Eintragung in das Handelsregister für Unternehmen

Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis und gibt Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens. Der Eintrag ins Handelsregister ist für viele Unternehmer Pflicht. Über den Handelsregisterauszug können Informationen über ein Unternehmen eingeholt werden.

Wer eintragungspflichtig ist und welche Informationen im Handelsregister über Sie gespeichert werden, lesen Sie hier.

 

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister dokumentiert als öffentliches Verzeichnis Einträge über die angemeldeten Kaufleute im Bereich eines zuständigen Registergerichts. Es kann von jedermann eingesehen werden und stellt Informationen über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen bereit. Dazu zählen beispielsweise Jahresabschlüsse und Bilanzen. Mittlerweile wird das Handelsregister nur noch in elektronischer Weise geführt, auch Anmeldung und Eintragung in das Handelsregister erfolgen ausschließlich elektronisch. Der Eintrag im Handelsregister wird im elektronischen Unternehmensregister veröffentlicht.

Durch den Eintrag im Handelsregister erhält Ihr Firmenname zusätzlich einen Schutz gegenüber ähnlich lautenden Firmennamen der Region. Die Führung eines Firmennamens im Geschäftsverkehr ist ausschließlich Unternehmen vorbehalten, die einen Eintrag im Handelsregister aufweisen.

Abteilungen im Handelsregister: HRA und HRB

Im Handelsregister eingetragene Gewerbe werden in zwei Gruppen eingeteilt:

  • Abteilung A (HRA): Eingetragene Kaufleute, Personenhandelsgesellschaften, rechtsfähige (wirtschaftliche) Vereine
  • Abteilung B (HRB): Kapitalgesellschaften

Für wen besteht die Pflicht zum Eintrag in das Handelsregister?

Eintragungspflichtig sind grundsätzlich alle Kaufleute. Kleingewerbetreibende sind von der Eintragungspflicht ins Handelsregister ausgenommen – können sich jedoch freiwillig eintragen lassen. Mit dem Eintrag im Handelsregister werden Sie automatisch zum Kaufmann mit allen dazugehörigen Rechten und Pflichten. Aus einer GbR wird durch den Eintrag ins Handelsregister zudem automatisch eine oHG.

Gleich mit dem Zeitpunkt der Gründung besteht für folgende Rechtsformen die Pflicht zum Eintrag ins Handelsregister:

Zur Beurteilung, ob ein Unternehmen einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb und damit eine Eintragung in das Handelsregister erfordert, werden bspw. der Jahresumsatz, das Kapital, die Anzahl der Geschäftsvorgänge oder die Anzahl der Beschäftigten herangezogen. Als Schwellenwert für den Umsatz werden in der Regel mehrere 100.000 Euro pro Jahr angesetzt.

Freiwilliger Handelsregistereintrag: Für wen geeignet?

Einzelunternehmen oder GbRs können sich auch freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Dies sollte allerdings gut abgewogen werden, denn nicht in jedem Fall ist der Eintrag sinnvoll. Der freiwillige Handelsregistereintrag kann jedoch einige Vorteile mit sich bringen. Auf der Kehrseite der Medaille fallen für freiwillig im Handelsregister eingetragene Unternehmen nicht geringe Pflichten an.

Vorteile eines freiwilligen HR-EintragsNachteile
Namensgebung: Im Handelsregister eingetragene Unternehmen dürfen firmieren. Das bedeutet, dass nicht länger der volle Name des Inhabers bzw. der Gesellschafter in der Geschäftsbezeichnung stehen muss – so können auch Einzelunternehmen und GbRs mit einem Fantasienamen nach außen auftreten.Buchhaltung: Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das bedeutet, dass Sie nicht länger eine EÜR erstellen dürfen, sondern zusätzlich auch eine Bilanz inkl. Jahresabschluss und Inventur benötigen.
Vertrauensbonus: Ein Handelsregistereintrag weckt das Vertrauen von Banken und Geschäftspartnern, die sonst vielleicht eher zögerlich wären bei der nächsten Kreditvergabe o. Ä.

Veröffentlichungen im Handelsregister: Sollte sich in Ihrem Unternehmen etwas ändern, müssen Sie diese Veränderungen umgehend dem Handelsregister anzeigen. Erst mit einer solchen Änderungsanzeige treten die Änderungen in Kraft.

Vertretungen: Mit einem Eintrag im Handelsregister sind Sie befugt, Prokura auszustellen.

Rechtliche Grundlage: Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten nicht länger die Bestimmungen des BGB, sondern die des HGB. Die Regelungen des HGB sind allerdings erheblich strenger.

