SEPA-Lastschrift für Firmen: Voraussetzungen, Ablauf und Vorteile des Lastschriftmandats

Die SEPA-Lastschrift ermöglicht den bargeldlosen Einzug von Zahlungen sowohl in Deutschland als auch in vielen europäischen Ländern. Gerade für Unternehmen, die viele wiederkehrende Zahlungen verwalten, bietet das SEPA-Lastschriftverfahren große Vorteile, unter anderem eine effizientere Abwicklung, höhere Planungssicherheit und die Vermeidung von verspäteten Zahlungen sowie Zahlungsausfällen.

Wir erklären, welche Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften gegeben sein müssen, wie das Verfahren abläuft und was es bei der Einrichtung zu beachten gilt.

Was ist SEPA und welche Länder nehmen teil?

„SEPA“ steht für „Single Euro Payments Area“, was in etwa „Einheitlicher europäischer Zahlungsraum“ bedeutet. Fast alle europäischen Länder nutzen SEPA seit der Einführung im Jahr 2014. Die IBAN („International Bank Account Number“) und der BIC („Bank Identifier Code“) ermöglichen auf diese Weise einfache Zahlungseinzüge direkt vom Konto des Belasteten, und zwar unabhängig von Landesgrenzen. Zum SEPA-Raum gehören alle 28 EU-Staaten (inklusive Großbritannien) sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco, die Schweiz und San Marino.

Die Vorteile des SEPA-Lastschriftverfahrens für Unternehmen

Ein großer Vorteil des SEPA-Lastschriftverfahrens liegt in seiner Effizienz: Weder Kunden noch Geschäftspartner brauchen sich um die Begleichung der offenen Rechnungen zu kümmern – der Betrag wird nach Rechnungsstellung automatisch zum vereinbarten Termin vom Konto eingezogen. Somit sinkt auch das Risiko vergessener Zahlungen.

Für Unternehmen bedeutet die SEPA-Lastschrift eine erhöhte Planungssicherheit, da Zahlungen mit größerer Wahrscheinlichkeit innerhalb der Zahlungsfrist auf ihrem Firmenkonto eingehen. Außerdem können SEPA-Lastschriften hinsichtlich des Einzugstermins und der Einzugshäufigkeit vonseiten des Unternehmens angepasst werden – im Gegensatz zu Daueraufträgen, die der Kunde einrichtet und allein verwaltet. Damit kann das SEPA-Lastschriftverfahren ein wirkungsvolles Instrument Ihres Forderungsmanagements im Unternehmen sein.

Für Zahlungen ins und aus dem Ausland ist die SEPA-Lastschrift nicht nur unkompliziert, sondern auch kostengünstig. Alle Zahlungen können von einem Konto im eigenen Land getätigt und auch über dieses empfangen werden. Ausländische Konten werden nicht benötigt, und die IBAN sowie der BIC ermöglichen eine eindeutige Identifizierung von Konto und Kreditinstitut.

Basislastschrift oder SEPA-Firmenlastschrift?

Neben der SEPA-Lastschrift gibt es auch die Basislastschrift. Im Unterschied zur SEPA-Lastschrift wirdt die Basislastschrift jedoch im B2C-Bereich eingesetzt, also nur für Privatkunden, die Rechnungen von Firmen begleichen. Die Basislastschrift ist vor allem dadurch gekennzeichnet, dass sie innerhalb von acht Wochen widerrufen werden kann. War der Zahlungseinzug nicht autorisiert, verlängert sich diese Frist sogar auf 13 Monate.

Die SEPA-Firmenlastschrift kommt im B2B-Bereich zur Anwendung, gilt also nur für Geschäftskunden, die Zahlungen an Unternehmen leisten. Im Gegensatz zur Basislastschrift ist bei der SEPA-Firmenlastschrift keine Rückbuchung möglich, es sei denn, die Lastschrift war nicht autorisiert. Liegt für die SEPA-Firmenlastschrift kein Mandat vor bzw. ist dieses ungültig oder abgelaufen, ist auch hier die Rückbuchung innerhalb von 13 Monaten gestattet.

Wann gilt eine SEPA-Lastschrift als „nicht autorisiert“?

