Wie Selbstständige mit ELSTER arbeiten sollten

ELSTER ist das Finanzamt 2.0 in Form einer Online-Software. Sie ist gemacht, um den Papierkrieg rund um Steuererklärungen digital zu vereinfachen. Für Unternehmer und Selbstständige stellen sich dabei 3 Fragen: Kann der Unternehmer wegen ELSTER auf den Steuerberater verzichten? Wie baut man die Software in die Abläufe seiner Buchhaltung ein? Wie kann eine Buchhaltungssoftware dabei helfen?

1. Was ist ELSTER?

ELSTER ist das Online-Finanzamt, mit dem Steuerpflichtige kostenlos Steuererklärungen übermitteln und Formulare abrufen können. Die Abkürzung ELSTER bedeutet ELektronische STeuer ERklärung. Hinter dem ELSTER-Projekt stehen die deutschen Finanzbehörden, die mit dem ELSTER-Portal allen Steuerpflichtigen eine elektronische Übermittlungsplattform geschaffen haben. Denn seit 2011 müssen Steuerpflichtige Steuererklärungen elektronisch verschicken.

ELSTER - Ihr Onlinefinanzamt: Startseite

Screenshot Homepage ELSTER
ELSTER® ist ein eingetragenes Markenzeichen des Freistaates Bayern. Herausgeber ist das Bayerische Landesamt für Steuern, Sophienstraße 6, 80333 München. Bereits im Jahr 2018 nutzten über 23 Mio. Steuerpflichtige ELSTER| Quelle: www.elster.de

2. Als Unternehmer mit ELSTER arbeiten

Mit ELSTER können alle Steuerpflichtigen Steuererklärungen online abgeben. Wer sich einmal registriert hat, gibt seine steuerlichen Daten einfach am Bildschirm ein. Mit einem schnellen und sicheren Datentransfer werden die Informationen papierlos übermittelt. Die einzelnen Erklärungen umfassen:

Registrierung bei ELSTER

Als erstes müssen sich Unternehmer bei ELSTER registrieren. Dazu brauchen sie ihre Steuernummer. Nach der Registrierung erhält der User eine Zertifikatsdatei oder einen Sicherheits-Stick. Mit deren Hilfe übermittelt der Unternehmer später seine Daten sicher ans Finanzamt. Insgesamt müssen Unternehmer für den Vorgang der Registrierung ca. 2 Wochen einplanen.

Den eigenen Bereich bei ELSTER einrichten

Als nächstes richtet der User seinen Mein ELSTER Bereich ein: Unternehmer haben hier die Wahl zwischen den Optionen Arbeitgeber und Unternehmer. Im Bereich "Unternehmer" findet er alle Formulare und Hilfestellungen zu den Unternehmenssteuererklärungen, im Bereich "Arbeitgeber" alle Informationen zur elektronischen Lohnsteuerkarte (ELStaM) sowie Informationen zur Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen. 

ELSTER in die Abläufe der betrieblichen Buchhaltung integrieren

Wichtig für Unternehmer: Die Software ist kein Buchhaltungsprogramm, sondern dient nur der Übermittlung von Steuererklärungen. Im Prinzip können Selbstständige ihre Buchhaltungsabläufe gestalten, wie sie wollen. Dabei gibt es 2 grundsätzliche Wege:

Die Papierkram-Methode ist fehleranfällig und zeitraubend. Reine Exceldokumente entsprechen ohnehin nicht den Vorschriften der Finanzverwaltung, es können sich Fehler einschleichen wie falsche Anwendung von Formeln oder die Tabellen werden aus Versehen gelöscht.

Besser ist es, ein Buchhaltungsprogramm oder zumindest ein Rechnungsprogramm mit zusätzlicher Belegverwaltung zu nutzen.

