Handelsregistereintrag: Pflicht, Ablauf & Checkliste

Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis und gibt Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens. Der Handelsregistereintrag ist für viele Unternehmer bei der Unternehmensgründung Pflicht. Über den Handelsregisterauszug können Informationen über ein Unternehmen eingeholt werden.

Wir zeigen, wer eintragungspflichtig ist und welche Informationen im Handelsregister über Unternehmen gespeichert werden.

1. Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister dokumentiert als öffentliches Verzeichnis Einträge über die angemeldeten Kaufleute im Bereich eines zuständigen Registergerichts. Es kann von jedermann eingesehen werden und stellt Informationen über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und Unternehmen bereit. Dazu zählen beispielsweise Jahresabschlüsse und Bilanzen. Mittlerweile wird das Handelsregister nur noch in elektronischer Weise geführt, auch Anmeldung und Eintragung in das Handelsregister erfolgen ausschließlich elektronisch. Der Eintrag im Handelsregister wird im elektronischen Unternehmensregister veröffentlicht.

Durch den Eintrag im Handelsregister erhält Ihr Firmenname zusätzlich einen Schutz gegenüber ähnlich lautenden Firmennamen der Region. Die Führung eines Firmennamens im Geschäftsverkehr ist ausschließlich Unternehmen vorbehalten, die einen Eintrag im Handelsregister aufweisen.

Abteilungen im Handelsregister: HRA und HRB

Im Handelsregister eingetragene Gewerbe werden in zwei Gruppen eingeteilt:

  • Abteilung A (HRA): Eingetragene Kaufleute, Personenhandelsgesellschaften, rechtsfähige (wirtschaftliche) Vereine
  • Abteilung B (HRB): Kapitalgesellschaften

2. Für wen besteht die Pflicht zur Eintragung?

Eintragungspflichtig sind grundsätzlich alle Kaufleute. Kleingewerbetreibende sind von der Eintragungspflicht ins Handelsregister ausgenommen – können sich jedoch freiwillig eintragen lassen. Mit dem Eintrag im Handelsregister werden Gründer automatisch zum Kaufmann mit allen dazugehörigen Rechten und Pflichten. Aus einer GbR wird durch den Eintrag ins Handelsregister zudem automatisch eine oHG.

Gleich mit dem Zeitpunkt der Gründung besteht für folgende Rechtsformen die Pflicht zum Eintrag ins Handelsregister:

Zur Beurteilung, ob ein Unternehmen einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb und damit eine Eintragung in das Handelsregister erfordert, werden bspw. der Jahresumsatz, das Kapital, die Anzahl der Geschäftsvorgänge oder die Anzahl der Beschäftigten herangezogen. Als Schwellenwert für den Umsatz werden in der Regel mehrere 100.000 Euro pro Jahr angesetzt.

Sind Freiberufler eintragungspflichtig?

Freiberufler können als einzige Selbstständige nicht ins Handelsregister eingetragen werden – weder als Einzelpersonen noch in Freiberufler-Unternehmen wie der Freiberufler-GbR oder der PartG. Letztere werden stattdessen ins Partnerschaftsregister eingetragen.

Freiwilliger Handelsregistereintrag: Für wen geeignet?

Einzelunternehmen oder GbRs können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Dies sollte allerdings gut abgewogen werden, denn nicht in jedem Fall ist der Eintrag sinnvoll. Der freiwillige Handelsregistereintrag kann jedoch einige Vorteile mit sich bringen. Auf der Kehrseite der Medaille fallen für freiwillig im Handelsregister eingetragene Unternehmen nicht geringe Pflichten an.

