Lohnsteuer korrekt ans Finanzamt abführen

Die Lohnsteuer dürfte jedem Arbeitnehmer in Deutschland bekannt sein, denn sie wird ausschließlich auf Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit angewendet – dazu zählen sowohl der Arbeitslohn selbst als auch geldwerte Vorteile. Die Steuerschuld wird jedem Arbeitnehmer direkt vom Bruttolohn abgezogen bzw. vom Arbeitgeber einbehalten, der die Lohnsteuer an das Finanzamt abführt.

Arbeitnehmer werden zur Berechnung der Lohnsteuer einer von sechs Steuerklassen zugewiesen. Je nach Einkommen und Familienstand werden so andere Lohnsteuersätze angerechnet, um eine Bevor- oder Benachteiligung des Steuerzahlers auszuschließen.

Die Lohnsteuer wird am Jahresende zur Einkommensteuer umgewandelt – dies geschieht im Rahmen der (Lohn-)Steuererklärung, die jeder Arbeitnehmer freiwillig abgeben kann. Die Lohnsteuer kann man also auch als Vorauszahlung auf die Einkommensteuer bezeichnen.

Zusammen mit den Sozialversicherungsbeträgen, dem Solidaritätszuschlag und ggf. der Kirchensteuer bildet die Lohnsteuer für Arbeitnehmer den Unterschied zwischen Brutto und Netto.

Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss für die Lohnsteuer an das Finanzamt abführen. Dabei ist die Anmeldung über das elektronische Steuerportal (Elster) für Unternehmer verpflichtend. Die Lohnsteuer muss bei dem für das Unternehmen zuständige Finanzamt angemeldet und abgeführt werden, nicht beim Finanzamt des Arbeitnehmers.

Vor allem Gründer müssen beachten, dass die Lohnsteuer nicht nur auf Geldleistungen anfällt, sondern auch auf sogenannte geldwerte Vorteile oder sonstige Sachbezüge. Typische Beispiele sind die private Nutzung eines Dienstwagens oder Essensgutscheine.

Um Fehler gleich zu Beginn zu vermeiden, ist es hilfreich, sich an spezialisierte Steuerberater für die Lohnbuchhaltung zu wenden.

Wie führt man die Lohnsteuer ab?

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, den Lohnsteuerbetrag vom Bruttolohn einzubehalten. Der Lohnsteuerbetrag wird in einer Summe zu bestimmten Fälligkeiten an das Finanzamt abgeführt. Dazu müssen Sie dort regelmäßig und elektronisch eine Lohnsteueranmeldung einreichen, in der Sie die  Beträge und deren Zusammensetzung (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag sowie ggf. Kirchensteuer) erläutern.

Die alte Lohnsteuerkarte aus Papier wurde durch ein verpflichtendes elektronisches Verfahren ersetzt. Auf Behördendeutsch heißt das System Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM).

Wenn Sie die Abrechnung der Lohnsteuer nicht dem Steuerberater überlassen, benötigen Sie ein Programm zur Lohnbuchhaltung, das ELStAM unterstützt bzw. eine entsprechende Schnittstelle besitzt. Die gängigen Programme für die Buchhaltung haben das sogenannte Lohnsteuermeldewesen bereits integriert.

Anschließend müssen Sie sich für die Lohnsteueranmeldung einmalig als Arbeitgeber bei ELStAM registrieren. Später müssen Sie dann jeden Arbeitnehmer, den Sie einstellen, ebenfalls bei ELStAM anmelden, um dessen Lohnsteuer korrekt abführen zu können.

Woraus berechnet sich die Lohnsteuer?

Die Lohnsteuer eines Arbeitnehmers berechnet sich aus unterschiedlichen Merkmalen, den sogenannten Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Diese umfassen:

• Steuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Steuerfreibetrag
• Hinzurechnungsbetrag
• Beiträge für eine private Kranken- und Pflegeversicherung
• Angaben zur Vermeidung von Doppelbesteuerung
• Konfession bzw. Kirchenzugehörigkeit, da der Arbeitgeber auch die Kirchensteuer einbehält

Zudem benötigt jeder Arbeitgeber die eindeutige Identifikationsnummer seines Arbeitnehmers, um die Lohnsteuer abzuführen. Jede in Deutschland steuerpflichtige Person hat eine solche Nummer.

Für Mitarbeiter, die diese Nummer nicht haben, weil sie bspw. in Deutschland nicht meldepflichtig sind oder die sie verloren haben, kann das Finanzamt dem Unternehmen eine Bescheinigung für den Abzug der Lohnsteuer aushändigen.

Fristen bei der Abführung: Wann ist die Lohnsteuer fällig?

