Eingetragener Kaufmann (e.K.): Für wen sich die Rechtsform lohnt

Ein eingetragener Kaufmann (e.K.) ist ein Einzelunternehmer, der im Handelsregister eingetragen ist. Im Unterschied zum klassischen Einzelunternehmen gilt er damit rechtlich als Kaufmann nach dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Durch die Eintragung entsteht eine offizielle Kaufmannseigenschaft – verbunden mit mehr Pflichten, aber auch größerer Außenwirkung. Unternehmen mit der Bezeichnung „e.K.“ wirken auf Geschäftspartner oft vertrauenswürdiger – etwa bei Banken oder im B2B-Handel.

Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB von der Buchführungspflicht befreit, solange ihre Umsätze 800.000 € und ihr Gewinn 80.000 € im Jahr nicht übersteigen. Wer die Umsatz- oder Gewinnschwellen überschreitet, muss eine Bilanz erstellen.

Fazit zum Rechtsform-Schnellcheck eingetrager Kaufmann (e.K)

• Kurze Gründungsdauer: Die Gründung ist schnell und unkompliziert möglich.
• Geringe Startkosten: Es ist kein Mindestkapital erforderlich.
• Geringer Aufwand in der Buchhaltung: Im Vergleich zu Kapitalgesellschaften ist der Buchhaltungsaufwand moderat.
• Hohe persönliche Haftung: Es besteht eine unbegrenzte Haftung mit dem Privatvermögen.
• Geringe Flexibilität beim Firmennamen: Der Name muss bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen.
• Begrenztes Wachstumspotenzial: Die Struktur des e.K. ist nicht optimal für starkes oder schnelles Wachstum.

Die Rechtsform eingetragener Kaufmann (e.K.) eignet sich besonders für Einzelunternehmer, die schnell und kostengünstig starten möchten und zunächst keine komplexen Strukturen oder Investoren benötigen. Allerdings bringt der e.K. auch klare Grenzen mit sich: Die unbeschränkte persönliche Haftung kann ein erhebliches Risiko darstellen. Auch das eher begrenzte Wachstumspotenzial machen den e.K. für ambitionierte Gründungsprojekte weniger attraktiv.

Wer die Haftung begrenzen möchte, findet mit der UG (haftungsbeschränkt) eine interessante Alternative: Sie erfordert zwar mehr formale Gründungsschritte, schützt jedoch das Privatvermögen. Die GmbH geht noch einen Schritt weiter – sie ist stärker auf Wachstum und Investoren ausgerichtet, benötigt aber auch ein höheres Startkapital (25.000 €).

Nicht jeder, der selbstständig arbeitet, ist automatisch Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB). Wer zunächst klein startet, etwa als Einzelunternehmer ohne kaufmännische Organisation, gilt nicht sofort als Kaufmann. Solche Kleingewerbetreibenden können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Tun sie das, gelten sie als Kannkaufmann.

Wächst das Unternehmen im Laufe der Zeit – etwa durch steigenden Umsatz, mehr Mitarbeitende oder komplexere Abläufe –, wird aus dem freiwilligen Kannkaufmann ein pflichtiger Istkaufmann. Die Eintragung ins Handelsregister wird dann verpflichtend.

Wann wird die Eintragung ins Handelsregister Pflicht?

Die Eintragung ist verpflichtend, wenn das Unternehmen eine bestimmte Größe oder Komplexität erreicht. Maßgebliche Kriterien sind:

• Umsatzhöhe (Richtwert: ca. 250.000 Euro pro Jahr)
• Zahl der Mitarbeitenden (mehr als fünf)
• Umfang des Wareneinsatzes oder der Leistungen
• Anzahl der Geschäftsstellen oder Betriebsstätten

Diese Schwellen sind keine starren Grenzen, sondern dienen als Orientierung. Wer unsicher ist, ob die Kaufmannseigenschaft vorliegt, sollte rechtzeitig prüfen (lassen), ob eine Eintragung nötig ist.