  • Namensgebung: Im Handelsregister eingetragene Unternehmen dürfen firmieren. Das bedeutet, dass nicht länger der volle Name des Inhabers bzw. der Gesellschafter in der Geschäftsbezeichnung stehen muss – so können auch Einzelunternehmen und GbRs mit einem Fantasienamen nach außen auftreten.    
  • Vertrauensbonus: Ein Handelsregistereintrag weckt das Vertrauen von Banken und Geschäftspartnern, die sonst vielleicht eher zögerlich wären bei der nächsten Kreditvergabe o. Ä.    
  • Vertretungen: Mit einem Eintrag im Handelsregister sind Sie befugt, Prokura auszustellen.
  • Zweigstellen: Sie können nun selbstständig agierende Niederlassungen oder Zweigstellen – auch an anderen Standorten – eröffnen.
  • Buchhaltung: Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das bedeutet, dass Sie nicht länger eine EÜR erstellen dürfen, sondern zusätzlich auch eine Bilanz inkl. Jahresabschluss und Inventur benötigen.
  • Rechtliche Grundlage: Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gelten nicht länger die Bestimmungen des BGB, sondern die des HGB. Die Regelungen des HGB sind allerdings erheblich strenger.
  • Vollständige Transparenz: Unternehmen mit Handelsregistereintrag unterliegen Pflichten zur Veröffentlichung, Offenlegung und Bekanntmachung. Sollte sich in Ihrem Unternehmen etwas ändern, müssen Sie dies umgehend dem Handelsregister anzeigen. Erst mit einer solchen Änderungsanzeige treten die Änderungen in Kraft. Jahresabschlüsse und Bilanzen müssen u. U. im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. 

Überblick: Wer ist gemäß Rechtsform zum Eintrag verpflichtet?

Verpflichtung zum Handelsregistereintrag
Solo-GründerFreiberufler 
 Einzelunternehmen 
 Eingetragene Kaufleute (e. K.) 
PersonengesellschaftenGbR 
 KG 
 oHG 
KapitalgesellschaftenGmbH 
 UG 
 AG 
 GmbH & Co. KG 
Gemeinnützige GesellschaftengGmbH 
 gUG 
TIPP

Achtung Abzocke: Viele Gründer erhalten nach dem Eintrag ins Handelsregister gleich mehrere Rechnungen für verschiedene Verzeichnisse. Wir haben zusammengefasst, worauf Sie achten sollten und wie Sie betrügerische Schreiben erkennen können.

HR-Abzocke vermeiden

3. Ablauf der Eintragung

Bevor Sie im Handelsregister eingetragen werden können, benötigen Sie zunächst einen Termin beim Notar. Dieser prüft alle Unterlagen und Formalitäten und beglaubigt Ihre Dokumente. 

Nachdem Sie Ihr Stammkapital auf Ihr Geschäftskonto eingezahlt und einen Kontoauszug sowie den Einzahlungsbeleg an Ihren Notar gesendet haben, kann dieser die Eintragung ins Handelsregister anstoßen, indem er die Anmeldung und alle relevanten Dokumente elektronisch an das Registergericht übermittelt.

Dies kann durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen; besonders für Kapitalgesellschaften kann die Dauer bis zur erfolgten Eintragung sechs bis acht Wochen in Anspruch nehmen.

4. Wichtige Fragen zum Handelsregistereintrag

Der Eintrag ins Handelsregister wird vom Notar angestoßen und dann vom Amtsgericht vorgenommen.

Nein, leider nicht, da Sie persönlich beim Notar erscheinen müssen, um den Prozess anzustoßen. Online können Sie jedoch Einblick in die Handelsregisterauszüge bestehender Unternehmen erhalten.

Eintragungspflichtig sind grundsätzlich alle Kaufleute. Das betrifft Gründer in folgenden Rechtsformen:

  • Eingetragene Kaufleute (e. K.)
  • Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)
  • Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG)

Unternehmen mit grundsätzlich nicht eintragspflichten Rechtsformen können unter besonderen Umständen allerdings trotzdem zu einem Handelsregistereintrag verpflichtet sein. Dies tritt ein, wenn Ihr Einzelunternehmen oder die GbR einen kaufmännisch geführten Betrieb erforderlich machen:

  • Das Unternehmen erzielt einen für deine Branche üblichen Jahresumsatz
  • Das Unternehmen ist kaufmännisch organisiert
  • Sie benötigen eine Buchhaltung, die über die EÜR hinaus geht
  • Sie beschäftigen Personal mit weitreichenden Befugnissen (Prokuristen)

Ist bereits eine dieser Bedingungen erfüllt, gilt Ihr Unternehmen nicht länger als Kleingewerbe und ein Handelsregistereintrag wird fällig.

