Die Lohnsteuer kennen viele Gründer noch von ihrer Zeit als Angestellte, als vom eigenen Lohn die Einkommensteuer direkt abgezogen wurde. Als Gründer lernt man die Lohnsteuer dann auch als Arbeitgeber kennen, sobald Mitarbeiter eingestellt werden.
Wir zeigen auf, was Sie bei der Lohnsteuer und der Zahlung der Lohnsteuer zu beachten haben. Im Kapitel Lohnbuchhaltung halten wir weitere Details für Sie parat.
Jeder, der Mitarbeiter beschäftigt, muss für diese die Lohnsteuer an das Finanzamt abführen. Dabei ist die Anmeldung über das elektronische Steuerportal Elster für Unternehmer verpflichtend. Die Lohnsteuer muss man bei dem Finanzamt anmelden und abführen, das für das eigene Unternehmen zuständig ist, also nicht beim Finanzamt des Arbeitnehmers, den man eingestellt hat.
Vor allem Gründer, die sich erstmals mit dem Thema Lohnsteuer befassen, müssen beachten, dass die Lohnsteuer nicht nur auf Geldleistungen anfällt, sondern auch auf sogenannte geldwerte Vorteile oder sonstige Sachbezüge, die der Arbeitnehmer nutzt. Typische Beispiele sind die private Nutzung eines Dienstwagens oder Essensgutscheine. Um unnötige Fehler gleich zu Beginn zu vermeiden, kann es hilfreich sein, sich an spezialisierte Steuerberater für Gründer zu wenden.
Die alte Lohnsteuerkarte aus Papier wurde inzwischen durch ein verpflichtendes elektronisches Verfahren ersetzt. Im Behördendeutsch lautet das System Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM). Wenn man die Abrechnung der Lohnsteuer nicht über den Steuerberater laufen lässt, benötigt man als Gründer ein Programm zu Lohnbuchhaltung, das ELStAM unterstützt bzw. eine entsprechende Schnittstelle besitzt. Das sogenannte Lohnsteuermeldewesen haben aber die meisten der gängigen Programme für die Buchhaltung integriert.
Anschließend müssen Gründer sich für die Lohnsteueranmeldung einmalig als Arbeitgeber bei ELStAM registrieren. Später müssen Unternehmer dann jeden Arbeitnehmer, den sie einstellen, ebenfalls bei ELStAM anmelden, um dessen Lohnsteuer korrekt abführen zu können.
Die Lohnsteuer eines Arbeitnehmers berechnet sich aus unterschiedlichen Merkmalen, den Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Diese umfassen beispielsweise
Außerdem benötigt jeder Arbeitgeber die eindeutige Identifikationsnummer seines Arbeitnehmers, um die Lohnsteuer abzuführen. Jede in Deutschland steuerpflichtige Person hat eine entsprechende Nummer. Für Mitarbeiter, die diese Nummer nicht haben, weil sie beispielsweise in Deutschland nicht meldepflichtig sind, oder die sie verloren haben, kann das Finanzamt dem Unternehmen eine Bescheinigung für den Abzug der Lohnsteuer aushändigen.
Für die Berechnung der richtigen Höhe der Lohnsteuer gibt es jedes Jahr Lohnsteuertabellen. Auf Basis der Lohnsteuer-Abzugsmerkmale berechnen die Tabellen, wie viel Lohnsteuer der Gründer von seinen Mitarbeitern einbehalten und an das Finanzamt abführen muss.
Die meisten Programme zur Lohnbuchhaltung haben die Lohnsteuertabellen integriert und berechnen die richtige Lohnsteuer mit den hinterlegten Merkmalen des Arbeitnehmers. Alternativ finden Unternehmer im Internet auch frei verfügbare Lohnsteuer-Rechner. Für mögliche Fehler in der Berechnung der Lohnsteuer (wie aller anderen Steuern) ist aber der Gründer selbst verantwortlich. Er oder sie kann die Verantwortung nicht auf ein fehlerhaftes oder unvollständiges Programm abwälzen. Daher empfiehlt es sich, für die Berechnung der Lohnsteuer auf zuverlässige Anbieter zurückzugreifen.
Die Lohnsteuer ist, wie viele andere Steuern (beispielsweise die Mehrwertsteuer) jeweils spätestens am 10. des Folgemonats nach der Fälligkeit zu entrichten.