Einzelunternehmer müssen einen gewissen Aufwand betreiben, um sich als e.K. eintragen zu lassen. Anschließend haben sie neue und erweiterte Pflichten, z.B. bei der Buchhaltung. Lohnt sich das überhaupt? Wir haben Vor- und Nachteile zusammengestellt:

Professionelles Auftreten & Außenwirkung

• Handelsregistereintrag signalisiert wirtschaftliche Ernsthaftigkeit
• Höhere Kreditwürdigkeit dank Bilanzpflicht
• Besseres Standing bei B2B-Kunden, Behörden und Investoren

Unternehmerische Freiheit

• Eigener Firmenname ohne Vor- und Nachnamen
• Volle Entscheidungsfreiheit – keine Gesellschafter oder Abstimmungen
• es ist kein Mindestkapital nötig, das im Unternehmen gebunden wird

Rechtliche Flexibilität

• Verträge auch mündlich möglich (z. B. bei dringenden Geschäftsvorgängen)
• Weniger Formzwang bei Geschäftsanbahnung

Beispiel: Markus betreibt als e.K. einen Großhandel für Gastronomiebedarf. Ein Restaurant benötigt kurzfristig eine große Lieferung. Weil Markus als Kaufmann gilt, kann er den Auftrag mündlich zusagen – ohne erst einen umfangreichen schriftlichen Vertrag aufzusetzen.

Im Handelsrecht sind auch solche mündlichen Absprachen verbindlich. Das spart Zeit und bringt ihm den Auftrag vor der Konkurrenz ein. Allerdings sind mündliche Absprachen schlecht nachweisbar. Bei größeren Summen sollte zur Sicherheit immer eine schriftliche Bestätigung folgen.

Volle Haftung – auch mit Privatvermögen

• Geschäftsschulden betreffen auch Ersparnisse, Haus, Altersvorsorge
• Gefahr der Privatinsolvenz bei Zahlungsausfällen

Höhere Anforderungen bei Buchhaltung & Transparenz

• Bilanzpflicht ab 80.000 € Gewinn oder 800.000 € Umsatz
• Geschäftszahlen werden im Handelsregister öffentlich
• Laufende Verpflichtung zur ordentlichen Buchführung

Beispiel: Tobias führt als e.K. ein kleines Bauunternehmen. Ein Großauftrag platzt, aber die Kosten für Material und Personal sind bereits angefallen. Weil Tobias als e.K. mit seinem Privatvermögen haftet, muss er auf seine Rücklagen zurückgreifen. Das kann ihn z.B. in Bezug auf seine Altersvorsorge in Schwierigkeiten bringen. Wer größere Risiken eingeht, sollte über eine Haftungsbeschränkung (z. B. GmbH) oder Versicherungen nachdenken.

Wer vor der Entscheidung für eine Rechtsform steht, kann zunächst Vor- und Nachteile abwägen. Sich gezielte Fragen zu stellen, ist eine weitere Möglichkeit, um der geeigneten Rechtsform näherzukommen z.B.

1. Möchte ich allein und schnell mit meinem Geschäft starten?
2. Bin ich bereit, persönlich mit meinem Privatvermögen zu haften, weil mein Geschäftsmodell zunächst ein überschaubares Risiko birgt?

Wurden beide Fragen mit Ja beantwortet, könnte der e.K. tatsächlich die passende Rechtsform sein.

Einzelunternehmer mit Eintragung im Handelsregister tragen das volle unternehmerische Risiko. Sie haften unbegrenzt – das heißt: mit dem gesamten Betriebs- und Privatvermögen.

Das bedeutet: Entstehen Schulden oder wird das Unternehmen verklagt, kann dies auch das Privatvermögen des Kaufmanns betreffen. Dazu zählen zum Beispiel das eigene Haus oder Ersparnisse. Diese persönliche Haftung unterscheidet den e.K. von Kapitalgesellschaften wie der GmbH, bei denen nur das Gesellschaftsvermögen haftet (§ 13 Abs. 2 GmbHG).

Welche Risiken bestehen?

Ist das Unternehmen zahlungsunfähig, droht die private Insolvenz. Der e.K. haftet auch für Kredite, Leasingverträge oder offene Forderungen gegenüber Lieferanten persönlich. Kommt es zu Fehlentscheidungen, etwa bei überhöhten Investitionen oder leichtfertig aufgenommenen Darlehen, haftet der e.K. ebenfalls uneingeschränkt.

Kann das Haftungsrisiko reduziert werden?

Das Haftungsrisiko eines eingetragenen Kaufmanns lässt sich nicht vollständig ausschließen, aber gezielt begrenzen.

