Frühzeitig an die Buchführung denken
Jeder Existenzgründer muss sich mit Fragen der Buchführung auseinandersetzen. Neben der Erfüllung der steuerrechtlichen Vorgaben zählt es auch zu den Aufgaben der Buchführung jederzeit einen aktuellen Stand über die Ertrags-, Finanz- und Vermögenssituation eines Unternehmens zu liefern.
Vor der Gründung erstellen Sie mit einem plausiblen Finanzplans quasi eine pro forma Buchführung. Dabei erhalten Sie auch einen guten Überblick über die Gründungskosten. Gleichzeitig starten Sie bereits mit der "richtigen" Buchführung, da die anfallenden Gründungskosten als Betriebsausgaben nach der Existenzgründung geltend gemacht werden können.
Ferner sind Überlegungen zur Buchführung vor der Gründung wichtig für eventuelle Eigen- und Fremdkapitalgeber sowie zur Beantwortung der Fragen hinsichtlich der zukünftigen Gesellschaftsform des Start-ups. Denn die unterschiedlichen Rechtsformen stellen unterschiedliche Anforderungen an die Buchführung und damit ergeben sich für Sie verschiedene Aufgaben der Buchführung.
Aufgaben der Buchführung: Gründungskosten erfassen
Kosten, die vor der Unternehmensgründung entstehen wie bspw. Honorare für Unternehmens- oder Steuerberater sowie Notare oder auch für die Anmietung von Konferenz- oder anderen Geschäftsräumen, können nach der Gründung als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Ferner werden in der Buchführung vor der Gründung auch der Einkauf von Waren oder Werbe- und Reisekosten berücksichtigt. Darüber hinaus sollten beispielsweise Eintragungskosten für das Handelsregister, Aus- und Weiterbildungskosten, Kosten für die Mitarbeiterakquisition, Kosten für die Büroeinrichtung oder auch Kosten eine Eröffnungsfeier in der Buchführung vor der Gründung festgehalten werden, um sie später als Aufwand abzusetzen. Zu Ihren Aufgaben der Buchführung gehört es, diese Ausgaben bereits vor der Gründung zu dokumentieren.
Alle Ausgaben während des Gründungsprozesses sind in der Buchführung vor der Gründung sorgfältig zu erfassen. Dazu müssen die Rechnungen und Belege aufgehoben und später zeitgerecht ausgewertet werden. Es gilt zwar generell, aber insbesondere auch bei der Buchführung vor der Gründung, der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!
Als eine der nächsten Aufgaben der Buchführung steht dann an: alle Gründungskosten werden kumuliert in die Eröffnungsbilanz als Verlustvortrag übernommen – meist unter sonstige betriebliche Aufwendungen. Achten Sie auch auf die explizite Ausweisung der Umsatzsteuer auf den Rechnungen, die Sie in der Buchführung vor der Gründung festhalten. Denn nur so können Sie diese dann als Vorsteuer vom Finanzamt wiederholen bzw. mit Ihrer Umsatzsteuer verrechnen.
Der §248 Abs.1 HGB bezieht sich bei dem Bilanzierungsverbot auf ein Aktivierungsverbot. Das bedeutet, dass die Gründungskosten sowie die Kosten für die Beschaffung von Eigenkapital oder auch die Gebühren von Versicherungsverträgen nicht als Vermögensgegenstände auf der Aktivseite der Eröffnungsbilanz aufgenommen werden dürfen. Die Gründungskosten werden aber als Aufwand erfasst und mindern das zu versteuernde Ergebnis. Diese Vorschrift gilt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften sowie für Kapitalgesellschaften.
Pflichten und Aufgaben der Buchführung nach Rechtsform
Grundsätzlich müssen alle Gründer und Selbstständigen die Anforderungen und Aufgaben der Buchführung erfüllen - Unterschiede gibt es jedoch in der Methode und beim Umfang der Buchführung. Hier spricht man von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung - kurz EÜR - oder von der doppelten Buchführung, bei der zu den Aufgaben der Buchführung auch die Bilanzierung gehört.
Freiberufler sind von der Buchführungspflicht im Sinne der doppelten Buchführung nicht betroffen. Sie nutzen die EÜR und erfüllen dementsprechend die Aufgaben der Buchführung.
Die doppelte Buchführung ist für alle Kaufleute und Rechtsformen mit einem Eintrag ins Handelsregister Pflicht. Sie sind damit per Gesetz dazu aufgefordert, eine vollständige doppelte Buchführung sowie einen kompletten Jahresabschluss mit einer Gewinn- und Verlustrechnung anzufertigen. Dies zieht sehr umfangreiche Aufgaben der Buchführung nach sich.
Zudem fallen auch Nicht-Kaufleute mit einem Gewinn aus der Selbstständigkeit von über 60.000 Euro oder einem Umsatz von über 0,6 Mio. Euro im Geschäftsjahr unter die Buchführungspflicht. Außerdem können sich ebenfalls Nicht-Kaufleute freiwillig in das Handelsregister tragen lassen. Betriebe aus der Land- und Forstwirtschaft sind von der Buchführungspflicht befreit.
Sie sollten sich jedoch schon vor dem Beginn der Buchführung über die spätere Gesellschaftsform im Klaren sein. Denn die Gesellschaftsform sowie die Branche entscheiden über die Art der steuerlichen Behandlung einzelner Vorgänge und die Anforderungen und speziellen Aufgaben der Buchführung.
Buchführungsprogramm versus Steuerberater
Wer kann Ihnen die Aufgaben der Buchführung abnehmen? Schließlich ist es nicht Ihre Kernkompetenz als Gründer alle Aufgaben der Buchführung zu meistern. Hilfe bietet bspw. ein Programm für Buchführung, Buchhalter oder der im Komplettpaket der Steuerberater. Prinzipiell sollten Selbstständige nicht auf die Unterstützung eines Steuerberaters verzichten. Wenn Sie ein Programm für Buchführung nutzen, können Sie dem Steuerberater entsprechend zuarbeiten. Insgesamt spart dies Kosten, da der Steuerberater nicht jede Buchung selbst vornehmen muss. Allerdings investieren Sie hierfür Ihre eigene Zeit für die Aufgaben der Buchführung.
Achten Sie aber in jedem Fall darauf, dass das ausgewählte Buchführungsprogramm mit dem Programm des Steuerberaters kompatibel ist. Es gibt viele kostenlose oder kostenpflichtige Buchführungsprogramme, die letztlich aber nur als unterstützende Programme für den Existenzgründer Sinn ergeben. Es sei denn der Existenzgründer kennt sich in Steuerfragen aus und beherrscht alle Berechnungsmethoden sowie gesetzlichen Anforderungen und Aufgaben der Buchführung.
Ein Existenzgründer sollte sich vor der Anschaffung eines Programms für die Buchführung mit seinem Steuerberater abstimmen, welches Programm für welche Zwecke sinnvoll ist. Ein Buchführungsprogramm ist nicht nur geeignet für die Erfassung von Ein- und Auszahlungen, sondern kann auch für die Warenwirtschaft oder Lohnbuchhaltung genutzt werden. Viele Anbieter der Buchführungsprogramme bieten die Möglichkeit der kostenlosen Testphase.
Aufgaben der Buchführung im Detail
