Teammeetings gestalten: Ideen + Formen + Tipps



Teameetings finden immer nur im Sitzen und vor dem Laptop statt? Von wegen! Es gibt viele Varianten dafür, wie sich Teammeetings gestalten lassen. Wir stellen die beliebtesten vor.


Inhalt


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Inspirierende und gesunde Teammeetings gestalten: Das Walking Meeting ist seit Jahren beliebt bei Top-Unternehmern und Spitzenpolitikern. (Foto: Unsplash)

#1 Morning Cheers

Ein freundlicher Morgengruß kann den ganzen Tag erhellen. Zum Beispiel als kurzer Plausch in der Videokonferenz mit einem frischen Kaffee, um in den Tag zu starten. Mit dem Morning Cheers lässt sich daraus eine feste Konstante entwickeln, welche die Laune der Belegschaft hebt.

Dieses Teammeeting darf ruhig locker ablaufen, es lassen sich aber schon wichtige Punkte der Tagesagenda anreißen. Wichtig ist, dass alle im Team am Morning Cheers teilnehmen können, und zwar freiwillig.

  • Häufigkeit: 1x täglich
  • Dauer: maximal 15 Minuten

#2 Kick-off-Meeting

Das Gegenstück zum retrospektiven Meeting ist das Kick-off-Meeting, der Auftakt für ein Projekt. Im Zuge dieser Initialzündung tauscht sich das Team über Projektziele und den geplanten Ablauf aus.

Im Kick-off werden auch die Verantwortlichkeiten sowie der Zeitrahmen bis zum Abschluss definiert. Im Kick-off-Meeting sind zusammen mit dem Team auch Auftraggeber und Stakeholder anwesend.

  • Häufigkeit: 1x zu Beginn des Projektstarts
  • Dauer: 60-120 Minuten

#3 Retrospektives Teammeeting

Die Idee, diese Meetings zu gestalten, stammt von Scrum. Anders als bei den meisten Teammeetings geht es im retrospektiven Meeting nicht um den Blick nach vorn, sondern zurück: allerdings nicht aus reinem Selbstzweck, sondern mit dem Ziel, konstruktiv mit Fehlern umzugehen, um Prozesse für die Zukunft zu optimieren.

Auch hier können wieder die gesamte Belegschaft oder eine Abteilung die Teammeetings gestalten. Wichtig ist, wie bei jedem Feedback, dass dieses respektvoll und mit der Absicht auf Verbesserungen vorgetragen wird. Bekannt ist hierbei die sogenannte Vegas-Regel, die besagt:

What happens in Vegas, stays in Vegas.

Alles, was im retrospektiven Meeting besprochen wird, soll intern bleiben. Zum einen schafft dies Vertrauen und erhöht die Bereitschaft, offen über Fehler zu sprechen. Zum anderen ist die Regel ein Appell an alle, Inhalte des Teammeetings für sich zu behalten. Als Ergebnis des retrospektiven Meetings stehen Dos und Don’ts für die Zukunft fest.

  • Häufigkeit: 1x wöchentlich
  • Dauer: maximal 60 Minuten

#4 Sprint Planning Meeting

Das Sprint Planning Meeeting ist ein wichtiger Bestandteil der Scrum-Projektmanagement-Methode. Das Meeting wird vom Scrum-Master organisiert, mit dabei sind der Product Owner, die Entwickler, bei Bedarf andere Experten und die Stakeholder. Sprints laufen über einen definierten Zeitraum, üblich sind hierbei zwei bis vier Wochen. Product Owner und Entwicklerteam einigen sich auf das Sprintziel, welches auch Outcome genannt wird, im Backlog werden die sogenannten Items gespeichert, die bis zum Sprintziel erledigt sein müssen.

  • Häufigkeit: 1x Pro Sprint
  • Dauer: maximal 1 Tag

#5 Standup-Meeting

Standup-Meetings sind unbequemer als Meetings im Sitzen und genau darin liegt ihr Sinn: In ihnen tauscht sich das Team kurz und zielgerichtet über die bevorstehenden Aufgaben sowie über bereits bewältigte Etappen aus. Deshalb eignet sich das Standup-Meeting ideal, um sich entweder im kompletten Team oder in einzelnen Abteilungen zu besprechen – morgens wie auch abends, und natürlich auch gern online.

  • Häufigkeit: bis zu 3x täglich
  • Dauer: jeweils maximal 15 Minuten

#6 Strategisches Meeting

Wo wollen wir hin, was sind unsere Unternehmensziele und wie erreichen wir sie? Fragen wie diese gehören in dieses Meeting. Strategische Meetings lassen sich gut in den Prozess des Ideenmanagements integrieren, um Ideen zu finden, zu besprechen und auszuwerten. Sie sind auch ein wichtiger Bestandteil für die Methode Golden Circle.

  • Häufigkeit: 1x wöchentlich
  • Dauer: maximal 45 Minuten

#7 Walking Meeting

Barack Obama gilt als Fan des Walking Meetings. Was für Staatsmänner gut ist, hilft auch Unternehmern: Die Durchblutung kommt in Schwung, die frische Luft weckt auf und die abwechslungsreiche Umgebung regt den Geist an. Um diese Effekte zu maximieren, lasst die Spaziergang-Meetings draußen und früh am Morgen stattfinden, wenn ihr noch fit und kreativ seid.

