Die GmbH: Startkapital, Haftung, Verträge und Gründungsschritte

GmbH steht für Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Die GmbH zählt neben der UG (haftungsbeschränkt), der Aktiengesellschaft (AG) und der Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) zu den Kapitalgesellschaften. Die GmbH ist rechtlich eigenständig und Sie können im Namen der GmbH Verträge abschließen. Eigentümer der GmbH sind die Gesellschafter, wobei Sie auch als einzelne Person eine GmbH gründen können. Wer eine GmbH gründet, haftet nicht mit seinem Privatvermögen. Das macht die GmbH zu einer attraktiven Rechtsform für viele Unternehmensgründer.

Die Rechtsgrundlagen der GmbH sind im GmbH-Gesetz, kurz GmbHG, verankert. Eine weitere wichtige Rechtsgrundlage ist das Handelsgesetzbuch (HGB), weil die GmbH juristisch als Handelsgesellschaft gilt.

Hier zeigen wir Ihnen in einer Übersicht die wesentlichen Vor- und Nachteile einer GmbH-Gründung.

Den Nachteil des gesetzlich erforderlichen Mindestkapitals können Sie umgehen. Sie gründen einfach eine UG (haftungsbeschränkt), bei der Sie nur eine Stammeinlage von mindestens 1 Euro pro Gesellschafter benötigen. Die Abkürzung UG steht für Unternehmergesellschaft und wird auch als Mini-GmbH bezeichnet. Details und weitere Erläuterungen hierzu finden Sie auf unser Ratgeberseite UG gründen.

Mit der GmbH gründen können Sie als Einzelperson oder im Team. Wichtig ist, dass Ihre GmbH immer als gewerbliches Unternehmen behandelt wird und daher auch Gewerbesteuer zahlt. Für Freiberufler ist die GmbH daher nicht geeignet, denn sie wollen ja gerade die Gewerbesteuer vermeiden. Freiberuflern, die im Team gründen, bietet sich als Alternative die GbR oder die Partnergesellschaft an.

Wenn Sie eine GmbH gründen, müssen Sie selbst nicht zwangsläufig geschäftsführend tätig sein. Sie brauchen noch nicht einmal im Unternehmen arbeiten. Der Gesellschafter ist sozusagen Investor. Das macht die GmbH für Start-ups attraktiv, für die eine Beteiligung durch Investoren Teil der Finanzierungsstrategie ist.

Eine GmbH gründen Sie in der Regel, um Gewinne zu erzielen. Die GmbH bietet sich aber auch als Rechtsform für gemeinnützige Unternehmen an; Sie wählen dann die gGmbH als Rechtsform.

Hier beantworten wir Ihnen die 10 wichtigsten Fragen zur Gründung einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung).

1. Wie viele Gründungsmitglieder und Gesellschafter braucht eine GmbH?

Bereits ein einziger Gesellschafter kann eine GmbH gründen. Ein schriftlicher und notariell beglaubigter Gesellschaftsvertrag ist für die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung erforderlich. 

2. Wie ist die Geschäftsführung in der GmbH geregelt?

Der Geschäftsführer der GmbH leitet laut § 35 GmbHG das Unternehmen, vertritt die GmbH nach Außen und führt das operative Geschäft. Er ist verantwortlich dafür, einen Jahresabschluss zu erstellen und diesen auch zu publizieren.

Wer Geschäftsführer werden darf, entscheiden die Gesellschafter bei Gründung im Gesellschaftsvertrag und später durch einen Gesellschaftsbeschluss. Rechte und Pflichten des Geschäftsführers regelt der Geschäftsführervertrag. Die Gesellschafter haben auch das Recht, den Geschäftsführer per Gesellschafterbeschluss abzuberufen.

