Videokonferenzsysteme: Entspannter im Online-Meeting

Videokonferenzen sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Ob als Raumsystem, Rollabout oder Desktop Conferencing, web- oder softwarebasiert, wenn Hard- und Software reibungslos miteinander arbeiten, verläuft das Meeting ohne technische Störungen. Welches Equipment für das Videokonferenzsystem benötigt wird, hängt von der Raumgröße und der geplanten Nutzung ab. Während interne Gespräche über den Laptop geführt werden können, eignet sich für Kundengespräche oder Verhandlungen mit Geschäftspartnern hochwertiges Equipment in einem Meetingraum besser. Wir erklären, worauf es bei der Wahl des Videokonferenzsystems ankommt und stellen Anbieter von GoToMeeting bis Zoom vor.

1. Welche Arten von Videokonferenzsystemen gibt es?

So vielfältig wie die Anlässe für eine Videokonferenz, sind auch Möglichkeiten. Die Basis eines reibungslosen Meetings auf Distanz ist eine gute Technik. Wer darüber hinaus die verschiedenen Arten kennt, kann für jedes Gespräch die optimale Lösung wählen. Es wird zwischen folgenden fünf Hauptarten unterschieden:

  • Raumbasiert: ein Meetingraum wird mit einem speziellen Videokonferenzsystem, zu dem neben einem Computer auch große Bildschirme, Mikrofone und Lautsprecher gehören, ausgestattet, bspw. von Logitech oder Polycom
  • Rollabouts: das Videokonferenzsystem ist flexibel und in der Regel ein Kompalktsystem, das in jedem beliebigen Raum an einen Bildschirm und das Internet angeschlossen werden kann, bspw. von Sony oder PIK
  • Desktop Coferencing: Lösung für einen festen Arbeitsplatz, optimal für 1-zu-1-Gespräche, bspw. von DEKOM
  • Softwarebasiert: spezielle Technik wird nicht benötigt, für das Videokonferenzsystem muss eine bestimmte Software installiert sein, bspw. LogMeIn GoToMeeting, Microsoft Teams oder TeamViewer
  • Webbasiert: das Videokonferenzsystem läuft vollständig über das Internet, weder eine spezielle Technik noch eine Software werden benötigt, bspw. Cisco WebEx, Whereby oder Zoom

Gängige Systeme bieten sogenannte Unified Communications and Collaboration Lösungen (UCC-Lösungen) an. Neben Video- und rein akustischen Telefonaten gehören auch einen Chat, Kalenderintegration, File Sharing und die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen. Ob das Meeting zwischen zwei Teilnehmern oder mehreren stattfindet spielt bei den meisten Videokonferenzsysteme aus technischer Perspektive keine Rolle. Die Anzahl der Nutzer kann allerdings je nach Tarif und Anbieter eingeschränkt sein.

Häufige Fragen zu Videokonferenzsystemen

Was ist ein Videokonferenzsystem?

Es handelt sich um eine geschlossene Einheit aus internetfähiger Hard- und Software. Dazu gehören in der Regel ein Steuerungselement (z. B. ein Computer) mit der benötigten Software, ein Anzeigemedium (Bildschirm oder Fernseher) und Lautsprecher. Für eine sichere und stabile Internetverbindung muss jedes Unternehmen eigenständig sorgen.

Wie kann man eine Videokonferenz schalten?

Die genaue Vorgehensweise ist abhängig von dem gewählten Anbieter. Bei den softwarebasierten Videokonferenzsystemen muss das Programm gestartet und die Teilnehmer ausgewählt werden. Bei webbasierten Videomeetings wird zunächst ein Internetbrowser gestartet und anschließend die gewünschte Zahl Teilnehmer per E-Mail eingeladen.

Was muss bei Videokonferenzen beachtet werden?

