Meeting-Protokoll: Tipps + Vorlage

Meeting-Protokoll-Formate

Protokoll ist nicht gleich Protokoll: Je nach Zweck gibt es verschiedene Protokoll-Formate.

Kurzprotokoll

Das Kurzprotokoll ist die gängigste Variante. Es eignet sich sowohl für den Jour fixe als auch für Projektbesprechungen. In einem Kurzprotokoll werden zentrale Redebeiträge und Ergebnisse zusammengetragen. Zentral sind alle Äußerungen, die logisch nachvollziehbar zu den festgehaltenen Beschlüssen beigetragen haben.

Ergebnisprotokoll

Beim Ergebnisprotokoll konzentriert sich der Protokollant ausschließlich auf die relevanten Beschlüsse. Entscheidungen der Diskussionen werden festgehalten, nicht die Diskussionsbeiträge selbst. Dieses Meeting-Protokoll kommt daher minimalistisch aus, dennoch muss der Protokollant sich die Meeting-Zeit über konzentrieren, um Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen. Ergebnisprotokolle eignen sich ideal für kurze, wiederkehrende Meetings, in denen es darum geht, effizient und effektiv Entscheidungen zu treffen – wie zum Beispiel beim Walking Meeting.

Verlaufsprotokoll

Das Verlaufsprotokoll gibt den Hergang eines Meetings wieder und wird im Präsens verfasst. Üblich ist dies etwa beim Kick-off-Meeting, das über mehrere Stunden geht und verschiedene wichtige Phasen beinhaltet. Im Verlaufsprotokoll kann beispielsweise festgehalten werden, welche Einwände oder Bedenken Kunden hatten, die beim Kick-off anwesend waren.

Daran können der Projektleiter und sein Team in der Zukunft anknüpfen, um auf dem richtigen Kurs zu bleiben. Weiterhin werden Verlaufsprotokolle bei rechtlichen Diskussionen bzw. Verhandlungen angefertigt. Ein Verlaufsprotokoll ist ebenfalls bei Meetings sinnvoll, in denen komplexe Herausforderungen oder Probleme besprochen werden, zu deren Angang verschiedene Perspektiven wichtig sind.

Ein Produkt verkauft sich schleppender als gedacht? Dann haben sowohl der Chief Product Officer als auch Marketing- und Vertriebsleiter interessante Denkanstöße beizutragen. Damit ist das Verlaufsprotokoll ideal, um den Brainstorming-Prozess innerhalb eines Meetings abzubilden.

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Wichtig für Verlaufsprotokolle: Die Redebeiträge müssen eindeutig den einzelnen Teilnehmern zugeordnet sein und das Protokoll sollte mit den darin festgehaltenen Beschlüssen von allen Beteiligten abgenommen werden. Nur dann hat das Verlaufsprotokoll eine rechtskräftige Wirkung.

Wörtliches Protokoll

Das wörtliche Protokoll wird auch als Vollprotokoll bezeichnet. Das ist besonders dort wichtig, wo Prozesse chronologisch und exakt dokumentiert werden müssen, etwa bei Generalversammlungen. Ähnlich wie beim Verlaufsprotokoll ist beim wörtlichen Protokoll die Genauigkeit wichtig, hier sogar auf den Buchstaben genau.

Um ein wörtliches Protokoll anzufertigen, braucht der Mitarbeiter eine professionelle, sehr schnelle, intensiv trainierte Schreibfertigkeit. Es gibt auch Agenturen, die sich mit Schreib-Services darauf spezialisiert haben.

Tipps fürs Meeting-Protokoll

#1 Faires System für die Wahl des Protokollanten etablieren

Die Rolle des Protokollanten sollte sich abwechseln. Ob ihr dabei alphabetisch oder nach einem anderen System vorgeht, spielt keine Rolle. Wohl aber, dass ihr ein faires System einrichtet, sodass die Aufgabe des Protokollschreibens gleichmäßig aufs Team verteilt ist.

#2 Kurz fassen

Wenn es sich nicht um ein wortwörtliches Protokoll handelt, genügen knappe Stichpunkte. Wichtig ist, dass der Protokollant in erster Instanz schlau aus dem Niedergeschriebenen wird. In der Nachbereitung können dann ggf. Formulierungen so angepasst werden, dass auch der Rest des Teams etwas mit dem Protokoll anfangen kann.

#3 Im Zweifel Fragen stellen

Wenn ihr beim Schreiben des Protokolls etwas nicht richtig verstanden habt, habt keine Scheu, nachzufragen. Das ist allemal besser, als falsche Informationen im Protokoll zu notieren, die sich mit dem Protokoll selbst weiterverbreiten. Je nach Unternehmensgröße kann eine Richtigstellung erheblichen Aufwand verursachen und intern wie extern Schaden anrichten. Vermeidbar wird dies, wie so oft, durch rechtzeitiges Nachfragen.

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#4 Den Ergebnissen Vorrang vor Diskussionsbeiträgen einräumen

Kommt ihr bei der Besprechung mit den Notizen kaum noch hinterher? Dann konzentriert euch lieber darauf, die Ergebnisse festzuhalten. Die sind wichtiger als vereinzelte Kommentare während der Entscheidungsprozesse – zumindest bei Kurz- und erst recht bei Ergebnisprotokollen. Bei Verlaufs- und Vollprotokollen reicht das leider nicht, weshalb hier tatsächlich ein Schreibprofi protokollieren sollte.