3. Welche Gremien kontrollieren die Tätigkeit der Geschäftsführung einer GmbH?

Die Tätigkeit des Geschäftsführers wird von den Gesellschaftern kontrolliert. Ihnen gegenüber ist der Geschäftsführer rechenschaftspflichtig. In der jährlichen Gesellschafterversammlung berichtet der Geschäftsführer über das vergangene Geschäftsjahr und die aktuelle geschäftliche Entwicklung. Ab 500 Mitarbeitern braucht eine GmbH per Gesetz auch einen Aufsichtsrat.

4. Welchen Geschäftszweck hat eine GmbH?

Der geschäftliche Zweck einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist in erster Linie der Betrieb eines Handelsgewerbes. Sie können mit der GmbH aber auch ein gemeinnütziges Unternehmen gründen, in Form einer gGmbH.

5. Was kostet die Gründung einer GmbH und wie lange dauert das?

Die GmbH-Gründung dauert bis zu vier Wochen und kostet ca. 500 bis 1000 Euro.

Zu den Gründungskosten einer GmbH gehören in der Regel:

• Anwaltskosten bei individueller Satzung
• Notarkosten
• Gebühr Amtsgericht für die Eintragung ins Handelsregister
• Kosten Gewerbeanmeldung

6. Welche Regeln gibt es zum Firmennamen einer GmbH?

Die Firmenbezeichnung der GmbH können Sie frei wählen. Wichtig ist, dass Sie dem Firmennamen das Kürzel "GmbH" bzw. den Zusatz "Gesellschaft mit beschränkter Haftung" hinzufügen. Lassen Sie sich einen guten Firmennamen in jedem Fall schützen.

7. Wie lauten die Bestimmungen zum Mindestkapital einer GmbH?

Wenn Sie eine GmbH gründen, ist eine gesetzliches Mindestkapital bzw. ein Stammkapital von 25.000 Euro vorgeschrieben. Sie können dabei auch Sacheinlagen leisten. Das Mindestkapital muss zur Hälfte einbezahlt sein.

8. Wer haftet wofür in einer GmbH?

• Haftung vor Eintragung ins Handelsregister: In der Phase vor der Eintragung der GmbH ins Handelsregister haften alle Gesellschafter unbegrenzt mit ihrem Privatvermögen. Treffen Sie in dieser Phase, während Ihr Unternehmen noch eine GmbH in Gründung ist, daher keine riskanten Entscheidungen. 
• Haftung Gesellschafter für die Höhe seines Anteils: Der Gesellschafter ist verpflichtet, seinen Geschäftsanteil in voller Höhe einzubezahlen. Er haftet daher auch für ausstehende Anteilseinzahlungen.
• Haftung der GmbH für Verbindlichkeiten: Für Verbindlichkeiten haftet die GmbH mit dem gesamten Gesellschaftsvermögen, das Privatvermögen der Gesellschafter bleibt in den meisten Fällen jedoch unberührt.
• Haftung Geschäftsführer: Im Rahmen der Geschäftsführerhaftung haftet der GmbH-Geschäftsführer unbegrenzt insbesondere für Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt oder gegenüber der Sozialversicherung. Auch gegenüber den Gesellschaftern kann der Geschäftsführer unbegrenzt haften, insbesondere in Fällen grober Fahrlässigkeit oder schwerwiegender Pflichtverletzungen, beispielsweise im Bereich Buchführung, bei der Publikationspflicht oder im Falle von Insolvenzverschleppung (Stichwort: Durchgriffshaftung).

9. Welche Regeln gibt es zur Gewinnverteilung in der GmbH?

Die Gewinnverteilung ist normalerweise über den Gesellschaftsvertrag geregelt. Üblicherweise hat jeder Gesellschafter abhängig von der Höhe seines Geschäftsanteils Anspruch auf den Gewinn der GmbH. In der Gesellschafterversammlung entscheiden die Gesellschafter per Beschluss, wie der Gewinn zu verwenden ist, in welcher Höhe er ausgeschüttet wird und in welcher Höhe Rücklagen gebildet werden sollen.

