Ein Kick-off-Meeting läutet den Start eines neuen Projekts ein. In diesem Artikel erfahrt ihr alles über die Dos und Don'ts dieser besonderen Meeting-Form.
Inhaltsverzeichnis
Ein Kick-off-Meeting ist der Startschuss eines neuen Projektes. Anwesend sind die zuständigen Mitarbeiter und meistens auch Kunden. (Foto: Unsplash)
Ein Kick-off-Meeting ist ein wichtiger Baustein im Projektmanagement. Es findet statt, wenn die Projektplanung abgeschlossen ist. Im Kick-off-Meeting versammeln sich Teammitglieder, Kunden und weitere Stakeholder, um den Projektstart und alle weiteren Schritte bis zum Erreichen des Ziels, wie die Entwicklung eines Prototyps oder den Launch eines Onlineshops, festzulegen.
Ein Kick-off-Meeting kann sowohl im Büro als auch virtuell stattfinden, was in Zeiten von Corona viele Vorteile hat. Welche Besonderheiten die jeweiligen Meeting-Formen haben, erfahrt ihr in unseren Artikeln zu virtuellen Meetings und zu Meetingregeln allgemein. Wichtig bei Kick-off-Meetings mit Blick auf deren Umfang ist, dass diese effizient und effektiv sind.
Wir stellen nun die Vor- und Nachteile von Kick-off-Meetings online wie offline vor.
Solltet ihr ein Kick-off-Meeting online oder offline abhalten? Wägt das Für und Wider genau ab. (Foto: Unsplash)
<h3id="nachteilekickoffoffline">Nachteile von Kick-off-Meetings offline
Mit dem folgenden Plan gelingt das Kick-off-Meeting Schritt für Schritt. Ihr könnt euch auch unsere kostenlose Vorlage herunterladen, ausdrucken und ausfüllen. Tragt unter Projektvorstellung alle beteiligten Personen und Tools sowie Ziele ein.
Haltet in der Kick-off-Meeting-Vorlage alle wichtigen Fakten des Ablaufs für einen Überblick fest. (Grafik: Für-Gründer.de)
Entscheidet rechtzeitig, wer bei dem Kick-off-Meeting dabei sein soll und warum. Wenn ihr das Meeting offline durchführt, sorgt dafür, dass genügend Snacks und Getränke bereitgestellt sind, entweder durch euch selbst oder durch die Buchung eines Caterers. Ebenso sollte der Raum groß genug für das Meeting sein. Weiterhin braucht ihr Arbeitsmaterialien wie Whiteboards, Flipcharts, Stifte und Papier.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Logistik: Wie ist der Meeting-Ort am besten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem Auto zu erreichen? Und gibt es Firmenparkplätze, die genutzt werden können? Was möchten die Gäste gern essen?
Ein leckeres Buffet sorgt für gute Laune und Energie beim Kick-off-Meeting. (Foto: Unsplash)
Bei Online-Kick-offs müssen alle Teilnehmer genau Bescheid wissen, welches Tool für Videokonferenzen genutzt wird und einen Zugangslink erhalten. Kümmert euch darum, dass dieser Link vertraulich bzw. der Zugang zum Online-Meeting passwortgeschützt ist, damit wirklich nur diejenigen teilnehmen, die auch zum Kick-off-Meeting eingeladen werden.
Die Einladung sollte spätestens drei Tage vor dem Kick-off-Meeting an alle Teilnehmer gesendet werden, besser ist eine Woche Vorlauf. Die Art und Weise der Einladung kann förmlich erfolgen, beispielsweise mit einer Karte.
Einladen lässt sich aber auch über den digitalen Weg in Form einer E-Mail. Da es sich bei einem Kick-off-Meeting um ein besonderes Ereignis handelt, sollte hierfür auf Standard-Mailings über einen Verteiler verzichtet werden. Besser ist eine persönliche Einladung mit Namensnennung, um Wertschätzung auszudrücken.
In der Einladung sollte neben den üblichen Eckdaten für Events auch ein Ausblick auf den Ablauf und die Ziele enthalten sein.
