Perfekter Arbeitsrhythmus: Schluss mit Dauerstress

Was versteht man unter Arbeitsrhythmus?

Rhythmus bedeutet, dass etwas regelmäßig abläuft, strukturiert, fließend und meist wiederkehrend ist. Das gilt nicht nur für die Musik, sondern auch für den Joballtag. Beim Arbeitsrhythmus bezieht es sich auf die Regelmäßigkeit der Arbeitsabläufe.

Für viele sieht der tägliche Arbeitsrhythmus so aus: Morgens geht es mit vollem Elan an den Schreibtisch, um die geplanten Aufgaben anzugehen. Doch Meetings, ungeplante Telefonate und spontane Kollegenanfragen führen oft dazu, dass sich die eigentlichen Aufgaben nach hinten verschieben. Die Folge: wenige Pausen, der Feierabend beginnt spät in den Abendstunden und am Wochenende wird dann der Rest abgearbeitet.

• Artikel-Tipp: So läuft eine entspannte Abendroutine.

Das führt auf Dauer zur Überlastung, Unzufriedenheit und nicht zu den gewünschten Resultaten. Dieser Arbeitsrhythmus ist selten so produktiv wie er sein könnte.

Der Schlüssel zum Erfolg und zu einer hohen Produktivität sind gute Rahmenbedingungen, hochkonzentrierte Arbeitsphasen und regelmäßige Pausen.

Wer gibt den Arbeitsrhythmus vor?

Selbstverständlich braucht es Kernarbeitszeiten für eine gute Erreichbarkeit und um Teammeetings, Kundentermine und -telefonate abhalten zu können. Diesen Arbeitsrhythmus gibt zunächst die Geschäftsleitung vor, in dem sie die Kernarbeitszeiten definiert und dem Team Struktur und Ziele vorgibt. Das ist für ein gemeinsames Arbeiten wichtig, zu starre Vorgaben hemmen aber die Produktivität.

Denn jeder Mitarbeiter, vom Unternehmer bis hin zum Praktikanten, ist unterschiedlich. Ob Lerchen oder Eulen, Workaholic oder Work-Life-Balance-Verfechter - alle haben einen eigenen Biorhythmus mit unterschiedlichen produktiven Phasen. Hinzu kommt, dass die Arbeitsweise des Gehirns nicht darauf ausgelegt ist, von morgens bis abends durchzuarbeiten und Höchstleistung zu bringen. Das Gehirn hat abwechselnde Phasen zwischen Konzentration und Regeneration.

Wechselt je nach Projekten und Aufgaben Teamarbeit und Einzelaufgaben in Stille ab.

Denn die Stille beim Alleinsein fördert oftmals die Kreativität und zu viel Teamarbeit und Absprachen kann den Arbeitsprozess unnötig verlängern.

Damit alle Mitarbeiter so produktiv wie möglich arbeiten und schnellstmöglich ihre Ziele mit optimalen Ergebnissen erreichen, gilt es zunächst, die Ist-Situation zu analysieren und anschließend geeignete Methoden anzuwenden.

Der Weg zum perfekten Arbeitsrhythmus gelingt, wenn ihr den richtigen Fokus auf eure Aufgaben setzt - im Wechsel mit entspannten Pausen.

Arbeitsrhythmus: Analysen und Methoden

Um dem bestehenden Arbeitsrhythmus neuen Schwung zu geben, müsst ihr die aktuelle Situation analysieren.

• Wie beginnt der Bürotag: strukturiert oder erst einmal mit der Sichtung, was alles auf welchen Kanälen eingetroffen ist?
• Ist die erste Aufgabe die wichtigste des Tages oder wird erst einmal Ordnung in das Aufgaben-Chaos gebracht?
• Gibt es ausreichend Ruhe und Ordnung im Büro, um Aufgaben strukturiert und produktiv zu erledigen?
• Klingelt ständig das Telefon oder gibt es andere Konzentrations- und Zeitfresser?
• Fokussiert ihr euch im Home Office wirklich auf die anstehenden Aufgaben oder gibt es zu viel Ablenkung drumherum?

Wenn ihr wisst, wo die Zeitfresser liegen, könnt ihr und euer Team Selbstmanagement-Methoden anwenden, um euch stärker auf die Kernaufgaben zu fokussieren. Schaut, welche Aufgaben des Tages sich mit welcher Methode leichter erledigen lassen. Jeder Mitarbeiter hat andere Stärken und produktive Phasen und sollte sich aus den Selbstmanagement-Methoden die für sich geeignete aussuchen.

Zeitmanagement-Methoden, die helfen:

52-17: Forscher der Draugiem Group aus Lettland fanden heraus, dass Mitarbeiter unabhängig von den Arbeitszeiten und Stunden, die sie am Schreibtisch saßen, mehr oder weniger produktiv waren. Die Produktivität stieg durch regelmäßige Pausen und der optimalen Nutzung der produktiven Phasen: In diesem Fall 52 Minuten hochkonzentriert arbeiten und 17 Minuten pausieren.

Mit besserem Selbstmanagement durch den Tag: Der Arbeitsrhythmus 52-17 kann euch dabei helfen.

Pomodoro-Technik: Eine Alternative zu 52-17 ist die Tomaten-Methode des Italieners Francesco Cirillos, bei der 25 Minuten hochkonzentriert gearbeitet wird mit einer anschließenden Pause von 5 Minuten.

Mit der Pomodoro-Technik erledigt ihr in Blöcken Mails, Teammeetings und Telefonate. Zwischendurch macht ihr Pausen.