Geschäftliches und privates Vermögen trennen

Ein separates Geschäftskonto sorgt für Übersicht und erleichtert die Buchführung – etwa bei Betriebsprüfungen oder im Umgang mit dem Finanzamt. Es schafft jedoch keinen rechtlichen Haftungsschutz. Eine saubere Trennung von Betriebs- und Privatfinanzen gilt dennoch als betriebswirtschaftlicher Mindeststandard.

Versicherungslösungen prüfen:

1. Betriebshaftpflicht: Für Unternehmen mit Kundenkontakt, Produktion oder Lagerhaltung unverzichtbar. Deckt Personen-, Sach- und Vermögensschäden ab.
2. Berufshaftpflichtversicherung: Für beratende Berufe (z. B. Steuerberater, Architekten, IT-Consultants) gesetzlich vorgeschrieben oder dringend empfohlen.
3. Inhaltsversicherung: Schützt Betriebseinrichtung, Technik und Waren gegen Risiken wie Feuer, Leitungswasser oder Einbruch.
4. Cyberversicherung: Besonders für Digitalunternehmen oder Onlineshops: Deckt Schäden durch Hackerangriffe, Datenverlust oder Betriebsunterbrechung.
5. Betriebsausfall- oder Ertragsausfallversicherung: Sichert laufende Kosten bei Betriebsunterbrechung – etwa durch Krankheit oder einen versicherten Sachschaden.

Verträge sorgfältig prüfen und Haftung begrenzen

Vertragliche Gestaltung hilft, Haftungsrisiken zu steuern. Dazu zählen:

• Haftungsbeschränkungen in AGB (soweit rechtlich zulässig)

• klare Zahlungsbedingungen, um Forderungsausfälle zu vermeiden

• vereinbarte Gerichtsstände und anwendbares Recht, zur Vermeidung von Unsicherheiten

Wichtig: AGB und Vertragsklauseln müssen rechtssicher formuliert sein, sonst drohen Abmahnungen oder Unwirksamkeit (§§ 305 ff. BGB).

Ein eingetragener Kaufmann (e.K.) wird steuerlich wie ein Einzelunternehmer behandelt. Das bedeutet: Der Gewinn aus der unternehmerischen Tätigkeit wird in der privaten Einkommensteuererklärung versteuert – nicht gesondert durch das Unternehmen.

Einkommensteuer

• Der Gewinn aus dem Unternehmen wird als Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG) versteuert.
• Die Besteuerung erfolgt nach dem persönlichen Steuersatz des Inhabers.
• Zusätzlich können Solidaritätszuschlag und – je nach Religionszugehörigkeit – Kirchensteuer anfallen.

Gewerbesteuer

• Die Gewerbesteuer wird von der Kommune erhoben, in der das Unternehmen seinen Sitz hat (§ 1 GewStG).
• Sie betrifft alle gewerblich tätigen Einzelunternehmen, also auch e.K.
• Es gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro jährlich (§ 11 Abs. 1 Nr. 1 GewStG).
• Nur der darüber hinausgehende Gewerbeertrag ist gewerbesteuerpflichtig.

Hinweis: Die gezahlte Gewerbesteuer kann teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet werden (§ 35 EStG).

Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Ein e.K. ist grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Er muss auf seine Leistungen Umsatzsteuer berechnen und ans Finanzamt abführen.

Ausnahme: Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) kann genutzt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Umsatz im Vorjahr: maximal 25.000 Euro
• Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr: nicht über 100.000 Euro

Wichtig:

• Kleinunternehmer, die die Kleinunterenhmerregelung nutzen, dürfen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen.
• Im Gegenzug dürfen sie auch keine Vorsteuer abziehen (also keine Rückerstattung gezahlter Umsatzsteuer vom Finanzamt erhalten).
• Bei Überschreiten der 100.000 €-Grenze im laufenden Jahr entfällt der Kleinunternehmerstatus mit sofortiger Wirkung.

Gewinnermittlung

Die Methode zur Ermittlung des Gewinns hängt bei eingetragenen Kaufleuten (e.K.) von der Höhe des Jahresumsatzes oder des Jahresgewinns ab. Maßgeblich sind die Schwellenwerte nach § 241a HGB (in der ab 2025 geltenden Fassung):

Die Steuerlast eines e.K. hängt stark vom Gewinn ab. Um unerwartete Nachzahlungen zu vermeiden, hilft eine gute Planung – am besten mit einer Buchhaltungssoftware oder Unterstützung durch eine Steuerberatung.