Sowohl bei virtuellen als auch Vor-Ort-Kick-off-Meetings sollte die Begrüßung persönlich erfolgen. Der Projektleiter moderiert und stellt jede einzelne Person vor. So erfahren die anwesenden Kunden, wem sie ihr Projekt anvertrauen und die Mitarbeiter lernen wiederum die Entscheider kennen. Darüber hinaus kann sich der Projektleiter in seiner Rolle als Führungskraft präsentieren, was das Vertrauen in den reibungslosen Ablauf fördert.
Es empfiehlt sich, den Einstieg locker und mit einer Prise Humor zu versehen. Kick-off-Meetings dauern mehrere Stunden und über etwas Witz und Unterhaltung wird niemand traurig sein. Zu albern sollte die Begrüßung aber auch nicht ausfallen. Schließlich geht es um ein umfangreiches Projekt, auf dessen Gelingen die Auftraggeber zählen.
Nach einer gelungenen Begrüßung geht es direkt in das Kick-off.
Der Projektleiter stellt die Kick-off-Meeting-Agenda vor. In die Agenda gehören sämtliche To-dos des Ablaufs, also:
Die Agenda könnt ihr im virtuellen Kick-off über einen geteilten Bildschirm präsentieren. Oder zumindest einen Teil davon interaktiv gestalten, zum Beispiel mit dem Tool Miro. Teilnehmer fertigen Sticky Notes an, die auf einem virtuellen Board gesammelt werden. Das macht sich besonders gut in einer Phase des Kick-off-Meetings, in der Erwartungen der Teilnehmer abgefragt werden.
- Sprints, Regelmäßigkeit, retrospektive Meetings
Wir
Kick-off-Meeting effizienter durchführen
Haltet ihr das Meeting offline ab, empfiehlt sich die Darstellung der Agenda über einen großen Bildschirm oder über ein Flipchart, mit dem die Teilnehmer genauso interagieren können wie virtuell mit Miro – nur klassisch mit Stift und Klebezetteln.
Ob online oder offline: Verschickt die Agenda via E-Mail vor Beginn des Kick-off-Meetings an die Teilnehmer. So können diese sich wichtige Punkte auch Tage später wieder in Erinnerung rufen. Bei einem Offline-Kick-off solltet ihr die Agenda zusätzlich ausgedruckt mitbringen und aushändigen.
Nun wird der Projektplan Punkt für Punkt durchgegangen: Aufgaben, Ziele, Kommunikationskanäle, Ansprechpartner, Deadlines: Chronologisch wird jetzt alles zum Thema, was in nächster Zeit im Rahmen des Projektes erledigt werden soll.
Die Führung eines Protokolls ist Pflicht während des gesamten Meetings. Niemand möchte seine Zeit vergeuden und an einem Kick-off teilnehmen, an das man sich hinterher nur noch schemenhaft erinnern kann.
Achtet aber auch darauf, Rückfragen sparsam einzusetzen. Für ausführlichere Rückmeldungen ist nämlich nach Darstellung des Projektplans Zeit.
In der letzten Phase des Kick-off-Meetings läutet der Projektleiter die Feedbackrunde ein. Noch offene Fragen werden geklärt, sodass die Teilnehmer das Meeting mit dem guten Gefühl verlassen, dass es einen festen Fahrplan gibt, den jeder kennt und verstanden hat.
Das Kick-off-Meeting ist vorbei und das Team startet motiviert in das Projektabenteuer. Sendet so bald wie möglich nach dem Kick-off-Meeting eine E-Mail mit der Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse an die Teilnehmer. Die Ergebnisse sollten aus dem Protokoll gezogen und eingedampft werden.
Damit der Schwung auch langfristig erhalten bleibt, gilt es, bis zur Erreichung des Ziels dranzubleiben – beispielsweise in Form kurzer Zwischenmeetings für Bestandsaufnahmen. In diesen klärt ihr ab, ob der Projektfortschritt planmäßig verläuft und wo bei eventuellen Problemen der Schuh drückt. Haltet diese Meetings kurz aber regelmäßig und verbindlich ab, um Kontinuität für alle Beteiligten sicherzustellen.
So entwickelt ihr Unternehmensziele. Lernt wichtige Meeting-Regeln kennen und erfahrt, wie ihr virtuelle Meetings erfolgreich durchführt. Mit diesen Moderationstipps und Workshopmethoden gestaltet ihr das Kick-off-Meeting zu einem unvergesslichen, professionellen Event.
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