Kick-off-Meeting: Tipps zur Durchführung



Ein Kick-off-Meeting läutet den Start eines neuen Projekts ein. In diesem Artikel erfahrt ihr alles über die Dos und Don’ts dieser besonderen Meeting-Form.


Inhaltsverzeichnis


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Ein Kick-off-Meeting ist der Startschuss eines neuen Projektes. Anwesend sind die zuständigen Mitarbeiter und meistens auch Kunden. (Foto: Unsplash)

Was ist ein Kick-off-Meeting?

Ein Kick-off-Meeting ist ein wichtiger Baustein im Projektmanagement. Es findet statt, wenn die Projektplanung abgeschlossen ist. Im Kick-off-Meeting versammeln sich Teammitglieder, Kunden und weitere Stakeholder, um den Projektstart und alle weiteren Schritte bis zum Erreichen des Ziels, wie die Entwicklung eines Prototyps oder den Launch eines Onlineshops, festzulegen.

Ziele eines Kick-off-Meetings

  • Motivation: Ein Kick-off-Meeting holt alle Beteiligten ab und stimmt sie auf den bevorstehenden Projektstart ein. Gemeinsam in die gleiche Richtung zu blicken und von einem einhelligen Startpunkt aus loszulegen, motiviert.
  • Methoden: Im Meeting werden Workflows und Technologien wie digitale Tools vorgestellt, mit denen das Projekt umgesetzt wird.
  • Verantwortlichkeiten: Wer macht was? Im Kick-off-Meeting klären sich Rollen und Zuständigkeiten.
  • Ziele: Wohin geht die Reise? Klare Ziele und Teilziele sind die Fixpunkte im Kick-off-Meeting.
  • Zeitliche Planung: Wie lange braucht das Team für welche Schritte? Zeiträume werden in der gemeinsamen Besprechung definiert.

Wo findet das Kick-off-Meeting statt?

Ein Kick-off-Meeting kann sowohl im Büro als auch virtuell stattfinden, was in Zeiten von Corona viele Vorteile hat. Welche Besonderheiten die jeweiligen Meeting-Formen haben, erfahrt ihr in unseren Artikeln zu virtuellen Meetings und zu Meetingregeln allgemein. Wichtig bei Kick-off-Meetings mit Blick auf deren Umfang ist, dass diese effizient und effektiv sind.

Wir stellen nun die Vor- und Nachteile von Kick-off-Meetings online wie offline vor.

Vorteile von Kick-off-Meetings online

  • Zu Kick-off-Meetings kommen viele Personen, häufig von verschiedenen Orten. Anreisen sind teuer und aufwendig, bei virtuellen Kick-offs spart ihr die Reisekosten.
  • Mit den ausbleibenden Reisen reduziert sich auch der organisatorische Aufwand: Hotelkosten, Shuttlebus-Buchungen usw. entfallen.
  • Jeder braucht nur die Basis-Technik für virtuelle Meetings, so ist eine einfache Teilnahme möglich.

Nachteile von Kick-off-Meetings online

  • Ein virtuelles Kick-off ist weniger persönlich, wenn die Teilnehmer sich nur über Bildschirme sehen, der Austausch mit Mimik und Gestik bleibt auf der Strecke.
  • Visuelle Darstellungsmöglichkeiten sind stark eingeschränkt. Zum einen, weil sich in Videomeetings nur Bildausschnitte ansehen lassen, das periphere Sichtfeld steht uns nicht zur Verfügung. Zum anderen muss auf die für Kick-offs so wichtigen Präsentationstools wie Flipcharts und Whiteboards verzichtet werden, auch wenn es inzwischen digitale Lösungen hierfür gibt.
  • Das Gelingen des Kick-offs ist stark abhängig von funktionierender Technik und einer stabilen Internetverbindung. Je mehr Beteiligte es gibt, desto höher ist das Risiko von technischen Störungen. Dadurch kann es passieren, dass Entscheider wichtige Informationen verpassen. Der nachfolgende Klärungsbedarf kann aufwendig und zäh werden.
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Solltet ihr ein Kick-off-Meeting online oder offline abhalten? Wägt das Für und Wider genau ab. (Foto: Unsplash)