Wer offiziell den Zusatz eingetragener Kaufmann (e.K.) tragen möchte, muss einige wichtige Formalitäten klären und Termine absolvieren. Wir haben 5 klare Schritte zusammengestellt, die Sie für eine Eintragung gehen müssen:

1. Geschäftsidee konkretisieren & Firmennamen prüfen
2. Notartermin vereinbaren & Handelsregisteranmeldung vorbereiten
3. Eintragung ins Handelsregister (durch den Notar)
4. Gewerbe anmelden beim Gewerbeamt
5. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen

Nach der Gründung entstehen außerdem weitere Pflichten, wie Versicherungen oder die Mitgliedschaft bei der IHK/HWK oder einer Berufsgenossenschaft.

Wer als eingetragener Kaufmann (e.K.) tätig werden möchte, muss eine gewerbliche Tätigkeit ausüben. Diese muss auf Dauer angelegt und mit der Absicht zur Gewinnerzielung betrieben werden (§ 1 Abs. 2 HGB). Beispiele sind der Betrieb eines Onlineshops, ein Handwerksunternehmen, ein Cateringservice oder ein Fitnessstudio mit Kursen.

Firmennamen rechtssicher wählen

Der Firmenname kann bei einem eingetragenen Kaufmann grundsätzlich frei gewählt werden. Es gelten jedoch die gesetzlichen Vorgaben nach § 18 HGB:

• Unterscheidungskraft: Der Name muss sich eindeutig von bestehenden Firmen unterscheiden lassen.
• Keine Irreführung: Der Name darf keine falschen Vorstellungen über Art oder Umfang des Unternehmens wecken.
• Firmenzusatz: Der Zusatz „eingetragener Kaufmann“ bzw. „e.K.“ ist verpflichtend.

Auch Fantasienamen sind zulässig, sofern sie die vorgenannten Anforderungen erfüllen.

Achtung: Wer gegen Namensrechte anderer Unternehmen verstößt, riskiert teure Abmahnungen. Daher immer vorab prüfen, ob der gewünschte Name bereits verwendet wird. Eine Recherche im Handelsregister oder eine Anfrage bei der IHK oder über Suchmaschinen verschafft Klarheit.

Checkliste „Firmenname prüfen – so geht’s“:

• Handelsregister-Recherche
• IHK-Auskunft einholen
• Markenrecherche (ist der Name beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) geschützt)
• Suchmaschinen-Recherche (Suche nach Firmenname + Branche)

Für die Eintragung ins Handelsregister ist eine notariell beglaubigte Anmeldung erforderlich. Die notwendigen Angaben umfassen u. a. den Unternehmensnamen, Sitz, Geschäftszweck und die Personendaten der Inhaberin oder des Inhabers.

Die Angaben dienen dem Handelsregister zur Feststellung, dass die Voraussetzungen für die Eintragung als eingetragener Kaufmann erfüllt sind (§§ 29, 33 HGB). In diesem Schritt werden insgesamt bis zu 350 € für Notar und Registergericht fällig.

Elektronische Übermittlung durch den Notar

Der Notar erstellt aus den bereitgestellten Informationen eine elektronische Anmeldung und übermittelt diese über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) an das zuständige Registergericht (§ 12 Abs. 2 HGB).

Ein Muster für die Eintragung in die Abteilung A des Handelsregisters (Einzelunternehmen, e.K. etc.) bieten viele IHKs online an, z. B. die IHK Wiesbaden.

Kosten und Gebühren

• Notarkosten: Je nach Aufwand etwa 100 bis 200 Euro, geregelt durch das Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).
• Gerichtskosten: Für die Handelsregistereintragung selbst fallen zusätzlich ca. 150 Euro an (§ 1 KV GNotKG, Nr. 14110 ff.).
• Die Eintragung erfolgt erst nach vollständiger Zahlung aller Gebühren.

Wichtige Hinweise

• Die notarielle Anmeldung ist formal, keine wirtschaftliche oder rechtliche Prüfung des Geschäftsmodells erfolgt.
• Die Eintragung kann verzögert werden, wenn Angaben unvollständig oder unzutreffend sind – sorgfältige Vorbereitung ist daher entscheidend.
• Eine Rückmeldung vom Registergericht erfolgt nur bei Beanstandungen.