Ja, ein Handelsrergistereintrag kann auch auf freiwilliger Basis erfolgen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass mit der Eintragung vielerlei Pflichten einher gehen. Deshalb sollten Gründer vor dieser Entscheidung Pro und Contra abwägen.

Bei einer freiwilligen Eintragung ins Handelsregister wird aus einer GbR automatisch eine oHG; Einzelunternehmen erlangen durch den Eintrag den Kaufmannsstatus.

Zu den Angaben bei der Eintragung in das Handelsregister gehören grundsätzlich:

  • Firma (Name des Unternehmens)
  • Namen und Geburtsdaten der Geschäftsführung
  • Sitz, Niederlassungen und Zweigniederlassungen mit Angabe der jeweiligen Anschrift
  • Unternehmensgegenstand
  • Vertretungsberechtigte Personen (Prokura), deren Namen und Geburtsdaten
  • Besondere Vertretungsbefugnisse
  • Rechtsform
  • Höhe des Grund-, Kommandit- oder Stammkapitals
  • Datum der Ersteintragung
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse

Die gesamten Kosten für die Eintragung in das Handelsregister variieren je nach Rechtsform, Stammkapital und Anzahl der Gesellschafter:

  • e. K.: 70 €
  • GmbH, UG: 150 € (Bareinlagen) bzw. 240 € (mit Sacheinlage)
  • oHG, KG: 100 € (bis zu 3 Gesellschafter, für jeden weiteren + 40 €)
  • AG, KGaA: 300 € (Bareinlagen) bzw. 360 € (mit Sacheinlage)

Bedenken Sie, dass zusätzlich zu diesen Anmeldegebühren des Amtsgerichts Notarkosten für die Anmeldung im Handelsregister anfallen. Sie können die Gründungskosten im Zusammenhang mit dem Handelsregistereintrag etwas verringern (wenn Sie eine GmbH oder UG gründen), indem Sie ein Musterprotokoll verwenden. Diese Entscheidung sollte jedoch gut bedacht sein.

Weitere Notar- und Amtsgebühren fallen bei jeder Änderung des Handelsregisters an, etwa bei der Bestellung eines neuen Geschäftsführers. Details zu den amtlichen Gebühren im Detail können Sie in der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV) nachlesen.

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen werden in zwei Gruppen unterteilt, Abteilung A (HRA) für e. K., Personenhandelsgesellschaften oder wirtschaftliche Vereine, und Abteilung B (HRB) für Kapitalgesellschaften.

Der Eintrag im Handelsregister ist öffentlich einsehbar, damit künftige Geschäftspartner, Kunden und ebenso Gläubiger die Möglichkeit haben, sich über die Geschäftslage eines Unternehmens zu informieren. Desweiteren schafft alleine das Vorhandensein eines Handelsregistereintrags Vertrauen und gilt insbesondere im Ausland als Existenzbeweis eines Unternehmens.

Möchten Sie Ihren Handelsregistereintrag löschen, wenden Sie sich am besten sofort mit einem ausgefüllten Antrag auf Löschung an Ihren Notar; dieser beglaubigt ihn. Beachten Sie, dass es nicht ausreicht, das Unternehmen aufzulösen, um auch den Handelsregistereintrag zu löschen.

Der Handelsregistereintrag muss gelöscht werden, wenn eines der folgenden Ereignisse eintritt:

  • Aufgabe des Geschäftsbetriebs
  • Bei Personenhandelsgesellschaften: Beendigung der Auseinandersetzung
  • Umwandlung des gewerblichen Unternehmens in ein freiberufliches
  • Herabstufung des kaufmännischen Betriebs auf einen nicht-kaufmännischen

Erhalten Sie nach dem erfolgten Handelsregistereintrag vermehrt Post und Rechnungen für vermeintliche Gewerberegister o. Ä., schauen Sie sich diese Briefe genau an, bevor Sie auch nur einen Euro bezahlen und lassen Sie sich nicht durch kurze Zahlungsfristen verunsichern! Hier finden Sie weitere Informationen zur Betrugsmasche.

5. Meldepflichtige Ereignisse

Sie sind bereits eingetragen, aber in Ihrem Unternehmen hat sich etwas verändert? Es gibt einige meldepflichtigen Ereignisse, deren Eintritt Sie dem Handelsregister unverzüglich anzeigen müssen. Erst danach sind die Änderungen rechtsgültig.