3. ELSTER mit einem Buchhaltungsprogramm nutzen

ELSTER selbst weist auf eine Fülle von Programmen hin, mit der ein Unternehmer seine Buchhaltung digital vereinfachen kann. Außerdem haben die meisten Buchhaltungsprogramme ELSTER-Schnittstellen, um beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen zu machen oder die Anlage EÜR zu übermitteln. Ein gutes Buchhaltungsprogramm vereinfacht folgende Bereiche:

  • Angebote und Rechnungsstellung
  • Erfassen und Buchen von betrieblichen Ausgaben: Eingangsrechnungen oder Belege
  • Verwaltung des Bargeldtransfers mit Schnittstelle zu einer Registrierkasse und einem elektronischen Kassenbuch
  • Schnittstellen zu Warenwirtschaftsprogrammen für stationären Handel und E-Commerce
  • Module für die Vorbereitung von Jahresabschluss (Bilanz, GuV) oder EÜR.

Mit einem digitalen Buchhaltungsprogramm erfolgt die Registrierung bei ELSTER im Kontext der Buchhaltungssoftware. Sie müssen sich also nicht zwingend mit dem ELSTER-Portal selbst beschäftigen.

TIPP

Lesen Sie unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich und informieren Sie sich über Programme mit ELSTER-Schnittstelle.

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4. Ersetzt ELSTER den Steuerberater?

Die Arbeit mit ELSTER erfordert steuerliches Wissen. Zwar bietet die kostenlose ELSTER-Software ein Vielzahl an Hilfestellungen mit Erläuterungen, Tutorials und kontextbezogener Hilfe. ELSTER ersetzt aber nicht das Fachwissen eines Steuerberaters, insbesondere in steuerlich komplizierten Fällen. 

Grenzen von ELSTER

Betrachten Sie als Beispiel das Formular "Gesonderte und einheitliche Feststellung von Grundlagen für die Einkommensbesteuerung (ESt 1 B)". Jeder Unternehmer kann es herunterladen. Aber welcher Unternehmer ist in der Lage, es richtig auszufüllen?

Selbstständige sollten wissen:

  • ELSTER hilft nicht beim Steuern sparen.
  • Die Software enthält keinen Buchhaltungs-Lehrgang und bietet keine Hilfe in steuerlich komplizierten Fällen.
  • Wer ohne Steuerberater arbeitet, ist für Fehler in Steuererklärungen selbst verantwortlich.
  • Wer mit Steuerberater arbeitet, hat außerdem mehr Zeit für die Abgabe der Steuererklärungen.

Steuerberater, ja oder nein?

Die folgende Checkliste zeigt Ihnen, ob Sie als Selbstständiger auf den Steuerberater verzichten können.

Fragen zur Buchhaltung und Steuern im eigenen UnternehmenSteuerberater, nein danke.Steuerberater , ja bitte.
Ist steuerliches Wissen vorhanden?JaNein
Haben Sie genügend Zeit für Buchhaltungsarbeiten?JaNein
Wie ist die Art der Buchführung?Einfache BuchführungDoppelte Buchführung
Womit erfolgt die Gewinnermittlung?EÜRBilanz mit GuV
Wie komplex ist das Geschäftsmodell?einfach: z.B. keine Mitarbeiter, Kundenanzahl überschaubarkomplex: z.B. viele Mitarbeiter, Absatz im EU-Raum
Wie kompliziert sind die Buchungsvorgänge?einfachverschiedene Umsatzsteuersätze, EU-Umsatzsteuer; Lohnbuchhaltung notwendig
Wie hoch ist die Anzahl der Belege?niedrighoch
Laufen die Abläufe in der Buchhaltung reibungslos?JaNein
Auf den Steuerberater verzichten? Möglich, wenn viele Antworten in dieser Spalte Ihre Situation beschreiben.Wenn die meisten Antworten dieser Spalte auf Sie zutreffen, sollten Sie mit einem Steuerberater arbeiten.

Je komplexer die steuerliche Situation des Unternehmers, je höher das Belegvolumen, je komplexer die Buchungsvorgänge und je vielfältiger die Art der Einnahmen, desto zeitaufwändiger und riskanter ist es, ohne Steuerberater zu arbeiten. Hinzu kommt, dass der Steuerberater den Unternehmer in strittigen Fällen mit dem Finanzamt unterstützen kann, was in der Praxis sehr häufig vorkommt.