Vorteile von Kick-off-Meetings offline

  • Persönlichste Art der Kommunikation: Kick-off-Meetings spielen eine erhebliche Rolle bei weichen Faktoren wie der Förderung der Mitarbeitermotivation. Diese gruppendynamischen Effekte kommen bei gemeinsamer Vor-Ort-Anwesenheit besonders gut zum Tragen.
  • Wer war noch gleich für diese Aufgabe zuständig? An wen kann ich mich wenden, wenn etwas nicht funktioniert? Nachfragen lassen sich schnell klären. Zur Unterstützung kommen dabei Präsentationsmittel wie Flipcharts zum Einsatz.
  • Bagels, frische Gemüsesticks und Kuchen: Gemeinsame Snacks tragen erheblich zur Motivationssteigerung bei. Und darum geht es bei Kick-off-Meetings auch ganz zentral.

<h3id=”nachteilekickoffoffline”>Nachteile von Kick-off-Meetings offline

  • Je nach Personenstärke sind Kick-off-Meetings vor Ort mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden. Teilnehmer von außerhalb brauchen eine Unterkunft, Verpflegung und einen An- wie Abreiseplan. Das alles zu organisieren, kostet Geld und Arbeitszeit.
  • Verspätete Teilnehmer stören deutlich mehr als bei virtuellen Kick-offs. Denn in virtuellen Meetings kann der Moderator einstellen, dass verspätete Teilnehmer – für die übrigen Anwesenden nicht wahrnehmbar und damit störungsfrei – anklopfen müssen.
  • Es lernen sich viele Meetingteilnehmer neu kennen. Das ist spannend für alle Beteiligten, aber wer hier nicht absolut zielgerichtet moderiert, gibt das Ruder aus der Hand und das Kick-off zerfasert schnell in parallel laufende Einzelgespräche.

Ablauf eines Kick-off-Meetings

Mit dem  folgenden Plan gelingt das Kick-off-Meeting Schritt für Schritt. Ihr könnt euch auch unsere kostenlose Vorlage herunterladen, ausdrucken und ausfüllen. Tragt unter Projektvorstellung alle beteiligten Personen und Tools sowie Ziele ein.

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Haltet in der Kick-off-Meeting-Vorlage alle wichtigen Fakten des Ablaufs für einen Überblick fest. (Grafik: Für-Gründer.de)

Vorbereitungen für ein Kick-off-Meeting

Entscheidet rechtzeitig, wer bei dem Kick-off-Meeting dabei sein soll und warum. Wenn ihr das Meeting offline durchführt, sorgt dafür, dass genügend Snacks und Getränke bereitgestellt sind, entweder durch euch selbst oder durch die Buchung eines Caterers. Ebenso sollte der Raum groß genug für das Meeting sein. Weiterhin braucht ihr Arbeitsmaterialien wie Whiteboards, Flipcharts, Stifte und Papier.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Logistik: Wie ist der Meeting-Ort am besten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem Auto zu erreichen? Und gibt es Firmenparkplätze, die genutzt werden können? Was möchten die Gäste gern essen?

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Ein leckeres Buffet sorgt für gute Laune und Energie beim Kick-off-Meeting. (Foto: Unsplash)

Bei Online-Kick-offs müssen alle Teilnehmer genau Bescheid wissen, welches Tool für Videokonferenzen genutzt wird und einen Zugangslink erhalten. Kümmert euch darum, dass dieser Link vertraulich bzw. der Zugang zum Online-Meeting passwortgeschützt ist, damit wirklich nur diejenigen teilnehmen, die auch zum Kick-off-Meeting eingeladen werden.

Kick-off-Meeting-Einladung

Die Einladung sollte spätestens drei Tage vor dem Kick-off-Meeting an alle Teilnehmer gesendet werden, besser ist eine Woche Vorlauf. Die Art und Weise der Einladung kann förmlich erfolgen, beispielsweise mit einer Karte.