#5 Keine Doppelrolle einnehmen

Ihr seid entweder Protokollant oder Moderator – nicht beides. Beide Funktionen erfüllen zu wollen, führt in die Überforderung.

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#6 To-dos in neue Agenda übernehmen

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Noch ausstehende Aufgaben für die Zukunft sollten gleich in der nachfolgenden Agenda festgehalten werden wie bestenfalls das Datum des nächsten Meetings. So steht auch schon der Plan für das nächste Meeting und nichts geht verloren. Mit dieser Methode lassen sich auch Zwischenziele messen.

Unsere Meeting-Protokoll-Vorlage herunterladen

Gut vorbereitet für die nächste Besprechung sein: Unsere Vorlage eines Meeting-Protokolls für Kurz- und Ergebnisprotokolle könnt ihr euch als PDF kostenlos herunterladen.

Digitale Meeting-Protokolle

Wer keine Lust darauf hat, ein Meeting-Protokoll in Word oder Excel zu tippen, kann auf Tools zurückgreifen, um ein digitales Meeting-Protokoll zu erstellen. Wir stellen kurz drei Protokoll-Softwares mit ihren Besonderheiten vor.

#1 PROMAN

Der Anbieter PROMAN aus Österreich stellt eine Software zur Verfügung, mit der sich u. a. angefertigte Protokolle direkt via Mail an ausgewählte Teammitglieder verschicken lassen. Im "Cockpit" werden alle anstehenden Aufgaben, auch aus vorhergehenden Protokollen, dargestellt. Weiterhin lassen sich Fotos anhängen und PDF-Dateien automatisch in die Protokolle integrieren. PROMAN ist damit ein mächtiger Allrounder, zumal das Tool als Projektmanagement-Lösung entwickelt wurde.

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#2 Diligent

Diligent bezeichnet sich selbst als führende Global Board Software. Das Tool bietet eine Komplettverwaltung, u. a. von Protokollen, Tagesordnungspunkten und Dokumenten. Weiterhin gibt es Echtzeit-Updates wichtiger Geschäftsunterlagen, die sich auch mit Smartphone und Tablet synchronisieren lassen. Für Top-Führungskräfte ist Diligent damit im Büro oder Zug jederzeit nutzbar, insbesondere, weil das Tool auf allen Betriebssystemen läuft.

#3 MeetingBooster

MeetingBooster lässt sich auf dem eigenen Server oder in einer Cloud nutzen. Das Tool konzentriert sich auf die Optimierung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings. Planungsprozesse sollen vereinfacht werden, während des Meetings lassen sich Aktionselemente nachweisen und die Erstellung eines professionellen Protokolls mit anpassbaren Layouts sowie eine Outlook-Integration gehören ebenfalls zu den interessanten Features der Lösung.

• Artikel-Tipps: Weitere digitale Helfer für die Erstellung von Meeting-Protokollen findet ihr in unserem Artikel zum digitalen Büro. Für die einzelnen To-do-Punkte in Meetings könnt ihr auch hervorragend Getting-Things-Done-Apps nutzen und die Aufgaben in Listen kategorisieren.

10 goldene Regeln für das Meeting-Protokoll

1. Agenda und Protokoll sollten sich in der Themenauflistung gleichen, ansonsten ist irgendein Bereich untergegangen.
2. Ins Kurzprotokoll gehören nur kurze Stichpunkte zu den Ergebnissen der Besprechung, diese müssen jedoch nachvollziehbar sein.
3. Auch wenn ihr bei bestimmten Agenda-Punkten zu keinen Ergebnissen gelangt, gehören Nicht-Ergebnisse ins Protokoll, um beim nächsten Meeting weiter nach einer Lösung zu suchen.
4. Protokollanten regelmäßig wechseln: Es ist unfair und frustrierend, wenn immer dasselbe Teammitglied das Protokoll schreiben muss oder sich, im umkehrten Fall, ein Kollege ständig davor drückt. Wenn jeder mal mit dieser Aufgabe dran ist, stärkt dies die Fairness und das Zusammengehörigkeitsgefühl.
5. Auch bei wechselnden Protokollanten sollte das Meeting-Protokoll einheitlich aussehen, damit Leser sich schnell im Dokument zurechtfinden. Hierfür ist eine Vorlage hilfreich.
6. Beschriftet die Meeting-Protokolle logisch, zum Beispiel mit dem Datum des Meetings. So finden sich die Protokolle schnell wieder.
7. Das Protokoll sollte zeitnah jedem zur Verfügung gestellt werden, der am Meeting beteiligt war, bzw. an den damit zusammenhängenden Entscheidungsprozessen beteiligt ist.
8. Fakten rund ums Meeting im Protokoll nicht vergessen: Teilnehmer, Datum und Uhrzeit müssen unbedingt mit rein.
9. Keine eigenen Wertungen: Protokolle sind immer sachlich und objektiv zu erstellen, der Protokollant ist Beobachter und nicht Bewerter eingebrachter Ideen.
10. Finaler Check: Bevor das Protokoll an die Kollegen herausgeht, sollte ein Korrekturlesen erfolgen: In der Eile des Mitschreibens kommt es schnell zu Tippfehlern, die nicht an das übrige Team übermittelt werden müssen.

Erfahrt, wie ihr ein Ideenmanagement einrichtet, welche Meeting-Regeln ihr berücksichtigen solltet und wie ihr eure Meetings optimiert. Lernt auch die Besonderheiten des Walking Meetings und des Kick-off-Meetings kennen.

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