Die Lohnsteuer ist – wie viele andere Steuern (bspw. die Umsatzsteuer) – jeweils spätestens am 10. des Folgemonats nach der Fälligkeit zu entrichten.

Je nachdem, wie hoch die angemeldete Lohnsteuer des Unternehmens ist, müssen Sie die Lohnsteuer für Ihre Mitarbeiter monatlich, vierteljährlich oder auch nur jährlich abführen.

Wer im Vorjahr weniger als 4.000 Euro Lohnsteuer für seine Mitarbeiter abgeführt hat, kann die Lohnsteuer einmal im Quartal abführen; wer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro abgeführt hat, kann die Zahlung auch nur einmal jährlich vornehmen. Je weniger Lohnsteuer Sie also entrichten müssen, desto größer darf das Zahlungsintervall sein, in dem Sie die Lohnsteuer abführen müssen.

Vor allem bei längeren Intervallen gilt allerdings, dass Sie – wie bei allen Steuerthemen (vor allem bei der Umsatzsteuer) – aufpassen müssen, nicht in Liquiditätsnöte zu kommen, wenn die Steuern dann wirklich fällig werden. Sie sollten also besonders, wenn Sie die Lohnsteuer für Mitarbeiter nur einmal im Jahr oder im Quartal abführen, das Geld im Laufe des Jahres beiseitelegen.

Anhand der oben erwähnten Aspekte werden Arbeitnehmer einer von sechs Steuerklassen zugeordnet:

Besonderheiten der Lohnsteuerklassen

• Lohnsteuerklasse I: Die gängige Lohnsteuerklasse für ledige Angestellte.
• Lohnsteuerklasse II: In diese Lohnsteuerklasse werden alleinerziehende Personen nach Scheidung/Tod des Partners eingeordnet, sofern kein anderer potenzieller Erziehungsberechtigter mit im Haushalt lebt. Hier eingeordnete Personen können zusätzlich vom Entlastungsbetrag profitieren; dieser muss beim entsprechenden Finanzamt allerdings erst beantragt werden.
• Lohnsteuerklasse III: Hier werden Verheiratete eingeordnet, deren Einkommen unterschiedlich ist (etwa 60/40), wobei Steuerklasse III für den Partner gewählt wird, der das höhere Einkommen erzielt.
• Lohnsteuerklasse IV: In diese Steuerklasse werden Ehepaare eingeordnet, die etwa gleich viel verdienen und durch die III/V-Kombination einen steuerlichen Nachteil hätten. Ehepaare, die von der Kombination IV/IV zu III/V wechseln möchten, können zudem einen Antrag auf die Unterklasse IV mit Faktor stellen, um Steuernachzahlungen zu vermeiden, die sich aus dem Wechsel ergeben.
• Lohnsteuerklasse V: Hier werden Verheiratete eingeordnet, deren Partner der Steuerklasse III zugeordnet ist, also das höhere Einkommen erzielt.
• Lohnsteuerklasse VI: Die gängige Steuerklasse für Arbeitnehmer, die mehrere Jobs ausüben. Hier wird der (Zweit-)Job mit dem geringeren Einkommen eingeordnet, um die Steuerabgaben möglichst gering zu halten, da die Steuerklasse VI die Steuerklasse mit den höchsten Abzügen und geringsten Freibeträgen ist.

Freibeträge und Pauschbeträge bei der Lohnsteuer

Arbeitnehmer der Steuerklassen I bis IV profitieren zudem von dem steuerlichen Grundfreibetrag von 10.908 Euro für 2023; der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.200 Euro können ebenso von fast allen Steuerklassen (I bis V) in Anspruch genommen werden.

Für die Berechnung der richtigen Höhe der Lohnsteuer werden jedes Jahr aktualisierte Lohnsteuertabellen vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben. Auf Basis der Lohnsteuer-Abzugsmerkmale berechnen diese Tabellen, wie viel Lohnsteuer der Gründer von seinen Mitarbeitern einbehalten und an das Finanzamt abführen muss.

Grundsätzlich ist in den gängigen Programmen zur Lohnbuchhaltung die aktuelle Lohnsteuertabelle integriert. So wird automatisch die richtige Lohnsteuer mit den von Ihnen hinterlegten Merkmalen berechnet. Falls Sie kein Lohnsteuer-Programm verwenden möchten, finden Sie im Internet auch frei verfügbare Lohnsteuer-Rechner.

Beim Verwenden von Lohnsteuer-Programmen oder -Rechnern sind Sie für mögliche Fehler bei der Berechnung selbst verantwortlich. Sie können die Verantwortung nicht auf ein fehlerhaftes oder unvollständiges Programm abwälzen. Greifen Sie zur Berechnung der Lohnsteuer daher auf einen zuverlässigen Anbieter zurück.