Je nachdem, wie hoch die Lohnsteuer ist, die man als Unternehmen anmeldet, muss man die Lohnsteuer für seine Mitarbeiter monatlich, vierteljährlich oder auch nur jährlich abführen. Wer als Gründer im Vorjahr weniger als 4.000 Euro Lohnsteuer für seine Mitarbeiter abgeführt hat, kann die Lohnsteuer einmal im Quartal abführen. Wer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro abgeführt hat, kann die Zahlung einmal im Jahr vornehmen.
Vor allem bei längeren Intervallen gilt aber, dass man wie bei allen Steuerthemen – vor allem bei der Mehrwertsteuer – als Gründer aufpassen muss, nicht in Liquiditätsnöte zu kommen, wenn die Steuern dann wirklich fällig werden. Man sollte also gerade, wenn man die Lohnsteuer für Mitarbeiter nur einmal im Jahr oder im Quartal abführt, das Geld das Jahr über beiseitelegen.
Die Lohnsteuer für Mitarbeiter ist damit zwar in der Berechnung komplex, folgt aber im Grundsatz relativ simplen Regeln. Wie aber steht es um die Einkommensteuer für den Gründer selbst?
Wichtig ist, dass Gründer ihre Selbstständigkeit spätestens einen Monat nach Betriebseröffnung anmelden. Vom Finanzamt kommt dann ein Formular zur steuerlichen Erfassung. Für das Ausfüllen sollte man sich als Gründer Zeit nehmen oder auch einen spezialisierten Berater zu Rate ziehen, da die Angaben nicht unerhebliche Auswirkungen auf die Steuerlast haben können.
Es macht beispielsweise einen Unterschied, ob das Finanzamt die Existenzgründung als freiberufliche Tätigkeit oder als Gewerbebetrieb einordnet. In letzterem Fall fällt dann Gewerbesteuer an. Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften (zu den verschiedenen Rechtsformen siehe hier) müssen keine Einkommensteuerzahlen, wenn die Gesellschaft Verluste erwirtschaftet. Mehr zum Thema Einkommensteuer für Selbständige finden Sie hier.
Die meisten Gründer beginnen ihre Existenzgründung als Einzelunternehmen oder Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Später aber ist oft eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH) sinnvoll. Dann stellt sich auch die Frage nach der Lohnsteuer für den Gründer oder die Gründerin, der oder die dann Geschäftsführer/-in in der Kapitalgesellschaft ist.
Zunächst einmal ist auch ein Gründer-Geschäftsführer bzw. Gesellschafter-Geschäftsführer hinsichtlich der Lohnsteuer zu behandeln wie jeder angestellte Arbeitnehmer. Das heißt das Gehalt und sonstige Vergütungen sind steuerrechtlich zu verrechnen und als Lohnsteuer oder andere Abzüge abzuführen.
Vorsicht ist bei der Höhe der Vergütung geboten. Sie ist so zu wählen, dass sie bei neutraler Prüfung dem Arbeitsaufwand und der Leistung angemessen erscheint. Die Frage ist also: Würde der Gründer auch einem extern angestellten Geschäftsführer diesen Lohn zahlen? Wenn nicht, wenn der Gründer sich selbst als Gesellschafter-Geschäftsführer also eine deutlich höhere Vergütung zukommen lässt, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.
Das ist für die Gesellschaft steuerlich relevant, da eine Gewinnausschüttung – wie der Name sagt – vom Gewinn der Gesellschaft abgeht und nicht als regelmäßige, steuermindernde Kosten zu Buche schlagen sollte. Und es ist für den Gründer- bzw. Gesellschafter-Geschäftsführer relevant, da Gewinnausschüttungen, also Kapitaleinkünfte, anders zu versteuern sind als Arbeitslohn.
Als Geschäftsführer-Gesellschafter haftet man in diesen Fällen gleich doppelt: Zum einen wird man als Privatperson Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommen, wenn der Verdacht besteht, dass man Einnahmen falsch deklariert (z.B. Kapitaleinkünfte als Lohnbestandteile). Zum anderen haftet man als Geschäftsführer für die richtige Ausweisung und Abführung der Lohnsteuer – auch der eigenen. Dies wird durchaus auch im Rahmen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt angeschaut.
Die Lohnsteuer ist ein Aspekt rund um die steuerlichen Pflichten beim Thema Mitarbeiter. Wir haben Ihnen in gesonderten Kapiteln noch weitere Details zur Lohnbuchhaltung und zur Gehaltsabrechnung zusammengestellt.