  • Bestellung eines neuen sowie Abbestellung des alten Geschäftsführers
  • Veränderungen der Gesellschafterliste (Aus- oder Eintritt eines oder mehrerer Gesellschafter)
  • Umfirmierungen
  • Insolvenzverfahren
  • Satzungsveränderungen
  • Erteilung von Prokura bzw. deren Widerruf
  • Änderung der Firma
  • Änderung des Unternehmensgegenstands
  • Errichtung, Aufhebung oder Verlegung von Zweigniederlassungen

Die meisten dieser Ereignisse erfordern zudem eine erneute Beglaubigung durch Ihren Notar. Eine verspätete oder gar unterlassene Eintragung im Handelsregister kann zu Zwangsgeldern von bis zu mehreren tausend Euro führen.

Bei der Geschäftsführerbestellung müssen die neuen Geschäftsführer dem Handelsregister zusätzlich schriftlich versichern, dass keine die Bestellung hindernden Umstände, bspw. Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung, bestehen.

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6. Nach dem Eintrag: Post erhalten?

Viele frisch gebackene Unternehmer erhalten nach dem erfolgten Eintrag ins Handelsregister gleich mehrere Rechnungen, die ihnen weismachen wollen, dass die Eintragung in ein „Firmenregister“, „Adressverzeichnis“ o. Ä. erfolgt ist und nun bezahlt werden muss. Bei diesen Briefen handelt es sich jedoch um Betrugsschreiben. Die Unternehmen dahinter versuchen, mit Wappen, dem Bundesadler oder offiziell wirkenden Schrifttypen den Eindruck zu erwecken, dies wäre eine Rechnung für Ihren Handelsregistereintrag.

Bevor Sie solche Rechnungen begleichen, prüfen Sie unbedingt folgende Aspekte der Rechnung:

  1. Zahlungsfrist: Sehr kurze Fristen deuten auf einen Betrugsversuch hin; das Amtsgericht gibt Ihnen generell mehrere Wochen Zeit, um die HR-Rechnung zu begleichen.
  2. Kontaktdaten: Oftmals erkennen Sie bereits an der privaten Mailadresse (z. B. „@gmail.com“), dass es sich hier nicht um ein offizielles Dokument handelt.
  3. Forderungshöhe: Anhand der Kostenverordnung des Handelsregisters (s. oben) können Sie herausfinden, ob der geforderte Betrag den tatsächlichen Gebühren des Amtsgerichts entspricht. Viele Betrüger stellen um einiges höhere Summen in Rechnung.

7. Nicht vergessen: Impressum ergänzen

Nach der Eintragung in das Handelsregister erhalten Sie eine Handelsregisternummer. Mithilfe dieser Nummer ist es bspw. für Geschäftspartner einfacher, Zugriff auf Ihren Eintrag im Handelsregister beim Registergericht zu bekommen und damit Auskünfte über Ihr Unternehmen zu erhalten.

Eine Handelsregisternummer setzt sich aus der Kennzeichnung der Handelsregister-Abteilung (HRA oder HRB) und einer Zahenfolge zusammen, bspw. HRA 1234 oder HRB 6543.

Wenn Sie eine Unternehmenswebsite haben, müssen Sie die Handelsregisternummer im Impressum angeben. Neben der Handelsregisternummer müssen weitere Pflichtangaben gemacht werden. 

Sie haben noch Fragen?

Sollte es Fragen zur Eintragung in das Handelsregister geben, wird das Amtsgericht die für Sie zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK) kontaktieren. Lassen Sie sich daher vor dem Eintrag im Handelsregister von der IHK beraten. Wenn Sie ein Handwerksbetrieb sind, unterstützt Sie die Handwerkskammer (HWK).

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8. Nächster Schritt: Beim Gewerbeamt anmelden

Mit der Handelsregisteranmeldung können Sie nun die Anmeldung beim Gewerbeamt vornehmen. Legen Sie beim Gewerbeamt Ihren Handelsregisterauszug vor und füllen Sie das Formular zur Gewerbeanmeldung aus.

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