Checkliste “Was der Notar wissen muss”:

• Wer ist Inhaber/die Inhaberin?
• Wie lautet der gewünschte Firmenname (mit Zusatz e.K.)?
• Was ist der Unternehmenszweck?
• Wo befindet sich der Sitz des Unternehmens?

Nach der notariellen Anmeldung prüft das zuständige Registergericht die Unterlagen auf formale Richtigkeit (§§ 12–15 HGB). Bei erfolgreicher Prüfung erfolgt die Eintragung in das Handelsregister Abteilung A. Damit ist der Status als „eingetragener Kaufmann“ (e.K.) rechtlich wirksam – nicht vorher (§ 1 Abs. 2 HGB i. V. m. § 29 HGB).

Das Unternehmen gilt ab diesem Zeitpunkt als vollkaufmännisch und unterliegt damit u. a. den Vorschriften des HGB zu:

• Buchführungspflichten (§§ 238–241a HGB)
• Offenlegung von Jahresabschlüssen (in bestimmten Fällen)
• Vertretung und Haftung (§§ 164 ff. BGB i. V. m. §§ 48 ff. HGB)
• Vertragsabschlüssen mit handelsrechtlicher Wirkung

Handelsregisterauszug – öffentlich und kostenpflichtig

Die Eintragung wird im Registerportal der Länder veröffentlicht und ist für alle einsehbar (§ 9 HGB). Von dort kann jederzeit ein aktueller Handelsregisterauszug abgerufen werden.

• Einfacher PDF-Auszug: ca. 4,50 Euro
• Beglaubigter Papierauszug per Post: ca. 9 Euro
• Der Auszug dient oft als Nachweis gegenüber Banken, Geschäftspartnern oder Vermietern.

Transparenz und Datenschutz

Alle eingetragenen Informationen sind öffentlich zugänglich. Das dient der Rechtssicherheit und wirtschaftlichen Transparenz – bedeutet aber auch, dass sensible Daten wie Name und Anschrift des Inhabers offen einsehbar sind (§ 10 HGB).

Die Eintragung selbst kostet ca. 150 Euro Gerichtskosten, hinzu kommen Notarkosten (siehe Schritt 2). Die oft genannte Gesamtsumme von rund 200 Euro ist ein Durchschnittswert.

Checkliste “Diese Angaben sind öffentlich einsehbar”:

• Firmenname
• Name und vollständige Adresse des Inhabers
• Unternehmenszweck (Tätigkeitsbeschreibung)
• Handelsregisternummer und zuständiges Amtsgericht

Wer eine selbstständige gewerbliche Tätigkeit aufnimmt, ist nach § 14 GewO (Gewerbeordnung) verpflichtet, dies unverzüglich beim zuständigen Gewerbeamt anzuzeigen.

Die Reihenfolge von Handelsregistereintragung und Gewerbeanmeldung kann je nach Bundesland abweichen. Manche Ämter verlangen zunächst die Gewerbeanmeldung, andere erst nach dem Handelsregistereintrag. Eine vorherige Rücksprache mit dem örtlichen Gewerbeamt oder der IHK schafft Klarheit.

Die Gewerbeanzeige kann häufig online über das Serviceportal des jeweiligen Bundeslandes erfolgen. Alternativ ist die Anmeldung persönlich oder schriftlich möglich. Zuständig ist die Gemeinde-/Stadtverwaltung am Ort der Betriebsstätte.

Konsequenzen bei Verstoß

Wer ein Gewerbe aufnimmt, ohne es anzuzeigen, handelt ordnungswidrig und riskiert ein Bußgeld von bis zu 1.000 Euro (§ 146 Abs. 2 GewO). Auch ein fahrlässiger Verstoß kann geahndet werden.

Kosten

Die Kosten für die Gewerbeanmeldung sind kommunal geregelt und variieren je nach Stadt oder Gemeinde. In der Praxis liegen sie meist zwischen 20 und 60 Euro.