10. Wie sind Fortbestand und Auflösung einer GmbH geregelt?

Fortbestand und Auflösung der GmbH sind in der Regel im Gesellschaftsvertrag geregelt. Der Gesellschaftsvertrag legt fest, was passiert, wenn ein Gesellschafter ausscheidet und wie er abzufinden ist. Der Gesellschaftsvertrag regelt beispielsweise auch den Verkauf von Geschäftsanteilen. Normalerweise haben die Gesellschafter beim Verkauf von Geschäftsanteilen ein Vorkaufsrecht. Im Gesellschaftsvertrag sollten Sie auch den Fall regeln, was mit den Geschäftsanteilen passiert, wenn ein Gesellschafter stirbt. Hier können in der Praxis sehr komplexe erbrechtliche Fragen entstehen.

Notartermin, Handelsregistereintragung, Gewerbeanmeldung – das sind nur drei Schritte auf dem Weg zu Ihrer GmbH. Alle Gründungsschritte nehmen viel Zeit und vor allem auch Know-how in Anspruch. Deshalb lagern viele Unternehmer ihre Gründung einfach aus und lassen Experten alle Schritte vom Notar bis zur fertigen GmbH erledigen.

Wichtige Verträge in der GmbH sind der Gesellschaftsvertrag, der Rechte und Pflichten der Gesellschafter festlegt, und der Geschäftsführervertrag, der das Arbeitsverhältnis mit dem Geschäftsführer regelt.

Was steht im Gesellschaftsvertrag?

Der Gesellschaftsvertrag wird auch als Gesellschaftervertrag oder Satzung bezeichnet. Ein standardisierter Gesellschaftsvertrag ist das sogenannte Musterprotokoll. Dieses Musterprotokoll ist geeignet für eine GmbH mit bis zu 3 Gesellschaftern und einem einzigen Geschäftsführer. Darüber hinaus sollten Sie einen Rechtsanwalt beauftragen, einen individuellen Gesellschaftsvertrag aufzusetzen.

Folgende Regelungen enthält ein individueller Gesellschaftsvertrag:

• Unternehmensname
• Sitz des Unternehmens
• Gegenstand des Unternehmens
• Geschäftsjahr des Unternehmens, sollte es vom normalen Jahr abweichen
• Höhe des Stammkapitals
• Name und Anzahl der Geschäftsführer sowie Regelung der Vertretungsbefugnisse
• Regelungen zu zustimmungsbedürftigen Geschäften
• Regelungen zu Jahresabschluss und Gewinnausschüttung
• Regelungen zum Anteilsverkauf
• Regelungen zum Ausscheiden oder eines Gesellschafters

Was steht im Geschäftsführervertrag?

Der Geschäftsführervertrag regelt Rechte und Pflichten des Geschäftsführers. An folgende Punkte müssen Sie denken:

• Verhältnis zu Gesellschaftern: Beschlüsse, Geschäftsordnung, Gesellschaftsvertrag
• Umfang der Vertretungsbefugnis: Ressortzuständigkeiten bei mehreren Geschäftsführern
• Vergütung: Gehalt, Erfolgsprämien, Dienstwagen
• Vertragsdauer
• Regeln zur Kündigung
• Wettbewerbsverbote

Lassen Sie sich zum Geschäftsführervertrag von einem guten Anwalt beraten oder fragen Sie Ihren Steuerberater. Einen Mustervertrag zur GmbH finden Sie auch in unserem Gründungscockpit.

Hier zeigen wir Ihnen die 11 wichtigsten Schritte, die Sie bei der Gründung Ihrer GmbH beachten sollten. Alle Schritte besprechen wir im Detail in unserem Beitrag zur GmbH-Gründung. Persönliche Unterstützung bei diesen Schritten ist übrigens auch in unserem GmbH-Gründungspaket enthalten.

Das Geschäftskonto Ihrer GmbH eröffnen Sie nach dem ersten Besuch beim Notar, wenn der Gesellschaftsvertrag beglaubigt wurde. Prüfen Sie vorab, welche Bank Ihnen für Ihre GmbH ein Geschäftskonto anbietet. Bei Filialbanken geht das in der Regel immer, bei Direktbanken ist es nicht immer möglich, ebenso bei Fintechs.