Einladen lässt sich aber auch über den digitalen Weg in Form einer E-Mail. Da es sich bei einem Kick-off-Meeting um ein besonderes Ereignis handelt, sollte hierfür auf Standard-Mailings über einen Verteiler verzichtet werden. Besser ist eine persönliche Einladung mit Namensnennung, um Wertschätzung auszudrücken.

In der Einladung sollte neben den üblichen Eckdaten für Events auch ein Ausblick auf den Ablauf und die Ziele enthalten sein.

Begrüßung

Sowohl bei virtuellen als auch Vor-Ort-Kick-off-Meetings sollte die Begrüßung persönlich erfolgen. Der Projektleiter moderiert und stellt jede einzelne Person vor. So erfahren die anwesenden Kunden, wem sie ihr Projekt anvertrauen und die Mitarbeiter lernen wiederum die Entscheider kennen. Darüber hinaus kann sich der Projektleiter in seiner Rolle als Führungskraft präsentieren, was das Vertrauen in den reibungslosen Ablauf fördert.

Es empfiehlt sich, den Einstieg locker und mit einer Prise Humor zu versehen. Kick-off-Meetings dauern mehrere Stunden und über etwas Witz und Unterhaltung wird niemand traurig sein. Zu albern sollte die Begrüßung aber auch nicht ausfallen. Schließlich geht es um ein umfangreiches Projekt, auf dessen Gelingen die Auftraggeber zählen.

Kick-off-Meeting-Durchführung

Nach einer gelungenen Begrüßung geht es direkt in das Kick-off.

Agenda präsentieren

Der Projektleiter stellt die Kick-off-Meeting-Agenda vor. In die Agenda gehören sämtliche To-dos des Ablaufs, also:

  • Hauptaufgaben
  • Unteraufgaben
  • An den Prozessen beteiligte Personen
  • Ressourcen: Wie lange dauern die Aufgaben, wie viel Geld und Arbeit sind für die Umsetzung erforderlich?
  • Methoden: Wie werden die Aufgaben durchgeführt?

Die Agenda könnt ihr im virtuellen Kick-off über einen geteilten Bildschirm präsentieren. Oder zumindest einen Teil davon interaktiv gestalten, zum Beispiel mit dem Tool Miro. Teilnehmer fertigen Sticky Notes an, die auf einem virtuellen Board gesammelt werden. Das macht sich besonders gut in einer Phase des Kick-off-Meetings, in der Erwartungen der Teilnehmer abgefragt werden.

Haltet ihr das Meeting offline ab, empfiehlt sich die Darstellung der Agenda über einen großen Bildschirm oder über ein Flipchart, mit dem die Teilnehmer genauso interagieren können wie virtuell mit Miro – nur klassisch mit Stift und Klebezetteln.

Ob online oder offline: Verschickt die Agenda via E-Mail vor Beginn des Kick-off-Meetings an die Teilnehmer. So können diese sich wichtige Punkte auch Tage später wieder in Erinnerung rufen. Bei einem Offline-Kick-off solltet ihr die Agenda zusätzlich ausgedruckt mitbringen und aushändigen.

Projektplan vorstellen

Nun wird der Projektplan Punkt für Punkt durchgegangen: Aufgaben, Ziele, Kommunikationskanäle, Ansprechpartner, Deadlines: Chronologisch wird jetzt alles zum Thema, was in nächster Zeit im Rahmen des Projektes erledigt werden soll.

  • Tipp: Haltet nicht einfach nur einen Monolog, wenn es um den Projektplan geht. Bezieht Kunden und Teammitglieder aktiv mit ein: Was sind die gegenseitigen Erwartungen, versteht jeder die Methode, nach der vorgegangen wird?

Die Führung eines Protokolls ist Pflicht während des gesamten Meetings. Niemand möchte seine Zeit vergeuden und an einem Kick-off teilnehmen, an das man sich hinterher nur noch schemenhaft erinnern kann.