TIPP

Hier finden Sie einen guten Steuerberater aus unserem Netzwerk.

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5. Häufige Fragen zu ELSTER

Ist das ELSTER Programm kostenlos?

Ja, alle Steuerpflichtigen können das Online-Finanzamt kostenfrei nutzen.

Was ist Mein ELSTER?

Mein ELSTER ist das Dashboard, mit dem Steuerpflichtige ihre Formulare für die Steuererklärungen verwalten. Der User kann hier zwischen mehreren Benutzergruppen wählen: 

  • Privatpersonen
  • Unternehmer
  • Arbeitgeber

Außerdem gibt es Bereiche für Steuerberater, Vereine, öffentliche Unternehmen, Banken oder Behörden.

Was kann ELSTER?

ELSTER ist das Online-Finanzamt. Es ist die digitale Plattform der deutschen Steuerverwaltung, um Steuererklärungen abzugeben, Steueranmeldungen durchzuführen und Formulare abzurufen.

Wer ist zur Steuererklärung via ELSTER verpflichtet?

Alle selbstständigen Freiberufler und Unternehmer, auch nebenberuflich Selbstständige, müssen Steuererklärungen in elektronischer Form via ELSTER abgeben. Aber auch Arbeitnehmer, die dazu nicht verpflichtet sind, sollten dies tun.

Welche Formulare braucht man für eine Steuererklärung?

In jedem Fall braucht der Steuerpflichtige den Mantelbogen. Dann gibt es für die unterschiedlichsten steuerlichen Situationen sogenannte Anlagen. Freiberufler verwenden für die Gewinnermittlung beispielsweise die Anlage EÜR.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer Steuererklärung mit ELSTER?

Die Bearbeitung geht wesentlich schneller als früher, weil die Beamten keine Formulare mehr abtippen müssen. In der Regel dauert es ungefähr 5 bis 6 Wochen. Je komplexer der Fall, desto länger, je einfacher, desto kürzer.

Wie sind die Fristen, wenn man Steuererklärung mit ELSTER abgibt?

Das hat nichts mit ELSTER zu tun. Denn Steuererklärungen müssen zwingend elektronisch, d.h. via ELSTER abgegeben werden. Die Fristen gelten unabhängig davon. Die Fristen hängen davon ab, ob Sie mit einem Steuerberater arbeiten. Mit Steuerberater gewährt das Finanzamt längere Fristen.

Beispiel: Steuererklärung für 2019

  • Frist ohne Steuerberater: 31.7.2020
  • Frist mit Steuerberater: 28.2.2021

Wie lange ist das ELSTER Zertifikat gültig?

Das ELSTER Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren und muss danach erneuert werden.

Was ist der ELSTER Belegabruf?

Dabei handelt es sich um eine Hilfe beim Erstellen der Steuererklärung. Hier kann der User seine Daten und Belege, die das Finanzamt bereits hat, für die Steuererklärungen verwenden

Was ist die ELStAM Bescheinigung?

ELStAM  ist die Abkürzung für ELektronische LohnSTeuerAbzugsMerkmale, im Prinzip ist es die "elektronische Lohnsteuerkarte"

Fazit: ELSTER allein ist zu wenig

Das Motto von ELSTER, "Meine Steuer mach ich online!", ist für Selbstständige mit Vorsicht zu genießen.

  • ELSTER ist das Finanzamt 2.0 zur Übermittlung von Steuererklärungen
  • Es ist kein Buchhaltungs-Lehrgang und kein Buchhaltungsprogramm und hilft auch nicht, um Steuern zu sparen.
  • Ein digitales Buchhaltungsprogramm mit ELSTER Schnittstelle ist sinnvoll, weil es die Abläufe in der Buchhaltung vereinfacht.
  • ELSTER ersetzt nicht den Steuerberater. Ist die steuerliche Situation komplex, sollten Unternehmer mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

Das bedeutet, dass Sie ELSTER sinnvollerweise in Kombination mit einem guten Steuerberater und einer guten Buchhaltungssoftware nutzen sollten.

Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Schnittstelle