden die Buchungssätze einmal eingetragen und dann automatisch simultan erfasst, somit ist die doppelte Buchführung bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle weniger fehleranfällig.