Voraussetzung für eine SEPA-Lastschrift ist ein Mandat. Die Lastschrift gilt als nicht autorisiert, wenn:

  • kein Mandat vorliegt
  • das Mandat ungültig ist
  • das Mandat abgelaufen ist

Wichtig zu wissen: Die SEPA-Firmenlastschrift muss von der Bank des Zahlungspflichtigen geprüft werden, bevor sie eingelöst wird. Der Zahlungspflichtige sollte also für eine SEPA-Firmenlastschrift das Mandat bei seiner Bank noch vor dem ersten Einzug hinterlegen.

Voraussetzungen für das SEPA-Lastschriftmandat

Unabhängig davon, ob es sich um eine Basis- oder eine Firmenlastschrift handelt, benötigen Sie für eine SEPA-Lastschrift ein Mandat. Dieses kann für einmalige oder sich wiederholende Zahlungen ausgestellt werden. Für jede SEPA-Lastschrift muss das Mandat in schriftlicher Form vorliegen und soll in der Muttersprache des Zahlenden (oder, falls die Sprache nicht ermittelt werden kann, in englischer Sprache) ausgestellt sein.

Das SEPA-Lastschriftmandat:

  • muss mit einer eindeutigen und einzigartigen Mandatsreferenz gekennzeichnet sein
  • kann jederzeit widerrufen werden
  • verfällt, wenn die letzte Abbuchung mehr als 36 Monate zurückliegt

Außerdem benötigen Sie eine Gläubiger-ID, um eine SEPA-Lastschrift ausstellen zu können. Diese Gläubiger-ID wird bei der Deutschen Bundesbank beantragt. Dies ist kostenlos über das Internet möglich.

Schritt für Schritt zum SEPA-Lastschriftmandat

Mit diesen Schritten stellen Sie sicher, dass Sie ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat erhalten:

  1. Beantragen Sie zunächst Ihre Gläubigeridentifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank. Tragen Sie Ihre Firmendaten ein und bestätigen Sie den Anmeldelink, den Sie in einer Mail bekommen. Die Gläubiger-ID erhalten Sie dann nach spätestens einem Werktag per Mail.

  2. Schließen Sie eine Inkassovereinbarung für SEPA-Lastschriften mit Ihrer Bank ab. Mit dieser Vereinbarung garantieren Sie der Bank unter anderem, dass Sie nur SEPA-Lastschriften einreichen, für die Ihnen auch ein gültiges Mandat vorliegt. Ein Muster für die Inkassovereinbarung erhalten Sie direkt bei Ihrer Bank.

  3. Kennzeichnen Sie das Lastschriftmandat mit einer eindeutigen Mandatsrefenznummer. Diese darf maximal 35 Zeichen (Buchstaben und Zahlen) umfassen und muss fortlaufend sein. Nutzen Sie zum Beispiel die Kundennummer in Kombination mit einer fortlaufenden Ziffernabfolge. Eine Vorlage für ein SEPA-Lastschriftmandat mit allen notwendigen Angaben stellt Ihnen in der Regel Ihre Bank zur Verfügung.
  4. Senden Sie das SEPA-Mandat dem Zahlungspflichtigen zur Unterschrift zu.
  5. Informieren Sie den Zahlungspflichtigen mindestens 14 Tage vor der Abbuchung über den bevorstehenden Zahlungseinzug und dessen Zeitpunkt. Sowohl diese Information als auch die Abbuchung selbst müssen mit der Mandatsreferenz und Ihrer Gläubiger-ID gekennzeichnet sein.

Autorisierungstext für das SEPA-Lastschriftsmandat

Der Zahlungsempfänger ist zur Verwendung eines einheitlichen Autorisierungstextes für das Mandat verpflichtet. Dieser muss sowohl die Ermächtigung des Zahlungsempfängers enthalten, Zahlungen vom Konto des Zahlungspflichtigen mittels SEPA-Firmen-Lastschrift einzuziehen, als auch die Weisung an das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen SEPA-Firmen-Lastschriften einzulösen. Der Autorisierungstext enthält außerdem eine Erklärung hinsichtlich des Verzichts auf den Erstattungsanspruch des Kunden: Schließlich ist dieser bei der SEPA-Firmenlastschrift ausgeschlossen.

Nachfolgend finden Sie die Vorlage für den Autorisierungstext, den Sie im Rahmen Ihrer SEPA-Lastschrift nutzen und Ihrem Kunden schicken können:

  • Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (Wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser) Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen.