Checkliste “Unterlagen für die Gewerbeanmeldung”

• gültiger Personalausweis oder Reisepass
• Handelsregisterauszug (wenn bereits vorhanden)
• Ggf. Nachweise über erforderliche Erlaubnissen (z. B. Gaststättenerlaubnis nach § 2 GastG, Handwerkskarte bei zulassungspflichtigem Handwerk)
• Ggf. Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis (bei Nicht-EU-Staatsangehörigen)

Nach der Gewerbeanmeldung leitet die Gemeinde die Daten an das zuständige Finanzamt weiter (§ 138 AO). Dieses fordert das Unternehmen in der Regel schriftlich oder per ELSTER-Nachricht auf, den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ einzureichen. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich digital über das ELSTER-Portal (§ 87a AO).

Wozu dient der Fragebogen?

Mit dem Fragebogen registriert das Finanzamt das Unternehmen steuerlich. Es prüft die Angaben und vergibt daraufhin eine neue Steuernummer für das Unternehmen (§ 139a AO). Diese Nummer ist notwendig, um:

• Rechnungen rechtskonform zu stellen (§ 14 UStG),
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen einzureichen (bei Regelbesteuerung),
• Steuererklärungen abzugeben.

Verwechslungsgefahr mit der Steuer-ID

Die Steuernummer des Unternehmens ist nicht identisch mit der persönlichen Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) nach § 139b AO. Erstere ist ausschließlich für den geschäftlichen Bereich relevant. Für Einzelunternehmer gilt sie für das gesamte Unternehmen.

Arbeitgeberpflichten gleich mit erledigen

Wer Mitarbeiter einstellen möchte, muss vor der ersten Lohnzahlung eine Betriebsnummer beantragen (§ 18h SGB IV). Sie ist notwendig für die Anmeldung zur Sozialversicherung. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird außerdem abgefragt, ob Arbeitnehmer beschäftigt werden.

Folgen bei fehlender oder fehlerhafter Abgabe

• Ohne gültige Steuernummer darf keine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis erstellt werden.
• Unvollständige Angaben führen zu Rückfragen, Verzögerungen oder steuerlichen Risiken.
• Bei verspäteter Abgabe drohen Zwangsgelder nach § 328 AO.

Checkliste “Diese Angaben verlangt das Finanzamt”:

• geplante Umsätze und Gewinne (Prognose)
• Bankverbindung des Unternehmens
• gewünschte steuerliche Optionen (z. B. Kleinunternehmerregelung)
• Datum der geplanten Geschäftsaufnahme
• Steuerliche Identifikationsnummer des Inhabers

Mit der Eintragung ins Handelsregister endet die Gründung, aber die Pflichten beginnen nun erst richtig. Diese Folgeaufgaben müssen e.K. beachten, sollten sie diese nicht bereits umgesetzt haben:

1. IHK/HWK-Mitgliedschaft
2. Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
3. Eintragung ins Transparenzregister
4. Buchführungspflicht
5. Geschäftspapiere anpassen
6. Gewerbe- und Betriebspflichtversicherungen prüfen

Jede gewerbliche Tätigkeit führt automatisch zur Pflichtmitgliedschaft in einer Kammer – entweder in der:

• Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der
• Handwerkskammer (HWK)

Maßgeblich ist die Art der Tätigkeit:

• Wer ein handwerkliches oder handwerksähnliches Gewerbe betreibt (z. B. Friseur, Tischler, Elektriker), ist Mitglied der HWK gemäß § 90 HwO.
• Wer ein nicht-handwerkliches Gewerbe betreibt (z. B. Einzelhandel, IT-Service, Beratung), wird Mitglied der IHK nach § 2 IHKG.

Die Mitgliedschaft entsteht mit der Gewerbeanmeldung bzw. dem Handelsregistereintrag – automatisch und ohne Antrag.

Beitragspflicht

Beide Kammern erheben jährlich Beiträge, die sich am Unternehmensgewinn orientieren:

• Grundbeitrag: meist zwischen 30 € und 150 €
• Zusatzbeitrag: bei höherem Gewinn oder Umsatz

Existenzgründer können unter bestimmten Voraussetzungen von der Beitragspflicht befreit werden, z. B. im ersten Jahr bei niedrigem Gewinn oder nebenberuflicher Tätigkeit.

Unterschiede in der Praxis

• Die IHK betreut vor allem Handels-, Industrie-, Dienstleistungs- und Gastronomiebetriebe.
• Die HWK ist zuständig für zulassungspflichtige und -freie Handwerksberufe sowie handwerksähnliche Tätigkeiten.
• Mischbetriebe (z. B. Elektrotechnik mit Handel) können in beiden Kammern beitragspflichtig sein – das wird individuell geprüft.

