Retrospektive: Erklärung und Praxis im Scrum

Die Retrospektive dient dazu, offenes Feedback zum Sprint zu sammeln und neue Dos sowie Don'ts daraus abzuleiten. (Foto: Unsplash)

Was ist eine Scrum Retrospektive?

Die Retrospektive ist zentrales Element des Scrum, einer weltweit erfolgreichen Projektmanagement-Methode. Bei der Retrospektive schaut das Team auf den letzten zurückliegenden Sprint.

Merkmale von Retrospektiven

• Bei der Retrospektive handelt es sich um ein Meeting, sie kann auch als virtuelles Meeting stattfinden.
• Die Retrospektive wird nach der Sprint Review durchgeführt.
• Der Schwerpunkt liegt auf einer umfangreichen Betrachtung und Auswertung des vorhergehenden Sprints.
• Sie bildet auch die Grundsteinlegung für den nächsten Sprint.
• Es geht in der Retrospektive um das Wie, den Workflow also, und nicht um das Was, die Produktentwicklung.
• Zugleich zählt aber auch direktes Feedback, wie das Inkrement auf Kundenseite ankam.
• Ladet daher einen Stakeholder zur Retrospektive ein, das Team kann von ihm wertvolles Feedback erhalten (z. B. Produkterfahrungen auf Kundenseite).
• Eine Sprint Retrospektive dauert 1-3 Stunden – aber immer so lange, wie es nötig ist.
• Im reinen Scrum nehmen nur der Scrum Master und die Software-Entwickler teil.
• Scrum wird inzwischen auch für andere Projekte eingesetzt, Führungskräfte und immer mehr Mitarbeiter unterschiedlicher Firmenbereichen nehmen an Retrospektiven teil.
• Achtet jedoch darauf, dass ihr nur diejenigen Teammitglieder einbindet, die auch einen Nutzen aus der Sprint-Auswertung ziehen.

Retrospektive-Phasen im Überblick

Die Retrospektive teilt sich in 5 Phasen auf:

#1 Begrüßung

Das Team wird vom Scrum Master bzw. Moderator in der Retrospektive willkommen geheißen. Das kann im Büro, in einem Videoraum wie bei Zoom oder in einem Restaurant sein, sobald dies wieder möglich ist. Entscheidend ist, dass die Kollegen sich wohlfühlen, damit die anspruchsvolle bevorstehende Rückschau zwanglos erfolgen kann.

#2 Analyse

Was lief schlecht, was lief aber auch gut? Beide Bereiche sollten wertfrei und ohne Schuldzuweisungen, aber ehrlich beleuchtet werden.

#3 Erkenntnisse

Was kann das Team aus dem letzten Sprint lernen? Potenzial für Weiterentwicklung gibt es immer. In dieser Phase der Retrospektive begebt ihr euch auf die Suche nach Ursachen von Fehlern und verzögerten Prozessen hinter den bereits bekannten Symptomen.

Beispiel für ein Symptom:

Das Nutzungsproblem mit der Auswahl der Bezahlmethode im Onlineshop konnte nicht behoben werden.

Ursache:

Der dafür verantwortliche Entwickler wird durch zu viele Telefonate und Videokonferenzen am Tag aus seiner Arbeit herausgerissen.

Die Ursache ist jetzt bekannt, nun wird im Team entschieden, wie sich gegensteuern lässt.

#4 Entscheidungen

Was soll anhand der frisch gewonnenen Erkenntnisse entschieden, was vermieden werden?

Bei unserem Beispiel könnte das Team gemeinsam beschließen, den Entwickler nicht unmittelbar anzurufen, sondern Zeiten der Erreichbarkeit mit ihm in Abstimmung festzulegen.

Weiterhin könnte der Entwickler von Meetings entbunden werden, an denen er nicht zwingend teilnehmen muss.

#5 Die Retrospektive retrospektieren

In Scrum steht jedes Element auf dem Prüfstand, so auch die Retrospektive, was gut so ist. Denn auch sie lässt sich verbessern, sodass sie für das Team noch zufriedenstellender und effektiver gelingt. In Phase 5 befasst ihr euch also mit der Optimierung der Retrospektive selbst, indem ihr diskutiert, was ihr in der nächsten Retrospektive anders machen möchtet.