Die Berechnung der Lohnsteuer für Mitarbeiter mag beim flüchtigen Blick auf die Lohnsteuertabellen vielleicht komplex erscheinen, folgt aber im Grundsatz relativ simplen Regeln. Wie aber steht es um die Einkommensteuer für den Gründer selbst?

Wichtig ist, dass Sie Ihre Selbstständigkeit spätestens einen Monat nach Beginn Ihrer Tätigkeit anmelden. Vom Finanzamt erreicht Sie dann postalisch ein Formular zur steuerlichen Erfassung; alternativ können Sie sich auch selbst beim Finanzamt melden, um mögliche Verzögerungen zu vermeiden.

Für das Ausfüllen sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen und im Zweifelsfall einen spezialisierten Berater zurate ziehen, da die Angaben erhebliche Auswirkungen auf Ihre Steuerlast haben können.

Es macht einen Unterschied, ob das Finanzamt die Existenzgründung als freiberufliche Tätigkeit oder als Gewerbebetrieb einordnet. In letzterem Fall fällt für Sie dann ab einem Gewinn von über 24.500 Euro die Gewerbesteuer an – für alle Erträge bis zu dieser Höhe gilt der Gewerbesteuerfreibetrag.

Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften (zum Überblick der Rechtsformen) müssen keine Einkommensteuer zahlen, wenn die Gesellschaft Verluste erwirtschaftet. Vertiefende Informationen finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Einkommensteuer für Selbstständige.
 

Die meisten Gründer beginnen ihre Selbstständigkeit mit einem Einzelunternehmen oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Bei starkem Wachstum des Unternehmens ist aber später oft eine Gesellschaft mit begrenzter Haftung (GmbH) sinnvoller.

Sobald es soweit ist stellt sich die Frage nach der Lohnsteuer für den Gründer, der dann nicht nur Gesellschafter, sondern auch zugleich Geschäftsführer – also Gesellschafter-Geschäftsführer – der Kapitalgesellschaft ist.

Zunächst aber der steuerliche Status des Gesellschafter-Geschäftsführers ermittelt werden. Ist er beherrschender Gesellschafter (mehr als 50 Prozent der Anteile), kann er seinen Willen durchsetzen und ist nicht weisungsbefugt? Dann gilt der Gesellschafter-Geschäftsführer als Unternehmer, auch in steuerlicher Hinsicht.

Treffen diese Punkte jedoch nicht zu, ist der Gesellschafter-Geschäftsführer hinsichtlich der Lohnsteuer zu behandeln wie ein angestellter Arbeitnehmer. Das bedeutet, dass das Gehalt und sonstige Vergütungen steuerrechtlich zu verrechnen und als Lohnsteuer oder andere Abzüge abzuführen sind.

Hier kann das Statusfeststellungsverfahren der Clearingstelle helfen, die Lage einzuschätzen und steuerlich korrekt zu handeln.

Vorsicht ist bei der Höhe der Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsührers geboten. Sie ist so zu wählen, dass sie bei neutraler Prüfung dem Arbeitsaufwand und der Leistung angemessen erscheint. Die Frage ist also: Würde der Gründer auch einem extern angestellten Geschäftsführer diesen Lohn zahlen?

Wenn der Gründer sich selbst als Gesellschafter-Geschäftsführer eine deutlich höhere Vergütung zukommen lässt, liegt vermutlich eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Diese wird von den Finanzbehörden geahndet; wird Sie aufgedeckt, muss der Geschäftsführer die vermeintlich "gesparten" Steuern nachzahlen.

Gewinnausschüttungen sind für die Gesellschaft steuerlich relevant, da sie – wie der Name bereits verrät – vom Gewinn der Gesellschaft abgehen und nicht als regelmäßige, steuermindernde Kosten zu Buche schlagen sollten. Dies ist auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer relevant, da Gewinnausschüttungen, also Kapitaleinkünfte, anders zu versteuern sind als Arbeitslohn.

Als Gesellschafter-Geschäftsführer haften Sie in diesen Fällen gleich doppelt: Zum einen werden Sie als Privatperson Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommen, wenn der Verdacht besteht, dass Sie Einnahmen falsch deklarieren (z. B. Kapitaleinkünfte als Lohnbestandteile).

Zum anderen haften Sie als Geschäftsführer für die richtige Ausweisung und Abführung der Lohnsteuer – auch der eigenen. Dies wird durchaus auch im Rahmen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt überprüft.

Die Lohnsteuer ist ein Aspekt rund um die steuerlichen Pflichten beim Thema Mitarbeiter. Wir haben Ihnen in gesonderten Kapiteln noch weitere Details zur Lohnbuchhaltung zusammengestellt.