Der e.K. muss sich bei der für seinen Gewerbezweig zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) anmelden – unabhängig davon, ob Beschäftigte vorhanden sind (§ 192 SGB VII). Die Anmeldung muss innerhalb einer Woche nach Gründung erfolgen.

Die BG sichert Unternehmer und Beschäftigte gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten ab.

Seit dem 1. August 2021 kann auch ein Einzelunternehmen mit dem Zusatz „e.K.“ verpflichtet sein, sich im Transparenzregister einzutragen. Das ist dann der Fall, wenn aus dem Handelsregister nicht eindeutig ersichtlich ist, wer die wirtschaftlich berechtigte Person ist (§ 20 Abs. 2 GwG).

In den meisten Fällen ist der Inhaber oder die Inhaberin eines e.K. aber bereits namentlich im Handelsregister aufgeführt. Dann gilt: Keine zusätzliche Meldung erforderlich.

Auch wenn meist keine Pflicht besteht, ist es sinnvoll, dies kurz zu überprüfen:

• direkt über transparenzregister.de
• oder durch eine Rückfrage beim Notar oder der Steuerberatung

So lassen sich spätere Bußgelder vermeiden – bei Verstößen drohen bis zu 100.000 €.

Mit der Eintragung ins Handelsregister gelten für e.K. die Regeln des Handelsgesetzbuchs (HGB). Das bedeutet:
Der Betrieb muss nach kaufmännischen Grundsätzen organisiert sein – insbesondere bei der Buchführung:

• Doppelte Buchführung ist Pflicht: Es müssen eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt werden.
• Aufbewahrungspflicht: Wichtige Unterlagen wie Rechnungen, Verträge und Buchungsbelege müssen mindestens 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB, § 147 AO).

Ausnahme: Kleine Einzelunternehmen

Wer als e.K. nicht mehr als 800.000 € Umsatz und nicht mehr als 80.000 € Gewinn pro Jahr erzielt, darf eine vereinfachte Buchführung nutzen – die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Diese Ausnahme ist in § 241a HGB geregelt und soll kleine Betriebe entlasten.

Nach der Eintragung sind alle geschäftlichen Dokumente mit dem vollständigen Firmennamen, Kommunikationsdaten und Rechtsformzusatz zu versehen:

• Briefpapier
• E-Mails und Signaturen
• Rechnungen und Angebote
• Webseitendaten (Impressum, AGB)

Pflichtangaben laut HGB:

• Firmenname gemäß Handelsregister (inkl. „e.K.“)
• Ort der Handelsregistereintragung
• Handelsregisternummer

Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 125 HGB i. V. m. § 37a HGB).

Je nach Branche empfiehlt sich dringend der Abschluss von Versicherungen – teils sind sie sogar verpflichtend (z. B. in der Gastronomie oder im Bauwesen):

• Betriebshaftpflicht: Deckt Schäden Dritter im Rahmen der Geschäftstätigkeit ab.
• Sachversicherungen: z. B. für Inventar oder technische Geräte.
• Berufshaftpflichtversicherung: für beratende Tätigkeiten.
• Kfz-Versicherung (gewerblich): bei betrieblich genutzten Fahrzeugen.

Sie müssen mit Gründungskosten von 300 – 600 € rechnen. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

Außerdem müssen Sie mit laufenden Kosten in Höhe von 800  – 2.500 € jährlich rechnen. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

Gut zu wissen: Viele der genannten Kosten lassen sich steuerlich geltend machen – als Gründungs- oder Betriebsausgaben.

Zum Vergleich: Die Gründung einer GmbH kostet zwischen 1.000 € und 2.500 €. Hinzu kommt das Mindeststammkapital von 25.000 €, wovon mindestens 12.500 € vor der Eintragung ins Handelsregister eingezahlt werden müssen.

Die Gründung als eingetragener Kaufmann (e.K.) ist vergleichsweise unkompliziert und schnell möglich, vor allem im Vergleich zur GmbH. Realistisch dauert der gesamte Prozess etwa 1 bis 3 Wochen, abhängig von Behörde, Notartermin und Bundesland.

Ein Überblick über die Dauer der einzelnen Schritte: