5 Workshop-Methoden einfach umsetzen

Workshops helfen, Lösungen für Herausforderungen im Unternehmen zu finden. Konferenztisch-Versammlungen sind jedoch selten effiziente Workshops. Wie es besser geht, zeigen die folgenden Workshop-Methoden.

 

Workshop ist nicht gleich Workshop. Probiert verschiedene Methoden aus, um die passende zu finden. (Foto: Unsplash)

#1 Mit dem Action Plan Workshop Mitarbeiter entwickeln

Im Action Plan Workshop dreht sich alles um die typische Frage, die Personaler und Bewerber nur zu gut kennen:

Wo seht ihr euch in ein paar Jahren?

Es geht also darum, eine Vision für die Zukunft zu entwickeln – und zwar jeder individuell für sich. Dazu stellt sich die Person vor ein eigenes Flipchart, auf dem ein großer Pfeil aufgezeichnet ist, der in einen Kreis hineinragt.

Punkt 1 im Kreis ist euer Traumleben in der Zukunft. Punkt 2 kennzeichnet die Schritte dorthin, Punkt 3 die damit verbundenen Hürden. Und Punkt 4 ist die persönliche Gegenwart. (Grafik: Für-Gründer.de)

Nun interviewen sich die Mitarbeiter paarweise. Dazu schließt der Befragte die Augen und stellt sich vor, wie sein Leben in einem Jahr oder später, je nach Fragestellung, aussehen wird. Dabei geht es nicht allein um den Job, wie bei vielen anderen Workshop-Methoden, sondern um das gesamte Leben.

Beispielfragen für Interviewer:

• An welchen Projekten wirst du arbeiten?
• Wie und mit wem verbringst du deine freie Zeit?
• Worauf wirst du stolz sein?
• Welches Ziel hast du dir bis dahin erfüllt?
• Wo wirst du leben?

Es entsteht ein Bild im Kopf des Befragten. Dieser öffnet im Anschluss die Augen und zeichnet dieses Bild von seinem künftigen Leben auf seine Flipchart in den Kreis unter Punkt 1. Details sind dabei nicht entscheidend, eine einfache Zeichnung genügt.

Nun geht das Interview weiter: Die befragte Person wird gebeten, Schlüsselfaktoren zu nennen, mit deren Hilfe sie diese Vision umsetzen möchte.

Dabei sollen die Befragten in der Vergangenheit sprechen, so als wäre diese Zukunft bereits eingetreten.

Formuliert also "Die Fortbildung hat mir super geholfen" oder "Ich bin froh, diesen Schritt gemacht und nach einer Beförderung gefragt zu haben". Diese Sätze schreibt der Interviewpartner auf Post-its, die er an Punkt 2 auf die Flipchart des Interviewten heftet.

Weiter geht es mit den hinderlichen Faktoren:

Der Befragte soll – wieder in der Vergangenheitsform – Faktoren nennen, die beinahe dazu geführt hätten, dass er gescheitert wäre.

Hier bleibt der Interviewpartner aber nicht stehen, sondern fragt sein Gegenüber nach Lösungen, die dazu geführt haben, diese hinderlichen Faktoren zu überwinden. Das könnte dann so klingen wie "Ich habe mich erst nicht getraut, sie anzusprechen. Aber dann habe ich einen Freund angerufen und der hat mir Mut gemacht" oder "Erst wollte ich meinem Chef sagen, dass ich das Projekt nicht schaffe, doch dann habe ich mein Zeitmanagement optimiert, den Job rechtzeitig erledigt und mir so die Beförderung verdient".

Sowohl die Probleme als auch die Lösungen notiert der Interviewpartner unter Punkt 3.

Im letzten Schritt erzählt der Befragte, welche Schritte er bereits zur Erfüllung seiner Vision unternommen hat. Diese werden wieder auf Post-its notiert und ebenfalls an Punkt 3 geheftet. Dank dieser Workshop-Methode hat derjenige nun einen klaren Weg mit Handlungsschritten von Punkt 4, der Gegenwart, hin zu seiner Lebensvision auf dem Flipchart vor sich. Nun tauscht das Paar die Rollen und führt das Interview von Neuem durch.