Vielleicht wollt ihr neue Präsentationstools ausprobieren, eure Redebeiträge straffen oder die einzelnen Aufgabenfelder besser clustern, damit ihr effizienter und effektiver mit der Rückschau durchkommt.

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Ziele der Retrospektive

Die Retrospektive verfolgt drei wesentliche Ziele:

#1 Ehrliche Bestandsaufnahme

Ihr teilt das Mindset, dass ihr nur mit einer ehrlichen Betrachtung des Ist-Zustandes weiterkommt. Diese sollte immer respektvoll, konstruktiv und in einem offenen Umfeld geschehen.

#2 Offenes Feedback einholen

Mitarbeiter brauchen ein Klima des Vertrauens, in dem ihre Ideen, Anmerkungen und Kritikpunkte angenommen und lösungsorientiert angegangen werden. Grundlage für eine offene Feedbackkultur ist die Unternehmenskultur mit gelebten Werten.

• Artikel-Tipp: Feel Good Manager: Aufgaben und Vorteile für Unternehmen

Weiterhin gilt, dass der Austausch vertraulich bleibt und die Unternehmenssphäre nicht verlässt.

#3 Nächste Schritte festlegen

Nachdem wertvolle Lernerfahrungen gewonnen und alle Fragen zum Sprint beantwortet wurden, geht es nun darum, die nächsten Schritte festzulegen. Gemeint sind damit Dos und Don'ts, die ihr berücksichtigt, damit sich die Zusammenarbeit konsequent verbessert.

Beispiele:

• Meetings reduzieren
• Kommunikationswege verkürzen (z. B. E-Mails nur in Ausnahmefällen, ansonsten Verwendung von Telefon, Slack und Trello)
• Feste Ansprechpartner definieren
• Unterstützung durch einen Virtuellen Assistenten holen
• Freiräume schaffen, um neue Gedanken und Impulse zuzulassen

Haltet die nächsten Schritte unbedingt schriftlich fest und prüft in der nächsten Retrospektive, inwieweit die Umsetzung im Sprint gelungen ist.

Tipps für Retrospektiven

Hier noch ein paar Hinweise für die erfolgreiche Moderation und Durchführung von Retrospektiven:

• Lasst das Meeting in einem angenehmen Umfeld stattfinden, nach Corona beispielsweise in einem Restaurant oder im Büro mit leckeren Snacks.
• Erlernt Moderationstechniken, um die Retrospektive zu steuern und die Ziele umzusetzen.
• Lasst euch genügend zeitlichen Puffer, falls die Retrospektive länger dauert, ihr aber kurz vor einem Durchbruch bzw. einer Lösung steht.
• Nutzt Präsentationstools wie Whiteboards oder Abstimmungstools in Online-Meetings, um Langeweile gar nicht erst aufkommen zu lassen.
• Erkenntnisse sortieren: Welche Prozesse könnt ihr intern ändern, welche haben Verbesserungsbedarf auf Kundenseite?
• Prioritäten setzen: Was muss im nächsten Sprint unbedingt angegangen werden, was kann warten?
• Die nachrangingen Aufgaben sollten vermerkt und im darauffolgenden Sprint erledigt werden, falls sie dann noch relevant sind.
• Ruft euch immer wieder ins Gedächtnis, dass es bei der Retrospektive um das Wie geht: um eure interne Zusammenarbeit.
• Für das Was, die Entwicklung des Produktes also, ist die Sprint Review die richtige Phase.
• Abschluss der Retrospektive bildet die Retrospektive der Retrospektive.

Für wen bzw. wann eignet sich die Retrospektive?

Scrum und die Retrospektive sind nicht nur für Entwicklerprojekte geeignet, sondern grundsätzlich für jedes Projekt, das sich in Etappen organisieren und abarbeiten lässt. Dabei kann, aber muss es sich nicht um eine Produktentwicklung handeln. Wichtig ist, die Rückschau in einem regelmäßigen Turnus durchzuführen. Auch wenn sie mehrere Stunden dauern kann, werdet ihr feststellen, dass die ehrliche Analyse Früchte tragen wird.

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