Die Walking Meetings eignen sich ideal für Brainstorming in kleinen Gruppen, beachtet hierbei in Corona-Zeiten bitte die Abstands- und Haushaltsregeln. Dann lassen sich mit einer kompakten Agenda gesunde, komprimierte und effektive Teammeetings gestalten.

  • Häufigkeit: 1x täglich
  • Dauer: maximal 20 Minuten

#8 Workshops für Teammeetings

Mitarbeiter können sich bei der Umsetzung der bewährten Workshop-Methoden mit ihrer Kreativität voll und ganz einbringen und kommen sofort in die Umsetzung. Das ist der zugleich größte Vorteil des Workshops im Vergleich zu anderen Meeting-Formen: Es entstehen spätestens bei Abschluss des Workshops konkrete Ergebnisse anstelle von To-dos.

Dabei kann es sich um einen Kampagnen-Fahrplan handeln, oder auch um die Entwicklung eines Prototyps für ein Produkt. Workshops lassen sich auch online mit vielversprechenden Ergebnissen durchführen.

  • Häufigkeit: nach Bedarf
  • Dauer: maximal 90 Minuten

#Yoga Teammeetings

Den herabschauenden Hund machen und dabei über die OKR reden? Mit Yoga lassen sich solche Teammeetings gestalten. Ähnlich wie beim Walking Meeting hilft auch hier die Bewegung dabei, kreativ zu sein. Die fließenden Yoga-Bewegungen, angeleitet durch einen Coach, den Chef oder einen erfahrenen Mitarbeiter in diesem Bereich, wecken die Lebensgeister und lockern Verspannungen, die sich durch langes Sitzen im Auto oder bei der Arbeit am Schreibtisch im Körper gebildet haben.

Somit eignen sich die Yoga Meetings ideal für ein Morgenritual oder für zwischendurch. Der Vorteil gegenüber Walking Meetings ist, dass Yoga Meetings auch in einer größeren Gruppe durchgeführt werden können. Mehr als ein paar Yoga-Matten braucht es nicht dafür. Yoga ist allerdings auch körperlich anstrengend, insbesondere für ungeübte Mitarbeiter. Entsprechend realistisch ist der jeweilige Redeanteil einzuschätzen.

  • Häufigkeit: 1x täglich
  • Dauer: maximal 20 Minuten

Was zeichnet Teammeetings aus und wozu sind sie da?

Regelmäßige Teammeetings erfüllen mehrere Funktionen: Zum einen sind sie wichtig für den Austausch und die Planung: Wer arbeitet an welchen Aufgaben, wie ist der Stand, gibt es Probleme?

Weiterhin eignen Teammeetings sich gut für das Teambuilding: Die regelmäßige Kommunikation in der Gruppe fördert das Gemeinschaftsgefühl. Wichtig ist hierbei, dass Meeting-Regeln eingehalten werden, um die Zeit aller Beteiligten zu sparen und zu Ergebnissen zu gelangen.

Teammeetings sind auch gute Gelegenheiten, um Anerkennung und Wertschätzung auszudrücken. Ein Lob vor den anderen wirft nicht nur ein gutes Licht auf den jeweiligen Mitarbeiter, sondern auch auf die Führungskraft.

Darüber hinaus schaffen Teammeetings ein festes Ritual, das Struktur in die Unternehmensabläufe bringt. Mitarbeiter bereiten sich auf das Meeting vor und wissen, wann sie Ergebnisse präsentieren bzw. Schwierigkeiten ansprechen können.

Wichtig bei allen Teammeetings ist es, die Meetingdauer kurz zu halten. Der berühmte Unternehmer Gary Vaynerchuck, auch Gary Vee genannt, geht hierbei den konsequenten Weg, Meetings in ihrer Länge zu halbieren. Geht nicht? Gibt’s nicht, wie Gary Vee, der für seine Effizienz weltberühmt ist, auf den Punkt bringt:

Wenn ich mich eine Stunde mit meinem Team treffe, bekommen wir alles in dieser Stunde unter. Wir werden ein bisschen scherzen und über ein paar andere Dinge sprechen, über die wir nicht geplant hatten, zu sprechen. Wenn wir dasselbe Meeting jedoch auf 30 Minuten verkürzen, werden wir dennoch alles erledigen, was getan werden muss.

Teammeetings gestalten: 10 goldene Regeln

  • Struktur: Meetings sollten regelmäßig und unter Befolgung von Meetingregeln stattfinden, Agenda und Protokoll gehören dazu.
  • Alle gehen respektvoll und konstruktiv miteinander um.
  • Im Fokus bleibt immer das Ziel, gemeinsam besser zu werden.
  • Hierarchien dürfen in Teammeetings zugunsten des Teambuildings aufweichen.
  • Eine Moderation ist trotzdem sinnvoll und notwendig, damit es kein Durcheinander gibt.
  • Zeitvorgaben sind einzuhalten, um das Meeting nicht ausufern zu lassen.
  • Kleine Gruppen sind besser als zu große, Teammeetings gestalten sich sonst als chaotisch.
  • Zusammen über die Meeting-Form und die Regeln zu entscheiden, führt zu einem stärkeren Gemeinschaftsgefühl.
  • Kein Themen-Hopping: Jeder bleibt dicht an seinem Themenschwerpunkt. Bei Abschweifungen interveniert der Moderator.
  • Was im Team besprochen wird, bleibt im Team.
  • Vergesst nicht das Meeting-Protokoll, um Besprochenes konkret und komprimiert zusammenzuhalten.

Arbeitsmethoden

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