Eckdaten zur Workshop-Methode:

• Dauer: 60-90 Minuten
• Teilnehmer: 2-10
• Benötigte Materialien: Flipcharts, Post-its, Papier, Stifte
• Schwierigkeit: leicht

#2 Projection Solutions: Entspannt Probleme lösen

Ein Workshop kann auch entspannend sein, wie die Workshop-Methode Projection Solutions beweist. Das Team versammelt sich in einem Raum, in dem genügend Platz ist, um sich hinzulegen und auszustrecken. Für diesen Zweck erhält jeder Teilnehmer eine Yogamatte bzw. bringt diese in den Workshop mit. Los geht es aber erst einmal mit einem harten Brocken, genauer gesagt, dem härtesten.

Ein Moderator benennt die größte Herausforderung des Teams und bittet die Workshop-Teilnehmer, sich diese Herausforderung mit geschlossenen Augen vorzustellen. Anschließend legen sich die Mitarbeiter hin und praktiziert eine Entspannungsmethode. Dabei kann es sich um Muskelrelaxation, Yoga, Meditation o. Ä. handeln, je nachdem, was vom Team bevorzugt wird. Die Entspannungsphase sollte nicht länger als 15 Minuten dauern.

Die Entspannungsphase bei einer der dynamischsten Workshop-Methoden hilft euch dabei, eine emotionale Loslösung vom Problem zu schaffen. (Foto: Unsplash)

Nach der Entspannung bittet der Moderator die Teilnehmer darum, sich für ein bis zwei Minuten in das Problem hineinzufühlen. Fühlen ist hierbei das richtige Stichwort, es geht in dieser Phase nicht wie bei den meisten anderen Workshop-Methoden darum, das Problem zu analysieren, geschweige denn, sofort eine Lösung dafür finden zu müssen.

Im Anschluss folgt wieder die vertraute Entspannungsübung mit einer Dauer von maximal 5 Minuten. Jetzt bittet der Moderator die Teilnehmer um Folgendes: Sie sollen sich zwei Minuten lang vorstellen, wie sie sich fühlen, wenn sie das Problem gelöst haben. Bei den meisten Menschen wird sich das ziemlich gut anfühlen. Nun holt der Moderator die Teilnehmer langsam zurück in das Hier und Jetzt. Er bittet sie, die Augen zu öffnen und dem angenehmen Gefühl nachzuspüren.

Nun eröffnet der Moderator eine Diskussion unter den Teilnehmern, um Ideen für die Problemlösung zu finden. Probiert es selbst einmal aus, ihr werdet überrascht sein, aus welchem neuen Blickwinkel ihr das Problem plötzlich betrachtet, denn diese Workshop-Methode hat das Ziel, alte Gedankenbahnen zu lösen. Die positive Emotion durch Entspannung entkoppelt nämlich das Stressschema, der Autopilot der negativen Gefühle wurde gestoppt und ihr könnt eine neue sachliche Sicht einnehmen.

Eckdaten zur Workshop-Methode:

• Dauer: 60 Minuten
• Teilnehmer: maximal 15
• Benötigte Materialien: Yoga-Matten
• Schwierigkeit: leicht

#3 Im Design Thinking Workshop Ideen entwickeln

Design Thinking ist eine etablierte Workshop-Methode, die sich im Unternehmensalltag schnell und einfach umsetzen lässt – wenn man die erforderlichen Schritte kennt und sich als Team eingespielt hat. Entscheidend hierfür ist ein straffer Zeitplan, denn die einzelnen Phasen dauern eine Weile.

Design Thinking verläuft in definierten, sich wiederholenden Phasen. Mit diesem iterativen Prozess schaffen Teams kundennahe Lösungen. (Grafik: Für-Gründer.de)

Daher empfiehlt sich für einen Design Thinking Workshop eine Verkürzung der Prozesse. Statt Kundeninterviews zu führen, geht es gleich in den Schaffensprozess hinein. Das Team benötigt für diese Workshop-Methode nicht mehr als Zettel und Stift. Setzt die Mitarbeiter zusammen, nun nennt der Moderator die Zielvorgabe. Dies kann zum Beispiel die Weiterentwicklung eines Produktes oder eine komplette Neuerfindung sein. Vielleicht ist das Thema auch, Ideen für die Verschlankung von Arbeitsprozessen zu finden, um den Workflow im Unternehmen zu optimieren.