Wichtig: Das gilt es bei der SEPA-Lastschrift zu beachten

Damit eine SEPA-Lastschrift rechtzeitig eingelöst werden kann, müssen bestimmte Einreichungsfristen eingehalten werden. Nur so bleibt der Bank des Zahlungspflichtigen Zeit, das Lastschriftmandat zu prüfen. Da diese Fristen von Bank zu Bank unterschiedlich sind, sollten Sie hier gegebenenfalls nachfragen.

Bei Zahlungen von über 12.500 € ins oder aus dem Ausland besteht eine Meldepflicht an die Deutsche Bundesbank. Diese Meldung muss bis zum siebten Kalendertag des auf die Zahlung folgenden Monats erfolgen, und zwar unabhängig davon, ob Sie die Zahlung geleistet oder empfangen haben. Wenn Sie Fragen zur Meldepflicht haben, können Sie kostenlos bei der Deutschen Bundesbank unter der Telefonnummer 0800 1234-111 anrufen.

Für eine gültige SEPA-Lastschrift muss das Mandat die Form wahren. Diese Bestandteile müssen im SEPA-Lastschriftmandat enthalten sein:

  • Bezeichnung des Lastschriftmandats
  • Angaben zum Gläubiger: Name, Adresse, Gläubiger-ID
  • eindeutige Mandatsreferenz
  • Angaben zum Zahlungspflichtigen: Name, Adresse, Kontoverbindung mit IBAN und BIC
  • Zahlungsart (einmalig oder wiederkehrend)
  • Mandatstyp
  • Datum, Ort und Unterschrift des Zahlungspflichtigen

Wie sicher ist das SEPA-Lastschriftverfahren?

Mehrere Mechanismen bieten Sicherheit vor unautorisierten Lastschriften:

  • Eine SEPA-Lastschrift ist nur mit vorliegendem Mandat möglich.
  • Die Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID machen eine eindeutige Zuordnung möglich und identifizieren den Empfänger der Zahlung.
  • Das Mandat kann jederzeit widerrufen werden.
  • Sowohl die Basis- als auch die SEPA-Firmenlastschrift können zurückgebucht werden, wenn bekannt wird, dass eine Zahlung nicht autorisiert war.

Ein Risiko besteht jedoch durch Zahlendreher oder verrutschte Kommata, da diese zu Fehlbuchungen führen. Diese gelten dann zwar als "nicht autorisiert" und können zurückgebucht werden, in der Zwischenzeit können diese Fehlbuchungen jedoch zu Kontoüberziehungen und Liquiditätsengpässen führen.

Was passiert, wenn die SEPA-Lastschrift nicht eingelöst werden kann?

Ist das Konto nicht ausreichend gedeckt, verweigert die Bank die Einlösung der SEPA-Lastschrift und berechnet zusätzlich eine Gebühr. In der Regel wird nach einigen Tagen ein weiterer Versuch veranlasst, das Geld einzuziehen. Solche zusätzlichen Versuche sind eventuell mit Kosten verbunden. Wird der Zahlungspflichtige nicht darauf aufmerksam, dass die Lastschrift nicht eingelöst wurde, können außerdem Gebühren für Mahnungen und gegebenenfalls Zinsen anfallen.

Fazit und das aktuelle Urteil zur SEPA-Lastschrift

SEPA-Lastschriften erleichtern den bargeldlosen Zahlungsverkehr in Deutschland und in großen Teilen des europäischen Raums. Zu den Vorteilen gehören insbesondere der automatisierte Ablauf und die damit verbundene Zeit- und Kosteneffizienz sowie ein verlässlicheres Liquiditätsmanagement. Für die erfolgreiche Einrichtung der SEPA-Lastschrift sind einige Punkte zu beachten: von der Beantragung der Gläubiger-ID bei der Bundesbank, der Inkassovereinbarung mit Ihrer Hausbank bis hin zum Lastschriftmanadat, das Sie mit Ihrem Kunden abschließen müssen. Bei den notwendigen Schritten finden Sie Unterstützung bei Ihrer Hausbank.

Mit Urteil vom 5. September 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren nicht davon abhängig gemacht werden darf, dass der Zahlungspflichtige seinen Wohnsitz im Inland hat. Im konkreten Fall wurde gegen die Beförderungsbedingungen der Deutschen Bahn geklagt, die eine Klausel enthielten, nach der die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren nur Personen mit Wohnsitz in Deutschland gestattet war. Das Urteil schützt somit den eigentlichen Zweck der SEPA-Lastschrift: unkomplizierte Zahlungen über die Landesgrenzen hinaus.