Damit ein Videomeeting erfolgreich durchgeführt werden kann, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Der Gastgeber sollte die Software vorab testen und sicherstellen, dass die Technik des Videokonferenzsystems den Anforderungen gerecht wird. Außerdem müssen Teilnehmer rechtzeitig eingeladen werden, damit auch sie die Chance haben, vorab alles auszuprobieren. Dann kann die Videokonferenz pünktlich und ohne Störungen beginnen.

Wie sicher sind Videokonferenzsysteme?

Das Thema Datenschutz ist besonders wichtig. Ein hochwertiges Videokonferenzsystem, das in eine gut abgesicherte IT-Infrastruktur eingebunden wird, ist eine wichtige Grundlage. Egal, ob web- oder softwarebasiert: eine Verschlüsselung bei der Übertragung muss gegeben sein. Handelt es sich nicht um ein geschlossenes System, sollten die Möglichkeiten eines Warteraums und eines Passwortes genutzt werden, um ungebetene Besucher zu vermeiden.

Sind kostenlose Angebote für Unternehmen geeignet?

Kostenlose Videokonferenzsysteme sind in den Funktionen eingeschränkt. Unternehmen sollten daher prüfen, ob das Angebot für das geplante Meeting ausreicht. Gespräche mit Kunden und Geschäftspartnern büßen an Professionalität ein, wenn plötzlich das Gespräch abbricht oder ein Gespräch kaum möglich ist wegen einer schlechten Bild- oder Tonqualität. Insbesondere bei regelmäßigen Online-Meetings lohnt die Investition in den Business-Tarif eines Videokonferenzsystems.

  Cisco WebEx GoToMeeting Microsoft Teams TeamViewer Meeting Whereby Zoom
Tarif Meetings Business MS 365 Business Basic Company Business Business
Webbasiert            
Softwarebasiert            
Video            
Telefonfunktion            
Chat            
File Sharing            
Bildschirm teilen            
Meetingaufzeichnung            
Meetingtranskription            
Kalenderintegration            
Integration weiterer Programme            
Hardware            
Verschlüsselung            
Passwortschutz für Meetings            

Im direkten Vergleich zeigt sich, dass die Unterschiede der Videokonferenzsysteme nicht davon abhängen, ob sie auf einer eigenen Software basieren oder als Webfunktion konzipiert sind. Vielmehr wird der Fokus der einzelnen Anbieter deutlich. Während Cisco WebEx, TeamViewer Meeting, Whereby und Zoom als reine Videokonferenzsysteme gestaltet wurden und lediglich die Option beinhalten, die Videoübertragung auszuschalten, bieten LogMeIn GoToMeeting und Microsoft Teams vollwertige Telefonfunktionen.

Mit zahlreichen Funktionen für die verschiedenen Formen der Zusammenarbeit wollen alle Anbieter ihre Kunden im Arbeitsalltag unterstützen. Am umfangreichsten gelingt das LogMeIn GoToMeeting und Zoom, die sogar eine Verschriftlichung der Meetings zu ihrem Angebot zählen.

Das Thema Datensicherheit wird von allen Anbietern der Videokonferenzsysteme gleichermaßen ernst genommen. GoToMeeting, TeamViewer Meeting und Zoom bieten neben einer sicheren Übertragung die Möglichkeit, einzelne Meetings mit einem Passwort zu versehen.

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Videokonferenzsysteme sind nicht nur eine gute Basis für Geschäftsbeziehungen. Mit ihnen lässt sich auch über Entfernungen Teambuilding realisieren.

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  • ein gutes Mikro sorgt für eine hohe Qualität der Sprachübertragung
  • eine gute Kamera sichert eine gute Bildqualität
  • garantiert Kommunikation ohne Technikprobleme mit Mitarbeitern im Homeoffice
  • festes Equipment im Konferenzraum bietet gleichbleibend gute Ton-/Bildqualität
  • Technikprobleme wirken bei Kundengesprächen und Geschäftspartnern unprofessionell
  • qualitativ hochwertige Geräte verursachen höhere Anschaffungskosten
  • Technik veraltet heutzutage schnell
  • Investition lohnt nur bei regelmäßiger Nutzung