Und so geht es: Der Moderator begrüßt das Team und führt in 10 Minuten in die Aufgabe ein. Nun schließen sich 30 Minuten Ideenfindung an. Schreibt alles auf, was euch dazu einfällt. Ist die Zeit rum, wählt jeder im Team seine Top-Idee aus. Mehr als fünf Minuten sollten dafür nicht eingeplant werden. Anschließend bewertet das Team gemeinsam die einzelnen Ideen, beispielsweise mit Schulnoten oder einer Punkte-Skala. Auch dieser Prozess sollte kurz gehalten werden, nicht länger als 15 Minuten.

• Artikel-Tipp: Design Thinking: Schritte + Anwendungstipps

Hat sich eine gute Idee am Ende des Prozesses herauskristallisiert? Super, dann kann diese nun mit weiteren Ideen von jedem angefüttert und so verfeinert werden. Hierfür werden 15 Minuten zur Verfügung gestellt. Es erfolgt eine finale Bewertung der Top-Ideen. Nun gibt es 10 Minuten Pause und der Design Thinking Workshop beginnt von Neuem, sofern die Zielsetzung vom Anfang noch nicht zufriedenstellend erfüllt wurde.

Dazu noch ein Tipp: Es kann vorkommen, dass Ideen im Kern gut, aber noch ausbaufähig sind. Dann muss das Team nicht komplett von vorn beginnen, sondern kann in späteren Phasen des Design Thinking Workshops einsteigen. Das spart Zeit, ist effizient und hilft dabei, vielversprechende Ideen zur Reife zu bringen.

Eckdaten zur Workshop-Methode:

• Dauer: 90 Minuten pro Zyklus
• Teilnehmer: maximal 8
• Benötigte Materialien: Stifte, Papier
• Schwierigkeit: mittel

#4 Lego Serious Play: Kreativität wecken

Wer Lego mit Kinderspielzeug gleichsetzt, ist auf dem Holzweg: Schon lange gibt es beliebte Bausätze für Erwachsene. Doch diese Workshop-Methode kommt für den Einstieg voll und ganz mit den Basissteinen aus, wenngleich es auch komplexere Baustein-Sets gibt.

Der Clou von Lego Serious Play ist es, Ideen und Vorstellungen intuitiv zu entwickeln. Ob allein oder in der Gruppe: Diese kreative Workshop-Methode eignet sich damit ideal, um greifbare Konzepte auf die Beine zu stellen. Das Ziel bei Lego Serious Play ist dem Unternehmen überlassen: Geht es um Produktentwicklung oder die Einrichtung eines neuen Büros? Der Anwendung sind keine Grenzen gesetzt.

Und so gehen die Teilnehmer in der Basis-Version vor: Jeder erhält ein Set von Legosteinen, die schlanke Window Exploration Bag beinhaltet 49 Teile pro Teilnehmer. Ein Moderator formuliert nun die Fragestellung und lässt die Teilnehmer drauflosbauen. Dabei baut jeder für sich oder gemeinsam, je nach Zielsetzung. Das Team kommuniziert miteinander und feilt an der besten Lösung. Die Methode Lego Serious Play folgt dem Gamification-Prinzip, das die Kreativität im Menschen fördert und so neue Lösungswege eröffnet.

Bei Logo Serious Play wird eine Verknüpfung zwischen Gehirn und Bewegung geschaffen, was die Kreativität fördert. (Foto: Unsplash)

Streng genommen ist es jedoch nicht ganz richtig, von der Methode zu sprechen. Lego Serious Play bietet ein breites Spektrum an Varianten. Da überrascht es wenig, dass es mehrjährige Moderatoren-Ausbildungen für diese Workshop-Methode gibt.