Achtet aber auch darauf, Rückfragen sparsam einzusetzen. Für ausführlichere Rückmeldungen ist nämlich nach Darstellung des Projektplans Zeit.

Feedback einholen

In der letzten Phase des Kick-off-Meetings läutet der Projektleiter die Feedbackrunde ein. Noch offene Fragen werden geklärt, sodass die Teilnehmer das Meeting mit dem guten Gefühl verlassen, dass es einen festen Fahrplan gibt, den jeder kennt und verstanden hat.

Was passiert nach dem Kick-off-Meeting?

Das Kick-off-Meeting ist vorbei und das Team startet motiviert in das Projektabenteuer. Sendet so bald wie möglich nach dem Kick-off-Meeting eine E-Mail mit der Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse an die Teilnehmer. Die Ergebnisse sollten aus dem Protokoll gezogen und eingedampft werden.

Damit der Schwung auch langfristig erhalten bleibt, gilt es, bis zur Erreichung des Ziels dranzubleiben – beispielsweise in Form kurzer Zwischenmeetings für Bestandsaufnahmen. In diesen klärt ihr ab, ob der Projektfortschritt planmäßig verläuft und wo bei eventuellen Problemen der Schuh drückt. Haltet diese Meetings kurz aber regelmäßig und verbindlich ab, um Kontinuität für alle Beteiligten sicherzustellen.

10 goldene Regeln für Kick-off-Meetings

  • Kick-off-Meetings sind besondere Meetings mit Event-Charakter: Entsprechend feierlich sollten Einladung, Begrüßung, Durchführung und Verabschiedung erfolgen.
  • Klopft bei der Begrüßung nicht nur trockene Fakten ab, fragt die einzelnen Mitglieder auch nach einem Hobby oder etwas anderem Persönlichen, das unverfänglich ist. Es menscheln zu lassen, fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl im Meeting.
  • Offline-Kick-offs sind aufwendiger und weniger bequem als die Online-Alternative, aber sie bieten mehr Gestaltungsmöglichkeiten und Genuss, zum Beispiel mit einem Buffet.
  • Die Agenda ist die wichtigste Orientierungshilfe im Kick-off-Meeting und sollte jedem Teilnehmer zur Verfügung stehen – als Ausdruck und/oder Datei.
  • So lange wie nötig, so kurz wie möglich: Kick-offs dauern mehrere Stunden, was aber keine Entschuldigung, sondern umso mehr eine Maßgabe dafür ist, sie nicht in die Länge zu ziehen.
  • Nehmt den Begriff “Meeting” nicht zu streng, aus einem Kick-off lässt sich durch Interaktion viel mehr herausholen, zum Beispiel durch den Einsatz von Workshop-Methoden.
  • Stellt sicher, dass die Kommunikationswege und Arbeitsrhythmen für das Projekt jedem zweifelsfrei bekannt sind.
  • Feedbackrunden nicht vergessen: Die persönliche Klärung von Fragen schafft Sicherheit bei allen Beteiligten und rundet das Meeting ab.
  • Sendet nach dem Kick-off-Meeting eine E-Mail mit der Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse an die Teilnehmer. Die Ergebnisse können aus dem Protokoll gezogen und eingedampft werden.
  • Schießt Fotos während des Kick-off-Meetings und sendet einen Link zu deren Download zusammen mit der Mail, in der ihr die Ergebnisse des Meetings zusammenfasst. Das ist eine nette, zusätzliche Aufmerksamkeit und die Teilnehmer haben eine schöne Erinnerung an das Meeting, die sie gespannt in die gemeinsame Zukunft blicken lässt.

So entwickelt ihr Unternehmensziele. Lernt wichtige Meeting-Regeln kennen und erfahrt, wie ihr virtuelle Meetings erfolgreich durchführt. Mit diesen Moderationstipps und Workshopmethoden gestaltet ihr das Kick-off-Meeting zu einem unvergesslichen, professionellen Event.

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