Welche Unterlagen brauchen Sie, um für eine GmbH ein Geschäftskonto zu eröffnen? Denken Sie an folgende Dinge:

• Personalausweise, Reisepässe aller Gesellschafter
• Notarieller Gesellschaftsvertrag
• Gesellschafterliste mit Namen, Anschrift aller Gesellschafter
• Vertretungsberechtigung und Vollmachten

Wenn Sie eine GmbH gründen, sind Sie zu doppelten Buchführung verpflichtet, benötigen bei Gründung eine Eröffnungsbilanz und erstellen am Ende eines Geschäftsjahres nach der Inventur einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV. Wächst die GmbH, kommen beim Jahresabschluss Anhang und Lagebericht hinzu. Ab einer bestimmten Größe muss außerdem ein Wirtschaftsprüfer den Jahresabschluss der GmbH prüfen. Die doppelte Buchführung ist eine komplexe Angelegenheit. Daher empfehlen wir Ihnen, einen guten Steuerberater zu wählen. Nutzen Sie auch ein gutes Buchhaltungsprogramm. Es hilft Ihnen beispielsweise dabei, Angebote und Rechnungen zu erstellen. Viele Buchhaltungsprogramme erlauben dem Steuerberater auch einen Zugriff, so dass Sie auf diese Weise Ihre Abläufe im Büro optimieren können.

Auch die Situation bei den Steuern ist bei der Gründung einer GmbH komplex. Die folgende Tabelle gibt Ihnen daher eine Übersicht:

Eine GmbH kann steuerliche Vorteile mit sich bringen. Die Gehälter von Geschäftsführern und mitarbeitenden Gesellschaftern mindern als Betriebsausgaben den Gewinn. Grundsätzlich ist auch der Körperschaftssteuersatz geringer als der Einkommensteuersatz. Denkbar bei der GmbH ist auch der Status als Kleinunternehmer, wenn die Gesellschaft Umsätze unter 22.000 € tätigt. Lassen Sie sich zu den steuerlichen Themen in jedem Fall von einem guten Steuerberater beraten.

Wenn Sie im Team gründen, sind die UG, GbR und die OHG (offene Handelsgesellschaft) häufig gute Alternativen zur GmbH. Betrachten wir die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen GmbH, UG, OHG und GbR in folgender Tabelle. 

Mit der GmbH können Sie im Vergleich zu den Personengesellschaften OHG oder GbR Ihre Haftung als Gesellschafter begrenzen. Außerdem erlaubt Ihnen die GmbH, Investoren aufzunehmen und somit die Finanzierung mit Eigenkapital zu verbessern.

Die UG unterscheidet sich von der GmbH nur in der Höhe des erforderlichen Mindestkapitals. Wer die 25.000 bzw. 12.500 Euro für das Stammkapital nicht aufbringen kann, kann mit der UG trotzdem die Vorteile einer GmbH wahrnehmen.

Wenn Sie eine GmbH gründen, sollten Sie auch Varianten und Abwandlungen der GmbH kennen. Wir stellen Sie Ihnen in einer Übersicht vor.

• Ein-Personen-GmbH: Hier gibt es nur einen einzigen Gesellschafter. Das ist interessant für alle, die als Einzelunternehmer gründen wollen.
• UG (haftungsbeschränkt): Diese sogenannte Mini-GmbH erlaubt Ihnen, mit einem Startkapital von 1 € zu gründen und die Vorteile der GmbH zu nutzen.
• Gemeinnützige GmbH (gGmbH): Damit können Sie ein gemeinnütziges Unternehmen gründen und von dessen Steuervorteilen profitieren. Auch als gemeinnützige UG (gUG) möglich.
• GmbH & Co. KG: Dabei handelt es sich um eine KG mit einer GmbH als voll haftenden Gesellschafter (Komplementär). Sie nutzen dabei die Vorteile der KG und können trotzdem die Haftung des Komplementärs beschränken.