Eckdaten zur Workshop-Methode:

• Dauer: ab 10 Minuten
• Teilnehmer: 1-12
• Benötigte Materialien: Lego-Sets für Lego Serious Play
• Schwierigkeit: mittel, ausgebildeter Moderator empfehlenswert

#5 Team Evolution Curve: der Weg zum Dream Team

Ein starkes Team ist die Basis für den Unternehmenserfolg. Was wie eine Phrase klingt, bleibt eine der größten Herausforderung in Zeiten des Fachkräftemangels. Denn es braucht nicht nur fachlich versierte Leute, diese müssen unter- und miteinander auch gut zusammenarbeiten können.

Die Team Evolution Curve ist eine der effektivsten Workshop-Methoden, die genau hier ansetzt. Sie beschäftigt sich mit zwei Fragen:

Wo stehen wir und wo wollen wir hin?

Das Ziel lautet, die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander zu verbessern und die Performance zu steigern.

Vom Pseudo Team zum High Perfoming Team ist es ein langer Weg. Doch es lohnt sich, diesen Weg mit Zwischenerfolgen zu gehen. (Grafik: WorkshopBank)

Wichtig bei dieser Workshop-Methode sind vor allem zwei Faktoren: Ehrlichkeit und Empathie. Der aktuelle Stand des Teams sollte selbstkritisch, aber nicht verletzend betrachtet werden. Wenn die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander noch ausbaufähig sind oder die Performance nicht stimmt, bringt es nichts, um den heißen Brei herumzureden.

Zeichnet auf der Team Evolution Curve ein, wo ihr euch eurer Selbstwahrnehmung nach befindet. Besteht hierbei Uneinigkeit, sollten die Gründe für die unterschiedlichen Wahrnehmungen geklärt werden. Warum empfindet der eine die Zusammenarbeit als gut, während ein anderer Mitarbeiter eher ein Pseudo-Team sieht? Bei größeren Teams ufert eine solche Diskussionsrunde jedoch leicht aus, hier macht sich eine kurze Abstimmung besser. Ausführlicheres Feedback kann dann schriftlich nachgereicht werden.

Was die Empathie betrifft, so sollten Vorwürfe, wie bei allen Workshop-Methoden auch, unbedingt vermieden werden. Wenn ein Team nicht gut funktioniert, hat das immer mehrere Gründe. Versucht, diese Gründe sachlich und durch offene Fragen herauszufinden. Einen Sündenbock zu suchen, ist dagegen kontraproduktiv.

Die einzelnen Stadien der Team Evolution Curve

• Working Group: Die einzelnen Personen kommunizieren und arbeiten im absoluten Mindestmaß zusammen. Das muss keine schlechte Sache sein, wenn es sich um eine temporäre Arbeitsgruppe handelt und demnach keine Notwendigkeit für langfristiges Teambuilding bestehen.
• Pseudo Team: Nach außen hin wirken die Mitarbeiter wie ein Team, doch sieht die Realität anders aus: Es gibt keine gemeinsame Mission und keine oder nur sehr geringe Motivation. Hier bleibt jeder unter seinen Möglichkeiten und es besteht dringender Handlungsbedarf, um die ausbleibende Performance sowie die Unzufriedenheit der Mitarbeiter anzugehen. In dieser Phase lautet die Herausforderung, ein mitreißendes gemeinsames Ziel zu finden, welches die Mitarbeiter als Team zusammenschweißt und motiviert.
• Potenzielles Team: Es gibt bereits ein Team, das sich auch als solches sieht. Die einzelnen Mitarbeiter wollen im Verbund vorankommen, aber es hakt hier und da: Die Kommunikation ist noch nicht optimal, Aufgaben gehen unter, es gibt Missverständnisse etc. Um das potenzielle Team zu einem echten Team aufzubauen, braucht es daher Optimierungen in den Bereichen Workflow und kommunikativer Austausch. In dieser Phase sind Fragen spannend wie: "Welche Tools verbessern unsere Kommunikation?" und "Wie können wir uns klarer und eindeutiger miteinander verständigen?"
• Real Team: Commitment lautet der zentrale Wert des "echten" Teams: Jeder kennt seine Rolle und erfüllt diese mit Leidenschaft, immer das gemeinsame Ziel im Blick behaltend. Alle Mitarbeiter sind zuverlässig und kompetent dort, wo sie sind. Der Sprung vom potenziellen zum echten Team ist der größte, da mit ihm die höchste Performance-Steigerung von einer Phase zur anderen bei dieser Workshop-Methode gelingt. Aber es geht sogar noch ein bisschen besser...
• High Performing Team: Das Commitment ist in diesem Team ausgeprägter als beim Real Team. Hier geht es dem Einzelnen nicht nur um das erfolgreiche Gesamtergebnis, sondern auch um den Erfolg untereinander. Kollegen unterstützen und bestärken sich gegenseitig, sodass sie ihre vollen Potenziale entfalten können. So werden Synergien freigesetzt und Performance-Erwartungen übererfüllt. Damit ist das High Performing Team so weit wie nur möglich und im positivsten Sinne vom "Dienst nach Vorschrift" entfernt.