4. Welche Hardware wird für welche Raumgröße benötigt?

Grundvoraussetzung für die reibungslose Übertragung einer Videokonferenz ist eine stabile Internetverbindung. Da die Verbindung via Kabel in der Regel weniger fehleranfällig ist als über das W-LAN, sollte der Meetingraum mit dem entsprechenden Anschluss ausgestattet werden. Außerdem lohnt es sich zu überprüfen, welches Videokonferenzsystem ohnehin mehrheitlich im Unternehmen genutzt wird. Das erhöht die Akzeptanz und erleichtert die Nutzung der angeschafften Technik. Außerdem werden so unnötige Ausgaben für ein System, von dem keiner Gebrauch machen will, vermieden.

Hardware für einen Arbeitsplatz/das Homeoffice

  • Notebook
  • Kamera und Mikrofon, falls nicht integriert
  • Headset (vor allem für das Büro)
Videokonferenz per Laptop

Videokonferenzsysteme für kleine Meetingräume

  • sogenannte Huddle Rooms, ausgerichtet auf 5-10 Teilnehmer
  • Computer zur Steuerung
  • ausreichend großer Bildschirm (abhängig von Raumgröße)
  • spezielles Mikrofon (z.B. in Spinnenform)
  • Lautsprecher (falls nicht in Kombination mit Mikrofon oder im Bildschirm integriert)
  • Alternative: Kompaktsystem mit aller notwendigen Hardware, das Echos unterdrückt
Mikrofon für Videokonferenzen

Hardware für große Konferenzräume

  • Computer zur Steuerung
  • großer, hochauflösender Bildschirm, bei Bedarf mehrere
  • PTZ-Kamera: kann schwenken (Pan), sich neigen (Tilt) und Zoomen
  • separate Mikrofoneinheiten am Tisch für alle Teilnehmer, alternativ spezielles Raummikrofon
  • sinnvoll: Raumsysteme, die alle benötigte Technik beinhalten, nutzen
  • Raumsysteme ermöglichen Telepresence, also Videomeetings mit realitätsnaher Gesprächsatmosphäre
Videokonferenzsystem für den Meetingraum

5. Fazit: Für jeden Bedarf das passende Videokonferenzsystem

Videokonferenzen gehören nahezu in allen Büros zum Arbeitsalltag. Dank software- und webbasierter Angebote sind die Videokonferenzsysteme heutzutage flexibel an jedem Ort und Gerät nutzbar. Mit Raumsystemen, Rollabouts und Desktop Conferencing gibt es darüber hinaus hochwertige Lösungen für feste Arbeitsplätze und Meetingräume.

Videokonferenzsysteme müssen heutzutage mehr bieten als eine reine Bild- und Tonübertragung. Die Integration des Kalenders und weiterer Anwendungen, die Möglichkeit per Chat zu kommunizieren und das Teilen des Bildschirms oder einzelner Dateien sind fester Bestandteil der meisten Systeme. Während Cisco WebEx und Whereby webbasiert sind und keinen Download erfordern, können Microsoft Teams und TeamViewer nur mit der entsprechenden Software genutzt werden. GoToMeeting und Zoom bieten sowohl eine Webfunktion auch eine Software zum Download an.

In hochwertiges Equipment zu investieren lohnt sich, wenn dieses auch regelmäßig genutzt wird. Kommunizieren die Mitarbeiter mit Kunden und Geschäftspartnern über Videokonferenzsysteme, ist die Anschaffung wichtig, um professionell agieren zu können. Neben der Hardware ist auch eine stabile Internetleitung notwendig.

Während für einen Arbeitsplatz häufig keine weitere Technik oder lediglich ein Headset benötigt wird, müssen Konferenzräume an die Raumgröße angepasst ausgestattet werden. Für kleine Räume für bis zu 10 Personen eignen sich Kompaktsysteme gut, Konferenzräume für eine größere Anzahl Teilnehmer sollten mit einem Raumsystem ausgestattet werden. So lassen sich technische Probleme vermeiden und Videomeetings professionell abhalten.