Zweigstellen: Sie können nun selbstständig agierende Niederlassungen oder Zweigstellen – auch an anderen Standorten – eröffnen.

 

Freiberufler im Handelsregister?

Freiberufler können als einzige Selbstständige nicht ins Handelsregister eingetragen werden – weder als Einzelpersonen noch in Freiberufler-Unternehmen wie der Freiberufler-GbR oder der PartG. Letztere werden stattdessen ins Partnerschaftsregister eingetragen.

TIPP

Achtung Abzocke: Viele Gründer erhalten nach dem Eintrag ins Handelsregister gleich mehrere Rechnungen für verschiedene Verzeichnisse. Wir haben zusammengefasst, worauf Sie achten sollten und wie Sie betrügerische Schreiben erkennen können.

HR-Abzocke vermeiden

Wie erfolgt der Eintrag ins Handelsregister?

Bevor Sie im Handelsregister eingetragen werden können, benötigen Sie zunächst einen Termin beim Notar. Dieser prüft alle Unterlagen und Formalitäten und beglaubigt Ihre Dokumente. 
Nachdem Sie Ihr Stammkapital auf Ihr Geschäftskonto eingezahlt und einen Kontoauszug sowie den Einzahlungsbeleg an Ihren Notar gesendet haben, kann dieser die Eintragung ins Handelsregister anstoßen, indem er die Anmeldung und alle relevanten Dokumente elektronisch an das Registergericht übermittelt.

Was wird im Handelsregister eingetragen?

Zu den Angaben bei der Eintragung in das Handelsregister gehören grundsätzlich:

  • Firma (Name des Unternehmens)
  • Namen und Geburtsdaten der Geschäftsführung
  • Sitz, Niederlassungen und Zweigniederlassungen mit Angabe der jeweiligen Anschrift
  • Unternehmensgegenstand
  • Vertretungsberechtigte Personen (Prokura), deren Namen und Geburtsdaten
  • Besondere Vertretungsbefugnisse
  • Rechtsform
  • Höhe des Grund-, Kommandit- oder Stammkapitals
  • Datum der Ersteintragung

Was kostet der Ersteintrag im Handelsregister?

Die gesamten Kosten für die Eintragung in das Handelsregister variieren je nach Rechtsform, Stammkapital und Anzahl der Gesellschafter:

RechtsformKosten Handeslregistereintrag
e. K.70 €
GmbH, UG150 € (Bareinlagen) bzw. 240 € (mit Sacheinlage)
oHG, KG100 € (bis zu 3 Gesellschafter, für jeden weiteren sind 40 € hinzuzurechnen)
AG, KGaA300 € (Bareinlagen) bzw. 360 (mit Sacheinlage)

Bedenken Sie, dass zusätzlich zu diesen Anmeldegebühren des Amtsgerichts Notarkosten für die Anmeldung im Handelsregister anfallen. Sie können die Gründungskosten im Zusammenhang mit dem Handelsregistereintrag etwas verringern (wenn Sie eine GmbH oder UG gründen), indem Sie ein Musterprotokoll verwenden. Diese Entscheidung sollte jedoch gut bedacht sein.

Weitere Notar- und Amtsgebühren fallen bei jeder Änderung des Handelsregisters an, etwa bei der Bestellung eines neuen Geschäftsführers. Details zu den amtlichen Gebühren im Detail können Sie in der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV) nachlesen.

Handelsregister: Meldepflichtige Ereignisse

Sie sind bereits eingetragen, aber in Ihrem Unternehmen hat sich etwas verändert? Es gibt einige meldepflichtigen Ereignisse, deren Eintritt Sie dem Handelsregister unverzüglich anzeigen müssen. Erst danach sind die Änderungen rechtsgültig.

  • Bestellung eines neuen sowie Abbestellung des alten Geschäftsführers
  • Veränderungen der Gesellschafterliste (Aus- oder Eintritt eines oder mehrerer Gesellschafter)
  • Umfirmierungen
  • Insolvenzverfahren
  • Satzungsveränderungen
  • Erteilung von Prokura bzw. deren Widerruf
  • Änderung der Firma
  • Änderung des Unternehmensgegenstands
  • Errichtung, Aufhebung oder Verlegung von Zweigniederlassungen

Die meisten dieser Ereignisse erfordern zudem eine erneute Beglaubigung durch Ihren Notar. Eine verspätete oder gar unterlassene Eintragung im Handelsregister kann zu Zwangsgeldern von bis zu mehreren tausend Euro führen.