Ist der aktuelle Zustand des Teams festgehalten, geht es nun in das gemeinsame Brainstorming. Die Fragestellung lautet:

Wie erreichen wir auf der Team Evolution Curve die nächsthöhere Stufe?

Es lassen sich auch andere Kreativitätstechniken und Workshop-Methoden nutzen, um entsprechende Lösungen zu finden.

Regelmäßig angewendet, kann aus einem losen Verbund von lustlos arbeitenden Personen ein effektives Team werden. Diese Methode ist auch perfekt, um den Schwung eines Workshops zu nutzen, und mit einem weiteren Fortschritt abzuschließen. Sie kann damit als alleinstehender Workshop immer dann eingesetzt werden, wenn ein Team die Leistung verbessern möchte, oder aber auch als kleine finale Analyse, um den Status quo zu ermitteln und Wege zu finden, als Team besser zu werden.

Die Workshop-Methode der Team Evolution Curve lässt sich ebenfalls hervorragend als Startpunkt dafür nutzen, mit anderen Workshop-Methoden wie Project Solutions anzuknüpfen, um Möglichkeiten zur besseren Zusammenarbeit zu finden.

Eckdaten zur Workshop-Methode:

• Dauer: 45 Minuten
• Teilnehmer: 3-10
• Benötigte Materialien: Grafik Team-Evolution-Kurve, Flipchart für Notizen
• Schwierigkeit: leicht

Tipps für Workshops

Hier kommen noch ein paar Tipps, unabhängig von den kreativen Workshop-Methoden:

• Eine Gefahr bei Workshops ist, dass diese ausufern und den ganzen Tag beanspruchen. Legt einen Zeitplan fest, dann dauern die meisten Workshops nicht mehr als 90-120 Minuten.
• Es ist effektiver, mehrere kleine Workshops an verschiedenen Tagen durchzuführen, als in einer Hauruck-Aktion einen großen, durch den Alltagsaufgaben liegen bleiben.
• Experimentiert mit verschiedenen interaktiven Workshop-Methoden. So bleibt die Angelegenheit spannend und abwechslungsreich. Wer Langeweile vermeidet, fördert gleichzeitig die Konzentration.
• Manche Workshop-Methoden brauchen eine z. T. mehrjährige Ausbildung, bis sie gut beherrscht werden. Holt euch einen Experten für den Zeitraum, der Lohn ist ein kreativer Output.
• Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter freiwillig und gern an Workshops teilnehmen. Daher sollten Workshops nicht in den Feierabend verlegt oder Workshop-Methoden durchgesetzt werden, auf die niemand Lust hat. Wer zu etwas gezwungen wird, hat verständlicherweise wenig Interesse an Spielen, Engagement oder Kreativität.
• Plant den Workshop inhaltlich: Eine gute Anmoderation brieft die Mitarbeiter, sodass von Anfang an klar ist, wie der Workshop abläuft und was das Ziel ist.
• Die Erkenntnisse aus dem Workshop müssen schriftlich festgehalten und gespeichert werden. Sonst geraten sie in Vergessenheit und die ganze Arbeit war umsonst.

Wir wünschen viel Spaß und Erfolg mit den Workshop-Methoden!

• Lernt den Prozess von Design Thinking und Kreativitätstechniken kennen. Erfahrt außerdem, wie Ideenmanagement funktioniert.

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