Für die Erstellung des Tagesplans kann euch die ALPEN-Methode helfen. Ihr definiert in wenigen Minuten am Morgen - oder bestenfalls als letzte Aufgabe des Vortages - welche Aufgaben ihr an dem Tag erledigen wollt, welche ihr selbst abarbeitet und welche ihr delegieren könnt. So behaltet ihr immer den Überblick und könnt auf ungeplante Störungen durch eingeplante Pufferzeiten reagieren. Und der Vorteil: Ihr arbeitet immer nur an einer Aufgabe. Für Aufgabenpakete lohnen sich Wochensprints einzuplanen, um ungestört seine Ziele zu erreichen.

Strukturiert durch den Tag: Mit der ALPEN-Methode

Die Getting-Things-Done-Methode hilft euch dabei, alle Aufgaben zu sammeln und in eine geordnete Struktur zu bringen. Mit einer solch umfangreichen Übersicht könnt ihr planen, welche Aufgaben ihr sofort erledigt, welche ihr delegiert und welche ihr zu einem späteren Zeitpunkt abarbeitet – stets nach Priorität.

Die Getting-Things-Done-Methode bringt mit 5 Schritten Ordnung in den Alltagswahnsinn. (Grafik: Für-Gründer.de)

Egal, welche Methode ihr anwendet, für den perfekten Arbeitsrhythmus sind folgende Punkte hilfreich:

Einzelne Zeitabschnitte planen:

• Kleine Abschnitte anstelle des großen Wurfs
• Fokus auf die zuvor definierte Hauptaufgabe
• Arbeitszeit optimal einteilen: abhängig von Leistungsfähigkeit und Aufgaben
• Volle Aufmerksamkeit und Selbstdisziplin
• Sprints einlegen anstelle eines Dauerlaufs
• Keine Ablenkung von außen für die maximale Produktivität
• Sich nicht durch zu viele Aufgaben gleichzeitig verzetteln
• Statt Durcharbeiten regelmäßige Pausen von 5 bis 17 Minuten einlegen
• Auf den eigenen Körper und Rhythmus hören
• Einläuten des Feierabends mit einer Abendroutine und Vorbereitung des nächsten Tages

Zeitfresser eliminieren:

• Ablenkung durch Smartphones, Mails, Push-Nachrichten vermeiden
• Kollegen, die spontan an den Schreibtisch kommen, auf später vertrösten
• Das Gefühl der ständigen Erreichbarkeit beiseite schieben
• Das Gefühl, Mails immer sofort beantworten zu müssen, durch geplante Zeitfenster für die Email-Bearbeitung lösen

Auf Persönliches achten:

• Morgenroutine: Vom gemütlichen Kaffee bis hin zu Yoga
• Impulse: Was motiviert mich?
• Gesunde Snacks: ausreichend Wasser, Nüsse und Obst am Schreibtisch
• Spaziergang oder Büro-Workout: Welche Bewegung tut mir gut?
• Tagesstruktur am Vorabend definieren: Mental aufgeräumt in den Tag
• Abendroutine: Einläuten des Feierabends und Feierabend machen

Aufgabe als Chef:

• Analyse, welche Methoden sich langfristig etablieren lassen
• Bereit sein, alte Strukturen aufzubrechen
• Mitarbeitern Freiräume für Methoden einräumen
• Regelmäßige Pausen bedeuten nicht Faulheit
• Feedback und Messung der Ergebnisse einplanen

Den perfekten Arbeitsrhythmus finden

Wenn ihr euch zum Ziel gesetzt habt, den Arbeitsrhythmus umzustellen, achtet bei der Tages- und Wochenplanung darauf, dass die neue Struktur problemlos über einen längeren Zeitraum anzuwenden ist, ohne das neuer Druck und Stress entstehen. Analysiert für die kommenden Monate, welche Projekte in der Zeit anstehen werden und wer welche Aufgaben dafür übernehmen wird.

• Artikel-Tipps: Aufgaben priorisieren mit der ABC-Methode oder dem Eisenhower-Prinzip

Um den Arbeitsrhythmus im Team durchzuhalten, definiert zu Beginn mit euren Mitarbeitern einen Wochenplan, in dem ihr die Wochenziele und Aufgabe der jeweiligen Tage festhalten könnt.

• Artikel-Tipp: OKR-Methode: Von der Vision zum Alltagsziel

So habt ihr alles auf einen Blick und könnt am Ende der Woche reflektieren, was erreicht wurde und wo es Verbesserungsbedarf gibt.

Reserviert für euch als Chef Arbeitstage, an denen ihr mit den Kollegen über die Aufgaben sprecht und Feedback zu den Ergebnissen gebt. Richtet feste Zeiten ein, zu denen ihr Aufgaben konzentriert und ohne Störungen abarbeiten könnt.

So erreicht ihr nicht nur einen perfekten Arbeitsrhythmus für jeden Einzelnen, sondern steigert die Leistungsfähigkeit, erreicht produktiver und gleichzeitig entspannter die Unternehmensziele und erhaltet neue Impulse beim Pausen-Plausch mit den Kollegen.

• Artikel-Tipps: Versucht, euren Arbeitstag effizient und effektiv zu gestalten, dann erreicht ihr schneller eure Unternehmensziele.
• Die meisten Gründer wechseln täglich ihre Funktionen zwischen Manager und Macher. Wie ihr die Zeitpläne vom  Manager versus Maker Schedule zusammenbringt, erklären wir euch.

Wir wünschen euch einen produktiven und entspannteren Tag!

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