Bei der Geschäftsführerbestellung müssen die neuen Geschäftsführer dem Handelsregister zusätzlich schriftlich versichern, dass keine die Bestellung hindernden Umstände, bspw. Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung, bestehen.

TIPP

Handelsregister, Gewerbeanmeldung und alle weiteren Behördengänge: Unsere Online-Lösung Unternehmerheld führt Sie durch alle Gründungsschritte und stellt Ihnen alle Formulare und Ausfüllhilfen kostenfrei zusammen. 

Unternehmerheld werden

Löschung des Handelsreigstereintrags

Möchten Sie Ihren Handelsregistereintrag löschen, wenden Sie sich am besten sofort mit einem ausgefüllten Antrag auf Löschung an Ihren Notar; dieser beglaubigt ihn. Beachten Sie, dass es nicht ausreicht, das Unternehmen aufzulösen, um auch den Handelsregistereintrag zu löschen.

Der Handelsregistereintrag muss gelöscht werden, wenn eines der folgenden Ereignisse eintritt:

  • Aufgabe des Geschäftsbetriebs
  • Bei Personenhandelsgesellschaften: Beendigung der Auseinandersetzung
  • Umwandlung des gewerblichen Unternehmens in ein freiberufliches
  • Herabstufung des kaufmännischen Betriebs auf einen nicht-kaufmännischen

Nach dem Handelsreigstereintrag: Post erhalten?

Viele frisch gebackene Unternehmer erhalten nach dem erfolgten Eintrag ins Handelsregister gleich mehrere Rechnungen, die ihnen weismachen wollen, dass die Eintragung in ein „Firmenregister“, „Adressverzeichnis“ o. Ä. erfolgt ist und nun bezahlt werden muss. Bei diesen Briefen handelt es sich jedoch um Betrugsschreiben. Die Unternehmen dahinter versuchen, mit Wappen, dem Bundesadler oder offiziell wirkenden Schrifttypen den Eindruck zu erwecken, dies wäre eine Rechnung für Ihren Handelsregistereintrag.

Bevor Sie solche Rechnungen begleichen, prüfen Sie unbedingt folgende Aspekte der Rechnung:

  1. Zahlungsfrist: Sehr kurze Fristen deuten auf einen Betrugsversuch hin; das Amtsgericht gibt Ihnen generell mehrere Wochen Zeit, um die HR-Rechnung zu begleichen.
  2. Kontaktdaten: Oftmals erkennen Sie bereits an der privaten Mailadresse (z. B. „@gmail.com“), dass es sich hier nicht um ein offizielles Dokument handelt.
  3. Forderungshöhe: Anhand der Kostenverordnung des Handelsregisters (s. oben) können Sie herausfinden, ob der geforderte Betrag den tatsächlichen Gebühren des Amtsgerichts entspricht. Viele Betrüger stellen um einiges höhere Summen in Rechnung.

Nicht vergessen: Handelsregisternummer ins Impressum eintragen

Nach der Eintragung in das Handelsregister erhalten Sie eine Handelsregisternummer. Mithilfe dieser Nummer ist es bspw. für Geschäftspartner einfacher, Zugriff auf Ihren Eintrag im Handelsregister beim Registergericht zu bekommen und damit Auskünfte über Ihr Unternehmen zu erhalten.

Wenn Sie eine Unternehmenswebsite haben, müssen Sie die Handelsregisternummer im Impressum angeben. Neben der Handelsregisternummer müssen weitere Pflichtangaben gemacht werden. 

Sie haben noch Fragen zum Eintrag ins Handelsregister?

Sollte es Fragen zur Eintragung in das Handelsregister geben, wird das Amtsgericht die für Sie zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) kontaktieren. Lassen Sie sich daher vor dem Eintrag im Handelsregister von der IHK beraten. Wenn Sie ein Handwerksbetrieb sind, unterstützt Sie die Handwerkskammer (HWK). Wir haben für Sie die Adressen der IHKs und der HWKs zusammengestellt.

Nächster Schritt: Beim Gewerbeamt anmelden

Mit der Handelsregisteranmeldung können Sie nun die Anmeldung beim Gewerbeamt vornehmen. Legen Sie beim Gewerbeamt Ihren Handelsregisterauszug vor und füllen Sie das Formular zur Gewerbeanmeldung aus.

Die entsprechenden Formulare sowie Ausfüllhilfen gibt es in unserer kostenfreien Online-Lösung, dem Unternehmerhelden.

Zum Gründungscockpit